Registros do Form 5472 em LLC de propriedade estrangeira

Que registros uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira deve manter para o Form 5472?

Livros permanentes e exatos que mostrem toda relação entre a LLC e suas partes relacionadas, com os documentos por trás de cada lançamento. Uma LLC dos EUA que pertence inteiramente a uma pessoa estrangeira é uma entidade desconsiderada (disregarded entity, ignorada para o imposto de renda), mas um regulamento a trata como corporação para o Form 5472 e para as regras de registros dele (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Os livros dela devem bastar para mostrar o tratamento fiscal correto, nos EUA, das transações com partes relacionadas (26 CFR 1.6038A-3(a); instruções do Form 5472). A LLC entrega o Form 5472 anexado a um Form 1120 pro forma (mesmas instruções). O que ela entrega e quando está em o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira entrega.

O Form 5472 pede totais em dólares por tipo de transação, então monte o registro a partir de extratos e documentos, e não de memória. O regulamento lista tipos de registros que podem importar. É um cardápio, e não uma lista de verificação: guarde o que se relaciona com as suas relações (26 CFR 1.6038A-3(a) e (c)).

O caso deixa de ser simples quando o seu preparador quer os totais do Form 5472 e você só tem extratos bancários, o dinheiro da LLC e o seu estão misturados em uma conta, clientes ou plataformas pagam na sua conta pessoal em vez de na da LLC, você paga contas da LLC com um cartão pessoal ou estrangeiro, a LLC tem relações com suas outras empresas ou com a família, um empréstimo atravessa vários anos ou anos anteriores nunca foram registrados. Deixar de manter os registros exigidos gera a mesma multa de $25.000 que deixar de entregar, lançada contra a LLC (instruções do Form 5472).

Reúna primeiro:

• Extratos bancários da conta da LLC desde que foi aberta, e de toda conta pessoal ou estrangeira que pagou custos da LLC ou recebeu dinheiro dela
• Comprovantes de transferências, com o valor enviado e o valor recebido
• Documentos de constituição, acordo operacional e a carta do EIN da LLC
• Faturas de constituição, do agente registrado e de eventuais taxas de entrega
• Contratos de empréstimo e qualquer acordo com uma empresa relacionada
• Números de identificação fiscal, dos EUA e do exterior, seus e de cada parte relacionada
• As taxas de câmbio que você usou e de onde veio cada uma

O alívio para empresas pequenas dessas regras de registros e da regra do agente, abaixo, por receita bruta baixa nos EUA ou por pagamentos totais baixos de e para partes relacionadas estrangeiras, não abrange uma LLC tratada assim como corporação (26 CFR 1.6038A-1(h) e (i)). Dois tipos de registros devem ser criados e mantidos se ainda não existirem: registros contábeis básicos das relações com partes relacionadas e, quando for o caso, registros suficientes para produzir demonstrações de lucros e prejuízos relevantes (26 CFR 1.6038A-3(c)(1), (c)(2)(ii) e (c)(4)).

Quem conta como parte relacionada no Form 5472?

Você, mais todos os relacionados a você ou à LLC pelos testes de família, propriedade e controle do código tributário dos EUA. As instruções definem parte relacionada como um acionista estrangeiro direto ou indireto de 25% (o proprietário de uma LLC de um único membro é um), qualquer pessoa relacionada à LLC ou a esse acionista pela seção 267(b) ou 707(b)(1) e qualquer outra pessoa relacionada à LLC pela seção 482 (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-1(d)).

A propriedade também conta por meio de outras empresas: quando você possui 10% ou mais de uma corporação, o que ela possui é tratado como seu, na proporção da sua participação (26 CFR 1.6038A-1(e)(1)).

A tabela pressupõe que o proprietário da LLC é uma pessoa física. Se o proprietário é uma empresa, quem é relacionado a ela segue outros testes, por exemplo os próprios donos dela e as empresas do mesmo grupo controlado pela seção 267(b)(2) e (3). Mapeie a estrutura com o seu preparador.

Vendas a clientes sem relação com a LLC e compras de fornecedores sem relação com ela ficam nos livros comuns. Elas não entram no Form 5472.

