Muhasebe Sorumlusu, Muhasebeci ve CPA Farkı: Kim Ne Yapar?

Muhasebe sorumlusu, muhasebeci ve CPA arasındaki fark nedir?

Muhasebe sorumlusu olup bitenlerin kaydını tutar; muhasebeci bu kayıtla finansal bilgileri hazırlar ve inceler; CPA ise bir eyalet kurulunun lisans verdiği muhasebecidir. Roller birbiriyle örtüştüğü için tek başına bir unvan, beyannamenizi kimin imzalayabileceğini veya IRS önünde sizin adınıza kimin konuşabileceğini göstermez.

Şu durumlarda mesele basit olmaktan çıkar: birbiriyle örtüşen iki teklifiniz var, muhasebe sorumlunuz ile hazırlayıcınız hiçbir zaman dosya paylaşmıyor, işletmenin çalışanları var, satış vergisi tahsil ediyor ya da şirket veya ortaklık olarak beyan veriyor, muhasebe kayıtları geride kalmış ya da bir IRS yazısı sizin adınıza hareket edebilecek birini gerektiriyor. Her biri birinin sahiplenmesi gereken bir beyan veya karar ekler ve IRS konusunu sizin yerinize halletmesini istediğiniz kişinin sizin adınıza hareket etme hakkı olmalıdır.

İşe almadan önce toplayın: son işletme beyannameniz ve onu kimin hazırladığı, bordro sağlayıcınız ve raporları, muhasebe dosyanıza erişim ve çalışanınızın, satışınızın veya ofisinizin bulunduğu her eyaletin listesi.

Yeni bir işletme sahibi olarak önce muhasebe sorumlusuna mı yoksa muhasebeciye mi ihtiyacım var?

İki iş yapılmalı, ama mutlaka iki kişi gerekmez: yıl boyunca kayıt tutmak ve yıl sonunda bir beyanname vermek. Birinin beyannameyi destekleyen kayıtları tutması gerekir; bu siz olabilirsiniz ya da bir muhasebe sorumlusu (bkz. muhasebe kayıtlarını kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak). Birinin de beyannameyi hazırlaması gerekir ve ücretli bir hazırlayıcının PTIN'i (ücretli hazırlayıcı vergi kimlik numarası) olmalıdır; sonraki iki bölüm kimin hazırlayıp imzalayabileceğini anlatır.

Sonraki işe alım, eklediğiniz işe göre belirlenir; az sayıda işlem ve çalışan yoksa, beyannamenin yalnızca sizin ya da ücretli bir hazırlayıcının hazırlaması yeterli olabilir:

Bir firma hem muhasebe kayıtlarını hem beyannameyi yapabilir; aşağıdaki bir firma mı iki firma mı bölümüne bakın.

“Muhasebe sorumlusu” veya “muhasebeci” lisanslı bir unvan mıdır ve CPA lisansı ne ekler?

“Muhasebe sorumlusu” de “muhasebeci” de federal bir yeterlilik belgesi değildir. Bureau of Labor Statistics, muhasebe memurları için sertifikanın genellikle gerekmediğini söyler (BLS); IRS'nin yeterlilik listesi ise CPA, enrolled agent ve avukattır (IRS).

Hangi unvanı kimin kullanabileceğini eyalet yasası belirler. Örneğin Florida, lisanssız kişilerin kendilerine “certified public accountant” (sertifikalı kamu muhasebecisi) veya “public accountant” demesini yasaklar, muhasebe kayıtlarını tutmak veya vergi beyannamesi hazırlamak için CPA lisansı gerekmediğini söyler ve mali tabloların denetimi gibi denetim veya tasdik hizmetleri için bir CPA firması lisansı ister (Florida Department of Business and Professional Regulation). Diğer eyaletler kendi kurallarını koyar; eyalet muhasebe kurulunuza sorun.

CPA lisansı şunları ekler:

• Uniform CPA Examination sınavını geçerek, muhasebe eğitimini tamamlayarak ve deneyim ile iyi ahlak kurallarını karşılayarak kazanılan, etik kurallar ve sürekli eğitimle aktif tutulan bir eyalet lisansı (IRS).
• Sizi IRS önünde temsil etme konusunda, enrolled agent'lar ve avukatlarla paylaşılan sınırsız hak (IRS; 31 CFR 10.3).
• Eyalet yasasının CPA firmalarına ayırdığı yerlerde, bir kredi verenin veya yatırımcının isteyebileceği denetim ve tasdik işi.

