CRA की कार खर्च जाँच और लॉगबुक न होना: आप क्या कर सकते हैं

CRA की कार खर्च जाँच और लॉगबुक न होना: दावे का क्या होता है?

लॉगबुक के बिना वाहन का दावा सिर्फ़ उसके पीछे के दूसरे सबूतों पर टिकता है। CRA के अनुसार वाहन के खर्च तभी कटौती योग्य हैं जब वे उचित हों और रसीदों से साबित हों, और पूरे साल रखी गई व्यावसायिक यात्राओं की सटीक लॉगबुक को वह व्यावसायिक इस्तेमाल का सबसे अच्छा सबूत कहती है (CRA: मोटर वाहन खर्च)। Income Tax Act की section 67 खर्च की इजाज़त उसी हद तक देती है, जिस हद तक वह परिस्थितियों में उचित था।

CRA के मोटर वाहन पृष्ठ यह नहीं बताते कि कभी न रखे गए लॉग की जगह CRA क्या स्वीकार करती है, और संग्रहीत IT-521R बुलेटिन भी इस पर चुप है। बाद में दोबारा बनाया गया लॉग सबूत है, पक्का विकल्प नहीं, और कोई यह वादा नहीं कर सकता कि वह स्वीकार होगा।

ऐसा मामला सीधा नहीं होता, और किसी विशेषज्ञ को इसे देखना चाहिए, जब CRA का पत्र पहले से लॉग माँग रहा हो, कई साल एक ही तरह से दावा किए गए हों, दावा किया गया व्यावसायिक हिस्सा ऊँचा हो, या वाहन किसी कंपनी का हो। रसीदें साबित करती हैं कि कितना खर्च हुआ, यह नहीं कि कितनी ड्राइविंग व्यवसाय के लिए थी, और वही हिस्सा लॉग साबित करता है।

GST/HST रजिस्ट्रेंट के इनपुट कर क्रेडिट तभी मिलते हैं जब खरीद का इस्तेमाल व्यावसायिक गतिविधियों में हुआ हो (CRA: इनपुट कर क्रेडिट; Excise Tax Act, section 141.01), इसलिए वाहन के रिकॉर्ड न होने का असर वाहन की लागत पर मिले क्रेडिट पर भी पड़ सकता है। क्रेडिट GST/HST के नियमों से निकाला जाता है, जो हमेशा आयकर वाले व्यावसायिक हिस्से जैसे नहीं होते; देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए कार खरीदना।

पहले ये जमा करें:

• ईंधन या चार्जिंग, बीमा, मरम्मत, लाइसेंस, लीज़ या ऋण के ब्याज और पार्किंग की रसीदें और विवरण।
• तारीख वाली ओडोमीटर रीडिंग: सर्विस, मरम्मत, निरीक्षण और बीमे के कागज़ों में अक्सर एक रीडिंग मिल जाती है।
• कैलेंडर की प्रविष्टियाँ, काम के टिकट, ग्राहकों के इनवॉइस और ईमेल, जिनमें तारीखें और पते हों।
• वाहन की खरीद या लीज़ के कागज़।
• वे रिटर्न जिनमें वाहन का दावा किया गया (T2125 या T2), और कोई भी नोट जो दिखाए कि व्यावसायिक प्रतिशत कैसे निकाला गया।
• बीमा पॉलिसी या नवीनीकरण, जिसमें बताया गया इस्तेमाल और साल भर के किलोमीटर दिखें।
• CRA का पत्र, जिसमें उसके दायरे के साल और उसकी तय की हुई तारीख हो।

क्या भेजना है और जवाब में कितना समय लग सकता है, इसके लिए देखें CRA की समीक्षा और ऑडिट।

क्या तीन महीने का नमूना लॉगबुक उस पूरे साल की जगह ले सकता है जो मैंने कभी रखा ही नहीं?

