Schedule C ve Form 1120-S İçin Hesap Planı Nasıl Kurulur

Hesap planı nedir ve IRS bunu zorunlu tutar mı?

Hesap planı, defterlerinizin kayıt yaptığı hesapların listesidir: gelir, gider, varlık, borç ve sahip sermayesi. IRS belirli bir liste veya sistem şart koşmaz. Gelir ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini seçebilirsiniz (IRS kayıt tutma sayfası). Bilgisayarlı bir sistem kullanıyorsanız sistemin tam bir tanımını saklayın. Publication 583, bu tanımda diğer öğelerin yanı sıra hesap planlarının ve ayrıntılı hesap açıklamalarının yer alması gerektiğini söyler.

Beyannamenin sabit tuttuğu şey satırlarıdır. Gider hesaplarınızı bu satırlara bağlanacak şekilde kurun. Hesapların adı ve numarası size kalmıştır; her hesabın hangi satırı beslediği ise size kalmamıştır. Yazılımlar hesaplara çoğunlukla kategori der; bu sayfa ikisi için de hesap sözcüğünü kullanır. Aşağıdaki tablolar başlangıç listesi olarak işe yarar: hesap sütununu kopyalayın, sonra alt hesaplar ekleyin.

Satırlar, işletmenin nasıl vergilendirildiğine bağlıdır. Şahıs işletmesi sahibi ile kurumsal vergilendirmeyi seçmemiş tek üyeli LLC, Schedule C ile beyan verir (Schedule C talimatları). S şirketi ise Form 1120-S ile beyan verir (IRS). Bu sayfa ikisini de eşleştirir.

Durumunuz şu hallerde basit değildir:

• işletmenin iki veya daha fazla sahibi varsa: iki veya daha fazla üyeli LLC varsayılan olarak ortaklıktır ve Schedule C değil, ortaklık beyannamesi verir (IRS). Evli çiftler istisna olabilir: LLC dışında, tek sahipleri eşler olan, ikisi de işe fiilen katılan ve ortak beyanname veren bir işletme, nitelikli ortak girişim (qualified joint venture) statüsünü seçip her biri ayrı Schedule C verebilir (Schedule C talimatları). IRS ayrıca yalnızca eşlere mal ortaklığı (community property) rejimiyle ait bir kuruluş için ortaklık veya yok sayılan işletme muamelesini kabul eder (Rev. Proc. 2002-69). Hangi beyannamenin verildiğini kontrol edin. Bkz. LLC sermaye hesapları ve eş ve aile LLC'leri;
• tek üyeli LLC'nin sahibi yabancı bir kişiyse: LLC gelir vergisi bakımından yok sayılır, ancak Form 5472 bakımından şirket gibi işlem görür ve bu formu vermesi gerekebilir (Form 5472 talimatları); bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı;
• birden fazla işletmeniz varsa: Publication 583, her biri için tam ve ayrı bir kayıt seti tutmanızı söyler;
• mal üretiyor veya yeniden satıyorsanız: satılan malın maliyetinin Schedule C'de kendi bölümü vardır, bkz. satılan malın maliyeti;
• işletme yeni S statüsü seçtiyse: seçimin bir yürürlük tarihi vardır. O tarihten önceki defterler eski beyannameyi (tek sahipli işletmede genellikle Schedule C), sonrakiler Form 1120-S'yi besler. Form 2553 genellikle seçimin geçerli olacağı vergi yılının başlangıcından sonraki 2 ay 15 gün içinde verilmelidir (talimatlar); bkz. S şirketi seçiminden sonra defterler;
• kategorileriniz beyannamenin satırlarını aştıysa, hazırlayıcınız bunları her yıl yeniden eşleştiriyorsa, Schedule C'den S şirketine geçtiniz ve eski hesaplar artık uymuyorsa ya da S şirketinin bilançosu Schedule L ile tutmuyorsa: hesap listesini ve beyandan önce yeniden kodlanacak kayıtları muhasebe desteğiyle netleştirmeye değer.

Son beyannameyi (Schedule C veya ekli açıklamalarıyla Form 1120-S), güncel hesap listenizi ve yıl için hesaplara göre gelir tablosu raporunu hazırlayın. S şirketinin ayrıca yıl sonu bilançosu da gerekir.

