QuickBooks Self-Employed Kapanıyor: Schedule C Kayıtlarını Taşıma

QuickBooks Self-Employed kapatılırsa şimdi neyi kaydetmeliyim?

Üreticinin verdiği tarihler ne olursa olsun, kayıtlarınızın tam bir kopyasını şimdi uygulamanın dışına kaydedin. Düzenleme yükümlülüğü vergiye tabi kişiye yükler: brüt geliri ve indirimleri ortaya koymaya yetecek defter veya kayıtları tutun ve vergi idaresi açısından önem taşıyabilecekleri sürece saklayın (26 CFR 1.6001-1). Yazılım üreticisi kapanış tarihlerini, dışa aktarma araçlarını ve yedek planlarını kendisi belirler ve değiştirebilir. Güncel bildirimi hesabınızda okuyun.

Şu durumlarda işiniz basit değildir:

• Dışa aktarmada bir yıl veya bir yılın bazı ayları eksiktir.
• Kişisel ve işletme harcamaları karışıktır.
• Uygulamanın dışında mil kaydı yoktur.
• Form 1099 toplamlarınız defterlerle uyuşmuyor.
• Bir yıl hiç beyan edilmemiştir.

Bu durumlarda genellikle kopyalamak değil, dış kaynaklardan yeniden oluşturmak gerekir. Aşağıdaki “Durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Erişim bitmeden önce toplayın:

• Dışa aktarabildiğiniz her yılın işlemleri; yalnızca özet raporlar değil, ayrıntılarıyla (tarih, alıcı, tutar, kategori).
• Her yılın kategori bazında gelir tablosu.
• Makbuz görselleri ve ekler.
• Mil kaydı: her yolculuk için bir satır (tarih, gidilen yer, işin amacı ve mil), ayrıca yıl boyunca toplam mil; iş, işe gidiş-geliş ve diğer olarak ayrılmış. Aracın işte ilk kullanıldığı tarihi, araca sahip mi olduğunuzu yoksa kiraladığınızı mı ve her yıl kullandığınız yöntemi (standart mil oranı veya gerçek giderler) ekleyin. Standart oran amortismanı zaten içerir ve önceki bir seçim, bir sonraki yıl hangi yöntemi kullanabileceğinizi sınırlayabilir (standart mil oranı mı, gerçek araç giderleri mi).
• Ekipman satın alma faturaları; tarih, maliyet ve o zamana kadar uygulanmış amortisman veya 179. madde indirimiyle birlikte.
• Aldığınız her Form 1099 (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC) ve verdiğiniz son beyanname.
• İşletme için kullanılan her banka ve kart hesabının hesap özetleri ile her tahmini vergi ödemesinin kanıtı.

“Yeni araca güvenmeden önce neleri kontrol etmeliyim?” bölümündeki kontrolleri geçen her araç işinizi görür. Seçim için bkz. Schedule C'ye hangi uygulama uygun ve muhasebecinizin desteklediği yazılımlar.

QuickBooks Self-Employed verilerim nereye gitti?

Yalnızca kaydettiğiniz kopya kesindir. Üreticinin verilerinizi ne kadar süre saklayacağı kendi kararıdır ve bildirimi ile şartlarında yazar. Oturum açamıyorsanız destek ekibinden hâlâ hangi dışa aktarmanın mümkün olduğunu sorun ve yanıtın tarihli bir kopyasını saklayın.

Kayıtlarınızı kaydetmediyseniz, üreticinin denetlemediği kaynaklardan yeniden oluşturun: banka ve kart hesap özetleri, Form 1099'lar (IRS çevrimiçi hesabınız bazı 1099'lar dahil mevcut bilgi beyannamelerini listeler), faturalar, ödeme platformu raporları ve e-postanızdaki makbuzlar. Bkz. banka hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma.

IRS, bir incelemede vergi mükelleflerinin kendi defter ve kayıtlarını tuttuğunu söyler. Mükellef istenen kayıtları vermeyi reddederse IRS bunları celp edebileceğini veya belgelenmemiş kalemleri reddedebileceğini belirtir. Aynı SSS, bir yedek dosyanın IRS'nin asıl kayıtları sınamasına izin verdiğini (bir elektronik tablo dışa aktarmasıyla bunu yeterince yapamadığını) ve işlemleri yeniden girerek oluşturulan dosyanın asıl kayıtların kopyası olmadığını söyler. Eski uygulama bir yedek dosya sunmuyorsa, sunduğu en eksiksiz dışa aktarmayı saklayın.

Schedule C hangi kayıtları ister?

