Etsy-Buchhaltung: Verkäufe, Gebühren, Versand, Auszahlungen

Brauche ich für meinen Etsy-Shop eine echte Buchhaltung, oder reichen die Berichte des Shops?

Die Berichte des Shops reichen allein nicht aus. Der IRS erwartet Bücher, die Ihre Transaktionen zusammenfassen und Bruttoeinkommen, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, belegt durch Unterlagen. Die Abrechnungen eines Shops sind Belege; sie zeigen nicht, was Sie außerhalb des Shops zahlen, etwa für Material, Verpackung und Verbrauchsmaterial (Publication 583).

Eine Einzahlung ist nicht die Verkaufszahl. Gebühren, Versandetiketten und Erstattungen werden abgezogen, bevor das Geld Ihre Bank erreicht. Bücher, die auf Einzahlungen beruhen, weisen deshalb zu wenig Umsatz aus und verbergen Ausgaben. Form 1099-K meldet den Bruttobetrag vor diesen Abzügen (IRS: Häufige Fragen zu Form 1099-K).

Ein Shop ist nicht mehr einfach, wenn Form 1099-K, die Summen des Shops und Ihre Bank nicht übereinstimmen, wenn Verkäufe mehrerer Monate nie erfasst wurden, wenn Verkäufe über mehrere Kanäle laufen, wenn Käufer in vielen Bundesstaaten sitzen, wenn Sie Ware auf Lager haben, wenn Geld aus dem Shop über ein privates Konto läuft oder wenn die Buchhaltung eine Tabellenkalkulation übersteigt. In diesen Fällen sollten Sie einen Buchhalter oder Steuererklärungsersteller hinzuziehen.

Legen Sie zu Beginn bereit: die monatlichen Abrechnungen des Zahlungskontos, den Verkaufsbericht zum Jahresende, jedes Form 1099-K, Kontoauszüge und Belege für Material.

Welche Unterlagen führe ich für einen Etsy-Shop?

Bewahren Sie die monatlichen Abrechnungen des Shops, den Verkaufsbericht auf Bestellebene, Kontoauszüge, jedes Form 1099-K und einen Beleg für jede Ausgabe auf. Laden Sie eigene Kopien herunter: Geschäftsunterlagen müssen für Prüfungen des IRS jederzeit verfügbar sein (Publication 583; IRS: Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren?). Wie lange Sie sie aufbewahren, steht in Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Verwenden Sie die Bezeichnungen aus Ihrer eigenen Abrechnung. Jede Plattform benennt ihre Gebühren anders.

Soll ich die Einstellgebühr jedes Mal erfassen, wenn sie berechnet wird?

Nein. Buchen Sie jede Art von Gebühr einmal im Monat aus der monatlichen Abrechnung; ein Eintrag je Art genügt in der Regel. Publication 583 sagt, dass es in der Regel am besten ist, Transaktionen täglich zu erfassen, erlaubt aber jedes Aufzeichnungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und ihr eigenes Beispielsystem fasst tägliche Einträge zu Monatssummen zusammen (Publication 583).

Drei Bedingungen halten einen Monatseintrag belegbar:

1. Bewahren Sie die Abrechnung auf, aus der die Monatssumme stammt.
2. Buchen Sie jede Art von Gebühr auf eine eigene Zeile (Einstellung, Transaktion, Zahlungsabwicklung, Werbung), denn sie können auf unterschiedliche Zeilen von Schedule C gehören.
3. Prüfen Sie, ob die Gebührenzeilen des Monats zusammen den Gebühren der Abrechnung entsprechen.

Buche ich jeden Verkauf zum vollen Preis oder nur die Einzahlung?

Buchen Sie jeden Verkauf zu seinem vollen Preis und führen Sie Gebühren, Versandetiketten und Erstattungen auf eigenen Zeilen. Schedule C beginnt bei den Bruttoeinnahmen, und die Anleitung sagt, dass Sie die erhaltenen Formulare 1099 mit dieser Zeile abgleichen. Bücher, die auf Nettoeinzahlungen beruhen, stimmen mit keinem von beiden überein (IRS: Anleitung zu Schedule C).

Buchen Sie jede Auszahlung als Überweisung vom Zahlungskonto des Shops auf Ihre Bank; der Rest sollte dem Saldo in der Abrechnung des Shops entsprechen. Wird eine Auszahlung zusätzlich als Einkommen gebucht, wird derselbe Verkauf doppelt gezählt.

Auf welche Zeilen von Schedule C gehören Shop-Gebühren, Versand, Verpackung und Verbrauchsmaterial?

