Escrituração contábil de LLC dos EUA de propriedade estrangeira

O que a escrituração de uma LLC ou corporação dos EUA de propriedade estrangeira deve mostrar?

Uma LLC ou corporação dos EUA com proprietário estrangeiro precisa manter uma escrituração permanente, precisa e completa de suas receitas, deduções e créditos, além dos registros que mostram como ela se relacionou com o proprietário e com outras partes relacionadas. Toda pessoa sujeita ao imposto dos EUA, ou obrigada a entregar uma declaração informativa, deve manter escrituração (26 CFR 1.6001-1). A propriedade estrangeira acrescenta o dever de mostrar com quem a empresa negociou, por quanto e por quê (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-3).

Esse dever vale para uma “corporação declarante” (reporting corporation): uma corporação dos EUA em que uma pessoa estrangeira detém, direta ou indiretamente, pelo menos 25% dos votos ou do valor em qualquer momento do ano, ou uma LLC dos EUA que pertence inteiramente a uma pessoa estrangeira e não optou por ser tributada como corporação, que conta como corporação apenas para essas regras. Uma LLC que fez essa opção é, aqui, uma corporação comum. A corporação declarante entrega um Form 5472 para cada parte relacionada com a qual teve uma operação declarável, e a escrituração precisa sustentar cada valor do formulário.

O caso deixa de ser simples quando o dinheiro do proprietário passa por contas pessoais ou no exterior, quando a empresa negocia com outras empresas suas, com familiares ou com uma controladora estrangeira, quando faltam anos de escrituração ou de Forms 5472 entregues, ou quando a empresa tem empregados, cobra imposto sobre vendas ou ganha um segundo proprietário. Nesses casos, a escrituração pode precisar da revisão de um profissional antes de servir de base para uma declaração.

Reúna primeiro: os documentos de constituição, o acordo operacional ou o registro de acionistas, a carta do EIN, todos os extratos bancários e de cartão desde a constituição (inclusive de contas pessoais ou no exterior que pagaram custos da empresa), uma lista de todas as transferências entre você e a empresa, os contratos e acordos de empréstimo com empresas relacionadas ou familiares, e as declarações de anos anteriores.

A escrituração também alimenta a declaração dos EUA. Uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira não tem declaração de imposto de renda própria, mas, em qualquer ano com uma operação declarável, entrega um Form 1120 pro forma, quase todo em branco, com o Form 5472 anexado (instruções do Form 5472; detalhes em entrega da declaração da LLC de um único membro de propriedade estrangeira). Uma corporação de propriedade estrangeira anexa o Form 5472 ao seu Form 1120 nos mesmos anos (instruções do Form 1120). Se o proprietário deve imposto dos EUA sobre o lucro é outra questão: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto dos EUA.

Quem faz a escrituração: eu, um responsável contábil nos EUA ou meu contador no exterior?

Qualquer um deles pode, porque as regras de registros não dizem quem deve lançar as operações. A lei permite que a empresa mantenha os registros ou faça com que outra pessoa os mantenha (26 USC 6038A(a)). O regulamento permite que a empresa, uma parte relacionada estrangeira (muitas vezes o proprietário) ou um terceiro guarde os registros, desde que as regras de localização abaixo sejam cumpridas (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). A multa por registros ausentes recai sobre a empresa, não sobre quem faz a escrituração (26 USC 6038A(d)).

A escolha é prática, não uma regra fiscal:

Sobre programas e contratação, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil. Se um erro do responsável contábil causar uma multa, veja erros do responsável contábil e quem paga.

Quais operações do proprietário vão no Form 5472, e como a escrituração deve marcá-las?

O Form 5472 informa as operações da empresa com suas partes relacionadas. Operação é toda venda, empréstimo, adiantamento, aporte ou outra transferência de dinheiro ou bens, e todo serviço, esteja ou não por escrito (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Com uma parte relacionada estrangeira, o que deve ser declarado depende do tipo de entidade (26 CFR 1.6038A-2(b)(3) e (4)):

As Partes IV a VI são seções do Form 5472: a IV lista as operações em dinheiro, a V as demais operações de uma LLC de propriedade estrangeira e a VI as operações sem dinheiro ou por valor inferior ao integral. Se um item se enquadra em um tipo listado, isso pode depender dos fatos; por isso, peça a um preparador que confirme antes de deixá-lo fora do registro.

