Gastos de auto en revisión de la CRA sin bitácora: qué hacer

Revisión de gastos de auto de la CRA sin bitácora: ¿qué pasa con la deducción?

Una deducción de vehículo sin bitácora se sostiene solo con las demás pruebas que la respaldan. La CRA indica que los gastos del vehículo son deducibles únicamente cuando son razonables y tienen recibos, y considera que una bitácora exacta de los viajes de negocio, llevada durante todo el año, es la mejor prueba del uso para el negocio (CRA: gastos de vehículos motorizados). La sección 67 de la Income Tax Act (ley del impuesto sobre la renta de Canadá) permite un gasto solo en la medida en que fue razonable según las circunstancias.

Las páginas de la CRA sobre vehículos motorizados no dicen qué acepta la CRA en lugar de una bitácora que nunca se llevó, y el boletín IT-521R, ya archivado, tampoco lo dice. Una bitácora reconstruida después es evidencia, no un sustituto garantizado, y nadie puede prometer que será aceptada.

Un caso como este no es sencillo y debe verlo un profesional cuando ya hay una carta de la CRA que pide la bitácora, cuando se dedujeron varios años de la misma manera, cuando el porcentaje de uso para el negocio es alto o cuando el vehículo es de una corporación. Los recibos prueban lo que se gastó, no qué parte del manejo fue para el negocio, y esa proporción es lo que prueba una bitácora.

Los créditos fiscales por insumos de una persona registrada en el GST/HST solo están disponibles en la medida en que la compra se use en actividades comerciales (CRA: créditos fiscales por insumos; Excise Tax Act, sección 141.01). Por eso, la falta de registros del vehículo también puede afectar los créditos sobre sus costos. El crédito se calcula con las reglas del GST/HST, que no siempre coinciden con la proporción de uso para el negocio del impuesto sobre la renta; vea comprar un auto a través de su negocio.

Reúna primero lo siguiente:

• Recibos y estados de cuenta de combustible o carga eléctrica, seguro, reparaciones, licencia, intereses del arrendamiento o del préstamo, y estacionamiento.
• Lecturas del odómetro con fecha: los papeles de servicio, reparación, inspección y seguro a menudo muestran una.
• Anotaciones del calendario, órdenes de trabajo, facturas a clientes y correos que den fechas y direcciones.
• Los documentos de compra o de arrendamiento del vehículo.
• Las declaraciones en las que se dedujo el vehículo (T2125 o T2) y cualquier nota que muestre cómo se calculó el porcentaje de uso para el negocio.
• La póliza de seguro o su renovación, que muestra el uso y los kilómetros anuales declarados.
• La carta de la CRA, con los años que cubre y la fecha que fija.

Para saber qué enviar y cuánto puede tardar la respuesta, vea revisiones y auditorías de la CRA.

¿Una bitácora de muestra de tres meses puede reemplazar un año completo que nunca llevé?

No. La bitácora simplificada de la CRA parte de una bitácora completa de un año entero, que fija un año base; solo después de ese año una muestra de tres meses puede estimar el uso para el negocio del año (CRA: registros de vehículos motorizados; T4002, capítulo 3). Sin un año base no hay con qué comparar la muestra, así que la fórmula no se puede aplicar.

La fórmula divide el uso para el negocio del período de muestra entre el uso para el negocio del año base en los mismos meses, y luego lo multiplica por el uso anual para el negocio del año base. El resultado debe quedar dentro de 10% de los resultados del año base, y el negocio debe demostrar que el año base sigue representando el uso normal del vehículo. Si el resultado sale de ese rango, la muestra solo es confiable para los tres meses que cubre; la CRA indica que el resto del año debe demostrarse con un registro real de los viajes o con «registros alternativos» (alternative records), que no define, y que debe considerarse un nuevo año base de 12 meses. La prueba completa está en la guía de la CRA sobre la bitácora del vehículo.

Una bitácora de tres meses llevada ahora, sin un año base detrás, registra esos tres meses y nada más.

¿Qué espera la CRA en un registro de kilometraje y recibos, y hay una plantilla?

