CRA 차량 비용 조사, 운행 일지가 없다면

CRA 차량 비용 조사에서 운행 일지가 없으면 공제는 어떻게 되나요?

운행 일지가 없는 차량 비용 공제는 그 밖의 증거에 의존할 수밖에 없습니다. CRA는 차량 비용이 합리적이고 영수증으로 뒷받침될 때만 공제되며, 한 해 전체를 정확히 기록한 사업 이동 일지가 사업 사용분의 가장 좋은 증거라고 설명합니다(CRA: 차량 비용). 소득세법 제67조는 상황에 비추어 합리적인 범위의 비용만 인정합니다.

CRA의 차량 안내 페이지에는 쓰지 않은 일지를 대신해 CRA가 무엇을 받아들이는지 나와 있지 않으며, 보관 문서인 IT-521R 지침에도 없습니다. 나중에 다시 만든 일지는 증거일 뿐 대체 수단으로 보장되지 않으며, 인정해 준다고 약속할 수 있는 사람도 없습니다.

다음의 경우에는 사안이 간단하지 않으며 전문가가 살펴봐야 합니다. CRA 서신이 이미 일지를 요구한 경우, 여러 해를 같은 방식으로 공제한 경우, 공제한 사업 비율이 높은 경우, 법인이 차량을 소유한 경우입니다. 영수증은 얼마를 썼는지를 증명할 뿐 운전 중 얼마가 사업용이었는지는 증명하지 못하며, 그 비율을 증명하는 것이 일지입니다.

GST/HST 등록 사업자의 매입세액공제(ITC)는 구매한 물품을 상업 활동에 사용한 정도까지만 인정됩니다(CRA: 매입세액공제, 소비세법(Excise Tax Act) 제141.01조). 따라서 차량 기록이 없으면 차량 비용에 대한 공제에도 영향이 갈 수 있습니다. 이 공제는 GST/HST 규정에 따라 계산되며 소득세상의 사업 사용 비율과 항상 같지는 않습니다. 사업으로 자동차 구입하기를 참고하세요.

먼저 다음을 모아 두세요.

• 연료나 충전, 보험, 수리, 면허, 리스료나 대출 이자, 주차에 대한 영수증과 명세서
• 날짜가 적힌 주행거리계 기록: 정비, 수리, 점검, 보험 서류에 기록이 찍혀 있는 경우가 많습니다.
• 날짜와 주소가 나와 있는 일정표 기록, 작업 전표, 고객 청구서, 이메일
• 차량 구입 또는 리스 서류
• 차량 비용을 공제한 신고서(Form T2125 또는 T2 신고서)와 사업 비율을 계산한 방법이 적힌 메모
• 신고한 용도와 연간 주행거리가 적힌 보험 증권이나 갱신 서류
• 대상 연도와 CRA가 정한 기한이 적힌 CRA 서신

무엇을 보내야 하고 답변에 얼마나 걸릴 수 있는지는 CRA 조사와 세무조사를 참고하세요.

내가 쓰지 않은 한 해 전체를 3개월 표본 일지로 대신할 수 있나요?

아니요. CRA의 간소화된 운행 일지는 온전한 1년 동안 쓴 전체 일지에서 시작하며, 이것이 기준 연도가 됩니다. 그 해가 지난 뒤에야 3개월 표본 기록으로 해당 연도의 사업 사용분을 추정할 수 있습니다(CRA: 차량 기록, T4002, 3장). 기준 연도가 없으면 표본과 비교할 대상이 없으므로 계산식을 적용할 수 없습니다.

계산식은 표본 기간의 사업 사용분을 같은 달들의 기준 연도 사업 사용분으로 나눈 뒤, 기준 연도의 연간 사업 사용분을 곱합니다. 결과는 기준 연도 결과와의 차이가 10% 이내여야 하며, 사업은 기준 연도가 여전히 차량의 평소 사용을 대표한다는 점을 보여야 합니다. 결과가 이 범위를 벗어나면 표본은 그 3개월에 대해서만 신뢰할 수 있습니다. 이때 CRA는 나머지 기간을 실제 이동 기록이나 "대체 기록(alternative records)"으로 입증해야 하며(CRA는 이를 정의하지 않습니다) 새 12개월 기준 연도를 고려해야 한다고 안내합니다. 전체 기준은 CRA 차량 운행 일지 안내에 있습니다.

