Costo mensual de contabilidad en Canadá: qué fija la tarifa

¿Cuánto cobran al mes los responsables contables en Canadá y por qué no hay un precio estándar?

La CRA y las demás fuentes oficiales de esta página no fijan ni publican una tarifa de contabilidad, así que el precio mensual es la cotización de una cantidad de trabajo definida, no una tarifa estándar. Por eso esta página no da un rango en dólares: una cifra sin fuente oficial sería una conjetura sobre el mercado de otra persona. Lo que sí define la CRA es cuánto trabajo genera un negocio: los registros que debe conservar, las declaraciones que debe presentar y con qué frecuencia.

Una tarifa mensual fija no dice nada hasta que la cotización indique qué supone: las cuentas y operaciones de cada mes, el período del GST/HST, las nóminas y si los libros están al día. Dos cotizaciones con la misma cifra pueden cubrir trabajos distintos, y la más baja puede dejar fuera la puesta al día, la declaración del GST/HST o los T4.

Un caso no es sencillo cuando el negocio tiene empleados, presenta el GST/HST cada mes, tiene libros con meses de atraso, es una corporación con sueldo del propietario y un préstamo del accionista, o tiene presentaciones en Quebec. Dos casos suelen requerir ayuda profesional: una cotización que no puede comparar con otra, y libros con meses de atraso, donde cada cotización calcula la reconstrucción de forma distinta. Antes de pedir cotizaciones, reúna el número de operaciones mensuales de cada cuenta, el período del GST/HST, el número de empleados y la frecuencia de pago, el software que usa y cuántos meses están atrasados.

¿Qué fija la tarifa mensual: las operaciones, las cuentas y el desorden de los libros?

El volumen y el estado de los registros explican buena parte del trabajo detrás de la tarifa, porque cada operación necesita respaldo y un lugar en los libros. La CRA enumera documentos originales como facturas de venta, recibos, comprobantes de depósito bancario y contratos, y por lo general exige conservar los registros durante un mínimo de seis años contado desde el final del último año fiscal al que se refieren.

Un registrante del GST/HST también necesita prueba documental suficiente antes de reclamar un crédito fiscal por insumos, así que un recibo faltante puede poner en riesgo el crédito. Lo que suma trabajo:

• Más cuentas: cada cuenta bancaria, de tarjeta y de plataforma de pagos debe conciliarse con los libros.
• Más operaciones: cada una se clasifica y se vincula con una factura o un recibo.
• Recibos faltantes o incompletos: alguien tiene que reclamarlos; vea qué debe mostrar un recibo.
• Dinero personal y del negocio en una misma cuenta: primero hay que separarlo; vea gastos del negocio pagados personalmente.
• Moneda extranjera o pagos de plataformas de venta: vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas.
• Pago al propietario: los dividendos, el sueldo y la cuenta de préstamo del accionista necesitan sus propios asientos.

¿Cuánto suma la frecuencia de declaración del GST/HST?

Cada período de declaración exige su propia declaración armada a partir de los libros: quien declara cada mes presenta doce al año, quien declara cada trimestre presenta cuatro y quien declara una vez al año presenta una. La CRA asigna el período según los ingresos, por lo general los del año fiscal anterior, así que revise el período que aparece en la cuenta del GST/HST antes de cotizar las declaraciones. Un registrante puede elegir un período más frecuente.

Fuente: RC4022, que también enumera los ingresos que se excluyen, como las exportaciones y los suministros exentos. Las declaraciones mensuales y trimestrales vencen 1 mes después de que termina el período; la mayoría de los declarantes anuales tiene 3 meses después del cierre del ejercicio fiscal. Un propietario único con cierre el 31 de diciembre e ingresos del negocio paga a más tardar el 30 de abril y presenta a más tardar el 15 de junio del año siguiente.

Una declaración anual no siempre significa un solo pago al año: un declarante anual cuyo GST/HST neto llega a $3,000 puede tener que pagar anticipos trimestrales. Pregunte si la cotización incluye su seguimiento.

