Chi phí CPA cho startup: điều gì quyết định phí khai thuế và ghi sổ

CPA cho startup tại Hoa Kỳ tính phí bao nhiêu mỗi năm?

Không có cơ quan nhà nước nào quy định phí kế toán, nên mức giá hợp lý tùy thuộc vào phạm vi công việc: công ty nộp những tờ khai và biểu mẫu nào, và sổ sách cần bao nhiêu công sức trước khi có thể chuẩn bị tờ khai. Các khoản phí nhà nước tách riêng và cố định: một Delaware corporation trả thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu $400 cho cả năm theo phương pháp vốn mệnh giá giả định (assumed par value capital), cộng phí báo cáo hằng năm $50 (Delaware Division of Corporations).

Trường hợp của startup không còn đơn giản khi công ty bỏ lỡ các năm nộp tờ khai, có chủ sở hữu nước ngoài, có nhân viên ở nhiều hơn một tiểu bang, chọn tín thuế nghiên cứu mà chỉ có hiệu lực nếu tờ khai nộp đúng hạn, hoặc sổ sách chậm nhiều tháng. Mỗi điều này thêm công việc, và báo giá cần ghi rõ.

Hãy chuẩn bị trước khi xin báo giá: tờ khai liên bang và tiểu bang năm ngoái, sao kê ngân hàng và thẻ, bảng cơ cấu cổ phần (cap table) cùng các SAFE và giấy nợ, báo cáo tiền lương, và mọi thông báo của Delaware, tiểu bang hoặc IRS.

Những khoản nào cố định dù ai làm?

Thuế đặc quyền kinh doanh của Delaware, phí báo cáo hằng năm và thuế tối thiểu của tiểu bang nơi công ty đặt trụ sở là những khoản phải nộp dù kế toán viên tính phí bao nhiêu. Báo giá thấp không làm giảm các khoản này, và báo giá có thể không bao gồm chúng.

Startup có hàng triệu cổ phần được phép phát hành có thể nhận thông báo của Delaware với số tiền cao hơn nhiều so với các mức tối thiểu này nếu tính theo phương pháp số cổ phần được phép phát hành; tính lại theo phương pháp vốn mệnh giá giả định thường làm số tiền giảm xuống. Xem thuế đặc quyền kinh doanh Delaware.

California thu thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu của mọi công ty được thành lập, đăng ký hoặc kinh doanh tại tiểu bang này, nhưng công ty mới thành lập hoặc mới đăng ký không phải nộp trong năm tính thuế đầu tiên (California FTB). Các tiểu bang khác tự đặt mức tối thiểu; lịch thuế của Delaware C corporation có một dòng cho mỗi tiểu bang phổ biến nơi công ty đặt trụ sở.

Những hồ sơ nào làm tăng chi phí nộp Form 1120?

Mỗi hồ sơ dưới đây là một phần việc riêng, nên báo giá cần nói rõ gồm những hồ sơ nào. Bước nhảy lớn nhất trên tờ khai liên bang là bảng cân đối kế toán: một corporation chỉ được bỏ qua Schedule L, M-1 và M-2 khi cả tổng doanh thu lẫn tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 (Schedule K, câu hỏi 13 trong hướng dẫn Form 1120).

Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện có thể chọn dùng tối đa $500.000 tín thuế nghiên cứu để bù trừ phần thuế An sinh Xã hội của người sử dụng lao động, sau đó là thuế Medicare (hướng dẫn Form 8974). Lựa chọn này phải được thực hiện chậm nhất vào hạn nộp tờ khai gốc, kể cả thời gian gia hạn (hướng dẫn Form 6765). Xem dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương.

Vì sao phí tăng sau khi chúng tôi gọi vốn?

