Revisão da CRA sobre despesas com carro sem diário de bordo

Revisão da CRA sobre despesas com carro e nenhum diário de bordo: o que acontece com a dedução?

Uma dedução de veículo sem diário de bordo se sustenta apenas nas demais provas que a acompanham. A CRA diz que as despesas com veículo só são dedutíveis quando são razoáveis e comprovadas por recibos, e chama de melhor prova do uso no negócio um diário de bordo exato das viagens de trabalho, mantido durante o ano inteiro (CRA: despesas com veículos motorizados). A seção 67 da Income Tax Act só admite uma despesa na medida em que ela foi razoável nas circunstâncias.

As páginas da CRA sobre veículos motorizados não dizem o que a CRA aceita no lugar de um diário que nunca foi mantido, e o boletim IT-521R arquivado também não diz. Um diário refeito depois é prova, não um substituto garantido, e ninguém pode prometer que será aceito.

Um caso assim não é simples, e um profissional deve examiná-lo, quando uma carta da CRA já pede o diário, quando vários anos foram deduzidos do mesmo jeito, quando a parte do negócio declarada é alta ou quando uma corporação é dona do veículo. Os recibos provam o que foi gasto, não quanto do uso foi para o negócio, e essa parte é o que um diário prova.

Os créditos de imposto sobre insumos de um registrante do GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) só existem na medida em que a compra é usada em atividades comerciais (CRA: créditos de imposto sobre insumos; Excise Tax Act, seção 141.01), então a falta de registros do veículo pode atingir também os créditos sobre os custos dele. O crédito é calculado pelas regras do GST/HST, que nem sempre coincidem com a parte do negócio usada no imposto de renda; veja comprar um carro pelo seu negócio.

Reúna primeiro:

• Recibos e extratos de combustível ou recarga, seguro, reparos, licenciamento, juros de aluguel ou financiamento e estacionamento.
• Leituras datadas do hodômetro: documentos de revisão, reparo, inspeção e seguro muitas vezes trazem uma.
• Entradas de agenda, ordens de serviço, faturas de clientes e e-mails que mostrem datas e endereços.
• Os documentos de compra ou aluguel do veículo.
• As declarações em que o veículo foi deduzido (Form T2125 ou T2) e qualquer anotação que mostre como o percentual do negócio foi calculado.
• A apólice de seguro ou a renovação que mostre o uso e os quilômetros anuais declarados.
• A carta da CRA, com os anos que ela cobre e a data que ela fixa.

Para saber o que enviar e quanto tempo a resposta pode levar, veja revisões e auditorias da CRA.

Uma amostra de três meses no diário substitui um ano inteiro que nunca mantive?

Não. O diário simplificado da CRA começa com um diário completo de um ano inteiro, que define o ano-base; só depois desse ano uma amostra de três meses pode estimar o uso no negócio no ano (CRA: registros de veículos motorizados; T4002, capítulo 3). Sem um ano-base não há com o que comparar a amostra, então a fórmula não pode ser aplicada.

A fórmula divide o uso no negócio no período da amostra pelo uso no negócio do ano-base nos mesmos meses e multiplica o resultado pelo uso anual no negócio do ano-base. O resultado deve ficar dentro de 10% dos resultados do ano-base, e o negócio deve mostrar que o ano-base ainda representa o uso normal do veículo. Se o resultado sair dessa faixa, a amostra só é confiável para os três meses que cobre; a CRA diz que o resto do ano deve então ser comprovado por um registro real das viagens ou por “alternative records” (registros alternativos), que ela não define, e que se deve considerar um novo ano-base de 12 meses. O teste completo está no guia da CRA sobre o diário de bordo do veículo.

Um diário de três meses mantido agora, sem ano-base anterior, registra esses três meses e nada além disso.

O que a CRA espera de um registro de quilometragem e de recibos, e existe um modelo?