Bir CPA lisansı, kişinin hangi hizmetleri sunduğunu göstermez. IRS, CPA'lerin çeşitli hizmetler sunabildiğini ve yalnızca bazılarının vergiye odaklandığını belirtir.

İşletme vergi beyannamemi kimler hazırlayıp imzalayabilir?

PTIN'i olan herkes ücret karşılığı federal beyanname hazırlayabilir ve sahip ya da yönetici de ayrıca imzalar. IRS, ücret karşılığı federal beyanname hazırlayan veya hazırlamaya yardım eden bir kişinin PTIN'i olması gerektiğini söyler (IRS). Genellikle ücretli bir hazırlayıcı beyannameyi imzalar, PTIN'ini yazar ve işletmeye bir kopya verir. Bu, federal beyannameler için geçerlidir; bazı eyaletler de ücretli hazırlayıcılara lisans verir; örneğin Oregon bireysel gelir vergisi beyannameleri için verir ve lisanslı CPA'ler ile avukatlar muaftır (ORS 673.610 ve 673.615).

Şahıs işletmesi sahibi, işletme gelirini kendi Form 1040'ında bildirir; orada da aynı ücretli hazırlayıcı kuralı geçerlidir (Form 1040 talimatları).

Beyannameyi işletmenin bir çalışanı ya da bir ortak veya LLC üyesi dolduruyorsa, ücretli hazırlayıcı bölümü boş kalır (1120-S talimatları; 1065 talimatları). Dışarıdan bir muhasebe sorumlusu ücret karşılığı beyannameyi hazırlayabilir mi? Yalnızca PTIN'le ve genellikle ücretli hazırlayıcı olarak imzalayarak. Muhasebe kayıtlarını ve raporları sağlamak, tek başına bir muhasebe sorumlusunu beyanname hazırlayıcısı yapmaz; ancak beyannamenin doldurulmasını büyük ölçüde mekanik veya büro işi haline getirecek kadar bilgi ve tavsiye sağlayan kişi hazırlayıcı sayılır (26 CFR 301.7701-15).

Hazırlayıcının imzası sorumluluğu devretmez. Mükellefler, beyannameyi başkası hazırlamış olsa bile üzerindekilerden yasal olarak sorumludur (IRS).

Bir denetimde, yazıda veya ödeme konusunda IRS önünde beni kim temsil edebilir?

CPA'ler, enrolled agent'lar ve avukatlar sizi denetimler, ödeme ve tahsilat sorunları ve itirazlar dahil her konuda temsil edebilir. “Muhasebe sorumlusu” veya “muhasebeci” unvanı temsil hakkı eklemez (IRS).

Annual Filing Season Program, CPA, enrolled agent veya avukat olmayan hazırlayıcılar için IRS'nin isteğe bağlı sürekli eğitim programıdır (Publication 947).

Kendi adınıza da hareket edebilirsiniz. Bir birey kendi adına görünebilir. Gerçek bir yönetici veya normal tam zamanlı bir çalışan bir şirketi, bir genel ortak veya normal tam zamanlı bir çalışan bir ortaklığı (aşağıdaki denetim kuralları dışında), normal tam zamanlı bir çalışan ise bireysel bir işvereni temsil edebilir (31 CFR 10.7; Publication 947). Kural genel ortakları sayar, LLC üyelerini saymaz; bu yüzden çok üyeli bir LLC adına kimin hareket edebileceğini doğrulamalıdır.

Ortaklık veya ortaklık olarak vergilendirilen çok üyeli bir LLC, geçerli biçimde dışarıda kalmayı seçmediyse IRS merkezi ortaklık denetim kuralları kapsamındadır. Bu durumda ortaklık adına yalnızca ortaklık temsilcisi veya o temsilcinin atadığı kişi hareket eder, her ortağı bağlar ve bu konularda Form 2848'i imzalar. Temsilcinin ortak olması veya bir yeterlilik belgesi taşıması gerekmez. İncelenen yıl için kimin atandığını kontrol edin (26 USC 6223; Form 2848 talimatları; IRS); bkz. ortaklıklar nasıl vergilendirilir.