Un pequeño proveedor no está obligado a registrarse, así que no debe presentar la declaración del GST/HST a menos que se registre de todos modos. La prueba cuenta las ventas gravables en todo el mundo, incluidas las de tasa cero, junto con todos los negocios de un propietario único y los de sus empresas asociadas: un pequeño proveedor se mantiene dentro de $30,000 en un solo trimestre calendario y en cuatro trimestres consecutivos. Los conductores de taxi y de transporte comercial con aplicación deben registrarse aunque estén por debajo de ese monto. Vea cuándo registrarse para el GST/HST. Una cotización debe decir qué período supone y si el responsable contable solo prepara la declaración o también la presenta.

¿Qué suma la nómina de un equipo: remesas, comprobantes T4 y registros?

La nómina añade un segundo calendario: cada pago genera montos que se deben retener, y el empleador debe remitirlos según un calendario que depende del tamaño de sus retenciones. La CRA clasifica a los empleadores en cuatro tipos de remitente, que determinan con qué frecuencia deben enviarse las retenciones.

La CRA por lo general define el tipo según las retenciones de dos años calendario atrás, pero el reglamento permite que un empleador pequeño califique para remitir cada trimestre con base en cualquiera de los dos años anteriores, si tuvo un historial de cumplimiento perfecto en los 12 meses previos. El número de empleados por sí solo no indica el calendario. Las remesas tardías generan multas, y los directores de una corporación pueden ser responsables personalmente de las retenciones no remitidas (Income Tax Act, sección 227.1); vea remesas de nómina tardías.

Los registros del empleador deben mostrar las horas que trabajó cada empleado y los montos retenidos para el CPP, el EI y el impuesto, e incluir el Form TD1 de cada empleado y todos los comprobantes y declaraciones presentados. Los comprobantes T4 vencen el último día de febrero posterior al año calendario al que corresponden los comprobantes, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en sábado o domingo (T4001). Una cotización debe indicar el número de empleados, los pagos de nómina al mes, si el responsable contable calcula los sueldos o solo registra los que se prepararon en otro lugar, y quién presenta los T4. La misma línea puede significar trabajos muy distintos para un equipo de 4 con pago mensual y uno de 4 con pago semanal.

En Quebec, los empleadores envían a Revenu Québec las retenciones del QPP, del QPIP y del impuesto provincial sobre la renta (T4001). Vea costo de la contabilidad de una corporación en Quebec.

¿Qué cambia según el software y quién tenga el archivo?

El software y quien tenga el archivo cambian lo que se cobra y a qué puede acceder usted, pero no las reglas de la CRA, que siguen a cargo del negocio. Los registros deben conservarse en el lugar de negocios o en la residencia en Canadá, a menos que la CRA dé permiso por escrito. Los registros guardados fuera de Canadá y consultados por vía electrónica desde Canadá no se consideran conservados en Canadá, pero la CRA puede autorizar que los registros electrónicos se guarden fuera de Canadá, en los términos que fije por escrito; por eso conviene preguntar dónde se almacenan los datos. El plazo de conservación de seis años se aplica sin importar quién guarde el archivo.

Pregunte en cada cotización:

• ¿A nombre de quién está la cuenta de los libros, y sigue siendo suya si el responsable contable se va?
• ¿Quién paga la suscripción y está incluida en la tarifa? Vea cómo elegir el software de contabilidad.
• ¿Puede exportar el archivo completo cuando lo pida, y dónde se almacenan los datos?
• ¿Qué acceso a la CRA necesita el responsable contable? La CRA ofrece tres niveles: solo consulta, consulta y actualización, y autoridad delegada.

¿Qué incluye una cotización y qué se cobra aparte (puesta al día, cierre del año, apoyo con la T2)?

Una cotización solo es comparable si enumera las presentaciones y el estado de los libros que supone. Pregunte por cada línea.

