Tenue de livres au Canada : coût mensuel et facteurs de prix

Combien coûte la tenue de livres par mois au Canada, et pourquoi n'y a-t-il pas de tarif standard?

L'ARC et les autres sources officielles utilisées dans cette page ne fixent ni ne publient de tarif de tenue de livres. Au Canada, un prix mensuel est donc une soumission pour une quantité de travail définie, et non un tarif standard. Cette page ne donne aucune fourchette en dollars pour cette raison : un chiffre sans source officielle serait une supposition sur le marché d'autrui. Ce que l'ARC fixe, en revanche, c'est la quantité de travail qu'une entreprise génère : les registres à conserver, les déclarations à produire et leur fréquence.

Un tarif mensuel fixe ne vous apprend rien tant que la soumission ne précise pas ses hypothèses : les comptes et les opérations par mois, la période de TPS/TVH, les cycles de paie et la mise à jour des livres. Deux soumissions au même prix peuvent couvrir un travail différent, et la moins chère peut omettre le rattrapage, la déclaration de TPS/TVH ou les feuillets T4.

Un dossier n'est pas simple si l'entreprise a des employés, produit sa déclaration de TPS/TVH chaque mois, a des livres en retard de plusieurs mois, est une société qui verse une rémunération à son propriétaire et a un prêt à l'actionnaire, ou a des déclarations au Québec. Deux situations exigent le plus souvent l'aide d'un professionnel : une soumission impossible à comparer avec une autre, et des livres en retard de plusieurs mois, où chaque soumission évalue la reconstitution à sa façon. Avant de demander des soumissions, rassemblez le nombre d'opérations mensuelles de chaque compte, la période de TPS/TVH, le nombre d'employés et la fréquence de paie, le logiciel utilisé et le nombre de mois de retard.

Qu'est-ce qui fait varier le tarif mensuel : les opérations, les comptes ou le désordre des livres?

Le volume et l'état des registres expliquent une bonne part du travail derrière le tarif, car chaque opération doit être appuyée et classée dans les livres. L'ARC énumère les documents originaux, comme les factures de vente, les reçus, les bordereaux de dépôt bancaire et les contrats, et exige généralement de conserver les registres pendant au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Un inscrit à la TPS/TVH doit aussi avoir une preuve documentaire suffisante avant de demander un crédit de taxe sur les intrants (CTI). Un reçu manquant peut donc compromettre le crédit. Ce qui ajoute du travail :

• Plus de comptes : chaque compte bancaire, de carte de crédit ou de plateforme de paiement doit être rapproché des livres.
• Plus d'opérations : chacune doit être codée et liée à une facture ou à un reçu.
• Reçus manquants ou incomplets : quelqu'un doit les réclamer; voyez ce qu'un reçu doit indiquer.
• Argent personnel et argent d'entreprise dans un même compte : il faut d'abord les séparer; voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Devises étrangères ou versements d'une place de marché : voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché.
• Rémunération du propriétaire : les dividendes, le salaire et le compte de prêt à l'actionnaire demandent chacun leurs propres écritures.

Combien la fréquence de déclaration de la TPS/TVH ajoute-t-elle?

Chaque période de déclaration exige sa propre déclaration, établie à partir des livres : un déclarant mensuel en produit douze par année, un déclarant trimestriel quatre et un déclarant annuel une. L'ARC attribue la période selon les revenus, généralement ceux de l'exercice précédent. Vérifiez donc la période inscrite dans le compte de TPS/TVH avant d'évaluer le coût des déclarations. Un inscrit peut parfois choisir une période plus fréquente.

Source : RC4022, qui précise aussi les revenus à exclure, comme les exportations et les fournitures exonérées. Les déclarations mensuelles et trimestrielles sont dues 1 mois après la fin de la période; la plupart des déclarants annuels ont 3 mois après la fin de l'exercice. Un entrepreneur individuel dont l'exercice se termine le 31 décembre et qui a un revenu d'entreprise paie au plus tard le 30 avril et produit sa déclaration au plus tard le 15 juin de l'année suivante.

Une déclaration annuelle ne signifie pas toujours un seul paiement par année : un déclarant annuel dont la TPS/TVH nette atteint 3 000 $ peut devoir verser des acomptes provisionnels trimestriels. Demandez si la soumission en assure le suivi.