नहीं। CRA की सरल लॉगबुक पद्धति एक पूरे साल की पूरी लॉगबुक से शुरू होती है, जो आधार वर्ष (base year) तय करती है; उसके बाद ही तीन महीने का नमूना पूरे साल का व्यावसायिक इस्तेमाल आँक सकता है (CRA: Motor vehicle records; T4002, अध्याय 3)। आधार वर्ष के बिना नमूने की तुलना करने के लिए कुछ नहीं होता, इसलिए सूत्र चलाया ही नहीं जा सकता।

सूत्र में नमूना अवधि के व्यावसायिक इस्तेमाल को आधार वर्ष के उन्हीं महीनों के व्यावसायिक इस्तेमाल से भाग दिया जाता है, फिर आधार वर्ष के सालाना व्यावसायिक इस्तेमाल से गुणा किया जाता है। नतीजा आधार वर्ष के नतीजों से 10% के भीतर रहना चाहिए, और व्यवसाय को दिखाना होगा कि आधार वर्ष अब भी वाहन के सामान्य इस्तेमाल को दर्शाता है। अगर नतीजा इस दायरे से बाहर जाए, तो नमूना केवल उन तीन महीनों के लिए भरोसेमंद है जिन्हें वह कवर करता है; CRA कहती है कि तब साल के बाकी हिस्से को यात्रा के असली रिकॉर्ड या "alternative records" से दिखाना होगा, जिन्हें वह परिभाषित नहीं करती, और नया 12 महीने का आधार वर्ष बनाने पर विचार करना चाहिए। पूरी जाँच CRA की वाहन लॉगबुक गाइड में है।

अभी रखा गया तीन महीने का लॉग, जिसके पीछे कोई आधार वर्ष नहीं है, सिर्फ़ उन्हीं तीन महीनों को दर्ज करता है, उससे ज़्यादा कुछ नहीं।

CRA मायलेज लॉग और रसीदों में क्या चाहती है, और क्या कोई टेम्पलेट है?

CRA कुल किलोमीटर, व्यावसायिक किलोमीटर, और दावा किए गए हर खर्च की रसीद का रिकॉर्ड चाहती है। उसके मोटर वाहन पृष्ठ नीचे की चीज़ें गिनाते हैं और कोई ज़रूरी फ़ॉर्म या टेम्पलेट नहीं बताते, इसलिए नोटबुक, स्प्रेडशीट या ऐप में इन्हें रखा जा सकता है (CRA: मोटर वाहन खर्च; CRA: Motor vehicle records):

जो कुछ भी गायब हो, उसके सबसे करीब का दस्तावेज़ जुटाएँ: हर रसीद, तारीख वाली हर ओडोमीटर रीडिंग, और हर व्यावसायिक यात्रा के पीछे तारीख वाला रिकॉर्ड। रसीद गायब हो तो देखें बिना रसीद के व्यावसायिक खर्च; रसीद में क्या दिखना चाहिए, इसके लिए देखें CRA की रसीद संबंधी आवश्यकताएँ।

क्या मैं बाद में वाहन की लॉगबुक दोबारा बना सकता हूँ?

आप दूसरे दस्तावेज़ों से बीती यात्राओं का रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं। यह सहायक सबूत है, और उसका कितना वज़न होगा, यह CRA तय करती है।

