ביקורת CRA על הוצאות רכב בלי יומן נסיעות: מה אפשר לעשות

ביקורת CRA על הוצאות רכב ואין יומן נסיעות: מה קורה לתביעה?

תביעת רכב בלי יומן נסיעות נשענת רק על שאר הראיות שמאחוריה. CRA קובעת שהוצאות רכב מותרות בניכוי רק כשהן סבירות ומגובות בקבלות, ורואה ביומן מדויק של נסיעות עסקיות, שנוהל לאורך כל השנה, את הראיה הטובה ביותר לשימוש עסקי (CRA: הוצאות רכב מנוע). סעיף 67 בחוק מס הכנסה (Income Tax Act) מתיר הוצאה רק במידה שהיא סבירה בנסיבות העניין.

בדפי הרכב של CRA לא כתוב מה CRA מקבלת במקום יומן שמעולם לא נוהל, וגם העלון הישן ⁦IT-521R⁩ שותק בעניין. יומן ששוחזר בדיעבד הוא ראיה ולא תחליף מובטח, ואיש לא יכול להבטיח שיתקבל.

מקרה כזה אינו פשוט, ורצוי שאיש מקצוע יבחן אותו, כאשר מכתב של CRA כבר מבקש את היומן, כאשר כמה שנים נתבעו באותה דרך, כאשר החלק העסקי שנתבע גבוה, או כאשר חברה היא הבעלים של הרכב. קבלות מוכיחות כמה הוצא, לא איזה חלק מהנסיעות היה עסקי, והחלק הזה הוא מה שיומן מוכיח.

זיכויי מס תשומות של מי שרשום ל-⁠⁦GST/HST⁩ (מס מכירה קנדי) זמינים רק במידה שהרכישה משמשת בפעילות מסחרית (CRA: זיכויי מס תשומות; Excise Tax Act, סעיף 141.01), ולכן היעדר רשומות רכב יכול לפגוע גם בזיכויים על עלויות הרכב. הזיכוי מחושב לפי כללי ⁦GST/HST⁩, שאינם תמיד זהים לחלק העסקי לצורכי מס הכנסה; ראו קניית רכב דרך העסק.

אספו קודם כול:

• קבלות ודפי חשבון על דלק או טעינה, ביטוח, תיקונים, רישוי, ריבית על חכירה או הלוואה, וחניה.
• קריאות מד קילומטראז׳ עם תאריך: במסמכי טיפול, תיקון, בדיקה וביטוח מופיעה לעיתים קרובות קריאה כזו.
• רישומים ביומן, כרטיסי עבודה, חשבוניות ללקוחות ומיילים שמציינים תאריכים וכתובות.
• מסמכי הרכישה או החכירה של הרכב.
• הדוחות שתבעו את הרכב (⁦T2125⁩ או ⁦T2⁩), וכל הערה שמראה איך חושב אחוז השימוש העסקי.
• פוליסת הביטוח או חידושה, שמציינת את השימוש ואת הקילומטראז׳ השנתי שהוצהר.
• המכתב של CRA, עם השנים שהוא מכסה והתאריך שהוא קובע.

מה לשלוח וכמה זמן עשויה לקחת התשובה: ראו בדיקות וביקורות של CRA.

האם יומן לדוגמה של שלושה חודשים יכול להחליף שנה מלאה שלא נוהלה?

לא. היומן המפושט של CRA מתחיל ביומן מלא לשנה שלמה אחת, שקובעת שנת בסיס; רק אחרי השנה הזו מדגם של שלושה חודשים יכול להעריך את השימוש העסקי בשנה (CRA: רשומות רכב מנוע; ⁦T4002⁩, פרק 3). בלי שנת בסיס אין עם מה להשוות את המדגם, ולכן אי אפשר להפעיל את הנוסחה.

