Custo das mercadorias vendidas (CMV) sem recibos nem estoque

O que é o custo das mercadorias vendidas (CMV) e por que ele reduz o imposto sobre a renda de revenda?

O custo das mercadorias vendidas (CMV) é quanto custaram ao empresário as mercadorias que ele vendeu. O Schedule C do IRS subtrai o CMV, junto com as devoluções, das suas vendas para chegar ao lucro bruto, e o restante da declaração parte desse lucro. Se você deixar o CMV de fora, a declaração tributa as vendas brutas como se as mercadorias não tivessem custado nada.

Pelo método de estoque usual, o CMV é o estoque no início do ano, mais as compras, menos o estoque que sobrou sem vender no fim do ano (Publication 334, capítulo 6). O estoque que você comprou e ainda não vendeu ainda não é CMV: ele fica no estoque final até o ano em que for vendido, a menos que uma pequena empresa siga livros que lançam o estoque como despesa quando é pago (próxima seção).

O que complica um caso sem registros:

• Vários anos para refazer: o estoque final de cada ano é o estoque inicial do seguinte, então um ano errado se propaga para os outros.
• Estoque comprado em dinheiro, ou pago com contas misturadas a gastos pessoais.
• Nenhuma contagem do estoque no fim de qualquer ano.
• Declarações antigas já entregues que deixaram o CMV de fora, ou que deduziram o estoque na compra sem usar um método que permita isso.
• Alguns anos entregues e outros nunca entregues (os anos entregues podem exigir correção de método), ou uma carta do IRS ou uma auditoria em andamento.
• Venda eventual, ou estoque que você já tinha antes de abrir o negócio: aqui vale outra resposta (veja a última seção).

Se mais de uma dessas situações se aplica ao seu caso, o método e a ordem de entrega das declarações dependem de julgamento; veja a última seção.

Reúna primeiro: extratos de banco e cartão de todas as contas usadas para comprar estoque, inclusive as pessoais; históricos de aplicativos de pagamento, marketplaces e fornecedores e e-mails de confirmação; faturas de importação e de empresas de redirecionamento de frete; etiquetas de envio; total de vendas por ano; e uma contagem do estoque que você tem agora.

Trabalhe nesta ordem:

1. Refaça as compras de cada ano.
2. Conte o estoque de hoje e projete para trás.
3. Faça a verificação do lucro bruto.
4. Escreva um memorando de uma página com o método.
5. Trate todos os anos do mesmo jeito.

Preciso fazer uma contagem física do estoque, ou uma pequena empresa pode dispensar o estoque formal?

Nos EUA, uma empresa que vende mercadorias em geral precisa levantar o estoque no início e no fim de cada ano (26 CFR 1.471-1), mas um pequeno contribuinte (small business taxpayer) pode optar por não manter estoque formal. Ainda assim, ele precisa de um método que mostre claramente a renda.

Um pequeno contribuinte (small business taxpayer) tem receita bruta média anual igual ou inferior ao limite nos três anos fiscais anteriores e não é um tax shelter (estrutura de planejamento para reduzir imposto). O limite é corrigido pela inflação: o valor atual é $32.000.000, e cada ano anterior usa o seu próprio limite, mais baixo. Em geral, somam-se as receitas de todos os seus negócios e de negócios tratados como um único empregador com o seu, mais a sua parte nas receitas de qualquer sociedade de pessoas ou corporação S que você possua (Publication 334; 26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 471(c); 26 U.S.C. 448(c)). A exceção vale para anos fiscais iniciados depois de 2017; os anos anteriores seguem regras mais antigas, que esta página não aborda.

