CRA rà soát chi phí xe mà không có sổ nhật ký xe: bạn làm được gì

CRA rà soát chi phí xe và không có sổ nhật ký xe: khoản đã khai sẽ ra sao?

Khoản chi phí xe khai mà không có sổ nhật ký xe chỉ đứng được nhờ các bằng chứng khác đi kèm. CRA nói chi phí xe chỉ được khấu trừ khi hợp lý và có biên lai, và coi một sổ nhật ký xe chính xác về các chuyến đi kinh doanh, ghi suốt cả năm, là bằng chứng tốt nhất về mức dùng xe cho kinh doanh (CRA: chi phí xe cơ giới). Income Tax Act section 67 chỉ cho phép khấu trừ một khoản chi trong phạm vi hợp lý trong hoàn cảnh đó.

Các trang về xe cơ giới của CRA không nói CRA chấp nhận gì thay cho một sổ nhật ký chưa từng được ghi, và bản bulletin IT-521R đã lưu trữ cũng không nói. Một sổ dựng lại sau này là bằng chứng, không phải sự thay thế được bảo đảm, và không ai hứa được rằng CRA sẽ chấp nhận.

Trường hợp như vậy không đơn giản và nên nhờ chuyên gia xem xét, khi thư của CRA đã yêu cầu sổ nhật ký, khi nhiều năm được khai theo cùng một cách, khi tỷ lệ dùng cho kinh doanh đã khai cao, hoặc khi một công ty sở hữu chiếc xe. Biên lai chứng minh số tiền đã chi, không chứng minh bao nhiêu phần quãng đường lái là cho kinh doanh, và tỷ lệ đó chính là điều sổ nhật ký chứng minh.

Tín thuế đầu vào của người đã đăng ký GST/HST chỉ có được trong phạm vi khoản mua được dùng cho hoạt động thương mại (CRA: tín thuế đầu vào; Excise Tax Act, section 141.01), nên thiếu hồ sơ xe có thể ảnh hưởng cả tín thuế trên chi phí xe. Khoản tín thuế này được tính theo quy tắc GST/HST, vốn không phải lúc nào cũng trùng với tỷ lệ dùng cho kinh doanh theo thuế thu nhập; xem mua xe qua doanh nghiệp.

Hãy gom trước những thứ sau:

• Biên lai và sao kê cho nhiên liệu hoặc sạc điện, bảo hiểm, sửa chữa, giấy phép, tiền lãi thuê hoặc vay mua xe, và tiền đỗ xe.
• Số đồng hồ đo quãng đường có ghi ngày: giấy tờ bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định và bảo hiểm thường có một số đọc.
• Mục trong lịch, phiếu công việc, hóa đơn khách hàng và email có ghi ngày và địa chỉ.
• Giấy tờ mua hoặc thuê xe.
• Các tờ khai đã khai chiếc xe (T2125 hoặc T2), và mọi ghi chú cho thấy tỷ lệ dùng cho kinh doanh được tính ra sao.
• Hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy gia hạn cho thấy mục đích sử dụng và số km mỗi năm đã khai báo.
• Thư của CRA, với các năm thư nêu và ngày thư ấn định.

Về việc gửi gì và thời gian trả lời có thể mất bao lâu, xem CRA rà soát và kiểm tra thuế.

Sổ nhật ký xe mẫu ba tháng có thay được cả năm tôi chưa từng ghi không?

Không. Sổ nhật ký xe đơn giản hóa của CRA bắt đầu bằng một sổ đầy đủ cho một năm trọn vẹn, tạo thành năm cơ sở; chỉ sau năm đó, mẫu ba tháng mới dùng để ước tính mức dùng cho kinh doanh của cả năm (CRA: hồ sơ về xe cơ giới; T4002, chương 3). Không có năm cơ sở thì không có gì để so với mẫu, nên không chạy được công thức.