1. साल के कुल किलोमीटर निकालें। सबसे अच्छी हैं साल की शुरुआत और अंत के पास की तारीख वाली ओडोमीटर रीडिंग; सर्विस, मरम्मत, निरीक्षण, बीमे या बिक्री के कागज़ों पर अक्सर एक रीडिंग छपी होती है। अगर रीडिंग साल के भीतर पड़ती हैं, तो उन्हीं का इस्तेमाल करें, उनकी तारीखें लिखें, और मानें कि लॉग सिर्फ़ उतनी अवधि को कवर करता है।
2. हर उस व्यावसायिक यात्रा की सूची बनाएँ जिसे तारीख वाला दस्तावेज़ साबित करता हो: इनवॉइस, काम का टिकट, कैलेंडर प्रविष्टि या ग्राहक का ईमेल। हर यात्रा की एक पंक्ति: तारीख, गंतव्य, उद्देश्य, किलोमीटर। दूरी दोनों पतों के बीच नक्शे के रास्ते से लें और लॉग में "map distance" लिखें।
3. घर और नियमित कार्यस्थल के बीच की यात्राएँ छोड़ दें; वे आमतौर पर निजी मानी जाती हैं। एकल स्वामी के लिए वे तभी गिनी जाती हैं जब घर ही व्यावसायिक कामकाज का आधार हो (संग्रहीत IT-521R, paragraph 24; CRA का नियोक्ता-ऑटोमोबाइल पृष्ठ घर से कार्यस्थल की यात्रा को निजी मानता है)। कोई संदिग्ध यात्रा हो तो उसे अलग से चिह्नित करें।
4. व्यावसायिक किलोमीटर जोड़ें और उन्हीं अवधि के कुल किलोमीटर से भाग दें। यही दस्तावेज़ों से साबित व्यावसायिक हिस्सा है।
5. इसकी तुलना दावा किए गए हिस्से से करें। उसी अवधि के रसीद वाले चालू खर्चों (ईंधन, बीमा, मरम्मत, लाइसेंस) पर इसे लगाने से पता चलता है कि अब तक दस्तावेज़ दावे का कितना हिस्सा साबित करते हैं। व्यावसायिक पार्किंग और अतिरिक्त व्यावसायिक बीमा पूरे के पूरे कटौती में जाते हैं, हिस्से के हिसाब से नहीं (T4002, अध्याय 3)। अगर रिकॉर्ड साल के सिर्फ़ एक हिस्से के हैं, तो उस हिस्से को उन महीनों पर न खींचें जिनका कोई रिकॉर्ड नहीं है।
6. लॉग पर लिखें कि वह दोबारा बनाया गया है। उसे बनाने की तारीख और इस्तेमाल हुए दस्तावेज़ दर्ज करें, और वे दस्तावेज़ सँभालकर रखें। दोबारा बनाए लॉग पर कभी ऐसी तारीख न डालें मानो वह उसी समय रखा गया था।

ऐसी कोई यात्रा न जोड़ें जिसे तारीख वाला दस्तावेज़ साबित न करे, भले ही इससे साबित हिस्सा दावा किए गए हिस्से से कम निकले।

दोबारा बना लॉग बाद के साल को कोई शॉर्टकट भी नहीं देता। CRA आधार वर्ष को एक पूरे साल तक रखी गई लॉगबुक बताती है; क्या दोबारा बना बीता साल इसका काम कर सकता है, इसका जवाब उसके पृष्ठों पर नहीं है, इसलिए यह मानकर नहीं चला जा सकता कि उससे नमूना पद्धति चलेगी।

हर बीता साल अलग है। अगर कई साल बिना लॉग के दावा किए गए, तो हर साल को अपना सबूत चाहिए। CRA का पत्र जाँच वाले सालों के नाम बताता है। आमतौर पर CRA किसी व्यक्ति या कनाडाई-नियंत्रित निजी कंपनी का मूल निर्धारण सूचना (notice of assessment) के बाद तीन साल तक पुनर्निर्धारण कर सकती है (दूसरी कंपनियों के लिए चार साल), और अगर लापरवाही, असावधानी या जानबूझकर चूक से गलत जानकारी दी गई हो, या कोई छूट-पत्र (waiver) दाखिल हुआ हो, तो कोई समय-सीमा नहीं (धारा 152)। रिकॉर्ड फिर भी छह साल रखने होते हैं। बाकी जानकारी CRA की समीक्षा और ऑडिट में है।

अगर मैं आज लॉगबुक शुरू करूँ, तो वह बाद के सालों के लिए आधार वर्ष कैसे बनता है?

आज से रखा गया पूरे 12 महीने का लॉग आधार वर्ष बन जाता है, और तीन महीने के नमूने के ज़रिए बाद के सालों का समर्थन करता है। वह उससे पहले के सालों के बारे में कुछ नहीं कहता। CRA का आधार वर्ष एक पूरे साल की लॉगिंग है, जिसमें हर व्यावसायिक यात्रा दर्ज हो और वित्तीय अवधि की शुरुआत व अंत में ओडोमीटर पढ़ा गया हो (CRA: Motor vehicle records)।

पूरे साल का और हर तीन महीने के खंड का व्यावसायिक हिस्सा निकालें। सूत्र को बाद के नमूने जैसे ही महीनों के लिए आधार वर्ष का हिस्सा चाहिए, सिर्फ़ सालाना आँकड़ा काफ़ी नहीं।

नए वाहन को खरीद के दिन से अपना रिकॉर्ड चाहिए। अगर CRA किसी करदाता के रिकॉर्ड अपर्याप्त पाती है, तो section 230(3) उसे आगे से रखे जाने वाले रिकॉर्ड तय करने देती है; वह क्या तय करेगी, यह मामले पर निर्भर है।

वाहन मेरी कंपनी का है: CRA मुझसे कौन-से रिकॉर्ड चाहती है?

