Fin de QuickBooks Self-Employed : migrer vos livres de l'annexe C

Si QuickBooks Self-Employed est abandonné, que dois-je sauvegarder maintenant?

Sauvegardez dès maintenant une copie complète de vos registres hors de l'application, peu importe les dates de l'éditeur. Le règlement impose l'obligation à la personne assujettie à l'impôt : tenir des livres ou des registres suffisants pour établir le revenu brut et les déductions, et les conserver aussi longtemps qu'ils peuvent servir à l'administration de l'impôt (26 CFR 1.6001-1). L'éditeur du logiciel fixe ses dates de retrait, ses outils d'exportation et ses plans de remplacement, et peut les modifier. Lisez l'avis en vigueur dans votre compte.

Votre situation n'est pas simple si :

• Une année, ou des mois d'une année, manquent dans l'exportation.
• Les dépenses personnelles et professionnelles sont mélangées.
• Aucun registre de kilométrage n'existe hors de l'application.
• Vos totaux de formulaires 1099 ne concordent pas avec les livres.
• Une année n'a jamais été produite.

Ces cas exigent habituellement une reconstitution à partir de sources externes, et non une simple copie. Voir « Votre situation est différente? » plus bas.

À rassembler avant la fin de l'accès :

• Chaque année d'opérations que vous pouvez exporter, avec le détail (date, bénéficiaire, montant, catégorie), et pas seulement des rapports sommaires.
• L'état des résultats de chaque année, par catégorie.
• Les images de reçus et les pièces jointes.
• Le registre de kilométrage : une ligne par trajet avec la date, la destination, le but commercial et les milles, plus le total des milles de l'année réparti entre usage commercial, trajets domicile-travail et autres. Ajoutez la date à laquelle le véhicule a servi pour la première fois à l'entreprise, s'il est à vous ou loué, et la méthode retenue chaque année, taux standard par mille ou frais réels. Le taux standard comprend déjà l'amortissement, et un choix antérieur peut limiter la méthode que vous pourrez utiliser ensuite (taux standard par mille ou frais réels d'automobile).
• Les factures d'achat de l'équipement, avec la date, le coût et tout amortissement ou toute déduction de l'article 179 déjà pris.
• Chaque formulaire 1099 reçu (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC) et votre dernière déclaration produite.
• Les relevés de chaque compte bancaire et de carte utilisé pour l'entreprise, et la preuve de chaque paiement d'impôt estimatif.

Tout outil qui réussit les vérifications décrites sous « Que dois-je vérifier dans le nouvel outil avant de lui faire confiance? » convient. Pour en choisir un, voir quelle application convient à l'annexe C et les logiciels que votre comptable prend en charge.

Où sont passées mes données de QuickBooks Self-Employed?

Seule la copie que vous avez sauvegardée est certaine. La durée pendant laquelle l'éditeur conserve vos données relève de sa décision, énoncée dans son avis et ses conditions. Si vous ne pouvez plus vous connecter, demandez à son soutien quelle exportation est encore offerte et gardez une copie datée de la réponse.

Si vous n'avez pas sauvegardé vos registres, reconstituez-les à partir de sources que l'éditeur ne contrôle pas : relevés bancaires et de carte, formulaires 1099 (votre compte en ligne de l'IRS énumère les déclarations de renseignements disponibles, dont certains formulaires 1099), factures, rapports des plateformes de paiement et reçus dans votre courriel. Voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Lors d'un examen, l'IRS dit que les contribuables tiennent eux-mêmes leurs livres et registres. Si un contribuable refuse de fournir les registres demandés, l'IRS dit pouvoir les exiger par assignation ou refuser les éléments déclarés faute de justification. La même foire aux questions précise qu'un fichier de sauvegarde permet à l'IRS de vérifier les registres originaux, ce qu'elle ne peut pas faire adéquatement avec une exportation en tableur, et qu'un fichier reconstitué en ressaisissant les opérations n'est pas une copie des registres originaux. Si l'ancienne application n'offre aucun fichier de sauvegarde, conservez l'exportation la plus complète qu'elle offre.

De quels registres l'annexe C a-t-elle besoin?