Công thức lấy mức dùng cho kinh doanh của kỳ lấy mẫu chia cho mức dùng cho kinh doanh của năm cơ sở trong cùng những tháng đó, rồi nhân với mức dùng cho kinh doanh cả năm của năm cơ sở. Kết quả phải nằm trong 10% so với kết quả của năm cơ sở, và doanh nghiệp phải chứng minh năm cơ sở vẫn đại diện cho mức dùng xe bình thường. Nếu kết quả vượt ra ngoài khoảng đó, mẫu chỉ đáng tin cho ba tháng nó bao phủ; CRA nói phần còn lại của năm khi đó phải được chứng minh bằng ghi chép thực tế về các chuyến đi hoặc "alternative records" (hồ sơ thay thế) mà CRA không định nghĩa, và nên cân nhắc lập một năm cơ sở mới đủ 12 tháng. Toàn bộ phép kiểm tra nằm trong hướng dẫn về sổ nhật ký xe của CRA.

Một sổ ba tháng ghi từ bây giờ, không có năm cơ sở phía sau, chỉ ghi lại ba tháng đó và không hơn.

CRA mong đợi gì trong sổ ghi quãng đường và biên lai, và có mẫu không?

CRA mong có ghi chép về tổng số km, số km đi kinh doanh, và một biên lai cho từng khoản chi đã khai. Các trang về xe cơ giới của CRA liệt kê những mục dưới đây và không nêu biểu mẫu hay mẫu bắt buộc nào, nên có thể ghi trong sổ tay, bảng tính hoặc ứng dụng (CRA: chi phí xe cơ giới; CRA: hồ sơ về xe cơ giới):

Thiếu gì thì tìm giấy tờ gần nhất với từng mục đó: mọi biên lai, mọi số đọc đồng hồ có ghi ngày, và một giấy tờ có ghi ngày làm cơ sở cho mỗi chuyến đi kinh doanh. Nếu thiếu biên lai, xem chi phí không có biên lai; về những gì biên lai phải ghi, xem yêu cầu của CRA về biên lai.

Tôi có thể dựng lại sổ nhật ký xe sau khi sự việc đã xảy ra không?

Bạn có thể lập một bản ghi các chuyến đi đã qua từ những giấy tờ khác. Đó là bằng chứng bổ trợ, và CRA quyết định nó có sức nặng đến đâu.

1. Tìm tổng số km của năm. Tốt nhất là các số đọc đồng hồ có ghi ngày gần đầu và cuối năm; giấy tờ bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định, bảo hiểm hoặc bán xe thường in một số. Nếu các số đọc nằm trong năm, hãy dùng chúng, nêu rõ khoảng ngày chúng bao phủ, và coi sổ chỉ bao phủ khoảng đó.
2. Liệt kê từng chuyến đi kinh doanh mà một giấy tờ có ghi ngày chứng minh được: hóa đơn, phiếu công việc, mục trong lịch hoặc email của khách hàng. Mỗi chuyến một dòng: ngày, điểm đến, mục đích, số km. Lấy quãng đường từ lộ trình trên bản đồ giữa hai địa chỉ và ghi "map distance" (quãng đường theo bản đồ) vào sổ.
3. Bỏ các chuyến giữa nhà và nơi làm việc cố định; những chuyến này nhìn chung là đi việc riêng. Với chủ doanh nghiệp một chủ, chúng chỉ được tính nếu nhà là cơ sở điều hành hoạt động kinh doanh (IT-521R đã lưu trữ, paragraph 24; trang về xe do người sử dụng lao động cung cấp của CRA coi việc đi từ nhà đến nơi làm việc là đi việc riêng). Hãy đánh dấu riêng mọi chuyến còn nghi ngờ.
4. Cộng số km kinh doanh rồi chia cho tổng số km của cùng khoảng thời gian. Đó là tỷ lệ kinh doanh có giấy tờ chứng minh.
5. So với tỷ lệ đã khai. Áp tỷ lệ này vào các chi phí vận hành có biên lai của cùng khoảng thời gian (nhiên liệu, bảo hiểm, sửa chữa, giấy phép), bạn sẽ thấy các giấy tờ hiện hỗ trợ được bao nhiêu phần của khoản đã khai. Tiền đỗ xe cho kinh doanh và bảo hiểm kinh doanh bổ sung được khấu trừ toàn bộ, không tính theo tỷ lệ (T4002, chương 3). Nếu hồ sơ chỉ bao phủ một phần của năm, đừng kéo tỷ lệ đó sang những tháng không có hồ sơ.
6. Ghi rõ đây là sổ dựng lại. Ghi ngày lập sổ và các giấy tờ đã dùng, và giữ các giấy tờ đó. Đừng bao giờ ghi ngày cho sổ dựng lại như thể nó được ghi tại thời điểm đó.