Hesap planı ile genel defter (general ledger) aynı şey midir?

Hayır. Hesap planı listedir. Genel defter ise bu hesaplara girilen tüm kayıtları tutar. Publication 583, defteri yevmiye kayıtlarından alınan toplamların hesaplara göre düzenlendiği bir kitap olarak anlatır. Listeyi değiştirirseniz defterden çıkan tüm raporlar da değişir.

Her işletmenin hangi hesaplara ihtiyacı var?

Beş grup: gelir, gider, varlık, borç ve sahip sermayesi. Publication 583 çift kayıtlı defteri şöyle anlatır: gelir ve gider hesapları her vergi yılı sonunda kapanır, varlık, borç ve öz sermaye hesapları açık kalır.

İadeleri ve geri dönüşleri kendi gelir hesabında tutun. Schedule C satır 2 ve Form 1120-S satır 1b, bunları brüt hasılattan ayrı gösterir (Schedule C talimatları; Form 1120-S talimatları).

Alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip eyalete ödediğiniz satış vergisi ne gelirdir ne de indirilebilir giderdir (Schedule C talimatları); bu yüzden ona bir borç hesabı açın. Bkz. satış vergisinin kaydı ve ödemeleri komisyon düşülmüş net tutarla geliyorsa satışlar ile ödemelerin mutabakatı.

Stok dışında, şahıs işletmesi sahibinin bilanço hesapları Schedule C'de görünmez. Yine de önemlidirler, çünkü krediler, ekipman ve sahibin çekimleri gider hesabına girmemesi gereken kalemlerdir.

Her gider hesabı hangi Schedule C satırını besler?

Kullandığınız her Schedule C satırı için, satırın adıyla bir gider hesabı açın; böylece hesaplara göre tek bir gelir tablosu raporu doğrudan forma geçer. Aşağıdaki satırlar, IRS'nin erken yayımlanan Schedule C ve talimatları taslaklarından alınmıştır; bunlar nihai formlardan önce değişebilir, nihai formda doğrulayın. Taslak faizi üç satıra böler. Önceki bir yılın beyannamesinde faiz iki satırdır (ipotek ve diğer): o yılın formunu kullanın.

Ürettiğiniz veya yeniden sattığınız mallar bu hesaplarda değil, Schedule C'nin Part III bölümünde maliyetlendirilir. Bkz. satılan malın maliyeti.

Kendi Schedule C satırı olmayan gider nereye girer?

Schedule C'nin son bölümü olan Part V, Diğer giderler bölümüne girer. Talimatlar her giderin türünü ve tutarını ayrı ayrı yazmanızı söyler; toplam satır 48 ve 27b'ye gider (talimatlar). Her tür için bir hesap açın, hepsi Diğer giderler adlı bir üst hesabın altında olsun.

Talimatlar buraya ait olan birkaç türü sayar:

• itfa payı (amortization);
• gelire dahil edilmiş ve kesin olarak tahsil edilemez hale gelmiş şüpheli alacaklar;
• kendi indirim ve itfa kuralları olan işletme kuruluş giderleri;
• teknoloji ve yazılım araçları, örneğin işletmeyi yönetmek için kullanılan abonelik hizmetleri; yazılımın amortismana veya itfaya tabi tutulması gerekiyorsa bu geçerli değildir;
• de minimis güvenli liman uygulamasıyla indirmeyi seçtiğiniz küçük alımlar; talimatlar bunların yalnızca Part V'te indirilmesini söyler (talimatlar); bkz. küçük alımlar: gider mi, varlık mı.

Banka ücretleri de yaygın bir örnektir: formda bunlar için satır yoktur ve Publication 334 bunları indirebileceğiniz diğer işletme giderleri arasında sayar; bu yüzden türüne göre burada listelenirler.

“Çeşitli” adlı tek bir hesaptan kaçının. Part V her türün ayrı yazılmasını ister; büyük bir Çeşitli bakiyesi, hazırlayıcınızın içindeki her işlemi açması anlamına gelir. Kendi satırı olan her şey Part V'e değil, o satıra gider.

