Trabalho remoto e imposto estadual dos EUA em dois estados

Trabalho remoto para uma empresa de outro estado: para qual estado pago imposto?

O estado onde você mora (seu estado de residência) tributa todo o seu salário, onde quer que você o ganhe, se cobrar imposto de renda. Um estado onde você não é residente geralmente tributa só o salário dos dias em que você trabalha fisicamente nele, mesmo que sejam poucos dias em uma viagem a trabalho; se você precisa entregar declaração lá, veja limites de declaração de não residente por estado. O endereço do empregador não decide a questão: a Califórnia, por exemplo, diz que o salário tem fonte onde o serviço é prestado, e não onde o empregador está ou onde você recebe (FTB Publication 1031).

Se o seu estado de residência não cobra imposto de renda, nada compensa o imposto do estado de trabalho (estados sem imposto de renda). Se cobra, o crédito dele ainda pode não cobrir o imposto que uma regra de conveniência impõe sobre os dias em que você trabalhou em casa (abaixo).

Dois fatos decidem a maioria dos casos: onde você trabalha fisicamente a cada dia e qual estado é seu domicílio. O caso deixa de ser simples quando o estado do empregador aplica uma regra de conveniência, quando dois estados consideram você residente, quando você se mudou ou quando há três ou mais estados envolvidos.

Reúna: todos os W-2 com os campos estaduais, um registro de dias mostrando onde você trabalhou em cada dia, seu contrato de aluguel ou escritura e as declarações estaduais do ano passado.

O que é a regra da conveniência do empregador e Nova York a usa?

Sim, Nova York usa. Se você é não residente e seu escritório principal fica em Nova York, os dias de teletrabalho contam como dias trabalhados em Nova York, a menos que seu empregador tenha montado um escritório legítimo na sua casa (perguntas frequentes de Nova York). Os dias só contam como trabalhados fora de Nova York quando o trabalho, pela sua natureza, não pode ser feito no local de trabalho do empregador (instruções do IT-203). Só contam os dias normais de trabalho em casa; um dia em casa com algumas ligações ou e-mails ocasionais é dia sem trabalho (TSB-M-06(5)I).

Segundo o TSB-M-06(5)I, o home office é um escritório legítimo do empregador se atender a um destes critérios:

• o fator principal: suas funções exigem instalações especializadas que o local de trabalho do empregador não pode oferecer, mas que existem na sua casa ou perto dela; ou
• pelo menos 4 de 6 fatores secundários e 3 de 10 outros fatores. Entre os fatores secundários estão: o home office ser condição do emprego, o empregador ter um motivo comercial real para manter um escritório onde você mora, você fazer lá as funções centrais, atender clientes lá com regularidade e não ter mesa fixa no escritório do empregador.

Nova York diz que, se o empregador não tomou medida específica para montar um escritório na sua casa, você geralmente continua devendo imposto de Nova York por esses dias. Se o seu escritório principal fica fora de Nova York, um dia normal de trabalho em casa não é dia de Nova York.

Nova Jersey não tem regra própria; aplica o teste de conveniência do estado de residência aos não residentes cujo estado tenha essa regra (cita Delaware, Nebraska e Nova York). Se o seu escritório principal ou designado fica em Nova Jersey e você trabalha em casa por conveniência própria, o salário é renda de Nova Jersey. Nova Jersey não aloca nada se você não trabalhou em Nova Jersey durante o ano todo, e a regra não alcança residentes da Pensilvânia, que são cobertos por reciprocidade (perguntas frequentes de Nova Jersey; instruções do NJ-1040NR).

Connecticut faz o mesmo com os não residentes: os dias trabalhados fora de Connecticut por conveniência própria contam como dias de Connecticut se o estado de residência usar um teste parecido (Conn. Gen. Stat. 12-711(b)(2)(C)). No sentido inverso, o residente de Connecticut que vence a contestação da regra de conveniência de outro estado recebe de Connecticut um crédito menor pelo imposto desse estado e, por isso, deve mais a Connecticut; Connecticut então concede um crédito de 60% desse imposto extra de Connecticut (Connecticut DRS). Essas regras variam por estado, mudam e são contestadas; em qualquer outro estado, consulte o departamento de receita dele antes de presumir que a regra existe ou não.

