Taxas da Amazon FBA e estoque: CMV, contagem e perdas

O estoque guardado em um armazém da Amazon FBA continua sendo meu estoque?

Sim, se você ainda é o proprietário das unidades. As mercadorias que são suas continuam sendo seu estoque onde quer que estejam guardadas. Por isso, as unidades que estão em um centro de distribuição (fulfillment center) no fim do ano entram no seu estoque final, junto com as unidades a caminho dele. A Regulation 1.471-1 inclui a mercadoria no estoque quando a propriedade é sua, mesmo em trânsito, e também as mercadorias em consignação. A Publication 538 acrescenta as mercadorias mantidas para venda em salas de exposição ou estandes fora do seu local de trabalho.

A Publication 538 e as regulamentações citadas aqui não falam de logística de marketplace. Por isso, as regras gerais de estoque são aplicadas aos fatos da FBA. Se um contrato com o fornecedor ou com o marketplace muda o momento em que a propriedade passa para você, a resposta segue a propriedade.

Em resumo: o preço de compra e o frete de entrada são custo do estoque. As taxas de atendimento do pedido e de comissão de venda geralmente são despesas de venda. Armazenagem, preparação e o seu próprio envio ao centro de distribuição dependem do porte da empresa, como explicado abaixo.

O caso não é simples quando:

• O estoque na FBA nunca foi contado no fim do ano, ou a contagem nunca foi conferida com as faturas de compra.
• Declarações anteriores mostram estoque zero, ou nenhum estoque, embora houvesse mercadoria.
• Os reembolsos por unidades perdidas são grandes, ou foram lançados como vendas.
• As margens dos seus livros não batem com as margens dos relatórios da plataforma.
• Sua receita média está perto do limite de pequena empresa abaixo, ou acima dele, ou você tem várias empresas.

Reúna o relatório de estoque do fim do ano, os registros dos envios ao centro de distribuição, as faturas de compra com os conhecimentos de frete e os relatórios de reembolso. A última seção lista tudo.

As taxas da Amazon FBA fazem parte do custo das mercadorias vendidas?

Em geral, não. O preço de compra e o frete de entrada são custo do estoque; as taxas que um marketplace cobra para vender e enviar um pedido são despesas de venda. A Regulation 1.471-3 define o custo das mercadorias compradas como o preço da fatura menos descontos comerciais ou outros descontos, mais transporte e outros encargos necessários para adquiri-las. A Publication 334 lista o frete de entrada como parte do custo das mercadorias vendidas.

Classifique cada taxa pelo que ela paga, não pelo nome no relatório. Uma linha que mistura serviços deve ser dividida. Taxas empurradas para o custo das mercadorias vendidas, ou unidades não vendidas deixadas fora da contagem, distorcem o lucro bruto.

As taxas de armazenagem da Amazon FBA fazem parte do custo das mercadorias vendidas?

Para o pequeno contribuinte (small business taxpayer), não: as taxas de armazenagem não precisam ser capitalizadas e podem ser deduzidas. Acima do limite, a seção 263A exige que o revendedor capitalize no estoque parte dos custos de armazenagem e manuseio.

Quatro detalhes mudam a resposta sobre armazenagem:

