CRA Denetimini Ne Tetikler? Küçük İşletmeler İçin Rehber

CRA küçük bir işletmeyi veya şirketi denetime nasıl seçer?

CRA, denetimi tetikleyen nedenlerin listesini yayımlamaz. Kendi anlatımına göre risk değerlendirme sistemleri, kurallara uyumsuzluk riski yüksek beyannameleri belirler; ardından bir CRA görevlisi, denetim gerekip gerekmediğine karar vermek için çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri inceler (CRA: İşletme denetimleri). Değerlendirme, vergi beyannamelerinde ne sıklıkla hata çıktığı gibi etkenlere bakar ve CRA bir dosyayı benzer dosyalarla karşılaştırabilir (CRA: Denetimler hakkında bilmeniz gerekenler). CRA'nın sayfaları yalnızca bazı etkenleri sayar ve ağırlık vermez; bu yüzden daha uzun her “tetikleyici listesi” tahmindir.

CRA, işletme denetiminde geliri dolaylı yoldan doğrulamasına yol açan işaretleri yayımlar. Bunlar bir sonraki bölümdedir. İşletme ve kişisel para aynı hesaptaysa, şirket sahibi yıl sonlarında şirkete borçluysa, beyan edilen gelir benzer işletmelerin altındaysa veya CRA daha önce yazı yazmışsa dosya basit sayılmaz. Tek bir indirimin belgelenmesini isteyen yazı genellikle denetim değil, incelemedir; farkı CRA inceleme veya denetim yazısı rehberi anlatır.

Önce şunları toplayın: söz konusu yıllara ait tüm banka ve kart hesap özetleri (işletme ve kişisel), mevduatlarla eşleştirilmiş satış kayıtları, şirket varsa hissedar kredisi defteri ve defterlerle eşleştirilmiş verilmiş beyannameler.

CRA beyan edilmemiş gelire dair hangi işaretlere bakar?

CRA, beş işaretten bir veya birkaçı görüldüğünde genellikle dolaylı gelir doğrulama yöntemini kullanacağını söyler (CRA: İşletme denetimleri). Bunlar, CRA'nın denetimde geliri ne zaman dolaylı yoldan kontrol ettiğine dair kendi sözleridir; CRA bu işaretlerin hangi dosyaların seçileceğini belirlediğini söylemez. Dolaylı doğrulama, CRA'nın beyan edilen geliri yalnızca defterlere bakarak değil, alternatif bir yöntemle sınaması demektir.

En yaygın dolaylı yöntem, net varlık (net worth) yöntemidir. CRA, sahibin aile birimine ait eksiksiz bir mali tabloya ihtiyaç duyduğunu söyler; bu yöntemi kullandığında işletme sahibinin eşinin ve hanedeki katkıda bulunan diğer üyelerin kişisel mali kayıtlarını isteyecektir (CRA: İşletme denetimleri). Satışları CRA'ya bildiren çevrim içi platformlar CRA dijital platform bildirimi rehberinde anlatılır.

İşletme ve kişisel harcamalar için tek banka hesabı kullanmak riski artırır mı?

Evet, denetim başladıktan sonra artırır. CRA, işletme ve kişisel hesapların birbirinin yerine kullanılmasını, dolaylı gelir kontrolüne yol açan bir işaret olarak sayar (CRA: İşletme denetimleri); bu işaretin hangi dosyaların seçileceğini belirlediğini söylemez. Kanun, ödenecek verginin belirlenmesine imkân veren biçimde ve bilgiyle kayıt tutulmasını şart koşar (Income Tax Act, 230(1) alt maddesi). Karışık bir hesapta her satır bir soruya dönüşür: işletme gideri mi, sahibin çekimi mi, yoksa başka bir şey mi?

Şahıs işletmesi sahibi veya ortak için kişisel ödemeler sahibin çekimidir, gider değildir. Kanada'da bir şirket için ise şirketin ödediği kişisel masraflar sahibe vergilendirilebilir bir menfaat olabilir (15(1) alt maddesi) veya sahibin şirkete borcu sayılabilir; bkz. bir denetimde bulunan hissedar menfaatleri. Hesaplar zaten karışmışsa her kişisel ödemeyi desteğiyle birlikte bir çalışma kopyasında listeleyin ve hesap özetlerini banka düzenlediği haliyle saklayın. Şirketlerde hissedar kredisi kaydı, geri ödeme yükümlülüğünün gerçek olduğunu gösteren kanıt gerektirir; kanıt yoksa ödeme bunun yerine vergilendirilebilir bir menfaat olabilir ve yalnızca muhasebe kaydı hangisi olduğunu belirlemez (CRA hissedar kredisi folio'su, 1.13–1.14 numaralı paragraflar). Bkz. hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma. Kendi cebinizden ödediğiniz işletme giderleri ise ters yönde kaydedilir; bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri.

