Quanto custa a escrituração contábil por mês no Canadá

Quanto os responsáveis contábeis cobram por mês no Canadá, e por que não existe preço padrão?

A CRA (Agência da Receita do Canadá) e as outras fontes oficiais desta página não definem nem publicam um valor de escrituração contábil. Por isso, o preço mensal é um orçamento para uma quantidade definida de trabalho, não uma tarifa padrão. Esta página não traz faixa de valores em dólares: um número sem fonte oficial seria um palpite sobre o mercado de outra pessoa. O que a CRA define é o tamanho do trabalho que uma empresa gera: os registros que precisa guardar, as declarações que precisa entregar e a frequência delas.

Um valor mensal fixo não diz nada até o orçamento informar o que ele pressupõe: as contas e as transações por mês, o período do GST/HST, as folhas de pagamento e se a contabilidade está em dia. Dois orçamentos com o mesmo valor podem cobrir trabalhos diferentes, e o mais barato pode deixar de fora a atualização contábil, a declaração de GST/HST ou os T4.

O caso deixa de ser simples quando a empresa tem empregados, entrega o GST/HST todo mês, tem contabilidade atrasada há meses, é uma corporação com remuneração do proprietário e empréstimo de acionista, ou tem declarações em Quebec. Dois casos costumam exigir a ajuda de um profissional: um orçamento que você não consegue comparar com outro e a contabilidade atrasada há meses, em que cada orçamento cobra a reconstrução de um jeito. Antes de pedir orçamentos, reúna o número de transações por mês de cada conta, o período do GST/HST, o número de empregados e a frequência de pagamento, o software em uso e quantos meses estão atrasados.

O que define o valor mensal: transações, contas e a bagunça da contabilidade?

O volume e o estado dos registros respondem por boa parte do trabalho por trás do valor, porque cada transação precisa de comprovação e de um lugar na contabilidade. A CRA lista documentos originais, como faturas de vendas, recibos, comprovantes de depósito bancário e contratos, e em regra exige que os registros sejam guardados por no mínimo seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem.

Quem é registrado no GST/HST também precisa de documentação comprobatória suficiente antes de pedir um crédito de imposto sobre insumos; por isso, um recibo ausente pode pôr o crédito em risco. O que aumenta o trabalho:

• Mais contas: cada conta bancária, de cartão e de plataforma de pagamento precisa ser conciliada com a contabilidade.
• Mais transações: cada uma é classificada e ligada a uma fatura ou a um recibo.
• Recibos ausentes ou incompletos: alguém precisa correr atrás deles; veja o que um recibo deve mostrar.
• Dinheiro pessoal e da empresa na mesma conta: é preciso separá-los primeiro; veja despesas da empresa pagas com dinheiro pessoal.
• Moeda estrangeira ou repasses de marketplaces: veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.
• Remuneração do proprietário: dividendos, salário e a conta de empréstimo de acionista precisam de lançamentos próprios.

Quanto a frequência de entrega do GST/HST acrescenta ao valor?

Cada período de declaração exige uma declaração própria, montada a partir da contabilidade: quem entrega todo mês faz doze declarações por ano, quem entrega por trimestre faz quatro e quem entrega por ano faz uma. A CRA define o período pela receita, em regra a do exercício fiscal anterior; por isso, confira o período que consta na sua conta de GST/HST antes de precificar as declarações. Quem é registrado pode escolher um período mais frequente.

Fonte: RC4022, que também lista as receitas a deixar de fora, como exportações e fornecimentos isentos. As declarações mensais e trimestrais vencem 1 mês após o fim do período; a maioria dos contribuintes anuais tem 3 meses após o fim do exercício fiscal. Um empresário individual com fim de exercício em 31 de dezembro e renda de negócio paga até 30 de abril e entrega até 15 de junho do ano seguinte.

Declaração anual nem sempre significa um único pagamento por ano: quem entrega a declaração anual e tem GST/HST líquido de $3.000 ou mais pode ter de pagar parcelas trimestrais. Pergunte se o orçamento acompanha essas parcelas.