• A receita bruta é contada de forma ampla. A pessoa física soma a receita de todas as suas empresas, inclusive a parte da receita de qualquer sociedade de pessoas ou corporação S, e empresas relacionadas podem ser combinadas pela seção 448(c).
• Empresas novas. Se você não operou durante os três anos inteiros, a média usa o período em que a empresa existe, e a receita de uma empresa antecessora conta (Publication 538).
• Tax shelters ficam de fora. Uma sociedade de pessoas, uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou uma corporação S é um tax shelter, e perde a isenção, no ano em que mais de 35% dos seus prejuízos vão para sócios comanditários ou empreendedores limitados (limited entrepreneurs), isto é, proprietários que não participam ativamente da gestão (o cônjuge, os filhos, os netos e os pais de um proprietário que gerencia ativamente durante todo o ano não contam) (Regulation 1.448-2(b)(2)). Ela pode optar, com uma declaração anexada à sua declaração entregue no prazo, por testar a alocação do ano anterior. Uma participação oferecida em uma oferta de valores mobiliários que precisava ser registrada também a torna um tax shelter, assim como um arranjo cujo objetivo significativo é evitar o imposto de renda federal.
• As taxas de marketplace não são citadas. A regulamentação conta os custos de ocupação, como o aluguel, entre os custos de armazenagem e manuseio, e trata vendas a clientes que não estão fisicamente presentes, como vendas por correspondência, como vendas fora do local. As duas coisas apontam para um armazém que envia pedidos como armazenagem externa. A regulamentação não menciona pacotes de taxas de marketplace; por isso, dividir uma taxa em armazenagem, manuseio e separação e embalagem, e medir a parte ligada às unidades não vendidas, é uma questão de julgamento. A seção 263A oferece um método simplificado de revenda para essa alocação.

Acima do limite, capitalizar é obrigatório, não uma escolha. Passar da isenção de pequena empresa para a capitalização, ou o contrário, é uma mudança de método contábil (Regulation 1.263A-1(j)(3)). A Revenue Procedure 2025-23 dá consentimento automático, quando suas condições são cumpridas, tanto ao revendedor que passa a ter de capitalizar (seção 12.01) quanto ao pequeno contribuinte que deixa de fazê-lo (seção 12.16). Automático ainda significa entregar o Form 3115: o original anexado à declaração do ano da mudança entregue no prazo (prorrogações incluídas) e uma cópia assinada enviada ao IRS até a data em que a declaração for entregue (instruções do Form 3115). O estoque inicial é reavaliado, e a diferença é um ajuste da seção 481(a) (Publication 538; veja Como corrigir estoque ausente de declarações anteriores para saber como ele é diluído). No limite ou abaixo dele, mantenha todo ano o tratamento que você escolheu.

O envio à Amazon, a preparação e a etiquetagem entram no custo do estoque?

O frete que traz as mercadorias até você é custo do estoque para todo vendedor que mantém estoque. O frete do fornecedor direto para o centro de distribuição geralmente recebe o mesmo tratamento. Seu próprio envio, a preparação e a etiquetagem dependem do porte da empresa, como na armazenagem.

• Frete do fornecedor: custo do estoque pela Regulation 1.471-3, que soma o transporte e outros encargos necessários incorridos para obter a posse das mercadorias.
• Acima do limite de pequena empresa: a Regulation 1.263A-3(c) trata reembalagem, montagem, etiquetagem e marcação, e a movimentação de mercadorias de uma instalação de armazenagem do revendedor para outra, como custos de manuseio e transporte que em geral são capitalizados. A regulamentação não diz se um centro de distribuição de terceiros é uma instalação de armazenagem do próprio vendedor; por isso, o envio do seu local até o centro é uma questão de julgamento.
• Pequeno contribuinte: não precisa capitalizar esses custos. Escolha um tratamento e mantenha-o.

Tarifas aduaneiras, embalagem e a divisão do frete entre os itens estão em Landed cost no custo das mercadorias vendidas.

Como avalio o estoque FBA no fim do ano: qual contagem e qual custo?

Se você mantém estoque, conte todas as unidades que são suas no fim do ano e avalie cada uma pelo custo (ou pelo menor valor entre custo e mercado, se esse é o método que você usa), não pelo preço de venda. O pequeno contribuinte que optou por não manter estoque ainda acompanha as unidades não vendidas; a próxima seção explica quando o custo delas é dedutível.

Contagem. Comece pelo relatório de quantidades do fim do ano da rede de atendimento. Some as unidades suas que estão em outro lugar: a caminho do centro, em um local de preparação ou voltando para você após uma retirada. Deixe de fora as unidades vendidas cuja propriedade já passou e o estoque cuja propriedade ainda não é sua. Depois faça a movimentação das unidades: unidades no início do ano, mais unidades compradas, menos unidades vendidas, perdidas, retiradas em definitivo ou descartadas, é igual às unidades no fim do ano. Se a movimentação e o relatório não batem, descubra o motivo antes de fechar o ano.