Verkäufe gehören in Zeile 1, Erstattungen in Zeile 2, und jede Ausgabe auf die Aufwandszeile, die zu ihr passt. Ein Einzelunternehmer, auch eine LLC mit einem Eigentümer, die nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt hat, reicht Schedule C mit Form 1040 ein (IRS: Topic no. 407).

Zeile 10 trägt eine Bedingung. Die Anleitung sagt, dass Provisionen und Gebühren, die gezahlt werden, um den Verkauf von Vermögen zu erleichtern, in der Regel aktiviert werden müssen: nicht als Gebühr auf dieser Zeile abgezogen, sondern im Jahr des Verkaufs vom erzielten Betrag abgezogen (26 CFR 1.263(a)-1). Die Ausnahme ist der Händler (Dealer) in Vermögen, definiert als Person, die im gewöhnlichen Gang ihres Gewerbes oder Geschäfts regelmäßig Vermögen verkauft; ein Händler trägt sie in Zeile 10 ein (IRS: Anleitung zu Schedule C; IRS: Schedule C). Ein Shop, der regelmäßig als Geschäft verkauft, scheint diesem Wortlaut zu entsprechen; einer, der nur gelegentlich verkauft, vielleicht nicht. Klären Sie mit Ihrem Steuererklärungsersteller, welche Behandlung zu Ihrem Shop passt, bevor die Steuererklärung erstellt wird.

Die Zeilennummern folgen dem zuletzt veröffentlichten Schedule C; prüfen Sie sie am Formular für die Erklärung, die Sie einreichen. Ob Material jetzt Aufwand oder Warenbestand ist, steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer.

Gehört die Sales Tax, die die Plattform für Käufer einzieht, zu meinem Einkommen?

In der Regel nein. Staatliche und kommunale Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie einziehen und an den Staat abführen müssen, ist kein Einkommen (Publication 334). Sie ist auch kein Abzug (IRS: Anleitung zu Schedule C).

Wenn die Plattform die Steuer von Käufern einzieht und an den Bundesstaat abführt, ist sie in der Regel kein Umsatz des Shops, denn die Steuer ist dem Käufer auferlegt und geht an den Bundesstaat weiter. Halten Sie sie aus Umsatz und Ausgaben heraus. Suchen Sie sie in der Abrechnung als eigene Zeile. Die Seiten des IRS beschreiben Steuern, die Sie selbst einziehen; sie behandeln keine Plattform, die sie für Sie einzieht.

Die Regel kehrt sich um bei einer Steuer, die das Recht eines Bundesstaates Ihnen als Verkäufer auferlegt und die Sie einziehen: Dieser Betrag gehört in die Bruttoeinnahmen, und die Steuer wird in Zeile 23 abgezogen. Außerdem gilt: Wenn ein Bundesstaat Ihnen erlaubt, einen Teil der Steuer der Käufer zu behalten, die Sie einziehen, ist dieser Teil Einkommen in Zeile 6 (IRS: Anleitung zu Schedule C).

Form 1099-K kann die Sales Tax der Käufer einschließen, deshalb kann ihre Summe Ihre Verkäufe übersteigen (Publication 334). Ob Sie bei Verkäufen außerhalb der Plattform selbst Steuer erheben müssen, steht in Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Zu welchem Jahr gehört ein Verkauf, wenn das Geld erst Tage später ausgezahlt wird?

Bei der Zufluss-Abfluss-Methode, die viele Einzelunternehmer ohne Warenbestand nutzen, zählt ein Verkauf in dem Jahr, in dem Sie das Geld tatsächlich oder fiktiv (Constructive Receipt) erhalten. Fiktiver Zufluss bedeutet, dass der Betrag Ihrem Konto gutgeschrieben oder Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung gestellt wird, auch wenn Sie ihn nicht abgehoben haben (Publication 334).

Ein Verkauf, der Ende Dezember dem Saldo des Zahlungskontos des Shops gutgeschrieben und Anfang Januar auf der Bank eingezahlt wird, kann daher zum früheren Jahr gehören, obwohl Form 1099-K ihn im späteren Jahr zeigen kann, wie der nächste Abschnitt erklärt. Eine Sperre oder Rücklage auf dem Geld kann das ändern. Wenn die Plattform die Zahlung des Käufers als Ihr Vertreter entgegennimmt, gelten Sie als Empfänger zu dem Zeitpunkt, zu dem die Plattform sie erhalten hat (Publication 334). Die Quellen des IRS klären dies nicht für die Bedingungen jeder Plattform. Klären Sie deshalb die Behandlung zum Jahresende mit Ihrem Steuererklärungsersteller und wenden Sie sie jedes Jahr gleich an.