Form 1120-S listesi Schedule C'den nasıl farklıdır?

Form 1120-S, yönetici ücretini çalışan ücretinden ayırır, daha az adlandırılmış gider satırı içerir ve geri kalan her şeyi ekli bir açıklamayla satır 20'ye yönlendirir. Hesap listesini üç fark belirler:

• Yönetici ücreti satır 7, diğer ücretler satır 8'dir. İki hesap tutun.
• Sigorta, hukuki ve mesleki ücretler, malzeme, seyahat, yemek ve faturalı giderlerin adlandırılmış bir satırı yoktur. Talimatlar bunları satır 20 indirimlerine örnek olarak sayar; bu yüzden her biri Diğer indirimler altında kendi hesabını alır (talimatlar).
• Bazı kalemler satır 7–20'ye hiç girmez: kira giderleri, portföy gelirine bağlı indirimler, indirilemeyen giderler ve hissedarların ayrı hesapladığı kalemler (örneğin bağışlar). Her birine kendi hesabını verin ki olağan satırların dışında kalsın (talimatlar).

Yan hak satırlarında sahiplik, section 318 uyarınca sahip sayılan hisseleri de kapsar (örneğin bir aile üyesinin hissesi). %2 eşiğini aşma testi, vergi yılının herhangi bir gününde dolaşımdaki hisselere veya toplam oy hakkına bakar (talimatlar).

Satır 15 ve 19 (tükenme payı, enerji verimli ticari bina indirimi) yalnızca kullanılıyorsa hesap gerektirir. Yukarıdaki satır numaraları, IRS'nin bu vergi yılı için erken yayımlanan taslak formunda da aynıdır; taslak nihai formdan önce değişebilir.

Toplam hasılatı $500.000 veya daha fazla olan ve yönetici ücreti indiren bir şirket ayrıca, her yöneticinin ücretini gösteren Form 1125-E'yi de ekler. Toplam hasılat, satışlardan daha geniş bir kavramdır (talimatlar). Şirket mal üretiyor veya yeniden satıyorsa satılan malın maliyeti satır 7–20'de değil, Form 1125-A'da bildirilir (talimatlar); bkz. satılan malın maliyeti, Schedule C için yazılmıştır.

Gelirin de bir sınırı vardır. Satır 1a–5 yalnızca ticari faaliyet gelirini alır. Kira geliri ve portföy geliri Schedule K ve K-1'e, kiralık gayrimenkul ise ayrıca Form 8825'e gider (talimatlar).

Yönetici ücreti, dağıtımlar ve Form 1125-E testi S şirketi muhasebesi sayfasında ayrıntılı anlatılır.

S şirketi, Schedule L defterlerle tutsun diye hangi sermaye ve bilanço hesaplarını ekler?

S şirketinin, geçerli olan her Schedule L satırı için bir bilanço hesabına ihtiyacı vardır; çünkü beyannameye eklenen bilanço olan Schedule L, şirketin defter ve kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır (talimatlar). Küçük şirketler Schedule L'yi atlayabilir; test ve ayrıntılar kurumsal beyannamede Schedule L sayfasındadır. Satırlar Form 1120-S üzerindedir.

Üç hesap, S şirketi için şahıs işletmesi sahibine göre daha önemlidir:

• Dağıtımlar. Ayrı bir sermaye hesabı; yıl sonunda dağıtılmamış kârlara kapatılır. Temettü dışındaki dağıtımlar Schedule K, satır 16d'ye gider. Birikmiş kazanç ve kârlardan (earnings and profits) ödenen temettüler Schedule K-1'e değil, satır 17c ve Form 1099-DIV'e gider; bu yüzden aralarını ayırabilecek kadar ayrıntı tutun (talimatlar). Bkz. S şirketi dağıtımlarının kaydı.
• Hissedar kredileri. Hissedarın şirkete verdiği borç para bir borçtur ve sermaye hisselerinden ayrı tutulur. Schedule L, satır 19'daki tutar genellikle hissedarların Schedule K-1'leriyle uzlaşmalıdır (talimatlar). Bkz. hissedar kredileri.
• Birikmiş düzeltmeler. Schedule M-2 hesabı dağıtılmamış geliri izler. Talimatlar her S şirketinin bunu tutmasını önerir (talimatlar).