Moro em um estado e trabalho em outro: pago imposto nos dois?

Muitas vezes sim. O crédito de residente do seu estado pode compensar a bitributação, dentro de limites. Você entrega uma declaração de não residente no estado onde trabalha, informando o salário ganho lá, e uma declaração de residente no estado onde mora, informando toda a renda. O estado de residência então dá crédito pelo imposto que o estado de trabalho cobrou sobre a mesma renda (perguntas frequentes de Nova York). O crédito usa o imposto calculado na declaração do estado de trabalho, por isso essa declaração costuma ser preparada primeiro (instruções do IT-112-R).

O salário geralmente é dividido pelos dias de trabalho. Nova York, por exemplo, compara os dias trabalhados em Nova York com o total de dias trabalhados, sem contar fins de semana, feriados, dias de doença e dias de férias sem trabalho (instruções do IT-203).

O crédito tem limites que podem fazer você pagar mais do que o imposto de um só estado:

• Ele é limitado ao imposto do seu estado de residência sobre essa renda. O crédito da Califórnia é o menor valor entre o imposto da própria Califórnia sobre a renda bitributada e o imposto do outro estado sobre ela (Schedule S). O crédito de Nova York não pode reduzir o imposto abaixo do que ele seria sem essa renda (instruções do IT-112-R). Se a alíquota do estado de trabalho for maior, você paga a diferença.
• Seu estado de residência usa as próprias regras de fonte. A Califórnia só permite o crédito sobre renda que tenha fonte no outro estado segundo a lei da Califórnia, mesmo que as regras do outro estado sejam diferentes, e atribui o salário de empregado ao lugar onde o trabalho é feito (instruções do Schedule S). Assim, o imposto que Nova York cobra pela regra de conveniência sobre os dias em que você trabalhou em casa, na Califórnia, geralmente fica fora do crédito da Califórnia.
• Nem todo par de estados funciona do jeito comum. A Califórnia não dá crédito aos seus residentes quando o outro estado dá aos residentes da Califórnia crédito pelo imposto da Califórnia, e publica a lista dos estados que se enquadram (instruções do Schedule S).

Alguns estados vizinhos têm acordos de reciprocidade que permitem a quem atravessa a divisa pagar imposto só ao estado onde mora; se um deles cobre o seu caso, e se você precisa entregar declaração no estado de trabalho, veja limites de declaração de não residente por estado.

De qual estado sou residente se divido meu tempo ou mantenho uma casa no estado onde morava?

Seu domicílio é o único lugar que você trata como lar permanente e para onde pretende voltar; só se pode ter um. Você também pode ser residente de um segundo estado se mantiver uma casa lá e passar dias suficientes nele. Nova York diz que seu domicílio só muda quando você prova, com evidência clara e convincente, que o abandonou e levou o centro da sua vida para outro lugar; registrar-se para votar ou entregar um certificado de domicílio não basta (perguntas frequentes de Nova York).

Em Nova York e em Connecticut, a moradia permanente não precisa ser própria; uma casa alugada, ou uma que o cônjuge possui ou aluga, pode contar. Nova York e Connecticut tratam a pessoa domiciliada como não residente se as três condições forem verdadeiras: não ter moradia permanente no estado, ter uma em outro lugar durante o ano todo e passar 30 dias ou menos no estado (definições de Nova York; Connecticut DRS). Mantenha um registro de dias (onde você dormiu e onde trabalhou em cada dia), porque a contagem de dias e a divisão dos dias de trabalho são o que os estados verificam.

Dois estados podem me tratar como residente no mesmo ano?

Sim. Uma pessoa com domicílio em Nova York que aluga um apartamento na Virgínia e vive lá mais de 183 dias pode ser residente dos dois estados, e cada um pode tributar toda a renda dela (Virginia Tax; definições de Nova York). O crédito de residente não resolve por completo a dupla residência. O crédito de Nova York para quem é residente de dois estados exclui parte da renda de investimentos e de negócios e não existe se o outro estado der crédito pelo imposto integral de Nova York (instruções do IT-112-R).

O resultado pode ser que juros, dividendos e outras rendas sejam tributados por inteiro pelos dois estados. A dupla residência depende muito dos fatos e costuma surgir numa auditoria; é um caso para revisão profissional.