Gelirinizi ve giderlerinizi açıkça gösteren her sistem işe yarar. IRS, yasanın genellikle özel bir kayıt türü şart koşmadığını söyler. Publication 583 iki şey ister: işlemlerinizi özetleyen defterler ve arkasındaki destekleyici belgeler.

Tek başına ödeme kanıtı bir indirimi ispatlamaz. Publication 583, maliyeti gösteren makbuzu veya faturayı da saklamanızı söyler. Mil için bkz. mil kaydında bulunması gerekenler. Günlük alışkanlıklar için bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma.

Eski kategorilerim hangi Schedule C satırlarını besliyordu ve yeni araç neyi üretmeli?

Yeni araç her Schedule C satırı için bir toplam ya da kategorilerinizden bu satırlara açık bir eşleme sunmalıdır. Eski kategori listenizi formun yanında açın. Satır numaraları yayımlanmış son forma göre verilir ve değişebilir.

Talimatlar, geliri tüm kaynaklardan bildirmenizi ve serbest meslek vergisi dahil federal gelir vergilerini indirmemenizi söyler. Sahip çekimleri, kendi hesaplarınız arasındaki transferler ve kişisel harcamalar da hiçbir gider satırına girmez. İki satıra yayılan her kategoriyi bölün. Bkz. Schedule C için hesap planı.

IRS geçilecek belirli bir uygulama şart koşuyor mu ve muhasebe yöntemim değişir mi?

IRS belirli bir uygulama şart koşmaz ve yazılımı değiştirmek tek başına muhasebe yönteminizi değiştirmez. Bilgisayarlı bir sistem, defterlerinizle ve beyannamenizle uyuşan okunabilir kayıtlar üretmelidir (Publication 583). Vergilendirilebilir geliri hesaplamak ve defterlerinizi tutmak için aynı yöntemi kullanmalısınız. Schedule C'nin F satırı, yöntemin nakit, tahakkuk veya başka bir yöntem olup olmadığını sorar.

Yöntemin kendisini değiştirmek, örneğin nakit esasından tahakkuk esasına geçmek, genellikle IRS onayı gerektiren ve Form 3115 ile talep edilen ayrı bir adımdır (Publication 583; Schedule C talimatları). Bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.

Bu yüzden yeni aracın raporlarının esasını kontrol edin. Nakit esasında geliri aldığınızda bildirir, giderleri ödediğinizde indirirsiniz. Geliri fatura tarihinde sayan bir araç, nakit esasındaki bir beyannameyle uyuşmaz. Eski raporlarınız ile verdiğiniz beyanname farklı esaslar kullandıysa, taşınmadan önce bir hazırlayıcıya baktırın: yeni aracın toplamları ikisiyle birden uyuşamaz. Çevrimiçi muhasebe yazılımı için bkz. çevrimiçi muhasebe yazılımlarının karşılaştırması.

Mil kaydım ve makbuzlarım için yeterli kayıt nedir?

Seyahat, hediye ve araç giderlerinde IRS; hesap defteri, günlük, kayıt, gider beyanı, seyahat çizelgesi veya benzer bir kaydı kabul eder ve bilgisayarda hazırlanan kaydın yeterli olduğunu söyler. Genellikle makbuz, ödenmiş çek veya fatura gibi belgeye dayalı kanıt da gerekir; makbuzuna kolay ulaşılamayan bir ulaşım gideri gibi birkaç istisna vardır. Tahmin ettiğiniz veya yaklaşık hesapladığınız seyahat, hediye veya araç tutarlarını indiremezsiniz (Publication 463, Topic 510). Diğer işletme maliyetleri yukarıdaki genel kurala uyar: defterler ve destekleyici belgeler.

Bir araç için kayıt, her kullanımın tarihini, işle ilgili gidilen yeri ve amacını, her iş kullanımının milini ve yıl boyunca toplam mili gösterir. Olayın olduğu sırada veya hemen sonra kaydedin. Haftalık tutulan kayıt zamanında sayılır.

Uygulamadaki kayıt, ancak onu alıp çoğaltabildiğiniz sürece geçerli olabilir. 47. satır için Schedule C talimatları, araç giderlerine ilişkin yazılı kanıtın belirli şartları karşılayan bir elektronik saklama sisteminde tutulmasına izin verir. Publication 583, böyle bir sistemin kayıtları dizinlemesi, saklaması, koruması, geri getirmesi ve IRS'nin erişebileceği okunabilir biçimde çoğaltması gerektiğini söyler. IRS, belirli bir uygulamanın bu ölçütü karşılayıp karşılamadığını söylemez. Artık alınamayan bir uygulama kaydı karşılamayabilir; bu yüzden çoğaltabileceğiniz bir kopya saklayın.

