QuickBooks Self-Employed descontinuado: como migrar seus dados

Se o QuickBooks Self-Employed for descontinuado, o que devo salvar agora?

Salve agora uma cópia completa dos seus registros fora do aplicativo, sejam quais forem as datas informadas pela desenvolvedora. O regulamento coloca o dever sobre quem está sujeito ao imposto: manter livros ou registros suficientes para comprovar a renda bruta e as deduções, e guardá-los enquanto puderem ser relevantes para a administração tributária (26 CFR 1.6001-1). A desenvolvedora do software define as datas de encerramento, as ferramentas de exportação e os planos de substituição, e pode mudá-los. Leia o aviso atual na sua conta.

O seu caso não é simples se:

• Falta um ano, ou meses de um ano, na exportação.
• Gastos pessoais e da empresa estão misturados.
• Não existe um diário de quilometragem fora do aplicativo.
• Os totais dos seus informes 1099 não batem com a contabilidade.
• Um ano nunca foi declarado.

Esses casos geralmente exigem reconstrução a partir de fontes externas, não cópia. Veja “E no seu caso?” abaixo.

Reúna antes de o acesso acabar:

• Todos os anos de transações que você conseguir exportar, com detalhes (data, beneficiário, valor, categoria), e não apenas relatórios-resumo.
• A demonstração do resultado de cada ano, por categoria.
• As imagens e os anexos dos recibos.
• O diário de quilometragem: uma linha por percurso, com data, destino, finalidade comercial e milhas, mais o total de milhas do ano dividido em negócio, deslocamento casa-trabalho e outros. Acrescente a data em que o veículo foi usado pela primeira vez no negócio, se ele é seu ou alugado, e o método de cada ano, taxa-padrão por milha ou despesas reais. A taxa-padrão já inclui a depreciação, e uma escolha anterior pode limitar o método que você poderá usar depois (taxa-padrão por milha ou despesas reais).
• As faturas de compra de equipamentos, com data, custo e qualquer depreciação ou dedução pela seção 179 já tomada.
• Todos os Forms 1099 que você recebeu (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC) e a sua última declaração entregue.
• Os extratos de todas as contas bancárias e de cartão usadas no negócio, e o comprovante de cada pagamento de imposto estimado.

Qualquer ferramenta que passe nas verificações de “O que verificar na nova ferramenta antes de confiar nela?” serve. Para escolher uma, veja qual aplicativo serve para o Schedule C e softwares que o seu contador oferece suporte.

Para onde foram os meus dados do QuickBooks Self-Employed?

Só a cópia que você salvou é garantida. Por quanto tempo a desenvolvedora guarda os seus dados é decisão dela, definida no aviso e nos termos. Se você não consegue entrar, pergunte ao suporte qual exportação ainda está disponível e guarde uma cópia datada da resposta.

Se você não salvou os registros, reconstrua a partir de fontes que a desenvolvedora não controla: extratos bancários e de cartão, Forms 1099 (a sua conta online do IRS lista as declarações informativas disponíveis, inclusive certos 1099), faturas, relatórios de plataformas de pagamento e recibos no seu e-mail. Veja como reconstruir a contabilidade a partir de extratos bancários.

Em um exame, o IRS diz que os contribuintes mantêm seus próprios livros e registros. Se o contribuinte se recusa a fornecer os registros pedidos, o IRS diz que pode intimá-los ou negar os itens declarados por falta de comprovação. A mesma FAQ diz que um arquivo de backup permite ao IRS testar os registros originais, o que ele não consegue fazer de forma adequada com uma planilha exportada, e que um arquivo refeito pela digitação das transações novamente não é uma cópia dos registros originais. Se o aplicativo antigo não oferece arquivo de backup, guarde a exportação mais completa que ele oferecer.

Que registros o Schedule C exige?

Qualquer sistema que mostre com clareza as suas receitas e despesas funciona. O IRS diz que a lei, em geral, não exige um tipo especial de registro. A Publication 583 pede duas coisas: livros que resumam as suas transações e os documentos de apoio por trás delas.

Comprovante de pagamento sozinho não estabelece uma dedução. A Publication 583 diz para guardar também o recibo ou a fatura que mostra o custo. Para a quilometragem, veja o que um diário de quilometragem deve mostrar. Para os hábitos do dia a dia, veja manutenção de registros para autônomos.

Que linhas do Schedule C as minhas categorias antigas alimentavam, e o que a nova ferramenta deve produzir?

A nova ferramenta deve dar um total para cada linha do Schedule C, ou um mapa claro das suas categorias para essas linhas. Abra a sua lista de categorias antiga ao lado do formulário. Os números das linhas seguem o formulário publicado mais recente e podem mudar.

As instruções dizem para informar a receita de todas as fontes e para não deduzir imposto de renda federal, inclusive o imposto de autônomo. Retiradas do proprietário, transferências entre as suas próprias contas e gastos pessoais também não pertencem a nenhuma linha de despesa. Divida qualquer categoria que ocupe duas linhas. Veja plano de contas para o Schedule C.

O IRS exige um aplicativo específico para a migração, e o meu método contábil muda?