CRA के अनुसार जिस कर्मचारी को कंपनी का ऑटोमोबाइल उपलब्ध है, उसे यात्राओं की लॉगबुक या दैनिक रिकॉर्ड रखना होगा, जिसमें व्यावसायिक (रोज़गार-संबंधी) और निजी किलोमीटर दिखें, और उसकी एक प्रति नियोक्ता को देनी होगी (CRA: नियोक्ता द्वारा दिया गया ऑटोमोबाइल)। कंपनी के लिए काम करने और उसका वाहन चलाने वाला स्वामी वह कर्मचारी हो सकता है, लेकिन पहले यह तय करें कि कार नौकरी की वजह से मिली है या शेयर के स्वामित्व की वजह से। CRA इसे तथ्य का सवाल कहती है, और कर्मचारी-लाभ के उलट, शेयरधारक लाभ को व्यावसायिक खर्च के रूप में दावा नहीं किया जा सकता (CRA: शेयरधारक लाभ)। लाभ और कंपनी के वाहन-खर्च, दोनों के पीछे लॉग ही सबूत है, और ये दोनों अलग गणनाएँ हैं: CRA के मोटर वाहन पृष्ठ गैर-निगमित व्यवसायों के लिए लिखे गए हैं, पर धारा 230 में रिकॉर्ड रखने का कर्तव्य और section 67 की उचितता की सीमा कंपनी पर भी वैसे ही लागू होती है जैसे व्यवसाय चलाने वाले हर व्यक्ति पर।

निजी किलोमीटर स्वामी के कर योग्य लाभ को भी तय करते हैं। "standby charge" वह शुल्क है जो CRA कंपनी का वाहन निजी इस्तेमाल के लिए उपलब्ध रखने पर लगाती है, और कम किए गए standby charge के लिए व्यावसायिक ड्राइविंग दूरी के 50% से ऊपर होनी चाहिए और निजी ड्राइविंग CRA की सीमाओं के भीतर। standby charge उन दिनों पर भी निर्भर करता है जब कार स्वामी को उपलब्ध थी, चलाई गई हो या नहीं, और लाभ स्वामी के कैलेंडर वर्ष के हिसाब से निकलता है, जो कंपनी के वित्त वर्ष से अलग हो सकता है। तय दर वाली पद्धति में निजी किलोमीटर संचालन-खर्च का लाभ भी तय करते हैं; वैकल्पिक पद्धति के लिए आधे से ज़्यादा ड्राइविंग नौकरी के लिए होनी चाहिए और कर्मचारी को साल खत्म होने से पहले नियोक्ता को लिखित सूचना देनी होती है, इसलिए खत्म हो चुके साल के लिए इसे बाद में नहीं चुना जा सकता। अगर कोई रिकॉर्ड नहीं रखा गया या अब उपलब्ध नहीं है, तो CRA कहती है कि कम किए गए शुल्क का इस्तेमाल करने के लिए नियोक्ता के रूप में कंपनी को फिर भी निजी और व्यावसायिक किलोमीटर का उचित हिसाब देने में सक्षम होना चाहिए (मालिक-प्रबंधक के लिए, स्वामी के अपने)। नहीं तो उसका पृष्ठ सरल standby charge गणना की ओर इशारा करता है, जिसकी अपनी शर्तें हैं, जिनमें यह भी है कि कर्मचारी कम किए गए शुल्क का पात्र न हो।

