Escrituração de uma LLC nova: o que decidir primeiro

O que uma LLC nova decide antes do primeiro lançamento na escrituração?

Uma LLC nova resolve oito coisas antes de registrar uma transação: como o IRS a tributa, seu ano fiscal, seu método contábil, seu EIN e conta bancária, se precisa de licença de imposto sobre vendas, como paga os trabalhadores, como registra os custos que o proprietário já pagou e quem faz a escrituração. Essas escolhas estão ligadas, e várias exigem o EIN, então peça-o logo depois de o estado abrir a LLC.

Um caso deixa de ser simples quando a LLC tem dois ou mais membros, pode optar pelo regime de corporação S, vende bens tributáveis em mais de um estado, vai contratar ou já tem meses de transações em uma conta pessoal. Depois da primeira declaração, mudar o método contábil geralmente exige aprovação do IRS, e mudar o ano fiscal pode exigir (Publication 538; Publication 583).

Reúna antes: os documentos de abertura do estado, o acordo operacional, a carta de confirmação do EIN, os dados da conta bancária e quaisquer números de registro estaduais. Decida quem fará a escrituração e em que ferramenta (software, planilha ou responsável contábil); veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e escrituração em planilha. Um plano de contas ligado à declaração vem depois dessas decisões; veja plano de contas para o Schedule C. As declarações devidas depois da abertura estão em o que entregar depois de abrir sua empresa.

Que escrituração precisa uma LLC de um único membro em comparação com uma LLC de vários membros?

Uma LLC de um único membro mantém a escrituração que um empresário individual manteria: receitas, despesas, o aporte do proprietário e as retiradas do proprietário, com uma conta empresarial e um documento por trás de cada lançamento. Uma LLC com vários membros acrescenta uma conta de capital para cada membro. Uma LLC tributada como corporação acrescenta a folha de pagamento para os proprietários que trabalham nela.

A classificação tributária federal, não o rótulo de LLC, define qual caso se aplica. Uma LLC doméstica com um membro faz parte da declaração do proprietário, e uma com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas, a menos que entregue o Form 8832 para ser tributada como corporação (IRS; Form 8832). Mudanças de membros mudam a classe: uma LLC de um membro que acrescenta um membro vira sociedade de pessoas, e uma sociedade de pessoas que fica com um membro vira entidade desconsiderada (26 CFR 301.7701-3(f)(2)). Como as LLCs são tributadas trata da escolha em si.

Uma conta de capital é um registro contínuo do que um membro aportou, ganhou e retirou. Os lançamentos de cada conta de proprietário estão em contas de patrimônio líquido de uma LLC.

Uma opção pelo regime S é feita no Form 2553, com o consentimento de todos os proprietários. O prazo comum é 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal em que a opção deve valer; uma LLC nova conta a partir do primeiro dia em que teve proprietários, ativos ou negócio. Uma opção tardia geralmente vale a partir do ano seguinte, a menos que se conceda alívio, o que exige motivo razoável e um pedido em até 3 anos e 75 dias da data pretendida (instruções do Form 2553). Só uma entidade que cumpra os requisitos da corporação S pode optar, por exemplo sem acionistas estrangeiros não residentes e com uma única classe de ações. Uma opção feita no prazo trata a LLC como corporação a partir da data de vigência, sem um Form 8832 separado, e a escrituração muda nessa data: uma corporação S deve pagar ao acionista que trabalha no negócio uma remuneração razoável como salário antes de fazer outras distribuições (IRS). Veja vale a pena optar pelo regime de corporação S para elegibilidade e prazos, alívio para opção tardia pelo regime S para um prazo perdido e escrituração após a opção pelo regime S.

Cônjuges que são proprietários de uma LLC fora de um estado de community property (comunhão de bens) geralmente devem entregar como sociedade de pessoas. Em um estado de community property, o IRS aceita o tratamento como sociedade de pessoas ou como entidade desconsiderada para uma LLC que os cônjuges possuem integralmente como community property (IRS). Veja LLCs de cônjuges e de família.

Uma LLC nova deve usar o ano-calendário ou um exercício fiscal diferente?

O ano-calendário é o ano fiscal mais comum (Publication 538). Uma LLC de um único membro segue o ano do proprietário; sociedades de pessoas e corporações S têm menos liberdade.