Nas Partes IV e VI, um valor de uma operação, ou de uma série de operações, com uma parte relacionada estrangeira que some no máximo $50.000 pode ser informado como esse valor ou menos (instruções do Form 5472). As instruções da Parte V não mencionam esse atalho; por isso, liste esses itens pelos valores reais. O livro-razão deve ter todos os itens mesmo assim, porque o IRS pode pedir os registros.

Para marcar esses itens na escrituração:

• Crie um contato para o proprietário e para cada pessoa ou empresa relacionada. Guarde nome, endereço, país de residência fiscal, número de identificação fiscal (se houver), natureza do negócio e relação com a empresa, que são os dados pedidos pelo Form 5472 (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)).
• Marque cada operação com o seu tipo: venda, compra, aluguel, royalty, serviço, comissão, empréstimo, juros, aporte ou distribuição.
• Guarde, em cada linha, o valor na moeda original, a taxa de câmbio e o valor em dólares.
• Gere um relatório por parte relacionada e por ano. Um Form 5472 separado vence para cada parte relacionada com uma operação declarável (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)).

O formato do registro e quais transferências contam estão em registros de operações de uma LLC de propriedade estrangeira.

Como registro o dinheiro que coloco e que retiro?

Uma transferência pode ser um aporte, um empréstimo ou um pagamento por algo, conforme os termos reais. Combine os termos por escrito antes de o dinheiro sair e deixe a escrituração mostrá-los. O que cada tipo significa no Form 5472 está na tabela acima.

Uma corporação deve guardar os documentos que comprovam o tratamento fiscal nos EUA dos aportes de capital, dividendos e empréstimos de um titular estrangeiro (26 CFR 1.6038A-3(a)(3), Exemplo 2). Os empréstimos são informados na Parte IV pelos saldos; aportes de capital e dividendos não têm linha própria ali.

Como decidir entre empréstimo e aporte está em aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC; o financiamento de uma corporação a partir do exterior, em colocar dinheiro na sua corporação dos EUA a partir do exterior; e o dinheiro de parentes, em dinheiro de familiares no exterior. Juros, dividendos, aluguel e pagamentos semelhantes de fonte americana a uma pessoa estrangeira também podem sofrer retenção na fonte nos EUA, e a empresa, como pagadora, responde pelo imposto que deveria ter retido (26 USC 1441; 26 USC 1442; 26 USC 1461); pagar a si mesmo como proprietário estrangeiro explica quais.

E os pagamentos a minhas outras empresas, a familiares ou a uma controladora estrangeira?

Os pagamentos às suas outras empresas, a familiares ou a uma controladora estrangeira são operações com partes relacionadas e são tratados como as operações com você. O Form 5472 considera parte relacionada o proprietário estrangeiro que detém pelo menos 25%, qualquer pessoa relacionada à empresa ou a esse proprietário segundo os testes de família e de controle do código tributário, e qualquer pessoa relacionada segundo as regras da seção 482 (instruções do Form 5472).

O teste de família abrange irmãos, cônjuge, ascendentes (pais, avós e além) e descendentes diretos (filhos, netos e além). O teste de controle abrange uma empresa da qual o proprietário detém mais da metade, contando as ações de seus familiares, como uma empresa irmã no exterior que fatura a empresa dos EUA (26 USC 267(b) e (c)). Um parente ou uma empresa que seja pessoa dos EUA é uma parte relacionada doméstica. As Partes IV a VI não detalham essas operações, mas um Form 5472 separado ainda pode vencer para essa parte, e a escrituração continua registrando as operações (instruções do Form 5472).

Marque cada uma como parte relacionada. Um honorário pago a um parente por um trabalho é um pagamento por serviço. Ajuda gratuita da equipe ou do escritório de uma empresa irmã é uma operação por valor inferior ao integral, descrita com uma estimativa de seu valor (Parte VI). Guarde contratos, faturas, registros de horas e tudo que mostre como o preço foi definido; a lista de registros do regulamento alcança os registros que uma parte relacionada estrangeira guarda sobre essas operações (26 CFR 1.6038A-3(a)(1) e (c)(2)).

Preciso de uma conta bancária separada nos EUA?

