Dépenses de LLC payées par un associé : rembourser ou apport?

Un associé peut-il payer personnellement des frais de la LLC et se faire rembourser?

Oui. Un associé d'une LLC à plusieurs membres imposée comme une société de personnes peut payer des frais de la LLC avec sa carte ou son compte personnel. La dépense se règle ensuite de l'une de trois façons : la LLC rembourse l'associé, l'associé laisse l'argent dans la LLC comme apport au capital, ou l'associé la déduit à sa propre annexe E comme dépense de société de personnes non remboursée. Chaque dépense reçoit un seul traitement, jamais deux. Une quatrième voie, le prêt à la LLC, est traitée dans apport ou prêt à votre LLC.

Les colonnes du capital et du coût de base ne montrent que l'effet du paiement lui-même. Dans les deux premières lignes, la dépense réduit aussi la part de bénéfice de chaque associé, et avec elle son compte de capital et son coût de base.

Un cas n'est pas simple quand la convention d'exploitation ne dit rien sur les dépenses payées par un associé, que les paiements sont inégaux ou s'étendent sur plus d'une année, que les livres n'ont jamais noté qui a payé, que les associés se rappellent l'entente différemment, que la dépense précède l'existence de la LLC, ou qu'un formulaire 1065 ou une annexe K-1 est sur le point d'être transmis.

Rassemblez la convention d'exploitation et ses modifications, les factures et les reçus, les relevés de carte ou de banque, la date de paiement de chaque dépense et le solde du compte de capital de chaque associé selon les livres.

La LLC doit-elle rembourser l'associé ou traiter la dépense comme un apport au capital?

Dans les deux cas, la dépense reste dans les livres de la LLC. La différence tient à ce que l'argent de l'associé lui revient maintenant ou reste dans la LLC.

• Rembourser. La LLC inscrit la dépense à la date où l'associé l'a payée, inscrit le montant qu'elle lui doit, et impute le remboursement à ce montant, pas à un retrait. Le remboursement n'ajoute aucun capital apporté : le compte de capital ne change donc pas. Tant que la LLC doit de l'argent à l'associé, ce montant peut compter comme un passif de la société de personnes, et le coût de base suit la part de l'associé dans les passifs de la société de personnes (26 U.S.C.   752); consultez apport ou prêt à votre LLC.
• Apport au capital. La LLC inscrit la même dépense et crédite le compte de capital de l'associé au lieu de payer en argent. Le coût de base de l'associé augmente de l'argent apporté (26 U.S.C.   722; Publication 541), tout comme le compte de capital dans les livres (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Un apport n'est pas un don. Il reste dans le compte de capital de l'associé, et la convention détermine si l'argent revient et quand. Un associé qui veut récupérer son argent selon un calendrier a besoin d'un remboursement ou d'un prêt.

Un compte de capital n'est pas le coût de base fiscal. La Publication 541 précise que le coût de base se calcule sans tenir compte du montant inscrit dans les livres de la société de personnes comme compte de capital. Les comptes de capital des associés explique comment les tenir.

Une dépense payée par un associé est-elle déduite dans la déclaration de la société de personnes ou dans la déclaration personnelle de chaque associé?

Une dépense de LLC payée par un associé est déduite dans la déclaration de la société de personnes, le formulaire 1065, dans presque tous les cas. La LLC déduit ses dépenses d'entreprise ordinaires et nécessaires dans le formulaire 1065, et chaque associé en reçoit une part dans l'annexe K-1 et la déclare dans sa propre déclaration de revenus (Publication 583; instructions du formulaire 1065). La convention fixe la part de chaque associé (26 U.S.C.   704(a)).

Une dépense que l'associé a payée et que la LLC a ensuite remboursée, ou créditée comme apport, est une dépense de la LLC et se déduit une seule fois, dans le formulaire 1065. L'associé ne l'inscrit pas de nouveau. Une dépense personnelle n'est pas une dépense de la LLC; consultez factures personnelles payées avec le compte de l'entreprise.

Quand un associé peut-il déduire des dépenses de société de personnes non remboursées dans sa propre déclaration de revenus?

