Frais d'auto vérifiés par l'ARC sans registre : que faire

Vérification de l'ARC des frais d'auto sans registre : qu'advient-il de la déduction?

Une déduction de frais de véhicule sans registre de kilométrage ne repose que sur les autres preuves. Selon l'ARC, les frais de véhicule ne sont déductibles que s'ils sont raisonnables et appuyés par des reçus, et un registre exact des déplacements d'affaires, tenu pendant toute l'année, est la meilleure preuve de l'usage commercial (ARC : dépenses relatives aux véhicules à moteur). L'article 67 de la Loi de l'impôt sur le revenu n'admet une dépense que dans la mesure où elle était raisonnable dans les circonstances.

Les pages de l'ARC sur les véhicules à moteur n'indiquent pas ce que l'ARC accepte à la place d'un registre qui n'a jamais été tenu, et le bulletin archivé IT-521R n'en dit rien non plus. Un registre reconstitué plus tard est une preuve, pas un substitut garanti, et personne ne peut promettre qu'il sera accepté.

Un dossier de ce genre n'est pas simple, et un professionnel devrait l'examiner, lorsqu'une lettre de l'ARC demande déjà le registre, lorsque plusieurs années ont été déclarées de la même façon, lorsque la part d'entreprise demandée est élevée ou lorsqu'une société possède le véhicule. Les reçus prouvent ce qui a été dépensé, pas la part des déplacements faite pour l'entreprise, et c'est cette part que prouve un registre.

Les crédits de taxe sur les intrants d'un inscrit à la TPS/TVH ne sont accessibles que dans la mesure où l'achat sert à des activités commerciales (ARC : crédits de taxe sur les intrants; Loi sur la taxe d'accise, article 141.01). L'absence de registres du véhicule peut donc aussi toucher les crédits sur les frais de ce véhicule. Le crédit se calcule selon les règles de la TPS/TVH, qui ne correspondent pas toujours à la part d'entreprise retenue pour l'impôt sur le revenu; voyez l'achat d'une auto par l'entremise de votre entreprise.

Rassemblez d'abord ces documents :

• Les reçus et relevés du carburant ou de la recharge, de l'assurance, des réparations, de l'immatriculation, des intérêts de location ou de prêt et du stationnement.
• Des relevés d'odomètre datés : les documents d'entretien, de réparation, d'inspection et d'assurance en indiquent souvent un.
• Les entrées d'agenda, les bons de travail, les factures de clients et les courriels qui donnent des dates et des adresses.
• Les documents d'achat ou de location du véhicule.
• Les déclarations qui ont servi à demander le véhicule (T2125 ou T2) et toute note montrant comment le pourcentage d'utilisation pour l'entreprise a été calculé.
• La police d'assurance ou son renouvellement, qui indique l'usage et les kilomètres annuels déclarés.
• La lettre de l'ARC, avec les années visées et la date qu'elle fixe.

Pour savoir quoi envoyer et combien de temps la réponse peut prendre, voyez les examens et vérifications de l'ARC.

Un registre d'échantillon de trois mois peut-il remplacer une année complète que je n'ai jamais tenue?

Non. Le registre simplifié de l'ARC commence par un registre complet pour une année entière, qui établit une année de référence; ce n'est qu'après cette année qu'un échantillon de trois mois peut servir à estimer l'usage commercial de l'année (ARC : registres des véhicules à moteur; T4002, chapitre 3). Sans année de référence, il n'y a rien à quoi comparer un échantillon, et la formule ne peut pas s'appliquer.

La formule divise l'usage commercial de la période d'échantillon par l'usage commercial de l'année de référence pour les mêmes mois, puis multiplie le résultat par l'usage commercial annuel de l'année de référence. Le résultat doit rester à 10 % près des résultats de l'année de référence, et l'entreprise doit montrer que l'année de référence représente toujours un usage normal du véhicule. Si le résultat sort de cette plage, l'échantillon n'est fiable que pour les trois mois qu'il couvre; l'ARC indique que le reste de l'année doit alors être démontré par un registre réel des déplacements ou par des « registres de remplacement », qu'elle ne définit pas, et qu'il faut envisager une nouvelle année de référence de 12 mois. Le test complet figure dans le guide sur le registre de kilométrage de l'ARC.

Un registre de trois mois tenu maintenant, sans année de référence derrière lui, ne consigne que ces trois mois et rien de plus.

Qu'attend l'ARC d'un registre de kilométrage et de reçus, et existe-t-il un modèle?