Tout système qui montre clairement vos revenus et vos dépenses convient. L'IRS dit que la loi n'exige généralement aucun type particulier de registres. La Publication 583 demande deux choses : des livres qui résument vos opérations et les pièces justificatives qui les appuient.

La preuve de paiement ne suffit pas à elle seule à établir une déduction. La Publication 583 dit de conserver aussi le reçu ou la facture qui montre le coût. Pour le kilométrage, voir ce que doit montrer un registre de kilométrage. Pour les habitudes courantes, voir la tenue de registres du travailleur autonome.

Quelles lignes de l'annexe C mes anciennes catégories alimentaient-elles, et que doit produire le nouvel outil?

Le nouvel outil doit donner un total pour chaque ligne de l'annexe C, ou une correspondance claire entre vos catégories et ces lignes. Ouvrez votre ancienne liste de catégories à côté du formulaire. Les numéros de ligne suivent le dernier formulaire publié et peuvent changer.

Les instructions disent de déclarer le revenu de toutes les sources et de ne pas déduire l'impôt fédéral sur le revenu, y compris l'impôt sur le travail autonome. Les retraits du propriétaire, les virements entre vos propres comptes et les dépenses personnelles n'appartiennent non plus à aucune ligne de dépenses. Divisez toute catégorie qui touche deux lignes. Voir le plan comptable pour l'annexe C.

L'IRS exige-t-il une application en particulier pour la migration, et ma méthode comptable change-t-elle?

L'IRS n'exige aucune application en particulier, et changer de logiciel ne change pas à lui seul votre méthode comptable. Un système informatisé doit produire des registres lisibles qui concordent avec vos livres et votre déclaration (Publication 583). Vous devez utiliser la même méthode pour calculer le revenu imposable et pour tenir vos livres. La ligne F de l'annexe C demande s'il s'agit de la méthode de caisse, de la méthode d'exercice ou d'une autre méthode.

Changer la méthode elle-même, par exemple de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, est une étape distincte qui exige généralement l'approbation de l'IRS, demandée au moyen du formulaire 3115 (Publication 583; instructions de l'annexe C). Voir passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Vérifiez donc la base des rapports du nouvel outil. Selon la méthode de caisse, vous déclarez le revenu lorsque vous le recevez et déduisez les dépenses lorsque vous les payez. Un outil qui compte le revenu à la date de la facture ne concordera pas avec une déclaration établie selon la méthode de caisse. Si vos anciens rapports et votre déclaration produite reposaient sur des bases différentes, faites examiner le dossier par un préparateur avant de migrer : les totaux du nouvel outil ne peuvent pas concorder avec les deux. Pour les logiciels de comptabilité en ligne, voir la comparaison des logiciels de comptabilité en ligne.

Qu'est-ce qu'un registre adéquat pour mon registre de kilométrage et mes reçus?

Pour les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile, l'IRS accepte un livre de comptes, un journal, un registre, un état de dépenses, une feuille de route ou un document semblable, et dit qu'un registre préparé à l'ordinateur est adéquat. Il vous faut généralement aussi une preuve documentaire, comme des reçus, des chèques payés ou des factures, avec quelques exceptions, par exemple une dépense de transport pour laquelle un reçu n'est pas facilement disponible. Vous ne pouvez pas déduire les montants de voyage, de cadeaux ou d'automobile que vous approximez ou estimez (Publication 463, rubrique 510). Les autres coûts d'entreprise suivent la règle générale ci-dessus : des livres et des pièces justificatives.

Pour un véhicule, le registre indique la date, la destination commerciale et le but de chaque usage, les milles parcourus pour chaque usage commercial et le total des milles de l'année. Inscrivez-le au moment des faits ou peu après. Un registre tenu chaque semaine est considéré comme à jour.

Le registre d'une application peut être admissible, mais seulement tant que vous pouvez le récupérer et le reproduire. Les instructions de l'annexe C pour la ligne 47 permettent de conserver la preuve écrite des frais d'automobile dans un système de stockage électronique qui répond à certaines exigences. La Publication 583 dit qu'un tel système doit indexer, stocker, préserver, récupérer et reproduire les registres sous une forme lisible, accessible à l'IRS. L'IRS ne dit pas si une application donnée répond à cette norme. Un registre d'application qui ne peut plus être récupéré pourrait ne pas y répondre; gardez donc une copie que vous pouvez reproduire.

