مراجعة CRA لنفقات السيارة دون سجل رحلات: ماذا يمكنك أن تفعل

مراجعة CRA لنفقات السيارة وغياب سجل الرحلات: ماذا يحدث للمطالبة؟

المطالبة بمصروفات مركبة دون سجل رحلات لا تستند إلا إلى الأدلة الأخرى التي تدعمها. تقول CRA إن نفقات المركبة قابلة للخصم فقط عندما تكون معقولة وموثقة بإيصالات، وتعدّ سجل رحلات دقيقًا للسفر التجاري، يُحتفظ به طوال السنة كاملة، أفضل دليل على الاستخدام التجاري (CRA: نفقات المركبات). ويسمح قانون ضريبة الدخل، المادة 67 بالنفقة بالقدر الذي كانت فيه معقولة في الظروف المحيطة فقط.

لا تذكر صفحات CRA عن المركبات ما تقبله بدلًا من سجل لم يُحتفظ به أصلًا، كما أن نشرة ⁦IT-521R⁩ المؤرشفة صامتة بدورها. السجل المعاد بناؤه لاحقًا دليل داعم وليس بديلًا مضمونًا، ولا يستطيع أحد أن يعد بقبوله.

هذه الحالة ليست بسيطة، ويجب أن يطّلع عليها مختص، عندما يطلب خطاب CRA السجل بالفعل، أو عندما طُولب بعدة سنوات بالطريقة نفسها، أو عندما تكون الحصة التجارية المطالَب بها مرتفعة، أو عندما تملك شركة المركبة. تثبت الإيصالات ما أُنفق، لا مقدار القيادة التي كانت لأغراض تجارية، وهذه الحصة هي ما يثبته السجل.

لا يحق للمسجَّل في ⁦GST/HST⁩ الحصول على ائتمانات ضريبة المدخلات إلا بالقدر الذي تُستخدم فيه المشتريات في الأنشطة التجارية (CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات؛ قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 141.01)، لذلك قد يمتد غياب سجلات المركبة إلى الائتمانات على تكاليفها أيضًا. تُحتسب الائتمانات وفق قواعد ⁦GST/HST⁩، وهي لا تطابق دائمًا الحصة التجارية في ضريبة الدخل؛ راجع شراء سيارة عبر منشأتك.

اجمع هذه الأشياء أولًا:

• إيصالات وكشوف الوقود أو الشحن، والتأمين، والإصلاحات، والترخيص، وإيجار المركبة أو فوائد القرض، ومواقف السيارات.
• قراءات عداد المسافة المؤرخة: غالبًا ما تُظهر أوراق الصيانة والإصلاح والفحص والتأمين قراءة واحدة منها.
• مدخلات التقويم وتذاكر العمل وفواتير العملاء والرسائل الإلكترونية التي تذكر التواريخ والعناوين.
• أوراق شراء المركبة أو استئجارها.
• الإقرارات التي طالبت بالمركبة (⁦T2125⁩ أو ⁦T2⁩)، وأي ملاحظة توضح كيف حُسبت النسبة التجارية.
• وثيقة التأمين أو تجديدها التي تبين الاستخدام وعدد الكيلومترات السنوي المصرَّح به.
• خطاب CRA، مع السنوات التي يغطيها والتاريخ الذي يحدده.

لمعرفة ما يجب إرساله وكم قد تستغرق مهلة الرد، راجع مراجعات CRA وتدقيقاتها.

هل تحل عينة سجل لثلاثة أشهر محل سنة كاملة لم أسجلها؟

لا. يبدأ سجل CRA المبسط بسجل كامل لسنة كاملة واحدة، وهي سنة الأساس؛ وبعد هذه السنة فقط تستطيع عينة لثلاثة أشهر أن تقدّر الاستخدام التجاري للسنة (CRA: سجلات المركبات؛ ⁦T4002⁩، الفصل 3). وبدون سنة أساس لا يوجد ما تقارن به العينة، فلا يمكن تطبيق المعادلة.