Dispensar o estoque formal muda o ano em que o custo é deduzido. Um pequeno vendedor pode tratar o estoque como materiais e suprimentos não incidentais, ou seguir suas demonstrações financeiras ou seus livros. Qual opção convém a você está em estoque ou suprimentos para pequenos vendedores. Livros que lançam o estoque como despesa quando é pago, sem contagem usada na escrituração e sem nenhum valor de estoque informado a um banco ou a acionistas, sustentam a dedução do custo na data do pagamento, e por isso o estoque não vendido não importa; livros que registram o estoque não sustentam isso (26 CFR 1.471-1). Sem livros, não há o que seguir, então refazê-los vem primeiro.

Use um único método em todos os anos anteriores: um tratamento que muda de um ano para outro pode deixar de refletir claramente a renda. Se um ano anterior já foi entregue, o método dele é o ponto de partida, e usar outro depois é uma mudança de método (Form 3115, pedido de mudança de método contábil); veja como corrigir estoque ausente em declarações anteriores. Se nenhum ano foi entregue, a primeira declaração que informar a renda do negócio pode adotar qualquer método permitido sem autorização do IRS (26 CFR 1.446-1); qual ano anterior conta como o primeiro depende de julgamento. Uma empresa acima do limite de tamanho não tem método simplificado e precisa manter estoque.

Não tenho recibos: que registros ainda podem mostrar o que paguei?

Extratos podem provar que um pagamento foi feito, e históricos de pedidos e e-mails podem mostrar o que ele comprou; a maioria das reconstruções precisa dos dois. A Publication 583 do IRS diz que um extrato de banco ou de cartão pode provar o pagamento no lugar de um cheque compensado quando mostra o valor, o beneficiário e a data (e o número do cheque, no caso de cheque). Ela também alerta que a prova de pagamento, sozinha, não estabelece uma dedução: guarde registros, como faturas ou comprovantes de venda, que mostrem que o custo foi incorrido. Para o estoque, os registros devem mostrar o valor pago e que foi para estoque. Para outros custos do negócio sem recibos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Peça a cada banco, emissor de cartão, aplicativo de pagamento, marketplace e fornecedor os extratos e históricos de pedidos de anos anteriores. O próprio treinamento do IRS sobre reconstrução de renda cita extratos bancários, faturas, cheques compensados e comprovantes de cartão como a base (slides do IRS National Tax Forum).

Compra em dinheiro não deixa beneficiário. Saques em dinheiro nos extratos mostram o dinheiro que você retirou, não o que ele comprou, e o dinheiro das vendas também pode ter pago estoque (veja registros de vendas de negócios em dinheiro). Fotos, anúncios, agendas e anotações feitas na época da compra podem sustentar o restante, e o que o papel não consegue sustentar é uma estimativa (veja abaixo).

Identifique cada registro refeito como uma reconstrução feita agora, com a fonte e a data de cada valor. Nunca crie nem altere um documento para parecer que foi feito na época: uma estimativa comprovada e informada ao IRS é diferente de um registro inventado.

Como refazer as compras de cada ano a partir de extratos de banco, cartão e aplicativos de pagamento?

Percorra todas as saídas de dinheiro do ano, guarde só as que compraram estoque e some por ano de compra.

1. Liste todas as contas usadas para comprar estoque naquele ano, inclusive as pessoais, além dos históricos de marketplaces e aplicativos de pagamento.
2. Classifique cada saída como estoque, outro custo do negócio, gasto pessoal ou transferência entre as suas próprias contas. Conte cada compra uma só vez: pagar a fatura do cartão ou mover dinheiro para um aplicativo de pagamento é uma transferência, então conte os itens do histórico do cartão ou do aplicativo, e a linha do banco só quando nenhum histórico mostrar os itens. O estoque vai para a linha 36 do Schedule C. Outros custos do negócio, como material de embalagem e taxas de plataformas, vão para outras linhas do Schedule C; veja despesas do Schedule C em anos não entregues.
3. Retire os reembolsos e créditos de fornecedores, porque devoluções e abatimentos reduzem as compras, e retire as mercadorias que você guardou para uso pessoal (Publication 334, capítulo 6).
4. Some o frete de entrada e as tarifas de importação do estoque que você comprou, que fazem parte do CMV (Publication 334; 26 CFR 1.471-3; veja custo de chegada no custo das mercadorias vendidas).
5. Date cada compra pelo dia em que você comprou, não pelo dia em que vendeu, e some por ano.
6. Compare as compras de cada ano com as vendas do mesmo ano. O que foi comprado e não foi vendido é estoque final, não CMV.
7. Mantenha um registro de uma página: contas usadas, como cada tipo de saída foi classificado e todas as lacunas.

