Trabalho remoto no exterior para empresa dos EUA: W-2, FICA e Form 673

Trabalho remoto no exterior para empresa dos EUA: qual país tributa o salário do W-2?

Os dois podem tributar: os EUA e o país onde você trabalha. Os EUA tributam a renda mundial de um cidadão ou titular de green card onde quer que ele more (Publication 54), e o país onde você mora pode tributar o mesmo salário pela própria lei. A dupla tributação do imposto de renda costuma ser aliviada na declaração dos EUA pela exclusão de rendimentos do trabalho no exterior (até $132.900) ou pelo crédito por imposto estrangeiro. A previdência social é outro imposto, com regras próprias: um empregador americano continua cobrando Social Security e Medicare dos EUA no exterior, a menos que um acordo de totalização transfira sua cobertura.

Um acordo de totalização é um acordo entre os EUA e outro país que define qual previdência social cobre você; o certificado de cobertura previdenciária é o documento que comprova isso (IRS).

O caso deixa de ser simples quando a folha de pagamento não sabe onde você trabalha, você divide o ano entre países, o país onde mora não tem acordo com os EUA, você tem green card em vez de cidadania ou faltam declarações de anos anteriores. Reúna seus W-2, holerites, um calendário de onde você trabalhou a cada dia, declarações ou avisos de lançamento do exterior e qualquer certificado de cobertura previdenciária.

Se você mora no Canadá, veja em vez disso trabalhar entre os dois lados da fronteira.

O W-2 dos EUA ainda conta como rendimento do trabalho no exterior?

O pagamento pelos dias que você trabalha no exterior é de fonte estrangeira, mesmo em um W-2 dos EUA; ele só conta como rendimento do trabalho no exterior para a exclusão se você se qualificar. A fonte do salário é o lugar onde você faz o trabalho, não onde fica o empregador nem onde o dinheiro cai: o IRS diz que não importa se um empregador dos EUA paga você ou deposita o salário em uma conta bancária americana (Publication 54). O pagamento pelos dias trabalhados nos EUA continua sendo de fonte americana e não pode ser excluído.

Para se qualificar, você precisa de uma tax home (local principal de trabalho) no exterior e do teste de residência de boa-fé ou do teste de presença física; um titular de green card só pode usar o teste de residência de boa-fé se for cidadão ou nacional de um país com tratado (Publication 54). Veja os testes da exclusão de rendimentos do trabalho no exterior, inclusive se um nômade digital tem tax home no exterior, e exclusão ou crédito para saber qual usar.

Meu empregador dos EUA continua retendo o imposto de renda, e o Form 673 pode interromper isso?

Um empregador dos EUA geralmente continua retendo o imposto de renda dos EUA de um cidadão ou titular de green card que trabalha no exterior. No caso de um cidadão, a retenção pode parar quando for razoável acreditar que o salário será excluído pela exclusão de rendimentos do trabalho no exterior ou pela exclusão de moradia, ou quando a lei estrangeira exigir que o empregador retenha o imposto de renda estrangeiro sobre esse salário (26 U.S.C. 3401(a)(8)(A); Publication 54).

O Form 673 é o modelo de declaração do IRS que um cidadão entrega ao empregador para pedir essa isenção. As regras que o acompanham:

• Somente cidadãos. Um titular de green card não pode usar o Form 673. O cidadão pode escrever a própria declaração em vez de usar o formulário.
• Você certifica que espera se qualificar. A opção de residência de boa-fé exige um ano fiscal completo de residência no exterior, então quem acabou de se mudar costuma usar a opção de presença física (330 dias completos no exterior em 12 meses).
• Apenas até o limite das exclusões. O salário acima dos valores da exclusão e da exclusão de moradia continua sujeito à retenção, e o empregador deve somar a esse limite o que você recebe de outras fontes estrangeiras.
• Os dias trabalhados nos EUA continuam com retenção. O empregador deve reter imposto sobre o salário do trabalho feito nos EUA.
• O empregador pode recusar. Se o empregador tiver motivo para acreditar que você não vai se qualificar, ele deve continuar retendo.
• Você deve informar mudanças. Você certifica, sob pena de perjúrio, que avisará o empregador de imediato se deixar de se qualificar (Form 673).
• Somente imposto de renda. O Form 673 nunca interrompe o Social Security nem o Medicare.

O Form 673 não é uma decisão do IRS de que o salário pode ser excluído; quem decide isso é a declaração. Se a exclusão acabar sendo menor do que o esperado, você paga o imposto junto com a declaração e pode ter multa por pagar imposto estimado a menos (Publication 54). Se você pretende pedir o crédito por imposto estrangeiro em vez disso, a Publication 54 diz que você pode reduzir a retenção no Form W-4.

