Gesellschafter zahlt LLC-Kosten privat: Erstatten oder einlegen?

Kann ein Gesellschafter LLC-Kosten privat bezahlen und das Geld zurückbekommen?

Ja. Ein Gesellschafter einer US-LLC mit mehreren Mitgliedern, die steuerlich als Personengesellschaft behandelt wird, kann LLC-Kosten mit einer privaten Karte oder von einem privaten Konto bezahlen. Die Kosten werden dann auf einem von drei Wegen ausgeglichen: Die LLC zahlt dem Gesellschafter das Geld zurück, der Gesellschafter lässt es als Kapitaleinlage in der LLC, oder er zieht es in seiner eigenen Schedule E als nicht erstattete Ausgabe der Personengesellschaft ab. Jede Ausgabe wird nur auf einem Weg behandelt, nie auf zweien. Einen vierten Weg, das Darlehen an die LLC, behandelt Einlage oder Darlehen an Ihre LLC.

Die Spalten zu Kapitalkonto und Basis zeigen nur, was die Zahlung selbst bewirkt. In den ersten beiden Zeilen senken die Kosten außerdem den Gewinnanteil jedes Gesellschafters und damit sein Kapitalkonto und seine Basis.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Gesellschaftsvertrag zu von Gesellschaftern bezahlten Kosten schweigt, die Zahlungen ungleich sind oder sich über mehr als ein Jahr erstrecken, die Bücher nie festgehalten haben, wer gezahlt hat, die Gesellschafter sich unterschiedlich an die Vereinbarung erinnern, die Kosten vor Bestehen der LLC entstanden sind oder bald eine Form 1065 oder Schedule K-1 hinausgeht.

Stellen Sie zusammen: den Gesellschaftsvertrag samt Nachträgen, Rechnungen und Belege, Karten- oder Kontoauszüge, das Zahlungsdatum jeder Ausgabe und den Kapitalkontostand jedes Gesellschafters aus den Büchern.

Soll die LLC dem Gesellschafter das Geld erstatten oder es als Kapitaleinlage behandeln?

Beide Wege lassen die Kosten in den Büchern der LLC. Sie unterscheiden sich darin, ob das Geld des Gesellschafters jetzt zurückkommt oder in der LLC bleibt.

• Erstatten. Die LLC bucht die Kosten am Tag, an dem der Gesellschafter sie bezahlt hat, erfasst den Betrag, den sie ihm schuldet, und bucht die Rückzahlung gegen diesen Betrag, nicht als Entnahme. Eine Rückzahlung erhöht das eingelegte Kapital nicht, das Kapitalkonto ändert sich also nicht. Solange die LLC dem Gesellschafter den Betrag schuldet, kann er als Verbindlichkeit der Personengesellschaft zählen, und die Basis folgt dem Anteil des Gesellschafters an den Verbindlichkeiten der Personengesellschaft (26 U.S.C. § 752); siehe Einlage oder Darlehen an Ihre LLC.
• Kapitaleinlage. Die LLC bucht dieselben Kosten und schreibt statt einer Barzahlung das Kapitalkonto des Gesellschafters gut. Die Basis des Gesellschafters steigt um das eingelegte Geld (26 U.S.C. § 722; Publication 541), ebenso das Kapitalkonto in den Büchern (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Eine Einlage ist kein Geschenk. Sie bleibt im Kapitalkonto des Gesellschafters, und ob und wann sie zurückkommt, richtet sich nach dem Gesellschaftsvertrag. Wer sein Geld planmäßig zurückhaben möchte, braucht eine Erstattung oder ein Darlehen.

Ein Kapitalkonto ist nicht die steuerliche Basis. Laut Publication 541 wird die Basis ohne Rücksicht auf Beträge ermittelt, die in den Büchern der Personengesellschaft als Kapitalkonto stehen. Wie Sie Kapitalkonten führen, behandelt Kapitalkonten der Gesellschafter.

Werden von Gesellschaftern bezahlte Kosten in der Erklärung der Personengesellschaft oder in der privaten Steuererklärung jedes Gesellschafters abgezogen?