Bir yazı her zaman dışarıdan bir temsilci gerektirmez: IRS'nin ne istediğini ve cevap tarihini görmek için okuyun, sonra kimin cevap vereceğine karar verin.

Birini yetkilendirmek için, uygulama hakkı olan bir bireyle Form 2848 verin; bir firma yetkilendirilemez (Form 2848 talimatları). Form yalnızca 3. satırda listelenen konuları ve dönemleri kapsar: Form 1040'ınız için verilen bir vekâletname, şirket bordro vergisi nedeniyle size karşı önerilen trust fund recovery penalty'yi kapsamaz (Form 2848 talimatları). Form 2848 yalnızca IRS önünde geçerlidir; bir eyalet kurumu, sizin adınıza kimin hareket edebileceğine dair kendi kurallarını koyar. Bir temsilci atamak sizi vergi yükümlülüklerinizden kurtarmaz. Form 8821 ayrı ve yalnızca bilgi amaçlı bir yetkidir: bir muhasebe sorumlusunun IRS kayıtlarınızı görmesini sağlar ama sizin adınıza hareket etmesini sağlamaz. Form 8821 ile Form 2848 farkı için bkz. muhasebeci değiştirme.

Enrolled agent mı CPA mı: bir işletme için fark nedir?

İkisi de işletme beyannamelerini hazırlayıp imzalayabilir ve işletmeyi IRS'deki her konuda temsil edebilir. Fark, lisansı kimin verdiği ve lisansın başka neleri kapsadığıdır.

Enrolled agent'ı IRS lisanslar; uygunluk kontrolünden ve bireysel ile işletme beyannamelerini ve temsili kapsayan üç bölümlü Special Enrollment Examination sınavından geçmiştir ve her üç yılda 72 saat sürekli eğitim tamamlar (IRS). IRS ayrıca bazı eski IRS çalışanlarını deneyim yoluyla kayda alır (IRS).

CPA'e bir eyalet kurulu lisans verir ve çeşitli hizmetler sunabilir; bazı CPA'ler vergi alanında uzmanlaşır (IRS). Eyalet yasasının denetim ve tasdik işini CPA firmalarına ayırdığı yerlerde, bunu yalnızca bir CPA firması yapabilir.

İhtiyaç bir beyanname ve IRS işleriyse, iki yeterlilik de bu hakları taşır. Bir kredi veren veya yatırımcı denetlenmiş mali tablo isterse, eyaletinizde CPA firması lisansını sorun. Hangisi olursa olsun, kişinin her yıl hangi işletme beyannamelerini hazırladığını sorun. Bireysel beyannameler için bkz. CPA, enrolled agent veya vergi yazılımı.

Tam yetkili muhasebe sorumlusu ve controller nereye oturur?

İkisi de iş unvanıdır, lisans değildir. Bureau of Labor Statistics, tam yetkili muhasebe memurlarının bir kuruluşun tüm kayıtlarını tuttuğunu, controller'ların (mali işler müdürü) ise mali raporların hazırlanmasını yönettiğini anlatır (muhasebe memurları; mali yöneticiler).

İki unvan da IRS temsil hakkı taşımaz; bu haklar yukarıdaki yeterliliklerden gelir. Kapsamı yazılı isteyin ve ekipte bir CPA, enrolled agent veya avukat yeterliliği olan biri olup olmadığını sorun; daha fazla soru bir muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular rehberinde.

Controller ile CFO arasında seçim yapmak zorunda olan girişimler girişim için muhasebeci seçme rehberini okumalıdır.

Kim ne yapar: muhasebe kayıtları, bordro yatırımları, satış vergisi, beyanname ve yıl sonu devri?

Muhasebe kayıtlarını genellikle muhasebe sorumlusu tutar ve PTIN'i olan ücretli bir hazırlayıcı beyannameyi imzalar; ancak bunların hepsi için IRS'ye ve eyaletlere karşı hesap veren işletmedir.