Đừng thêm chuyến nào mà không có giấy tờ có ghi ngày chứng minh, nên tỷ lệ có giấy tờ chứng minh có thể thấp hơn tỷ lệ đã khai.

Một sổ dựng lại cũng không tạo lối tắt cho năm sau. CRA mô tả năm cơ sở là sổ nhật ký được duy trì trong một năm trọn vẹn; các trang của CRA không trả lời việc một năm đã qua được dựng lại có thể làm năm cơ sở hay không, nên không thể mặc định phương pháp lấy mẫu dùng được từ đó.

Mỗi năm đã qua là một trường hợp riêng. Nếu nhiều năm được khai mà không có sổ, mỗi năm cần bằng chứng riêng. Thư của CRA nêu các năm bị rà soát. Thông thường CRA có thể ấn định lại đối với cá nhân hoặc công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) trong vòng ba năm sau thông báo ấn định thuế ban đầu (bốn năm đối với các công ty khác), và không giới hạn thời gian nếu có khai sai do cẩu thả, bất cẩn hoặc cố ý, hoặc nếu đã nộp văn bản miễn thời hiệu (section 152). Sổ sách vẫn phải được giữ sáu năm. Phần còn lại nằm trong CRA rà soát và kiểm tra thuế.

Nếu tôi bắt đầu ghi sổ nhật ký xe từ hôm nay, sổ này tạo năm cơ sở cho các năm sau thế nào?

Một sổ đầy đủ 12 tháng ghi từ hôm nay sẽ trở thành năm cơ sở, và hỗ trợ các năm sau thông qua mẫu ba tháng. Sổ này không nói gì về các năm trước nó. Năm cơ sở của CRA là một năm ghi trọn vẹn, ghi mọi chuyến đi kinh doanh và đọc đồng hồ đo quãng đường vào đầu và cuối kỳ tài chính (CRA: hồ sơ về xe cơ giới).

Hãy tính tỷ lệ kinh doanh cho cả năm và cho từng khối ba tháng. Công thức cần tỷ lệ của năm cơ sở trong cùng những tháng với mẫu của năm sau, không chỉ con số cả năm.

Xe mới cần hồ sơ riêng từ ngày mua. Nếu CRA thấy hồ sơ của người nộp thuế không đầy đủ, section 230(3) cho phép CRA chỉ định những hồ sơ phải giữ từ đó về sau; CRA chỉ định gì sẽ tùy từng trường hợp.

Công ty của tôi sở hữu chiếc xe: CRA mong đợi tôi giữ những hồ sơ nào?

CRA nói nhân viên có xe của công ty để sử dụng phải giữ sổ nhật ký hoặc ghi chép hằng ngày về các chuyến đi, thể hiện số km đi kinh doanh (liên quan đến công việc) và số km đi việc riêng, rồi đưa bản sao cho người sử dụng lao động (CRA: xe do người sử dụng lao động cung cấp). Chủ sở hữu làm việc cho công ty và lái xe của công ty có thể là nhân viên đó, nhưng trước hết hãy xác định xe được cấp vì công việc hay vì tư cách cổ đông. CRA coi đây là vấn đề về thực tế, và lợi ích của cổ đông không được khai là chi phí kinh doanh, khác với lợi ích của nhân viên (CRA: lợi ích của cổ đông). Sổ nhật ký là bằng chứng cho cả khoản lợi ích lẫn chi phí xe của công ty, hai phép tính riêng biệt: các trang về xe cơ giới của CRA viết cho doanh nghiệp không thành lập công ty, nhưng nghĩa vụ giữ sổ sách trong section 230 và giới hạn về tính hợp lý trong section 67 áp dụng cho công ty giống như mọi người đang kinh doanh.