Cada parte relacionada com uma transação a declarar recebe o próprio Form 5472 (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)). Mantenha uma lista das partes relacionadas com o nome, o endereço, o número fiscal dos EUA (se houver), o número fiscal estrangeiro (se houver), a natureza do negócio, o país onde cada uma entrega imposto de renda como residente e como se relaciona com a LLC (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)). Uma parte relacionada estrangeira sem número fiscal dos EUA recebe um ID de referência que a própria LLC atribui: somente letras e números, sem espaços, com até 50 caracteres, usado da mesma forma todo ano. Ele não substitui o número fiscal estrangeiro: o formulário o pede separadamente, com “None” ou “N/A” para um proprietário estrangeiro que não tenha um (instruções do Form 5472).

As relações com uma parte relacionada que seja pessoa dos EUA (US person) não são detalhadas nas Partes IV a VI do formulário (instruções do Form 5472). Elas continuam fazendo parte dos livros.

O que conta como transação a declarar no Form 5472?

Qualquer transferência de dinheiro ou de bens, empréstimo, adiantamento, aporte ou serviço entre a LLC e uma parte relacionada, de qualquer forma que seja feita e esteja ou não por escrito (26 CFR 1.482-1(i)(7)). O formulário as classifica por tipo (Form 5472; instruções).

Um empréstimo continua no registro em todos os anos em que estiver em aberto, porque o formulário conta os empréstimos já existentes no início do ano (instruções do Form 5472). O nome que você dá a um pagamento não muda o seu tipo: uma retirada, um reforço de caixa ou um reembolso continua sendo dinheiro que passa entre você e a LLC.

Se o dinheiro que você envia é um aporte ou um empréstimo depende dos fatos e da sua documentação, e isso decide em que parte do formulário ele entra. Veja aporte do proprietário ou empréstimo à sua LLC para saber como decidir.

E as despesas que eu pago pela LLC, ou que a LLC paga por mim?

Uma conta que você paga pela LLC geralmente é tratada como dinheiro enviado à LLC em nome dela, e uma conta que a LLC paga por você, como dinheiro enviado a você. A definição de transação abrange qualquer transferência de dinheiro, de qualquer forma que seja feita, então as duas entram no registro (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Se é um aporte ou um empréstimo depende dos fatos.

O IRS recomenda que um negócio novo abra uma conta empresarial e a mantenha separada da conta pessoal (Publication 583). Quando dinheiro do negócio e dinheiro pessoal dividem uma conta, os extratos sozinhos não conseguem mostrar quais linhas são da LLC. Para provar um pagamento sem um cheque compensado, o extrato deve mostrar o valor, o nome do beneficiário e a data: a data do lançamento para uma transferência, a data da transação para um cartão (mesma fonte). Como separar e registrar meses misturados linha a linha está em como desembaraçar fundos misturados.

Custos de constituição e de encerramento contam?

Muitas vezes. Os valores de constituição e de encerramento devem ser declarados quando passam entre a LLC e uma parte relacionada: a Parte V abrange qualquer outra transação, inclusive valores pagos ou recebidos em ligação com a constituição, a dissolução, a aquisição ou a alienação da entidade, junto com aportes e distribuições (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi)).

Na prática, registre a taxa de registro no estado ou a taxa do agente registrado quando você as paga do próprio bolso, o dinheiro que você colocou para abrir a conta e, no encerramento, a distribuição final do que sobrou e qualquer taxa de encerramento que você pague pela LLC. O dinheiro que a LLC paga de sua própria conta a um agente sem relação com ela é uma despesa comum, e não um lançamento de parte relacionada.

O exemplo do próprio regulamento trata uma constituição, um aporte posterior, um pagamento ao proprietário e uma distribuição de liquidação, em quatro anos seguidos, como itens a declarar, com deveres de declaração e de registros em cada um (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), Example 1).

O que cada lançamento do registro deve mostrar?

Os fatos de que alguém precisa para refazer o valor do Form 5472 e conferi-lo com um documento, sem precisar perguntar a você.