Un associé ne peut déduire une dépense de société de personnes non remboursée (UPE) dans sa propre déclaration que si la convention de société de personnes l'oblige à la payer, que la LLC ne la rembourse pas et qu'il s'agit d'une dépense ordinaire et nécessaire d'exploitation d'une entreprise selon l'article 162, c'est-à-dire un coût courant et utile à la conduite de l'entreprise. Les instructions de l'annexe E posent ces trois conditions. L'associé répond Oui à la question de la partie II sur les dépenses de société de personnes non remboursées, la déclare à une ligne distincte de l'annexe E, partie II, portant la mention « UPE », et ne la compense avec rien d'autre. Si la dépense provient d'une activité passive et que l'associé doit produire le formulaire 8582, elle ne se déclare pas à une ligne distincte; faites examiner les faits.

Cette voie a des conséquences :

• Seul l'associé qui paie obtient la déduction. La déduction d'une LLC est partagée entre tous les associés selon la convention.
• Impôt sur le travail autonome. Les instructions de l'annexe K-1 disent à un associé commandité de réduire le montant de la case 14, code A, des dépenses de société de personnes non remboursées qu'il a déduites avant de l'inscrire à l'annexe SE. Le fait qu'un membre de LLC compte comme un commanditaire pour l'impôt sur le travail autonome dépend du 26 U.S.C.   1402(a)(13); cette page n'en décide pas.
• La dépense doit rester non remboursée. Si la LLC rembourse la même dépense, elle sort de cette voie.
• Pas pour les frais de constitution ou de démarrage. Hors du choix de la société de personnes, le 26 U.S.C.   709(a) n'autorise aucune déduction à la société de personnes ni à un associé pour l'organisation de la société de personnes, et le 26 U.S.C.   195(a) n'en autorise aucune pour les dépenses de démarrage.

Sans clause de la convention qui oblige l'associé à payer, les instructions de l'annexe E n'autorisent pas cette voie : la dépense est alors remboursée ou apportée. Faites examiner la convention avant de la réclamer.

Un associé a payé notre nom de domaine, nos frais de dépôt ou nos honoraires juridiques avant que la LLC ait un compte bancaire : comment le dédommager?

Une dépense payée avant que la LLC ait un compte bancaire est remboursée ou laissée comme apport, comme toute autre dépense. Ce qui change, c'est la façon dont la LLC la déduit, qui dépend de son objet.

• Création de la LLC. Les honoraires juridiques pour la convention d'exploitation, les honoraires comptables pour la mise en place et les frais de dépôt de l'État sont des frais d'organisation (26 CFR 1.709-2). Ils sont admissibles lorsqu'ils sont engagés d'un délai raisonnable avant le début des activités de la LLC jusqu'à la date limite, prolongations exclues, de la déclaration de l'année où elle commence ses activités.
• Préparation de l'ouverture de l'entreprise. Un nom de domaine ou un abonnement logiciel est une dépense de démarrage quand il serait déductible pour une entreprise existante (26 U.S.C.   195(c)).
• Après le début des activités. Les frais courants, comme un abonnement logiciel, sont des frais d'exploitation ordinaires dans le formulaire 1065, et un nom de domaine ou un autre achat suit les règles fiscales de ce type de bien. Les frais de création de la LLC demeurent des frais d'organisation dans la période ci-dessus.

Pour les frais d'organisation et de démarrage, la LLC peut déduire un montant limité dans l'année où l'entreprise commence ses activités et étaler le reste, à moins qu'elle ne choisisse, dans son formulaire 1065 produit à temps, prolongations comprises, de les inscrire à l'actif. Aucun des deux choix ne peut être annulé (instructions du formulaire 1065; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). L'associé qui a payé ne peut pas réclamer ces dépenses à titre personnel. Les montants, le calendrier et l'inscription sont expliqués dans dépenses de démarrage payées personnellement avant la LLC.

Le remboursement comporte une règle de plus. Si l'associé transfère aussi un bien à la LLC, comme un nom de domaine enregistré à son nom, le remboursement peut être examiné comme une vente de ce bien à la LLC, avec de rares exceptions au 26 CFR 1.707-4(d). Faites examiner les faits.

De quels registres et de quelle entente écrite avons-nous besoin pour que le choix tienne?