Kayıtları düzenlerken verilmiş bir beyannamede eksik gelir veya vergi çıkarsa, düzeltme vermeden önce gönüllü bildirimi okuyun: CRA ile herhangi bir temastan önce, temastan sonra. Bir bildirimin kabul edilip edilmeyeceği zamanlamaya ve diğer koşullara bağlıdır.

Defterlerin hataya açık olması ne demektir ve düzenli defterler neye benzer?

CRA, muhasebenin çoğunu tek kişi yaptığında veya işletmenin ana işlevlerini tek kişi ya da birbiriyle ilişkili küçük bir grup yürüttüğünde defter ve kayıtların hataya açık olabileceğini söyler (CRA: İşletme denetimleri). Defterleri kendiniz tutuyor ve kimse gözden geçirmiyorsa bkz. defterleri kendin tutmak mı, muhasebe sorumlusu mu tutmak. CRA “düzenli defter”i tanımlamaz. Aşağıdaki tablonun ilk satırı yasal bir şarttır, ikincisi bu şarta ilişkin CRA rehberidir; geri kalanı yukarıdaki işaretlere karşı işe yarayan pratik adımlardır.

Yukarıdaki işaretler tablosunda mevduatlarla eşleşen satışlar ve ikinci bir gözden geçiren kişi de yer alır.

Kayıtlar yetersizse Minister, bir kişiden kendi belirlediği kayıt ve defterleri tutmasını isteyebilir (230(3) alt maddesi).

Büyük bir hissedar kredisi veya yüksek birikmiş kâr, şirketin işaretlenmesine yol açar mı?

CRA'nın işaret listesinde birikmiş kâr veya hissedar kredisi bakiyesi yoktur; işletme denetimleri, denetim seçimi ve GST/HST denetimleri hakkındaki sayfalarında da bunlardan hiçbiri tetikleyici olarak anılmaz. Birikmiş kâr, bir şirketin elinde tuttuğu kârdır.

Hissedar kredisi başka bir nedenle önemlidir: denetim şirketin defterlerine ulaşırsa bakiye, bir vergi kuralının uygulanıp uygulanmayacağını belirler. Bir hissedar veya hissedarla bağlantılı bir kişi şirketten kredi alırsa ya da şirkete borçlanırsa, bu tutar genellikle o yılın gelirine dahil edilir (15(2) alt maddesi). Kural, Kanada'da mukim bir şirket olan borçluyu veya yalnızca bu tür şirketlerden oluşan bir ortaklığı kapsamaz. Tutar kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri ödenirse ve geri ödeme bir dizi kredinin veya başka işlemlerin ve geri ödemelerin parçası değilse gelire dahil edilmez (15(2.6) alt maddesi). Diğer istisnalar 15(2.2) ile 15(2.5) alt maddelerindedir.

Yıl sonlarından beri büyüyen bir bakiye için, nelerin alındığını, nelerin geri ödendiğini ve nasıl ödendiğini gösteren tarihli bir defter gerekir. Defter için bkz. hissedar kredisi hesabı, kural için bkz. hissedar kredileri.

GST/HST beyannameleri ayrıca denetime seçilebilir mi?

Evet. CRA, GST/HST beyannamelerinin hem risk değerlendirmesi hem de rastgele dosya seçimiyle denetim veya incelemeye alındığını ve bu denetimlerin beyan hatalarına ve eksikliklerine odaklandığını söyler (CRA: GST/HST denetimi ve incelemesi). Aynı sayfa, iade taleplerinin ödemeden önce incelendiğini ve bazılarının daha ayrıntılı incelendiğini belirtir. Bu CRA sayfası 22 Haziran 2017 tarihini gösterir.

Rastgele seçim, bir GST/HST beyannamesinin hiçbir risk işareti olmadan seçilebileceği anlamına gelir; bu yüzden GST/HST beyannamesi, gelir vergisi beyannamesiyle aynı satış ve alış kayıtlarıyla eşleşmelidir. GST/HST yazısı için bkz. GST/HST incelemeleri ve denetimleri.