Un petit fournisseur n'est pas tenu de s'inscrire. Aucune déclaration de TPS/TVH n'est donc exigible, sauf s'il choisit de s'inscrire. Le critère compte les ventes taxables mondiales, y compris les ventes détaxées, avec toutes les entreprises d'un entrepreneur individuel et celles de ses associés : un petit fournisseur reste sous 30 000 $ dans un seul trimestre civil et sur quatre trimestres consécutifs. Les chauffeurs de taxi et de covoiturage commercial doivent s'inscrire même sous ce seuil. Voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH. Une soumission devrait préciser la période qu'elle suppose et si le spécialiste de la tenue de livres prépare la déclaration ou la produit.

Qu'ajoute la paie pour une équipe : versements, feuillets T4 et registres?

La paie ajoute un deuxième calendrier : chaque période de paie crée des montants à retenir, et l'employeur doit les verser selon un calendrier qui dépend du total de ses retenues. L'ARC classe les employeurs en quatre types de verseurs, qui déterminent la fréquence des versements.

L'ARC fonde généralement le type sur les retenues d'il y a deux années civiles. Toutefois, le règlement permet à un petit employeur de se qualifier pour les versements trimestriels sur l'une ou l'autre des deux années précédentes, s'il a un dossier de conformité parfait au cours des 12 derniers mois. Le nombre d'employés seul ne dicte donc pas le calendrier. Les versements en retard entraînent des pénalités, et les administrateurs d'une société peuvent être personnellement responsables des retenues non versées (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1); voyez le versement tardif des retenues sur la paie.

Les registres d'un employeur doivent indiquer les heures travaillées par chaque employé et les montants retenus pour le RPC, l'AE et l'impôt. Ils doivent aussi comprendre le formulaire TD1 de chaque employé ainsi que tous les feuillets et déclarations produits. Les feuillets T4 sont dus au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile visée par les feuillets, ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe un samedi ou un dimanche (T4001). Une soumission devrait indiquer le nombre d'employés, le nombre de cycles de paie par mois, si le spécialiste de la tenue de livres calcule la paie ou enregistre seulement une paie préparée ailleurs, et qui produit les T4. Une même ligne peut représenter un travail très différent pour une équipe de 4 personnes payées chaque mois et une équipe de 4 personnes payées chaque semaine.

Au Québec, les employeurs versent à Revenu Québec les retenues du RRQ, du RQAP et de l'impôt provincial (T4001). Voyez le coût de la comptabilité d'une société au Québec.

Que changent le logiciel et le responsable du dossier?

Le logiciel et le responsable du dossier changent ce qui est facturé et ce à quoi vous avez accès, mais pas les règles de l'ARC, qui demeurent la responsabilité de l'entreprise. Au Canada, les registres doivent être conservés à l'établissement ou à la résidence de l'entreprise, à moins que l'ARC n'accorde une autorisation écrite. Les registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. L'ARC peut toutefois autoriser la conservation de registres électroniques à l'extérieur du Canada, aux conditions qu'elle fixe par écrit : demandez donc où les données sont hébergées. La période de conservation de six ans s'applique quelle que soit la personne qui tient le dossier.

Posez ces questions à chaque soumissionnaire :

• Quel compte héberge les livres, et vous reste-t-il acquis si le spécialiste de la tenue de livres s'en va?
• Qui paie l'abonnement, et est-il inclus dans le tarif? Voyez le choix d'un logiciel de comptabilité.
• Pouvez-vous exporter le dossier complet sur demande, et où les données sont-elles hébergées?
• De quel accès à l'ARC le spécialiste de la tenue de livres a-t-il besoin? L'ARC offre trois niveaux : consultation seulement, consultation et mise à jour, et pouvoir délégué.

Que contient une soumission, et qu'est-ce qui est facturé en sus (rattrapage, fin d'exercice, soutien pour la T2)?

Une soumission n'est comparable que si elle énumère les déclarations et l'état des livres qu'elle suppose. Posez des questions sur chaque ligne.

Un tarif mensuel fixe de tenue de livres est-il raisonnable? Comparez la soumission ligne par ligne

Le total ne permet pas de le savoir : deux soumissions à des prix différents peuvent couvrir un travail différent. Un prix mensuel bas qui exclut la déclaration de TPS/TVH, la paie ou le rattrapage n'est pas le même produit qu'un prix plus élevé qui les inclut.