Gọi vốn đưa tiền mặt vào bảng cân đối kế toán, và riêng điều đó có thể đẩy tổng tài sản cuối năm vượt $250.000, khiến công ty phải nộp Schedule L, M-1 và M-2. Tiền từ SAFE hoặc vòng gọi vốn có định giá nhìn chung không phải thu nhập, nhưng phải được ghi nhận đúng để bảng cân đối khớp với bảng cơ cấu cổ phần; xem SAFE và giấy nợ chuyển đổi.

Số tiền đó thường dùng để tuyển người, kéo theo hồ sơ tiền lương, các đợt cấp quyền chọn mua cổ phiếu dẫn đến Form 3921 khi nhân viên thực hiện quyền, và chi tiêu nghiên cứu có thể dẫn đến Form 6765 và Form 8974. Nhà đầu tư cũng thường yêu cầu báo cáo tài chính hằng tháng, nghĩa là sổ sách phải được khóa mỗi tháng thay vì mỗi năm một lần. Để chuẩn bị sổ sách trước một vòng gọi vốn, xem chỉnh lại sổ sách trước khi gọi vốn.

Ghi sổ kế toán cho startup tốn bao nhiêu mỗi tháng, và điều gì làm giá thay đổi?

Giá ghi sổ hằng tháng chỉ có ý nghĩa khi đi kèm phạm vi công việc: có bao nhiêu tài khoản ngân hàng và thẻ, bao nhiêu giao dịch, có đối chiếu tiền lương và nhà thầu hay không, và sổ sách được ghi theo cơ sở tiền mặt hay dồn tích.

• Ghi sổ đều hằng tháng: mỗi lần khóa sổ nhỏ gọn và tờ khai cuối năm bắt đầu từ sổ sách đã hoàn chỉnh.
• Chậm nhiều tháng: phải có người dựng lại các tháng còn thiếu từ sao kê trước khi chuẩn bị được tờ khai, thường được tính giá thành công việc bổ sung riêng. Xem hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Tiền mặt hay dồn tích: sổ dồn tích theo dõi hóa đơn chưa trả, tiền khách hàng trả trước và chi phí trả trước, nên mỗi tháng tốn nhiều công hơn. Một C corporation nhìn chung phải dùng phương pháp kế toán dồn tích khi tính thuế khi doanh thu gộp bình quân vượt $32.000.000; nhà đầu tư có thể muốn báo cáo dồn tích từ lâu trước mốc đó. Xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Schedule M-1 đối chiếu thu nhập trong sổ sách với thu nhập chịu thuế trên tờ khai (IRS), nên sổ sách lộn xộn làm tăng cả phí khai thuế lẫn phí ghi sổ.

Trả lương hoặc có nhân viên ở tiểu bang khác có làm tăng chi phí không?

Có. Nhân viên kéo theo Form 941 liên bang mỗi quý, Form 940 mỗi năm, và Form W-2, đến hạn ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với tiền lương trả trong năm thuế của trang này (Publication 15). Nộp trễ thuế lương bị phạt 2% đến 15% số tiền nộp trễ, tùy mức độ trễ và việc IRS đã gửi thông báo hay chưa (Publication 15). Nếu thuế thu nhập, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare đã khấu trừ mà không được nộp, IRS có thể áp dụng khoản phạt thu hồi quỹ ủy thác (trust fund recovery penalty), bằng đúng số tiền chưa nộp, đối với từng người chịu trách nhiệm nộp mà cố ý không nộp, chẳng hạn nhà sáng lập ký séc (Publication 15).

Nhân viên làm việc ở tiểu bang khác thường có nghĩa là phải đăng ký tại đó để khấu trừ thuế lương và bảo hiểm thất nghiệp, và có thể khiến công ty có đủ mức hiện diện để phải nộp tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang đó. Mỗi tiểu bang tự đặt quy tắc; xem thuế thu nhập doanh nghiệp tại các tiểu bang khác.

Phí tính theo tiền hoàn thuế hoặc tín thuế của chúng tôi có phải dấu hiệu đáng ngờ không?