기준 연도 없이 지금 쓰기 시작한 3개월 일지는 그 3개월만 기록할 뿐 그 이상은 보여 주지 못합니다.

CRA는 운행 일지와 영수증에 무엇을 요구하나요? 양식이 있나요?

CRA는 총 주행거리, 사업 주행거리, 공제하는 각 비용의 영수증을 기록으로 요구합니다. CRA 차량 안내 페이지는 아래 항목을 나열하면서 필수 양식이나 서식은 지정하지 않으므로, 노트, 스프레드시트, 앱 어느 것에 담아도 됩니다(CRA: 차량 비용, CRA: 차량 기록).

빠진 것이 있으면 각 항목에 가장 가까운 서류를 확보하세요. 모든 영수증, 날짜가 적힌 모든 주행거리계 수치, 사업상 이동마다 날짜가 적힌 근거 기록입니다. 영수증이 없는 경우는 영수증 없는 비용을, 영수증에 무엇이 나와야 하는지는 CRA 영수증 요건을 참고하세요.

지나간 뒤에 차량 운행 일지를 다시 만들 수 있나요?

다른 서류를 바탕으로 과거 이동 기록을 정리할 수 있습니다. 이는 보조 증거이며, 어느 정도 비중을 둘지는 CRA가 정합니다.

1. 해당 연도의 총 주행 킬로미터를 구하세요. 연초와 연말 가까이 날짜가 적힌 주행거리계 수치가 가장 좋습니다. 정비, 수리, 점검, 보험, 매각 서류에 수치가 찍혀 있는 경우가 많습니다. 수치가 해당 연도 안에 있다면 그 수치를 쓰되 수치가 포함하는 날짜를 밝히고, 일지가 그 기간만 다룬다고 보세요.
2. 날짜가 적힌 서류로 증명되는 사업상 이동을 하나씩 적으세요. 청구서, 작업 전표, 일정표 기록, 고객 이메일이 해당됩니다. 이동 한 건당 한 줄에 날짜, 목적지, 목적, 킬로미터를 적습니다. 거리는 두 주소 사이의 지도상 경로에서 가져오고 일지에 "지도상 거리"라고 적으세요.
3. 집과 고정 근무지 사이의 이동은 일반적으로 개인 용도이므로 제외하세요. 개인사업자는 집이 사업 운영의 근거지일 때만 인정됩니다(보관 문서 IT-521R 24항, CRA의 직원 제공 자동차 안내 페이지도 집과 근무지 사이의 이동을 개인 용도로 봅니다). 판단이 애매한 이동은 따로 표시하세요.
4. 사업 킬로미터를 합산해 같은 기간의 총 킬로미터로 나누세요. 그것이 서류로 증명된 사업 비율입니다.
5. 공제한 비율과 비교하세요. 같은 기간의 영수증이 있는 운영비(연료, 보험, 수리, 면허)에 이 비율을 적용하면 지금까지 서류로 뒷받침되는 공제액이 나옵니다. 사업용 주차비와 사업용 추가 보험료는 비율을 적용하지 않고 전액 공제됩니다(T4002, 3장). 기록이 한 해의 일부만 다룬다면 기록이 없는 달까지 그 비율을 확대 적용하지 마세요.
6. 일지에 다시 만든 것이라고 표시하세요. 작성한 날짜와 사용한 서류를 기록하고 그 서류를 보관하세요. 다시 만든 일지를 당시에 쓴 것처럼 날짜를 적어서는 안 됩니다.

날짜가 적힌 서류로 뒷받침되지 않는 이동은 추가하지 마세요. 서류로 증명되는 비율이 공제한 비율보다 낮게 나올 수도 있습니다.