L'ARC attend un registre des kilomètres totaux, des kilomètres d'affaires et un reçu pour chaque dépense demandée. Ses pages sur les véhicules à moteur énumèrent les éléments ci-dessous et n'imposent aucun formulaire ni modèle : un carnet, un tableur ou une application peuvent donc les contenir (ARC : dépenses relatives aux véhicules à moteur; ARC : registres des véhicules à moteur) :

Peu importe ce qui manque, produisez le document le plus proche pour chaque élément : chaque reçu, chaque relevé d'odomètre daté et une pièce datée à l'appui de chaque déplacement d'affaires. Pour les reçus manquants, voyez les dépenses d'entreprise sans reçu; pour ce qu'un reçu doit montrer, voyez les exigences de l'ARC sur les reçus.

Puis-je reconstituer un registre de kilométrage après coup?

Vous pouvez assembler un relevé des déplacements passés à partir d'autres documents. C'est une preuve à l'appui, et c'est l'ARC qui décide du poids qu'elle lui accorde.

1. Trouvez le total des kilomètres de l'année. Le mieux est d'avoir des relevés d'odomètre datés près du début et de la fin de l'année; les documents d'entretien, de réparation, d'inspection, d'assurance ou de vente en indiquent souvent un. Si les relevés tombent à l'intérieur de l'année, utilisez-les, indiquez les dates qu'ils couvrent et considérez que le registre ne couvre que cette période.
2. Dressez la liste de chaque déplacement d'affaires prouvé par un document daté : facture, bon de travail, entrée d'agenda ou courriel d'un client. Une ligne par déplacement : date, destination, but, kilomètres. Prenez la distance sur un itinéraire cartographique entre les deux adresses et écrivez « distance selon la carte » dans le registre.
3. Laissez de côté les trajets entre le domicile et un lieu de travail habituel; ils sont généralement personnels. Pour un entrepreneur individuel, ils ne comptent que si le domicile est la base des activités de l'entreprise (IT-521R archivé, paragraphe 24; la page de l'ARC sur l'automobile fournie par l'employeur considère comme personnel le trajet entre le domicile et le lieu de travail). Signalez à part tout déplacement douteux.
4. Additionnez les kilomètres d'affaires et divisez par le total des kilomètres de la même période. C'est la part d'entreprise documentée.
5. Comparez-la avec la part demandée. Appliquée aux frais d'utilisation avec reçus pour la même période (carburant, assurance, réparations, immatriculation), elle montre quelle partie de la demande les documents appuient jusqu'ici. Le stationnement d'affaires et l'assurance d'affaires supplémentaire se déduisent en entier, et non selon la part (T4002, chapitre 3). Si les registres ne couvrent qu'une partie de l'année, n'étirez pas la part sur les mois sans registre.
6. Indiquez que le registre est reconstitué. Notez la date de sa création et les documents utilisés, et conservez ces documents. Ne datez jamais un registre reconstitué comme s'il avait été tenu au moment des faits.

N'ajoutez aucun déplacement qu'un document daté n'appuie pas; la part documentée peut donc être inférieure à la part demandée.

Un registre reconstitué ne donne pas non plus de raccourci pour une année ultérieure. L'ARC décrit l'année de référence comme un registre tenu pendant une année complète; ses pages ne disent pas si une année passée reconstituée peut en servir, et l'on ne peut donc pas présumer que la méthode de l'échantillon fonctionne à partir d'elle.

Chaque année passée est distincte. Si plusieurs années ont été demandées sans registre, chacune exige ses propres preuves. La lettre de l'ARC nomme les années visées. Normalement, l'ARC peut établir une nouvelle cotisation pour un particulier ou une société privée sous contrôle canadien (SPCC) jusqu'à trois ans après l'avis de cotisation initial (quatre ans pour les autres sociétés), et sans limite de temps en cas de présentation erronée des faits par négligence, inattention ou omission volontaire, ou si une renonciation a été produite (article 152). Les registres doivent tout de même être conservés six ans. Le reste figure dans les examens et vérifications de l'ARC.

Si je commence un registre aujourd'hui, comment établit-il une année de référence pour les années suivantes?

Un registre complet de 12 mois tenu à partir d'aujourd'hui devient l'année de référence et appuie les années suivantes grâce à l'échantillon de trois mois. Il ne dit rien des années qui le précèdent. L'année de référence de l'ARC est une année complète de registre, avec chaque déplacement d'affaires consigné et l'odomètre lu au début et à la fin de l'exercice (ARC : registres des véhicules à moteur).

Calculez la part d'entreprise pour l'année entière et pour chaque bloc de trois mois. La formule exige la part de l'année de référence pour les mêmes mois que l'échantillon d'une année ultérieure, et pas seulement le chiffre annuel.