Mudei de estado no meio do ano com um emprego remoto: qual estado me tributa?

Em geral, entrega-se uma declaração de residente durante parte do ano em cada estado onde você morou. Cada estado tributa toda a renda recebida enquanto você era residente dele, mais a renda de fontes dele quando você não era. A Califórnia e Nova York aplicam essa divisão (FTB Publication 1031; instruções do IT-203). O formulário de parte do ano da Virgínia é o Form 760PY, mas, se você morou na Virgínia por 183 dias ou menos, pode entregar como não residente no Form 763, que permite a isenção pessoal e a dedução padrão integrais, em vez de proporcionais (Virginia Tax).

O salário geralmente é dividido pelo período em que foi ganho: o pagamento de cada período de residência vai para aquele estado e, depois da mudança, o estado antigo tributa só o salário com fonte nele, como os dias em que você ainda trabalha lá. Nova York aplica a regra de conveniência só à parte do ano em que você foi não residente, contando apenas os dias de trabalho desse período (TSB-M-06(5)I). Itens a que você já tinha direito antes da mudança, como um bônus já concedido, podem pertencer ao período de residência no estado antigo (instruções do IT-203). Para bônus, indenização por rescisão ou pagamentos diferidos que chegam depois, veja imposto estadual sobre pagamento diferido depois de uma mudança.

O empregador reteve imposto para o estado errado: como recupero?

Para recuperar o imposto, em geral você entrega uma declaração no estado que o reteve; o estado a quem o imposto é devido espera uma declaração e o pagamento. Nova York, por exemplo, exige uma declaração de não residente para pedir a restituição do imposto de Nova York retido do seu salário (instruções do IT-203). Nessa declaração, você informa só o salário realmente com fonte nesse estado, que pode ser zero. Os pedidos de restituição prescrevem: Nova York geralmente concede o que vencer depois entre três anos da entrega da declaração e dois anos do pagamento do imposto (mesmas instruções).

O estado correto pode então mostrar saldo a pagar com juros ou multa por imposto estimado, já que nada foi pago a ele durante o ano. Peça ao empregador que corrija seus registros e emita um W-2 corrigido; como o empregador faz isso está em empregados em outro estado, e como entregar com um W-2 errado está em W-2 ausente ou errado.

Meu empregador não retém imposto para o meu estado de residência: como pago durante o ano?

Você pode precisar fazer pagamentos de imposto estadual estimado, ou o empregador pode concordar em reter para o seu estado de residência. Nova York, por exemplo, diz que você pode precisar de pagamentos estimados quando nenhum imposto, ou imposto insuficiente, é retido (imposto estimado de Nova York). Se o estado de trabalho retém, seus pagamentos ao estado de residência talvez só precisem cobrir o imposto que sobra depois do crédito que esse estado realmente vai permitir. Datas de vencimento e valores de proteção (safe harbor) estão em pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Autônomo ou viagens a trabalho: quais estados podem tributar a renda de autônomo?

Seu estado de residência, se cobrar imposto de renda, tributa toda a renda do seu negócio. Um estado onde você não é residente geralmente tributa a parte do negócio exercida nele (instruções do IT-203). Alguns estados olham além de onde você trabalha: a Califórnia pode atribuir à Califórnia a renda de serviços de um não residente quando o cliente recebe o benefício do serviço lá, pelas regras de rateio com base no mercado (FTB Publication 1031). Se essas regras alcançam um autônomo específico depende de onde o negócio é exercido, então trate clientes na Califórnia como motivo para verificar.

Guarde um registro de onde você trabalhou e de onde fica cada cliente. Se o negócio tem sócios, funcionários ou vendas em outros estados, veja imposto de renda empresarial em outros estados.

O imposto da cidade de Nova York me acompanha no trabalho remoto?

O imposto de renda pessoal da cidade de Nova York segue a residência, não o trabalho. Os residentes da cidade pagam sobre toda a renda, onde quer que seja ganha, e os não residentes não devem nada, mesmo que trabalhem na cidade todos os dias. Os testes de residência da cidade espelham os do estado: domicílio na cidade, ou moradia permanente na cidade mais 184 dias ou mais lá (perguntas frequentes de Nova York). Yonkers é diferente: os não residentes podem dever o imposto de Yonkers sobre rendimentos de não residentes que trabalham lá, e a regra de conveniência também se aplica a esse imposto (TSB-M-06(5)I).

