CRA prüft Fahrzeugkosten, kein Fahrtenbuch: Was Sie tun können

CRA prüft Fahrzeugkosten, kein Fahrtenbuch: Was geschieht mit dem Abzug?

Ein Fahrzeugabzug ohne Fahrtenbuch steht nur auf den übrigen Nachweisen. Die CRA sagt, Fahrzeugkosten sind nur abzugsfähig, wenn sie angemessen und durch Belege nachgewiesen sind. Ein genaues Fahrtenbuch über die geschäftlichen Fahrten, das das ganze Jahr geführt wird, nennt sie den besten Nachweis der geschäftlichen Nutzung (CRA: Kraftfahrzeugkosten). Abschnitt 67 des Income Tax Act lässt eine Ausgabe nur in dem Umfang zu, in dem sie unter den Umständen angemessen war.

Die Seiten der CRA zu Kraftfahrzeugen sagen nicht, was die CRA anstelle eines nie geführten Fahrtenbuchs akzeptiert, und auch das archivierte Merkblatt IT-521R schweigt dazu. Ein später rekonstruiertes Fahrtenbuch ist ein Nachweis, aber kein garantierter Ersatz, und niemand kann zusagen, dass es anerkannt wird.

Ein solcher Fall ist nicht einfach, und ein Profi sollte ihn ansehen, wenn ein Schreiben der CRA bereits das Fahrtenbuch verlangt, wenn mehrere Jahre gleich geltend gemacht wurden, wenn der geltend gemachte Geschäftsanteil hoch ist oder wenn eine Kapitalgesellschaft das Fahrzeug besitzt. Belege beweisen, was ausgegeben wurde, nicht, welcher Teil der Fahrten geschäftlich war. Genau diesen Anteil belegt ein Fahrtenbuch.

Der Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) eines für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registrierten Unternehmens steht nur in dem Umfang zu, in dem der Einkauf in gewerblichen Tätigkeiten verwendet wird (CRA: Vorsteuerabzüge; Excise Tax Act, Abschnitt 141.01). Fehlende Fahrzeugunterlagen können also auch die Vorsteuerabzüge auf die Fahrzeugkosten betreffen. Der Abzug wird nach den GST/HST-Regeln berechnet, die nicht immer dem Geschäftsanteil bei der Einkommensteuer entsprechen; siehe Ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Sammeln Sie zuerst:

• Belege und Kontoauszüge für Kraftstoff oder Laden, Versicherung, Reparaturen, Zulassung, Leasing- oder Darlehenszinsen und Parken.
• Datierte Kilometerstandsablesungen: Service-, Reparatur-, Prüf- und Versicherungsunterlagen enthalten oft einen Kilometerstand.
• Kalendereinträge, Auftragsscheine, Kundenrechnungen und E-Mails mit Daten und Adressen.
• Die Kauf- oder Leasingunterlagen des Fahrzeugs.
• Die Erklärungen, in denen das Fahrzeug geltend gemacht wurde (T2125 oder T2), und jede Notiz, die zeigt, wie der Geschäftsanteil berechnet wurde.
• Die Versicherungspolice oder -verlängerung mit der angegebenen Nutzung und den jährlichen Kilometern.
• Das Schreiben der CRA mit den betroffenen Jahren und dem gesetzten Termin.

Was Sie einreichen müssen und wie lange eine Antwort dauern darf, steht unter Prüfungen der CRA.

Kann eine Drei-Monats-Stichprobe ein volles Jahr ersetzen, das ich nie geführt habe?

Nein. Das vereinfachte Fahrtenbuch der CRA beginnt mit einem vollständigen Fahrtenbuch für ein ganzes Jahr, das ein Basisjahr festlegt. Erst nach diesem Jahr kann eine Drei-Monats-Stichprobe die geschäftliche Nutzung des Jahres schätzen (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen; T4002, Kapitel 3). Ohne Basisjahr gibt es nichts, womit sich eine Stichprobe vergleichen ließe, daher kann die Formel nicht angewendet werden.

Die Formel teilt die geschäftliche Nutzung im Zeitraum der Stichprobe durch die geschäftliche Nutzung des Basisjahres in denselben Monaten und multipliziert das Ergebnis mit der jährlichen geschäftlichen Nutzung des Basisjahres. Das Ergebnis muss innerhalb von 10 % der Ergebnisse des Basisjahres bleiben, und das Unternehmen muss zeigen, dass das Basisjahr weiterhin die normale Nutzung des Fahrzeugs abbildet. Liegt das Ergebnis außerhalb dieses Bereichs, ist die Stichprobe nur für die drei Monate verlässlich, die sie abdeckt. Den Rest des Jahres muss dann nach Angaben der CRA eine tatsächliche Fahrtenaufzeichnung oder „alternative Aufzeichnungen“ belegen, die sie nicht definiert, und ein neues Basisjahr von 12 Monaten sollte erwogen werden. Der vollständige Test steht im Leitfaden der CRA zum Fahrtenbuch.