A CRA espera um registro dos quilômetros totais, dos quilômetros do negócio e um recibo de cada despesa deduzida. Suas páginas sobre veículos motorizados listam os itens abaixo e não exigem nenhum formulário ou modelo, então um caderno, uma planilha ou um aplicativo pode guardá-los (CRA: despesas com veículos motorizados; CRA: registros de veículos motorizados):

Seja o que for que falte, reúna o documento mais próximo de cada item: todos os recibos, todas as leituras datadas do hodômetro e um registro datado por trás de cada viagem de trabalho. Para recibos perdidos, veja despesas sem recibo; para o que um recibo deve mostrar, veja exigências da CRA para recibos.

Posso refazer um diário de bordo depois do fato?

Você pode montar um registro das viagens passadas a partir de outros documentos. É prova de apoio, e a CRA decide o peso que ela tem.

1. Descubra os quilômetros totais do ano. O melhor são leituras datadas do hodômetro perto do início e do fim do ano; documentos de revisão, reparo, inspeção, seguro ou venda muitas vezes trazem uma. Se as leituras caem dentro do ano, use-as, informe as datas que elas cobrem e trate o diário como válido só para esse intervalo.
2. Liste cada viagem de trabalho que um documento datado comprove: fatura, ordem de serviço, entrada de agenda ou e-mail de cliente. Uma linha por viagem: data, destino, finalidade, quilômetros. Tire a distância de uma rota no mapa entre os dois endereços e escreva “distância do mapa” no diário.
3. Deixe de fora as viagens entre a casa e um local de trabalho fixo; em geral elas são pessoais. Para o empresário individual, elas só contam se a casa for a base das operações do negócio (IT-521R arquivado, parágrafo 24; a página da CRA sobre automóvel fornecido pelo empregador trata o trajeto casa–trabalho como pessoal). Sinalize à parte qualquer viagem duvidosa.
4. Some os quilômetros do negócio e divida pelos quilômetros totais do mesmo intervalo. Essa é a parte do negócio comprovada por documentos.
5. Compare-a com a parte declarada. Aplicada aos custos de manutenção com recibo do mesmo intervalo (combustível, seguro, reparos, licenciamento), ela mostra quanto da dedução os documentos sustentam até agora. Estacionamento do negócio e seguro adicional do negócio são deduzidos por inteiro, não por percentual (T4002, capítulo 3). Se os registros cobrem só parte do ano, não estenda o percentual aos meses sem registros.
6. Identifique o diário como refeito. Anote a data em que foi feito e os documentos usados, e guarde esses documentos. Nunca date um diário refeito como se tivesse sido mantido na época.

Não inclua nenhuma viagem que um documento datado não comprove; por isso a parte comprovada pode ficar menor que a parte declarada.

Um diário refeito também não dá atalho a um ano posterior. A CRA descreve o ano-base como um diário mantido durante um ano completo; se um ano passado refeito pode servir de ano-base, suas páginas não respondem, então não se deve presumir que o método da amostra funcione a partir dele.

Cada ano passado é separado. Se vários anos foram deduzidos sem diário, cada ano precisa da sua própria prova. A carta da CRA indica os anos em revisão. Normalmente a CRA pode fazer um novo lançamento para uma pessoa física ou para uma CCPC (corporação privada sob controle canadense) até três anos após o aviso de lançamento (notice of assessment) original (quatro anos para as demais corporações), e sem limite de prazo se houve declaração falsa por negligência, descuido ou omissão intencional, ou se foi apresentada uma renúncia ao prazo (waiver) (seção 152). Os registros ainda devem ser guardados por seis anos. O restante está em revisões e auditorias da CRA.

Se eu começar um diário de bordo hoje, como ele define um ano-base para os anos seguintes?

Um diário completo de 12 meses mantido a partir de hoje passa a ser o ano-base e apoia os anos seguintes por meio da amostra de três meses. Ele não diz nada sobre os anos anteriores. O ano-base da CRA é um ano inteiro de registros, com cada viagem de trabalho anotada e o hodômetro lido no início e no fim do período fiscal (CRA: registros de veículos motorizados).

Calcule a parte do negócio para o ano inteiro e para cada bloco de três meses. A fórmula precisa da parte do ano-base nos mesmos meses da amostra posterior, não apenas do valor anual.