Um pequeno fornecedor não é obrigado a se registrar; portanto, não deve declaração de GST/HST, a menos que se registre por escolha. O teste conta as vendas tributáveis no mundo todo, inclusive as de alíquota zero, somando todos os negócios de um empresário individual e os de empresas associadas: o pequeno fornecedor fica em até $30.000 em um único trimestre-calendário e em quatro trimestres consecutivos. Motoristas de táxi e de transporte por aplicativo de uso comercial são obrigados a se registrar mesmo abaixo desse valor. Veja quando se registrar no GST/HST. O orçamento deve dizer qual período pressupõe e se o responsável contábil prepara a declaração ou a entrega.

O que a folha de pagamento acrescenta para uma equipe: recolhimentos, informes T4 e registros?

A folha de pagamento cria um segundo calendário: cada pagamento gera valores a descontar, e o empregador deve recolhê-los em um calendário definido pelo tamanho dos descontos. A CRA classifica os empregadores em quatro tipos de recolhimento, que definem a frequência com que os descontos devem ser enviados.

A CRA em regra define o tipo pelos descontos de dois anos-calendário atrás, mas o regulamento permite que um pequeno empregador se enquadre no recolhimento trimestral com base em qualquer um dos dois anos anteriores, desde que tenha um histórico de conformidade perfeito nos 12 meses anteriores. O número de empregados, sozinho, não indica o calendário. Recolhimentos em atraso geram multas, e os administradores de uma corporação podem ser responsabilizados pessoalmente pelos descontos não recolhidos (Income Tax Act, seção 227.1); veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.

Os registros do empregador devem mostrar as horas trabalhadas por cada empregado e os valores descontados para o CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá), o EI (Employment Insurance, seguro-desemprego do Canadá) e o imposto de renda, além do Form TD1 de cada empregado e de todos os informes e declarações entregues. Os informes T4 têm como prazo o último dia de fevereiro seguinte ao ano-calendário a que os informes se referem, ou no dia útil seguinte se essa data cair em um sábado ou domingo (T4001). O orçamento deve informar o número de empregados, as folhas de pagamento por mês, se o responsável contábil calcula o pagamento ou só registra o que foi preparado em outro lugar e quem entrega os T4. A mesma linha pode significar trabalhos muito diferentes para uma equipe de 4 pessoas pagas por mês e uma equipe de 4 pessoas pagas por semana.

Em Quebec, os empregadores enviam à Revenu Québec (o órgão de impostos de Quebec) os descontos do QPP, do QPIP e do imposto de renda provincial (T4001). Veja custo da contabilidade de uma corporação de Quebec.

O que muda com o software e com quem guarda o arquivo?

O software e quem guarda o arquivo mudam o que é cobrado e o que você consegue acessar, não as regras da CRA, que continuam com a empresa. Os registros devem ser guardados no local da empresa ou na residência do proprietário no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito. Registros guardados fora do Canadá e acessados eletronicamente a partir do Canadá não são considerados guardados no Canadá, mas a CRA pode permitir que registros eletrônicos fiquem fora do Canadá, nos termos que definir por escrito; por isso, pergunte onde os dados ficam armazenados. O prazo de retenção de seis anos vale para quem quer que guarde o arquivo.

Pergunte a cada orçamento:

• De quem é a conta que guarda a contabilidade, e ela continua sendo sua se o responsável contábil sair?
• Quem paga a assinatura do software, e ela está incluída no valor? Veja como escolher o software de contabilidade.
• Você pode exportar o arquivo completo quando pedir, e onde os dados ficam armazenados?
• Que acesso à CRA o responsável contábil precisa? A CRA oferece três níveis: somente consulta, consulta e alteração, e autoridade delegada.

O que há em um orçamento, e o que é cobrado à parte (atualização contábil, fim de ano, apoio na T2)?

Um orçamento só é comparável quando lista as declarações e o estado da contabilidade que pressupõe. Pergunte sobre cada linha.

