Comptabilité d'un family office : livres, K-1 et déclarations

Qui s'occupe des livres et des déclarations : bureau d'une seule famille, bureau multifamilial ou cabinet de CPA externe?

Aux États-Unis, un seul cabinet de CPA externe peut coordonner les livres, les rapprochements des fonds et les déclarations de toute la famille. Commencez par dresser la liste des entités et des personnes visées par son mandat.

Le tableau montre qui fait habituellement le travail, sous réserve du mandat; il ne s'agit pas de forfaits de services exigés par l'État.

Demandez un mandat écrit qui couvre chaque entité et chaque membre de la famille, les livrables et les renseignements manquants; voir fiscalité et comptabilité pour fonds et bureaux de gestion de patrimoine familial. Un mandat limité aux déclarations peut laisser à la famille la tenue courante des livres, le paiement des factures et les rapports sur la valeur nette.

Les questions sur la structure juridique et la déduction des frais du bureau sont traitées dans Structure fiscale d'un family office.

Quelles déclarations une structure familiale type produit-elle chaque année?

Aux États-Unis, la classification de chaque contribuable détermine sa déclaration fédérale. Le nom d'une société à responsabilité limitée (LLC) ne suffit pas à établir si elle produit comme société de personnes, comme société ou dans la déclaration de son propriétaire.

Une LLC américaine qui compte plusieurs membres est généralement traitée par défaut comme une société de personnes (règles de classification de l'IRS).

Le tableau donne les dates d'échéance habituelles pour une année civile, sans prolongation. Les règles sur les fins de semaine et les jours fériés peuvent reporter une date limite; les exercices non civils, les années d'imposition courtes et les fiducies particulières ont leurs propres dates.

Aux États-Unis, une fiducie traitée comme appartenant entièrement à un constituant utilise généralement un état du propriétaire plutôt qu'un K-1 de bénéficiaire lorsqu'elle produit le formulaire 1041; une fiducie qui n'est que partiellement une fiducie du constituant exige un traitement distinct de ses deux parties (instructions du formulaire 1041).

Au décès du constituant d'une fiducie révocable américaine, obtenez un nouveau numéro d'identification de l'employeur (EIN) et examinez la production d'un formulaire 1041 distinct. Le fiduciaire et, s'il y en a un, l'exécuteur testamentaire peuvent choisir le traitement comme succession selon l'article 645 sur le formulaire 8855, au plus tard à la date limite de la première déclaration de revenus de la succession ou de la fiducie déclarante, prolongations comprises (IRS).

Avant de transférer des actions d'une société de type S à une fiducie, vérifiez l'admissibilité. Si un nouveau choix est nécessaire, le bénéficiaire actuel du revenu signe le choix de fiducie de sous-chapitre S admissible (QSST); le fiduciaire signe la déclaration de choix de fiducie de petite entreprise ayant fait le choix (ESBT). Le délai habituel est de 2 mois et 16 jours à compter de la date du transfert. Certaines fiducies après décès peuvent faire le choix pendant les 2 ans d'admissibilité temporaire ou pendant ce délai de choix commençant le lendemain (règlement). Manquer ce délai peut mettre fin au statut de société de type S, mais un allègement admissible pour choix tardif est offert dans les 3 ans et 75 jours suivant la date d'entrée en vigueur prévue (IRS); voir Imposition des sociétés de type S.

Aux États-Unis, c'est le donateur qui paie l'impôt sur les dons. S'il ne le paie pas, l'article 6324(b) peut rendre le donataire personnellement responsable jusqu'à concurrence de la valeur du don. L'hypothèque légale liée à l'impôt sur les dons peut durer 10 ans à compter du don; une cotisation distincte établie contre le donataire laisse généralement 10 ans pour recouvrer l'impôt, sous réserve de prolongations (IRS).

Produisez un formulaire 7004 distinct pour chaque déclaration d'entreprise ou de fiducie visée, au plus tard à sa date limite initiale (IRS). Demandez les prolongations des déclarations de particuliers ou de dons au plus tard à leurs dates limites respectives; voir Déclarations que votre entreprise produit. Aux États-Unis, une prolongation du délai de production ne prolonge généralement pas le délai de paiement (déclarations de particuliers, formulaire 709).

Les déclarations d'État exigent un examen distinct de la résidence, des placements et des activités des entités; voir Déclarations d'État des investisseurs de fonds.

Ce tableau couvre les déclarations fédérales américaines courantes. Signalez les propriétaires étrangers, les membres de la famille à l'étranger et les avoirs à l'étranger pour un examen des obligations transfrontalières; voir Déclarations d'une LLC à membre unique détenue par un étranger pour les déclarations de renseignements qui peuvent s'appliquer même si la LLC ne produit aucune déclaration de revenus distincte (IRS).

