Dịch vụ kế toán cho văn phòng gia đình: sổ sách, K-1 và tờ khai

Ai ghi sổ và nộp tờ khai: văn phòng một gia đình, văn phòng nhiều gia đình hay công ty CPA thuê ngoài?

Một công ty CPA thuê ngoài có thể điều phối việc ghi sổ, đối chiếu quỹ và tờ khai cho cả gia đình. Hãy bắt đầu bằng danh sách các pháp nhân và cá nhân nằm trong hợp đồng dịch vụ của công ty đó.

Bảng dưới đây cho biết ai thường làm phần việc nào, tùy theo hợp đồng dịch vụ, chứ không phải gói dịch vụ do chính phủ bắt buộc.

Hãy yêu cầu phạm vi công việc bằng văn bản, nêu rõ từng pháp nhân và thành viên gia đình, sản phẩm bàn giao và thông tin còn thiếu; xem thuế và kế toán cho quỹ và văn phòng gia đình. Hợp đồng chỉ lập tờ khai có thể để lại cho gia đình việc ghi sổ thường xuyên, thanh toán hóa đơn và báo cáo giá trị tài sản ròng.

Câu hỏi về cấu trúc pháp lý và việc khấu trừ chi phí văn phòng được trình bày trong Cấu trúc thuế của văn phòng gia đình.

Một cấu trúc gia đình điển hình phải nộp những tờ khai nào mỗi năm?

Phân loại thuế của từng người nộp thuế quyết định tờ khai liên bang của người đó. Riêng tên gọi LLC không cho biết LLC nộp tờ khai như hợp danh, như công ty hay nằm trong tờ khai của chủ sở hữu.

Một LLC trong nước có nhiều thành viên nhìn chung mặc định bị đánh thuế như hợp danh (quy tắc phân loại của IRS).

Bảng dưới đây nêu hạn nộp thông thường theo năm dương lịch, chưa tính gia hạn. Quy tắc về cuối tuần và ngày lễ có thể dời hạn nộp; năm tài chính, năm thuế ngắn và các thỏa thuận quỹ tín thác đặc biệt có hạn nộp riêng.

Quỹ tín thác được coi là hoàn toàn thuộc sở hữu của người lập nhìn chung dùng bản kê của chủ sở hữu thay cho K-1 cho người thụ hưởng khi nộp Form 1041; quỹ tín thác chỉ một phần do người lập chịu thuế phải xử lý riêng hai phần (hướng dẫn Form 1041).

Khi người lập quỹ tín thác có thể hủy ngang (revocable trust) qua đời, hãy xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) mới và xem xét việc nộp Form 1041 riêng. Người được ủy thác (trustee) và người thi hành di chúc của di sản, nếu có, có thể chọn xử lý quỹ tín thác như di sản theo section 645 bằng Form 8855, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai thuế thu nhập đầu tiên của di sản hoặc của quỹ tín thác nộp tờ khai, kể cả thời gian gia hạn (IRS).

Trước khi chuyển cổ phần S corporation cho một quỹ tín thác, hãy kiểm tra điều kiện. Nếu cần lựa chọn mới, người thụ hưởng thu nhập hiện tại ký lựa chọn quỹ tín thác subchapter S đủ điều kiện (QSST); người được ủy thác ký bản lựa chọn quỹ tín thác doanh nghiệp nhỏ (ESBT). Thời hạn nộp thông thường là 2 tháng và 16 ngày kể từ ngày chuyển nhượng. Một số quỹ tín thác sau khi người lập qua đời có thể nộp lựa chọn trong 2 năm đủ điều kiện tạm thời, hoặc trong thời hạn lựa chọn đó tính từ ngày hôm sau (quy định). Bỏ lỡ thời hạn có thể làm mất tư cách S corporation, nhưng có ưu đãi cho lựa chọn nộp trễ đủ điều kiện trong vòng 3 năm và 75 ngày kể từ ngày dự định có hiệu lực (IRS); xem S corporation bị đánh thuế như thế nào.

Người tặng nộp thuế quà tặng. Nếu thuế chưa được nộp, section 6324(b) có thể buộc người nhận chịu trách nhiệm cá nhân, tối đa bằng giá trị món quà. Quyền lưu giữ (lien) cho thuế quà tặng có thể kéo dài 10 năm kể từ khi tặng; một lần ấn định thuế riêng đối với người nhận nhìn chung cho phép thu thuế trong 10 năm, có thể được kéo dài (IRS).