تقسم المعادلة الاستخدام التجاري في فترة العينة على الاستخدام التجاري في سنة الأساس للأشهر نفسها، ثم تضرب الناتج في الاستخدام التجاري السنوي لسنة الأساس. ويجب أن تبقى النتيجة ضمن ⁦10%⁩ من نتائج سنة الأساس، وعلى المنشأة أن تثبت أن سنة الأساس ما زالت تمثل الاستخدام المعتاد للمركبة. فإذا خرجت النتيجة عن هذا النطاق، فالعينة موثوقة للأشهر الثلاثة التي تغطيها فقط؛ وتقول CRA إن بقية السنة يجب إثباتها بسجل فعلي للرحلات أو «سجلات بديلة» لا تعرّفها، وإنه ينبغي النظر في سنة أساس جديدة مدتها 12 شهرًا. تجد الاختبار الكامل في دليل CRA لسجل المركبة.

سجل لثلاثة أشهر تبدؤه الآن، دون سنة أساس خلفه، يوثق هذه الأشهر الثلاثة فقط ولا شيء غيرها.

ماذا تتوقع CRA في سجل الكيلومترات والإيصالات، وهل يوجد نموذج جاهز؟

تتوقع CRA سجلًا بإجمالي الكيلومترات والكيلومترات التجارية، وإيصالًا لكل نفقة يُطالب بها. تعرض صفحاتها عن المركبات البنود أدناه ولا تحدد نموذجًا إلزاميًا، لذلك يمكن أن يحتويها دفتر ملاحظات أو جدول بيانات أو تطبيق (CRA: نفقات المركبات؛ CRA: سجلات المركبات):

مهما كان الناقص لديك، فأنتج أقرب مستند لكل بند: كل إيصال، وكل قراءة عداد مؤرخة، وسجلًا مؤرخًا خلف كل رحلة تجارية. وإن كانت الإيصالات ناقصة، فراجع النفقات دون إيصالات؛ وللاطلاع على ما يجب أن يظهر في الإيصال، راجع متطلبات CRA للإيصالات.

هل أستطيع إعادة بناء سجل المركبة بعد وقوع الأمر؟

تستطيع تجميع سجل للرحلات الماضية من مستندات أخرى. هو دليل داعم، وتقرر CRA الوزن الذي يستحقه.

1. احسب إجمالي الكيلومترات للسنة. الأفضل قراءتان مؤرختان لعداد المسافة قرب بدايتها ونهايتها؛ فكثيرًا ما تطبع أوراق الصيانة أو الإصلاح أو الفحص أو التأمين أو البيع قراءة واحدة. فإذا وقعت القراءتان داخل السنة، فاستخدمهما، واذكر التواريخ التي تغطيانها، واعتبر السجل شاملًا لتلك المدة فقط.
2. اذكر كل رحلة تجارية يثبتها مستند مؤرخ: فاتورة أو تذكرة عمل أو مدخل في التقويم أو رسالة إلكترونية من عميل. صف واحد لكل رحلة: التاريخ والوجهة والغرض والكيلومترات. خذ المسافة من مسار الخريطة بين العنوانين، واكتب «مسافة الخريطة» في السجل.
3. استبعد الرحلات بين المنزل ومكان العمل المعتاد؛ فهي شخصية عمومًا. وبالنسبة إلى صاحب المنشأة الفردية فلا تُحتسب إلا إذا كان المنزل مقر تشغيل المنشأة (⁦IT-521R⁩ المؤرشفة، الفقرة 24؛ وتعدّ صفحة CRA عن سيارة صاحب العمل السفر بين المنزل ومكان العمل شخصيًا). ضع علامة منفصلة على أي رحلة مشكوك فيها.
4. اجمع الكيلومترات التجارية واقسمها على إجمالي الكيلومترات للمدة نفسها. هذه هي الحصة التجارية الموثقة.
5. قارنها بالحصة المطالَب بها. وإذا طبقتها على تكاليف التشغيل الموثقة بإيصالات للمدة نفسها (الوقود والتأمين والإصلاحات والترخيص)، فإنها تُظهر مقدار ما تدعمه المستندات من المطالبة حتى الآن. أما مواقف السيارات التجارية والتأمين التجاري الإضافي فتُخصم كاملة، لا بحسب الحصة (⁦T4002⁩، الفصل 3). وإذا لم تغطِّ السجلات إلا جزءًا من السنة، فلا تمدّد الحصة على أشهر لا سجلات لها.
6. اكتب على السجل أنه معاد بناؤه. دوّن تاريخ إعداده والمستندات المستخدمة، واحتفظ بتلك المستندات. ولا تؤرخ سجلًا معاد بناؤه كأنه كان يُحفظ في وقته.

لا تضف أي رحلة لا يدعمها مستند مؤرخ، لذلك قد تأتي الحصة الموثقة أقل من الحصة المطالَب بها.

