Coût d'un CPA pour une startup : déclaration et tenue de livres

Combien coûte un CPA pour une startup chaque année?

Aucune source gouvernementale ne fixe les honoraires comptables; un prix juste dépend donc du mandat : les déclarations et formulaires que la société produit, et le travail que demandent les livres avant qu'on puisse les préparer. Les frais gouvernementaux sont distincts et fixes : une société du Delaware paie au moins 400 $ de taxe de franchise pour une année complète selon la méthode du capital à valeur nominale présumée, plus 50 $ de frais de rapport annuel (Division des sociétés du Delaware).

Le dossier d'une startup cesse d'être simple quand il y a des années manquantes, un propriétaire étranger, des employés dans plus d'un État, un choix de crédit pour la recherche qui ne vaut que sur une déclaration produite à temps, ou des livres en retard de plusieurs mois. Chacun ajoute du travail qu'une soumission devrait nommer.

À réunir avant de demander une soumission : les déclarations fédérales et d'État de l'an dernier, les relevés bancaires et de cartes, le tableau de capitalisation avec les SAFE et les billets, les rapports de paie, et tout avis du Delaware, d'un État ou de l'IRS.

Quels frais sont fixes, peu importe qui fait le travail?

La taxe de franchise du Delaware, ses frais de rapport annuel et la taxe minimale de l'État de résidence sont dus quels que soient les honoraires du comptable. Une soumission basse ne les réduit pas, et une soumission peut ne pas les inclure.

Une startup qui a des millions d'actions autorisées peut recevoir du Delaware un avis bien au-dessus de ces minimums avec la méthode des actions autorisées; un nouveau calcul avec la méthode du capital à valeur nominale présumée le réduit souvent. Consultez la taxe de franchise du Delaware.

La Californie exige sa taxe de franchise minimale de toute société constituée, inscrite ou exerçant des activités sur son territoire, mais une société nouvellement constituée ou nouvellement inscrite ne la paie pas pour sa première année d'imposition (FTB de la Californie). Les autres États fixent leurs propres minimums; le calendrier des sociétés de type C du Delaware compte une ligne par État de résidence courant.

Quels dépôts ajoutent au coût de production du formulaire 1120?

Chaque dépôt ci-dessous est un travail distinct; une soumission devrait donc dire lesquels elle couvre. Le plus gros saut sur la déclaration fédérale est le bilan : une société omet les annexes L, M-1 et M-2 seulement si ses recettes totales et son actif total de fin d'exercice sont tous deux inférieurs à 250 000 $ (annexe K, question 13 des instructions du formulaire 1120).

Une petite entreprise admissible peut choisir d'utiliser jusqu'à 500 000 $ de son crédit pour la recherche contre la part de l'employeur de la cotisation de sécurité sociale, puis de la cotisation Medicare (instructions du formulaire 8974). Le choix doit être fait au plus tard à la date d'échéance de la déclaration initiale, prolongations comprises (instructions du formulaire 6765). Consultez le crédit pour la recherche contre les charges sociales.

Pourquoi les honoraires augmentent-ils après un financement?

Un financement met de l'argent au bilan, et cela seul peut faire passer l'actif de fin d'exercice au-delà de 250 000 $, ce qui ajoute les annexes L, M-1 et M-2. L'argent d'un SAFE ou d'un tour de financement à prix fixé n'est généralement pas un revenu, mais il doit être inscrit correctement pour que le bilan concorde avec le tableau de capitalisation; consultez les SAFE et les billets convertibles.

L'argent sert d'ordinaire à embaucher, ce qui amène des déclarations de paie, des octrois d'options qui mènent à des formulaires 3921 quand les employés lèvent leurs options, et des dépenses de recherche qui peuvent justifier les formulaires 6765 et 8974. Les investisseurs demandent aussi souvent des états financiers mensuels, ce qui exige des livres clos chaque mois plutôt qu'une fois par an. Pour préparer les livres avant un tour de financement, consultez le ménage des livres avant une levée de fonds.

Combien coûte la tenue de livres d'une startup par mois, et qu'est-ce qui la fait varier?

Le prix mensuel d'une tenue de livres n'a de sens qu'avec son mandat : le nombre de comptes bancaires et de cartes, le nombre d'opérations, le rapprochement ou non de la paie et des entrepreneurs, et la méthode de caisse ou d'exercice.