Ein jetzt geführtes Drei-Monats-Fahrtenbuch ohne Basisjahr dahinter hält nur diese drei Monate fest und nichts darüber hinaus.

Was erwartet die CRA in einem Fahrtenbuch und bei den Belegen, und gibt es eine Vorlage?

Die CRA erwartet eine Aufzeichnung der Gesamtkilometer, der geschäftlichen Kilometer und einen Beleg für jede geltend gemachte Ausgabe. Ihre Seiten zu Kraftfahrzeugen nennen die folgenden Angaben und schreiben kein bestimmtes Formular und keine Vorlage vor. Ein Notizbuch, eine Tabelle oder eine App genügt (CRA: Kraftfahrzeugkosten; CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen):

Was auch fehlt: Besorgen Sie das nächstbeste Dokument zu jedem Punkt, also jeden Beleg, jede datierte Kilometerstandsablesung und einen datierten Nachweis hinter jeder Geschäftsfahrt. Zu fehlenden Belegen siehe Ausgaben ohne Belege; was ein Beleg zeigen muss, steht unter Belegvorgaben der CRA.

Kann ich ein Fahrtenbuch im Nachhinein rekonstruieren?

Sie können aus anderen Dokumenten eine Aufzeichnung vergangener Fahrten zusammenstellen. Sie ist ein unterstützender Nachweis, und die CRA entscheidet, welches Gewicht sie ihr gibt.

1. Ermitteln Sie die Gesamtkilometer des Jahres. Am besten sind datierte Kilometerstandsablesungen nahe Jahresanfang und Jahresende; Service-, Reparatur-, Prüf-, Versicherungs- oder Verkaufsunterlagen enthalten oft einen Stand. Liegen die Ablesungen innerhalb des Jahres, verwenden Sie sie, nennen Sie die Daten, die sie abdecken, und behandeln Sie das Fahrtenbuch als nur für diesen Zeitraum gültig.
2. Listen Sie jede Geschäftsfahrt auf, die ein datiertes Dokument belegt: Rechnung, Auftragsschein, Kalendereintrag oder Kundenmail. Eine Zeile pro Fahrt: Datum, Ziel, Zweck, Kilometer. Entnehmen Sie die Strecke einer Kartenroute zwischen den beiden Adressen und schreiben Sie „Kartenentfernung“ ins Fahrtenbuch.
3. Lassen Sie Fahrten zwischen Wohnung und einem festen Arbeitsplatz weg; sie gelten in der Regel als privat. Für einen Einzelunternehmer zählen sie nur, wenn die Wohnung der Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit ist (archiviertes IT-521R, Absatz 24; die Seite der CRA zum Arbeitgeberfahrzeug behandelt Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz als privat). Kennzeichnen Sie jede zweifelhafte Fahrt gesondert.
4. Addieren Sie die geschäftlichen Kilometer und teilen Sie sie durch die Gesamtkilometer desselben Zeitraums. Das ist der belegte Geschäftsanteil.
5. Vergleichen Sie ihn mit dem geltend gemachten Anteil. Auf die belegten laufenden Kosten desselben Zeitraums angewendet (Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen, Zulassung), zeigt er, wie viel des Abzugs die Dokumente bisher stützen. Geschäftliche Parkgebühren und eine zusätzliche Geschäftsversicherung werden voll abgezogen, nicht anteilig (T4002, Kapitel 3). Decken die Unterlagen nur einen Teil des Jahres ab, dehnen Sie den Anteil nicht auf Monate ohne Unterlagen aus.
6. Kennzeichnen Sie das Fahrtenbuch als rekonstruiert. Vermerken Sie das Datum der Erstellung und die verwendeten Dokumente, und bewahren Sie diese Dokumente auf. Datieren Sie ein rekonstruiertes Fahrtenbuch nie so, als wäre es zeitnah geführt worden.

Tragen Sie keine Fahrt ein, die ein datiertes Dokument nicht stützt. Der belegte Anteil kann dadurch niedriger ausfallen als der geltend gemachte.