Uma linha de extrato sem beneficiário claro, como um saque em dinheiro ou uma transferência para uma pessoa, precisa de uma anotação sobre o que comprou para contar como compra comprovada. Sem ela, deixe a linha no registro como lacuna; se alguma parte pode ser estimada é a pergunta da seção sobre estimativas, abaixo.

Como avalio o estoque inicial e o final de anos em que nunca contei o estoque?

Conte hoje o que você tem, pelo custo, e depois volte um fim de ano de cada vez usando as datas de compra e de venda.

1. Conte cada unidade em estoque agora e avalie pelo que você pagou. Associe os itens às compras sempre que puder (identificação específica). Quando mercadorias idênticas estão misturadas e não dá para ligá-las às faturas, o PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) avalia o estoque que sobrou pelos preços das suas compras mais recentes (Publication 538). Pelo método de materiais e suprimentos não incidentais, use identificação específica, PEPS ou custo médio (26 CFR 1.471-1).
2. Volte no tempo. Um item estava em estoque no fim de um ano anterior se você já o tinha comprado até então e ele ainda estava com você: foi vendido depois, você ainda o tem ou ele saiu do estoque de outra forma (descartado, perdido, doado, devolvido ou retirado para uso pessoal). Some o custo desses itens para obter o estoque final daquele ano. Históricos de pedidos e de vendas dão as datas; para mercadorias que saíram sem venda, veja baixa de estoque parado.
3. Se você mantém estoque formal, avalie as mercadorias que não consegue vender a preços normais, como itens danificados, fora de moda ou lotes incompletos, pelo preço de venda real menos o custo de vender (Publication 538). Esse preço deve ser aquele pelo qual as mercadorias foram de fato oferecidas em até 30 dias após o fim do ano, e você deve guardar registros de como elas foram descartadas (26 CFR 1.471-2); anúncios datados podem comprovar isso, um valor escolhido agora não. A linha 33 do Schedule C permite custo, o menor valor entre custo e mercado, ou outro método aprovado pelo IRS (instruções). O método de materiais e suprimentos não incidentais não permite essa redução de valor (write-down) nem o menor valor entre custo e mercado (26 CFR 1.471-1).
4. Ligue os anos entre si. O estoque inicial normalmente deve ser igual ao estoque final do ano anterior, e qualquer diferença exige uma explicação anexada (Publication 334). O primeiro ano só começa em zero se você não tinha nada antes; veja estoque inicial que você já possuía.
5. Prove a conta: em cada ano, estoque inicial mais compras menos estoque final é igual ao CMV.

Uma estimativa razoável é permitida, e quais são os limites?

Às vezes, para a parte que os registros não cobrem, e só com comprovação. A lei dos EUA exige registros suficientes para estabelecer renda e deduções (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), e o contribuinte tem o ônus de comprovar o que declara (manutenção de registros, IRS). Uma regra criada por tribunais, a regra Cohan (Cohan rule), permite que o contribuinte que prova que um custo existiu estime o valor dele. É jurisprudência que o IRS cita em slides de treinamento, não uma regra do Internal Revenue Code nem dos regulamentos, e cada caso depende dos seus fatos (slides do IRS National Tax Forum).