הנוסחה מחלקת את השימוש העסקי בתקופת המדגם בשימוש העסקי בשנת הבסיס באותם חודשים, ואז מכפילה בשימוש העסקי השנתי בשנת הבסיס. התוצאה חייבת להישאר בטווח של ⁦10%⁩ מתוצאות שנת הבסיס, והעסק חייב להראות ששנת הבסיס עדיין מייצגת שימוש רגיל ברכב. אם התוצאה יוצאת מהטווח, המדגם אמין רק לשלושת החודשים שהוא מכסה; CRA קובעת שאת שאר השנה צריך להראות ברישום ממשי של הנסיעות או ב“רשומות חלופיות”, שאותן היא לא מגדירה, ושכדאי לשקול שנת בסיס חדשה של 12 חודשים. המבחן המלא נמצא במדריך יומן הנסיעות של CRA.

יומן של שלושה חודשים שמנוהל עכשיו, בלי שנת בסיס מאחוריו, מתעד את שלושת החודשים האלה ותו לא.

מה CRA מצפה לראות ביומן נסיעות ובקבלות, ויש תבנית?

CRA מצפה לרישום של סך הקילומטרים, של הקילומטרים העסקיים ושל קבלה לכל הוצאה שנתבעה. דפי הרכב שלה מפרטים את הפריטים שלהלן ולא מציינים טופס או תבנית חובה, ולכן מחברת, גיליון אלקטרוני או אפליקציה יכולים להכיל אותם (CRA: הוצאות רכב מנוע; CRA: רשומות רכב מנוע):

מה שחסר, הפיקו את המסמך הקרוב ביותר לכל פריט: כל קבלה, כל קריאת מד קילומטראז׳ עם תאריך, ורישום עם תאריך מאחורי כל נסיעה עסקית. על קבלות חסרות ראו הוצאות ללא קבלות; על מה שקבלה חייבת להראות ראו דרישות CRA לקבלות.

אפשר לשחזר יומן נסיעות בדיעבד?

אפשר להרכיב רישום של נסיעות מהעבר ממסמכים אחרים. זו ראיה תומכת, ו-⁠CRA מחליטה כמה משקל לתת לה.

1. מצאו את סך הקילומטרים של השנה. הכי טובות הן קריאות מד קילומטראז׳ עם תאריך, סמוך לתחילת השנה ולסופה; במסמכי טיפול, תיקון, בדיקה, ביטוח או מכירה מודפסת לעיתים קרובות קריאה כזו. אם הקריאות נופלות בתוך השנה, השתמשו בהן, ציינו את התאריכים שהן מכסות והתייחסו ליומן כמכסה רק את התקופה הזו.
2. רשמו כל נסיעה עסקית שמסמך עם תאריך מוכיח: חשבונית, כרטיס עבודה, רישום ביומן או מייל של לקוח. שורה אחת לכל נסיעה: תאריך, יעד, מטרה, קילומטרים. קחו את המרחק ממסלול במפה בין שתי הכתובות וכתבו ביומן “מרחק לפי מפה”.
3. השמיטו נסיעות בין הבית למקום עבודה קבוע; בדרך כלל הן אישיות. אצל בעל עסק יחידני הן נחשבות רק אם הבית הוא בסיס הפעילות העסקית (⁦IT-521R⁩ בארכיון, פסקה 24; בדף הרכב שמספק המעסיק של CRA נסיעה מהבית למקום העבודה נחשבת אישית). סמנו בנפרד כל נסיעה מפוקפקת.
4. חברו את הקילומטרים העסקיים וחלקו בסך הקילומטרים באותה תקופה. זה החלק העסקי המתועד.
5. השוו אותו לחלק שנתבע. כשמחילים אותו על עלויות התפעול עם קבלות באותה תקופה (דלק, ביטוח, תיקונים, רישוי), רואים כמה מהתביעה המסמכים תומכים עד כה. חניה עסקית וביטוח עסקי משלים מנוכים במלואם ולא לפי חלק (⁦T4002⁩, פרק 3). אם הרשומות מכסות רק חלק מהשנה, אל תמתחו את החלק על חודשים בלי רשומות.
6. סמנו שהיומן שוחזר. רשמו את התאריך שבו נוצר ואת המסמכים ששימשו אותו, ושמרו את המסמכים האלה. לעולם אל תתארכו יומן ששוחזר כאילו נוהל בזמן אמת.

אל תוסיפו נסיעה שמסמך עם תאריך לא תומך בה, ולכן החלק המתועד עשוי לצאת נמוך מהחלק שנתבע.