Kayıtlar eksikse Publication 463 kendi beyanınızı ve başka destekleyici kanıtı kabul eder. Kontrolünüz dışındaki nedenlerle yok olan kayıtların yeniden oluşturulmasına izin verir; örnekleri yangın, sel ve diğer kazalardır. Kapatılmış bir uygulamayı anmaz, bu yüzden buna güvenmeyin. Bkz. mil kaydını yeniden oluşturma ve kayıp makbuzlar.

Taşındıktan sonra kayıtlarımı ne kadar süre saklarım?

Kayıtları her beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar, genellikle verilme tarihinden itibaren üç yıl saklayın (IRS). Bu süre, beyannameyi değiştirebileceğiniz veya IRS'nin daha fazla vergi tarh edebileceği süredir. Yazılım değiştirmek bu süreyi ne kısaltır ne de yeniden başlatır.

Verilmiş beyannamelerin kopyalarını da saklayın. Hiç verilmemiş bir yılın sınırı yoktur, bu yüzden o yıl için her şeyi saklayın. İade talepleri, tahsil edilemeyen alacaklar ve istihdam vergisi gibi diğer durumlar işletme kayıtlarını ne kadar süre saklamalı rehberinde.

Uygulamanın üç aylık tahmini vergi takibinden neyi taşımalıyım?

Uygulamanın tahminlerini değil, gerçekte ödediklerinizi taşıyın. Tahmini vergi gelir vergisini ve serbest meslek vergisini kapsar ve iade alacak olsanız bile geç veya eksik bir taksit ceza getirebilir.

• Vergi yılı için her federal ödemenin tarihi ve tutarı. Bunları bankanızdan, ödeme onaylarından veya tahmini ödemeler dahil beş yıla kadar ödeme geçmişini gösteren IRS çevrimiçi hesabınızdan alın.
• Önceki yıldan bu yıla mahsup edilen fazla ödeme. 2025 Form 1040'ta 26. satır bunu tahmini ödemelerle birleştirir; güncel formu kontrol edin.
• Eyalet ödemeleri, federal olanlardan ayrı tutulur.
• Uygulamanın öngördüğü vergi yalnızca referans olarak. Form 1040-ES çalışma sayfasıyla yeniden hesaplayın.

Ceza kuralları ve son tarihler üç aylık tahmini vergi ödemeleri rehberinde.

Şimdi mi taşınmalıyım, yoksa gelecek yılın başında mı?

Tek bir geçiş tarihi kayıtları temiz biçimde ayırıyor ve gelir bir kez sayılıyorsa ikisi de işe yarayabilir. Vergi yılının ilk gününde başlamak her yılı tek bir araçta tutar. Yıl ortasında taşınmak, tek bir Schedule C'yi iki araçtan kurar: geçiş tarihine kadar eski, sonrası için yeni araç. Üreticinin bildirimi erişimi önce bitiriyorsa tarihinizi o belirler; bu yüzden ondan önce yılın o ana kadarki bölümünü dışa aktarın.

Gelirin iki kez sayılmasını önlemek için:

1. Banka hesap özeti tarihiyle örtüşen, mutabakatını yaptığınız bir aya denk gelen bir geçiş tarihi seçin.
2. Her banka ve kart hesabının mutabakatını geçiş tarihine kadar yapın ve mutabık defter bakiyesini açılış bakiyesi olarak girin. Hesap özeti bakiyesi farklı olabilir: henüz hesaba geçmemiş mevduatlar ve henüz tahsil edilmemiş çekler defterlerinizdedir ama hesap özetinde yoktur.
3. Geçiş tarihinden sonraki işlemleri yükleyin. Tahsil edilmemiş çekleri ve mevduatları ayrı listeleyin ve tekrar kaydetmek yerine tahsil edildiklerinde eşleştirin. Önceki ayrıntıyı eski dışa aktarmada saklayın.
4. Nakit esası: gelir genellikle aldığınızda sayılır; bu yüzden geçiş tarihinde ödenmemiş bir faturayı ödeme geldiğinde kaydedin. Tahakkuk esası: yeni gelir olarak değil, açık alacak olarak taşıyın.
5. Eski dışa aktarmayı tüm vergi yılı artı her iki yanında bir ay boyunca saklayın. Bir denetçi, gelir ve giderlerin dönem sonu ayrımını sınamak için yıldan önceki ve sonraki ayı isteyebilir.

Bkz. yıl ortasında yazılım değiştirme ve iki kez sayılan gelir.

Yeni araca güvenmeden önce neleri kontrol etmeliyim?