Nộp Form 7004 riêng cho từng tờ khai doanh nghiệp hoặc quỹ tín thác thuộc diện áp dụng, chậm nhất vào hạn nộp gốc của tờ khai đó (IRS). Xin gia hạn tờ khai cá nhân hoặc tờ khai quà tặng chậm nhất vào hạn tương ứng; xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào. Gia hạn nộp tờ khai nhìn chung không gia hạn thời gian nộp thuế (tờ khai cá nhân, Form 709).

Tờ khai tiểu bang cần được xem xét riêng theo nơi cư trú, khoản đầu tư và hoạt động của pháp nhân; xem Tờ khai tiểu bang cho nhà đầu tư vào quỹ.

Bảng này chỉ gồm các tờ khai liên bang phổ biến trong nước. Hãy đánh dấu chủ sở hữu nước ngoài, thành viên gia đình ở nước ngoài và tài sản ở nước ngoài để rà soát tờ khai xuyên biên giới; xem Tờ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu để biết các tờ khai thông tin có thể áp dụng dù LLC không nộp tờ khai thuế thu nhập riêng (IRS).

Thông báo gọi vốn, khoản phân phối và báo cáo của quỹ khớp với K-1 như thế nào?

Hãy giữ giao dịch tiền mặt, giá trị báo cáo và hồ sơ thuế của từng quỹ để có thể nhận diện riêng. Việc đối chiếu giải thích các khoản chênh lệch; việc đối chiếu không ép mọi số dư phải bằng K-1.

Với khoản góp vốn bằng tiền mặt vào một quỹ hợp danh, hãy ghi khoản thanh toán vào tài khoản đầu tư của pháp nhân góp vốn và lưu giữ thông báo gọi vốn. Vốn cam kết chưa góp thuộc về một bảng theo dõi cam kết riêng. Hãy để kế toán viên xem xét các thông báo có kèm phí, vay nợ hoặc góp vốn không bằng tiền trước khi chọn bút toán.

Với một khoản phân phối, hãy khớp khoản tiền nhận được với thông báo của quỹ và chứng từ ngân hàng. Xác định khoản tiền đó làm giảm số dư đầu tư hay được xử lý khác theo cơ sở kế toán của sổ sách; đừng tự động ghi mọi khoản tiền nhận được là thu nhập chịu thuế. Thu nhập của hợp danh phải khai báo dù có được phân phối hay không, và khoản phân phối có cách xử lý thuế riêng (hướng dẫn K-1 cho thành viên hợp danh).

Duy trì một bảng theo dõi cho mỗi pháp nhân đầu tư và mỗi quỹ, gồm:

• Số dư đầu tư đầu kỳ và cơ sở kế toán được sử dụng.
• Khoản góp vốn, khoản phân phối và khoản chuyển nhượng, gắn với thông báo có ngày tháng và bút toán ngân hàng.
• Thu nhập, thay đổi giá trị và các điều chỉnh khác theo cơ sở kế toán đó.
• Số dư cuối kỳ, ngày của báo cáo và mọi chênh lệch chưa giải quyết.
• Bảng đối chiếu vốn tính theo thuế (tax capital) riêng, hồ sơ giá gốc tính thuế (basis) và các phụ lục của K-1.

Báo cáo giá trị tài sản ròng (NAV) của đơn vị quản trị quỹ đo giá trị khoản đầu tư theo cơ sở báo cáo của đơn vị đó, còn K-1 mục L báo cáo vốn tính theo thuế khi được yêu cầu; xem Vốn tính theo thuế và phân bổ của quỹ để biết vì sao hai con số khác nhau (hướng dẫn Form 1065).

Giá gốc tính thuế (basis) là số tiền dùng để tính lãi và giới hạn khoản lỗ được khấu trừ trên phần vốn trong quỹ; số dư vốn ở K-1 mục L không xác lập giá gốc. Mỗi thành viên hợp danh phải lưu hồ sơ giá gốc, kể cả khoản nợ liên quan và các điều chỉnh riêng của thành viên (IRS). Hãy chuyển tiếp hồ sơ đó khi đổi kế toán viên.

Nên tổ chức sổ sách thế nào khi phần mềm không hợp nhất được 20 đến 30 pháp nhân?

Giữ sổ cái riêng cho từng pháp nhân, dùng hệ thống tài khoản chung cho các giao dịch tương đương. Lập bản tổng hợp cho gia đình từ các sổ cái đó.

IRS cho biết các doanh nghiệp riêng biệt nên có hồ sơ đầy đủ và tách biệt, kể cả chứng từ đi kèm (Publication 583). Với hợp danh phải lập Schedule L, bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ sách của hợp danh; hãy đính kèm bản giải trình các khoản chênh lệch (hướng dẫn Form 1065).