Kosten, die ein Gesellschafter für die LLC bezahlt hat, werden in fast allen Fällen in der Erklärung der Personengesellschaft, Form 1065, abgezogen. Die LLC zieht ihre üblichen und notwendigen Geschäftskosten in Form 1065 ab, und jeder Gesellschafter erhält einen Anteil in Schedule K-1 und gibt ihn in seiner eigenen Steuererklärung an (Publication 583; Anleitung zu Form 1065). Den Anteil jedes Gesellschafters legt der Gesellschaftsvertrag fest (26 U.S.C. § 704(a)).

Kosten, die der Gesellschafter bezahlt und die LLC dann zurückgezahlt oder als Einlage gutgeschrieben hat, sind Kosten der LLC und werden einmal in Form 1065 abgezogen. Der Gesellschafter trägt sie nicht noch einmal ein. Private Kosten sind keine LLC-Kosten; siehe private Rechnungen, die vom Geschäftskonto bezahlt werden.

Wann kann ein Gesellschafter nicht erstattete Ausgaben der Personengesellschaft in seiner eigenen Steuererklärung abziehen?

Ein Gesellschafter kann eine nicht erstattete Ausgabe der Personengesellschaft (Unreimbursed Partnership Expense, UPE) nur dann in seiner eigenen Steuererklärung abziehen, wenn der Gesellschaftsvertrag ihn zur Zahlung verpflichtet, die LLC sie nicht zurückzahlt und es sich um eine übliche und notwendige Betriebsausgabe nach Abschnitt 162 handelt, also um eine gängige, förderliche Ausgabe für den Geschäftsbetrieb. Die Anleitung zu Schedule E nennt alle drei Voraussetzungen. Der Gesellschafter beantwortet die Frage in Part II zu nicht erstatteten Ausgaben der Personengesellschaft mit „Yes“, trägt die Ausgabe in einer eigenen Zeile von Schedule E, Part II, mit der Kennzeichnung „UPE“ ein und verrechnet sie mit nichts anderem. Stammt die Ausgabe aus einer passiven Tätigkeit und muss der Gesellschafter Form 8582 (Begrenzung passiver Verluste) einreichen, wird sie nicht in einer eigenen Zeile angegeben; lassen Sie den Sachverhalt prüfen.

Dieser Weg hat Folgen:

• Nur der zahlende Gesellschafter erhält den Abzug. Einen Abzug der LLC teilen alle Gesellschafter nach dem Gesellschaftsvertrag.
• Selbstständigensteuer. Die Anleitung zu Schedule K-1 weist einen General Partner (Gesellschafter mit voller Haftung) an, den Betrag aus Feld 14, Code A, um geltend gemachte nicht erstattete Ausgaben der Personengesellschaft zu mindern, bevor er ihn in Schedule SE einträgt. Ob ein LLC-Mitglied für die Selbstständigensteuer als Limited Partner (Gesellschafter mit beschränkter Haftung) gilt, richtet sich nach 26 U.S.C. § 1402(a)(13); diese Seite entscheidet das nicht.
• Die Kosten müssen unerstattet bleiben. Zahlt die LLC dieselben Kosten zurück, fällt sie aus diesem Weg heraus.
• Nicht für Gründungs- oder Anlaufkosten. Außerhalb der Wahl der Personengesellschaft erlaubt 26 U.S.C. § 709(a) weder der Personengesellschaft noch einem Gesellschafter einen Abzug für die Gründung der Personengesellschaft, und 26 U.S.C. § 195(a) erlaubt keinen für Anlaufkosten.

Ohne eine Regelung im Gesellschaftsvertrag, die den Gesellschafter zur Zahlung verpflichtet, lässt die Anleitung zu Schedule E diesen Weg nicht zu, und die Kosten werden zurückgezahlt oder eingelegt. Lassen Sie den Gesellschaftsvertrag prüfen, bevor Sie den Abzug beanspruchen.

Ein Gesellschafter hat unsere Domain, Anmeldegebühren oder Anwaltskosten bezahlt, bevor die LLC ein Bankkonto hatte: Wie gleichen wir das aus?

Kosten, die vor dem ersten Bankkonto der LLC bezahlt wurden, werden wie alle anderen Kosten zurückgezahlt oder als Einlage belassen. Anders ist nur, wie die LLC sie abzieht; das hängt davon ab, wofür sie anfielen.

