Chi phí LLC trả bằng tiền cá nhân: hoàn lại hay góp vốn?

Thành viên hợp danh có thể tự trả chi phí LLC bằng tiền cá nhân rồi được hoàn lại không?

Được. Thành viên của LLC nhiều thành viên chịu thuế như hợp danh có thể trả một chi phí của LLC bằng thẻ hoặc tài khoản cá nhân. Khoản chi đó sau đó được xử lý theo một trong ba cách: LLC hoàn tiền cho thành viên hợp danh, thành viên hợp danh để tiền lại LLC dưới dạng khoản góp vốn, hoặc thành viên hợp danh khấu trừ trên Schedule E của chính mình như một khoản chi phí hợp danh không được hoàn lại. Mỗi chi phí chỉ có một cách xử lý, không bao giờ hai. Cách thứ tư, khoản vay cho LLC, nằm trong góp vốn hay cho LLC vay.

Các cột về vốn và giá gốc chỉ cho thấy tác động của chính khoản thanh toán. Ở hai hàng đầu, chi phí còn làm giảm phần lợi nhuận của từng thành viên hợp danh, và qua đó làm giảm tài khoản vốn và giá gốc của họ.

Một trường hợp không còn đơn giản khi thỏa thuận hoạt động không nói gì về chi phí do thành viên hợp danh trả, các khoản thanh toán không đều nhau hoặc kéo dài hơn một năm, sổ sách chưa bao giờ ghi ai đã trả, các thành viên hợp danh nhớ thỏa thuận theo cách khác nhau, chi phí phát sinh trước khi LLC tồn tại, hoặc Form 1065 hay Schedule K-1 sắp được gửi đi.

Hãy gom sẵn thỏa thuận hoạt động và mọi bản sửa đổi, hóa đơn và biên lai, sao kê thẻ hoặc ngân hàng, ngày trả từng chi phí, và số dư tài khoản vốn của từng thành viên hợp danh trong sổ sách.

LLC nên hoàn tiền cho thành viên hợp danh hay coi là khoản góp vốn?

Cả hai cách đều giữ chi phí trong sổ sách của LLC. Chúng khác nhau ở chỗ tiền của thành viên hợp danh được trả lại ngay hay ở lại trong LLC.

• Hoàn tiền. LLC ghi nhận chi phí vào ngày thành viên hợp danh đã trả, ghi nhận số tiền LLC nợ thành viên hợp danh, và ghi khoản hoàn tiền vào khoản nợ đó, không ghi là khoản rút tiền. Hoàn tiền không làm tăng vốn góp, nên tài khoản vốn không đổi. Trong lúc LLC còn nợ thành viên hợp danh, khoản đó có thể được tính là khoản nợ của hợp danh, và giá gốc tính thuế thay đổi theo phần của thành viên hợp danh trong các khoản nợ của hợp danh (26 U.S.C. § 752); xem góp vốn hay cho LLC vay.
• Khoản góp vốn. LLC ghi nhận cùng chi phí đó và ghi có vào tài khoản vốn của thành viên hợp danh thay vì trả tiền mặt. Giá gốc tính thuế của thành viên hợp danh tăng thêm số tiền đã góp (26 U.S.C. § 722; Publication 541), và tài khoản vốn trong sổ sách cũng tăng như vậy (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Khoản góp vốn không phải là quà tặng. Nó nằm lại trong tài khoản vốn của thành viên hợp danh, và việc có được trả lại hay không, vào lúc nào, tùy vào thỏa thuận. Thành viên hợp danh muốn nhận lại tiền theo một lịch trình thì cần hoàn tiền hoặc một khoản vay.

Tài khoản vốn không phải là giá gốc tính thuế. Publication 541 cho biết giá gốc được tính mà không xét đến bất kỳ số tiền nào trong sổ sách của hợp danh dưới dạng tài khoản vốn. Tài khoản vốn của thành viên hợp danh nói về cách theo dõi các tài khoản này.

Chi phí do thành viên hợp danh trả được khấu trừ trên tờ khai của hợp danh hay trên tờ khai cá nhân của từng người?