A menos que tenha um ano obrigatório, uma LLC adota um ano ao entregar sua primeira declaração nele. Obter um EIN, pedir uma prorrogação ou pagar imposto estimado não adota um ano (Publication 538).

Uma sociedade de pessoas ou corporação aberta no meio do ano entrega uma primeira declaração que cobre só o tempo em que existiu (Publication 538). Como achar ou mudar o fim do exercício está em exercício fiscal ou ano-calendário.

Regime de caixa ou de competência: com qual método uma LLC nova deve começar?

A maioria das pessoas físicas e muitas pequenas empresas usa o regime de caixa (Publication 538), e uma LLC nova pode começar nele, a menos que um dos três limites abaixo se aplique. No regime de caixa, a receita conta quando recebida e a despesa quando paga; no regime de competência, a receita conta quando ganha e a despesa quando incorrida (Publication 583). Uma LLC nova pode escolher qualquer método permitido na primeira declaração sem aprovação do IRS (Publication 538), e a Publication 583 manda usar o mesmo método para apurar a renda tributável e para manter a escrituração (Publication 583).

Três coisas podem tirar o regime de caixa:

• Status de corporação. Uma corporação C, inclusive uma LLC que opta por ser uma, e uma sociedade de pessoas com um sócio que é corporação C geralmente não podem usar o regime de caixa, a menos que cumpram o teste de receita bruta (receita bruta anual média dos 3 anos fiscais anteriores igual ou inferior a $32.000.000) ou sejam uma corporação de serviços pessoais qualificada (substancialmente todas as atividades em saúde, direito, engenharia, arquitetura, contabilidade, ciência atuarial, artes cênicas ou consultoria, e substancialmente todas as ações pertencentes aos empregados que as exercem, aposentados, seus espólios ou herdeiros por 2 anos após uma morte). Negócios relacionados tratados como um único empregador contam em conjunto; um negócio que existe há menos de três anos usa os anos que tem, anualiza qualquer ano curto e conta a receita de um antecessor (26 U.S.C. 448; Publication 538). Uma corporação S não está nesse grupo.
• Status de tax shelter. Um tax shelter (abrigo fiscal), termo que a lei define, não pode usar o regime de caixa em nenhum tamanho; a exceção da receita bruta não o alcança. O termo inclui um syndicate: uma entidade que não é corporação C e que aloca mais de 35% de seus prejuízos a sócios limitados ou empresários limitados, proprietários que em geral não administram ativamente a entidade (26 U.S.C. 448; 26 CFR 1.448-2).
• Estoque. Quando comprar e vender mercadorias faz parte de como se obtém a renda, compras e vendas são apuradas no regime de competência. Um contribuinte de pequena empresa (receita igual ou inferior ao mesmo limite, e que não seja tax shelter) pode escolher não manter estoque, mas ainda deve usar um método de estoque que reflita a renda com clareza (Publication 538).

Depois da primeira declaração, passar do regime de caixa para o de competência, ou o contrário, geralmente exige aprovação do IRS no Form 3115 (Publication 538). Se um credor, investidor ou locador vai querer demonstrações na outra base, decida antes da primeira declaração: demonstrações pelo regime de competência ao lado de uma declaração pelo regime de caixa exigem registros que as conciliem com a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4); instruções do Schedule M-3, linha 14). Veja escrituração pelo regime de competência e declaração pelo regime de caixa e regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

A LLC já precisa de um EIN, e quando uma LLC de um único membro precisa de um?

A maioria das LLCs novas precisa, como mostra a tabela. Peça logo depois de o estado abrir a LLC, porque os bancos pedem o EIN e o IRS diz que, caso contrário, um pedido pode atrasar. O EIN é gratuito, e o IRS alerta contra sites que cobram por ele. A ferramenta on-line exige sede principal nos EUA e um responsável com SSN (número de seguridade social dos EUA) ou ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS); uma LLC que não pode usá-la pede por telefone, fax ou correio (IRS).

Peça com antecedência suficiente para já ter o número quando uma declaração vencer ou um depósito for feito (Publication 583).