Uma LLC que usa o regime de competência informa os valores quando são ganhos ou devidos, inclusive os não pagos no fim do ano (26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). As instruções dizem que, nas Partes IV e VI, “pago” e “recebido” incluem valores acumulados, sem esse limite (instruções do Form 5472); por isso, em livros no regime de caixa, pergunte ao preparador qual regra vale. Registre tanto a data da fatura quanto a data do pagamento, para que uma fatura de uma empresa relacionada não paga no fim do ano caia no ano certo.

Qual moeda e qual taxa de câmbio devo usar?

Dólares americanos, com a moeda original mantida em cada lançamento. Os valores do Form 5472 devem estar em dólares americanos, com uma declaração das taxas de câmbio usadas (26 CFR 1.6038A-2(c); instruções do Form 5472).

Nas declarações de imposto de renda, o IRS manda converter cada item em dólares pela taxa vigente na data em que é recebido, pago ou acumulado, usando a taxa que reflita melhor a renda quando houver mais de uma (IRS: moeda estrangeira). Ele não tem uma taxa de câmbio oficial e geralmente aceita qualquer taxa divulgada, usada de forma consistente (IRS: taxas de câmbio). O próprio Form 5472 pede apenas dólares americanos e uma declaração das taxas usadas; por isso, escolha uma fonte divulgada, aplique-a do mesmo modo todo ano à data de cada lançamento e escreva o nome e a data dela em cada linha.

Uma transferência enviada em uma moeda e recebida em outra pode diferir pelas tarifas do banco e pela taxa do próprio banco. Os extratos mostram os dois valores. As fontes não dizem qual deles o Form 5472 deve usar, então mantenha os dois no lançamento e pergunte ao preparador. Para ganhos e perdas cambiais nos livros da própria LLC, veja contas em moeda estrangeira em livros dos EUA.

Quando posso estimar valores ou usar o atalho para valores pequenos?

Os dois se aplicam somente aos valores informados no formulário, nunca ao registro, que continua guardando todos os lançamentos. A regra de valores pequenos é uma facilidade de declaração para qualquer valor igual ou inferior ao teto.

• Estimativa. Quando os valores reais não podem ser determinados, as instruções permitem uma estimativa razoável: de pelo menos 75% e no máximo 125% do valor real. Uma estimativa fora dessa faixa ainda pode ser aceita se você mostrar os fatos relevantes em uma declaração escrita feita sob pena de falso testemunho, e o IRS decide (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(8)). O formulário tem uma caixa para marcar quando se usam estimativas.
• Valores pequenos. Se um valor real em uma transação ou série de transações com uma parte relacionada estrangeira não passa de $50.000, ele pode ser informado como “$50.000 ou menos” (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(9)).

Há três limites para as estimativas e para a regra de valores pequenos. Uma estimativa não substitui os registros. As instruções não dizem como agrupar transações para o teste de valores pequenos, por exemplo se adiantamentos, pagamentos e juros de um mesmo empréstimo contam juntos. E as instruções da Parte V não mencionam nenhum dos dois atalhos, embora o regulamento redija os dois para qualquer valor que ele exija (26 CFR 1.6038A-2(b)(8) e (9)). Listar o valor real de cada item nessa declaração não depende de como essas questões forem resolvidas, embora as instruções não a chamem de porto seguro (safe harbor). Confirme a abordagem com o seu preparador.

Onde os registros devem ser mantidos e em que idioma?

Nos Estados Unidos, a menos que a LLC cumpra as condições para mantê-los no exterior. Registros que devem ser mantidos nos EUA mas que normalmente não ficam lá podem ficar fora se a LLC fizer uma de duas coisas. Ela entrega os originais ou as cópias solicitados ao IRS em até 60 dias do pedido. Ou os leva para os EUA nesse prazo, entrega ao IRS um índice e o nome e o endereço de um custodiante nos EUA e os mantém lá depois (26 CFR 1.6038A-3(f)). Uma parte relacionada estrangeira, como o proprietário, ou um terceiro pode guardá-los para a LLC se as mesmas condições forem cumpridas (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). Para demonstrações de lucros e prejuízos relevantes que a LLC teve de criar, o prazo é de 120 dias, em vez do prazo de entrega acima, salvo disposição em contrário, e seus rótulos e textos devem estar em inglês (26 CFR 1.6038A-3(f)(2)).