Se você mantém um estoque permanente (nos livros), a Publication 538 exige um inventário físico em intervalos razoáveis, com o valor dos livros ajustado para coincidir com ele. Ela não diz como contar o estoque que um marketplace guarda; por isso, um relatório de quantidades do fim do ano conciliado com os seus próprios registros é um ponto de partida razoável, e a conciliação é o que você guarda. A Regulation 1.471-2 cita a omissão de parte do estoque existente como um método que não atende às regras.

Custo. Use o custo, ou o menor valor entre custo e mercado, o que você vem usando de forma consistente. O custo é o preço da fatura menos descontos comerciais ou outros descontos, mais o frete de entrada, mais os custos que a seção 263A exige. Quando unidades idênticas foram compradas por preços diferentes e você não consegue associar cada unidade a uma fatura, a Publication 538 cita o primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) e o último a entrar, primeiro a sair (LIFO) para esse caso, e diz que as regras do LIFO são muito complexas. O LIFO é adotado no Form 970, entregue com a declaração no prazo do primeiro ano em que você o usa. Qualquer outra mudança no método ou na base usada para avaliar o estoque precisa da aprovação do IRS pelo Form 3115.

Custo das mercadorias vendidas. Estoque inicial mais compras e outros custos, menos estoque final, é igual ao custo das mercadorias vendidas (Publication 334). O empresário individual, inclusive a LLC de um único membro que não optou por ser tributada como corporação, informa esse custo na Parte III do Schedule C; a sociedade de pessoas, a corporação S ou a corporação C anexa o Form 1125-A. Veja Custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

Posso dispensar a contabilidade de estoque se minha empresa é pequena?

O pequeno contribuinte pode optar por não manter um estoque formal, mas ainda precisa usar um método que reflita com clareza a renda, e o estoque da FBA não vendido continua importando. O limite de pequena empresa é de $32.000.000 de receita bruta média anual nos três anos fiscais anteriores, e a empresa não pode ser um tax shelter (definido acima) (Publication 538; Regulation 1.471-1(b)).

Pelo método de materiais e suprimentos não incidentais, o custo é recuperado no ano em que a unidade é entregue ao cliente, ou no ano em que você a paga, se for posterior; por isso, o estoque parado em um centro de distribuição ainda não é dedutível. Pelo outro método, o tratamento fiscal segue o método usado nos seus livros ou demonstrações financeiras; por isso, defina o método antes de montar os livros. Mudar qualquer um dos dois exige o Form 3115. Se você mantém estoque, em geral usa o regime de competência para compras e vendas e avalia o estoque todo ano.

Os dois métodos estão em Estoque ou suprimentos para pequenos vendedores; declarações anteriores que não mostravam estoque estão em Como corrigir estoque ausente de declarações anteriores.

Como lanço unidades perdidas ou danificadas na FBA?

Se você mantém estoque, retire-as da contagem, pelo custo. A Publication 538 diz que a perda de estoque por sinistro ou furto é reivindicada por meio de um custo das mercadorias vendidas maior, informando corretamente os estoques inicial e final. Uma unidade que simplesmente desapareceu sai da mesma forma, porque o custo das mercadorias vendidas é o que sobra depois que o estoque final é subtraído das mercadorias disponíveis para venda (Publication 334).

1. Registre cada baixa em uma conta de ajuste de estoque pelo custo unitário, com a data e o relatório que mostra a perda, para que a movimentação das unidades feche.
2. Exclua essas unidades da contagem do fim do ano.
3. Se uma unidade baixada reaparecer, devolva-a ao estoque pelo custo original.

O pequeno contribuinte que usa o método de materiais e suprimentos não tem contagem da qual retirar a unidade. Por esse método, o custo é recuperado quando a unidade é entregue a um cliente, e as fontes citadas aqui não dizem em que ano o custo de uma unidade perdida é deduzido. Resolva isso com seu preparador antes de lançar a baixa.