Uma armadilha: quando um cliente pede um Form W-9 a uma LLC de um membro, o IRS diz que uma LLC desconsiderada pertencente a uma pessoa física informa o SSN ou o EIN do proprietário, não o EIN da LLC (IRS). Se o proprietário é uma pessoa estrangeira, ele informa o Form W-8 adequado, mesmo com um número fiscal dos EUA. Uma LLC classificada como corporação ou sociedade de pessoas informa o próprio EIN (instruções do Form W-9).

Uma LLC nova precisa de conta bancária e cartão separados desde o primeiro dia?

O IRS orienta quem abre um negócio a abrir cedo uma conta corrente empresarial e a mantê-la separada da pessoal. O talão de cheques do negócio é a fonte básica para registrar as despesas do negócio, então uma conta misturada obriga a separar cada lançamento depois (Publication 583).

Os bancos costumam pedir o EIN, os documentos de abertura e o acordo entre os proprietários, e manter separados o dinheiro do negócio e o pessoal sustenta a proteção da responsabilidade pessoal limitada (SBA). Se e quando abrir uma conta está em conta bancária empresarial para uma LLC.

A partir do primeiro depósito:

• Deposite todos os recebimentos na conta empresarial e identifique cada depósito como receita do negócio, recursos pessoais ou empréstimo (Publication 583).
• Pague os custos do negócio pela conta ou cartão empresarial, e os custos pessoais com dinheiro pessoal. Uma retirada pessoal não é despesa do negócio; a conta do proprietário atingida depende de como a LLC é tributada (veja contas de patrimônio líquido de uma LLC).
• Concilie a conta com a escrituração todo mês (Publication 583).

Dinheiro pessoal e do negócio que já se misturaram está em como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.

A LLC precisa de licença de imposto sobre vendas, e o que isso acrescenta à escrituração?

Só se as regras de registro do estado a alcançarem: o que a LLC vende, sua ligação com o estado e qualquer exceção, como um marketplace que cobra o imposto por ela. Cada estado decide, então confira o órgão de impostos do seu estado antes da primeira venda. A Califórnia é um exemplo: um vendedor deve ter uma seller's permit da Califórnia se faz negócios lá e pretende vender ou arrendar bens pessoais tangíveis que normalmente estariam sujeitos ao imposto sobre vendas no varejo. A regra vale para LLCs, a licença é gratuita e é separada de uma licença comercial local (CDTFA Publication 73). Um vendedor cujas vendas de mercadorias no varejo são todas feitas por meio de um marketplace facilitator registrado na CDTFA (órgão de impostos e tarifas da Califórnia) não precisa se registrar; qualquer venda direta pode mudar isso (CDTFA). Onde uma LLC deve cobrar o imposto quando vende para outros estados está em quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Uma licença muda o que a escrituração controla. No mínimo, há uma conta de imposto sobre vendas a pagar, porque o imposto cobrado é devido ao estado e não é receita (Publication 583). As regras do próprio estado acrescentam detalhes. A Califórnia, por exemplo, exige que uma venda seja informada no período em que ocorre, mesmo que paga depois, exige declarações para períodos sem vendas e exige que o vendedor guarde certificados de revenda dos clientes que compram sem imposto. Ela também diz que pessoas responsáveis podem responder pessoalmente pelo imposto devido por uma corporação ou LLC (CDTFA Publication 73). Outros estados diferem. Os lançamentos estão em lançamentos contábeis de imposto sobre vendas.

O que a LLC deve configurar para empregados e prestadores de serviços?

Uma LLC com empregados configura a folha de pagamento antes do primeiro pagamento de salário, e uma LLC que paga prestadores de serviços colhe um Form W-9 de cada prestador dos EUA antes do primeiro pagamento. Os proprietários não entram na folha por padrão.