Ein rekonstruiertes Fahrtenbuch verschafft einem späteren Jahr auch keine Abkürzung. Die CRA beschreibt ein Basisjahr als ein Fahrtenbuch, das ein ganzes Jahr geführt wurde. Ob ein rekonstruiertes vergangenes Jahr als Basisjahr dienen kann, beantworten ihre Seiten nicht, daher lässt sich nicht annehmen, dass die Stichprobenmethode darauf aufbauen kann.

Jedes vergangene Jahr steht für sich. Wurden mehrere Jahre ohne Fahrtenbuch geltend gemacht, braucht jedes Jahr seinen eigenen Nachweis. Das Schreiben der CRA nennt die geprüften Jahre. Normalerweise kann die CRA eine Privatperson oder eine kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft (CCPC) bis zu drei Jahre nach dem ursprünglichen Steuerbescheid (Notice of Assessment) neu veranlagen, andere Kapitalgesellschaften bis zu vier Jahre. Ohne zeitliche Grenze ist das möglich bei einer falschen Angabe aus Nachlässigkeit, Unachtsamkeit oder Vorsatz oder wenn ein Verzicht (Waiver) eingereicht wurde (Abschnitt 152). Unterlagen müssen dennoch sechs Jahre aufbewahrt werden. Mehr dazu unter Prüfungen der CRA.

Wenn ich heute ein Fahrtenbuch beginne, wie legt es ein Basisjahr für spätere Jahre fest?

Ein ab heute geführtes volles Fahrtenbuch über 12 Monate wird zum Basisjahr und stützt spätere Jahre über die Drei-Monats-Stichprobe. Über die Jahre davor sagt es nichts aus. Das Basisjahr der CRA ist ein ganzes Jahr Aufzeichnung, in dem jede Geschäftsfahrt erfasst und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres abgelesen wird (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen).

Berechnen Sie den Geschäftsanteil für das ganze Jahr und für jeden Drei-Monats-Block. Die Formel braucht den Anteil des Basisjahres für dieselben Monate wie die spätere Stichprobe, nicht nur den Jahreswert.

Ein neues Fahrzeug braucht ab dem Kaufdatum eine eigene Aufzeichnung. Hält die CRA die Aufzeichnungen eines Steuerpflichtigen für unzureichend, kann sie nach Abschnitt 230(3) bestimmen, welche Aufzeichnungen künftig zu führen sind. Was sie vorgeben würde, hängt vom Einzelfall ab.

Meine Kapitalgesellschaft besitzt das Fahrzeug: Welche Aufzeichnungen erwartet die CRA von mir?

Die CRA sagt, ein Arbeitnehmer, dem ein Fahrzeug einer Kapitalgesellschaft zur Verfügung steht, muss ein Fahrtenbuch oder eine tägliche Fahrtenaufzeichnung führen, die geschäftliche (berufliche) und private Kilometer zeigt, und dem Arbeitgeber eine Kopie geben (CRA: Vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug). Ein Eigentümer, der für die Kapitalgesellschaft arbeitet und ihr Fahrzeug fährt, kann dieser Arbeitnehmer sein. Zuerst ist aber zu klären, ob das Auto wegen der Tätigkeit oder wegen der Beteiligung als Aktionär zur Verfügung gestellt wird. Die CRA nennt das eine Tatsachenfrage, und ein Vorteil für einen Aktionär kann anders als ein Vorteil für einen Arbeitnehmer nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden (CRA: Vorteile für Aktionäre). Das Fahrtenbuch ist der Nachweis hinter dem Vorteil und hinter den Fahrzeugkosten der Kapitalgesellschaft. Das sind getrennte Berechnungen. Die Seiten der CRA zu Kraftfahrzeugen sind für nicht eingetragene Unternehmen geschrieben, aber die Pflicht zur Führung von Aufzeichnungen nach Abschnitt 230 und die Angemessenheitsgrenze nach Abschnitt 67 gelten für eine Kapitalgesellschaft wie für jede Person, die ein Unternehmen betreibt.