Uma unidade danificada que só pode ser vendida abaixo dos preços normais continua no estoque, avaliada pelo seu preço de venda de boa-fé menos o custo direto de se desfazer dela (Regulation 1.471-2).

Posso deduzir o estoque perdido pelo preço que paguei?

A dedução geralmente é o seu custo, tomado uma única vez, por meio do custo das mercadorias vendidas. É o valor pelo qual você mantinha as unidades no estoque (preço de compra mais frete de entrada, mais os custos da seção 263A que você capitaliza), não o preço pelo qual as venderia. O estoque é avaliado pelo custo; por isso, a perda é o custo que sai dele.

Não reivindique a mesma perda duas vezes. A Publication 538 diz que, depois que a perda passa pelo custo das mercadorias vendidas, você não pode reivindicá-la de novo como perda por sinistro ou furto. Se você a reivindicar separadamente, deve retirar os itens perdidos do estoque inicial ou das compras, e reduzir a perda pelo reembolso que receber ou espera receber. Uma perda reivindicada separadamente não pode incluir um valor que você espera razoavelmente recuperar, mas não recebeu até o fim do ano. Guarde o relatório de unidades perdidas junto com a baixa.

Como lanço o reembolso da Amazon por uma unidade perdida ou danificada?

O reembolso por uma unidade perdida ou danificada geralmente é tributável. A Publication 538 diz que qualquer seguro ou outro reembolso que você recebe por perda de estoque por sinistro ou furto é tributável. O pagamento de um marketplace por uma unidade perdida ou danificada é um pagamento pelo mesmo tipo de perda; por isso, o mesmo tratamento é a leitura razoável. Lance-o como reembolso pela perda, não como venda.

O pagamento pode ser menor ou maior que o custo das unidades. O valor inteiro é tributável de qualquer forma; se for maior, as fontes citadas aqui não dizem como apresentar o excedente, então guarde o relatório de reembolso e consulte seu preparador.

Há duas formas de mostrá-lo:

1. Outras receitas, com o custo total das unidades perdidas no custo das mercadorias vendidas por meio da contagem.
2. Uma redução do custo das mercadorias vendidas.

A Publication 538 não diz qual usar. No mesmo ano, as duas formas dão o mesmo lucro tributável; elas diferem no lucro bruto e na linha em que o valor aparece. Escolha uma, use-a todo ano e diga ao seu preparador qual é.

O ano segue o seu método contábil. As fontes não dizem como tratar um pedido ainda em aberto no fim do ano quando a perda passa pelo custo das mercadorias vendidas; por isso, liste os pedidos em aberto para o seu preparador. Lance o reembolso como uma linha própria, a partir do relatório de reembolsos; os lançamentos a partir do relatório de liquidação estão em Relatório de liquidação da Amazon nos seus livros.

E as retiradas, os descartes e as devoluções que não podem ser revendidas?

As unidades que são suas continuam sendo estoque até serem vendidas ou deixarem de existir. Como cada evento afeta os livros:

A Regulation 1.471-2 define preço de venda de boa-fé como uma oferta real das mercadorias durante um período que termina, no máximo, 30 dias após a data do inventário.

O que entrego ao meu responsável contábil no fim do ano?

Entregue ao seu responsável contábil:

• O relatório de estoque do último dia do ano, salvo como foi baixado.
• Os registros de cada envio ao centro de distribuição, com datas, unidades e conhecimentos de frete.
• As faturas de compra, com os descontos, para que cada lote tenha um custo unitário.
• O estoque final do ano passado e o método de custo que você usou.
• Os relatórios de reembolso e uma lista dos pedidos ainda em aberto.
• Os relatórios de taxas de armazenagem, atendimento do pedido, comissão de venda e retirada.
• Uma lista das unidades perdidas, danificadas, retiradas e descartadas, com datas e custos unitários.
• Suas declarações dos anos anteriores, se o estoque nunca foi informado.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos.