• Algum custo precisa ser provado. A regra completa um valor; ela não cria um custo sem nenhuma prova.
• A dúvida pesa contra o contribuinte. Os tribunais descontam a imprecisão de quem a causou por não manter registros (slides).
• O ônus da prova continua com o contribuinte, a menos que, em juízo, ele apresente provas confiáveis e também tenha comprovado os itens, mantido os registros exigidos e cooperado com o IRS (26 U.S.C. 7491(a)). Uma sociedade de pessoas, corporação ou trust também precisa respeitar limites de patrimônio líquido e de número de empregados. Registros ausentes podem manter o ônus onde está.
• Uma estimativa precisa de uma fonte visível. Um caso do US Tax Court (tribunal tributário federal) citado nos mesmos slides rejeitou um laudo externo sobre o custo das mercadorias vendidas que não mostrava os dados por trás das conclusões.
• O IRS não precisa estimar por você. Quando um contribuinte que não entregou declarações não consegue comprovar as despesas, o IRS não tem obrigação legal de estimá-las, e, em um caso sem resposta do contribuinte, isso inclui o custo das mercadorias vendidas. Uma estimativa pode ser usada se o contribuinte oferecer uma base razoável, por exemplo despesas comprovadas em outro ano do mesmo tipo de negócio (IRM 4.10.4).

Que verificação do lucro bruto mantém o número crível?

Divida o lucro bruto pela receita líquida (vendas menos devoluções e abatimentos) de cada ano e compare o resultado com o seu markup (margem aplicada sobre o custo) habitual. Pouca diferença sugere que os valores estão corretos; uma diferença grande sugere que as vendas, as compras ou o estoque não foram apurados com exatidão, e o motivo deve ser descoberto (Publication 334, capítulo 7).

1. O lucro bruto é a receita líquida menos o CMV.
2. Descubra o seu próprio markup rastreando uma amostra de itens vendidos, cada um do que você pagou até o que ele vendeu. Os fiscais testam o lucro bruto do mesmo modo, rastreando itens específicos da compra até a venda (IRM 4.10.4). Use a verificação para encontrar erros, não para definir o valor do estoque: escolher o estoque final para que o lucro bruto bata com o markup é uma estimativa sem nenhuma sustentação.
3. Converta antes de comparar. O markup é medido sobre o custo, e o lucro bruto é uma fatia das vendas; o exemplo mostra os dois para os mesmos itens.
4. Compare um ano com o outro. Um lucro bruto que oscila entre os anos, ou que é incomum de tão alto ou tão baixo para o tipo de negócio, é um dos sinais que o IRM lista para justificar que o fiscal use métodos indiretos (IRM 4.10.4).

A verificação também funciona no sentido contrário. Se o CMV refeito (as compras ajustadas pelo estoque existente), com o seu markup rastreado aplicado, der mais do que as vendas que você informou, as vendas podem estar subdeclaradas, o que é uma questão maior do que o custo das mercadorias vendidas. O método de markup do IRS parte do custo e aplica o markup do próprio negócio para ver quanto as vendas deveriam ter sido. O IRM usa o markup real quando ele é conhecido e aceita uma explicação plausível para a diferença em relação às médias nacionais (IRM 4.10.4).

Onde o valor vai no Schedule C, e uma corporação faz diferente?

O empresário individual informa o CMV na Parte III do Schedule C e leva a linha 42 para a linha 4. Uma sociedade de pessoas ou corporação o informa no Form 1125-A, anexado à declaração. As regras de custo são as mesmas; o que muda são os livros da própria entidade.

No Schedule C, as linhas 33 e 34 registram como o estoque final foi avaliado e qualquer mudança em quantidades, custos ou avaliações. Linha por linha, veja custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

Uma sociedade de pessoas ou corporação que deduz o CMV anexa o Form 1125-A. A linha 8 dele vai para a página 1 da declaração: a linha 2 do Form 1120, ou a linha que a declaração indica para o custo das mercadorias vendidas. A linha 9a registra o método de avaliação. Para anos fiscais iniciados depois de 2023, ela tem caixas para as opções de pequenas empresas (materiais e suprimentos não incidentais, demonstrações financeiras ou livros); para anos anteriores, use o formulário daquele ano. O mesmo teste de tamanho vale para a própria entidade (26 U.S.C. 471(c)).