Um valor mensal fixo de escrituração contábil é justo? Compare o orçamento linha por linha

O total não responde: dois orçamentos de preços diferentes podem cobrir trabalhos diferentes. Um preço mensal baixo que deixa de fora a entrega do GST/HST, a folha de pagamento ou a atualização contábil não é o mesmo produto que um preço mais alto que os inclui.

1. Escreva o seu próprio escopo: contas, transações por mês, período do GST/HST, folhas de pagamento e meses de atraso.
2. Marque o que cada orçamento inclui em relação a esse escopo e marque cada lacuna.
3. Compare os preços antes do imposto.
4. Pergunte como o valor é montado: fixo para qualquer volume, por hora ou em faixas por transações ou empregados, e o que o faz subir: mais transações, outra conta, um novo empregado, um período mensal de GST/HST.
5. Pergunte se a atualização contábil e o trabalho de fim de ano estão dentro do valor e peça por escrito qualquer preço separado.
6. Pergunte o que você recebe a cada mês; veja o que um responsável contábil deve fazer a cada mês.

Se o valor sobe sem que o seu trabalho tenha mudado, vale perguntar o que mudou no escopo. Quem faz o quê está em responsável contábil, contador ou CPA.

Sai mais barato pagar por mês, por trimestre ou só no fim do ano?

Nenhuma fonte os classifica, e uma conta menor nem sempre significa um custo menor. O calendário da CRA não depende da frequência com que o seu responsável contábil trabalha: os períodos de GST/HST mensais e trimestrais e os recolhimentos da folha de pagamento vencem quer alguém tenha atualizado a contabilidade, quer não. Uma visita a cada trimestre, ou só no fim do ano, pode deixar uma declaração mensal, um recolhimento ou uma parcela de GST/HST vencer entre uma visita e outra. As vantagens e desvantagens estão em contabilidade só no fim do ano ou mensal.

O honorário de escrituração contábil leva GST/HST ou imposto provincial?

O honorário de um responsável contábil pode levar GST/HST. A CRA diz que a maioria dos serviços prestados no Canadá está sujeita ao GST/HST e cita os serviços contábeis como exemplo de serviço tributável. A alíquota segue o local do fornecimento e vai de 5% a 15%, conforme a província (alíquotas da CRA). Um responsável contábil que é pequeno fornecedor não é obrigado a se registrar; por isso, o orçamento pode não mostrar imposto. Compare os preços antes do imposto.

Quem é registrado no GST/HST em regra pode recuperar o imposto pago nas compras para suas atividades comerciais como crédito de imposto sobre insumos. Para comprovar o pedido, a fatura do responsável contábil deve mostrar o número de GST/HST dele quando chegar a $100.

O imposto provincial é diferente:

• Colúmbia Britânica: a província planejou cobrar o PST sobre serviços contábeis, que, segundo sua página de serviços contábeis, incluem a escrituração contábil, a partir de 1º de outubro, e depois suspendeu o plano. A Order in Council 408/2026 acrescentou uma isenção para serviços contábeis a partir de 1º de outubro; portanto, o PST não incide sobre o honorário enquanto ela estiver em vigor. O texto da página ainda lê como se o imposto fosse aplicado, e a província pode mudar isso; por isso, confira a página do PST no dia em que assinar e peça ao responsável contábil que diga por escrito se o orçamento inclui PST. Veja PST da Colúmbia Britânica sobre serviços.
• Quebec: Quebec tem o próprio imposto sobre vendas, o QST, de 9,975%, administrado pela Revenu Québec, que em regra também administra o GST/HST na província (RC4022). Um orçamento em Quebec deve dizer se o QST é somado.
• Nas demais províncias: peça que o orçamento mostre todos os impostos somados.

O que devo enviar para receber um orçamento preciso?

Envie o que permite ao responsável contábil contar o trabalho antes de precificá-lo.