• Livres tenus chaque mois : chaque clôture est modeste, et la déclaration de fin d'année part de livres terminés.
• Mois en retard : quelqu'un doit reconstituer les mois manquants à partir des relevés avant de pouvoir préparer une déclaration, ce qui est généralement facturé comme un travail de rattrapage distinct. Consultez le rattrapage de livres en retard.
• Méthode de caisse ou d'exercice : les livres selon la méthode d'exercice suivent les factures impayées, les paiements anticipés de clients et les charges payées d'avance; chaque mois demande donc plus de travail. Une société de type C doit généralement utiliser la méthode d'exercice aux fins de l'impôt dès que ses recettes brutes moyennes dépassent 32 000 000 $; les investisseurs peuvent vouloir des états selon la méthode d'exercice bien avant. Consultez le passage de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

L'annexe M-1 rapproche le revenu des livres du revenu imposable de la déclaration (IRS); des livres désordonnés font donc monter les honoraires de la déclaration autant que ceux de la tenue de livres.

La paie ou une équipe dans un autre État ajoute-t-elle des coûts?

Oui. Les employés entraînent le formulaire 941 fédéral chaque trimestre, le formulaire 940 chaque année et les formulaires W-2, à produire au plus tard le 1er février 2027 pour les salaires versés pendant l'année d'imposition de la page (Publication 15). Les dépôts tardifs des charges sociales entraînent des pénalités de 2 % à 15 % du montant en retard, selon l'ampleur du retard et selon que l'IRS a déjà envoyé un avis ou non (Publication 15). Si l'impôt sur le revenu retenu et les cotisations de sécurité sociale et Medicare ne sont pas versés, l'IRS peut imposer la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), égale au montant impayé, à chaque personne responsable de les verser qui ne l'a pas fait volontairement, comme un fondateur qui signe les chèques (Publication 15).

Un employé qui travaille dans un autre État oblige généralement à s'y inscrire pour la retenue sur la paie et l'assurance chômage, et peut donner à la société une présence suffisante pour devoir la déclaration d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise de cet État. Chaque État fixe ses règles; consultez l'impôt sur le revenu des entreprises dans les autres États.

Des honoraires fondés sur notre remboursement ou notre crédit sont-ils un signal d'alarme?

Oui. L'IRS recommande aux contribuables d'éviter les préparateurs dont les honoraires sont un pourcentage du remboursement (IRS Topic 254). Les règles de l'IRS pour les praticiens, la Circular 230, traitent des honoraires fondés sur un pourcentage du remboursement ou des impôts économisés comme des honoraires conditionnels, et restreignent les honoraires conditionnels pour les déclarations (31 CFR 10.27). Un tribunal fédéral a interdit à l'IRS d'appliquer cette restriction aux honoraires des demandes de remboursement ordinaires (Ridgely v. Lew); l'avertissement de l'IRS reste donc le guide le plus sûr.

La même prudence vaut pour l'offre de demander un crédit pour la recherche contre une part du crédit. Des honoraires liés au résultat récompensent une demande plus grande, alors que la société seule répond de cette demande devant l'IRS. Des honoraires fixes ou horaires pour un mandat défini évitent cette pression. Pour les autres questions à poser, consultez le choix d'un comptable pour une startup.

Que doit énumérer une soumission, et qu'est-ce qui est généralement en sus?

Une soumission devrait énumérer chaque déclaration et formulaire par nom et par année, afin de comparer deux soumissions ligne par ligne. Le travail hors de cette liste est généralement facturé à part.

Quelles pénalités s'ajoutent en cas de production tardive?

Une production tardive coûte les pénalités ci-dessous plus le travail de rattrapage, ce qui fait généralement coûter une année manquée plus cher qu'une année à jour. Une déclaration de société tardive est pénalisée de 5 % de l'impôt impayé par mois ou partie de mois, jusqu'à 25 % (instructions du formulaire 1120).

Une société du Delaware qui passe un an sans payer sa taxe de franchise ni produire son rapport annuel voit sa charte déclarée nulle (Code du Delaware, titre 8, article 510), et son rétablissement est un dépôt de plus.

Une startup en perte et sans impôt à payer n'a aucune pénalité fédérale de production tardive sur son formulaire 1120, car cette pénalité se calcule sur l'impôt impayé. Une déclaration tardive fait tout de même perdre le choix du crédit pour la recherche contre les charges sociales pour cette année, qui doit figurer sur une déclaration produite à la date d'échéance, prolongations comprises. Une société détenue par des étrangers s'expose à des pénalités distinctes pour le formulaire 5472; consultez ce dont un préparateur a besoin pour une société détenue par des étrangers. Pour un allègement, consultez les pénalités de production et de paiement tardifs.

Faire le travail nous-mêmes coûte-t-il moins cher au bout du compte?

Pour une année sans revenus sous le seuil de 250 000 $, sans paie et dans un seul État, produire soi-même la déclaration peut être faisable; consultez la première déclaration de société d'une startup sans revenus.