Denetçi ilk olarak neyi isteyecek ve kimlerin kayıtları kapsama girer?

CRA, denetçinin sizinle görüşmeden önce normalde elektronik kayıtlarınızı isteyeceğini söyler (CRA: İşletme denetimleri). Denetçiler dosyaları e-postayla alamaz; belgeler güvenli bir çevrim içi hizmetle, posta yoluyla veya bir CRA ofisine teslim edilir.

Kapsama giren kayıtlar işletmenin ötesine uzanır (CRA vergi ipucu; CRA: İşletme denetimleri):

CRA ilişkili kuruluşları tek bir ekonomik birim olarak gruplandırıp birden fazla üyesini denetleyebilir. Denetçi değişiklik önerirse öneri yazısı, kabul etmek veya itiraz etmek için 30 gün süre tanır (RC4188).

Hangi kayıtları, hangi biçimde ve ne kadar süre saklamalıyım?

Kayıtların ve hesap defterlerinin çoğunu, dayanak belgeleriyle birlikte, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca saklayın (230(4) alt maddesi; CRA: Kayıt saklama).

Uzun vadeli mülke ve hisselere ait kayıtlar ile sonraki bir satışı veya tasfiyeyi etkileyen diğer geçmiş bilgiler süresiz saklanmayı gerektirebilir (CRA: Kayıt saklama). Bir işletme veya şirket kapandığında ya da itiraz veya başvuru yapıldığında başka süreler geçerlidir; bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanır. Taranmış kopyalar ve bulut depolama CRA için taranmış makbuzlar rehberindedir. Bir makbuzda neler görünmelidir: CRA makbuz şartları. CRA'nın ne kadar geriye dönük yeniden tarhiyat yapabileceği ayrı bir sınırdır; bkz. CRA ne kadar geriye dönük yeniden tarhiyat yapabilir.

Düzenli defterler denetim yapılmayacağını garanti eder mi?

Hayır. CRA dosyaları risk değerlendirmesiyle seçer, benzer dosyalarla karşılaştırabilir ve GST/HST için rastgele seçim de yapar. Başka denetimlerden veya soruşturmalardan gelen bilgileri de dikkate alabilir (RC4188; CRA: GST/HST denetimi ve incelemesi). Rastgele seçim defterlerinize bağlı değildir ve başka denetimlerden gelen bilgi defterlerin dışından gelir.

Düzenli defterlerin değiştirdiği şey, denetimin nasıl geçtiğidir. CRA'nın risk değerlendirmesi beyannamelerdeki hata olasılığına veya sıklığına bakar; bu yüzden doğru beyannameler bu etkende yardımcı olur, ancak CRA bunun ne kadar ağırlık taşıdığını söylemez. Birbiriyle eşleşen kayıtlar, denetim sorularını belgelerle yanıtlamanızı da sağlar; yine de neyi kabul edeceğine CRA karar verir. Denetim, beyannamenin yanlış olduğu anlamına gelmez: CRA, denetimin düzeltmesiz bitebileceğini, daha fazla vergili bir yeniden tarhiyatla veya iadeli bir yeniden tarhiyatla sonuçlanabileceğini söyler (RC4188).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

İşletme hesabından ödenen market alışverişi

Müteahhit olarak çalışan bir şahıs işletmesi sahibinin geliri C$90.000. Yıl boyunca market alışverişi ve sahibin ev kirası işletme hesabından çıkıyor; toplamı yaklaşık C$24.000. Birbirinin yerine kullanılan hesaplar, CRA'nın listelediği bir işarettir. Yaygın çözüm iki parçalıdır: bundan sonrası için ayrı bir kişisel hesap açmak ve zaten ödenmiş C$24.000 içindeki kişisel kısmı gider olarak değil, sahibin çekimi olarak kaydetmek. İşletme giderleri işletme gideri olarak kalır. Tarihli bir çekim kaydı, sahibin hangi ödemenin hangisi olduğunu göstermesini sağlar.

Şirkete borçlu bir sahip

Mali yılı Aralık'ta biten bir şirket, bireysel hissedarına 1. Yıl'ın Mart ayında C$45.000 kredi verir. Yazılı bir sözleşme geri ödeme yükümlülüğünün gerçek olduğunu gösterir ve başka bir kredi istisnası uygulanmaz.