• Extratos bancários, de cartão e de plataformas de pagamento dos últimos três meses, mostrando as transações por conta
• A lista de contas, inclusive qualquer conta em moeda estrangeira
• Sua situação de registro no GST/HST, o período de declaração e a última declaração entregue
• Folha de pagamento: número de empregados, frequência de pagamento, tipo de recolhimento e o resumo do T4 do ano passado
• O software de contabilidade em uso e quem pode acessá-lo
• A data da última conciliação da contabilidade e quantos meses estão atrasados
• As demonstrações financeiras e a declaração de imposto de renda do ano passado, e a data de fim do exercício
• Remuneração do proprietário: salário, dividendos e dinheiro movimentado entre você e a empresa
• Sua província e qualquer declaração em Quebec

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses. Os valores são ilustrativos, não são preços de mercado. Nos dois primeiros, suponha que não há empresas associadas e que as vendas tributáveis foram as mesmas no exercício fiscal anterior.

Uma corporação de consultoria com uma conta

Uma corporação de consultoria de Ontário tem um proprietário, uma conta bancária e um cartão de crédito, cerca de 40 transações por mês e vendas de C$180.000 por ano. Ela entrega o HST por trimestre. Com esse porte, a CRA define o período anual; portanto, a entrega trimestral é uma escolha que o orçamento deve confirmar. O orçamento deve citar a conciliação mensal da conta e do cartão, as quatro declarações de HST por ano e o pacote de fim de ano para o contador.

Uma loja com equipe

Uma loja de Alberta tem 3 empregados, cujos descontos, de cerca de C$5.000 por mês em cada um dos dois últimos anos, a colocam no calendário de recolhimento regular (a CRA define o tipo pelos descontos anteriores, não pelo número de empregados), cerca de 300 transações por mês, vendas de C$600.000 e GST entregue por trimestre por escolha, já que a CRA define o período anual com esse porte. As vendas não definem o trabalho. Definem o trabalho as 300 transações, os 3 empregados, os 12 recolhimentos da folha de pagamento por ano e os informes T4. Por isso o orçamento dela é maior que o do consultor.

Contabilidade parada há 14 meses

Uma corporação da Colúmbia Britânica tem fim de exercício em dezembro. A contabilidade parou depois de agosto do ano 1, e agora é outubro do ano 2. Um responsável contábil orça C$300 por mês para a contabilidade corrente.

• Ano 1: a contabilidade para em agosto e o fim do exercício em dezembro passa sem extratos.
• Ano 2: a T2 do ano 1 venceu seis meses após o fim desse exercício, em junho, e pode estar em atraso. Se a corporação é registrada, as declarações de GST/HST dos períodos perdidos também podem estar em atraso.
• Hoje: os C$300 por mês cobrem a manutenção da contabilidade daqui para a frente. Eles deixam de fora os 14 meses atrasados. A primeira pergunta é se a reconstrução é orçada uma única vez, à parte do valor mensal, e se cobre as declarações que podem estar em atraso.

E no seu caso?

• Você tem um orçamento que não consegue comparar: liste suas contas, transações, período de GST/HST e folha de pagamento em relação à tabela acima e leve a lista à ajuda com escrituração contábil para obter um escopo por escrito.
• Sua contabilidade está atrasada há meses e cada orçamento a cobra de um jeito: comece por como atualizar a contabilidade atrasada e depois converse sobre a reconstrução com a ajuda com escrituração contábil, com preço separado do valor mensal.
• Uma declaração ou um recolhimento pode estar em atraso, ou um contador anterior deixou entregas sem terminar: veja como regularizar declarações de corporação não entregues, recolhimento atrasado da folha de pagamento e quando o contador deixa de entregar declarações ou para de responder. As declarações são montadas a partir da contabilidade; por isso, primeiro vem a contabilidade em dia: ajuda com escrituração contábil.
• Você é empresário individual ou freelancer: não há T2 nem empréstimo de acionista; veja aplicativos de contabilidade para autônomos e contador para a declaração de um autônomo.
• Você quer saber o honorário do contador pela T2: veja custo da declaração T2.
• Você não tem certeza de que precisa de um responsável contábil: veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil e contabilidade só no fim do ano ou mensal.
• Você precisa saber quem faz o quê: veja responsável contábil, contador ou CPA.
• Sua empresa fica em Quebec: veja custo da contabilidade de uma corporação de Quebec.