Bei der periodengerechten Methode zählt Einkommen in dem Jahr, in dem alle Ereignisse eingetreten sind, die Ihren Anspruch festlegen, und der Betrag bestimmbar ist, unabhängig vom Auszahlungsdatum. Ein Shop, der einen Warenbestand braucht, um sein Einkommen zu zeigen, muss für Verkäufe und Einkäufe in der Regel die periodengerechte Methode nutzen. Ein Steuerpflichtiger mit kleinem Unternehmen, dessen durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen in den drei vorangegangenen Steuerjahren $32.000.000 oder weniger betragen, kann wählen, keinen Warenbestand zu führen (Publication 334). Der vollständige Test steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer.

Ihre Buchhaltung muss dieselbe Methode wie Ihre Steuererklärung verwenden, und wenn eine Methode einmal festgelegt ist, braucht ihre Änderung in der Regel die Genehmigung des IRS, beantragt mit Form 3115 (Publication 334).

Warum stimmt mein Form 1099-K nicht mit den Jahressummen des Shops oder meiner Bank überein?

Form 1099-K meldet Bruttozahlungen und stimmt deshalb nicht mit einer Einzahlung überein; es kann aus Gründen des Zeitpunkts und des Umfangs auch von den Jahressummen des Shops abweichen. Feld 1a wird nicht um Gebühren, Gutschriften, Erstattungen, Versand oder Rabatte gemindert (IRS: Was Sie mit Form 1099-K tun).

Das Formular zeigt auch die Bruttozahlungen für jeden Monat; legen Sie sie neben Ihre monatlichen Abrechnungen, um den abweichenden Monat zu finden (Anleitung zu Form 1099-K).

Ob eine Plattform ein Formular sendet, hängt von ihrer Art und Ihrem Bundesstaat ab, und eine meldepflichtige Plattform muss Ihnen bis 31. Januar des nächsten Jahres eine Kopie schicken (IRS: Form 1099-K verstehen); die Schwellenwerte stehen in der Übersicht zum Schwellenwert für Form 1099-K. Kein Formular heißt nicht kein Einkommen (IRS: Gig Economy Tax Center); siehe Einkommen melden, wenn kein Formular kommt.

Ist das Formular falsch, kann nur der Aussteller es korrigieren. Bewahren Sie den Schriftwechsel auf und reichen Sie fristgerecht ein, auch wenn kein korrigiertes Formular eintrifft (IRS: Was Sie mit Form 1099-K tun). Die Überleitung von Einzahlungen zum Formular Zeile für Zeile steht in Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.

Soll ich für die Etsy-Buchhaltung eine Tabellenkalkulation nutzen, oder brauche ich Buchhaltungssoftware?

Eine Tabellenkalkulation ist zulässig. Der IRS schreibt in der Regel kein bestimmtes System vor, und elektronische Unterlagen müssen dieselben Anforderungen erfüllen wie Papier (IRS: Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren?).

Eine Tabellenkalkulation funktioniert, solange jeder Monat aus wenigen Zeilen besteht, die Sie mit der Abrechnung und der Bank abstimmen können. Ein brauchbarer Aufbau ist eine Zeile je Monat, mit Spalten für Bruttoumsatz, Erstattungen, jede Gebührenart, Porto, Material, Auszahlungen des Shops, Bankeinzahlungen und die Differenz zwischen Auszahlungen und Einzahlungen. Klären Sie diese Differenz jeden Monat oder erklären Sie sie als zeitlichen Versatz, bevor Sie weitermachen.

Buchhaltungssoftware ist zu erwägen, wenn:

• Verkäufe über mehrere Kanäle oder Zahlungskonten laufen.
• Sie Ware auf Lager haben und die Kosten je Artikel brauchen.
• Sie die Sales Tax selbst erheben.
• Die Abstimmung des Monats von Hand länger dauert als die Verkäufe des Monats.
• Die Buchhaltung bereits im Rückstand ist.

Zum Vergleich von Werkzeugen siehe Eine Buchhaltungs-App für Schedule C wählen. Um abzuwägen, ob Sie die Bücher selbst führen oder Hilfe beauftragen, siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.

Was gebe ich zum Jahresende einem Buchhalter oder Steuererklärungsersteller?

Geben Sie die Abrechnungen, Verkaufsberichte, Formulare, Bankunterlagen und Belege weiter, dazu eine kurze Liste von allem, was Sie nicht erklären können.