Số km đi việc riêng cũng quyết định một khoản lợi ích chịu thuế của chủ sở hữu. "Standby charge" là khoản CRA tính cho việc có sẵn xe của công ty để dùng riêng, và standby charge giảm cần mức lái xe cho kinh doanh vượt 50% quãng đường, cùng mức lái xe riêng nằm trong giới hạn của CRA. Standby charge còn phụ thuộc vào số ngày chủ sở hữu có xe sẵn, dù có lái hay không, và khoản lợi ích được tính theo năm dương lịch của chủ sở hữu, có thể khác với năm tài chính của công ty. Theo phương pháp tỷ lệ cố định, số km đi việc riêng cũng quyết định khoản lợi ích về chi phí vận hành; phương pháp tùy chọn cần hơn một nửa quãng đường lái là cho công việc và nhân viên phải thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động trước cuối năm, nên không thể chọn sau cho một năm đã qua. Nếu không có hồ sơ hoặc không còn hồ sơ, CRA nói công ty, với tư cách người sử dụng lao động, vẫn phải giải trình được một cách hợp lý số km đi việc riêng và đi kinh doanh (với chủ công ty quản lý, là của chính chủ sở hữu) để dùng mức giảm. Nếu không, trang của CRA chỉ đến cách tính standby charge đơn giản hóa, có điều kiện riêng, gồm cả điều kiện nhân viên không đủ điều kiện hưởng mức giảm.

Vì vậy, thiếu sổ nhật ký có thể ảnh hưởng đến lợi ích chịu thuế của chủ sở hữu cũng như bằng chứng cho chi phí xe của công ty. Một lợi ích việc làm chưa từng được khai trên T4 sẽ để thuế chưa được khấu trừ, và công ty phải chịu khoản đó; giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân theo section 227.1, tùy các điều kiện của điều khoản này và có biện pháp bào chữa là đã thận trọng đúng mức (due diligence). Cách tính khoản lợi ích nằm trong mua xe qua doanh nghiệp. Có hai trường hợp cần được xem xét riêng. Xe van hoặc xe bán tải chở tối đa người lái và hai hành khách, và được dùng chủ yếu để chở hàng hóa hoặc thiết bị nhằm tạo thu nhập, hoặc được dùng toàn bộ hay gần như toàn bộ để tạo thu nhập, nằm ngoài định nghĩa "automobile" của Act (section 248(1), xét trong năm mua hoặc thuê), nên áp dụng các quy tắc khác. Còn nếu xe được cấp vì chủ sở hữu là cổ đông chứ không phải nhân viên, thì áp dụng quy tắc về lợi ích của cổ đông.

Tôi giữ sổ nhật ký xe bao lâu sau khi bắt đầu ghi?

Hãy giữ sổ nhật ký của năm cơ sở trong sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà sổ được dùng để xác lập mức dùng cho kinh doanh (CRA: hồ sơ về xe cơ giới). Mẫu của mỗi năm sau dùng năm cơ sở, nên sổ của năm cơ sở tồn tại lâu hơn năm mà nó được ghi.

Biên lai và các hồ sơ khác được giữ sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà chúng liên quan (section 230 của Act; thông tư CRA IC78-10R5). Tờ khai nộp trễ, khiếu nại, hoặc yêu cầu bằng văn bản của CRA về việc giữ hồ sơ sẽ đặt ra một thời hạn khác; các trường hợp còn lại nằm trong hướng dẫn về sổ nhật ký xe của CRA.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Thợ ống nước không có sổ nhật ký xe và nhận thư của CRA

Một thợ ống nước là chủ doanh nghiệp một chủ khai C$9.000 chi phí xe với mức dùng cho kinh doanh 80% trong năm bị rà soát, tức khoản khấu trừ C$7.200. Thư của CRA yêu cầu sổ nhật ký. Biên lai bao phủ C$9.000 đó, toàn bộ là chi phí vận hành dùng chung (không có tiền đỗ xe hay bảo hiểm chỉ dùng cho kinh doanh). Không có sổ nhật ký nào.

Giả sử hai hóa đơn bảo dưỡng, ghi ngày ở đầu và cuối năm đó, cho số đồng hồ cách nhau 24.000 km. Các hóa đơn công việc có địa chỉ, ghi ngày trong khoảng đó, chứng minh 15.600 km đi kinh doanh. Tỷ lệ có giấy tờ chứng minh là 65%, nên áp vào các chi phí có biên lai cho ra C$5.850. Khoảng chênh C$1.350 là phần của khoản đã khai mà chưa có giấy tờ nào hỗ trợ. Mỗi năm khác được khai theo cách tương tự cần bằng chứng riêng và con số riêng.