Dùng cùng tên tài khoản cho tiền mặt, khoản đầu tư, khoản vay, khoản góp vốn, khoản phân phối và chi phí khi chúng mang cùng ý nghĩa. Chỉ thêm tài khoản khi hoạt động của một pháp nhân đòi hỏi. Gắn chủ sở hữu pháp lý, người nộp thuế, tài khoản ngân hàng và khoản góp vốn vào quỹ với mọi giao dịch.

Ghi rõ mỗi khoản chuyển tiền là khoản vay, khoản góp vốn, khoản phân phối hay khoản hoàn trả chi phí, rồi ghi nhất quán trong sổ sách của cả hai pháp nhân. Khớp khoản phải thu và khoản phải trả khi số tiền vẫn còn nợ. Ghi khoản góp vốn và khoản phân phối vào tài khoản đầu tư và tài khoản vốn phù hợp, thay vì tự động tạo số dư khoản vay (IRS). Chỉ riêng việc cùng thuộc sở hữu gia đình không quyết định bút toán.

Báo cáo hợp nhất của văn phòng gia đình gồm những gì?

Hãy xác định loại báo cáo trong hợp đồng dịch vụ: báo cáo quản trị về giá trị tài sản ròng, dự báo dòng tiền hay báo cáo tài chính cho bên cho vay. Với báo cáo quản trị, hãy nêu rõ các pháp nhân được đưa vào, tỷ lệ sở hữu, ngày định giá và cơ sở kế toán. Loại bỏ các số dư trùng lặp trong phạm vi đó, để khoản vay của gia đình cho một LLC nằm trong báo cáo không làm phình giá trị tài sản ròng. Lưu các điều chỉnh này trong bảng báo cáo và giữ nguyên hồ sơ của từng pháp nhân.

Theo dõi 30 K-1 trở lên, các khoản gia hạn và thuế nộp tạm tính bằng cách nào?

Dùng một sổ đăng ký duy nhất, gắn mỗi K-1 dự kiến nhận với bên nhận theo pháp lý và với tờ khai sử dụng K-1 đó. Một LLC gia đình đầu tư vào quỹ cần thông tin thuế của các quỹ trước khi có thể chốt phân bổ của chính LLC và K-1 cho các thành viên.

Theo dõi tên quỹ và tên nhà đầu tư, mã số thuế (TIN), ngày dự kiến nhận, ngày đã nhận, phụ lục, bản điều chỉnh và người rà soát. Ghi hạn nộp gốc và hạn nộp đã gia hạn của mỗi tờ khai liên quan, việc gia hạn được chấp nhận và tờ khai được chấp nhận. Với mỗi khoản thuế nộp tạm tính hoặc khoản nộp kèm gia hạn, ghi người nộp thuế, cơ quan thuế, hạn nộp, số tiền dự kiến, người lập, người duyệt và người gửi khoản nộp, và xác nhận thanh toán.

Xử lý lần lượt từng tầng sở hữu:

1. Đối chiếu sổ sách của các pháp nhân và yêu cầu mọi bộ hồ sơ thuế dự kiến từ các quỹ.
2. Xác định các bộ hồ sơ còn thiếu trước hạn nộp gốc của mỗi tờ khai liên quan.
3. Gia hạn riêng cho từng pháp nhân và cá nhân liên quan, và thu xếp các khoản phải nộp.
4. Rà soát K-1 và phụ lục nhận từ quỹ, rồi lập tờ khai của các pháp nhân nhận và K-1 gửi đi.
5. Hoàn tất tờ khai của thành viên và người thụ hưởng sau khi thông tin của pháp nhân đã sẵn sàng.

Hợp danh phải gửi K-1 chậm nhất vào hạn nộp tờ khai, kể cả thời gian gia hạn; quỹ được gia hạn không có nghĩa nhà đầu tư tự động được gia hạn (hướng dẫn Form 1065). Hãy chừa thời gian rà soát giữa các tầng thay vì định hoàn tất mọi tờ khai vào ngày cuối cùng.

Một Form 1065 bắt buộc nộp trễ có thể khiến hợp danh bị phạt $260 cho mỗi thành viên hợp danh có mặt vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế, cho mỗi tháng hoặc phần tháng, tối đa 12 tháng, kể cả khi không phải nộp thuế thu nhập (IRS, mức hiện hành). Có thể được miễn giảm cho hợp danh nhỏ hoặc vì lý do chính đáng. Miễn phạt tự động (Automatic Exemption from Penalty) có thể ngăn việc ấn định tiền phạt với tờ khai gốc đủ điều kiện nộp trong vòng 3 năm kể từ hạn nộp gốc và có lịch sử tuân thủ đủ điều kiện trong 3 năm trước (IRS). Xem Tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp thuế trễ.