Uma LLC de um membro continua sendo uma entidade separada para o imposto sobre o emprego, então informa salários em seu próprio nome e com seu próprio EIN (IRS). A maioria dos empregadores paga também um imposto estadual de seguro-desemprego, além do federal (Publication 15). Tratar por engano um empregado como prestador de serviços pode tornar a LLC responsável pelos impostos sobre o emprego e por uma multa (Publication 583). O imposto retido do pagamento é mantido em custódia: uma pessoa responsável que deliberadamente deixa de recolhê-lo, como um diretor, um sócio ou qualquer pessoa com autoridade para gastar o dinheiro do negócio, deve a multa de recuperação de fundos retidos (trust fund recovery penalty), igual ao imposto não pago, e o IRS geralmente tem 3 anos para lançá-la (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). Um prestador de serviços fora dos EUA não usa o W-9 (instruções do Form W-9); veja como pagar prestadores de serviços no exterior. Sem um número fiscal correto, quem paga geralmente deve reter 24% dos pagamentos declaráveis como retenção adicional (backup withholding), seja a LLC quem paga um prestador de serviços ou quem recebe de um cliente (IRS). A configuração formulário por formulário está em como configurar a folha de pagamento; a declaração de pagamentos a prestadores está em quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto.

Proprietários. Um empresário individual não é empregado do negócio (Publication 334). Pagamentos a sócios são isentos de retenção de imposto de renda, de imposto de Social Security e Medicare e de imposto federal de seguro-desemprego, enquanto diretores de corporação que trabalham no negócio são empregados (Publication 15). Os membros de uma LLC que entrega declaração de sociedade de pessoas geralmente pagam o imposto de autônomo (self-employment tax) sobre sua parte dos lucros (IRS). A folha de pagamento dos proprietários, portanto, geralmente só começa depois de uma opção pelo regime S ou de corporação.

Como registro custos que paguei pessoalmente antes de a LLC ter uma conta?

Registre cada custo na data e no valor originais, com o proprietário como origem do dinheiro. O dinheiro que um proprietário coloca na LLC é o aporte do proprietário, ou um empréstimo se o proprietário e a LLC combinarem que será devolvido como tal; não é receita da LLC. O IRS diz que os registros devem identificar a origem dos recebimentos, para manter separados o dinheiro do negócio e o de fora dele, e a renda tributável e a não tributável (Publication 583).

1. Liste cada custo com data, beneficiário, valor e finalidade, e guarde o recibo.
2. Registre o custo e o aporte correspondente do proprietário (ou o empréstimo) na data do pagamento.
3. Quando a LLC devolve o dinheiro ao proprietário, baixe primeiro o que ela deve: o pagamento de um empréstimo ou um reembolso documentado não é uma retirada. Devolver capital aportado é uma retirada em uma LLC de um membro e uma distribuição em uma sociedade de pessoas ou corporação, e uma distribuição de corporação pode ser um dividendo tributável (26 U.S.C. 301(c)). A devolução em uma LLC com vários membros tem limites próprios. Devolver o dinheiro ao proprietário não é, por si só, uma despesa.

Se o custo em si é dedutível agora, capitalizado ou amortizado é outra questão tributária: a mesma publicação trata a maioria dos custos anteriores ao início das operações como despesas de capital, com opções limitadas. Veja custos de abertura pagos pessoalmente antes da LLC, que também trata da devolução em uma LLC com vários membros.

Que registros a LLC deve guardar desde o primeiro dia?

Salvo em poucos casos, a lei não exige um tipo especial de registros, mas o sistema deve mostrar com clareza receitas e despesas, e documentos de apoio devem sustentar cada lançamento (IRS; Publication 583).

Por quanto tempo guardar cada registro está em por quanto tempo guardar registros de um negócio; recibos perdidos estão em recibos perdidos de despesas do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

A LLC de um membro de uma designer, aberta em 1º de outubro

A LLC é registrada no estado em 1º de outubro, recebe o EIN e abre uma conta corrente com o EIN e os documentos de abertura. A escrituração começa em 1º de outubro, no ano-calendário do proprietário e no regime de caixa. Antes de a conta existir, o proprietário pagou US$2.000 de custos de abertura em um cartão pessoal. A escrituração registra US$2.000 de custos e US$2.000 de aporte do proprietário, datados quando pagos. Em 5 de novembro, a LLC devolve US$2.000 ao proprietário, registrados como retirada do proprietário, não como despesa. Se os custos são dedutíveis é outra questão.