1. Rédigez votre propre description du travail : comptes, opérations par mois, période de TPS/TVH, cycles de paie et mois de retard.
2. Notez ce que chaque soumission inclut par rapport à cette description, et marquez chaque lacune.
3. Comparez les prix avant taxes.
4. Demandez comment le tarif est établi : fixe quel que soit le volume, à l'heure ou par paliers selon les opérations ou les employés. Demandez aussi ce qui le fait augmenter : plus d'opérations, un autre compte, un nouvel employé, une période mensuelle de TPS/TVH.
5. Demandez si le rattrapage et le travail de fin d'exercice sont compris dans le tarif, et obtenez par écrit tout prix distinct.
6. Demandez ce que vous recevez chaque mois; voyez ce que doit faire un spécialiste de la tenue de livres chaque mois.

Un tarif qui augmente alors que votre travail n'a pas changé est une raison de demander ce qui a changé dans le mandat. Le rôle de chacun est expliqué dans spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Est-il moins cher de payer chaque mois, chaque trimestre ou seulement en fin d'exercice?

Aucune source ne les classe, et une facture plus petite n'est pas toujours un coût plus bas. Le calendrier de l'ARC ne dépend pas de la fréquence à laquelle votre spécialiste de la tenue de livres travaille : les périodes mensuelles et trimestrielles de TPS/TVH et les versements de retenues sur la paie arrivent à échéance, que les livres aient été mis à jour ou non. Une visite chaque trimestre, ou seulement en fin d'exercice, peut laisser une déclaration mensuelle, un versement ou un acompte provisionnel de TPS/TVH arriver à échéance entre deux visites. Les compromis sont décrits dans tenue de livres en fin d'exercice seulement ou chaque mois.

Les honoraires de tenue de livres sont-ils assujettis à la TPS/TVH ou à une taxe provinciale?

Les honoraires d'un spécialiste de la tenue de livres peuvent comprendre la TPS/TVH. L'ARC indique que la plupart des services fournis au Canada sont assujettis à la TPS/TVH et cite les services comptables comme exemple de fourniture taxable. Le taux dépend du lieu de fourniture et va de 5 % à 15 % selon la province (taux de l'ARC). Un spécialiste de la tenue de livres qui est un petit fournisseur n'est pas tenu de s'inscrire, de sorte qu'une soumission peut ne montrer aucune taxe. Comparez les prix avant taxes.

Un inscrit à la TPS/TVH peut généralement récupérer la taxe payée sur ses achats pour ses activités commerciales sous forme de crédit de taxe sur les intrants. Pour appuyer la demande, la facture du spécialiste de la tenue de livres doit indiquer son numéro de TPS/TVH dès qu'elle atteint 100 $.

La taxe provinciale varie :

• Colombie-Britannique : la Colombie-Britannique avait prévu d'appliquer la TVP aux services comptables, qui comprennent la tenue de livres selon sa page sur les services comptables, à compter du 1er octobre, puis a suspendu ce projet. Le décret 408/2026 a ajouté une exemption pour les services comptables à compter du 1er octobre, de sorte que la TVP ne s'applique pas aux honoraires tant qu'il est en vigueur. Le corps de la page se lit encore comme si la taxe s'appliquait, et la Colombie-Britannique peut changer cette règle. Consultez donc la page sur la TVP le jour de la signature et demandez au spécialiste de la tenue de livres de confirmer par écrit si la TVP figure dans la soumission. Voyez la TVP de la Colombie-Britannique sur les services.
• Québec : le Québec a sa propre taxe de vente, la TVQ, au taux de 9,975 %, administrée par Revenu Québec, qui administre aussi généralement la TPS/TVH dans la province (RC4022). Une soumission au Québec devrait préciser si la TVQ s'y ajoute.
• Ailleurs : demandez que la soumission indique chaque taxe ajoutée.

Que dois-je envoyer pour obtenir une soumission exacte?

Envoyez ce qui permet au spécialiste de la tenue de livres de mesurer le travail avant de fixer le prix.