Comment rapprocher les appels de capital, les distributions et les relevés des fonds avec les K-1?

Gardez les opérations de trésorerie, la valeur déclarée et les registres fiscaux de chaque fonds identifiables séparément. Un rapprochement explique les écarts; il n'oblige pas chaque solde à correspondre au K-1.

Pour un apport en espèces à un fonds constitué en société de personnes, inscrivez le paiement au compte de placement de l'entité souscriptrice et conservez l'avis d'appel de capital. Un engagement non appelé figure dans un tableau des engagements distinct. Faites examiner par le comptable les avis qui comprennent des frais, un emprunt ou un apport autre qu'en espèces avant de choisir les écritures.

Pour une distribution, rapprochez l'encaissement de l'avis du fonds et du relevé bancaire. Déterminez si le paiement réduit le solde du placement ou reçoit un autre traitement selon la méthode comptable des livres; n'inscrivez pas automatiquement chaque encaissement comme revenu imposable. Aux États-Unis, le revenu d'une société de personnes est à déclarer qu'il soit distribué ou non, et les distributions ont leur propre traitement fiscal (instructions du K-1 destinées aux associés).

Tenez un tableau pour chaque entité investisseuse et chaque fonds, avec :

• Le solde d'ouverture du placement et la méthode comptable utilisée.
• Les apports, les distributions et les transferts, rattachés à des avis datés et à des écritures bancaires.
• Le revenu, les variations de valeur et les autres rajustements selon cette méthode comptable.
• Le solde de clôture, la date du relevé et tout écart non résolu.
• Un rapprochement distinct du capital fiscal, un registre du coût de base et les annexes du K-1.

Le relevé de valeur liquidative (NAV) d'un administrateur de fonds mesure la valeur du placement selon sa méthode de présentation, tandis que le poste L du K-1 indique le capital fiscal lorsque c'est exigé; voir Capital fiscal et répartitions d'un fonds pour comprendre pourquoi ils diffèrent (instructions du formulaire 1065).

Aux États-Unis, le coût de base est le montant fiscal qui sert à mesurer le gain et à limiter la déduction des pertes sur la participation dans le fonds; le solde de capital du poste L du K-1 ne l'établit pas. Chaque associé doit tenir un registre de son coût de base, y compris les dettes pertinentes et les rajustements propres à l'associé (IRS). Transférez ce registre lorsque vous changez de comptable.

Comment organiser les livres quand le logiciel ne peut pas consolider de 20 à 30 entités?

Tenez un grand livre distinct pour chaque entité, avec des comptes communs pour les opérations comparables. Établissez le sommaire familial à partir de ces grands livres.

L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, indique que des entreprises distinctes doivent avoir des registres complets et distincts, pièces justificatives comprises (publication 583). Pour une société de personnes qui remplit l'annexe L, le bilan doit concorder avec ses livres; joignez un état qui explique les écarts (instructions du formulaire 1065).

Utilisez les mêmes noms de comptes pour la trésorerie, les placements, les prêts, les apports, les distributions et les dépenses lorsqu'ils désignent la même chose. N'ajoutez des comptes que si les activités d'une entité l'exigent. Rattachez à chaque opération le propriétaire juridique, le contribuable, le compte bancaire et la souscription au fonds.

Documentez si chaque virement est un prêt, un apport, une distribution ou un remboursement de frais, puis inscrivez-le de façon cohérente dans les livres des deux entités. Rapprochez les créances et les dettes lorsqu'un montant reste dû. Inscrivez les apports et les distributions dans les comptes de placement et de capital appropriés, plutôt que de créer automatiquement un solde de prêt (IRS). Le seul fait que la famille soit propriétaire ne détermine pas l'écriture.

Que comprennent les rapports consolidés d'un family office?

Définissez le rapport dans le mandat : valeur nette pour la gestion, prévision de trésorerie ou états financiers pour un prêteur. Pour un rapport de gestion, précisez les entités incluses, les participations, les dates d'évaluation et la méthode comptable. Éliminez les soldes en double dans ce périmètre, afin qu'un prêt de la famille à sa LLC incluse ne gonfle pas la valeur nette. Conservez ces rajustements dans le tableau de présentation et préservez les registres de chaque entité.

Comment suivre 30 K-1 ou plus, les prolongations et l'impôt estimatif?

Utilisez un seul registre qui relie chaque K-1 attendu à son destinataire juridique et à la déclaration qui l'utilise. Une LLC familiale qui investit dans des fonds a besoin des renseignements fiscaux des fonds avant de finaliser ses propres répartitions et les K-1 de ses membres.