كما أن السجل المعاد بناؤه لا يمنح سنة لاحقة اختصارًا. فتصف CRA سنة الأساس بأنها سجل رحلات محفوظ لسنة كاملة واحدة؛ ولا تجيب صفحاتها عمّا إذا كانت سنة ماضية أعيد بناؤها تصلح لذلك، فلا يمكن افتراض أن طريقة العينة تعمل انطلاقًا منها.

كل سنة ماضية منفصلة. فإذا طُولب بعدة سنوات دون سجل، فلكل سنة دليلها الخاص. ويذكر خطاب CRA السنوات قيد المراجعة. في الأحوال العادية تستطيع CRA إعادة تقدير ضريبة فرد أو شركة كندية خاصة خاضعة لسيطرة كندية (CCPC) خلال ثلاث سنوات من إشعار التقدير الأصلي (أربع سنوات لسائر الشركات)، وبلا حد زمني إذا وقع تحريف للحقائق بسبب الإهمال أو التقصير أو التعمد، أو إذا قُدم تنازل (المادة 152). ويجب مع ذلك الاحتفاظ بالسجلات ست سنوات. وتجد بقية التفاصيل في مراجعات CRA وتدقيقاتها.

إذا بدأت سجلًا اليوم، فكيف يحدد سنة أساس للسنوات اللاحقة؟

السجل الكامل لـ12 شهرًا الذي تبدأه من اليوم يصبح سنة الأساس، ويدعم السنوات اللاحقة عبر عينة الأشهر الثلاثة. ولا يقول شيئًا عن السنوات التي قبله. وسنة الأساس عند CRA هي سنة كاملة من التسجيل، تُدوَّن فيها كل رحلة تجارية وتُقرأ فيها قراءة عداد المسافة في بداية الفترة المالية ونهايتها (CRA: سجلات المركبات).

احسب الحصة التجارية للسنة كاملة ولكل ثلاثة أشهر على حدة. تحتاج المعادلة إلى حصة سنة الأساس للأشهر نفسها التي تقع فيها العينة اللاحقة، لا إلى الرقم السنوي وحده.

تحتاج المركبة الجديدة إلى سجلها الخاص من يوم شرائها. وإذا وجدت CRA أن سجلات دافع الضرائب غير كافية، فإن المادة ⁦230(3)⁩ تتيح لها أن تحدد السجلات الواجب الاحتفاظ بها من ذلك الحين؛ وما ستحدده يعتمد على كل حالة.

شركتي تملك المركبة: ما السجلات التي تتوقعها CRA مني؟

تقول CRA إن الموظف الذي تتاح له سيارة شركة يجب أن يحتفظ بسجل رحلات أو سجل يومي يبين الكيلومترات التجارية (المتعلقة بالعمل) والشخصية، وأن يعطي نسخة منه لصاحب العمل (CRA: السيارة التي يوفرها صاحب العمل). قد يكون المالك الذي يعمل لدى الشركة ويقود مركبتها هو هذا الموظف، لكن حدد أولًا هل السيارة مقدمة بسبب الوظيفة أم بسبب ملكية الأسهم. وتعدّ CRA ذلك مسألة وقائع، ولا يجوز المطالبة بميزة المساهم كنفقة تجارية، بخلاف ميزة الموظف (CRA: مزايا المساهمين). السجل هو الدليل خلف الميزة وخلف تكاليف مركبة الشركة، وهما حسابان منفصلان: فصفحات CRA عن المركبات مكتوبة للأعمال غير المسجلة كشركات، لكن واجب الاحتفاظ بالسجلات في المادة 230 وحد المعقولية في المادة 67 ينطبقان على الشركة كما ينطبقان على أي شخص يمارس نشاطًا تجاريًا.