Có. IRS khuyên người nộp thuế tránh những người chuẩn bị tờ khai tính phí theo tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế (IRS Topic 254). Quy tắc của IRS dành cho người hành nghề, Circular 230, coi phí tính theo tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế hoặc của số thuế tiết kiệm được là phí có điều kiện (contingent fee) và hạn chế loại phí này đối với việc chuẩn bị tờ khai (31 CFR 10.27). Một tòa án liên bang đã cấm IRS áp dụng hạn chế đó đối với phí cho các yêu cầu hoàn thuế thông thường (Ridgely v. Lew), nên lời cảnh báo của IRS là chỉ dẫn vững chắc hơn.

Cũng nên thận trọng như vậy với lời đề nghị yêu cầu tín thuế nghiên cứu để lấy một phần của khoản tín thuế đó. Phí gắn với kết quả khuyến khích yêu cầu càng lớn càng tốt, trong khi chỉ riêng corporation phải trả lời trước IRS về yêu cầu đó. Phí cố định hoặc theo giờ cho phạm vi đã nêu tránh được áp lực này. Về những câu hỏi khác nên hỏi, xem chọn kế toán viên cho startup.

Báo giá cần liệt kê gì, và khoản nào thường tính thêm?

Báo giá cần liệt kê từng tờ khai và form theo tên và năm, để có thể so sánh hai báo giá từng dòng một. Công việc nằm ngoài danh sách đó thường được tính phí riêng.

Nộp trễ bị phạt bao nhiêu?

Nộp trễ phải chịu các khoản phạt dưới đây, cộng với công sức bù lại các phần còn thiếu, nên một năm bị bỏ lỡ thường tốn kém hơn so với nộp đúng hạn. Tờ khai thuế công ty nộp trễ bị phạt 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 25% (hướng dẫn Form 1120).

Delaware corporation nào một năm không nộp thuế đặc quyền kinh doanh hoặc không nộp báo cáo hằng năm sẽ bị tuyên bố điều lệ vô hiệu (Delaware Code, title 8, section 510), và khôi phục lại là một hồ sơ nộp thêm.

Startup bị lỗ và không có thuế phải nộp thì không bị phạt nộp trễ liên bang đối với Form 1120, vì khoản phạt này tính trên số thuế chưa nộp. Tuy vậy, tờ khai nộp trễ vẫn làm mất lựa chọn dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương của năm đó, vì lựa chọn phải nằm trong tờ khai nộp chậm nhất vào hạn, kể cả gia hạn. Corporation do người nước ngoài sở hữu còn chịu các khoản phạt riêng của Form 5472; xem người chuẩn bị tờ khai cần gì cho corporation do người nước ngoài sở hữu. Để xin giảm nhẹ, xem tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ thuế.

Tự làm có rẻ hơn về lâu dài không?

Với năm chưa có doanh thu và dưới ngưỡng $250.000, không có tiền lương và chỉ ở một tiểu bang, tự nộp tờ khai có thể xoay xở được; xem tờ khai thuế công ty đầu tiên của startup chưa có doanh thu.

Khi công ty gọi vốn, tuyển người hoặc yêu cầu tín thuế, rủi ro chuyển sang những điều khó sửa về sau. Lựa chọn dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương và lựa chọn giảm tín thuế theo section 280C chỉ có thể thực hiện trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, và lựa chọn theo section 280C không thể thực hiện hay thay đổi trên tờ khai điều chỉnh (hướng dẫn Form 6765). Bảng cân đối kế toán không khớp với sổ sách sẽ kéo theo mọi tờ khai sau và cả quá trình thẩm định của nhà đầu tư (due diligence).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Giai đoạn pre-seed, chưa có doanh thu, điều hành từ California