Hesap planı ne kadar ayrıntılı olmalı?

Kullandığınız her beyanname satırı için bir hesap; alt hesapları yalnızca ayrıntıya göre harekete geçeceğiniz yerlerde açın. Her alt hesap tam olarak tek bir satıra bağlanmalıdır.

İki hesaba hiç ayrı bakmıyorsanız birleştirin. Bakıyorsanız aynı satırın alt hesapları olarak tutun. Numaralandırma isteğe bağlıdır; numara verirseniz alt hesapları üst hesabın yanında tutun.

Hangi kalemler gider hesabına girmemeli?

Sahibin çekimleri, dağıtımlar, kredi anaparası ve kişisel harcamalar, banka kaydında nasıl görünürse görünsün gider değildir. Her birinin kendi hesabı vardır. De minimis güvenli limana uyan ve defterlerde gider yazılan ekipman dışında, ekipman bir varlıktır.

Henüz yerleştiremediğiniz her şey için “İnceleme bekliyor” adlı bir hesap tutun ve yıl sonu raporunu almadan önce boşaltın. Bkz. vergi dönemi öncesi kategorisiz giderler.

Muhasebe yöntemimi değiştirmeden yıl ortasında veya yıllar arasında kategorileri değiştirebilir miyim?

Çoğu zaman evet. Hesapları yeniden adlandırmak, birleştirmek veya bölmek ya da bir maliyeti iki gider satırı arasında taşımak genellikle ne zaman değil, nerede bildirildiğini değiştirir. Muhasebe yöntemi gelir ve giderlerin ne zaman sayılacağını kapsar; önemli bir kalemin işlem biçimindeki değişiklik, yani geliri dahil etmenin veya gideri indirmenin doğru zamanını etkileyen değişiklik, yöntem değişikliğidir. Doğru zamanı ilgilendirmeyen bir düzeltme yöntem değişikliği değildir ve IRS onayı gerektirmez (Publication 538).

Yemek ile seyahat arasında olduğu gibi indirilen tutarı değiştiren bir taşıma başka bir sorudur: satır doğru olmalıdır, bu yüzden hazırlayıcınızla teyit edin. Defterler ve beyanname aynı muhasebe yöntemini kullanmalıdır (Publication 583). Listeyi yıl ortasında değiştirirseniz, tek bir rapor tüm yılı kapsasın diye önceki ayları yeniden kodlayın ve yıldan yıla karşılaştırma için eski hesapları yenilerine eşleyen bir not tutun.

Defterleri yeniden sıralamak, verilmiş bir beyannameyi değiştirmez. Yeniden sıralama, verilmiş beyannamedeki bir tutarın yanlış olduğunu gösterirse bu, hazırlayıcınızla çözülecek bir düzeltme konusudur; bkz. vergi dönemi öncesi kategorisiz giderler.

Hazırlayıcım yıl sonunda hesap planından hangi raporu ister?

Tam vergi yılı için hesaplara göre bir gelir tablosu raporu; her hesap bir beyanname satırına bağlı olmalıdır. Hazırlayıcınızın ayrıca şunlara da ihtiyacı vardır:

1. Hesap-satır eşleşme tablosu: raporda bir sütun veya tek sayfalık bir liste.
2. Beyannamenin istediği listelerin arkasındaki ayrıntı: Schedule C Part V veya Form 1120-S satır 20 açıklaması, her biri tür ve tutarla.
3. Sermaye hareketleri: çekimler ve katkılar ya da dağıtımlar ve hissedar kredileri.
4. S şirketi için yılın başındaki ve sonundaki bilançolar (Schedule L bunlarla uyumlu olmalıdır) ve amortisman çizelgesi.