Nenhuma regra do Form 5472 nem de registros exige isso. O IRS recomenda, sim, que um negócio novo abra uma conta corrente empresarial e a mantenha separada da conta pessoal (Publication 583). Isso é orientação, não lei, mas mantém toda operação da empresa visível nos extratos da própria empresa. Bancos e plataformas de pagamento têm regras próprias: veja endereço e conta bancária nos EUA a partir do exterior.

Se você paga custos da empresa com sua conta ou seu cartão, cada pagamento pode ser uma transferência de dinheiro para a empresa feita em seu nome (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Se for, registre na data do pagamento, pela taxa desse dia, e guarde o extrato. Se é um aporte ou um valor devido a você, isso depende dos termos: veja despesas do negócio no cartão pessoal.

Se os clientes pagam na sua conta pessoal ou no exterior, o dinheiro ainda pode ser receita da empresa, porque a escrituração deve comprovar a renda bruta da empresa (26 CFR 1.6001-1(a)). Registre a venda e o que você repassou à empresa; os repasses de plataformas estão em repasses de marketplaces em uma LLC de propriedade estrangeira.

Uma empresa que mantém conta no exterior pode ter seu próprio dever de entregar o FBAR: veja FBAR para contas de empresas no exterior.

Qual moeda a escrituração usa, e quais taxas de câmbio a declaração usa?

Dólares americanos, com a moeda original salva em cada linha. Os valores do Form 5472 devem estar em dólares americanos, com uma declaração das taxas de câmbio usadas (26 CFR 1.6038A-2(c)), e as instruções pedem um quadro com as taxas (instruções do Form 5472).

O IRS afirma que o dólar é a moeda funcional de todos os contribuintes, exceto de algumas unidades de negócio qualificadas (qualified business units), unidades separadas de um negócio com escrituração própria. Uma empresa administrada inteiramente no exterior, em moeda local, pode ser uma delas, e a decisão cabe a um preparador (IRS: moeda estrangeira).

Converta cada item pela taxa vigente quando a empresa recebe, paga ou reconhece o valor. O IRS não tem taxa de câmbio oficial e, em geral, aceita qualquer taxa publicada, desde que usada de forma consistente (IRS: taxas de câmbio). Guarde a fonte da taxa em cada linha; o quadro de taxas do Form 5472 sai dessas linhas. Ganhos e perdas cambiais em saldos em moeda estrangeira estão em contas em moeda estrangeira na contabilidade dos EUA.

Os registros precisam ficar nos EUA ou estar em inglês?

Os registros ligados a operações com partes relacionadas devem ficar nos EUA, a menos que se aplique uma exceção para empresas pequenas ou que a empresa cumpra as condições para guardá-los no exterior.

Uma corporação fica fora dessas regras especiais de registros, mas não fora do Form 5472 nem dos registros fiscais comuns, se sua receita bruta nos EUA for inferior a $10.000.000, ou se seus pagamentos brutos a partes relacionadas estrangeiras e delas forem de no máximo $5.000.000 e inferiores a 10% de sua renda bruta nos EUA. As corporações declarantes relacionadas são contadas em conjunto. Uma LLC de propriedade estrangeira sem opção de tributação não pode usar nenhuma das duas exceções (26 CFR 1.6038A-1(h) e (i)).

Sem uma exceção, para os registros que normalmente não guarda nos EUA, a empresa deve entregar ao IRS os originais ou as cópias pedidos em até 60 dias após o pedido, ou levá-los para os EUA nesse prazo, com um índice e um responsável pela guarda nos EUA (26 CFR 1.6038A-3(f)).

Os demais registros podem ficar em outro idioma. A empresa deve fornecer traduções para o inglês de documentos específicos em até 30 dias após o pedido (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). As declarações anexadas ao Form 5472 devem estar em inglês (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Regime de caixa ou de competência: o que o Form 5472 conta como pago e recebido?

Uma empresa no regime de competência conta os valores com partes relacionadas quando eles são reconhecidos, não só quando são pagos. O regulamento e as instruções exigem que uma empresa no regime de competência use pagamentos e recebimentos reconhecidos, e as instruções acrescentam que, nas Partes IV e VI, “pago” e “recebido” incluem valores reconhecidos (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). A fatura de uma empresa relacionada não paga no fim do ano pertence aos registros de partes relacionadas desse ano.