تحدد الكيلومترات الشخصية أيضًا ميزة خاضعة للضريبة على المالك. «رسوم الجاهزية» (standby charge) هي ما تحتسبه CRA مقابل إتاحة مركبة الشركة للاستخدام الشخصي، ولا تُطبَّق رسوم الجاهزية المخفضة إلا إذا زادت القيادة التجارية على ⁦50%⁩ من المسافة، وبقيت القيادة الشخصية ضمن حدود CRA. وتعتمد رسوم الجاهزية أيضًا على عدد الأيام التي كانت فيها السيارة متاحة للمالك، سواء قادها أم لا، وتُحسب الميزة عن السنة التقويمية للمالك، وقد تختلف عن السنة المالية للشركة. وفي طريقة السعر الثابت، تحدد الكيلومترات الشخصية أيضًا ميزة نفقات التشغيل؛ أما الطريقة الاختيارية فتشترط أن تكون أكثر من نصف القيادة للعمل، وأن يرسل الموظف إشعارًا كتابيًا إلى صاحب العمل قبل نهاية السنة، فلا يمكن اختيارها بعد انتهاء السنة. وإذا لم يُحتفظ بسجل أو لم يعد متاحًا، تقول CRA إن على الشركة، بصفتها صاحب العمل، أن تكون قادرة مع ذلك على تقديم حساب معقول للكيلومترات الشخصية والتجارية (وهي كيلومترات المالك نفسه في حالة المالك المدير) كي تستخدم الرسوم المخفضة. وإلا فإن صفحتها تشير إلى حساب رسوم الجاهزية المبسط، وله شروطه الخاصة، منها ألا يكون الموظف مؤهلًا للرسوم المخفضة.

لذلك قد يؤثر غياب السجل في الميزة الخاضعة للضريبة على المالك، وفي الأدلة التي تدعم تكاليف مركبة الشركة أيضًا. والميزة الوظيفية التي لم تُبلَّغ في كشف ⁦T4⁩ تترك ضريبة غير مستقطعة تدين بها الشركة، وقد يكون المدير مسؤولًا عنها شخصيًا بموجب المادة 227.1، مع مراعاة شروطها ودفاع العناية الواجبة. تجد حسابات الميزة في شراء سيارة عبر منشأتك. وهناك حالتان تحتاجان إلى مراجعة خاصة. الأولى: الشاحنة الصغيرة أو البيك أب التي تتسع للسائق وراكبين على الأكثر وتُستخدم أساسًا لنقل بضائع أو معدات لكسب الدخل، أو التي تُستخدم كلها أو معظمها لكسب الدخل، لا تدخل في تعريف «السيارة» في القانون (المادة ⁦248(1)⁩، ويُختبر ذلك في السنة التي تُقتنى أو تُستأجر فيها)، فتخضع لقواعد مختلفة. والثانية: إذا قُدمت السيارة لأن المالك مساهم لا موظف، فتنطبق قواعد ميزة المساهم.

كم أحتفظ بسجل الرحلات بعد أن أبدأه؟

احتفظ بسجل سنة الأساس مدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية يُستخدم فيها لإثبات الاستخدام التجاري (CRA: سجلات المركبات). وتعتمد عينة كل سنة لاحقة على سنة الأساس، لذلك يبقى سجل سنة الأساس مطلوبًا بعد انتهاء سنته.

يُحتفظ بالإيصالات والسجلات الأخرى مدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها (المادة 230 من القانون؛ نشرة CRA IC78-10R5). وللإقرار المقدَّم متأخرًا، أو الاستئناف، أو طلب كتابي من CRA بالاحتفاظ بالسجلات، مدة مختلفة؛ وتجد الحالات الأخرى في دليل CRA لسجل المركبة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الكندي.

سباك دون سجل رحلات وخطاب من CRA

سبّاك يعمل لحسابه الخاص طالب بنفقات مركبة قدرها 9,000 دولار كندي بنسبة استخدام تجاري ⁦80%⁩ عن السنة قيد المراجعة، أي خصم قدره 7,200 دولار كندي. ويطلب خطاب CRA السجل. الإيصالات تغطي الـ9,000 دولار كندي، وكلها تكاليف تشغيل مشتركة (دون مواقف أو تأمين تجاري خاص). ولا يوجد سجل.

افترض أن فاتورتي صيانة مؤرختين في بداية تلك السنة ونهايتها تُظهران قراءتي عداد المسافة بفارق 24,000 كم. وفواتير العمل التي تحمل عناوين، ومؤرخة داخل تلك المدة، توثق 15,600 كم من الرحلات التجارية. فتكون الحصة الموثقة ⁦65%⁩، وعند تطبيقها على التكاليف الموثقة بإيصالات تعطي 5,850 دولار كندي. أما الفرق وقدره 1,350 دولار كندي فهو الجزء من المطالبة الذي لا يدعمه أي مستند حتى الآن. وكل سنة أخرى طُولب بها بالطريقة نفسها تحتاج إلى دليلها وإلى رقمها الخاص.