יומן ששוחזר גם לא נותן לשנה מאוחרת קיצור דרך. CRA מתארת שנת בסיס כיומן שנוהל במשך שנה שלמה; הדפים שלה לא עונים אם שנה קודמת ששוחזרה יכולה לשמש כזו, ולכן אי אפשר להניח ששיטת המדגם תעבוד ממנה.

כל שנה קודמת עומדת בפני עצמה. אם כמה שנים נתבעו בלי יומן, כל שנה צריכה ראיות משלה. המכתב של CRA מציין את השנים שבבדיקה. בדרך כלל CRA יכולה לתקן שומה של יחיד או של חברה פרטית בשליטה קנדית עד שלוש שנים אחרי הודעת השומה המקורית (ארבע שנים לחברות אחרות), ובלי הגבלת זמן אם היה מצג שווא מתוך רשלנות, חוסר זהירות או מחדל מכוון, או אם הוגש ויתור (סעיף 152). רשומות עדיין חייבים לשמור שש שנים. השאר בבדיקות וביקורות של CRA.

אם אתחיל יומן נסיעות היום, איך הוא קובע שנת בסיס לשנים הבאות?

יומן מלא של 12 חודשים שמנוהל מהיום הופך לשנת הבסיס, והוא תומך בשנים הבאות דרך מדגם של שלושה חודשים. הוא לא אומר דבר על השנים שלפניו. שנת הבסיס של CRA היא שנה שלמה של רישום, עם כל נסיעה עסקית ועם קריאת מד הקילומטראז׳ בתחילת תקופת הכספים ובסופה (CRA: רשומות רכב מנוע).

חשבו את החלק העסקי לכל השנה ולכל בלוק של שלושה חודשים. הנוסחה צריכה את החלק העסקי בשנת הבסיס לאותם חודשים כמו במדגם המאוחר, ולא רק את הנתון השנתי.

לרכב חדש צריך רישום משלו מהיום שבו נקנה. אם CRA מוצאת שהרשומות של נישום אינן מספקות, סעיף ⁦230(3)⁩ מאפשר לה לקבוע אילו רשומות עליו לנהל מכאן ואילך; מה היא תקבע תלוי במקרה.

החברה שלי היא הבעלים של הרכב: אילו רשומות CRA מצפה לקבל ממני?

CRA קובעת שעובד שיש לו לרשותו רכב של חברה חייב לנהל יומן נסיעות או רישום יומי של נסיעות, שמראה קילומטרים עסקיים (הקשורים לעבודה) ופרטיים, ולתת עותק למעסיק (CRA: רכב שמספק המעסיק). בעלים שעובד בחברה ונוהג ברכב שלה יכול להיות אותו עובד, אבל קודם צריך להחליט אם הרכב ניתן בגלל התפקיד או בגלל הבעלות במניות. CRA קוראת לזה שאלה של עובדות, והטבה לבעל מניות לא ניתנת לתביעה כהוצאה עסקית, בניגוד להטבה לעובד (CRA: הטבות לבעלי מניות). היומן הוא הראיה שמאחורי ההטבה ושמאחורי עלויות הרכב של החברה, שהן שני חישובים נפרדים: דפי הרכב של CRA נכתבו לעסקים שאינם חברות, אבל חובת ניהול הרשומות בסעיף 230 ומגבלת הסבירות בסעיף 67 חלות על חברה כמו על כל מי שמנהל עסק.