Chi phí LLC do thành viên hợp danh trả được khấu trừ trên tờ khai của hợp danh, Form 1065, trong hầu hết mọi trường hợp. LLC khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết trên Form 1065, và mỗi thành viên hợp danh nhận một phần trên Schedule K-1 rồi khai trên tờ khai của chính mình (Publication 583; hướng dẫn khai Form 1065). Thỏa thuận quy định phần của từng thành viên hợp danh (26 U.S.C. § 704(a)).

Chi phí mà thành viên hợp danh đã trả và LLC sau đó hoàn tiền, hoặc ghi có là khoản góp vốn, là chi phí của LLC và chỉ được khấu trừ một lần, trên Form 1065. Thành viên hợp danh không khai lại khoản đó. Chi phí cá nhân không phải là chi phí của LLC; xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.

Khi nào thành viên hợp danh được khấu trừ chi phí hợp danh không được hoàn lại trên tờ khai thuế của chính mình?

Thành viên hợp danh chỉ được khấu trừ chi phí hợp danh không được hoàn lại (unreimbursed partnership expense, UPE) trên tờ khai của chính mình khi thỏa thuận hợp danh yêu cầu người đó tự trả, LLC không hoàn lại, và đó là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết theo section 162, tức là khoản chi phổ biến và hữu ích cho việc vận hành doanh nghiệp. Hướng dẫn khai Schedule E đặt ra đủ cả ba điều kiện này. Thành viên hợp danh trả lời Yes cho câu hỏi ở Part II về chi phí hợp danh không được hoàn lại, khai trên một dòng riêng của Schedule E, Part II, đánh dấu "UPE", và không bù trừ với bất kỳ khoản nào khác. Nếu chi phí đến từ hoạt động thụ động và thành viên hợp danh phải nộp Form 8582, thì khoản này không được khai trên dòng riêng; hãy nhờ xem xét các dữ kiện.

Cách này có những hệ quả sau:

• Chỉ thành viên hợp danh đã trả mới được khấu trừ. Khoản khấu trừ của LLC được chia cho tất cả thành viên hợp danh theo thỏa thuận.
• Thuế tự kinh doanh. Hướng dẫn về Schedule K-1 yêu cầu thành viên hợp danh chung giảm số tiền ở box 14, code A đi bằng các chi phí hợp danh không được hoàn lại đã khấu trừ, trước khi ghi vào Schedule SE. Việc thành viên LLC có được coi là thành viên hợp danh hữu hạn về thuế tự kinh doanh hay không tùy vào 26 U.S.C. § 1402(a)(13); trang này không quyết định điều đó.
• Chi phí phải thật sự không được hoàn lại. Nếu LLC hoàn lại cùng chi phí đó, khoản này không còn thuộc cách làm này.
• Không dùng cho chi phí thành lập hoặc khởi sự kinh doanh. Ngoài lựa chọn của hợp danh, 26 U.S.C. § 709(a) không cho phép hợp danh hay bất kỳ thành viên hợp danh nào khấu trừ chi phí tổ chức hợp danh, và 26 U.S.C. § 195(a) không cho phép khấu trừ chi phí khởi sự kinh doanh.

Nếu không có điều khoản trong thỏa thuận yêu cầu thành viên hợp danh tự trả, hướng dẫn khai Schedule E không cho phép cách này, và chi phí được hoàn tiền hoặc ghi là khoản góp vốn. Hãy nhờ xem xét thỏa thuận trước khi khai khoản này.

Một thành viên hợp danh đã trả tiền tên miền, lệ phí nộp hồ sơ hoặc phí pháp lý trước khi LLC có tài khoản ngân hàng: chúng tôi bù đắp cho người đó thế nào?

Chi phí trả trước khi LLC có tài khoản ngân hàng được hoàn tiền hoặc để lại là khoản góp vốn, như mọi chi phí khác. Điều thay đổi là cách LLC khấu trừ, tùy vào mục đích của chi phí.