इसलिए लॉग न होने का असर स्वामी के कर योग्य लाभ पर भी पड़ सकता है और कंपनी के वाहन-खर्च के सबूत पर भी। जो रोज़गार लाभ T4 पर कभी रिपोर्ट नहीं हुआ, उससे कर कटे बिना रह जाता है, जिसकी देनदारी कंपनी की है, और निदेशक धारा 227.1 के तहत उसके लिए व्यक्तिगत रूप से ज़िम्मेदार ठहराया जा सकता है, उसकी शर्तों और उचित सावधानी (due diligence) के बचाव के अधीन। लाभ की गणनाएँ अपने व्यवसाय के ज़रिए कार खरीदना में हैं। दो मामलों की अलग समीक्षा चाहिए। जिस वैन या पिक-अप में ड्राइवर और अधिकतम दो यात्री बैठते हैं और जिसका मुख्य इस्तेमाल आय कमाने के लिए माल या उपकरण ढोने में होता है, या जिसका लगभग पूरा इस्तेमाल आय कमाने के लिए होता है, वह Act की "automobile" की परिभाषा से बाहर है (धारा 248(1), जो खरीद या लीज़ वाले साल में जाँची जाती है), इसलिए उस पर अलग नियम चलते हैं। और अगर कार स्वामी को कर्मचारी की जगह शेयरधारक होने के कारण दी गई है, तो शेयरधारक-लाभ के नियम लागू होते हैं।

लॉगबुक शुरू करने के बाद उसे कितने समय तक रखूँ?

आधार वर्ष की लॉगबुक को उस आख़िरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें, जिसके व्यावसायिक इस्तेमाल को तय करने में वह काम आई (CRA: Motor vehicle records)। बाद के हर साल का नमूना आधार वर्ष का इस्तेमाल करता है, इसलिए आधार वर्ष का लॉग उस साल से ज़्यादा समय तक चलता है जिसमें वह रखा गया।

रसीदें और दूसरे रिकॉर्ड उस आख़िरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखे जाते हैं, जिससे वे जुड़े हैं (Act की section 230; CRA circular IC78-10R5)। देर से भरा रिटर्न, अपील, या रिकॉर्ड रखने की CRA की लिखित माँग अलग अवधि तय करती है; बाकी मामले CRA की वाहन लॉगबुक गाइड में हैं।

उदाहरण

ये उदाहरण सिर्फ़ समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ कनाडाई डॉलर में हैं।

बिना लॉगबुक और CRA के पत्र वाला प्लंबर

एक एकल स्वामी प्लंबर ने जाँच वाले साल में 80% व्यावसायिक इस्तेमाल पर C$9,000 के वाहन खर्च का दावा किया, यानी C$7,200 की कटौती। CRA का पत्र लॉग माँगता है। रसीदें पूरे C$9,000 को कवर करती हैं, जो सब साझा चालू खर्च हैं (सिर्फ़ व्यवसाय की पार्किंग या बीमा नहीं)। कोई लॉग मौजूद नहीं है।

मान लें कि उस साल की शुरुआत और अंत की दो सर्विस इनवॉइस में ओडोमीटर रीडिंग 24,000 km के अंतर पर हैं। उस अवधि के भीतर की तारीख वाले, पतों वाले काम के इनवॉइस 15,600 km की व्यावसायिक यात्राएँ दिखाते हैं। साबित हिस्सा 65% है, जिसे रसीद वाले खर्चों पर लगाने से C$5,850 आता है। C$1,350 का अंतर दावे का वह हिस्सा है जिसे अभी कोई दस्तावेज़ साबित नहीं करता। इसी तरह दावा किए गए हर दूसरे साल को अपना सबूत और अपना आँकड़ा चाहिए।

अभी लॉग शुरू करने वाला सलाहकार

साल 1: एक सलाहकार पूरे साल का लॉग रखता है। साल का व्यावसायिक इस्तेमाल 48% है और मार्च से मई का 50%। साल 2: मार्च से मई का नमूना 52% दिखाता है। गणना किया गया सालाना इस्तेमाल 52 ÷ 50 × 48 = लगभग 50% है, जो आधार वर्ष के 48% के आसपास 38% से 58% के दायरे के भीतर है। CRA का अपना उदाहरण इस 10 को प्रतिशत अंक पढ़ता है: 49% के आधार वर्ष के साथ वह 39% से 59% तक के नतीजे मंज़ूर करता है। व्यवसाय को फिर भी दिखाना होगा कि आधार वर्ष सामान्य इस्तेमाल को दर्शाता है।