Die privaten Kilometer bestimmen auch einen steuerpflichtigen Vorteil für den Eigentümer. Die „Standby Charge“ ist der Ansatz der CRA dafür, dass das Firmenfahrzeug für private Nutzung bereitsteht. Für die reduzierte Standby Charge muss der geschäftliche Anteil an der Fahrleistung über 50 % liegen, und die private Fahrleistung muss innerhalb der Grenzen der CRA bleiben. Die Standby Charge hängt außerdem von den Tagen ab, an denen das Auto dem Eigentümer zur Verfügung stand, ob er fuhr oder nicht. Der Vorteil wird für das Kalenderjahr des Eigentümers berechnet, das vom Geschäftsjahr der Kapitalgesellschaft abweichen kann. Bei der Methode mit festem Satz bestimmen die privaten Kilometer auch den Vorteil aus den Betriebskosten. Die optionale Methode verlangt, dass mehr als die Hälfte der Fahrten beruflich ist, und dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vor Jahresende schriftlich Bescheid gibt; sie kann also nicht nachträglich für ein bereits beendetes Jahr gewählt werden. Wurde keine Aufzeichnung geführt oder ist sie nicht mehr vorhanden, muss die Kapitalgesellschaft als Arbeitgeber nach Angaben der CRA die privaten und geschäftlichen Kilometer (bei einem geschäftsführenden Eigentümer dessen eigene) dennoch nachvollziehbar belegen können, um die reduzierte Standby Charge anzuwenden. Andernfalls verweist ihre Seite auf die vereinfachte Berechnung der Standby Charge, die eigene Voraussetzungen hat, darunter dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die reduzierte Standby Charge hat.

Ein fehlendes Fahrtenbuch kann daher den steuerpflichtigen Vorteil des Eigentümers ebenso treffen wie die Nachweise hinter den Fahrzeugkosten der Kapitalgesellschaft. Ein Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis, der nie auf einer T4-Bescheinigung gemeldet wurde, lässt Steuer unversteuert einbehalten, die die Kapitalgesellschaft schuldet. Ein Direktor kann dafür nach Abschnitt 227.1 persönlich haften, vorbehaltlich der dortigen Voraussetzungen und der Verteidigung durch gebotene Sorgfalt (Due Diligence). Die Berechnung der Vorteile steht unter Ein Auto über das Unternehmen kaufen. Zwei Fälle brauchen eine eigene Prüfung. Ein Van oder Pick-up, der höchstens den Fahrer und zwei Mitfahrer befördert und hauptsächlich dazu dient, Waren oder Ausrüstung zur Einkommenserzielung zu befördern, oder der ganz oder nahezu ganz zur Einkommenserzielung genutzt wird, fällt nicht unter die Definition von „automobile“ im Gesetz (Abschnitt 248(1), geprüft im Jahr des Erwerbs oder der Anmietung). Für ihn gelten daher andere Regeln. Und wird das Auto bereitgestellt, weil der Eigentümer Aktionär und nicht Arbeitnehmer ist, gelten die Regeln für Aktionärsvorteile.

Wie lange bewahre ich das Fahrtenbuch auf, sobald ich eines führe?

Bewahren Sie das Fahrtenbuch des Basisjahres sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, für das es zum Nachweis der geschäftlichen Nutzung dient (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen). Die Stichprobe jedes späteren Jahres nutzt das Basisjahr, daher überdauert das Fahrtenbuch des Basisjahres das Jahr, in dem es geführt wurde.

Belege und andere Unterlagen bewahren Sie sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (Abschnitt 230 des Gesetzes; Rundschreiben IC78-10R5 der CRA). Eine verspätet eingereichte Erklärung, ein Einspruch oder eine schriftliche Aufforderung der CRA zur Aufbewahrung setzen eine andere Frist. Die übrigen Fälle stehen im Leitfaden der CRA zum Fahrtenbuch.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Installateur ohne Fahrtenbuch und mit einem Schreiben der CRA

Ein Installateur als Einzelunternehmer hat für das geprüfte Jahr C$9.000 Fahrzeugkosten bei 80 % geschäftlicher Nutzung geltend gemacht, ein Abzug von C$7.200. Das Schreiben der CRA verlangt das Fahrtenbuch. Belege decken die C$9.000 ab, alles gemeinsame laufende Kosten (keine rein geschäftlichen Parkgebühren oder Versicherung). Ein Fahrtenbuch gibt es nicht.

Nehmen Sie an, zwei Serviceleistungsrechnungen, datiert auf Anfang und Ende dieses Jahres, zeigen Kilometerstände, die 24.000 km auseinanderliegen. Auftragsrechnungen mit Adressen, datiert innerhalb dieses Zeitraums, belegen 15.600 km Geschäftsfahrten. Der belegte Anteil beträgt 65 %, auf die belegten Kosten angewendet ergibt das C$5.850. Die Lücke von C$1.350 ist der Teil des Abzugs, den bisher kein Dokument stützt. Jedes andere Jahr, das auf dieselbe Weise geltend gemacht wurde, braucht seinen eigenen Nachweis und seine eigene Zahl.