Sıradan bir bordro hizmet sağlayıcısı veya raporlama acentesiyle, yatırımlar ve beyanlar için sorumluluk işverende kalır (Publication 15, 16. bölüm). Sertifikalı profesyonel işveren kuruluşu (CPEO), işyeri çalışanlarına ödediği ücretler üzerindeki federal istihdam vergilerinden genellikle tek sorumlu işverendir (IRS; 26 USC 3511). Bkz. bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemedi. Çalışanların ücretinden kesilen vergi ödenmezse, trust fund recovery penalty ödenmeyen verginin %100 tutarındadır ve kasten hareket eden sorumlu bir kişiye uygulanabilir; bu grup bir muhasebeciyi de kapsayabilir (Publication 15); bkz. stopaj vergisi sorumluluk cezası (trust fund recovery penalty). Aylık bir hizmetin neler sunduğu için bkz. aylık muhasebe kaydı hizmetinin neleri içerdiği.

Ayrı bir muhasebe sorumlusu ve CPA mı gerekir, yoksa tek bir firma ikisini de yapabilir mi?

Tek bir firma ikisini de yapabilir. Örneğin Florida'nın muhasebe kurulu, lisanslı bir bireysel CPA'in danışmanlık, vergi ve muhasebe kaydı hizmetleri sunabileceğini söyler (Florida Department of Business and Professional Regulation). Roller yine de ayrı işlerdir; bu yüzden hangi düzeni seçerseniz seçin üç noktayı yazılı netleştirin: beyannameyi hangi kişi imzalar ve bu kişinin PTIN'i ile temsil haklarını veren bir yeterlilik belgesi var mı, IRS ve eyalet yazılarına kim cevap verir ve bu ücrete dahil mi, banka, bordro ve muhasebe hesaplarının giriş bilgilerini kim tutar (bir muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim vermek).

İki sağlayıcıyla çalışıyorsanız, hazırlayıcıya muhasebe dosyasına okuma erişimi verin ve gerekli raporların listesini ve yıl bitmeden bunlara ne zaman ihtiyaç duyduğunu isteyin; böylece muhasebe sorumlusunun çıktısı uyumlu olur. Tek ücretle satılan bir paket, yazıları veya eyalet beyannamelerini kapsam dışı bırakabilir; bkz. online muhasebe hizmeti mi CPA firması mı.

Birinin yeterlilik belgelerini nasıl kontrol ederim?

Sizin adınıza imzalayacak veya sizi temsil edecek kişinin adını isteyin, sonra firmayı değil o kişiyi kontrol edin. Form 2848 yalnızca bireylerin adını yazar, asla bir firmanınkini yazmaz (Form 2848 talimatları).

1. CPA: lisansı ve varsa disiplin kaydını eyalet muhasebe kurulundan kontrol edin (IRS).
2. Enrolled agent: onlara IRS lisans verir ve IRS'nin Office of Enrollment birimi durumlarını doğrulayabilir (IRS). Federal vergi beyannamesi hazırlayıcıları rehberi, geçerli PTIN'i olan enrolled agent'ları, CPA'leri ve avukatları, ayrıca Annual Filing Season Program katılımcılarını listeler (IRS; rehber).
3. Avukat: eyalet barosundaki durumunu kontrol edin (IRS).
4. PTIN: isteyin. Hazırlayıcı, IRS'ye verilen beyannameye bunu yazmak zorundadır; sizin kopyanıza yazması şart değildir (IRS).
5. Rehberde yok: IRS, PTIN'i olan ama listelenmeyen hazırlayıcıların yine de iyi iş çıkarabileceğini söyler ve eğitimlerini ve aldıkları öğretimi sormanızı önerir.

Muhasebe sorumlularının federal bir lisansı ya da rehberi yoktur; bu yüzden referanslar ve net kapsam daha önemlidir; bkz. bir muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular. IRS, hazırlayıcıların uygunsuz davranışlarına ilişkin şikâyetleri kabul eder; bkz. vergi uzmanı seçmek.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Elena: birbiriyle konuşmayan iki sağlayıcı

Elena'nın tek kişilik tasarım LLC'si şahıs işletmesi olarak vergilendirilir ve US$90.000 geliri vardır. Bir muhasebe sorumlusuna ayda US$200, bir hazırlayıcıya yılda US$900 öder; toplam US$3.300. Muhasebe sorumlusunun raporları, hazırlayıcının istediği biçimde değildir.

Federal kurallar beyannamesini hazırlamak için CPA lisansı şart koşmaz: hazırlayıcının PTIN'i olmalıdır ve genellikle beyannameyi imzalar; eyaleti ayrıca kendi hazırlayıcı kurallarını ekleyebilir. Elena hazırlayıcıdan ihtiyaç duyduğu raporların yazılı bir listesini ister, listeyi muhasebe sorumlusuna iletir ve ikisine de muhasebe dosyasına okuma erişimi verir. Bir firma iki işi birlikte teklif ederse, yalnızca fiyata değil, adı yazılı imzalayanı, yazılı kapsamı ve IRS mektuplarına kimin cevap vereceğini karşılaştırır.