Tam liste ve hazırlayıcının neleri düzelttiği işletme vergi beyannamesi için defterler sayfasındadır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Tek üyeli LLC danışmanı

Kurumsal vergilendirme seçmemiş, bu yüzden Schedule C veren tek üyeli bir LLC'nin sahibi olan bir danışmanın US$120.000 hasılatı ve 14 gider hesabı var. On ikisi adlandırılmış Schedule C satırlarını besler: reklam (8), araç masrafları (9), sözleşmeli işçilik (11), amortisman (13), sigorta (15), hukuki ve mesleki (17), ofis giderleri (18), kira (20b), malzemeler (22), vergiler ve ruhsatlar (23), seyahat (24a) ve faturalı giderler (25). İkisinin satırı yok: US$3.600 tutarındaki yazılım abonelikleri ve US$400 tutarındaki banka ücretleri. Bunlar Part V'te türlerine göre listelenir ve satır 27b'de toplam US$4.000 eder. Hesaplara göre tek bir rapor, yeniden sıralamaya gerek kalmadan her satırı verir.

US$400.000 hasılatlı bir S şirketi

US$80.000 tutarındaki yönetici ücreti, satır 7 için tek bir yönetici ücreti hesabında durur. US$60.000 tutarındaki diğer bordro, satır 8 için bir ücretler hesabında durur. Sigorta, malzeme ve faturalı giderlerin adlandırılmış satırı yoktur; bu yüzden her biri satır 20 açıklamasında türüne göre listelenir. Yönetici ücretinin yapılan iş için makul olduğunu varsayın; bu durumda US$50.000 tutarındaki dağıtım dağıtım olarak kalır ve sermayedeki dağıtımlar hesabına gider. Gider olarak kodlansaydı defter kârını US$50.000 eksik gösterirdi ve hazırlayıcı, beyannamenin doğru geliri bildirmesi için onu geri taşımak zorunda kalırdı.

60 kategorili bir şahıs işletmesi sahibi

Bir şahıs işletmesi sahibinin yazılımında 60 kategori var ve beyanname yaklaşık 20 satır kullanıyor. Altı reklam kategorisi (arama reklamları, sosyal medya reklamları, basılı broşürler, kartvizitler, sponsorluklar ve web sitesi reklamları) toplam US$9.000 eder. Bunlar, satır 8'i besleyen tek bir Reklam hesabının alt hesapları olur. Aynı işlemi her satır için yapmak 60 kategoriyi yaklaşık 20 hesaba indirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Hesap listenizin yalnızca okunması değil, yeniden kurulması gerekiyor: kategorileriniz beyannameyi aştı, hazırlayıcınız bunları her yıl yeniden eşleştiriyor, yeni S statüsü seçtiniz, S şirketi bilançonuz Schedule L ile tutmuyor, defterleriniz geride kalmış ya da önceki beyannamelerde yanlış kategoriler kullanıldı. Hesap listesini, beyandan önce yeniden kodlanacak işlemleri ve açılış bakiyelerini muhasebe desteğiyle netleştirmeye değer. Ayrıca bkz. S şirketi seçiminden sonra defterler, kurumsal beyannamede Schedule L ve gecikmiş defterleri tamamlama.
• İşletmenin iki veya daha fazla sahibi var: LLC üyesinin katkıları ve dağıtımları, tek bir sahibin çekimleri olarak değil sermaye hesabında izlenir; evli bir çiftin işletmesi ise yine Schedule C verebilir: hangi beyannamenin verildiğini teyit edin. Bkz. LLC sermaye hesapları, eş ve aile LLC'leri ve yeni LLC için defter kurulumu.
• LLC'nin sahibi yabancı bir kişi: bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı ve sınır ötesi vergi desteği.
• Kiralık mülkünüz var: Schedule E satırlarına göre kiralık mülk hesap planını kullanın.
• Mal satıyorsunuz: satılan malın maliyetinin kendi hesapları vardır.
• Yatırımcılara rapor veriyorsunuz: bkz. girişim için hesap planı.
• Çekimler, dağıtımlar veya kişisel harcamalar zaten gider olarak kodlandı: bkz. sahibin çekimlerinin kaydı ve vergi dönemi öncesi kategorisiz giderler.
• IRS'nin hangi giderleri sorguladığını veya hangi uygulamayı kullanacağınızı öğrenmek istiyorsunuz: bkz. IRS'nin sorguladığı Schedule C giderleri ve Schedule C için muhasebe uygulaması.