Contar o estoque e dividir as taxas

Um vendedor mantém estoque, começa o ano sem mercadoria e não tem outros custos de estoque. Ele compra 1.000 unidades a US$8 e paga US$500 pelo frete do fornecedor até o centro de distribuição. Cada unidade custa US$8,50 (US$8.500 no total). O vendedor vende 700 unidades; 300 sobram no fim do ano.

• Custo das mercadorias vendidas: 700 × US$8,50 = US$5.950.
• Estoque final: 300 × US$8,50 = US$2.550.

As taxas de atendimento do pedido e de comissão de venda sobre as 700 vendas geralmente são despesas de venda, e não fazem parte dos US$5.950.

Um envio perdido e o reembolso

Tome o mesmo ano, mas 20 das 300 unidades não vendidas somem, e a contagem encontra 280. As 20 unidades perdidas custaram US$8,50 cada, ou US$170.

• Estoque final: 280 × US$8,50 = US$2.380.
• Custo das mercadorias vendidas: US$8.500 − US$2.380 = US$6.120, que é a soma de US$5.950 das unidades vendidas com US$170 das unidades perdidas.
• O reembolso de US$120, recebido no mesmo ano, é tributável. Lançado como outras receitas, ele compensa US$120 dos US$170, e as unidades perdidas custam US$50 líquidos. Lançado, em vez disso, como redução do custo das mercadorias vendidas, esse custo fica em US$6.000 e as outras receitas ficam em US$0; o lucro tributável é o mesmo.
• Lançamentos: débito em ajuste de estoque de US$170 e crédito em estoque de US$170; quando os US$120 chegam, débito em banco de US$120 e crédito em outras receitas de US$120.

O vendedor não deduz também os US$170 como uma perda separada.

Taxas de armazenagem de um vendedor pequeno

Uma vendedora com receita média de US$200.000 nos três anos anteriores paga US$1.800 em taxas de armazenagem. Ela é pequena contribuinte (small business taxpayer, e não um tax shelter); por isso, não precisa capitalizá-las, e os livros dela não somam a armazenagem ao custo unitário. Ela deduz os US$1.800 como despesa e trata a armazenagem da mesma forma todo ano. Um vendedor acima do limite pode ter de capitalizar a parte ligada às unidades não vendidas; dividir uma taxa agrupada é uma questão de julgamento.

E no seu caso?

• O estoque da FBA nunca foi contado, as margens parecem erradas, os reembolsos são grandes ou as declarações anteriores não mostram estoque: a contagem do fim do ano, o custo, o tratamento dos reembolsos e a correção dos anos anteriores dependem uns dos outros. Veja Como corrigir estoque ausente de declarações anteriores e ajuda com a escrituração contábil.
• Seus relatórios de taxas agrupam armazenagem, manuseio e separação e embalagem, ou há pedidos de reembolso em aberto no fim do ano: dividir as taxas e escolher como mostrar os reembolsos são decisões de julgamento que dependem dos seus fatos. Veja ajuda com a escrituração contábil.
• Você precisa da rotina mensal ou dos lançamentos do relatório de liquidação: veja Escrituração contábil para vendedores da Amazon e Relatório de liquidação da Amazon nos seus livros.
• Você paga tarifas aduaneiras ou importa mercadorias: veja Landed cost no custo das mercadorias vendidas.
• Há estoque não vendido ou obsoleto: veja Baixa de estoque não vendido ou obsoleto.
• Você quer saber o que um responsável contábil de e-commerce faz e quanto custa: veja Custo e escopo de um responsável contábil de e-commerce.
• Sua LLC é de propriedade estrangeira: veja Pagamentos de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.
• Você é um vendedor canadense com estoque em armazéns dos EUA: veja Vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Sua receita média está perto do limite ou acima dele, você tem várias empresas, ou proprietários que não gerenciam a empresa recebem grande parte dos prejuízos: pode ser obrigatório capitalizar armazenagem e manuseio. Veja Custo das mercadorias vendidas no Schedule C e ajuda com a escrituração contábil.