Pour chaque paiement, conservez la facture ou le reçu qui montre l'objet commercial, le relevé qui indique quel associé a payé et quand, et une note de ce que les associés ont choisi : rembourser, apporter ou annexe E. La Publication 583 précise que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : conservez donc aussi la facture. Inscrivez la décision dans les livres à la date où elle est prise, avec un courriel court ou une note signée de chaque associé.

Une convention de société de personnes peut être orale ou écrite (Publication 541), mais une convention écrite est plus facile à prouver à un prêteur, à l'IRS ou à un associé qui s'en souvient autrement. Elle devrait préciser :

• si les associés peuvent payer personnellement des frais de la LLC, et jusqu'à quel montant;
• si une dépense payée par un associé est remboursée dans un délai fixe ou créditée comme apport par défaut;
• quelles dépenses, le cas échéant, chaque associé doit assumer personnellement, ce qui rend possible une déduction à l'annexe E;
• comment les apports influent sur les comptes de capital et les versements.

La convention d'une année d'imposition comprend les modifications que tous les associés acceptent, ou que la convention permet aux associés d'adopter autrement, jusqu'à la date de production de la déclaration de cette année, prolongations exclues (26 U.S.C.   761(c); Publication 541). Si la convention est muette, la loi locale comble le vide. Les sources de l'IRS ne disent pas si une modification faite après le paiement d'une dépense peut appuyer une déduction à l'annexe E pour cette dépense. C'est une question de faits : rédigez donc l'exigence avant de payer la dépense.

Comment un apport figure-t-il dans la K-1?

La case L de l'annexe K-1 de l'associé l'indique à la ligne « Capital apporté pendant l'année » : l'argent plus le coût de base rajusté des biens apportés (instructions du formulaire 1065). L'annexe M-2, ligne 2a, totalise l'argent apporté par tous les associés. La dépense elle-même réduit aussi le « Bénéfice (perte) net de l'année courante » de chaque associé selon sa part. Un remboursement n'ajoute rien à cette ligne.

La case L déclare le compte de capital de chaque associé selon la méthode du coût de base fiscal : des livres qui tiennent les comptes de capital autrement peuvent devoir être redressés avant l'envoi de la K-1. Elle peut aussi différer du coût de base de l'associé, surtout parce que le coût de base comprend une part de la dette de la société de personnes, et chaque associé tient son propre registre de coût de base (instructions de l'annexe K-1). Une société de personnes qui remplit les quatre conditions de la question 4 de l'annexe B n'a pas à remplir la case L ni l'annexe M-2. Si les comptes de capital n'ont jamais été tenus, consultez reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes.

Des paiements inégaux changent-ils la propriété ou les parts de bénéfice?

Des paiements inégaux ne changent pas les parts de bénéfice ou de perte, sauf si la convention de société de personnes les lie au capital. La convention fixe généralement la part de chaque associé dans le revenu, la perte et la déduction (26 U.S.C.   704(a)), et les pourcentages de bénéfice et de perte de la case J de la K-1 la suivent (instructions du formulaire 1065). Les paiements laissés comme apports augmentent les comptes de capital et le coût de base. Le pourcentage de capital de la case J est la part qu'un associé recevrait si la société de personnes était liquidée : il varie donc avec les comptes de capital si la convention distribue selon les soldes des comptes de capital (instructions du formulaire 1065; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Si la convention ne dit pas comment un associé partage un élément, ou si une répartition qu'elle prévoit n'a pas d'effet économique substantiel, la part suit les participations des associés dans la société de personnes, et les apports relatifs sont un facteur (26 U.S.C.   704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Pour que des paiements changent la propriété ou les parts de bénéfice, modifiez la convention et faites examiner les nouvelles répartitions; consultez partager la propriété entre les associés d'une LLC.

Que faire si des associés continuent de payer personnellement toute l'année?

Une habitude installée exige de corriger la façon de payer les dépenses, pas d'ajouter une étiquette en fin d'année. Quatre étapes :

1. Déplacez les dépenses récurrentes, comme les logiciels et les abonnements, vers une carte ou un compte de la LLC.
2. Pour les dépenses qui passent encore par un associé, remboursez selon un calendrier fixe sur présentation des reçus, ou inscrivez une règle par défaut dans la convention.
3. Inscrivez chaque paiement au moment où il se fait, avec le nom de l'associé et le traitement choisi.
4. Avant la préparation du formulaire 1065, totalisez les paiements de chaque associé par traitement et rapprochez-les des comptes de capital.