¿Es justa una tarifa mensual fija de contabilidad? Compare la cotización línea por línea

El total no se lo dice: dos cotizaciones con precios distintos pueden cubrir trabajos distintos. Un precio mensual bajo que deja fuera la presentación del GST/HST, la nómina o la puesta al día no es el mismo producto que uno más alto que sí los incluye.

1. Escriba su propio alcance: cuentas, operaciones al mes, período del GST/HST, pagos de nómina y meses de atraso.
2. Marque lo que incluye cada cotización frente a ese alcance, y marque cada faltante.
3. Compare los precios antes del impuesto.
4. Pregunte cómo se arma la tarifa: si es fija para cualquier volumen, por hora o escalonada según las operaciones o los empleados, y qué la hace subir: más operaciones, otra cuenta, un empleado nuevo, un período mensual del GST/HST.
5. Pregunte si la puesta al día y el trabajo de cierre del año están dentro de la tarifa, y obtenga por escrito cualquier precio aparte.
6. Pregunte qué recibirá cada mes; vea qué debe hacer cada mes un responsable contable.

Si la tarifa sube y su trabajo no ha cambiado, pregunte qué cambió en el alcance. Quién hace qué se explica en responsable contable, contador o CPA.

¿Sale más barato pagar cada mes, cada trimestre o solo al cierre del año?

Ninguna fuente los clasifica, y una factura más pequeña no siempre significa un costo menor. El calendario de la CRA no depende de la frecuencia con que trabaje su responsable contable: los períodos del GST/HST mensuales y trimestrales y las remesas de nómina vencen aunque nadie haya actualizado los libros. Una visita cada trimestre, o solo al cierre del año, puede dejar que una declaración mensual, una remesa o un pago anticipado del GST/HST venza entre una visita y otra. Las ventajas y desventajas están en solo al cierre del año o contabilidad mensual.

¿La tarifa de contabilidad lleva GST/HST o impuesto provincial?

La tarifa de un responsable contable puede llevar GST/HST. La CRA indica que la mayoría de los servicios prestados en Canadá están sujetos al GST/HST y menciona los servicios contables como ejemplo gravado. La tasa depende del lugar de suministro y va de 5% a 15% según la provincia (tasas de la CRA). Un responsable contable que sea pequeño proveedor no está obligado a registrarse, así que la cotización puede no mostrar impuesto. Compare los precios antes del impuesto.

Un registrante del GST/HST generalmente puede recuperar el impuesto pagado en las compras para sus actividades comerciales como crédito fiscal por insumos. Para respaldar el reclamo, la factura del responsable contable debe mostrar su número de GST/HST una vez que llegue a $100.

El impuesto provincial es distinto:

• Columbia Británica: BC planeó aplicar el PST a los servicios contables, que según su página de servicios contables incluyen la contabilidad, a partir del 1 de octubre, y luego pausó el plan. El Order in Council 408/2026 añadió una exención para los servicios contables desde el 1 de octubre, así que el PST no se aplica a la tarifa mientras esa exención siga vigente. El texto de la página aún se lee como si el impuesto se aplicara, y BC puede cambiar esto; por eso revise la página del PST el día en que firme y pida al responsable contable que indique por escrito si la cotización incluye PST. Vea PST de BC sobre servicios.
• Quebec: Quebec tiene su propio impuesto sobre las ventas, el QST, de 9.975%, administrado por Revenu Québec, que por lo general también administra allí el GST/HST (RC4022). Una cotización de Quebec debe indicar si se suma el QST.
• En otras provincias: pida que la cotización muestre cada impuesto que se suma.

¿Qué debo enviar para recibir una cotización precisa?

Envíe lo que le permita al responsable contable medir el trabajo antes de fijar el precio.