• Les relevés bancaires, de carte de crédit et de plateforme de paiement des trois derniers mois, qui montrent les opérations de chaque compte
• La liste des comptes, y compris tout compte en devise étrangère
• Votre statut d'inscription à la TPS/TVH, votre période de déclaration et votre dernière déclaration produite
• Paie : nombre d'employés, fréquence de paie, type de verseur et sommaire des T4 de l'an dernier
• Le logiciel de comptabilité utilisé et les personnes qui peuvent s'y connecter
• La date du dernier rapprochement des livres et le nombre de mois de retard
• Les états financiers et la déclaration de revenus de l'an dernier, ainsi que la date de fin d'exercice
• Rémunération du propriétaire : salaire, dividendes et sommes transférées entre vous et l'entreprise
• Votre province et toute déclaration au Québec

Exemple

Ces exemples sont en dollars canadiens. Les montants sont donnés à titre d'illustration et ne reflètent pas les tarifs du marché. Dans les deux premiers, supposez qu'il n'y a aucun associé et que les ventes taxables de l'exercice précédent sont les mêmes.

Une société de consultation avec un seul compte

Une société de consultation de l'Ontario a un propriétaire, un compte bancaire et une carte de crédit, environ 40 opérations par mois et des ventes de 180 000 $ CA par année. Elle produit sa déclaration de TVH chaque trimestre. À cette taille, l'ARC attribue une période annuelle, et la déclaration trimestrielle est donc un choix que la soumission devrait confirmer. La soumission devrait nommer le rapprochement mensuel du compte et de la carte, les quatre déclarations de TVH par année et le dossier de fin d'exercice pour le comptable.

Un commerce avec une équipe

Un commerce de l'Alberta compte 3 employés dont les retenues, d'environ 5 000 $ CA par mois au cours de chacune des deux dernières années, le placent dans le calendrier de versements régulier (l'ARC fixe le type selon les retenues passées, et non selon le nombre d'employés). Il traite environ 300 opérations par mois, a des ventes de 600 000 $ CA et produit sa déclaration de TPS chaque trimestre par choix, puisque l'ARC attribue une période annuelle à cette taille. Ce ne sont pas ses ventes qui déterminent le travail, mais les 300 opérations, les 3 employés, les 12 versements de paie par année et les feuillets T4. C'est pourquoi sa soumission est plus élevée que celle du consultant.

Des livres arrêtés depuis 14 mois

Une société de la Colombie-Britannique a une fin d'exercice en décembre. Ses livres se sont arrêtés après août de l'année 1, et nous sommes maintenant en octobre de l'année 2. Un spécialiste de la tenue de livres propose 300 $ CA par mois pour les livres courants.

• Année 1 : les livres s'arrêtent en août et la fin d'exercice de décembre passe sans états financiers.
• Année 2 : la T2 de l'année 1 était due six mois après cette fin d'exercice, en juin, et peut maintenant être en retard. Si la société est inscrite, les déclarations de TPS/TVH des périodes manquées peuvent aussi être en retard.
• Aujourd'hui : 300 $ CA par mois couvrent la tenue des livres à partir de maintenant. Ce montant exclut les 14 mois de retard. La première question est de savoir si la reconstitution est facturée une seule fois, à part du tarif mensuel, et si elle couvre les déclarations qui peuvent être en retard.

Votre situation est différente?

• Vous avez une soumission impossible à comparer : dressez la liste de vos comptes, de vos opérations, de votre période de TPS/TVH et de votre paie en suivant le tableau ci-dessus, puis apportez-la à l'aide en tenue de livres pour obtenir un mandat écrit.
• Vos livres ont plusieurs mois de retard et chaque soumission les évalue différemment : commencez par le rattrapage de livres en retard, puis discutez de la reconstitution avec l'aide en tenue de livres, facturée à part du tarif mensuel.
• Une déclaration ou un versement est peut-être en retard, ou un ancien comptable a laissé des déclarations inachevées : voyez le rattrapage des déclarations de société non produites, le versement tardif des retenues sur la paie et quand un comptable oublie des déclarations ou cesse de répondre. Les déclarations sont établies à partir des livres, de sorte que des livres à jour passent en premier : aide en tenue de livres.
• Vous êtes entrepreneur individuel ou pigiste : il n'y a ni T2 ni prêt à l'actionnaire; voyez les applications de tenue de livres pour travailleurs autonomes et le comptable pour une déclaration de travailleur autonome.
• Vous voulez connaître les honoraires du comptable pour la T2 : voyez le coût de la déclaration T2.
• Vous ne savez pas si vous avez besoin d'un spécialiste de la tenue de livres : voyez tenir ses propres livres ou embaucher un spécialiste et tenue de livres en fin d'exercice seulement ou chaque mois.
• Vous voulez savoir qui fait quoi : voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.
• Votre entreprise est au Québec : voyez le coût de la comptabilité d'une société au Québec.