Un nouveau véhicule exige son propre registre dès le jour de son achat. Si l'ARC juge les registres d'un contribuable insuffisants, le paragraphe 230(3) lui permet de désigner les registres à tenir par la suite; ce qu'elle désignerait dépend du cas.

Ma société possède le véhicule : quels registres l'ARC attend-elle de moi?

Selon l'ARC, l'employé qui a une automobile de société à sa disposition doit tenir un registre de kilométrage ou un registre quotidien des déplacements, indiquant les kilomètres d'affaires (liés à l'emploi) et personnels, et en remettre une copie à l'employeur (ARC : automobile fournie par l'employeur). Un propriétaire qui travaille pour la société et conduit son véhicule peut être cet employé, mais il faut d'abord déterminer si l'auto est fournie en raison de l'emploi ou en raison de la détention d'actions. L'ARC en fait une question de fait, et un avantage conféré à un actionnaire ne peut pas être déduit comme dépense d'entreprise, contrairement à un avantage accordé à un employé (ARC : avantages aux actionnaires). Le registre est la preuve qui soutient à la fois l'avantage et les frais de véhicule de la société, deux calculs distincts : les pages de l'ARC sur les véhicules à moteur s'adressent aux entreprises non constituées en société, mais l'obligation de tenir des registres de l'article 230 et la limite du caractère raisonnable de l'article 67 s'appliquent à une société comme à toute personne qui exploite une entreprise.

Les kilomètres personnels déterminent aussi un avantage imposable pour le propriétaire. Les « frais de disponibilité » sont les frais que l'ARC impose parce que le véhicule de la société est à la disposition du propriétaire pour un usage personnel, et les frais de disponibilité réduits exigent que les déplacements d'affaires dépassent 50 % de la distance, avec des déplacements personnels qui respectent les limites de l'ARC. Les frais de disponibilité dépendent aussi du nombre de jours où l'auto était à la disposition du propriétaire, qu'elle ait été conduite ou non, et l'avantage se calcule pour l'année civile du propriétaire, qui peut différer de l'exercice de la société. Selon la méthode du taux fixe, les kilomètres personnels déterminent aussi l'avantage relatif aux frais de fonctionnement; la méthode facultative exige que plus de la moitié des déplacements soit liée à l'emploi et que l'employé avise l'employeur par écrit avant la fin de l'année, de sorte qu'on ne peut pas la choisir après coup pour une année déjà terminée. Si aucun registre n'a été tenu ou s'il n'est plus disponible, l'ARC précise que la société, à titre d'employeur, doit tout de même pouvoir justifier raisonnablement les kilomètres personnels et d'affaires (pour un propriétaire-dirigeant, les siens) pour utiliser les frais réduits. Sinon, sa page renvoie au calcul simplifié des frais de disponibilité, qui a ses propres conditions, notamment que l'employé n'a pas droit aux frais réduits.

L'absence de registre peut donc toucher l'avantage imposable du propriétaire en plus des preuves qui soutiennent les frais de véhicule de la société. Un avantage d'emploi qui n'a jamais été déclaré sur un feuillet T4 laisse un impôt non retenu, que la société doit, et un administrateur peut en être personnellement responsable en vertu de l'article 227.1, sous réserve de ses conditions et d'une défense de diligence raisonnable. Les calculs de l'avantage figurent dans l'achat d'une auto par l'entremise de votre entreprise. Deux cas exigent un examen distinct. Une fourgonnette ou une camionnette qui compte au plus trois places, conducteur compris, et qui sert principalement à transporter des marchandises ou du matériel pour gagner un revenu, ou qui sert en totalité ou presque en totalité à gagner un revenu, n'est pas une « automobile » au sens de la Loi (paragraphe 248(1), évalué l'année de l'acquisition ou de la location); d'autres règles s'appliquent donc. Et si l'auto est fournie parce que le propriétaire est actionnaire plutôt qu'employé, les règles sur l'avantage conféré à un actionnaire s'appliquent.

Combien de temps dois-je conserver le registre de kilométrage une fois commencé?

Conservez le registre de l'année de référence pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition pour laquelle il sert à établir l'usage commercial (ARC : registres des véhicules à moteur). L'échantillon de chaque année suivante s'appuie sur l'année de référence; le registre de l'année de référence survit donc à l'année pendant laquelle il a été tenu.

Conservez les reçus et les autres registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (article 230 de la Loi; circulaire IC78-10R5 de l'ARC). Une déclaration produite en retard, un appel ou une demande écrite de l'ARC de conserver des registres fixent une autre période; les autres cas figurent dans le guide de l'ARC sur le registre de kilométrage.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars canadiens.