Além disso, os autônomos podem dever o imposto de mobilidade do transporte metropolitano de passageiros de Nova York sobre negócios feitos no Distrito de Transporte Metropolitano de Passageiros (a cidade de Nova York e sete condados vizinhos) (New York Tax Department). Quem é autônomo e exerce negócio na cidade de Nova York também pode dever o imposto da cidade sobre negócios não constituídos em corporação (unincorporated business tax): 4% da renda tributável alocada à cidade; um crédito zera a obrigação de $3.400 ou menos (NYC Department of Finance). Ele é entregue à cidade no Form NYC-202 ou NYC-202S, não com a declaração do estado (instruções do IT-201). Outras cidades e condados definem as próprias regras; consulte o órgão de impostos local.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Remoto para um escritório de Nova York, morando na Califórnia

Uma residente da Califórnia ganha US$150.000 trabalhando para uma empresa cujo escritório de Nova York é o local principal de trabalho dela. Ela trabalha 220 dias em casa, na Califórnia, e 20 dias no escritório de Nova York. Suponha que o home office dela não seja um escritório legítimo do empregador; assim, Nova York tributa todos os US$150.000 como renda de Nova York. Ela entrega uma declaração de não residente de Nova York (Form IT-203) informando os US$150.000. A Califórnia tributa os US$150.000 como estado de residência dela. Na declaração da Califórnia, o Schedule S daria crédito apenas pelo imposto sobre os US$12.500 ganhos nos 20 dias no escritório de Nova York (20 de 240 dias de trabalho), o menor valor entre o imposto da Califórnia e o de Nova York sobre essa quantia, porque a Califórnia atribui a si o salário dos demais dias. O imposto de Nova York sobre os outros US$137.500 não seria creditado, e esse salário seria tributado pelos dois estados.

Mudança no meio do ano, mesmo emprego remoto

Um trabalhador remoto que ganha US$120.000 por ano se muda da Virgínia para a Flórida em 1º de abril e mantém o emprego. Os US$30.000 ganhos de janeiro a março vão no Form 760PY da Virgínia, que reduz proporcionalmente a isenção e a dedução padrão; como morou na Virgínia por 183 dias ou menos, ele pode entregar como não residente no Form 763, com os valores integrais. O pagamento depois da mudança não é renda da Virgínia se ele não trabalha na Virgínia, e a Flórida não tem imposto de renda pessoal. O W-2 dele mostra todos os US$120.000 para a Virgínia; por isso, a declaração informa a divisão correta, ele pede de volta a retenção excedente da Virgínia e solicita ao empregador um W-2 corrigido.

Uma temporada longa em outro estado

Uma trabalhadora remota mantém o domicílio na Flórida, mas aluga um apartamento na Virgínia e passa 200 dias lá. A Virgínia a trata como residente de fato (moradia e mais de 183 dias) e, por isso, tributa todos os US$90.000 da renda dela, mesmo que o domicílio continue na Flórida.

E no seu caso?

• Dois estados consideram você residente, um estado abriu uma auditoria de residência, você trabalhou em três ou mais estados ou uma regra de conveniência o deixou sem crédito no estado de residência: procure ajuda com o imposto de renda pessoal.
• Você não sabe se algum estado exige que você entregue declaração ou se um acordo de reciprocidade se aplica: veja limites de declaração de não residente por estado.
• Você é o empregador ou precisa corrigir o W-2: veja empregados em outro estado.
• Um bônus, uma indenização por rescisão ou um pagamento diferido chega depois da sua mudança: veja imposto estadual sobre pagamento diferido depois de uma mudança.
• Os K-1 do seu fundo mostram renda em vários estados: veja declarações estaduais para investidores de fundos.
• Você é gestor de fundo e está saindo de Nova York para a Flórida ou o Texas: veja gestor de fundo que se muda para a Flórida ou o Texas.
• Você está se mudando para o exterior: veja encerrar a residência estadual ao se mudar para o exterior.
• Você se mudou para o Canadá: veja imposto estadual dos EUA depois de se mudar para o Canadá.
• Você trabalha de outro país para um empregador dos EUA: veja trabalhar no exterior para um empregador dos EUA.