• Gründung der LLC. Anwaltskosten für den Gesellschaftsvertrag, Kosten der Buchhaltung für die Einrichtung und Eintragungsgebühren des Bundesstaates sind Gründungskosten (Organizational Costs) (26 CFR 1.709-2). Sie kommen infrage, wenn sie ab einem angemessenen Zeitpunkt vor dem Geschäftsbeginn der LLC bis zum Fälligkeitstag (ohne Verlängerungen) der Erklärung für das Jahr des Geschäftsbeginns anfallen.
• Vorbereitung der Geschäftseröffnung. Eine Website-Domain oder ein Software-Abonnement zählt zu den Anlaufkosten, wenn sie bei einem bestehenden Unternehmen abziehbar wären (26 U.S.C. § 195(c)).
• Nach Geschäftsbeginn. Laufende Kosten, etwa ein Software-Abonnement, sind gewöhnliche Betriebskosten in Form 1065, und für eine Domain oder einen anderen Kauf gelten die steuerlichen Regeln für diese Art von Wirtschaftsgut. Gebühren für die Gründung der LLC bleiben Gründungskosten innerhalb des oben genannten Zeitraums.

Für Gründungs- und Anlaufkosten darf die LLC im Jahr des Geschäftsbeginns einen begrenzten Betrag abziehen und den Rest verteilt abschreiben, es sei denn, sie wählt in ihrer fristgerecht eingereichten Form 1065 (einschließlich Verlängerungen), sie stattdessen zu aktivieren. Beide Entscheidungen lassen sich nicht rückgängig machen (Anleitung zu Form 1065; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). Der Gesellschafter, der gezahlt hat, kann diese Kosten nicht persönlich geltend machen. Beträge, Zeitpunkt und Erfassung stehen unter privat bezahlte Anlaufkosten vor der LLC.

Für die Rückzahlung gilt eine zusätzliche Regel. Bringt der Gesellschafter zugleich Vermögen in die LLC ein, etwa eine auf seinen Namen registrierte Domain, kann die Rückzahlung als Verkauf dieses Vermögens an die LLC geprüft werden, mit engen Ausnahmen in 26 CFR 1.707-4(d). Lassen Sie den Sachverhalt prüfen.

Welche Unterlagen und welche schriftliche Vereinbarung brauchen wir, damit die Entscheidung Bestand hat?

Bewahren Sie für jede Zahlung die Rechnung oder den Beleg mit dem betrieblichen Zweck auf, den Auszug, der zeigt, welcher Gesellschafter wann gezahlt hat, und einen Vermerk darüber, wofür sich die Gesellschafter entschieden haben: zurückzahlen, einlegen oder Schedule E. Laut Publication 583 begründet allein der Zahlungsnachweis keinen Abzug; bewahren Sie daher auch die Rechnung auf. Tragen Sie die Entscheidung am Tag ihrer Fassung in die Bücher ein, mit einer kurzen E-Mail oder einer unterschriebenen Notiz jedes Gesellschafters.

Ein Gesellschaftsvertrag kann mündlich oder schriftlich sein (Publication 541), doch ein schriftlicher lässt sich gegenüber einem Kreditgeber, dem IRS oder einem Gesellschafter mit anderer Erinnerung leichter belegen. Er sollte regeln:

• ob Gesellschafter LLC-Kosten privat bezahlen dürfen und bis zu welchem Betrag;
• ob ein von einem Gesellschafter bezahlter Betrag innerhalb einer festen Frist zurückgezahlt oder standardmäßig als Einlage gutgeschrieben wird;
• welche Kosten, falls überhaupt, jeder Gesellschafter persönlich tragen muss, was einen Abzug in Schedule E erst möglich macht;
• wie sich Einlagen auf Kapitalkonten und Auszahlungen auswirken.

Zum Gesellschaftsvertrag für ein Steuerjahr zählen Änderungen, denen alle Gesellschafter zustimmen oder bei denen der Vertrag den Gesellschaftern erlaubt, einen anderen Weg zu wählen, bis zum Einreichungsdatum der Erklärung dieses Jahres, ohne Verlängerungen (26 U.S.C. § 761(c); Publication 541). Schweigt der Vertrag, füllt das örtliche Recht die Lücke. Die IRS-Quellen sagen nicht, ob eine Änderung nach der Zahlung der Kosten einen Abzug in Schedule E dafür tragen kann. Das ist eine Tatsachenfrage; legen Sie die Verpflichtung daher fest, bevor die Kosten bezahlt werden.