La CRA espera un registro de los kilómetros totales, los kilómetros del negocio y un recibo de cada gasto deducido. Sus páginas sobre vehículos motorizados enumeran los datos siguientes y no mencionan ningún formulario ni plantilla obligatorios, así que pueden guardarse en un cuaderno, una hoja de cálculo o una aplicación (CRA: gastos de vehículos motorizados; CRA: registros de vehículos motorizados):

Para lo que falte, consiga el documento más cercano a cada dato: todos los recibos, todas las lecturas del odómetro con fecha y un documento con fecha que respalde cada viaje de negocio. Para los recibos que faltan, vea gastos sin recibos; para saber qué debe mostrar un recibo, vea requisitos de la CRA para los recibos.

¿Puedo reconstruir una bitácora del vehículo después de los hechos?

Puede armar un registro de los viajes pasados a partir de otros documentos. Es evidencia de apoyo, y la CRA decide qué peso le da.

1. Calcule los kilómetros totales del año. Lo mejor son lecturas del odómetro con fecha cerca del inicio y del final del año; los papeles de servicio, reparación, inspección, seguro o venta a menudo traen una. Si las lecturas caen dentro del año, úselas, indique las fechas que abarcan y trate la bitácora como si cubriera solo ese lapso.
2. Haga una lista de cada viaje de negocio que un documento con fecha compruebe: factura, orden de trabajo, anotación del calendario o correo de un cliente. Anote una fila por viaje: fecha, destino, propósito y kilómetros. Tome la distancia de la ruta en un mapa entre las dos direcciones y escriba «distancia según mapa» en la bitácora.
3. Deje fuera los viajes entre la casa y un lugar de trabajo habitual; por lo general son personales. Para un propietario único solo cuentan si la casa es la base de operaciones del negocio (IT-521R archivado, párrafo 24; la página de la CRA sobre el automóvil del empleador trata el trayecto de la casa al trabajo como personal). Marque aparte cualquier viaje dudoso.
4. Sume los kilómetros del negocio y divídalos entre los kilómetros totales del mismo lapso. Esa es la proporción documentada de uso para el negocio.
5. Compárela con la proporción deducida. Aplicada a los costos de operación con recibo del mismo lapso (combustible, seguro, reparaciones, licencia), muestra cuánto de la deducción respaldan los documentos hasta ahora. El estacionamiento del negocio y el seguro adicional del negocio se deducen completos, no por proporción (T4002, capítulo 3). Si los registros cubren solo parte del año, no extienda la proporción a los meses sin registros.
6. Indique en la bitácora que fue reconstruida. Anote la fecha en que se hizo y los documentos usados, y conserve esos documentos. Nunca ponga a una bitácora reconstruida una fecha que dé a entender que se llevó en el momento.

No agregue ningún viaje que un documento con fecha no respalde, de modo que la proporción documentada puede resultar menor que la proporción deducida.

Una bitácora reconstruida tampoco da un atajo a un año posterior. La CRA describe un año base como una bitácora llevada durante un año completo; sus páginas no responden si un año pasado reconstruido puede servir como año base, así que no se puede dar por hecho que el método de muestra funcione a partir de él.

Cada año pasado es independiente. Si se dedujeron varios años sin bitácora, cada año necesita su propia evidencia. La carta de la CRA indica los años en revisión. Normalmente, la CRA puede hacer una nueva determinación a una persona física o a una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) hasta tres años después del aviso de determinación original (cuatro años para otras corporaciones), y sin límite de tiempo si hubo una declaración falsa por negligencia, descuido o falta intencional, o si se presentó una renuncia al plazo (sección 152). Los registros se deben conservar seis años de todos modos. El resto está en revisiones y auditorías de la CRA.

Si empiezo una bitácora hoy, ¿cómo fija un año base para los años siguientes?

Una bitácora completa de 12 meses, llevada desde hoy, se convierte en el año base y respalda los años siguientes mediante la muestra de tres meses. No dice nada sobre los años anteriores. El año base de la CRA es un año completo de registro, con cada viaje de negocio anotado y el odómetro leído al inicio y al final del período fiscal (CRA: registros de vehículos motorizados).

Calcule la proporción de uso para el negocio de todo el año y de cada bloque de tres meses. La fórmula necesita la proporción del año base para los mismos meses que la muestra posterior, no solo la cifra anual.