Ainda pago Social Security e Medicare sobre o W-2 morando no exterior?

Sim, se você é cidadão ou residente dos EUA e trabalha para um empregador americano. O Social Security e o Medicare dos EUA valem para esse trabalho fora dos EUA do mesmo jeito que dentro (26 U.S.C. 3121(b); IRS): 6,2% de Social Security sobre salários até $184.500 e 1,45% de Medicare, cada um pago por você e pelo empregador (Publication 15). Salários acima de $200.000 também têm 0,9% de Additional Medicare Tax, retido apenas de você. A exclusão de rendimentos do trabalho no exterior não reduz esses valores.

Um empregador americano é o governo dos EUA, uma pessoa física residente nos EUA, uma sociedade de pessoas com pelo menos dois terços dos sócios residentes nos EUA, um trust cujos administradores são todos residentes nos EUA ou uma corporação constituída pela lei dos EUA ou de um estado (26 U.S.C. 3121(h)). Se você passar para a folha de pagamento de uma afiliada estrangeira da empresa (com pelo menos 10% de participação), a cobertura dos EUA continua apenas se a controladora americana assinou um acordo no Form 2032, que não pode ser encerrado depois de feito (Publication 54).

O país onde moro também cobra previdência social: um acordo de totalização acaba com a cobrança dupla?

Um acordo de totalização só acaba com a cobrança dupla se os EUA tiverem um acordo com o país onde você mora e você tiver um certificado. Pelo acordo, você geralmente paga previdência social apenas onde trabalha, mas quem é enviado ao exterior temporariamente geralmente pode continuar no sistema dos EUA (Publication 54). O que conta como temporário varia conforme o acordo; no caso do Japão, é 5 anos.

Se um trabalhador remoto que escolheu se mudar conta como “enviado” temporariamente ou como alguém que trabalha lá em caráter permanente depende do texto de cada acordo; leia o acordo antes de presumir que a cobertura dos EUA continua.

O IRS diz que quem pede a isenção dos EUA deve obter o certificado e entregá-lo ao empregador dos EUA, seguindo os procedimentos das Revenue Procedures 80-56 e 84-54 e da Revenue Ruling 92-9 (IRS). Somente salários pagos na data de início do acordo ou depois dela podem ser isentos (Publication 54). O imposto de previdência social pago a um país com acordo não pode ser creditado nem deduzido na declaração dos EUA (Publication 514), com uma exceção que o IRS cita: a CSG e a CRDS da França ficam fora do acordo entre os EUA e a França, então o IRS não contesta um crédito por imposto estrangeiro para elas com esse fundamento (IRS).

O Departamento de Estado lista os acordos em vigor, incluindo Portugal e Espanha (7 FAM 539); a Social Security Administration mantém a lista atual. Em um país sem acordo, nada na lei dos EUA impede nenhuma das duas cobranças; a Publication 514 define quando um imposto estrangeiro pode ser creditado. O guia imposto de autônomo no exterior mostra quais países têm acordo e como os autônomos são tratados.

Trabalhei parte do ano nos EUA: como um W-2 é dividido?

Um W-2 é dividido por dias trabalhados. Multiplique o salário do ano pelos dias que você trabalhou no exterior divididos por todos os dias que você trabalhou; essa parte é de fonte estrangeira, e o restante é de fonte americana (Publication 514). Conte dias de trabalho, não dias corridos. Alguns benefícios, como moradia e educação, têm a fonte definida de outro modo.

O W-2 não faz essa divisão por você. Mantenha um calendário datado de onde você trabalhou, com registros de viagem para comprovar. Somente a parte de fonte estrangeira pode ir no Form 2555 (instruções do Form 2555). Os dias trabalhados nos EUA também podem gerar cobrança de imposto estadual: veja trabalho remoto e imposto de renda estadual e como encerrar a residência estadual.

Um empregador dos EUA pode continuar me pagando por W-2 enquanto moro no exterior?

A lei tributária dos EUA permite: as regras federais de retenção e de Social Security acima valem para empregados que trabalham no exterior. Se o arranjo é permitido é uma questão do país onde você mora, pela lei desse país. Verifique se você tem permissão para trabalhar lá, se a lei exige que o empregador se registre, mantenha uma folha de pagamento local ou retenha imposto de renda e previdência social locais, e se o seu trabalho lá pode criar uma presença tributável para o empregador.