Si les registres sont incomplets, la Publication 463 permet votre propre déclaration accompagnée d'autres éléments de preuve. Elle permet de reconstituer des registres détruits pour des raisons indépendantes de votre volonté, et ses exemples sont l'incendie, l'inondation et d'autres sinistres. Elle ne nomme pas une application abandonnée; n'y comptez donc pas. Voir reconstituer un registre de kilométrage et les reçus perdus.

Combien de temps dois-je conserver mes registres après la migration?

Conservez les registres jusqu'à l'expiration du délai de prescription de chaque déclaration, généralement trois ans à compter de la date de production (IRS). Ce délai est la période pendant laquelle vous pouvez modifier une déclaration ou l'IRS peut établir un impôt supplémentaire. Changer de logiciel ne raccourcit pas ce délai et ne le fait pas redémarrer.

Conservez aussi des copies des déclarations produites. Si une année n'a jamais été produite, il n'y a aucune limite; conservez donc tout ce qui s'y rapporte. Les autres cas, comme les demandes de remboursement, les créances irrécouvrables et l'impôt sur l'emploi, sont traités dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Que dois-je reporter du suivi de l'impôt estimatif trimestriel de l'application?

Reportez ce que vous avez réellement payé, et non les estimations de l'application. L'impôt estimatif couvre l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome, et un versement tardif ou insuffisant peut entraîner une pénalité même lorsqu'un remboursement est dû.

• La date et le montant de chaque paiement fédéral de l'année d'imposition. Tirez-les de votre banque, de vos confirmations de paiement ou de votre compte en ligne de l'IRS, qui montre jusqu'à cinq ans d'historique de paiements, y compris les paiements estimatifs.
• Tout trop-payé de l'année précédente appliqué à cette année. Sur le formulaire 1040 de 2025, la ligne 26 le combine aux paiements estimatifs; vérifiez le formulaire en vigueur.
• Les paiements à l'État, gardés séparés des paiements fédéraux.
• L'impôt projeté par l'application, seulement comme référence. Recalculez-le avec la feuille de calcul du formulaire 1040-ES.

Les règles de pénalité et les dates d'échéance figurent dans les paiements d'impôt estimatif trimestriels.

Devrais-je migrer maintenant ou au début de l'année suivante?

Les deux peuvent convenir si une seule date de bascule sépare nettement les registres et que le revenu est compté une seule fois. Commencer le premier jour de l'année d'imposition garde chaque année dans un seul outil. Une migration en cours d'année produit une seule annexe C à partir de deux outils : l'ancien jusqu'à la date de bascule, le nouveau ensuite. Si l'avis de l'éditeur met fin à l'accès plus tôt, c'est lui qui fixe votre date; exportez donc l'année en cours jusqu'à ce jour avant cette date.

Pour éviter de compter le revenu deux fois :

1. Choisissez une date de bascule qui correspond à la date d'un relevé bancaire, dans un mois que vous avez rapproché.
2. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte jusqu'à la date de bascule et inscrivez son solde comptable rapproché comme solde d'ouverture. Le solde du relevé peut différer : les dépôts non encore crédités et les chèques non encore encaissés sont dans vos livres, mais pas sur le relevé.
3. Chargez les opérations datées après la date de bascule. Énumérez séparément ces chèques et dépôts en suspens et associez-les à leur encaissement, au lieu de les inscrire de nouveau. Gardez le détail antérieur dans l'ancienne exportation.
4. Méthode de caisse : le revenu est généralement compté lorsque vous le recevez; inscrivez donc une facture impayée à la date de bascule à la réception du paiement. Méthode d'exercice : reportez-la comme créance ouverte, et non comme nouveau revenu.
5. Conservez l'ancienne exportation pour toute l'année d'imposition plus un mois de chaque côté. Un vérificateur peut demander le mois précédent et le mois suivant l'année pour vérifier la séparation des périodes des revenus et des dépenses.

Voir changer de logiciel de comptabilité en cours d'année et revenus en double dans QuickBooks.

Que dois-je vérifier dans le nouvel outil avant de lui faire confiance?