Uma LLC de produtos com dois membros e imposto sobre vendas

Dois amigos, ambos pessoas físicas que trabalham no negócio, abrem uma LLC que revende mercadorias. Por padrão ela é uma sociedade de pessoas, então entregará o Form 1065 e mantém uma conta de capital para cada sócio; cada sócio aporta US$25.000 em dinheiro, então cada conta abre com US$25.000. A LLC obtém sua licença estadual. Sem sócio que seja corporação C e sem investidores passivos, e com receita bem abaixo do limite de receita bruta, ela pode usar o regime de caixa e, como contribuinte de pequena empresa, optar por não manter estoque, embora ainda deva usar um método de estoque que reflita a renda com clareza. Ela vende US$150.000 de mercadorias tributáveis, antes do imposto, em seu estado de origem. Com uma alíquota ilustrativa de 6%, os clientes pagam US$9.000 de imposto sobre vendas, que fica em uma conta de imposto sobre vendas a pagar até ser declarado e não é receita.

Uma LLC que planeja a opção pelo regime S e tem um empregado

Uma LLC de consultoria com um membro, pertencente a um cidadão dos EUA, planeja uma opção pelo regime S com vigência em 1º de janeiro seguinte e contrata um empregado de meio período em novembro, por US$2.000 por mês. Antes do primeiro pagamento de salário, configura as contas de despesa de salários, de despesa de imposto sobre a folha e de passivo da folha, colhe o Form I-9 e o Form W-4 do empregado e roda a folha com o EIN da própria LLC. Entrega o Form 2553 até 15 de março, o prazo para uma vigência em 1º de janeiro; entregue depois, a opção geralmente vale a partir de um ano depois, a menos que se conceda alívio. Até 31 de dezembro, o proprietário faz retiradas. A partir de 1º de janeiro, o proprietário também entra na folha com remuneração razoável, quaisquer outros pagamentos ao proprietário são distribuições, e as contas de patrimônio líquido passam de retiradas para distribuições nessa data.

E no seu caso?

• A LLC tem dois ou mais membros, ou pode ganhar um: cada membro precisa de uma conta de capital que corresponda ao acordo operacional, e os custos que um membro pagou pessoalmente passam por essa conta. Uma LLC de um membro que ganha um membro vira sociedade de pessoas nessa data. Veja contas de capital dos sócios, contas de patrimônio líquido de uma LLC e como dividir a propriedade entre os sócios de uma LLC, e a ajuda com escrituração contábil se a escrituração precisa bater com a primeira declaração da sociedade de pessoas.
• Você planeja a opção pelo regime S: a escrituração e a folha mudam na data de vigência, e uma opção tardia precisa de alívio. Veja vale a pena optar pelo regime de corporação S e escrituração após a opção pelo regime S, e a ajuda com escrituração contábil se a folha e as contas dos proprietários precisam mudar na data de vigência.
• Você vende em mais de um estado: cada estado pode exigir sua própria licença e suas declarações. Veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas, como acompanhar as vendas por estado e registrar-se em outro estado, e a ajuda com escrituração contábil se as contas de imposto sobre vendas precisam bater com as declarações de vários estados.
• Você vai ter empregados: veja como configurar a folha de pagamento, e a ajuda com escrituração contábil se as contas da folha precisam bater com a primeira declaração trimestral.
• Já há meses de transações em uma conta pessoal: a escrituração precisa ser consertada antes da primeira declaração. Veja como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal e como atualizar uma escrituração atrasada, e a ajuda com escrituração contábil se o conserto é mais do que você consegue organizar sozinho.
• Um proprietário mora fora dos EUA: o pedido de EIN talvez tenha de ser feito por telefone, fax ou correio, e a opção pelo regime S não é permitida para acionistas estrangeiros não residentes. Uma LLC americana pertencente integralmente a uma pessoa estrangeira entrega um Form 1120 pro forma com o Form 5472 em qualquer ano com uma transação declarável, e a multa por não entregar ou não manter os registros é $25.000 (instruções do Form 5472). Veja como abrir e administrar uma empresa a partir do exterior, escrituração de uma empresa americana de propriedade estrangeira e declaração de uma LLC de um membro de propriedade estrangeira, e a ajuda com escrituração contábil se a escrituração precisa ser montada em torno de um proprietário no exterior.
• Você está decidindo se faz a escrituração sozinho: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil, e a ajuda com escrituração contábil se a escrituração precisa seguir a declaração de uma sociedade de pessoas ou corporação S desde o primeiro mês.