Un vehículo nuevo necesita su propio registro desde el día en que se compra. Si la CRA considera que los registros de un contribuyente son inadecuados, la sección 230(3) le permite indicar los registros que debe llevar de ahí en adelante; lo que indicaría depende del caso.

Mi corporación es dueña del vehículo: ¿qué registros espera la CRA de mí?

La CRA indica que un empleado que dispone del automóvil de una corporación debe llevar una bitácora o un registro diario de los viajes, con los kilómetros del negocio (relacionados con el empleo) y los personales, y entregar una copia al empleador (CRA: automóvil proporcionado por el empleador). Un propietario que trabaja para la corporación y maneja su vehículo puede ser ese empleado, pero primero hay que decidir si el auto se proporciona por el trabajo o por ser accionista. La CRA lo considera una cuestión de hecho, y un beneficio al accionista no se puede deducir como gasto del negocio, a diferencia de un beneficio al empleado (CRA: beneficios al accionista). La bitácora es la evidencia detrás tanto del beneficio como de los costos del vehículo de la corporación, que son cálculos separados: las páginas de la CRA sobre vehículos motorizados están escritas para negocios no constituidos en corporación, pero la obligación de llevar registros de la sección 230 y el límite de razonabilidad de la sección 67 se aplican a una corporación como a cualquier persona que lleve un negocio.

Los kilómetros personales también determinan un beneficio gravable para el propietario. El «cargo por disponibilidad» (standby charge) es lo que la CRA cobra por tener el vehículo de la empresa disponible para uso personal, y el cargo reducido por disponibilidad exige que el manejo de negocio supere 50% de la distancia, con el manejo personal dentro de los límites de la CRA. El cargo por disponibilidad también depende de los días en que el auto estuvo disponible para el propietario, lo haya manejado o no, y el beneficio se calcula para el año calendario del propietario, que puede ser distinto del ejercicio fiscal de la corporación. Con el método de tasa fija, los kilómetros personales también determinan el beneficio por gastos de operación; el método opcional exige que más de la mitad del manejo sea por el trabajo y que el empleado avise por escrito al empleador antes de que termine el año, así que no se puede elegir después para un año que ya terminó. Si no se llevó un registro o ya no está disponible, la CRA indica que la corporación, como empleador, debe poder dar cuenta razonablemente de los kilómetros personales y los del negocio (en el caso de un propietario-gerente, los del propio propietario) para usar el cargo reducido. De lo contrario, su página remite al cálculo simplificado del cargo por disponibilidad, que tiene sus propias condiciones, entre ellas que el empleado no sea elegible para el cargo reducido.

Por eso, una bitácora que falta puede afectar el beneficio gravable del propietario y también la evidencia de los costos del vehículo de la corporación. Un beneficio de empleo que nunca se declaró en un T4 deja impuesto sin retener, que la corporación debe, y un director puede ser responsable personalmente según la sección 227.1, sujeto a sus condiciones y a una defensa de debida diligencia. Los cálculos del beneficio están en comprar un auto a través de su negocio. Dos casos necesitan su propia revisión. Una camioneta tipo van o pick-up con capacidad para el conductor y dos pasajeros como máximo, que se usa principalmente para transportar bienes o equipo para generar ingresos, o que se usa en su totalidad o casi en su totalidad para generar ingresos, queda fuera de la definición de «automóvil» (automobile) de la ley (sección 248(1), que se evalúa en el año en que se adquiere o se arrienda), por lo que sigue otras reglas. Y si el auto se proporciona porque el propietario es accionista y no empleado, se aplican las reglas de los beneficios al accionista.

¿Cuánto tiempo conservo la bitácora una vez que la empiece?

Conserve la bitácora del año base durante seis años desde el final del último año fiscal en que se use para establecer el uso para el negocio (CRA: registros de vehículos motorizados). La muestra de cada año posterior usa el año base, así que la bitácora del año base dura más que el año en que se llevó.