O IRS não exige nenhum aplicativo específico, e trocar de software não muda, por si só, o seu método contábil. Um sistema computadorizado deve produzir registros legíveis que conciliem com os seus livros e com a sua declaração (Publication 583). Você deve usar o mesmo método para apurar a renda tributável e para manter os livros. A linha F do Schedule C pergunta se o método é de caixa, de competência ou outro.

Mudar o método em si, como de caixa para competência, é um passo separado que geralmente precisa de aprovação do IRS, pedida no Form 3115 (Publication 583; instruções do Schedule C). Veja como passar do regime de caixa para o de competência.

Por isso, confira a base dos relatórios da nova ferramenta. Pelo regime de caixa, você informa a receita quando a recebe e deduz as despesas quando as paga. Uma ferramenta que conta a receita na data da fatura não vai bater com uma declaração pelo regime de caixa. Se os seus relatórios antigos e a declaração entregue usaram bases diferentes, peça a um preparador que analise antes de migrar: os totais da nova ferramenta não podem bater com as duas. Para software de contabilidade online, veja comparação de softwares de contabilidade online.

O que conta como registro adequado para o meu diário de quilometragem e os meus recibos?

Para despesas de viagem, presentes e carro, o IRS aceita um livro de contas, agenda, diário, demonstrativo de despesas, folha de viagem ou registro semelhante, e diz que um registro feito em computador é adequado. Em geral você também precisa de provas documentais, como recibos, cheques compensados ou contas, com algumas exceções, como uma despesa de transporte para a qual o recibo não está facilmente disponível. Você não pode deduzir valores de viagem, presentes ou carro que sejam aproximados ou estimados (Publication 463, Topic 510). Os outros custos do negócio seguem a regra geral acima: livros mais documentos de apoio.

Para um veículo, o registro mostra a data, o destino e a finalidade comercial de cada uso, a quilometragem de cada uso comercial e o total de milhas do ano. Registre na hora ou perto dela. Um diário mantido semanalmente conta como feito a tempo.

O diário de um aplicativo pode servir, mas só enquanto você conseguir recuperá-lo e reproduzi-lo. As instruções do Schedule C para a linha 47 permitem que a prova escrita das despesas de carro seja guardada em um sistema de armazenamento eletrônico que cumpra certos requisitos. A Publication 583 diz que esse sistema deve indexar, armazenar, preservar, recuperar e reproduzir os registros de forma legível, acessíveis ao IRS. O IRS não diz se um determinado aplicativo atende a esse padrão. O diário de um aplicativo que não pode mais ser recuperado talvez não atenda; por isso, guarde uma cópia que você consiga reproduzir.

Se os registros estão incompletos, a Publication 463 permite a sua própria declaração mais outras provas de apoio. Ela permite reconstruir registros destruídos por motivos fora do seu controle, e seus exemplos são incêndio, enchente e outros sinistros. Ela não cita um aplicativo descontinuado; por isso, não conte com isso. Veja como reconstruir um diário de quilometragem e recibos perdidos.

Por quanto tempo guardo os registros depois da migração?

Guarde os registros até o fim do prazo de prescrição de cada declaração, em geral três anos a partir da data de entrega (IRS). Esse prazo é o tempo em que você pode retificar uma declaração ou o IRS pode lançar mais imposto. Trocar de software não encurta nem reinicia essa contagem.

Guarde também cópias das declarações entregues. Se um ano nunca foi declarado, não há limite; por isso, guarde tudo dele. Outros casos, como pedidos de restituição, dívidas incobráveis e imposto sobre a folha, estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que levo do controle de imposto estimado trimestral do aplicativo?

Leve o que você realmente pagou, não as estimativas do aplicativo. O imposto estimado cobre o imposto de renda e o imposto de autônomo, e uma parcela atrasada ou insuficiente pode gerar multa mesmo quando há restituição a receber.

• A data e o valor de cada pagamento federal do ano fiscal. Tire-os do banco, das confirmações de pagamento ou da sua conta online do IRS, que mostra até cinco anos de histórico de pagamentos, inclusive de pagamentos estimados.
• Qualquer pagamento a mais do ano anterior aplicado a este ano. No Form 1040 de 2025, a linha 26 o combina com os pagamentos estimados; confira o formulário atual.
• Os pagamentos estaduais, separados dos federais.
• O imposto projetado pelo aplicativo apenas como referência. Recalcule com a planilha do Form 1040-ES.

As regras de multa e as datas de vencimento estão em pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Devo migrar agora ou no início do próximo ano?

As duas opções podem funcionar se uma única data de corte separar bem os registros e a receita for contada uma só vez. Começar no primeiro dia do ano fiscal mantém cada ano em uma única ferramenta. Uma migração no meio do ano monta um Schedule C a partir de duas ferramentas: a antiga até a data de corte, a nova depois. Se o aviso da desenvolvedora encerrar o acesso antes, é ele que define a sua data; por isso, exporte o ano até a data antes disso.