مستشارة تبدأ سجلًا الآن

السنة 1: تحتفظ مستشارة بسجل كامل للسنة. الاستخدام التجاري ⁦48%⁩ للسنة و⁦50%⁩ من مارس إلى مايو. السنة 2: تُظهر عينة مارس إلى مايو ⁦52%⁩. الاستخدام السنوي المحسوب هو 52 ÷ 50 × 48 = نحو ⁦50%⁩، وهو ضمن النطاق من ⁦38%⁩ إلى ⁦58%⁩ حول ⁦48%⁩ في سنة الأساس. ويقرأ مثال CRA نفسه الرقم 10 على أنه نقاط مئوية: ففي سنة أساس ⁦49%⁩ تسمح بنتائج من ⁦39%⁩ إلى ⁦59%⁩. ويجب على المنشأة مع ذلك أن تثبت أن سنة الأساس تمثل الاستخدام المعتاد.

لو أظهرت عينة السنة 2 نسبة ⁦70%⁩، لكانت النتيجة 70 ÷ 50 × 48 = نحو ⁦67%⁩، أي خارج النطاق. وعندئذ تغطي العينة أشهر مارس إلى مايو فقط، وتقول CRA إنه ينبغي النظر في سنة أساس جديدة. ولا يقول السجل شيئًا عن السنوات التي تسبق السنة 1.

مالك لشركة وبحوزتها شاحنة صغيرة مملوكة للشركة

تملك شركة شاحنة صغيرة تُعد سيارة بموجب القانون، ويقودها مالكها للعمل وفي عطلات نهاية الأسبوع. ولم يُحتفظ بأي سجل قط. تقول صفحة CRA إن الشركة، بصفتها صاحب العمل، يجب أن تكون قادرة على تقديم حساب معقول للكيلومترات الشخصية والتجارية كي تستخدم رسوم الجاهزية المخفضة، لذلك فغياب السجل يضع هذا التخفيض موضع شك. ويفترض المثال أن الشاحنة مقدمة كميزة وظيفية؛ أما إذا كانت ميزة مساهم فالقواعد مختلفة ولا تستطيع الشركة خصم تلك الميزة. ويمكن لقراءات عداد المسافة المؤرخة وفواتير العمل أن توثق حصة، كما في حالة السباك. وإن تعذر ذلك فقد لا يتوفر التخفيض، وقد تُحسب الميزة بطريقة أخرى، مثل الحساب المبسط إذا استوفيت شروطه.

هل وضعك مختلف؟

• خطاب من CRA يطلب سجلًا غير موجود، أو طُولب بنفقات السيارة عن عدة سنوات دون سجل: الأسئلة التي ينبغي حسمها أولًا هي: أي السنوات موضع السؤال، وما الأدلة التي يمكن جمعها بأمانة، وكيف يُرد على الخطاب، وكيف يبدأ سجل يدعم السنوات اللاحقة. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر للسجلات سنةً بسنة، وراجع مراجعات CRA وتدقيقاتها بشأن الخطاب نفسه.
• شركة تملك المركبة ولم يُحتفظ بسجل: الميزة الخاضعة للضريبة على المالك والأدلة خلف تكاليف مركبة الشركة تستندان إلى الكيلومترات الناقصة نفسها. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر للسجلات؛ وحساب الميزة في شراء سيارة عبر منشأتك.
• تريد قواعد سجل الرحلات لدى CRA كاملة، أو تعدّ كل القيادة تجارية: راجع دليل CRA لسجل المركبة.
• الإيصالات ناقصة أيضًا: راجع النفقات دون إيصالات ومتطلبات CRA للإيصالات.
• طالبت أيضًا بائتمانات ضريبة المدخلات في ⁦GST/HST⁩ على تكاليف المركبة: افحصها بمعزل عن خصم ضريبة الدخل، لأن قواعد ⁦GST/HST⁩ مختلفة؛ راجع تقديم ⁦GST/HST⁩ وائتمانات ضريبة المدخلات.
• اشتُريت المركبة بقرض، أو نُقلت سيارة شخصية إلى المنشأة: راجع تسجيل شراء مركبة وقرضها وخصم تكلفة الأصول الرأسمالية (CCA).
• تريد أن تعرف ما لفت انتباه CRA: راجع ما الذي يستدعي تدقيق CRA.
• المركبة مطالَب بها في إقرار أمريكي: راجع إعادة بناء سجل الكيلومترات الأمريكي.