Berater, der jetzt ein Fahrtenbuch beginnt

Jahr 1: Ein Berater führt ein Fahrtenbuch über das ganze Jahr. Die geschäftliche Nutzung beträgt 48 % für das Jahr und 50 % für März bis Mai. Jahr 2: Eine Stichprobe für März bis Mai zeigt 52 %. Die berechnete Jahresnutzung ist 52 ÷ 50 × 48 = etwa 50 %, innerhalb des Bereichs von 38 % bis 58 % um die 48 % des Basisjahres. Das eigene Beispiel der CRA liest die 10 als Prozentpunkte: Bei einem Basisjahr von 49 % erlaubt es Ergebnisse von 39 % bis 59 %. Das Unternehmen muss weiterhin zeigen, dass das Basisjahr die normale Nutzung abbildet.

Hätte die Stichprobe in Jahr 2 70 % gezeigt, läge das Ergebnis bei 70 ÷ 50 × 48 = etwa 67 %, außerhalb des Bereichs. Die Stichprobe würde dann nur März bis Mai abdecken, und die CRA sagt, ein neues Basisjahr sollte erwogen werden. Das Fahrtenbuch sagt nichts über die Jahre vor Jahr 1 aus.

Eigentümer einer Kapitalgesellschaft mit einem Van im Firmenbesitz

Eine Kapitalgesellschaft besitzt einen Van, der nach dem Gesetz als „automobile“ gilt, und ihr Eigentümer fährt ihn für die Arbeit und am Wochenende. Es wurde nie ein Fahrtenbuch geführt. Die Seite der CRA sagt, dass die Kapitalgesellschaft als Arbeitgeber die privaten und geschäftlichen Kilometer nachvollziehbar belegen können muss, um die reduzierte Standby Charge anzuwenden. Das fehlende Fahrtenbuch stellt diese Ermäßigung daher infrage. Das Beispiel nimmt an, dass der Van als Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis bereitgestellt wird; handelt es sich um einen Aktionärsvorteil, gelten andere Regeln, und die Kapitalgesellschaft kann diesen Vorteil nicht abziehen. Datierte Kilometerstandsablesungen und Auftragsrechnungen können wie im Fall des Installateurs einen Anteil belegen. Wenn nicht, ist die Ermäßigung möglicherweise nicht verfügbar, und der Vorteil wird eventuell anders berechnet, etwa nach der vereinfachten Berechnung, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Schreiben der CRA verlangt ein Fahrtenbuch, das es nicht gibt, oder mehrere Jahre Fahrzeugkosten wurden ohne eines geltend gemacht: Zuerst zu klären sind, welche Jahre betroffen sind, welche Nachweise sich ehrlich zusammenstellen lassen, wie Sie das Schreiben beantworten und wie Sie ein Fahrtenbuch beginnen, das spätere Jahre stützt. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Unterlagen, Jahr für Jahr, und lesen Sie Prüfungen der CRA zum Schreiben selbst.
• Eine Kapitalgesellschaft besitzt das Fahrzeug, und es wurde kein Fahrtenbuch geführt: Der steuerpflichtige Vorteil des Eigentümers und die Nachweise hinter den Fahrzeugkosten der Kapitalgesellschaft beruhen auf denselben fehlenden Kilometern. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Unterlagen; die Berechnung des Vorteils steht unter Ein Auto über das Unternehmen kaufen.
• Sie möchten die Regeln der CRA zum Fahrtenbuch vollständig kennen, oder Sie machen alle Fahrten als geschäftlich geltend: Siehe den Leitfaden der CRA zum Fahrtenbuch.
• Auch Belege fehlen: Siehe Ausgaben ohne Belege und Belegvorgaben der CRA.
• Sie haben auch Vorsteuerabzüge der GST/HST auf Fahrzeugkosten geltend gemacht: Prüfen Sie sie getrennt vom Einkommensteuerabzug, denn die GST/HST-Regeln weichen ab; siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzüge.
• Das Fahrzeug wurde mit einem Darlehen gekauft, oder ein privates Auto wurde ins Unternehmen überführt: Siehe Fahrzeugkauf und Darlehen buchen und CCA (steuerliche Abschreibung in Kanada).
• Sie möchten wissen, was die Aufmerksamkeit der CRA geweckt hat: Siehe Was eine Prüfung durch die CRA auslöst.
• Das Fahrzeug wird in einer US-Erklärung geltend gemacht: Siehe Ein US-Fahrtenbuch rekonstruieren.