Los recibos y demás registros se conservan seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (sección 230 de la ley; circular IC78-10R5 de la CRA). Una declaración presentada tarde, una apelación o un requerimiento escrito de la CRA para conservar registros fijan un plazo distinto; los demás casos están en la guía de la CRA sobre la bitácora del vehículo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Plomero sin bitácora y con una carta de la CRA

Un plomero propietario único dedujo C$9,000 de gastos del vehículo con 80% de uso para el negocio en el año en revisión, una deducción de C$7,200. La carta de la CRA pide la bitácora. Los recibos cubren los C$9,000, todos costos de operación compartidos (sin estacionamiento ni seguro exclusivos del negocio). No existe bitácora.

Suponga que dos facturas de servicio, con fecha al inicio y al final de ese año, muestran lecturas del odómetro con 24,000 km de diferencia. Las facturas de trabajos con direcciones, con fecha dentro de ese lapso, documentan 15,600 km de viajes de negocio. La proporción documentada es 65%, que aplicada a los costos con recibo da C$5,850. La diferencia de C$1,350 es la parte de la deducción que ningún documento respalda todavía. Cada otro año deducido de la misma manera necesita su propia evidencia y su propia cifra.

Consultor que empieza una bitácora ahora

Año 1: un consultor lleva una bitácora de todo el año. El uso para el negocio es 48% en el año y 50% de marzo a mayo. Año 2: una muestra de marzo a mayo da 52%. El uso anual calculado es 52 ÷ 50 × 48 = cerca de 50%, dentro del rango de 38% a 58% alrededor del 48% del año base. El propio ejemplo de la CRA entiende el 10 como puntos porcentuales: con un año base de 49%, permite resultados de 39% a 59%. El negocio todavía debe demostrar que el año base representa el uso normal.

Si la muestra del Año 2 hubiera dado 70%, el resultado sería 70 ÷ 50 × 48 = cerca de 67%, fuera del rango. La muestra cubriría entonces solo de marzo a mayo, y la CRA indica que debe considerarse un nuevo año base. La bitácora no dice nada sobre los años anteriores al Año 1.

Propietario con corporación y una van de la corporación

Una corporación tiene una van que cuenta como automóvil según la ley, y su propietario la maneja para el trabajo y los fines de semana. Nunca se llevó una bitácora. La página de la CRA indica que la corporación, como empleador, debe poder dar cuenta razonablemente de los kilómetros personales y los del negocio para usar el cargo reducido por disponibilidad, así que la falta de bitácora pone en duda esa reducción. El ejemplo supone que la van se proporciona como beneficio de empleo; si es un beneficio al accionista, las reglas son otras y la corporación no puede deducir ese beneficio. Las lecturas del odómetro con fecha y las facturas de trabajos pueden documentar una proporción, como en el caso del plomero. Si no pueden, es posible que la reducción no esté disponible y que el beneficio se calcule de otra forma, como el cálculo simplificado si se cumplen sus condiciones.

¿Su situación es distinta?

• Una carta de la CRA pide una bitácora que no existe, o se dedujeron gastos de auto de varios años sin una: lo primero que hay que aclarar es qué años están en duda, qué evidencia se puede reunir con honestidad, cómo responder la carta y cómo empezar una bitácora que respalde los años siguientes. Consiga ayuda de contabilidad con los registros, año por año, y vea revisiones y auditorías de la CRA para la carta misma.
• Una corporación es dueña del vehículo y no se llevó bitácora: el beneficio gravable del propietario y la evidencia de los costos del vehículo de la corporación dependen de los mismos kilómetros que faltan. Consiga ayuda de contabilidad con los registros; el cálculo del beneficio está en comprar un auto a través de su negocio.
• Quiere las reglas completas de la CRA sobre la bitácora, o deduce todo el manejo como del negocio: vea la guía de la CRA sobre la bitácora del vehículo.
• También faltan los recibos: vea gastos sin recibos y requisitos de la CRA para los recibos.
• También pidió créditos fiscales por insumos del GST/HST sobre los costos del vehículo: revíselos por separado de la deducción del impuesto sobre la renta, porque las reglas del GST/HST son distintas; vea presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.
• El vehículo se compró con un préstamo, o un auto personal pasó al negocio: vea cómo registrar la compra de un vehículo y su préstamo y la deducción por costo de capital.
• Quiere saber qué atrajo la atención de la CRA: vea qué provoca una auditoría de la CRA.
• El vehículo se deduce en una declaración de EE. UU.: vea cómo reconstruir un registro de millas en EE. UU..