Um veículo novo precisa de registro próprio desde o dia da compra. Se a CRA considera inadequados os registros de um contribuinte, a seção 230(3) permite que ela indique os registros a manter dali em diante; o que ela indicaria depende do caso.

Minha corporação é dona do veículo: que registros a CRA espera de mim?

A CRA diz que o empregado que tem à disposição o automóvel de uma corporação deve manter um diário de bordo ou registro diário das viagens, mostrando os quilômetros de trabalho (ligados ao emprego) e os pessoais, e entregar uma cópia ao empregador (CRA: automóvel fornecido pelo empregador). O proprietário que trabalha para a corporação e dirige o veículo dela pode ser esse empregado, mas antes é preciso decidir se o carro é fornecido por causa do cargo ou por causa da participação acionária. A CRA chama isso de questão de fato, e um benefício de acionista não pode ser deduzido como despesa do negócio, ao contrário de um benefício de empregado (CRA: benefícios de acionistas). O diário é a prova por trás do benefício e dos custos de veículo da corporação, que são cálculos separados: as páginas da CRA sobre veículos motorizados são escritas para negócios não constituídos em corporação, mas o dever de manter registros da seção 230 e o limite de razoabilidade da seção 67 valem para uma corporação como para qualquer pessoa que exerça uma atividade empresarial.

Os quilômetros pessoais também geram um benefício tributável para o proprietário. O “standby charge” (encargo pela disponibilidade do veículo) é o valor que a CRA cobra por ter o veículo da empresa à disposição para uso pessoal, e o standby charge reduzido exige que o uso no negócio passe de 50% da distância, com o uso pessoal dentro dos limites da CRA. O standby charge também depende dos dias em que o carro esteve à disposição do proprietário, rodando ou não, e o benefício é apurado pelo ano-calendário do proprietário, que pode ser diferente do exercício fiscal da corporação. No método de taxa fixa, os quilômetros pessoais também definem o benefício de despesas operacionais; o método opcional exige que mais da metade do uso seja para o trabalho e que o empregado avise o empregador por escrito antes do fim do ano, então ele não pode ser escolhido depois para um ano já encerrado. Se nenhum registro foi mantido ou ele não está mais disponível, a CRA diz que a corporação, como empregadora, ainda precisa conseguir justificar de forma razoável os quilômetros pessoais e de trabalho (no caso de um proprietário-administrador, os do próprio proprietário) para usar o encargo reduzido. Caso contrário, a página dela aponta para o cálculo simplificado do standby charge, que tem condições próprias, entre elas a de que o empregado não tenha direito ao encargo reduzido.

Um diário que falta pode, portanto, afetar o benefício tributável do proprietário e também a prova por trás dos custos de veículo da corporação. Um benefício de emprego nunca informado em um T4 deixa imposto sem retenção, que a corporação deve, e um administrador pode ser pessoalmente responsável por ele conforme a seção 227.1, sujeito às condições dela e a uma defesa de diligência devida. Os cálculos do benefício estão em comprar um carro pelo seu negócio. Dois casos pedem análise própria. Uma van ou picape que comporta no máximo o motorista e dois passageiros e é usada principalmente para transportar mercadorias ou equipamentos para gerar renda, ou que é usada totalmente ou quase totalmente para gerar renda, fica fora da definição de “automobile” da lei (seção 248(1), avaliada no ano em que é adquirida ou alugada), então segue regras diferentes. E, se o carro é fornecido porque o proprietário é acionista e não empregado, aplicam-se as regras de benefício de acionista.

Por quanto tempo guardo o diário de bordo depois que começar?

Guarde o diário de bordo do ano-base por seis anos a partir do fim do último ano fiscal em que ele é usado para comprovar o uso no negócio (CRA: registros de veículos motorizados). A amostra de cada ano seguinte usa o ano-base, então o diário do ano-base dura mais do que o ano em que foi mantido.

Recibos e outros registros são guardados por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (seção 230 da lei; circular IC78-10R5 da CRA). Uma declaração entregue com atraso, um recurso ou uma exigência escrita da CRA para manter registros definem outro período; os demais casos estão no guia da CRA sobre o diário de bordo do veículo.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Encanador sem diário de bordo e com uma carta da CRA

Um encanador empresário individual deduziu C$9.000 de despesas com veículo, com 80% de uso no negócio no ano em revisão, uma dedução de C$7.200. A carta da CRA pede o diário. Os recibos cobrem os C$9.000, todos custos de manutenção compartilhados (sem estacionamento nem seguro só do negócio). Não existe diário.