Wie erscheint eine Einlage in Schedule K-1?

In Item L von Schedule K-1 des Gesellschafters steht sie in der Zeile „Capital contributed during the year“ (im Jahr eingelegtes Kapital): Bargeld plus die angepassten steuerlichen Anschaffungskosten eingelegten Vermögens (Anleitung zu Form 1065). Schedule M-2, Zeile 2a, summiert das von allen Gesellschaftern eingelegte Geld. Die Kosten selbst mindern außerdem für jeden Gesellschafter „Current year net income (loss)“ (Jahresergebnis) um seinen Anteil. Eine Erstattung fügt dieser Zeile nichts hinzu.

Item L weist das Kapitalkonto jedes Gesellschafters nach der Methode der steuerlichen Basis aus; Bücher, die Kapitalkonten anders führen, müssen daher vor dem Versand der Schedule K-1 möglicherweise angepasst werden. Es kann auch von der Basis des Gesellschafters abweichen, vor allem weil die Basis einen Anteil an den Schulden der Personengesellschaft einschließt, und jeder Gesellschafter führt seine eigene Basisaufstellung (Anleitung zu Schedule K-1). Eine Personengesellschaft, die alle vier Voraussetzungen der Frage 4 in Schedule B erfüllt, muss Item L und Schedule M-2 nicht ausfüllen. Wurden die Kapitalkonten nie geführt, siehe Kapitalkonten einer Personengesellschaft rekonstruieren.

Ändern ungleiche Zahlungen die Eigentums- oder Gewinnanteile?

Ungleiche Zahlungen ändern die Gewinn- oder Verlustanteile nicht, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag knüpft diese Anteile an das Kapital. Der Vertrag legt in der Regel den Anteil jedes Gesellschafters an Einkommen, Verlust und Abzug fest (26 U.S.C. § 704(a)), und die Gewinn- und Verlustprozentsätze in Item J der Schedule K-1 folgen ihm (Anleitung zu Form 1065). Zahlungen, die als Einlage belassen werden, erhöhen Kapitalkonten und Basis. Der Kapitalanteil in Item J ist der Anteil, den ein Gesellschafter bei einer Liquidation der Personengesellschaft erhielte; er verschiebt sich also mit den Kapitalkonten, wenn der Vertrag nach den Kapitalkontoständen auszahlt (Anleitung zu Form 1065; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Regelt der Vertrag nicht, wie ein Gesellschafter an einem Posten teilnimmt, oder fehlt einer Zuweisung darin die wesentliche wirtschaftliche Wirkung (Substantial Economic Effect), richtet sich der Anteil nach den Beteiligungen der Gesellschafter an der Personengesellschaft, wobei die relativen Einlagen ein Faktor sind (26 U.S.C. § 704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Damit Zahlungen die Eigentums- oder Gewinnanteile ändern, ändern Sie den Vertrag und lassen Sie die neuen Zuweisungen prüfen; siehe Eigentumsanteile zwischen LLC-Gesellschaftern aufteilen.

Was, wenn Gesellschafter das ganze Jahr über privat zahlen?

Eine feste Gewohnheit braucht eine Änderung der Zahlungsweise, kein Etikett zum Jahresende. Vier Schritte:

1. Verlagern Sie wiederkehrende Kosten wie Software und Abonnements auf eine Karte oder ein Konto der LLC.
2. Erstatten Sie Kosten, die weiter über einen Gesellschafter laufen, nach einem festen Zeitplan gegen Belege, oder legen Sie eine Standardregel im Gesellschaftsvertrag fest.
3. Erfassen Sie jede Zahlung, wenn sie anfällt, mit dem Namen des Gesellschafters und der gewählten Behandlung.
4. Addieren Sie vor der Erstellung von Form 1065 die Zahlungen jedes Gesellschafters nach Behandlung und stimmen Sie sie mit den Kapitalkonten ab.

Zahlungen, die über mehrere Jahre liefen und bei denen niemand festhielt, wer gezahlt hat, sind schwieriger. Die Behandlung jeder Zahlung, die Kapitalkonten und jede bereits eingereichte Schedule K-1 hängen von Unterlagen ab, die es womöglich nicht gibt. Lassen Sie die Bücher vor der nächsten Erklärung prüfen; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar angegeben.