Marcus: bordro, muhasebe kayıtları ve bir beyanname

Marcus'un S şirketinin US$600.000 geliri ve 4 çalışanı vardır. Sıradan bir bordro hizmet sağlayıcısı (sertifikalı profesyonel işveren kuruluşu değil) yatırımları yapar, bir muhasebe sorumlusu her ay kayıtları kapatır ve bir CPA, ücretli hazırlayıcı olarak Form 1120-S'yi imzalar. Marcus yönetici olarak imzalar.

Yatırımlardan şirket sorumlu kalır. Sağlayıcı birini kaçırırsa IRS, şirketin hesabına ceza ve faiz tarh edebilir. IRS beyannameyle ilgili yazarsa, Marcus şirket adına Form 2848'i imzalayıp Form 1120-S ve listelenen yıllar için CPA'in adını yazabilir.

Ivy: başkasının hazırladığı bir beyannamede gelen yazı

Ivy, şirketinin beyannamesi hakkında bir IRS yazısı alır; beyannameyi yalnızca PTIN'i olan, başka bir yeterlilik belgesi ve Annual Filing Season Program kaydı olmayan bir hazırlayıcı hazırlamıştır. Bu hazırlayıcının onu temsil etme hakkı yoktur. Ivy yazıyı form, vergi yılı ve cevap tarihi için okur ve hazırlayıcının verilen beyannameyi imzalayıp PTIN yazıp yazmadığını kontrol eder.

Yönetici olarak kendisi cevap verebilir ya da şirket adına Form 2848'i imzalayıp o form ve yıl için bir CPA, enrolled agent veya avukat atayabilir. Yazı, kendisine kişisel olarak bir bordro cezası öneriyorsa, 3. satırda bu cezayı listeleyen kendi adına bir Form 2848 gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birbiriyle örtüşen iki teklifiniz var ya da muhasebe sorumlunuz ile hazırlayıcınız hiç dosya paylaşmıyor: kapsamı, adı yazılı imzalayanı ve IRS postasına kimin cevap vereceğini karşılaştırın; bunun için online muhasebe hizmeti mi CPA firması mı ve aylık muhasebe kaydı maliyeti rehberlerini kullanın; sonra şimdi hangi rollere ihtiyacınız olduğunu, kimin imzalayıp sizi temsil edeceğini ve tek bir firmanın hem muhasebe kayıtlarını hem beyannameyi yapıp yapamayacağını netleştirmek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Muhasebe kayıtlarınız veya beyannameleriniz geride: geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama ve verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama ile başlayın; yıllar kaçırıldıysa muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir IRS yazısı veya bordro cezası geldi: sizin adınıza hareket etmesini istediğiniz kişinin temsil hakkı olmalıdır; bkz. bordro vergilerinde gecikme ve son tarihi kaçıran muhasebeci. Yazının arkasındaki muhasebe kayıtları da güncel değilse, kimin hangi kısmı üstleneceğini belirlemek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Muhasebe sorumlunuz veya hazırlayıcınız hata yaptı: bkz. muhasebe sorumlusu hataları: cezaları kim öder ve muhasebeci değiştirme.
• Bir kredi veren için kâr zarar tablosu veya CPA mektubu gerekiyor: bkz. bir kredi verene gelir kanıtı.
• Risk sermayesi destekli bir şirket işletiyorsunuz: bkz. girişim için muhasebeci seçme.
• ABD dışından bir ABD LLC'sine veya şirketine sahipsiniz: yabancı sahipli bir ABD işletmesinin, yapı türüne ve işlemlerine göre ek yıllık beyanları olabilir; bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı ve yabancı sahipli C şirketi beyanı; ayrıca sınır ötesi vergi desteğini sorun.
• İşletmeniz veya sahipleriniz Kanada'da da bulunuyor: bkz. muhasebe sorumluları, muhasebeciler ve CPA'ler için Kanada rehberi ve bir Kanada işletmesi ne zaman sınır ötesi muhasebeci gerektirir.