Aracı, kendisinin oluşturmadığı kayıtlarla sınayın. Yüklediğiniz her yıl için bu kontrolleri yapın.

1. satır, Form 1099-NEC'lerinizin Box 1 toplamından azsa, Schedule C talimatları farkı açıklayan bir beyan eklemenizi söyler. Publication 583, çek hesabınızın mutabakatını her ay yapmanızı ve işletme hesabınızı kişisel hesabınızdan ayrı tutmanızı söyler.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

1099-NEC geliri US$60.000 olan serbest grafik tasarımcı

Uygulama, tasarımcının 8.000 iş milinin tek kaydını tutuyor. Tasarımcı her yolculuğu tarih, yer, amaç ve milleriyle, ayrıca yıl boyunca toplam milleriyle dışa aktarır ve vergi kayıtlarıyla birlikte saklar. IRS uygulamayı değil, yeterli kayıtları ister. Yeni aracın 1. satırı US$60.000'ı ve hiçbir müşterinin 1099'da bildirmediği iş gelirlerini içermelidir.

US$30.000 satışı ve US$24.000 mevduatı olan pazar yeri satıcısı

US$6.000'lık fark, ödemeden önce kesilen ücretler ve iadelerdir. Yeni araç US$30.000'ı satış, platform ücretlerini gider ve müşteri iadelerini 2. satırda iadeler ve indirimler olarak kaydeder; böylece 1. satır US$30.000'dan başlar ve varsa brüt tutarı gösteren bir 1099-K ile örtüşür. Yalnızca US$24.000 mevduatı kaydeden bir araç 1. satırı US$6.000 eksik gösterir.

1 Temmuz'da taşınan şahıs işletmesi sahibi

Nakit esasını kullanıyor. Eski araçta Ocak–Haziran için US$30.000, yeni araçta Temmuz'dan itibaren US$35.000 gelir var; böylece 1. satır US$65.000 olur. Geçiş tarihini 30 Haziran olarak belirler ve yeni aracı mutabık 30 Haziran bakiyeleriyle açar, tahsil edilmemiş çek ve mevduatları listeler. 20 Haziran'da gönderilip 8 Temmuz'da ödenen US$5.000'lık fatura, nakit esasında genellikle Temmuz gelirdir. Bunu mevduat geldiğinde bir kez girer; ayrıca fatura olarak girmez.

Durumunuz farklı mı?

• Dışa aktarmada aylar ya da tüm yıllar eksik: beyannameden önce defterler hesap özetlerinden yeniden oluşturulmalıdır. Bkz. banka hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Gelir yılları hiç beyan edilmedi: beyan edilmemiş bir yılın kayıtları için zaman sınırı yoktur. Bkz. beyan edilmemiş yıllar için Schedule C giderleri; ayrıca bireysel vergi desteği alın.
• Kişisel ve işletme harcamaları karışık: Schedule C kurulmadan önce ayırın. Bkz. karışmış paraları düzeltme; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• 1099-NEC toplamlarınız defterlerinizdeki gelirden fazla: Schedule C talimatları farkı açıklayan bir beyan ister, bu yüzden nedeni önemlidir. Açıklanamıyorsa bkz. bireysel vergi desteği. Neden mükerrer kayıtsa bkz. iki kez sayılan gelir.
• Müşterileriniz ABD dışından veya başka para biriminde ödüyor: 1099 gelmeyebilir, bu yüzden 1. satır kendi kayıtlarınıza dayanır. Bkz. yabancı müşteriden 1099 gelmemesi; neyin bildirileceği için bireysel vergi desteği.
• Uygulamanın dışında mil kaydı veya makbuz yok: bkz. mil kaydını yeniden oluşturma, mil kaydında bulunması gerekenler ve kayıp makbuzlar; boşluklar geniş ise muhasebe kayıtları desteği alın.
• Açık bir IRS bildirimi veya incelemesi var: IRS SSS'ye göre yeniden oluşturulmuş veya özetlenmiş bir dosya, incelenen yıllar için yapılan talebi karşılamaz; bu yüzden neyin teslim edileceği bireysel vergi desteği ile ele alınacak bir sorudur. Bkz. küçük bir işletmenin IRS denetimi.
• Bir ortak katıldı ya da işletme artık şirket olarak beyan veriyor: Schedule C şahıs işletmesi içindir, bu yüzden eski defterler olduğu gibi geçmeyebilir. Bkz. S seçiminden sonra defterler; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bunun yerine bir QuickBooks Online dosyasını kapatıyorsunuz: bkz. QuickBooks iptal edilirken saklanacak kayıtlar.