Informe à folha de pagamento o país onde você trabalha e a data de início. A folha precisa dessas informações para decidir a retenção do imposto de renda dos EUA, aplicar qualquer certificado de cobertura previdenciária, interromper a retenção estadual que deixou de fazer sentido e cumprir qualquer obrigação local. As opções do empregador estão em contratar empregados no exterior.

Trabalhei no exterior sem avisar meu empregador e não entreguei as declarações: como regularizo o lado dos EUA?

Entregue a declaração de cada ano em falta, com o Form 2555 ou o Form 1116 quando se aplicarem, e informe à folha de pagamento onde você trabalha agora. As etapas, em ordem:

1. Refaça um calendário de dias trabalhados de cada ano e divida cada W-2 em dias nos EUA e dias no exterior.
2. Confira o que a folha de pagamento reteve. O Social Security e o Medicare normalmente continuam no exterior, então compare com o W-2; o imposto de renda e o imposto estadual podem ter sido retidos como se você ainda morasse nos EUA.
3. Entregue as declarações em falta. Se ainda é possível escolher a exclusão em uma declaração atrasada depende de quando você entrega e de haver imposto a pagar; veja os testes da exclusão de rendimentos do trabalho no exterior.
4. Informe à folha de pagamento onde você está daqui em diante e entregue o Form 673 somente se espera se qualificar.
5. Confira as obrigações de declaração e de previdência social do país onde você mora; são uma exposição à parte.

Se você tem vários anos sem declaração ou relatórios de contas no exterior em atraso, veja os Streamlined Foreign Offshore Procedures.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Engenheira se muda do Texas para Portugal

Uma engenheira mantém seu emprego com W-2 de US$150.000 em uma corporação do Texas e se muda para Portugal. O empregador dela é um empregador americano, então continua retendo Social Security de 6,2% e Medicare de 1,45%, a menos que um certificado a transfira para o sistema de Portugal. Portugal tem um acordo com os EUA, então um certificado do sistema que a cobre define qual previdência social ela paga. Se ela espera se qualificar para a exclusão e entrega o Form 673, o empregador pode interromper a retenção do imposto de renda sobre o salário do trabalho em Portugal, até o limite da exclusão proporcional à parte do ano em que ela se qualifica; o salário por dias trabalhados nos EUA e o que passar desse limite continuam com retenção.

Gerente de marketing no México

Uma gerente de marketing com W-2 de US$90.000 de uma corporação dos EUA mora e trabalha no México. O empregador é um empregador americano, então o Social Security e o Medicare dos EUA continuam. O México não está na lista de acordos em vigor do Departamento de Estado, então nada na lei dos EUA impede também uma cobrança de previdência social mexicana; se ela se aplica é uma questão da lei mexicana.

Analista dividido entre Nova York e Espanha

Um analista ganha US$120.000 e trabalha 240 dias: 100 em Nova York e 140 na Espanha.

Somente os US$70.000 podem ser excluídos, e apenas se ela passar nos testes da exclusão para o período, até o limite anual proporcional aos dias do ano em que ela se qualifica. Os US$50.000 são tributados pelos EUA, e Nova York também pode cobrar.

E no seu caso?

• Você mora no Canadá: veja trabalhar entre os dois lados da fronteira.
• Você tem green card e mora em um país com tratado: pedir residência nesse país pela regra de desempate do tratado pode encerrar seu status de residente dos EUA para fins fiscais e, para um residente de longa data, ativar o imposto de saída (26 U.S.C. 7701(b)(6)); veja entregar a declaração morando no exterior e imposto de saída antes de fazer isso.
• Você não é cidadão dos EUA nem titular de green card: o imposto dos EUA sobre o seu salário depende do seu status de residência no ano; busque ajuda com impostos entre países.
• Você não tem certeza de cumprir o teste dos 330 dias ou o teste de residência: veja os testes da exclusão de rendimentos do trabalho no exterior.
• Você está escolhendo entre a exclusão e o crédito: veja exclusão ou crédito por imposto estrangeiro.
• Você recebe como prestador de serviços, não como empregado: veja imposto de autônomo no exterior.
• Seu antigo estado ainda retém imposto ou cobra de você: veja como encerrar a residência estadual ao se mudar para o exterior.
• Você é o empregador e decide como pagar alguém no exterior: veja contratar empregados no exterior.
• Os dois países cobram imposto sobre a folha, ou seu empregador nunca foi avisado: a situação da folha de pagamento nos dois países precisa de uma revisão; busque ajuda com impostos entre países.
• Há anos sem declaração: veja os Streamlined Foreign Offshore Procedures e busque ajuda com impostos entre países.