• Jede monatliche Abrechnung des Zahlungskontos für das Jahr.
• Den Verkaufsbericht zum Jahresende für jeden Kanal.
• Jedes Form 1099-K und eine Notiz zu jedem, das Sie für falsch halten.
• Kontoauszüge für das Konto, auf das Auszahlungen eingingen, und für jede Karte, die Gebühren des Shops bezahlt hat.
• Belege für Porto, Verpackung und Material sowie Einkaufsrechnungen für Rohstoffe oder Ware, mit einer Zählung dessen, was am Jahresende unverkauft ist.
• Alle Berichte zur Sales Tax und die Steuererklärung des Vorjahres, falls vorhanden.
• Eine Liste ungeklärter Einzahlungen, fehlender Monate und Sperren.

Die Liste der ungeklärten Posten ist am wichtigsten. Sie bestimmt, wie viel Arbeit die Bücher brauchen, bevor eine Steuererklärung erstellt werden kann.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Einzahlung ist nicht die Verkaufszahl

Ein Verkäufer von Drucken verkauft im Jahr Drucke für $18.000. Der Shop behält $2.400 an Gebühren und $1.500 für Versandetiketten ein und zahlt insgesamt $14.100 aus. Die Bücher zeigen $18.000 Umsatz und $3.900 Ausgaben, nicht $14.100 Einkommen. Material, das außerhalb des Shops gekauft wird, etwa Versandtaschen für $1.200, sind weitere Ausgaben, die in den Auszahlungen nie erscheinen.

Dreihundert Einstellgebühren in einem Monat

Einem Shop werden in einem Monat etwa 300 Einstellgebühren von je $0,20 berechnet, zusammen $60. Der Verkäufer bucht aus der Abrechnung für den Monat eine Zeile Einstellgebühren über $60 und bewahrt die Abrechnung auf. Zeigt dieselbe Abrechnung $45 Transaktionsgebühren, ist das eine zweite Zeile, nicht Teil der ersten.

Ein zweiter Kanal und Ware zum Weiterverkauf

Ein Shop verkauft auf seinem ersten Kanal für $45.000 und auf einem zweiten für $15.000, insgesamt $60.000, und kauft Ware für $20.000 zum Weiterverkauf. Jeder Kanal kann ein Form 1099-K senden oder keines, aber alle $60.000 sind Bruttoeinnahmen. Jedes Formular wird mit dem Verkaufsbericht des jeweiligen Kanals abgeglichen, nicht mit der Gesamtsumme von $60.000. Der Verkäufer braucht monatliche Bücher und eine Zählung der unverkauften Ware zum Jahresende. Mit zwei Kanälen und Ware zum Zählen reicht eine Tabellenkalkulation hier nicht mehr aus.

Anders in Ihrem Fall?

• Verkäufe von Monaten oder Jahren wurden nie erfasst: Bauen Sie sie aus alten Abrechnungen und Bankunterlagen neu auf. Siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
• Form 1099-K, die Summen des Shops und die Bank stimmen nicht überein: Beginnen Sie mit Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen. Abweichungen, die Sie nicht erklären können, sind der Punkt, an dem Sie Hilfe bei der Buchhaltung hinzuziehen sollten.
• Ihre Verkäufe haben eine Tabellenkalkulation hinter sich gelassen, mit mehreren Kanälen oder Ware zum Zählen: siehe Eine Buchhaltungs-App für Schedule C wählen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie kaufen Material oder Ware: siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer und Wareneinsatz bei handgefertigten Produkten.
• Eine Mitteilung des IRS sagt, Ihr Einkommen passe nicht zu einem Form 1099-K: siehe CP2000-Mitteilung: So antworten Sie. Wenn Ihre Bücher nicht zeigen können, woher die Abweichung stammt, ist das der Punkt, an dem Sie Hilfe bei der Buchhaltung hinzuziehen sollten.
• Käufer sitzen in vielen Bundesstaaten: siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Geld aus dem Shop landet auf einem privaten Konto: siehe Geschäftseinkommen auf einem privaten Konto.
• Sie sind nicht sicher, ob der Shop schon ein Unternehmen ist: siehe Hobby, private Verkäufe oder Unternehmen.
• Der Shop hat zwei oder mehr Eigentümer oder wird über eine Kapitalgesellschaft (oder eine LLC, die wie eine besteuert wird) geführt: Dieser Ratgeber geht von einem Eigentümer aus. Der Shop eines Ehepaars ist in der Regel eine Personengesellschaft, es sei denn, beide Ehepartner arbeiten darin mit und wählen die Behandlung als Qualified Joint Venture, indem sie gemeinsam veranlagt werden und getrennte Schedules C einreichen (IRS: Wahl für Ehepaare). Eine LLC kann diese Wahl nicht treffen. Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien, Wie Personengesellschaften besteuert werden und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie wollen die Steuer auf den Gewinn wissen: siehe Einkommensteuer für Online-Verkäufer und Vierteljährliche Vorauszahlungen.