הקילומטרים הפרטיים קובעים גם הטבה חייבת במס לבעלים. “חיוב הזמינות” (standby charge) הוא החיוב של CRA על כך שרכב החברה זמין לשימוש פרטי, וחיוב זמינות מופחת מחייב נהיגה עסקית של יותר מ-⁠⁦50%⁩ מהמרחק, כשהנהיגה הפרטית נשארת בגבולות של CRA. חיוב הזמינות תלוי גם במספר הימים שהרכב היה זמין לבעלים, נהג בו או לא, וההטבה מחושבת לפי שנת הקלנדר של הבעלים, שיכולה להיות שונה משנת הכספים של החברה. בשיטת השיעור הקבוע, הקילומטרים הפרטיים קובעים גם את הטבת הוצאות התפעול; השיטה האופציונלית דורשת שיותר ממחצית הנהיגה תהיה לצורכי העבודה ושהעובד ימסור הודעה בכתב למעסיק לפני סוף השנה, ולכן אי אפשר לבחור בה אחרי שהשנה כבר הסתיימה. אם לא נוהל רישום או שהוא כבר לא זמין, CRA קובעת שהחברה, כמעסיק, עדיין צריכה להיות מסוגלת להסביר באופן סביר את הקילומטרים הפרטיים והעסקיים (אצל בעל מניות המנהל את החברה, אלה שלו עצמו) כדי להשתמש בחיוב המופחת. אחרת הדף שלה מפנה לחישוב חיוב זמינות מפושט, שיש לו תנאים משלו, ובהם שהעובד אינו זכאי לחיוב המופחת.

לכן יומן חסר יכול לפגוע בהטבה החייבת במס של הבעלים וגם בראיות שמאחורי עלויות הרכב של החברה. הטבת עבודה שמעולם לא דווחה בטופס ⁦T4⁩ משאירה מס שלא נוכה במקור, וזה חוב של החברה, ודירקטור יכול להיות אחראי לו באופן אישי לפי סעיף 227.1, בכפוף לתנאים שבו ולהגנה של זהירות נאותה. חישובי ההטבה נמצאים בקניית רכב דרך העסק. שני מקרים דורשים בדיקה משלהם. ואן או טנדר שמושבים בו לכל היותר הנהג ושני נוסעים ושמשמש בעיקר להובלת סחורה או ציוד כדי להפיק הכנסה, או שמשמש כמעט כולו להפקת הכנסה, נמצא מחוץ להגדרה של “automobile” בחוק (סעיף ⁦248(1)⁩, נבדק בשנה שבה הרכב נרכש או נחכר), ולכן חלים עליו כללים אחרים. ואם הרכב ניתן בגלל שהבעלים הוא בעל מניות ולא עובד, חלים הכללים של הטבה לבעל מניות.

כמה זמן שומרים את יומן הנסיעות אחרי שמתחילים?

שמרו את יומן שנת הבסיס שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שבה משתמשים בו כדי לבסס שימוש עסקי (CRA: רשומות רכב מנוע). המדגם של כל שנה מאוחרת נשען על שנת הבסיס, ולכן יומן שנת הבסיס נשמר יותר זמן מהשנה שבה נוהל.

קבלות ורשומות אחרות נשמרות שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהן מתייחסות אליה (סעיף 230 בחוק; חוזר CRA IC78-10R5). דוח שהוגש באיחור, ערעור או דרישה בכתב מ-⁠CRA לשמור רשומות קובעים תקופה אחרת; שאר המקרים נמצאים במדריך יומן הנסיעות של CRA.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים.

אינסטלטור בלי יומן נסיעות ועם מכתב מ-⁠CRA

אינסטלטור שהוא בעל עסק יחיד תבע הוצאות רכב של ⁦C$9,000⁩ ב-⁦80%⁩ שימוש עסקי בשנה הנבדקת, ניכוי של ⁦C$7,200⁩. המכתב של CRA מבקש את היומן. יש קבלות על ⁦C$9,000⁩, כולן עלויות תפעול משותפות (בלי חניה עסקית או ביטוח עסקי בלבד). אין יומן.

נניח ששתי חשבוניות שירות, בתחילת אותה שנה ובסופה, מציגות קריאות מד קילומטראז׳ שמרחק של 24,000 km ביניהן. חשבוניות עבודה עם כתובות, בתאריכים שבתוך התקופה, מתעדות 15,600 km של נסיעות עסקיות. החלק המתועד הוא ⁦65%⁩, ולכן כשמחילים אותו על העלויות עם הקבלות מתקבלים ⁦C$5,850⁩. ההפרש של ⁦C$1,350⁩ הוא החלק בתביעה שאף מסמך עוד לא תומך בו. כל שנה אחרת שנתבעה באותה דרך צריכה ראיות משלה ונתון משלה.