Para uma corporação, “seguir os livros” significa seguir livros que refletem corretamente o negócio para fins não tributários. Uma corporação que contou o estoque para a sua escrituração, ou que deu a um banco ou a acionistas um valor de estoque, pode ter de seguir esse registro. O regulamento não diz se livros refeitos depois do fato servem, e livros ausentes ou pouco confiáveis podem precisar ser refeitos primeiro, o que depende de julgamento (26 CFR 1.471-1). Para escolher o método, veja estoque ou suprimentos para pequenos vendedores.

O que os fiscais fazem quando faltam registros, e o que ajuda em uma auditoria?

Os fiscais do IRS primeiro tentam ligar a declaração aos livros. Quando os livros estão ausentes, incompletos ou irregulares, os procedimentos do IRS mandam usar métodos indiretos que estimam a renda quando há uma probabilidade razoável de renda não declarada, como depósitos bancários, markup e patrimônio líquido (IRM 4.10.4; slides do IRS). Para o custo das mercadorias vendidas, o IRM descreve estes passos:

• Testar o percentual de lucro bruto rastreando itens da compra até a venda e compará-lo com outros anos e com índices do setor.
• Perguntar como o estoque foi avaliado, revisar itens avaliados em zero e rastrear os valores até as faturas de compra.
• Preferir os valores do próprio contribuinte às médias do setor quando existirem, e aceitar explicações plausíveis para as diferenças.

Registros ruins também alimentam a multa por imprecisão (accuracy-related penalty) do IRS: 20% da parte de um imposto pago a menos que se deve a negligência, que o regulamento diz incluir deixar de manter livros adequados ou de comprovar os itens corretamente (26 CFR 1.6662-3). O Internal Revenue Code também prevê uma multa civil por fraude, separada, para um imposto pago a menos por causa de fraude (26 U.S.C. 6663). Em uma declaração conjunta, os dois cônjuges devem o imposto inteiro (26 U.S.C. 6013(d)(3)). Veja multas por não manter registros do negócio.

O que costuma ajudar:

• Responda no prazo a toda carta do IRS e envie o arquivo da reconstrução, não um total solto.
• Guarde o arquivo inteiro da reconstrução: extratos, históricos, planilhas de contagem e um memorando curto do método. Os registros devem ser guardados enquanto puderem ser relevantes (26 CFR 1.6001-1).
• Use valores rastreados em vez de médias, um único método em todos os anos, e explique cada diferença.

Nenhuma reconstrução tem aceitação garantida; cada fiscal e cada tribunal pesa a comprovação. Para o processo completo, veja uma auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos. Os dois primeiros exemplos supõem estoque formal ou o método de materiais e suprimentos não incidentais.

Três anos só com extratos

Um revendedor começa sem estoque, não guarda recibos e tem três anos de extratos de banco, cartão e aplicativos de pagamento. Uma contagem no fim do ano 3, avaliada pelo custo, mostra US$12.000 de estoque não vendido. Os históricos de pedidos e de vendas dão o custo dos itens que estavam em estoque em cada fim de ano anterior.

O estoque final do ano 3 é a contagem; os anos 1 e 2 vêm dos históricos. O estoque final de cada ano é o estoque inicial do seguinte, e estoque inicial mais compras menos estoque final dá o CMV. Comprar US$45.000 no ano 3 não faz o CMV ser de US$45.000: US$3.000 de aumento de estoque continuam na prateleira. Um ano com lucro bruto muito distante dos outros dois seria verificado primeiro.