Suivez les noms du fonds et de l'investisseur, les numéros d'identification fiscale, la date d'arrivée prévue, la date de réception, les annexes, les corrections et le réviseur. Notez, pour chaque déclaration touchée, la date limite initiale et la date limite prolongée, l'acceptation de la prolongation et l'acceptation de la production. Pour chaque paiement d'impôt estimatif ou de prolongation, notez le contribuable, l'administration fiscale, la date d'échéance, le montant prévu, le préparateur, la personne qui approuve et envoie le paiement, et la confirmation de paiement.

Traitez les paliers de propriété dans l'ordre :

1. Rapprochez les livres des entités et demandez tous les dossiers fiscaux attendus des fonds.
2. Repérez les dossiers manquants avant la date limite initiale de chaque déclaration touchée.
3. Prolongez séparément le délai des entités et des particuliers touchés, et prévoyez les paiements exigés.
4. Examinez les K-1 reçus des fonds et leurs annexes, puis préparez les déclarations des entités qui les reçoivent et les K-1 qu'elles émettent.
5. Terminez les déclarations des membres et des bénéficiaires une fois que les renseignements des entités sont prêts.

Aux États-Unis, une société de personnes doit remettre les K-1 au plus tard à la date limite de sa déclaration, prolongations comprises; la prolongation d'un fonds ne prolonge pas automatiquement le délai de ses investisseurs (instructions du formulaire 1065). Prévoyez du temps d'examen entre les paliers plutôt que de tout terminer le dernier jour.

Un formulaire 1065 obligatoire produit en retard peut coûter à la société de personnes 260 $ par associé présent à un moment quelconque de l'année d'imposition, par mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois, même si aucun impôt sur le revenu n'est dû (IRS, montant actuel). Un allègement pour petite société de personnes ou pour motif raisonnable peut s'appliquer. L'exemption automatique de pénalité (Automatic Exemption from Penalty) peut empêcher la cotisation pour une déclaration initiale admissible produite dans les 3 ans suivant sa date d'échéance initiale, avec un historique de conformité admissible (3 années précédentes) (IRS). Voir Pénalités de production et de paiement tardifs.

Un formulaire 1041 produit en retard entraîne généralement une pénalité de 5 % de l'impôt impayé par mois ou partie de mois, jusqu'à 25 %, avant tout rajustement lié à une pénalité de paiement tardif concomitante. Si le retard dépasse 60 jours, le minimum est de 535 $ ou de l'impôt qui devait figurer sur la déclaration, s'il est inférieur; un motif raisonnable peut l'annuler (IRS, minimum actuel). Pour gérer les formulaires fiscaux manquants, voir Formulaires fiscaux de fonds en retard.

Comment prévoir les paiements d'impôt quand les rapports des fonds n'indiquent pas le revenu imposable?

Prévoyez séparément les besoins de trésorerie et le revenu imposable. Les distributions des fonds et les variations de la valeur déclarée ne remplacent pas les montants imposables attribués aux associés (instructions du K-1 destinées aux associés).

Pour les particuliers américains, comparez l'impôt prévu pour l'année en cours avec les règles de paiement applicables fondées sur l'année précédente, envisagez d'annualiser un revenu irrégulier et voyez Formulaires fiscaux de fonds en retard pour la méthode d'estimation (publication 505).

Demandez aux fonds des renseignements fiscaux préliminaires et indiquez que les hypothèses sont provisoires. Séparez la trésorerie nécessaire aux appels de capital de celle réservée aux paiements d'impôt. Inscrivez chaque paiement au nom du contribuable qui doit l'impôt; le paiement d'un particulier n'est pas automatiquement celui d'une fiducie. L'impôt estimatif d'une fiducie exige un examen distinct selon le formulaire 1041-ES. Un fiduciaire peut attribuer aux bénéficiaires les paiements d'impôt estimatif de la fiducie en signant et en produisant le formulaire 1041-T au plus tard le 65e jour suivant la fin de l'exercice, date reportée en cas de fin de semaine ou de jour férié (formulaire et instructions).

Comment un nouveau cabinet prend-il le relais quand notre contrôleur part ou que notre CPA prend sa retraite?

Une nouvelle équipe comptable a besoin de la liste complète des entités, des soldes d'ouverture et de l'historique des déclarations avant d'assumer la responsabilité de toute la famille. Commencez par les dates limites imminentes et les soldes non résolus, puis rapprochez la passation de chaque entité.

Rassemblez :

• L'organigramme de propriété, les dénominations sociales, les EIN, les classifications fiscales et les fins d'exercice.
• Les conventions d'exploitation, les actes de fiducie, les modifications et les pouvoirs de signature.
• Les déclarations antérieures, les K-1, les choix, les tableaux d'amortissement et les registres du coût de base.
• Pour chaque société de personnes, le représentant de la société de personnes et tout particulier désigné pour les années non prescrites, sauf si elle a valablement choisi de se soustraire au régime fédéral de vérification des sociétés de personnes. Le formulaire 8821 ne les remplace pas; les changements par formulaire 8979 ne sont permis que dans les situations prévues par ses instructions, et non systématiquement lors d'une passation (IRS). Voir Imposition des sociétés de personnes.
• Les exportations des grands livres, les balances de vérification, les rapprochements bancaires et les soldes entre entités.
• Les souscriptions aux fonds, les relevés de capital, les avis d'appel de capital et de distribution, et les engagements non appelés.
• Les accusés d'acceptation des déclarations et des prolongations, les confirmations de paiement d'impôt, les avis et la liste des années manquantes.
• Les définitions des rapports, les approbations de factures et les accès autorisés pour la nouvelle équipe.