Se o IRS pedir, o proprietário, como parte relacionada estrangeira, também deve assinar uma autorização que nomeie a LLC como seu agente limitado (limited agent) para pedidos de registros e intimações do IRS, e a LLC assina a aceitação. Os dois documentos vão ao IRS em até 30 dias do pedido (26 CFR 1.6038A-5(b)(1); 26 USC 6038A(e)). Sem isso, o IRS pode definir por conta própria as deduções e os custos de bens da LLC nessas relações (26 CFR 1.6038A-7).

Os registros podem ficar no idioma original. A LLC deve traduzir os documentos solicitados para o inglês em até 30 dias de um pedido de tradução (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Toda declaração anexada ao Form 5472 deve estar em inglês (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Guarde os registros enquanto eles puderem importar para uma relação com parte relacionada e, no mínimo, até o fim do prazo para lançar e cobrar o imposto do ano que a relação afeta (26 CFR 1.6038A-3(g)). Se o Form 5472 de um ano nunca foi entregue, o prazo para lançar qualquer imposto da declaração, do evento ou do período a que as informações que faltam se referem não termina antes de 3 anos depois de o IRS receber as informações. Se a falha se deveu a causa razoável e não a negligência intencional, isso se aplica somente aos itens relacionados à falha (26 USC 6501(c)(8)). Guarde os registros afetados enquanto esse prazo estiver aberto. Manter os registros nos EUA é a forma mais simples de cumprir os prazos de entrega, que são contados em dias.

E se eu não registrei o primeiro ano ou os dois primeiros?

Refaça o registro agora a partir dos documentos de origem, começando pelo ano mais antigo. Nada nas fontes permite pular os primeiros anos, e o regulamento diz que registros contábeis básicos devem ser criados se não existirem (26 CFR 1.6038A-3(c)(1)). A regra que trata uma LLC de propriedade estrangeira como corporação abrange os anos fiscais iniciados depois de 31 de dezembro de 2016 e encerrados em 13 de dezembro de 2017 ou depois, então os anos anteriores não estão cobertos por ela (26 CFR 301.7701-2(e)(9); instruções do Form 5472).

Comece pelos extratos de toda conta que movimentou dinheiro para a LLC ou a partir dela, ou que pagou as contas dela. Marque cada linha que moveu dinheiro entre a LLC e uma pessoa ou empresa relacionada, acrescente os custos de constituição que você pagou e calcule o saldo de cada empréstimo no início e no fim de cada ano. Anote no lançamento qualquer lacuna ou estimativa, para que nada pareça exato sem ser. O método completo, ano a ano, está em como refazer a escrituração contábil de entregas não feitas por proprietários estrangeiros.

Um ano em que entrou dinheiro na LLC ou em que se pagaram custos de constituição pode conter uma transação a declarar. Se um ano específico exigia a entrega depende dos fatos. Se o Form 5472 desses anos nunca foi entregue, o registro é só metade do trabalho: veja Form 5472 não entregue e multas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos, e cada LLC usa o ano-calendário.

Dinheiro que entra, dinheiro que sai e uma conta em cartão pessoal

Um proprietário em Dubai abre uma LLC e registra três itens.

A conta de hospedagem também é uma despesa normal nos livros da LLC. A declaração da Parte V lista o aporte de 20.000, os 1.200 conforme o combinado e a distribuição de 6.000, cada um com a data e o comprovante.

Um empréstimo que atravessa dois anos

O proprietário empresta 40.000 à LLC em 1º de fevereiro do ano 1. Em 1º de outubro, a LLC devolve 10.000 mais 800 de juros. Suponha que a LLC use o regime de competência e que os 800 sejam todos os juros acumulados no ano 1.