Um comprador em dinheiro que nunca contou o estoque

Um vendedor compra em vendas de espólio (estate sales) pagando em dinheiro e vende US$50.000 no primeiro ano. Os extratos mostram US$30.000 sacados em dinheiro. A agenda, as anotações dos anúncios e as fotos do vendedor ligam esses saques às compras em vendas de espólio, então eles contam como compras. Sem apurar nenhum estoque final, tratar todo esse valor como custo dá um lucro bruto de US$20.000, ou 40% das vendas.

Uma amostra de 20 itens vendidos, com anotações de anúncios sobre o que foi pago, mostra um custo perto de 40% do preço de venda. Isso dá um lucro bruto perto de 60% das vendas e um markup sobre o custo de 150%, já que um custo de US$40 vendido por US$100 rende US$60. A diferença de 20 pontos indica que algum valor está errado. A contagem de hoje, projetada para trás até o fim daquele primeiro ano com base nos históricos de pedidos e de vendas, mostra US$9.000 de estoque não vendido ao custo; assim, o CMV é 0 + 30.000 − 9.000 = US$21.000 e o lucro bruto é US$29.000, ou 58%. Os saques, sozinhos, não provavam nada; as anotações os ligaram às compras, e a contagem e a amostra dão ao valor uma sustentação que pode ser apresentada.

Uma corporação cujos livros nunca controlaram o estoque

Uma corporação vendeu US$300.000 em mercadorias. Seus livros juntam as compras em despesas gerais, nenhum estoque foi contado e nenhum valor de estoque foi enviado a um banco ou a acionistas. Como pequeno contribuinte (small business taxpayer), ela pode seguir esses livros pela seção 471(c); como os livros lançam o estoque como despesa quando é pago, o regulamento permite deduzir o custo na data do pagamento. O Form 1125-A ainda exige separar o estoque dos demais gastos: ao classificar seus extratos e os históricos de fornecedores, vê-se que US$195.000 dos gastos foram estoque.

E no seu caso?

• Você tem vários anos de renda de revenda e apenas extratos, o IRS pediu comprovação, ou a verificação do lucro bruto continua muito fora depois de conferida de novo: o estoque final de cada ano é o estoque inicial do seguinte, e quais anos entregar primeiro e se as declarações já entregues precisam de uma mudança de método dependem de julgamento. Veja a ajuda com escrituração contábil para refazer o custo de cada ano.
• O CMV refeito, com o seu markup aplicado, dá mais do que as vendas que você informou: as vendas podem estar subdeclaradas, o que é uma questão maior do que o custo das mercadorias vendidas. Veja a ajuda com escrituração contábil para refazer o cálculo e uma auditoria do IRS em uma pequena empresa se chegou uma carta.
• Sua corporação ou sociedade de pessoas nunca controlou o estoque nos livros: para informar o custo das mercadorias vendidas, os livros precisam ao menos separar o estoque dos outros gastos; veja como pôr em dia livros atrasados.
• Declarações anteriores mostraram estoque zero, ou deduziram o estoque na compra, e você não tem certeza de que isso correspondia a um método permitido: veja retificar ou usar o Form 3115.
• Anos de renda do negócio nunca foram entregues: veja despesas de anos não entregues e como pôr em dia declarações pessoais não entregues.
• Um Form 1099-K mostra vendas brutas muito acima do lucro: veja vendas brutas em plataformas e custo das mercadorias vendidas.
• Você quer lançar o estoque como despesa na compra, ou mantê-lo como estoque: veja estoque ou suprimentos para pequenos vendedores.
• Você já tinha o estoque antes de abrir o negócio, ou vende de forma eventual: veja estoque inicial que você já possuía e hobby ou negócio para revendedores.
• Você precisa da Parte III do Schedule C linha por linha: veja custo das mercadorias vendidas no Schedule C.
• Você recebeu uma carta de auditoria do IRS: veja uma auditoria do IRS em uma pequena empresa.