• Los estados de cuenta bancarios, de tarjeta y de plataformas de pago de los últimos tres meses, con las operaciones de cada cuenta
• La lista de cuentas, y cualquier cuenta en moneda extranjera
• Su estado de registro del GST/HST, el período de declaración y la última declaración presentada
• Nómina: número de empleados, frecuencia de pago, tipo de remitente y el resumen de T4 del año anterior
• El software de contabilidad que usa y quién puede ingresar
• La fecha de la última conciliación de los libros y cuántos meses están atrasados
• Los estados financieros y la declaración de impuestos del año anterior, y la fecha de cierre del ejercicio
• Pago al propietario: sueldo, dividendos y dinero movido entre usted y el negocio
• Su provincia y cualquier presentación en Quebec

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses. Los montos son ilustrativos, no tarifas de mercado. En los dos primeros, suponga que no hay empresas asociadas y que las ventas gravables del año fiscal anterior fueron las mismas.

Una corporación de consultoría con una cuenta

Una corporación de consultoría de Ontario tiene un propietario, una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito, unas 40 operaciones al mes y ventas de C$180,000 al año. Presenta el HST cada trimestre. Con ese tamaño, la CRA asigna un período anual, así que la presentación trimestral es una elección que la cotización debe confirmar. La cotización debe incluir la conciliación mensual de la cuenta y la tarjeta, las cuatro declaraciones del HST al año y el paquete de cierre del año para el contador.

Una tienda con equipo

Una tienda de Alberta tiene 3 empleados cuyas retenciones, de unos C$5,000 al mes en cada uno de los dos últimos años, lo ubican en el calendario de remesas regular (la CRA define el tipo según las retenciones pasadas, no según el número de empleados), unas 300 operaciones al mes, ventas de C$600,000 y presenta el GST cada trimestre por elección, ya que la CRA asigna un período anual con ese tamaño. Las ventas no definen el trabajo. Lo definen las 300 operaciones, los 3 empleados, las 12 remesas de nómina al año y los comprobantes T4. Por eso su cotización es mayor que la del consultor.

Libros detenidos hace 14 meses

Una corporación de BC tiene cierre del ejercicio en diciembre. Sus libros se detuvieron después de agosto del año 1 y ahora es octubre del año 2. Un responsable contable cotiza C$300 al mes por llevar los libros de aquí en adelante.

• Año 1: los libros se detienen en agosto y el cierre de diciembre pasa sin estados de cuenta.
• Año 2: la T2 del año 1 vencía seis meses después de ese cierre, en junio, y puede estar ya vencida. Si la corporación está registrada, las declaraciones del GST/HST de los períodos omitidos también pueden estar vencidas.
• Hoy: C$300 al mes cubren llevar los libros desde ahora. No cubren los 14 meses atrasados. La primera pregunta es si la reconstrucción se cotiza una sola vez, aparte de la tarifa mensual, y si incluye las declaraciones que pueden estar vencidas.

¿Es distinto en su caso?

• Tiene una cotización que no puede comparar: anote sus cuentas, operaciones, período del GST/HST y nómina frente a la tabla de arriba, y llévela a ayuda con la contabilidad para obtener un alcance por escrito.
• Sus libros llevan meses de atraso y cada cotización los calcula distinto: empiece por cómo ponerse al día con libros atrasados y luego converse la reconstrucción con ayuda con la contabilidad, con precio aparte de la tarifa mensual.
• Una declaración o remesa puede estar vencida, o un contador anterior dejó presentaciones sin terminar: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar, remesas de nómina tardías y cuando un contador omite presentaciones o deja de responder. Las declaraciones se arman a partir de los libros, así que primero deben estar al día: ayuda con la contabilidad.
• Es propietario único o trabajador independiente: no tiene T2 ni préstamo del accionista; vea aplicaciones de contabilidad para trabajadores independientes y contador para la declaración de un trabajador independiente.
• Quiere saber la tarifa del contador por la T2: vea costo de la declaración T2.
• No está seguro de necesitar un responsable contable: vea llevar usted mismo los libros o contratar a un responsable contable y solo al cierre del año o contabilidad mensual.
• Necesita saber quién hace qué: vea responsable contable, contador o CPA.
• Su negocio está en Quebec: vea costo de la contabilidad de una corporación en Quebec.