Một Delaware corporation thành lập vào ngày 1 tháng 7 với 10.000.000 cổ phần được phép phát hành, không gọi được vốn và chi bằng tiền của nhà sáng lập. Delaware tính theo tỷ lệ cho năm đầu không trọn vẹn, nên theo phương pháp vốn mệnh giá giả định, công ty trả khoảng một nửa mức tối thiểu cả năm $400, tức $200, cộng phí báo cáo $50; từ năm thứ hai, $400 cộng $50. Công ty đăng ký tại California ngay trong năm thành lập, nên là công ty mới đăng ký, công ty không phải nộp thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu của California trong năm tính thuế đầu tiên, và phải nộp $800 từ năm thứ hai. Doanh thu và tài sản vẫn dưới $250.000, nên Form 1120 không có Schedule L. Phạm vi gồm một tờ khai liên bang, một tờ khai California và báo cáo Delaware.

Vòng seed: $2.000.000 từ SAFE, bốn nhân viên ở hai tiểu bang

Tiền mặt cuối năm đẩy tài sản vượt xa $250.000, nên Form 1120 cần Schedule L, M-1 và M-2. Nhân viên ở hai tiểu bang nghĩa là phải đăng ký và nộp tờ khai thuế lương ở cả hai nơi, và có thể có hai tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang. Thuế lương liên bang kéo theo bốn Form 941, một Form 940 và bốn Form W-2. Hai nhân viên đã thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích (ISO), nên cần hai Form 3921. Là doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện, công ty yêu cầu tín thuế nghiên cứu trên Form 6765 và chọn dùng tín thuế này để bù trừ thuế lương, rồi đính kèm Form 8974 vào các Form 941 kể từ quý đầu tiên sau khi nộp Form 1120. Mỗi mục là một phần việc mà báo giá cần liệt kê.

Hai năm chưa nộp tờ khai

• Năm thứ nhất: lỗ và không có thuế phải nộp, nên không bị phạt nộp trễ liên bang, nhưng mọi lựa chọn dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương của năm đó đều mất. Thuế Delaware cả năm $400 chưa được nộp và báo cáo chưa được nộp, phát sinh khoản phạt $200 và tiền lãi 1,5% mỗi tháng trên $600, khoảng $9 mỗi tháng.
• Năm thứ hai: lặp lại như vậy, thêm báo cáo Delaware thứ hai nộp trễ và tiền lãi của năm đầu vẫn tiếp tục tính. Một năm sau lần không nộp đầu tiên, Delaware coi điều lệ là vô hiệu, nên công ty phải khôi phục trước khi có lại tình trạng hoạt động hợp lệ.
• Năm thứ ba: tờ khai năm hiện tại, chỉ chuẩn bị được sau khi hai năm sổ sách được dựng lại.

Chi phí bù lại gồm sổ sách phải dựng lại, hai tờ khai nộp trễ, tiền phạt của Delaware, tiền lãi và việc khôi phục điều lệ, cùng các lựa chọn đã mất: nhiều hơn so với nộp đúng hạn từng năm.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn đang chọn người để thuê: xem chọn kế toán viên cho startup.
• Một cá nhân hoặc công ty nước ngoài sở hữu corporation: xem người chuẩn bị tờ khai cần gì cho corporation do người nước ngoài sở hữu và nhận hỗ trợ về thuế công ty.
• Bạn muốn tự nộp Form 1120 đầu tiên: xem tờ khai thuế công ty đầu tiên của startup chưa có doanh thu.
• Thiếu tờ khai của các năm trước: xem bù lại các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp và nhận hỗ trợ về thuế công ty.
• Sổ sách chậm nhiều tháng: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn hoặc nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhà đầu tư muốn sổ dồn tích, hoặc doanh thu đã vượt giới hạn: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Thông báo của Delaware có số tiền lớn: xem thuế đặc quyền kinh doanh Delaware.
• Sắp gọi vốn: xem chỉnh lại sổ sách trước khi gọi vốn.
• Bạn muốn dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương: xem dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương và nhận hỗ trợ về thuế công ty.