• 1. Yıl sonu: defterlerde hissedardan alacak olarak C$45.000 görünür.
• 2. Yıl sonu: bakiye hâlâ C$45.000. 1. Yıl tutarının geri ödeme süresi, 2. Yıl'ın 31 Aralık'ında doldu.
• 2. Yıl'dan sonra: tutar bu sürede geri ödenmediyse C$45.000, sahibin 1. Yıl gelirine dahil edilebilir. Bir dizi kredinin ve geri ödemenin parçası olan geri ödeme sayılmaz. Kontrol edilecek ilk şey kredi defteri ve geri ödeme tarihleridir.
• Dahil edilirse: sonraki bir geri ödeme, yapıldığı yılda indirilebilir; ancak böyle bir dizinin parçası ise indirilemez (20(1)(j) bendi).

Geri ödeme yükümlülüğü gerçek değilse aynı ödeme, 15(1) alt maddesi uyarınca 1. Yıl gelirine dahil edilen bir hissedar menfaati olabilir; tek başına kredi hesabı kaydı geri ödeme süresini doğurmaz.

Benzer dükkânlardan daha az gelir bildiren bir dükkân

Küçük bir dükkân üç yılda C$150.000, C$148.000 ve C$152.000 satış bildirir ve her yıl sektöründeki benzer dükkânların altında gelir gösterir. Bu, listelenen bir işarettir. Dükkân günlük kasa raporları tutar ve brüt satışları mevduatlarla, elde tutulan nakitle, belgeli nakit harcamalarla, kart ücretleriyle ve zamanlama farklarıyla mutabık hale getirir. Gelirler bankaya yatırılmasa bile satışlar kayıtlı kalır. Ayrıca tedarikçi faturalarını ve kira sözleşmesini saklar; böylece benzer dükkânlardan daha düşük bir marjın belgelenmiş bir nedeni olur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• CRA zaten yazı yazdıysa: CRA inceleme veya denetim yazısı rehberindeki adımları izleyin. Yazının dayandığı kayıtlar birbiriyle eşleşmiyorsa veya daha önceki bir beyannamede eksik gelir gösteriyorsa, yanıt vermeden önce muhasebe kayıtları desteği alın.
• İşletme ve kişisel para karışmışsa, hissedar kredisi bakiyesi büyümüşse veya tüm defterleri gözden geçirme olmadan tek kişi tutuyorsa: kayıtların bir sonraki beyannameden önce düzenlenmesi gerekir ve bu düzenleme önceki yıllardaki hataları ortaya çıkarabilir. Bkz. hissedar kredisi hesabı, defterleri kendin tutmak mı, muhasebe sorumlusu mu tutmak ve muhasebe kayıtları desteği.
• Geliriniz sektörünüze göre düşük görünüyorsa veya harcamalarınızın bir kısmı işletme dışı paradan (yurt dışından birikim, aile hediyeleri, bir mülk satışı) karşılanıyorsa: CRA sormadan önce satışların mevduatlarla eşleştiğini ve diğer paraya ait belgelerin bulunduğunu kontrol edin; bir açığı yalnızca toplam tutarla açıklamak zordur. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Defterler veya beyannameler aylarca ya da yıllarca gecikmişse: bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması; elinizde yalnızca hesap özetleri varsa bkz. hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma. Kayıtlar bu kadar gerideyse bkz. muhasebe kayıtları desteği. Verilmemiş beyannameleri olan şirketler için: verilmemiş şirket beyannamelerinin tamamlanması.
• CRA bazı giderleri kişisel saydıysa: bkz. bir denetimde bulunan hissedar menfaatleri.
• GST/HST veya bordro yazınız varsa: bkz. GST/HST incelemeleri ve denetimleri veya bordro denetimleri.
• İşletmeniz veya şirketiniz Québec ya da Alberta'daysa: CRA federal gelir vergisini yine yönetir, ancak Québec ve Alberta için eyalet şirket vergisini yönetmez (CRA: Eyalet şirket vergisi); bu yüzden eyalet denetimi o eyaletin sürecini izler. Québec'te CRA, bireyler için eyalet gelir vergisini yönetmez (CRA: Bireyler için eyalet ve bölge vergisi) ve orada fiziksel olarak bulunan bir işletme için GST/HST'yi Revenu Québec yönetir (CRA: işletme numarası kaydı). Bu sayfa CRA'yı kapsar.