A regra para uma empresa no regime de caixa é menos clara: a nota das Partes IV e VI não se limita a empresas no regime de competência, enquanto a regra geral e o regulamento falam apenas delas. Até que um preparador diga o contrário, mantenha uma lista separada das faturas de partes relacionadas pela data de emissão e também pela data de pagamento; o próprio livro-razão segue o método contábil da empresa.

Os empréstimos são informados como saldos inicial e final ou como média mensal, não como a soma de cada adiantamento. A escrituração e a declaração devem usar o mesmo método contábil (Publication 583); veja regime de caixa ou de competência para um negócio pequeno.

Informar um valor reconhecido no Form 5472 não define quando ele é dedutível. Para valores devidos a uma pessoa estrangeira relacionada, como juros reconhecidos a favor do proprietário, a lei manda que regulamentos permitam ao pagador deduzi-los apenas quando pagos, com exceções (26 USC 267(a)(3)). Entregue ao preparador os saldos de partes relacionadas ainda não pagos e para que serve cada um.

Por quanto tempo guardo os registros, e quanto custa a falta deles?

Guarde os registros pelo tempo em que possam importar para uma operação com parte relacionada, e nunca por menos que o prazo em que o IRS pode lançar ou cobrar o imposto do ano a que eles se referem (26 CFR 1.6038A-3(g); 26 CFR 1.6001-1(e)).

A falta de registros pode custar caro à empresa de três formas:

• $25.000 por cada ano fiscal em que ela deixa de entregar o Form 5472 corretamente ou de manter os registros exigidos pelo regulamento. O regulamento aplica a multa uma vez por parte relacionada e por ano; por isso, duas partes relacionadas podem significar duas multas. Um formulário substancialmente incompleto conta como não entregue (26 USC 6038A(d); 26 CFR 1.6038A-4).
• Mais $25.000 por cada parte relacionada, a cada período de 30 dias ou fração dele em que a falha continua depois de 90 dias do aviso do IRS.
• Se o IRS intimar registros sobre uma operação com uma parte relacionada estrangeira e a empresa não puder apresentá-los porque não os guardou, o IRS pode definir a dedução ou o custo dessa operação a seu exclusivo critério (26 USC 6038A(e)).

Anos não entregues e alívio de multas estão em Form 5472 não entregue e alívio de multas.

O que uma empresa nova em Delaware ou em outro estado dos EUA deve ter pronto no primeiro ano?

Organize-se nesta ordem:

1. Comece a escrituração na data da constituição, com as taxas de abertura e o primeiro aporte do proprietário (como montar a escrituração de uma LLC nova).
2. Abra uma conta empresarial. Antes da primeira transferência, crie contas separadas para aportes do proprietário, distribuições e empréstimos do proprietário, e crie os contatos e as marcações de partes relacionadas.
3. Registre cada transferência do proprietário no dia em que ocorre (data, valor, moeda, taxa de câmbio, rótulo), com os termos do aporte ou do empréstimo definidos por escrito antes.
4. Concilie as contas bancárias e as do proprietário todo mês (boa prática, não regra). No fim do ano, gere o relatório de partes relacionadas e salve o quadro de taxas de câmbio.

O Form 5472 é entregue com a declaração da empresa, até o vencimento dessa declaração, incluindo prorrogações: em geral, o 15º dia do quarto mês após o fim do ano fiscal, ou seja, 15 de abril para o ano-calendário, com até seis meses a mais pelo Form 7004 entregue até essa data (instruções do Form 5472; instruções do Form 1120; instruções do Form 7004). Como uma LLC de propriedade estrangeira o entrega está em entrega da declaração da LLC de um único membro de propriedade estrangeira.

Qualquer caso listado na primeira seção é motivo para chamar um responsável contábil nos EUA antes da primeira declaração. Um ano sem registro, ou com dinheiro do proprietário passando por contas pessoais ou no exterior, significa que será preciso reconstruir comprovantes datados de cada transferência. Um segundo proprietário acaba com o status de “propriedade integral” em que as regras da LLC de um único membro se baseiam (instruções do Form 5472). A LLC passa então a ser uma sociedade de pessoas, a menos que opte pelo tratamento de corporação (26 CFR 301.7701-3(b)(1)).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos, salvo quando outra moeda é indicada. Em todos, o proprietário não é cidadão nem residente fiscal dos EUA, e nenhuma LLC optou por ser tributada como corporação.