Chuyên gia tư vấn bắt đầu ghi sổ từ bây giờ

Năm 1: một chuyên gia tư vấn ghi sổ nhật ký đủ cả năm. Mức dùng cho kinh doanh là 48% cho cả năm và 50% cho tháng 3 đến tháng 5. Năm 2: mẫu tháng 3 đến tháng 5 cho 52%. Mức dùng cả năm tính ra là 52 ÷ 50 × 48 = khoảng 50%, nằm trong khoảng từ 38% đến 58% quanh mức 48% của năm cơ sở. Ví dụ của chính CRA hiểu con số 10 là điểm phần trăm: với năm cơ sở 49%, CRA cho phép kết quả từ 39% đến 59%. Doanh nghiệp vẫn phải chứng minh năm cơ sở đại diện cho mức dùng bình thường.

Nếu mẫu Năm 2 cho 70%, kết quả sẽ là 70 ÷ 50 × 48 = khoảng 67%, nằm ngoài khoảng cho phép. Khi đó mẫu chỉ bao phủ tháng 3 đến tháng 5, và CRA nói nên cân nhắc một năm cơ sở mới. Sổ này không nói gì về các năm trước Năm 1.

Chủ công ty có chiếc van thuộc sở hữu của công ty

Một công ty sở hữu một chiếc van được tính là automobile theo Act, và chủ sở hữu lái xe đó để đi làm và cuối tuần. Chưa từng có sổ nhật ký nào. Trang của CRA nói công ty, với tư cách người sử dụng lao động, phải giải trình được một cách hợp lý số km đi việc riêng và đi kinh doanh để dùng standby charge giảm, nên việc thiếu sổ khiến mức giảm đó bị đặt dấu hỏi. Ví dụ này giả định chiếc van được cấp như một lợi ích việc làm; nếu là lợi ích của cổ đông thì quy tắc khác và công ty không được khấu trừ lợi ích đó. Số đồng hồ có ghi ngày và hóa đơn công việc có thể chứng minh một tỷ lệ, như trường hợp của thợ ống nước. Nếu không làm được, mức giảm có thể không dùng được, và khoản lợi ích có thể được tính theo cách khác, như cách tính đơn giản hóa nếu đáp ứng điều kiện của nó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thư của CRA yêu cầu một sổ nhật ký không tồn tại, hoặc nhiều năm chi phí xe được khai mà không có sổ: những câu hỏi cần giải quyết trước là năm nào đang bị xem xét, bằng chứng nào có thể lập lại một cách trung thực, cách trả lời thư, và cách bắt đầu một sổ hỗ trợ các năm sau. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán xử lý hồ sơ, từng năm một, và xem CRA rà soát và kiểm tra thuế cho chính bức thư.
• Một công ty sở hữu chiếc xe và không có sổ nhật ký: khoản lợi ích chịu thuế của chủ sở hữu và bằng chứng cho chi phí xe của công ty đều dựa trên cùng số km còn thiếu. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán xử lý hồ sơ; cách tính khoản lợi ích nằm trong mua xe qua doanh nghiệp.
• Bạn muốn biết đầy đủ quy tắc sổ nhật ký xe của CRA, hoặc bạn khai toàn bộ quãng đường lái là đi kinh doanh: xem hướng dẫn về sổ nhật ký xe của CRA.
• Biên lai cũng bị thiếu: xem chi phí không có biên lai và yêu cầu của CRA về biên lai.
• Bạn cũng đã khai tín thuế đầu vào GST/HST trên chi phí xe: hãy kiểm tra riêng với khoản khấu trừ thuế thu nhập, vì quy tắc GST/HST khác; xem nộp tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.
• Xe được mua bằng khoản vay, hoặc một chiếc xe cá nhân được chuyển vào doanh nghiệp: xem ghi sổ việc mua xe và khoản vay và khấu hao theo quy định của CRA (CCA).
• Bạn muốn biết điều gì thu hút sự chú ý của CRA: xem điều gì khiến CRA kiểm tra thuế.
• Chiếc xe được khai trên tờ khai tại Hoa Kỳ: xem dựng lại sổ ghi quãng đường tại Hoa Kỳ.