Suponha que duas faturas de serviço, datadas do início e do fim desse ano, mostrem leituras do hodômetro com 24.000 km de diferença. Faturas de serviços com endereços, datadas dentro desse intervalo, comprovam 15.600 km de viagens de trabalho. A parte comprovada é 65%, que aplicada aos custos com recibo dá C$5.850. A diferença de C$1.350 é a parte da dedução que nenhum documento sustenta por enquanto. Cada outro ano deduzido do mesmo jeito precisa da sua própria prova e do seu próprio valor.

Consultor que começa um diário agora

Ano 1: um consultor mantém um diário do ano inteiro. O uso no negócio é 48% no ano e 50% de março a maio. Ano 2: uma amostra de março a maio mostra 52%. O uso anual calculado é 52 ÷ 50 × 48 = cerca de 50%, dentro da faixa de 38% a 58% em torno dos 48% do ano-base. O próprio exemplo da CRA lê o 10 como pontos percentuais: com um ano-base de 49%, ele admite resultados de 39% a 59%. O negócio ainda deve mostrar que o ano-base representa o uso normal.

Se a amostra do Ano 2 tivesse mostrado 70%, o resultado seria 70 ÷ 50 × 48 = cerca de 67%, fora da faixa. A amostra cobriria então só março a maio, e a CRA diz que se deve considerar um novo ano-base. O diário não diz nada sobre os anos anteriores ao Ano 1.

Proprietário com corporação e uma van da corporação

Uma corporação é dona de uma van que conta como automobile pela lei, e o proprietário a dirige a trabalho e nos fins de semana. Nenhum diário foi mantido. A página da CRA diz que a corporação, como empregadora, precisa conseguir justificar de forma razoável os quilômetros pessoais e de trabalho para usar o standby charge reduzido, então a falta do diário coloca essa redução em dúvida. O exemplo supõe que a van é fornecida como benefício de emprego; se for um benefício de acionista, as regras são outras e a corporação não pode deduzir esse benefício. Leituras datadas do hodômetro e faturas de serviços podem comprovar uma parte, como no caso do encanador. Se não puderem, a redução pode não estar disponível, e o benefício pode ser apurado de outra forma, como pelo cálculo simplificado, se as condições dele forem atendidas.

E no seu caso?

• Uma carta da CRA pede um diário que não existe, ou vários anos de despesas com carro foram deduzidos sem ele: quais anos estão em questão, que provas podem ser reunidas com honestidade, como responder à carta e como começar um diário que apoie os anos seguintes são as perguntas a resolver primeiro. Peça ajuda de escrituração contábil com os registros, ano a ano, e veja revisões e auditorias da CRA para a carta em si.
• Uma corporação é dona do veículo e nenhum diário foi mantido: o benefício tributável do proprietário e a prova por trás dos custos de veículo da corporação dependem dos mesmos quilômetros que faltam. Peça ajuda de escrituração contábil com os registros; o cálculo do benefício está em comprar um carro pelo seu negócio.
• Você quer as regras completas da CRA sobre o diário de bordo, ou declara todo o uso do carro como do negócio: veja o guia da CRA sobre o diário de bordo do veículo.
• Também faltam recibos: veja despesas sem recibo e exigências da CRA para recibos.
• Você também pediu créditos de imposto sobre insumos do GST/HST sobre custos de veículo: confira-os separadamente da dedução do imposto de renda, pois as regras do GST/HST são diferentes; veja declaração de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.
• O veículo foi comprado com financiamento, ou um carro pessoal passou para o negócio: veja como registrar a compra e o financiamento de um veículo e depreciação fiscal (CCA).
• Você quer saber o que chamou a atenção da CRA: veja o que leva a CRA a auditar.
• O veículo é deduzido em uma declaração dos EUA: veja como refazer um registro de quilometragem nos EUA.