Un plombier sans registre de kilométrage et avec une lettre de l'ARC

Un plombier entrepreneur individuel a demandé 9 000 $ CA de frais de véhicule à 80 % d'usage commercial pour l'année visée, soit une déduction de 7 200 $ CA. La lettre de l'ARC demande le registre. Des reçus couvrent les 9 000 $ CA, tous des frais d'utilisation communs (aucun stationnement ni assurance d'affaires seulement). Aucun registre n'existe.

Supposons que deux factures de service, datées du début et de la fin de cette année, montrent des relevés d'odomètre espacés de 24 000 km. Des factures de travaux avec adresses, datées dans cette période, documentent 15 600 km de déplacements d'affaires. La part documentée est de 65 %; appliquée aux frais avec reçus, elle donne 5 850 $ CA. L'écart de 1 350 $ CA est la partie de la demande qu'aucun document n'appuie encore. Chaque autre année demandée de la même façon exige ses propres preuves et son propre chiffre.

Un consultant qui commence un registre maintenant

Année 1 : un consultant tient un registre pendant toute l'année. L'usage commercial est de 48 % pour l'année et de 50 % pour mars à mai. Année 2 : un échantillon de mars à mai montre 52 %. L'usage annuel calculé est de 52 ÷ 50 × 48 = environ 50 %, à l'intérieur de la plage de 38 % à 58 % autour des 48 % de l'année de référence. L'exemple de l'ARC lit le 10 comme des points de pourcentage : avec une année de référence à 49 %, il admet des résultats de 39 % à 59 %. L'entreprise doit tout de même montrer que l'année de référence représente un usage normal.

Si l'échantillon de l'année 2 avait montré 70 %, le résultat aurait été de 70 ÷ 50 × 48 = environ 67 %, hors de la plage. L'échantillon ne couvrirait alors que mars à mai, et l'ARC précise qu'il faut envisager une nouvelle année de référence. Le registre ne dit rien des années avant l'année 1.

Un propriétaire constitué en société avec une fourgonnette appartenant à la société

Une société possède une fourgonnette qui compte comme une automobile au sens de la Loi, et son propriétaire la conduit pour le travail et les fins de semaine. Aucun registre n'a jamais été tenu. La page de l'ARC indique que la société, à titre d'employeur, doit pouvoir justifier raisonnablement les kilomètres personnels et d'affaires pour utiliser les frais de disponibilité réduits; l'absence de registre met donc cette réduction en question. L'exemple suppose que la fourgonnette est fournie comme avantage d'emploi; s'il s'agit d'un avantage conféré à un actionnaire, les règles diffèrent et la société ne peut pas déduire cet avantage. Des relevés d'odomètre datés et des factures de travaux peuvent documenter une part, comme dans le cas du plombier. Sinon, la réduction pourrait ne pas être accessible, et l'avantage pourrait se calculer autrement, par exemple selon le calcul simplifié si ses conditions sont remplies.

Votre situation est différente?

• Une lettre de l'ARC demande un registre qui n'existe pas, ou des frais d'auto de plusieurs années ont été demandés sans registre : les années en cause, les preuves qu'on peut honnêtement rassembler, la façon de répondre à la lettre et la façon de commencer un registre qui appuie les années suivantes sont les questions à régler en premier. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les registres, année par année, et voyez les examens et vérifications de l'ARC pour la lettre elle-même.
• Une société possède le véhicule et aucun registre n'a été tenu : l'avantage imposable du propriétaire et la preuve des frais de véhicule de la société reposent sur les mêmes kilomètres manquants. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les registres; le calcul de l'avantage figure dans l'achat d'une auto par l'entremise de votre entreprise.
• Vous voulez connaître toutes les règles de l'ARC sur le registre de kilométrage, ou vous demandez tous vos déplacements comme frais d'entreprise : voyez le guide de l'ARC sur le registre de kilométrage.
• Il manque aussi des reçus : voyez les dépenses d'entreprise sans reçu et les exigences de l'ARC sur les reçus.
• Vous avez aussi demandé des crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH sur les frais de véhicule : vérifiez-les séparément de la déduction pour l'impôt sur le revenu, car les règles de la TPS/TVH diffèrent; voyez la production de la TPS/TVH et les crédits de taxe sur les intrants.
• Le véhicule a été acheté avec un prêt, ou une auto personnelle est passée à l'entreprise : voyez l'inscription de l'achat d'un véhicule et du prêt et la déduction pour amortissement.
• Vous voulez savoir ce qui a attiré l'attention de l'ARC : voyez ce qui déclenche une vérification de l'ARC.
• Le véhicule est demandé dans une déclaration américaine : voyez la reconstitution d'un registre de kilométrage américain.