יועץ שמתחיל יומן עכשיו

שנה 1: יועץ מנהל יומן מלא לשנה שלמה. השימוש העסקי הוא ⁦48%⁩ לשנה ו-⁦50%⁩ למרץ עד מאי. שנה 2: מדגם של מרץ עד מאי מראה ⁦52%⁩. השימוש השנתי המחושב הוא 52 ÷ 50 × 48 = בערך ⁦50%⁩, בתוך הטווח של ⁦38%⁩ עד ⁦58%⁩ סביב ⁦48%⁩ של שנת הבסיס. הדוגמה של CRA עצמה קוראת את ה-⁠10 כנקודות אחוז: עם שנת בסיס של ⁦49%⁩ היא מתירה תוצאות מ-⁦39%⁩ עד ⁦59%⁩. העסק עדיין צריך להראות ששנת הבסיס מייצגת שימוש רגיל.

אילו המדגם בשנה 2 היה מראה ⁦70%⁩, התוצאה הייתה 70 ÷ 50 × 48 = בערך ⁦67%⁩, מחוץ לטווח. המדגם היה אז מכסה רק מרץ עד מאי, ו-⁠CRA קובעת שכדאי לשקול שנת בסיס חדשה. היומן לא אומר דבר על השנים שלפני שנה 1.

בעלים של חברה עם ואן בבעלות החברה

חברה היא הבעלים של ואן שנחשב automobile לפי החוק, והבעלים נוהג בו לעבודה ובסופי שבוע. מעולם לא נוהל יומן. הדף של CRA קובע שהחברה, כמעסיק, צריכה להיות מסוגלת להסביר באופן סביר את הקילומטרים הפרטיים והעסקיים כדי להשתמש בחיוב הזמינות המופחת, ולכן היומן החסר מעמיד את ההפחתה הזו בספק. הדוגמה מניחה שהוואן ניתן כהטבת עבודה; אם זו הטבה לבעל מניות, הכללים שונים והחברה לא יכולה לנכות את ההטבה. קריאות מד קילומטראז׳ עם תאריך וחשבוניות עבודה יכולות לתעד חלק, כמו במקרה של האינסטלטור. אם הן לא יכולות, ייתכן שההפחתה לא תהיה זמינה, וההטבה עשויה להיות מחושבת בדרך אחרת, כמו החישוב המפושט אם התנאים שלו מתקיימים.

המצב שלכם שונה?

• מכתב של CRA מבקש יומן שאינו קיים, או שהוצאות רכב נתבעו כמה שנים בלי יומן: אילו שנים בבדיקה, אילו ראיות אפשר להרכיב ביושר, איך עונים למכתב ואיך מתחילים יומן שתומך בשנים הבאות הן השאלות שכדאי לברר קודם. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות עם הרשומות, שנה אחר שנה, וראו בדיקות וביקורות של CRA על המכתב עצמו.
• חברה היא הבעלים של הרכב ולא נוהל יומן: ההטבה החייבת במס של הבעלים והראיות שמאחורי עלויות הרכב של החברה נשענות על אותם קילומטרים חסרים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות עם הרשומות; חישוב ההטבה נמצא בקניית רכב דרך העסק.
• אתם רוצים את כללי יומן הנסיעות של CRA במלואם, או שאתם תובעים את כל הנסיעות כעסקיות: ראו את מדריך יומן הנסיעות של CRA.
• גם קבלות חסרות: ראו הוצאות ללא קבלות ואת דרישות CRA לקבלות.
• תבעתם גם זיכויי מס תשומות ב-⁠⁦GST/HST⁩ על עלויות רכב: בדקו אותם בנפרד מהניכוי במס הכנסה, כי הכללים של ⁦GST/HST⁩ שונים; ראו הגשת ⁦GST/HST⁩ וזיכויי מס תשומות.
• הרכב נקנה בהלוואה, או שרכב אישי עבר לעסק: ראו רישום רכישת רכב והלוואה ואת ניכוי פחת קנדי (CCA).
• אתם רוצים לדעת מה משך את תשומת הלב של CRA: ראו מה גורם לביקורת של CRA.
• הרכב נתבע בדוח אמריקאי: ראו שחזור יומן נסיעות אמריקאי.