Des paiements qui s'étendent sur plusieurs années sans trace de qui a payé sont plus difficiles à traiter. Le traitement de chacun, les comptes de capital et toute annexe K-1 déjà produite dépendent de registres qui n'existent peut-être pas. Faites examiner les livres avant la prochaine déclaration; consultez l'aide en tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Remboursé avant que la LLC ait un compte bancaire

L'associée A d'une LLC de design à deux associés met 1 200 $ de nom de domaine et de logiciel sur sa carte avant que la LLC ouvre un compte bancaire. Supposons que le nom de domaine est enregistré au nom de la LLC, que ces dépenses seraient déductibles dans une entreprise déjà ouverte, qu'elles sont les seules dépenses de démarrage de la LLC, que les associés partagent le bénéfice également et ont un coût de base suffisant, et que l'entreprise commence ses activités plus tard la même année. La LLC rembourse 1 200 $ à A la même année et inscrit la dépense comme la sienne. Le remboursement n'ajoute aucun capital apporté. Dans l'année où l'entreprise commence ses activités, la LLC déduit la dépense comme dépense de démarrage, à moins qu'elle ne choisisse de l'inscrire à l'actif. La déduction réduit le compte de capital et le coût de base de chaque associé de 600 $.

Laissé comme apport

L'associé B paie personnellement 3 000 $ d'honoraires juridiques pour l'examen d'un contrat de client et ne veut pas de remboursement. La LLC inscrit la dépense de 3 000 $ et crédite le compte de capital de B de 3 000 $, et le coût de base de B augmente de 3 000 $. La case L indique 3 000 $ de capital apporté par B. Avec un partage du bénéfice à 50/50, la dépense réduit aussi la part de bénéfice de chaque associé de 1 500 $, ce qui se répercute sur le compte de capital et le coût de base de chacun.

Une dépense de société de personnes non remboursée

L'associé C paie 800 $ par année de déplacements pour des clients. La convention de société de personnes prévoit que chaque associé assume ses propres déplacements pour des clients, et la LLC ne les rembourse pas. La LLC n'inscrit rien. C déduit 800 $ à une ligne distincte de l'annexe E portant la mention « UPE ». Si C est traité comme un associé commandité pour l'impôt sur le travail autonome, C réduit de 800 $ le montant de la case 14, code A, avant l'annexe SE. La part des autres associés ne change pas.

Votre situation est différente?

• Des associés ont payé des montants inégaux pendant plus d'une année, les livres n'ont jamais noté qui a payé quoi, ou un formulaire 1065 ou une K-1 approche : chaque paiement doit être classé et les comptes de capital rapprochés des K-1, et la convention d'exploitation peut exiger une modification qu'un avocat devrait rédiger; consultez l'aide en tenue de livres et rattraper des livres en retard.
• Votre LLC est imposée comme une société de type S : les actionnaires suivent d'autres règles; consultez rembourser les dépenses du propriétaire.
• Une seule personne possède la LLC : consultez dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Les seuls propriétaires sont des conjoints : une LLC qu'ils détiennent entièrement comme biens communs peut être déclarée comme une entité ignorée (que l'IRS ignore aux fins de l'impôt) plutôt que comme une société de personnes (Rev. Proc. 2002-69), et rien de ce qui précède ne s'applique alors. Passer de déclarations de société de personnes déjà produites à ce régime est traité comme une conversion : faites-le examiner; consultez les LLC de conjoints et de familles.
• L'associé voulait prêter l'argent : un prêt a son propre dossier et ses propres conditions; consultez apport ou prêt à votre LLC.
• Des associés sont payés pour leur travail ou retirent de l'argent : consultez paiements garantis ou retraits des associés.
• Un associé a transféré un nom de domaine, du matériel ou un autre bien à la LLC et a été remboursé : le critère de vente ci-dessus s'applique; consultez mettre des biens personnels dans votre LLC et faites examiner les faits.
• Votre répartition de la propriété doit changer : consultez partager la propriété entre les associés d'une LLC.