다시 만든 일지가 이후 연도의 지름길이 되어 주지도 않습니다. CRA는 기준 연도를 온전한 1년 동안 유지한 운행 일지라고 설명합니다. 다시 만든 과거 연도가 기준 연도 역할을 할 수 있는지는 CRA 페이지에 답이 없으므로, 그 일지로 표본 방식이 통한다고 가정해서는 안 됩니다.

연도마다 따로 봅니다. 여러 해를 일지 없이 공제했다면 해마다 자체 증거가 필요합니다. CRA 서신에는 조사 대상 연도가 나와 있습니다. 보통 CRA는 개인 또는 캐나다 지배 민간 법인(CCPC)에 대해 최초 세액 결정 통지서 발송일부터 3년 안에(그 밖의 법인은 4년 안에) 재결정할 수 있습니다. 부주의, 태만 또는 고의적 불이행으로 인한 허위 진술이 있었거나 기간 연장 동의서(waiver)를 제출한 경우에는 기간 제한이 없습니다(제152조). 기록은 그래도 6년간 보관해야 합니다. 나머지 내용은 CRA 조사와 세무조사에 있습니다.

지금 운행 일지를 쓰기 시작하면 이후 연도의 기준 연도가 어떻게 정해지나요?

오늘부터 12개월 전체를 기록한 일지가 기준 연도가 되며, 3개월 표본 기록을 통해 이후 연도를 뒷받침합니다. 그 이전 연도에 대해서는 아무것도 말해 주지 않습니다. CRA가 말하는 기준 연도는 사업상 이동을 모두 기록하고 회계기간 시작과 끝에 주행거리계를 읽으며 온전한 1년 동안 쓴 일지입니다(CRA: 차량 기록).

한 해 전체와 3개월 구간마다 사업 비율을 계산하세요. 계산식에는 연간 수치만이 아니라, 이후 표본과 같은 달들의 기준 연도 비율이 필요합니다.

새 차량은 구입한 날부터 별도 기록이 필요합니다. CRA가 납세자의 기록이 부족하다고 판단하면 제230조 제3항에 따라 이후 보관해야 할 기록을 지정할 수 있습니다. 무엇을 지정할지는 사안에 따라 다릅니다.

우리 법인이 차량을 소유하고 있습니다. CRA는 어떤 기록을 기대하나요?

CRA는 법인의 자동차를 이용할 수 있는 직원이 사업(근무 관련) 주행거리와 개인 주행거리를 구분해 적은 운행 일지나 일일 이동 기록을 보관하고 그 사본을 고용주에게 제출해야 한다고 설명합니다(CRA: 고용주 제공 자동차). 법인에서 일하며 법인 차량을 운전하는 소유주도 그 직원에 해당할 수 있지만, 먼저 차량이 업무 때문에 제공된 것인지 주식 소유 때문에 제공된 것인지 판단해야 합니다. CRA는 이를 사실관계의 문제라고 하며, 직원 혜택과 달리 주주 혜택은 사업 비용으로 공제할 수 없습니다(CRA: 주주 혜택). 일지는 이 혜택과 법인의 차량 비용 모두의 근거가 되며, 두 가지는 별개의 계산입니다. CRA의 차량 안내 페이지는 법인이 아닌 사업체를 대상으로 쓰였지만, 제230조의 기록 보관 의무와 제67조의 합리성 한도는 사업을 하는 모든 사람과 마찬가지로 법인에도 적용됩니다.