Para não contar a receita duas vezes:

1. Escolha uma data de corte que coincida com a data de um extrato bancário, em um mês que você já conciliou.
2. Concilie cada conta bancária e de cartão até a data de corte e lance o saldo contábil conciliado como saldo inicial. O saldo do extrato pode ser diferente: depósitos ainda não creditados e cheques ainda não compensados estão nos seus livros, mas não no extrato.
3. Carregue as transações com data posterior à data de corte. Liste esses cheques e depósitos pendentes à parte e concilie-os quando forem compensados, em vez de lançá-los de novo. Guarde o detalhe anterior na exportação antiga.
4. Regime de caixa: a receita geralmente é contada quando você a recebe; por isso, lance uma fatura em aberto na data de corte quando o pagamento chegar. Regime de competência: leve-a como conta a receber em aberto, não como receita nova.
5. Guarde a exportação antiga de todo o ano fiscal mais um mês de cada lado. Um examinador pode pedir o mês anterior e o posterior ao ano para testar a separação entre receitas e despesas de cada período.

Veja como trocar de software no meio do ano e receita contada duas vezes.

O que verificar na nova ferramenta antes de confiar nela?

Teste-a contra registros que a ferramenta não criou. Faça estas verificações para cada ano que você carregar.

Se a linha 1 for menor que o total da caixa 1 dos seus Forms 1099-NEC, as instruções do Schedule C dizem para anexar uma explicação da diferença. A Publication 583 diz para conciliar a sua conta corrente todo mês e manter a conta do negócio separada da pessoal.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Designer freelancer com US$60.000 de renda no 1099-NEC

O aplicativo guarda o único registro dela de 8.000 milhas de negócio. Ela exporta cada percurso com data, local, finalidade e milhas, mais o total de milhas do ano, e o guarda com seus registros fiscais. O IRS pede registros adequados, não o aplicativo. A linha 1 da nova ferramenta dela deve incluir os US$60.000 e qualquer receita do negócio que nenhum cliente informou em um 1099.

Vendedor de marketplace com US$30.000 de vendas e US$24.000 de depósitos

A diferença de US$6.000 são taxas e reembolsos descontados antes do repasse. A nova ferramenta registra US$30.000 como vendas, as taxas da plataforma como despesa e os reembolsos a clientes como devoluções e abatimentos na linha 2; assim, a linha 1 começa em US$30.000 e bate com o 1099-K, se for emitido, que mostra o valor bruto. Uma ferramenta que lança só os US$24.000 de depósitos subestima a linha 1 em US$6.000.

Empresária individual que migra em 1º de julho

Ela usa o regime de caixa. A ferramenta antiga guarda US$30.000 de receita de janeiro a junho, e a nova, US$35.000 de julho em diante; assim, a linha 1 é de US$65.000. Ela define a data de corte em 30 de junho e abre a nova ferramenta com os saldos conciliados de 30 de junho, listando os cheques e depósitos ainda não compensados. Uma fatura de US$5.000 enviada em 20 de junho e paga em 8 de julho é, pelo regime de caixa, geralmente receita de julho. Ela a lança uma vez, quando o depósito entra, e não também como fatura.

E no seu caso?

• Faltam meses ou anos inteiros na exportação: a contabilidade precisa ser reconstruída a partir dos extratos antes da declaração. Veja como reconstruir a contabilidade a partir de extratos bancários e procure ajuda de escrituração contábil.
• Anos de renda nunca foram declarados: os registros de um ano não declarado não têm limite de tempo. Veja despesas do Schedule C em anos não declarados e procure ajuda com imposto de pessoa física.
• Gastos pessoais e da empresa estão misturados: separe-os antes de montar o Schedule C. Veja como corrigir a mistura de dinheiro e procure ajuda de escrituração contábil.
• Os totais dos seus 1099-NEC são maiores que a receita nos seus livros: as instruções do Schedule C pedem uma explicação da diferença; por isso, a causa importa. Se ela continuar sem explicação, veja ajuda com imposto de pessoa física. Se a causa são duplicidades, veja receita contada duas vezes.
• Clientes pagam de fora dos EUA, ou em outra moeda: o 1099 pode não chegar, e a linha 1 passa a depender dos seus próprios registros. Veja sem 1099 de um cliente estrangeiro e, para saber o que informar, ajuda com imposto de pessoa física.
• Não existe diário de quilometragem nem recibos fora do aplicativo: veja como reconstruir um diário de quilometragem, o que um diário de quilometragem deve mostrar e recibos perdidos, e procure ajuda de escrituração contábil se as lacunas forem grandes.
• Há um aviso ou exame do IRS em aberto: a FAQ do IRS diz que um arquivo reconstruído ou condensado não atende a um pedido dos anos em exame; por isso, o que entregar é uma questão para a ajuda com imposto de pessoa física. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Entrou um sócio, ou o negócio agora é declarado como corporação: o Schedule C é para uma empresa individual; por isso, os livros antigos podem não servir como estão. Veja a contabilidade depois da opção pela corporação S e procure ajuda de escrituração contábil.
• Você está encerrando um arquivo do QuickBooks Online: veja registros a guardar ao cancelar o QuickBooks.