Zurückgezahlt, bevor die LLC ein Bankkonto hatte

Gesellschafterin A einer Design-LLC mit zwei Gesellschaftern bezahlt $1.200 für Domain und Software mit ihrer Karte, bevor die LLC ein Bankkonto eröffnet. Angenommen, die Domain ist auf die LLC registriert, die Kosten wären in einem laufenden Unternehmen abziehbar, es sind die einzigen Anlaufkosten der LLC, die Gesellschafter teilen den Gewinn zu gleichen Teilen und haben genug Basis, und das Geschäft beginnt später im selben Jahr. Die LLC zahlt A in diesem Jahr $1.200 zurück und bucht die Kosten als eigene. Die Rückzahlung erhöht das eingelegte Kapital nicht. Im Jahr des Geschäftsbeginns zieht die LLC die Kosten als Anlaufkosten ab, es sei denn, sie wählt die Aktivierung. Der Abzug senkt Kapitalkonto und Basis jedes Gesellschafters um $600.

Als Einlage belassen

Gesellschafter B zahlt privat $3.000 Anwaltskosten für die Prüfung eines Kundenvertrags und möchte keine Rückzahlung. Die LLC bucht den Aufwand von $3.000 und schreibt dem Kapitalkonto von B $3.000 gut; die Basis von B steigt um $3.000. Item L zeigt $3.000 eingelegtes Kapital von B. Bei einer Gewinnaufteilung von 50/50 senkt der Aufwand außerdem den Gewinnanteil jedes Gesellschafters um $1.500, was sich auf Kapitalkonto und Basis jedes Gesellschafters auswirkt.

Eine nicht erstattete Ausgabe der Personengesellschaft

Gesellschafter C zahlt jährlich $800 für Reisen zu Kunden. Der Gesellschaftsvertrag sieht vor, dass jeder Gesellschafter seine eigenen Kundenreisen trägt, und die LLC erstattet sie nicht. Die LLC bucht nichts. C zieht $800 in einer eigenen Zeile von Schedule E mit der Kennzeichnung „UPE“ ab. Gilt C für die Selbstständigensteuer als General Partner, mindert C den Betrag aus Feld 14, Code A, vor Schedule SE um $800. Die Anteile der anderen Gesellschafter ändern sich nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Gesellschafter haben mehr als ein Jahr lang ungleiche Beträge gezahlt, die Bücher haben nie festgehalten, wer was bezahlt hat, oder eine Form 1065 oder Schedule K-1 steht an: Jede Zahlung muss eingeordnet und die Kapitalkonten müssen mit den Schedules K-1 abgestimmt werden, und möglicherweise braucht der Gesellschaftsvertrag eine Änderung, die ein Rechtsanwalt formulieren sollte; siehe Hilfe bei der Buchhaltung und überfällige Buchhaltung nachholen.
• Ihre LLC wird steuerlich als S Corporation behandelt: Für Aktionäre gelten andere Regeln; siehe Auslagen von Eigentümern erstatten.
• Die LLC gehört einer einzigen Person: siehe Geschäftsausgaben mit der privaten Kreditkarte.
• Die einzigen Eigentümer sind Ehepartner: Eine LLC, die ihnen vollständig als Gütergemeinschaftsvermögen (Community Property) gehört, kann als steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity) statt als Personengesellschaft gemeldet werden (Revenue Procedure 2002-69); dann gilt nichts davon. Der Wechsel von bereits eingereichten Erklärungen der Personengesellschaft gilt als Umwandlung; lassen Sie ihn prüfen; siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.
• Der Gesellschafter wollte das Geld leihen: Ein Darlehen hat eigene Unterlagen und Bedingungen; siehe Einlage oder Darlehen an Ihre LLC.
• Gesellschafter werden für Arbeit bezahlt oder entnehmen Bargeld: siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen von Gesellschaftern.
• Ein Gesellschafter hat eine Domain, Ausrüstung oder anderes Vermögen in die LLC eingebracht und wurde bezahlt: Der oben genannte Verkaufstest gilt; siehe private Wirtschaftsgüter in Ihre LLC einbringen und lassen Sie den Sachverhalt prüfen.
• Ihre Eigentumsverteilung muss sich ändern: siehe Eigentumsanteile zwischen LLC-Gesellschaftern aufteilen.