अगर साल 2 का नमूना 70% दिखाता, तो नतीजा 70 ÷ 50 × 48 = लगभग 67% होता, जो दायरे से बाहर है। तब नमूना सिर्फ़ मार्च से मई को कवर करता, और CRA कहती है कि नया आधार वर्ष बनाने पर विचार करना चाहिए। लॉग साल 1 से पहले के सालों के बारे में कुछ नहीं कहता।

कंपनी की वैन वाला निगमित स्वामी

एक कंपनी के पास एक वैन है जो Act के तहत automobile गिनी जाती है, और उसका स्वामी उसे काम के लिए और सप्ताहांत पर चलाता है। कभी कोई लॉग नहीं रखा गया। CRA का पृष्ठ कहता है कि कम किए गए standby charge के लिए नियोक्ता के रूप में कंपनी को निजी और व्यावसायिक किलोमीटर का उचित हिसाब देने में सक्षम होना चाहिए, इसलिए लॉग न होने से यह कटौती सवालों में आ जाती है। उदाहरण मानता है कि वैन रोज़गार लाभ के रूप में दी गई है; अगर यह शेयरधारक लाभ है, तो नियम अलग हैं और कंपनी उस लाभ की कटौती नहीं कर सकती। तारीख वाली ओडोमीटर रीडिंग और काम के इनवॉइस एक हिस्सा साबित कर सकते हैं, जैसा प्लंबर के मामले में है। अगर नहीं कर सकते, तो हो सकता है कि कटौती उपलब्ध न हो, और लाभ किसी दूसरे तरीके से निकाला जा सकता है, जैसे सरल गणना, अगर उसकी शर्तें पूरी हों।

आपके लिए अलग है?

• CRA का पत्र ऐसा लॉग माँगता है जो है ही नहीं, या कई साल की कार के खर्च बिना लॉग के दावा किए गए: कौन-से साल सवालों में हैं, ईमानदारी से कौन-सा सबूत जुटाया जा सकता है, पत्र का जवाब कैसे दें, और बाद के सालों का समर्थन करने वाला लॉग कैसे शुरू करें, ये वे सवाल हैं जिन्हें पहले सुलझाना चाहिए। रिकॉर्ड के लिए साल-दर-साल बहीखाते की मदद लें, और पत्र के लिए देखें CRA की समीक्षा और ऑडिट।
• वाहन कंपनी का है और कोई लॉग नहीं रखा गया: स्वामी का कर योग्य लाभ और कंपनी के वाहन-खर्च का सबूत, दोनों उन्हीं गायब किलोमीटरों पर टिके हैं। रिकॉर्ड के लिए बहीखाते की मदद लें; लाभ की गणना अपने व्यवसाय के ज़रिए कार खरीदना में है।
• आप CRA के लॉगबुक नियम पूरे जानना चाहते हैं, या आप सारी ड्राइविंग को व्यावसायिक बताते हैं: देखें CRA की वाहन लॉगबुक गाइड।
• रसीदें भी गायब हैं: देखें बिना रसीद के व्यावसायिक खर्च और CRA की रसीद संबंधी आवश्यकताएँ।
• आपने वाहन के खर्च पर GST/HST इनपुट कर क्रेडिट भी लिए हैं: इन्हें आयकर कटौती से अलग जाँचें, क्योंकि GST/HST के नियम अलग हैं; देखें GST/HST रिटर्न और इनपुट कर क्रेडिट भरना।
• वाहन ऋण से खरीदा गया था, या निजी कार व्यवसाय में आ गई: देखें वाहन की खरीद और ऋण दर्ज करना और पूँजीगत लागत भत्ता।
• आप जानना चाहते हैं कि CRA का ध्यान किस बात ने खींचा: देखें CRA ऑडिट किन बातों से शुरू होता है।
• वाहन का दावा अमेरिकी रिटर्न पर किया गया है: देखें अमेरिकी मायलेज लॉग दोबारा बनाना।