Form 1041 nộp trễ nhìn chung bị phạt 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc phần tháng, tối đa 25%, trước khi điều chỉnh phần trùng với tiền phạt nộp thuế trễ. Nếu trễ hơn 60 ngày, mức phạt tối thiểu là $535 hoặc số thuế phải thể hiện trên tờ khai, tùy số nào nhỏ hơn; lý do chính đáng có thể xóa khoản phạt này (IRS, mức tối thiểu hiện hành). Về cách xử lý biểu mẫu thuế còn thiếu, xem Biểu mẫu thuế của quỹ đến trễ.

Dự báo khoản thuế phải nộp thế nào khi báo cáo của quỹ không cho thấy thu nhập chịu thuế?

Dự báo nhu cầu tiền mặt và thu nhập chịu thuế một cách riêng biệt. Khoản phân phối của quỹ và thay đổi giá trị được báo cáo không thay thế cho phần thu nhập chịu thuế được phân bổ (hướng dẫn K-1 cho thành viên hợp danh).

Với cá nhân, hãy so sánh số thuế dự kiến của năm hiện tại với quy tắc nộp dựa trên năm trước được áp dụng, cân nhắc phương pháp quy đổi theo năm (annualizing) cho thu nhập không đều, và xem Biểu mẫu thuế của quỹ đến trễ để biết cách ước tính (Publication 505).

Yêu cầu các quỹ cung cấp thông tin thuế sơ bộ và ghi rõ các giả định là tạm thời. Tách tiền mặt dành cho thông báo gọi vốn khỏi tiền mặt để dành nộp thuế. Theo dõi khoản nộp dưới tên người nộp thuế có nghĩa vụ; khoản nộp của một cá nhân không tự động là khoản nộp của một quỹ tín thác. Thuế nộp tạm tính của quỹ tín thác cần được xem xét riêng theo Form 1041-ES. Người được ủy thác có thể phân bổ khoản thuế nộp tạm tính của quỹ tín thác cho người thụ hưởng bằng cách ký và nộp Form 1041-T chậm nhất ngày thứ 65 sau ngày kết thúc năm tài chính, có điều chỉnh theo cuối tuần và ngày lễ (biểu mẫu và hướng dẫn).

Công ty mới tiếp nhận thế nào khi kế toán trưởng nghỉ việc hoặc CPA nghỉ hưu?

Một đội kế toán mới cần danh sách pháp nhân đầy đủ, số dư đầu kỳ và lịch sử nộp tờ khai trước khi có thể chịu trách nhiệm cho cả gia đình. Hãy bắt đầu với các hạn nộp sắp đến và các số dư chưa giải quyết, rồi đối chiếu việc bàn giao của từng pháp nhân.

Thu thập:

• Sơ đồ sở hữu, tên pháp lý, EIN, phân loại thuế và ngày kết thúc năm tài chính.
• Thỏa thuận hoạt động, văn bản lập quỹ tín thác, các bản sửa đổi và thẩm quyền ký.
• Tờ khai năm trước, K-1, các lựa chọn thuế, bảng khấu hao và hồ sơ giá gốc tính thuế.
• Đại diện hợp danh (partnership representative) của mỗi hợp danh và cá nhân được chỉ định, nếu có, cho các năm còn mở, trừ khi hợp danh đã chọn hợp lệ không áp dụng chế độ kiểm tra hợp danh liên bang. Form 8821 không thay thế họ; chỉ được thay đổi bằng Form 8979 trong những trường hợp hướng dẫn của biểu mẫu nêu rõ, không phải thường lệ khi bàn giao (IRS). Xem Hợp danh bị đánh thuế như thế nào.
• Dữ liệu xuất từ sổ cái, bảng cân đối thử, bảng đối chiếu ngân hàng và số dư giữa các pháp nhân.
• Khoản góp vốn vào quỹ, báo cáo vốn, thông báo gọi vốn và thông báo phân phối, và vốn cam kết chưa góp.
• Xác nhận chấp nhận tờ khai và gia hạn, xác nhận nộp thuế, thông báo của cơ quan thuế và danh sách các năm còn thiếu.
• Định nghĩa báo cáo, quy trình duyệt hóa đơn và quyền truy cập được cấp cho đội mới.

Lưu giữ chứng từ gốc, không chỉ một báo cáo tóm tắt; hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS yêu cầu chứng từ chứng minh thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế (Publication 583).