Dès que la société lève des fonds, embauche ou demande des crédits, le risque se déplace vers ce qui est difficile à corriger plus tard. Le choix du crédit pour la recherche contre les charges sociales et le choix du crédit réduit de l'article 280C ne peuvent être faits que sur une déclaration initiale produite à temps, et le choix de l'article 280C ne peut être fait ni modifié sur une déclaration modifiée (instructions du formulaire 6765). Un bilan qui ne concorde pas avec les livres se reporte sur chaque déclaration suivante et dans la vérification diligente des investisseurs.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Préamorçage, sans revenus, exploitée depuis la Californie

Une société du Delaware constituée le 1er juillet, avec 10 000 000 d'actions autorisées, ne lève aucun fonds et dépense l'argent des fondateurs. Le Delaware calcule au prorata une première année partielle; selon la méthode du capital à valeur nominale présumée, elle paie donc environ la moitié du minimum annuel de 400 $, soit 200 $, plus 50 $ de frais de rapport; dès la deuxième année, 400 $ plus 50 $. Elle s'inscrit en Californie l'année de sa constitution; comme société nouvellement inscrite, elle ne doit aucune taxe de franchise minimale de la Californie pour sa première année d'imposition, puis 800 $ dès la deuxième. Ses recettes et son actif restent sous 250 000 $, de sorte que son formulaire 1120 n'a pas d'annexe L. Le mandat comprend une déclaration fédérale, une déclaration de la Californie et le rapport du Delaware.

Tour de démarrage : 2 000 000 $ de SAFE, quatre employés dans deux États

L'encaisse de fin d'exercice porte l'actif bien au-delà de 250 000 $, de sorte que le formulaire 1120 exige les annexes L, M-1 et M-2. Des employés dans deux États signifient une inscription à la paie et des déclarations dans les deux, et possiblement deux déclarations d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise d'État. La paie fédérale amène quatre formulaires 941, un formulaire 940 et quatre formulaires W-2. Deux employés ont levé des options d'achat d'actions incitatives, d'où deux formulaires 3921. Comme petite entreprise admissible, la société demande le crédit pour la recherche sur le formulaire 6765 et choisit de l'utiliser contre les charges sociales, puis joint le formulaire 8974 à ses formulaires 941 dès le trimestre suivant la production de son formulaire 1120. Chaque élément est un mandat qu'une soumission devrait énumérer.

Deux années non produites

• Première année : une perte et aucun impôt à payer, donc aucune pénalité fédérale de production tardive, mais tout choix du crédit pour la recherche contre les charges sociales pour cette année est perdu. La taxe annuelle complète de 400 $ du Delaware n'a pas été payée et le rapport n'a pas été produit, d'où une pénalité de 200 $ et des intérêts de 1,5 % par mois sur 600 $, soit environ 9 $ par mois.
• Deuxième année : la même situation, avec un deuxième rapport du Delaware en retard et des intérêts qui courent toujours sur le premier. Un an après le premier paiement manqué, le Delaware considère la charte comme nulle; la société doit donc être rétablie avant d'être en bonne situation.
• Troisième année : la déclaration courante, préparée seulement après la reconstitution de deux années de livres.

Le rattrapage coûte la reconstitution des livres, deux déclarations tardives, les pénalités du Delaware, les intérêts et le rétablissement, et les choix perdus : plus cher que produire chaque année à temps.

Votre situation est différente?

• Vous choisissez qui embaucher : consultez le choix d'un comptable pour une startup.
• Une personne ou une société étrangère détient la société : consultez ce dont un préparateur a besoin pour une société détenue par des étrangers et obtenez de l'aide pour l'impôt des sociétés.
• Vous voulez produire vous-mêmes le premier formulaire 1120 : consultez la première déclaration de société d'une startup sans revenus.
• Des déclarations manquent pour des années passées : consultez le rattrapage des déclarations d'entreprise non produites et obtenez de l'aide pour l'impôt des sociétés.
• Les livres ont des mois de retard : consultez le rattrapage de livres en retard ou obtenez de l'aide pour la tenue de livres.
• Les investisseurs veulent des livres selon la méthode d'exercice, ou les recettes ont dépassé la limite : consultez le passage de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• L'avis du Delaware est élevé : consultez la taxe de franchise du Delaware.
• Un financement s'en vient : consultez le ménage des livres avant une levée de fonds.
• Vous voulez le crédit pour la recherche contre les charges sociales : consultez le crédit pour la recherche contre les charges sociales et obtenez de l'aide pour l'impôt des sociétés.