• Registro, ano 1: um adiantamento de 40.000 (saldo de 40.000), um pagamento de 10.000 (saldo de 30.000) e juros de 800, cada um com o comprovante da transferência.
• Formulário, ano 1: valores tomados emprestados com saldo inicial de 0 e saldo final de 30.000, ou uma média mensal, e juros pagos de 800.
• Ano 2: nenhum dinheiro se move, mas o saldo de 30.000 continua em aberto, então o registro o mantém, e o formulário mostra o saldo como inicial e final. Pela premissa do regime de competência, os juros acumulados no ano 2 entram no registro e na linha de juros, mesmo que não tenham sido pagos.

A outra empresa do proprietário fatura a LLC

O proprietário é dono de toda uma empresa de design no Vietnã. Ela fatura 15.000 à LLC por trabalho de design, e a LLC paga em duas transferências. A empresa de design é uma parte relacionada, então tem lançamentos próprios no registro e o próprio Form 5472, com um ID de referência se não tiver número fiscal dos EUA. Os pagamentos entram na Parte IV, na linha de serviços ou de outros valores pagos, conforme o que couber ao trabalho. Guarde o contrato, a fatura e os comprovantes das transferências. O contrato e eventuais cotações também mostram como o preço foi definido, que é uma das categorias de registros listadas no regulamento.

E no seu caso?

• Seu preparador pediu os números do Form 5472 e você só tem extratos bancários, ou a conta da LLC e o seu dinheiro estão misturados. O registro precisa ser montado a partir dos extratos, transferência por transferência, e cada transferência precisa ser classificada. Isso é um trabalho de escrituração contábil: veja ajuda de escrituração contábil e como desembaraçar fundos misturados.
• Os anos anteriores não têm registro ou não têm entrega. Refaça-os do mais antigo para o mais recente, porque o saldo inicial do empréstimo de cada ano vem do ano anterior: veja como refazer a escrituração contábil de entregas não feitas por proprietários estrangeiros, com ajuda de escrituração contábil para a reconstrução em si.
• O IRS pediu registros ou uma autorização de agente, ou enviou um aviso ou uma multa. Os prazos correm em dias a partir do pedido: veja Form 5472 não entregue e multas e ajuda tributária entre países.
• A LLC vende por um marketplace ou uma app store. Os repasses das plataformas não são, por si sós, transferências do proprietário: veja repasses de marketplaces em uma LLC de propriedade estrangeira.
• Você precisa do conjunto completo de livros, ou retira dinheiro com regularidade. Veja escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e como se pagar sendo proprietário estrangeiro.
• Você aporta bens ou serviços em vez de dinheiro, ou a LLC tem relações com empresas no exterior em condições não monetárias. As relações não monetárias e as por menos que o valor integral pertencem à Parte VI, com uma descrição e uma estimativa de valor. Um aporte não monetário do proprietário também entra na declaração da Parte V, porque não está na Parte IV (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi) e (b)(4); instruções do Form 5472). Peça a um preparador que coordene as duas divulgações: veja ajuda tributária entre países.
• Você paga juros, tarifas ou royalties a uma empresa relacionada no exterior. O registro anota o pagamento. Se o imposto deve ser retido é uma questão separada: veja retenção não feita em pagamentos ao exterior.
• A LLC tem um segundo proprietário, ou optou por ser tributada como corporação. Esta página trata de uma LLC de um único membro. Veja uma empresa com um coproprietário estrangeiro e entrega de uma corporação C de propriedade estrangeira. Para financiar uma corporação ou pagar as contas dela do próprio bolso, veja como colocar dinheiro na sua corporação dos EUA a partir do exterior.
• Você é cidadão ou residente dos EUA, mudou-se para os EUA ou vai se mudar durante o ano, ou entregou uma opção por declaração conjunta. O Form 5472 se aplica quando o proprietário é uma pessoa estrangeira. Para uma pessoa física, isso geralmente significa que ela não é cidadã nem residente dos EUA, e uma opção por declaração conjunta em vigor, pela seção 6013(g) ou (h), tira a pessoa física dessa definição (26 CFR 1.6038A-1(f)(1); instruções). As instruções não detalham uma mudança de status no meio do ano, então os anos que contam dependem das suas datas. Reúna suas datas de residência e qualquer declaração da opção, e veja o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira entrega e ajuda tributária entre países.