Uma designer no exterior com uma LLC de um único membro em Delaware

Uma designer em Tel Aviv é proprietária de uma LLC de um único membro em Delaware. A LLC fatura US$80.000 a clientes sem relação com ela; essas vendas, portanto, não são operações com partes relacionadas, e o Form 5472 não as lista. A designer paga US$6.000 em programas com um cartão pessoal, em siclos. O responsável contábil lança cada cobrança na sua própria data, com o valor em siclos, a taxa publicada desse dia e o valor em dólares, como a despesa com programas compensada por um aporte ou por um valor que a LLC deve à designer, conforme combinado antes. Se for um aporte, ele vai na declaração anexa da Parte V. Se for um empréstimo, aumenta o saldo do empréstimo. De qualquer forma, a taxa do siclo entra no quadro de taxas.

Uma corporação que compra de uma empresa irmã

A corporação C de Wyoming de um proprietário de Shenzhen compra US$40.000 em serviços de uma empresa irmã de Hong Kong, em quatro faturas de US$10.000. Cada fatura é uma compra de parte relacionada, guardada com sua data, o valor na moeda original e a taxa de câmbio. Suponha que a corporação use o regime de competência para o imposto dos EUA e que os serviços tenham sido prestados em dezembro: essa fatura, paga em janeiro, pertence aos registros de partes relacionadas de dezembro. Se o custo é dedutível nesse ano, o preparador é quem define, como visto acima. O formulário permite informar um valor de US$50.000 ou menos como “US$50.000 ou menos”, mas o livro-razão continua com todas as faturas.

Um proprietário de Vancouver que financia uma LLC dos EUA

Um proprietário de Vancouver financia uma LLC de um único membro dos EUA com quatro transferências que somam US$25.000: US$5.000 em 15 jan., US$8.000 em 3 mar., US$7.000 em 20 jun. e US$5.000 em 9 set.. Em 14 nov., a LLC devolve US$10.000. Cada movimentação precisa de uma data, um valor e um rótulo: as quatro transferências são aportes e o pagamento de volta é uma distribuição. A LLC lista as cinco na sua declaração anexa da Parte V, e as que foram convertidas de dólares canadenses entram no quadro de taxas. O Canadá tem regras próprias para o proprietário de uma LLC dos EUA: veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA.

E no seu caso?

• A empresa funciona há um ano ou mais sem registro das operações, ou o dinheiro do proprietário passou por contas pessoais ou no exterior. Pode ser preciso reconstruir comprovantes datados de cada transferência antes de a empresa entregar a declaração: veja reconstruir a escrituração de entregas perdidas de proprietário estrangeiro e ajuda com escrituração.
• O primeiro Form 5472 vence, um foi perdido ou chegou um aviso. A entrega depende da escrituração desses anos: veja Form 5472 não entregue e alívio de multas, com atualização contábil desses anos.
• Seu contador no exterior faz a escrituração dos EUA, mas não em dólares, ou sem marcar as transferências do proprietário. Pode ser preciso converter e marcar os livros, daqui para a frente e nos anos passados: veja escrituração nos EUA.
• A empresa passa a ter empregados, imposto sobre vendas ou um segundo proprietário. Folha de pagamento e imposto sobre vendas acrescentam registros mensais: considere a escrituração mensal. Para um segundo proprietário, veja empresa com um coproprietário estrangeiro.
• Sua empresa é uma subsidiária dos EUA de uma empresa estrangeira, ou vende por marketplaces. Veja escrituração de uma subsidiária dos EUA de uma controladora estrangeira e repasses de marketplaces em uma LLC de propriedade estrangeira.
• Você quer se pagar, ou seu preparador pede a escrituração por trás da declaração de uma corporação. Veja pagar a si mesmo como proprietário estrangeiro e o que seu preparador precisa de uma corporação de propriedade estrangeira.
• Você mora nos EUA, tem um green card ou tem uma opção de declaração conjunta em vigor. Um cidadão dos EUA, um residente fiscal dos EUA pelo green card ou pelo teste de presença substancial e uma pessoa física com a opção de declaração conjunta da seção 6013(g) ou (h) em vigor não são pessoas estrangeiras aqui, e então o Form 5472 pode não se aplicar (IRS: residência fiscal; 26 CFR 1.6038A-1(f)(1)). Veja impostos entre países.