Conservez les registres sous-jacents, pas seulement un rapport sommaire; les directives de l'IRS sur la tenue des registres exigent des documents qui justifient le revenu, les déductions et les crédits (publication 583).

Pour l'accès aux renseignements de l'IRS, prévoyez un formulaire 8821 distinct pour chaque entité qui est un contribuable distinct, en indiquant les formulaires et périodes visés; couvrez aussi séparément chaque particulier. Le formulaire 8821 permet d'accéder aux renseignements fiscaux, mais n'autorise pas la représentation, qui exige généralement le formulaire 2848 (À propos du formulaire 8821, instructions et règles sur les signataires). Rattachez une entité ignorée ou une fiducie du constituant au contribuable qui déclare réellement ses revenus, plutôt que de supposer que chaque entité juridique a un compte d'impôt sur le revenu distinct.

Pour une fiducie américaine, un fiduciaire autorisé signe le formulaire 8821. Si la fiducie n'a pas déjà produit le formulaire 56 qui désigne le fiduciaire actuel, produisez aussi cet avis (IRS).

Que comprend la comptabilité mensuelle ou trimestrielle, et qui s'occupe du reste?

Définissez par écrit le service comptable récurrent. Il peut comprendre les livres rapprochés des entités, les tableaux des fonds, les soldes entre entités, les prévisions de trésorerie, le suivi des documents fiscaux et les rapports familiaux convenus.

La fréquence mensuelle ou trimestrielle est un choix de service, pas une date limite fédérale universelle de présentation pour les bureaux de gestion de patrimoine familial. Fixez-la selon le volume d'opérations, les appels de capital et le besoin de la famille d'approuver les paiements.

Si un prêteur, un fiduciaire ou un bénéficiaire a besoin d'états financiers ou d'un mandat particuliers, précisez-le séparément.

Exemple

À titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars américains.

Une famille compte 18 entités et attend 40 K-1 de fonds. Une LLC familiale de six membres part d'un placement financé en espèces inscrit à 100 000 $ US, fait un autre apport de 20 000 $ US et reçoit une distribution en espèces de 10 000 $ US.

Supposons qu'il n'y a aucune dette ni aucun rajustement d'évaluation ou de coût de base. Le fonds déclare 30 000 $ US de revenu imposable sur le K-1 de la LLC. Le coût de base est de 100 000 $ US + 20 000 $ US d'apport + 30 000 $ US de revenu attribué − 10 000 $ US de distribution = 140 000 $ US. L'encaissement de 10 000 $ US ne mesurait pas à lui seul le revenu imposable.

L'équipe finalise les répartitions de la LLC avant de préparer les déclarations de ses membres. Supposons que son formulaire 1065 obligatoire est à produire en 2027 et qu'il est produit avec deux mois complets de pénalité de retard, sans prolongation valide. Une pénalité de production non annulée au cours des trois années précédentes la rend inadmissible à l'allègement automatique, et aucun allègement pour petite société de personnes ou autre ne s'applique. La pénalité pour déclaration tardive est à elle seule de 6 × 2 × 260 $ US = 3 120 $ US.

Votre situation est différente?

• Vous avez 10 entités ou plus, un contrôleur qui part ou une entité dont des déclarations manquent : rassemblez l'organigramme des entités, les EIN, les conventions, les dernières déclarations et les relevés de capital des fonds pour obtenir une coordination comptable et fiscale.
• Vous avez besoin d'aide pour choisir la structure du bureau ou évaluer les déductions : voir Structure fiscale d'un family office.
• Des enfants, des parents ou des conjoints détiennent ensemble la LLC : voir LLC entre conjoints ou en famille.
• Le problème est la déclaration d'un seul particulier qui reçoit de nombreux K-1 de fonds : voir Choisir un CPA pour de nombreux placements dans des fonds.
• Les livres sont en retard et une déclaration est à produire : voir Rattraper des livres en retard.
• Une entité n'a jamais produit de déclaration ou a manqué plusieurs années : voir Rattraper des déclarations d'entreprise non produites et obtenez de l'aide pour la comptabilité et les déclarations des entités.
• Vous décidez qui doit tenir les livres au quotidien : voir Tenir vos livres vous-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.