• Thành lập LLC. Phí pháp lý để soạn thỏa thuận hoạt động, phí kế toán để thiết lập và lệ phí nộp hồ sơ của tiểu bang là chi phí tổ chức (26 CFR 1.709-2). Chúng đủ điều kiện khi phát sinh từ một khoảng thời gian hợp lý trước khi LLC bắt đầu kinh doanh cho đến hạn nộp, không tính gia hạn, của tờ khai cho năm LLC bắt đầu kinh doanh.
• Chuẩn bị doanh nghiệp để mở cửa. Tên miền trang web hoặc gói phần mềm theo tháng là chi phí khởi sự kinh doanh khi khoản đó sẽ được khấu trừ với một doanh nghiệp đang hoạt động (26 U.S.C. § 195(c)).
• Sau khi doanh nghiệp đã bắt đầu. Chi phí vận hành, như gói phần mềm theo tháng, là chi phí hoạt động thông thường trên Form 1065, còn tên miền hay khoản mua khác theo quy tắc thuế dành cho loại tài sản đó. Phí thành lập LLC vẫn là chi phí tổ chức trong khoảng thời gian nêu trên.

Với chi phí tổ chức và chi phí khởi sự kinh doanh, LLC có thể khấu trừ một số tiền giới hạn trong năm bắt đầu kinh doanh và phân bổ dần phần còn lại, trừ khi LLC chọn vốn hóa chúng trên Form 1065 nộp đúng hạn, gồm cả gia hạn. Cả hai lựa chọn đều không thể hoàn tác (hướng dẫn khai Form 1065; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). Thành viên hợp danh đã trả tiền không được tự khai các chi phí này trên tờ khai cá nhân. Số tiền, thời điểm và cách ghi sổ nằm trong chi phí khởi sự kinh doanh trả bằng tiền cá nhân trước khi có LLC.

Việc hoàn tiền có thêm một quy tắc. Nếu thành viên hợp danh cũng chuyển tài sản vào LLC, chẳng hạn một tên miền đăng ký dưới tên người đó, thì khoản hoàn tiền có thể bị xét như việc bán tài sản đó cho LLC, với các ngoại lệ hẹp trong 26 CFR 1.707-4(d). Hãy nhờ xem xét các dữ kiện.

Chúng tôi cần hồ sơ và thỏa thuận bằng văn bản nào để lựa chọn có giá trị?

Với mỗi khoản thanh toán, hãy giữ hóa đơn hoặc biên lai cho thấy mục đích kinh doanh, sao kê cho thấy thành viên hợp danh nào đã trả và khi nào, và ghi chú về điều các thành viên hợp danh đã chọn: hoàn tiền, góp vốn hay Schedule E. Publication 583 cho biết chỉ riêng bằng chứng đã thanh toán không đủ để có khoản khấu trừ, nên hãy giữ cả hóa đơn. Hãy ghi quyết định vào sổ sách vào ngày đưa ra quyết định, kèm một email ngắn hoặc ghi chú có chữ ký của mọi thành viên hợp danh.

Thỏa thuận hợp danh có thể bằng lời hoặc bằng văn bản (Publication 541), nhưng bản văn bản dễ chứng minh hơn với bên cho vay, IRS hoặc một thành viên hợp danh nhớ khác. Thỏa thuận nên ghi rõ:

• thành viên hợp danh có được tự trả chi phí LLC bằng tiền cá nhân không, và tối đa bao nhiêu;
• chi phí do thành viên hợp danh trả được hoàn tiền trong một thời hạn định sẵn hay mặc định ghi có là khoản góp vốn;
• những chi phí nào, nếu có, mỗi thành viên hợp danh phải tự chịu, vì đây là điều giúp có thể khấu trừ trên Schedule E;
• khoản góp vốn ảnh hưởng thế nào đến tài khoản vốn và việc chia tiền.

Thỏa thuận cho một năm thuế gồm những thay đổi mà tất cả thành viên hợp danh đồng ý, hoặc mà thỏa thuận cho phép thành viên hợp danh chọn cách khác, đến ngày nộp tờ khai của năm đó, không tính gia hạn (26 U.S.C. § 761(c); Publication 541). Nếu thỏa thuận không nói gì, luật địa phương sẽ lấp chỗ trống. Các nguồn của IRS không nói liệu một thay đổi được đưa ra sau khi chi phí đã được trả có thể hỗ trợ khoản khấu trừ trên Schedule E cho chi phí đó hay không. Đó là vấn đề dữ kiện, nên hãy ghi yêu cầu này thành văn bản trước khi chi phí được trả.

Khoản góp vốn được thể hiện trên K-1 thế nào?