Để truy cập thông tin tại IRS, hãy chuẩn bị một Form 8821 riêng cho mỗi pháp nhân nộp thuế riêng, liệt kê các biểu mẫu và kỳ liên quan; người nộp thuế cá nhân cũng cần biểu mẫu riêng. Form 8821 cho phép truy cập thông tin thuế nhưng không cho phép đại diện; việc đại diện nhìn chung cần Form 2848 (Giới thiệu Form 8821, hướng dẫn và quy tắc người ký). Hãy gắn pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity) hoặc quỹ tín thác do người lập chịu thuế với người nộp thuế thực sự khai báo cho nó, thay vì cho rằng mọi pháp nhân pháp lý đều có tài khoản thuế thu nhập riêng.

Với quỹ tín thác, một người được ủy thác có thẩm quyền ký Form 8821. Nếu quỹ tín thác chưa nộp Form 56 xác định người được ủy thác hiện tại, hãy nộp cả thông báo đó (IRS).

Kế toán hằng tháng hoặc hằng quý gồm những gì, và ai lo phần việc còn lại?

Hãy xác định gói kế toán định kỳ bằng văn bản. Gói này có thể gồm sổ sách pháp nhân đã đối chiếu, bảng theo dõi quỹ, số dư giữa các pháp nhân, dự báo dòng tiền, theo dõi chứng từ thuế và các báo cáo đã thống nhất với gia đình.

Tần suất hằng tháng hay hằng quý là lựa chọn dịch vụ, không phải một hạn báo cáo liên bang chung cho văn phòng gia đình. Hãy đặt tần suất theo khối lượng giao dịch, số lần gọi vốn và nhu cầu duyệt thanh toán của gia đình.

Nếu bên cho vay, người được ủy thác hoặc người thụ hưởng cần một báo cáo tài chính hoặc hợp đồng dịch vụ cụ thể, hãy nêu riêng yêu cầu đó.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một gia đình có 18 pháp nhân và dự kiến nhận 40 K-1 từ quỹ. Một LLC gia đình có sáu thành viên bắt đầu với khoản đầu tư góp bằng tiền mặt ghi sổ US$100.000, góp thêm US$20.000 và nhận một khoản phân phối tiền mặt US$10.000.

Giả sử không có nợ, không có điều chỉnh định giá hay điều chỉnh giá gốc nào khác. Quỹ báo cáo US$30.000 thu nhập chịu thuế trên K-1 của LLC. Giá gốc tính thuế là US$100.000 + US$20.000 góp vốn + US$30.000 thu nhập được phân bổ − US$10.000 đã phân phối = US$140.000. Riêng khoản tiền US$10.000 nhận được không đo lường thu nhập chịu thuế.

Nhóm kế toán chốt phân bổ của LLC trước khi lập tờ khai cho các thành viên. Giả sử Form 1065 bắt buộc của LLC đến hạn trong năm 2027 và được nộp trễ trọn hai tháng tính phạt mà không có gia hạn hợp lệ. Một khoản phạt nộp trễ chưa được xóa trong ba năm trước khiến LLC không đủ điều kiện miễn phạt tự động, và không có ưu đãi cho hợp danh nhỏ hay miễn giảm nào khác. Riêng tiền phạt nộp trễ tờ khai là 6 × 2 × US$260 = US$3.120.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn có từ 10 pháp nhân trở lên, kế toán trưởng sắp nghỉ hoặc một pháp nhân còn thiếu tờ khai: hãy chuẩn bị sơ đồ pháp nhân, EIN, các thỏa thuận, tờ khai gần nhất và báo cáo vốn của quỹ để được điều phối kế toán và thuế.
• Bạn cần giúp chọn cấu trúc văn phòng hoặc đánh giá các khoản khấu trừ: xem Cấu trúc thuế của văn phòng gia đình.
• Con cái, cha mẹ hoặc vợ chồng cùng sở hữu LLC: xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Vấn đề là tờ khai của một cá nhân có nhiều K-1 từ quỹ: xem Chọn CPA khi có nhiều khoản đầu tư vào quỹ.
• Sổ sách bị chậm và sắp đến hạn nộp tờ khai: xem Hoàn thiện sổ sách bị tồn đọng.
• Một pháp nhân chưa từng nộp tờ khai hoặc bỏ sót nhiều năm: xem Nộp bù tờ khai doanh nghiệp còn thiếu và thu xếp hỗ trợ kế toán và nộp tờ khai cho pháp nhân.
• Bạn đang quyết định ai sẽ ghi sổ hằng ngày: xem Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.