개인 주행거리는 소유주의 과세 대상 혜택에도 영향을 줍니다. "스탠바이 요금(standby charge)"은 개인 용도로 쓸 수 있도록 회사 차량을 제공한 데 대해 CRA가 부과하는 금액이며, 감액된 스탠바이 요금을 적용하려면 사업용 주행이 전체 거리의 50%를 넘어야 하고 개인 주행도 CRA의 한도 안에 있어야 합니다. 스탠바이 요금은 소유주가 차량을 이용할 수 있었던 일수(운전했는지와 무관)에도 좌우되며, 혜택은 법인의 회계연도와 다를 수 있는 소유주의 역년 기준으로 계산됩니다. 정액 방식(fixed-rate method)에서는 개인 주행거리가 운영비 혜택도 정합니다. 선택 방식(optional method)은 운전의 절반 넘게 업무용이어야 하고 연말 전에 직원이 고용주에게 서면으로 통지해야 하므로 이미 끝난 연도에 대해서는 나중에 선택할 수 없습니다. 기록을 쓰지 않았거나 더 이상 없다면, 감액된 요금을 쓰려면 고용주인 법인이 개인 주행거리와 사업 주행거리(소유자 겸 경영자의 경우 소유주 본인의 주행거리)를 합리적으로 설명할 수 있어야 한다고 CRA는 설명합니다. 그렇지 않으면 CRA 페이지는 간소화된 스탠바이 요금 계산을 안내하는데, 여기에는 직원이 감액된 요금을 적용받을 자격이 없어야 한다는 조건 등이 있습니다.

따라서 일지가 없으면 법인의 차량 비용 근거뿐 아니라 소유주의 과세 대상 혜택에도 영향이 갈 수 있습니다. T4 명세서에 신고하지 않은 고용 혜택은 원천징수가 되지 않은 세금을 남기며, 이는 법인이 납부할 의무가 있습니다. 이사는 조건과 상당한 주의 의무 이행 항변이 적용되는 한 제227.1조에 따라 개인적으로 책임질 수 있습니다. 혜택 계산은 사업으로 자동차 구입하기에 있습니다. 별도 검토가 필요한 경우가 두 가지 있습니다. 운전자와 승객 두 명까지만 앉을 수 있고 소득을 얻기 위해 상품이나 장비를 운반하는 데 주로 쓰이거나 소득을 얻는 데 전부 또는 거의 전부 쓰이는 밴이나 픽업트럭은 소득세법의 "automobile" 정의에 해당하지 않으므로(제248조 제1항, 취득하거나 리스한 연도에 판단) 다른 규정이 적용됩니다. 또 차량이 직원이 아닌 주주라는 이유로 제공된 경우에는 주주 혜택 규정이 적용됩니다.

일지를 쓰기 시작하면 얼마나 오래 보관해야 하나요?

기준 연도 운행 일지는 사업 사용분을 입증하는 데 쓰는 마지막 과세연도 말부터 6년 보관하세요(CRA: 차량 기록). 이후 연도의 표본 기록은 모두 기준 연도를 활용하므로, 기준 연도 일지는 작성한 해보다 오래 보관해야 합니다.

영수증과 기타 기록은 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 보관합니다(소득세법 제230조, CRA 회보 IC78-10R5). 늦게 제출한 신고서, 이의 신청, 또는 기록을 보관하라는 CRA의 서면 요구가 있으면 보관 기간이 달라집니다. 그 밖의 경우는 CRA 차량 운행 일지 안내에 있습니다.

예시

이 예시들은 설명용이며 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

운행 일지가 없고 CRA 서신을 받은 배관공

개인사업자인 배관공이 조사 대상 연도에 차량 비용 C$9,000을 사업 사용 80%로 공제해 C$7,200을 공제받았습니다. CRA 서신은 일지를 요구합니다. 영수증은 C$9,000 전액을 뒷받침하며, 모두 공동으로 쓰는 운영비입니다(사업 전용 주차비나 보험은 없습니다). 일지는 없습니다.

해당 연도 초와 말에 발행된 정비 청구서 두 장에 적힌 주행거리계 수치가 24,000 km 차이가 난다고 가정합니다. 그 기간 안의 날짜가 적힌 작업 청구서와 주소는 사업상 이동 15,600 km를 입증합니다. 서류로 증명되는 비율은 65%이므로 영수증이 있는 비용에 적용하면 C$5,850입니다. 차액 C$1,350은 아직 서류로 뒷받침되지 않는 공제분입니다. 같은 방식으로 공제한 다른 연도도 각각 자체 증거와 자체 계산이 필요합니다.