Testez-le avec des registres que l'outil n'a pas créés. Faites ces vérifications pour chaque année que vous chargez.

Si la ligne 1 est inférieure au total de la case 1 de vos formulaires 1099-NEC, les instructions de l'annexe C disent de joindre un état expliquant la différence. La Publication 583 dit de rapprocher votre compte chèques chaque mois et de garder votre compte d'entreprise séparé de votre compte personnel.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Graphiste pigiste avec 60 000 $ US de revenus 1099-NEC

L'application contient son seul registre de 8 000 milles d'affaires. Elle exporte chaque trajet avec la date, le lieu, le but et les milles, plus le total des milles de l'année, et le classe avec ses dossiers fiscaux. L'IRS demande des registres adéquats, pas l'application. La ligne 1 de son nouvel outil doit inclure les 60 000 $ US et tout revenu d'entreprise qu'aucun client n'a déclaré sur un formulaire 1099.

Vendeur sur une place de marché avec 30 000 $ US de ventes et 24 000 $ US de dépôts

L'écart de 6 000 $ US correspond aux frais et aux remboursements retenus avant le versement. Le nouvel outil inscrit 30 000 $ US comme ventes, les frais de la plateforme comme dépense et les remboursements aux clients comme retours et rabais à la ligne 2; la ligne 1 part donc de 30 000 $ US et concorde avec un formulaire 1099-K, s'il en est émis un, qui montre le montant brut. Un outil qui n'inscrit que les 24 000 $ US de dépôts sous-estime la ligne 1 de 6 000 $ US.

Entrepreneure individuelle qui change d'outil le 1er juillet

Elle utilise la méthode de caisse. L'ancien outil contient 30 000 $ US de revenus de janvier à juin, et le nouveau 35 000 $ US à partir de juillet; la ligne 1 est donc de 65 000 $ US. Elle fixe la date de bascule au 30 juin et ouvre le nouvel outil avec ses soldes rapprochés du 30 juin, en énumérant les chèques et dépôts en suspens. Une facture de 5 000 $ US envoyée le 20 juin et payée le 8 juillet est, selon la méthode de caisse, généralement un revenu de juillet. Elle l'inscrit une seule fois, à l'arrivée du dépôt, et non aussi comme facture.

Votre situation est différente?

• Des mois ou des années entières manquent dans l'exportation : les livres doivent être reconstitués à partir des relevés avant la déclaration. Voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des années de revenus n'ont jamais été produites : les registres d'une année non produite n'ont aucune limite de temps. Voir les dépenses de l'annexe C pour des années non produites et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Les dépenses personnelles et professionnelles sont mélangées : séparez-les avant d'établir l'annexe C. Voir corriger le mélange des fonds et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les totaux de vos formulaires 1099-NEC dépassent le revenu inscrit dans vos livres : les instructions de l'annexe C exigent un état expliquant la différence; la cause importe donc. Si elle reste inexpliquée, voir l'aide en fiscalité des particuliers. Si la cause est un doublon, voir revenus en double dans QuickBooks.
• Vos clients paient de l'extérieur des États-Unis, ou dans une autre devise : un formulaire 1099 peut ne pas arriver; la ligne 1 repose alors sur vos propres registres. Voir aucun formulaire 1099 d'un client étranger, et pour savoir quoi déclarer, l'aide en fiscalité des particuliers.
• Aucun registre de kilométrage ni aucun reçu n'existe hors de l'application : voir reconstituer un registre de kilométrage, ce que doit montrer un registre de kilométrage et les reçus perdus, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les lacunes sont grandes.
• Un avis ou un examen de l'IRS est en cours : la foire aux questions de l'IRS dit qu'un fichier reconstitué ou condensé ne satisfait pas à une demande portant sur les années examinées; ce qu'il faut remettre est donc une question pour l'aide en fiscalité des particuliers. Voir une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Un associé s'est joint, ou l'entreprise produit maintenant comme société : l'annexe C vise l'entreprise individuelle; les anciens livres peuvent donc ne pas se reporter tels quels. Voir livres après le choix de société de type S et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous fermez plutôt un fichier QuickBooks Online : voir les registres à conserver en annulant QuickBooks.