Item L trên Schedule K-1 của thành viên hợp danh thể hiện khoản này ở dòng "Capital contributed during the year": tiền mặt cộng giá gốc tính thuế điều chỉnh của mọi tài sản đã góp (hướng dẫn khai Form 1065). Schedule M-2, line 2a, cộng tổng số tiền do tất cả thành viên hợp danh góp. Bản thân chi phí cũng làm giảm "Current year net income (loss)" của mỗi thành viên hợp danh theo phần của họ. Khoản hoàn tiền không thêm gì vào dòng đó.

Item L ghi tài khoản vốn của từng thành viên hợp danh theo phương pháp giá gốc tính thuế, nên sổ sách theo dõi tài khoản vốn theo cách khác có thể cần điều chỉnh lại trước khi gửi K-1. Số này cũng có thể khác giá gốc tính thuế của thành viên hợp danh, chủ yếu vì giá gốc gồm một phần nợ của hợp danh, và mỗi thành viên hợp danh tự giữ hồ sơ giá gốc của mình (hướng dẫn về Schedule K-1). Hợp danh đáp ứng cả bốn yêu cầu của Schedule B, question 4, không cần hoàn thành item L hay Schedule M-2. Nếu tài khoản vốn chưa bao giờ được theo dõi, xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh.

Các khoản thanh toán không đều nhau có làm thay đổi quyền sở hữu hay phần chia lợi nhuận không?

Các khoản thanh toán không đều nhau không làm thay đổi phần lãi hay lỗ, trừ khi thỏa thuận hợp danh gắn các phần đó với vốn. Thỏa thuận nhìn chung quy định phần thu nhập, lỗ và khoản khấu trừ của từng thành viên hợp danh (26 U.S.C. § 704(a)), và tỷ lệ lãi và lỗ ở item J của K-1 theo thỏa thuận đó (hướng dẫn khai Form 1065). Các khoản thanh toán để lại dưới dạng khoản góp vốn làm tăng tài khoản vốn và giá gốc tính thuế. Tỷ lệ vốn ở item J là phần thành viên hợp danh sẽ nhận nếu hợp danh thanh lý, nên nó thay đổi theo tài khoản vốn nếu thỏa thuận chia tiền theo số dư tài khoản vốn (hướng dẫn khai Form 1065; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Nếu thỏa thuận không nói thành viên hợp danh chia một khoản thế nào, hoặc một cách phân bổ trong đó thiếu tác động kinh tế đáng kể, thì phần chia theo lợi ích của các thành viên hợp danh trong hợp danh, và mức góp vốn tương đối là một yếu tố (26 U.S.C. § 704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Để các khoản thanh toán làm thay đổi quyền sở hữu hay phần chia lợi nhuận, hãy sửa thỏa thuận và nhờ xem xét các cách phân bổ mới; xem chia quyền sở hữu giữa các thành viên hợp danh của LLC.

Nếu các thành viên hợp danh cứ trả bằng tiền cá nhân suốt cả năm thì sao?

Một thói quen kéo dài cần được sửa ở cách trả chi phí, không phải bằng một nhãn gán vào cuối năm. Bốn bước:

1. Chuyển các chi phí định kỳ, như phần mềm và gói đăng ký, sang thẻ hoặc tài khoản của LLC.
2. Với các chi phí vẫn đi qua một thành viên hợp danh, hãy hoàn tiền theo lịch cố định dựa trên biên lai, hoặc ghi một quy tắc mặc định vào thỏa thuận.
3. Ghi từng khoản thanh toán vào lúc nó xảy ra, kèm tên thành viên hợp danh và cách xử lý đã chọn.
4. Trước khi chuẩn bị Form 1065, cộng tổng các khoản thanh toán của từng thành viên hợp danh theo cách xử lý và đối chiếu với các tài khoản vốn.