지금부터 일지를 쓰기 시작하는 컨설턴트

1년차: 컨설턴트가 한 해 전체 일지를 씁니다. 사업 사용은 해당 연도 48%, 3월부터 5월까지 50%입니다. 2년차: 3월부터 5월까지의 표본 기록은 52%입니다. 계산한 연간 사용 비율은 52 ÷ 50 × 48 = 약 50%로, 기준 연도 48%를 중심으로 한 38%~58% 범위 안입니다. CRA의 예시는 이 10을 퍼센트포인트로 해석합니다. 기준 연도가 49%이면 39%부터 59%까지의 결과를 허용합니다. 사업은 기준 연도가 평소 사용을 대표한다는 점도 여전히 보여야 합니다.

2년차 표본 기록이 70%였다면 결과는 70 ÷ 50 × 48 = 약 67%로 범위를 벗어납니다. 이 경우 표본은 3월부터 5월까지만 다루며, CRA는 새 기준 연도를 고려해야 한다고 안내합니다. 이 일지는 1년차 이전 연도에 대해서는 아무것도 말해 주지 않습니다.

법인 소유 밴을 가진 법인 소유주

법인이 소득세법상 automobile에 해당하는 밴을 소유하고 있고, 소유주가 업무와 주말에 이 밴을 운전합니다. 일지는 한 번도 쓰지 않았습니다. CRA 페이지는 감액된 스탠바이 요금을 적용하려면 고용주인 법인이 개인 주행거리와 사업 주행거리를 합리적으로 설명할 수 있어야 한다고 하므로, 일지가 없으면 그 감액이 문제가 됩니다. 이 예시는 밴이 고용 혜택으로 제공되었다고 가정합니다. 주주 혜택이라면 규정이 다르고 법인은 그 혜택을 공제할 수 없습니다. 날짜가 적힌 주행거리계 수치와 작업 청구서로 배관공의 경우처럼 비율을 입증할 수 있습니다. 그렇게 할 수 없다면 감액을 받지 못할 수 있고, 조건을 충족하는 경우 간소화된 계산처럼 다른 방식으로 혜택을 계산할 수 있습니다.

상황이 다르다면?

• CRA 서신이 존재하지 않는 일지를 요구하거나 여러 해의 차량 비용을 일지 없이 공제했다면: 어느 연도가 문제인지, 정직하게 모을 수 있는 증거가 무엇인지, 서신에 어떻게 답할지, 이후 연도를 뒷받침할 일지를 어떻게 시작할지를 먼저 정리해야 합니다. 연도별로 기록을 정리할 때는 장부 관리 도움을 받고, 서신 자체는 CRA 조사와 세무조사를 참고하세요.
• 법인이 차량을 소유하고 일지를 쓰지 않았다면: 소유주의 과세 대상 혜택과 법인의 차량 비용 근거는 모두 기록이 없는 같은 주행거리에 달려 있습니다. 기록은 장부 관리 도움을 받으세요. 혜택 계산은 사업으로 자동차 구입하기에 있습니다.
• CRA의 운행 일지 규정 전체를 알고 싶거나 모든 운전을 사업용으로 공제한다면: CRA 차량 운행 일지 안내를 참고하세요.
• 영수증도 없다면: 영수증 없는 비용과 CRA 영수증 요건을 참고하세요.
• 차량 비용에 GST/HST 매입세액공제도 받았다면: GST/HST 규정이 다르므로 소득세 공제와 별도로 확인하세요. GST/HST 신고와 매입세액공제를 참고하세요.
• 차량을 대출로 구입했거나 개인 차량을 사업으로 옮겼다면: 차량 구입과 대출 기록하기와 자본비용 공제(CCA)를 참고하세요.
• 무엇이 CRA의 관심을 끌었는지 알고 싶다면: CRA 세무조사 대상이 되는 이유를 참고하세요.
• 차량 비용을 미국 신고서에서 공제한다면: 미국 주행 일지 다시 만들기를 참고하세요.