Các khoản thanh toán kéo dài nhiều năm mà không ghi ai đã trả thì khó hơn. Cách xử lý của từng khoản, các tài khoản vốn và mọi Schedule K-1 đã nộp đều phụ thuộc vào hồ sơ có thể không còn. Hãy nhờ xem xét sổ sách trước tờ khai tiếp theo; xem dịch vụ ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Được hoàn tiền trước khi LLC có tài khoản ngân hàng

Thành viên hợp danh A của một LLC thiết kế có hai thành viên hợp danh trả $1.200 tiền tên miền và phần mềm bằng thẻ của cô trước khi LLC mở tài khoản ngân hàng. Giả sử tên miền được đăng ký dưới tên LLC, các khoản này sẽ được khấu trừ với một doanh nghiệp đang hoạt động, đó là chi phí khởi sự kinh doanh duy nhất của LLC, các thành viên hợp danh chia lợi nhuận bằng nhau và có đủ giá gốc tính thuế, và doanh nghiệp bắt đầu hoạt động vào cuối năm đó. LLC hoàn lại cho A $1.200 trong năm đó và ghi nhận chi phí là của mình. Khoản hoàn tiền không làm tăng vốn góp. Trong năm doanh nghiệp bắt đầu, LLC khấu trừ chi phí như chi phí khởi sự kinh doanh, trừ khi chọn vốn hóa. Khoản khấu trừ làm giảm tài khoản vốn và giá gốc tính thuế của mỗi thành viên hợp danh $600.

Để lại dưới dạng khoản góp vốn

Thành viên hợp danh B tự trả $3.000 phí pháp lý để xem xét một hợp đồng khách hàng và không muốn được hoàn tiền. LLC ghi nhận khoản chi phí $3.000 và ghi có $3.000 vào tài khoản vốn của B, còn giá gốc tính thuế của B tăng $3.000. Item L cho thấy B đã góp $3.000 vốn. Với tỷ lệ chia lợi nhuận 50/50, chi phí cũng làm giảm phần lợi nhuận của mỗi thành viên hợp danh $1.500, khoản này đi tiếp vào tài khoản vốn và giá gốc tính thuế của từng người.

Chi phí hợp danh không được hoàn lại

Thành viên hợp danh C trả $800 mỗi năm cho chi phí đi lại gặp khách hàng. Thỏa thuận hợp danh quy định mỗi thành viên hợp danh tự chịu chi phí đi lại gặp khách của mình, và LLC không hoàn lại. LLC không ghi nhận gì. C khấu trừ $800 trên một dòng Schedule E riêng đánh dấu "UPE". Nếu C được coi là thành viên hợp danh chung về thuế tự kinh doanh, C giảm số tiền ở box 14, code A đi $800 trước khi khai Schedule SE. Phần của các thành viên hợp danh khác không thay đổi.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các thành viên hợp danh đã trả số tiền không đều nhau trong hơn một năm, sổ sách chưa bao giờ ghi ai đã trả gì, hoặc sắp phải nộp Form 1065 hay K-1: từng khoản thanh toán cần được phân loại và các tài khoản vốn cần được đối chiếu với K-1, và thỏa thuận hoạt động có thể cần được sửa theo bản do luật sư soạn; xem dịch vụ ghi sổ và làm bù sổ sách quá hạn.
• LLC của bạn chịu thuế như S corporation: cổ đông theo các quy tắc khác; xem hoàn tiền chi phí cho chủ sở hữu.
• Một người sở hữu LLC: xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.
• Chủ sở hữu duy nhất là vợ/chồng: LLC do hai người sở hữu hoàn toàn dưới dạng tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể được khai như pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity) thay vì hợp danh (Revenue Procedure 2002-69), và khi đó không điều nào ở trên áp dụng. Việc chuyển từ tờ khai hợp danh đã nộp được coi là một sự chuyển đổi, nên hãy nhờ xem xét; xem LLC của vợ/chồng và gia đình.
• Thành viên hợp danh định cho LLC vay tiền: khoản vay có hồ sơ và điều khoản riêng; xem góp vốn hay cho LLC vay.
• Các thành viên hợp danh được trả tiền cho công việc hoặc rút tiền mặt ra: xem khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
• Một thành viên hợp danh chuyển tên miền, thiết bị hoặc tài sản khác vào LLC và được hoàn tiền: áp dụng kiểm tra bán tài sản nêu trên; xem đưa tài sản cá nhân vào LLC và nhờ xem xét các dữ kiện.
• Tỷ lệ sở hữu của bạn cần thay đổi: xem chia quyền sở hữu giữa các thành viên hợp danh của LLC.