S Şirketi Seçen LLC: Aynı Defterler mi, Yeni Dosya mı?

S seçiminden sonra LLC'min muhasebe kayıtlarını aynı dosyada tutabilir miyim, yoksa yeni dosya, EIN veya banka hesabı mı gerekir?

S seçiminden sonra LLC'nin muhasebe kayıtları genellikle aynı dosyada devam eder. LLC aynı tüzel kişidir ve IRS gelir ve giderleri açıkça gösteren her kayıt sistemini kabul eder. Değişen şey, Form 2553'te yazan geçerlilik tarihinden itibaren vergisel kimliktir: kayıtlarda tarihli bir kesim noktası, yeni özkaynak hesapları ve sahip için bordro gerekir. Muhasebe yazılımındaki işletme türü ayarı seçimi yapmaz veya değiştirmez; bunu yalnızca IRS'nin kabul ettiği Form 2553 yapar (talimatlar). Form, bir yönetici tarafından tüm hissedarların onayıyla imzalanır.

Şu durumlarda iş basit değildir:

• Ortaklık olarak vergilendirilen çok üyeli bir LLC dönüşüyor: ortaklık sona erer ve sermayesi hisseye dönüşür.
• LLC zaten şirket olarak vergilendirilmeyi seçmişse (Form 8832): bu sayfa tek sahipli veya ortaklık olarak beyan veren bir LLC'yi varsayar. Bkz. C şirketinden S şirketine geçiş.
• Bir üye ortaklık, şirket veya mukim olmayan yabancı ise ya da üyelerin dağıtım hakları farklıysa: IRS bunları S statüsü testleri arasında sayar.
• Geçerlilik tarihi yılın ortasına denk gelir ve yıl iki beyanname arasında bölünür.
• Kesim noktasında ödenmemiş faturalar var ya da LLC nakit esasına göre beyan veriyor: bunları hangi beyannamenin bildireceğini muhasebe yöntemi belirler.
• IRS seçimi kabul etmedi veya sizin istediğinizden daha geç bir tarihi kabul etti.
• Form geçerlilik tarihinden sonra verildiği için sahip o tarihten beri çekim yaptı.
• LLC'nin borçları varlıklarının vergi maliyet esasından fazla: aşağıda anlatılan devirde kazanç doğabilir.
• Eski kayıtlar mutabık değil.

Bunlardan biri size uyuyorsa, açılış özkaynağı kesinleşmeden önce yardım için son bölüme bakın.

Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce şunları toplayın:

• Form 2553, IRS kabul yazısı (CP261) ve LLC'nin EIN onay yazısı
• Geçerlilik tarihi ve her sahibin sahiplik payı
• O tarihten önceki son bilanço ve önceki yılın beyannamesi
• Yıl içindeki sahip katkıları, kredileri ve çekimleri; varsa bordro kayıtları

Şirketin kayıtları hangi tarihte başlar?

Şirketin kayıtları, IRS'nin kabul ettiği haliyle Form 2553'ün Item E tarihinde başlar. Kabul yazısı (CP261) bunu doğrular; ilk Form 1120-S de aynı tarihi S seçiminin geçerlilik tarihi etiketli kutuda tekrarlar (form). Form 2553, seçimin yürürlüğe gireceği vergi yılının başından sonraki 2 ay 15 gün içinde veya bundan önceki yıl içinde herhangi bir zamanda verilmelidir (talimatlar). Yılın ortasında başlayan bir geçerlilik tarihinde talimatlar bu süreyi Item E'ye yazılan tarihten sayar.

Bu tarih, formu verdiğiniz günden önce olabilir: Mart'ta verilen bir form, ondan önceki 1 Ocak'tan geçerli olabilir. Sahibin o tarihten beri aldığı nakit; ücret, dağıtım veya kredi olarak kaydedilir ve sahibin çalışması karşılığındaki ödeme o tarihten itibaren ücrettir; bkz. S şirketi bordrosunun hiç çalıştırılmaması.

Vergi kuralları, seçimin geçerlilik tarihinin başında başladığını kabul eder; eski işletmenin varlıklarının ve borçlarının şirkete devrini ise önceki günün bitiminden hemen önce yapılmış sayar. Bu yüzden eski kayıtlar bir gün önce biter, şirketin kayıtları geçerlilik tarihinde başlar: 1 Temmuz için kesim noktası 30 Haziran'dır.

Geçerlilik tarihinden önce kazanılan gelire ne olur?

LLC'nin daha önce kullandığı beyanname, geçerlilik tarihinden önceki dönemi bildirir. Kesim noktasındaki ödenmemiş bir faturayı hangi beyannamenin bildireceği, işin ne zaman yapıldığına değil, muhasebe yöntemine ve devir kurallarına bağlıdır: nakit esasına göre çalışan bir işletme geliri alındığında, tahakkuk esasına göre çalışan bir işletme ise genellikle kazanıldığında dahil eder. Form 2553 talimatları, seçim yürürlüğe girmeden önceki hiçbir yıl için Form 1120-S verilmemesini ve o zamana kadar eski beyannamenin verilmeye devam etmesini söyler.

Vergi açısından bu değişiklik bir devirdir. Ortaklık, tüm varlıklarını ve borçlarını hisse karşılığında şirkete devretmiş, sonra hisseleri ortaklarına dağıtmış sayılır; tek sahipli bir LLC'nin sahibi ise bunları hisse karşılığında devretmiş sayılır (yönetmelik, (g)(1) paragrafı; Revenue Ruling 2004-59 eyalet hukuku kapsamındaki dönüşüm için aynı sonuca varır). Sonucu muhasebe kayıtları değil vergi kuralları belirler ve rakamlarınıza bağlıdır. Bkz. işletme yapınızı değiştirme.

Özkaynak hesapları nasıl değişir?

LLC'nin kesim noktasındaki özkaynağı, şirketin açılış özkaynağı olarak devredilir ve sahip çekimleri sona erer. IRS hesap adı belirlemez; Form 1120-S bilançosunda 22 ila 24. satırlarda sermaye (capital stock), ek ödenmiş sermaye ve birikmiş kârlar gösterilir.

Bir yöntem seçin ve her sahibe aynı şekilde uygulayın. Hangisini seçerseniz seçin, vergi kaydı olan Schedule M-2'deki birikmiş düzeltmeler hesabı (accumulated adjustments account) ilk S yılının ilk gününde sıfırdır.

Açılış özkaynağı bir denge kalemi değildir. Kesim noktasında varlıklar eksi borçlara eşit olmalıdır. Özkaynak karşılığı olmadan bakiye girmek farkı Opening Balance Equity hesabında bırakır; farkı hisseye atmak yerine nedenini bulun. Bkz. açılış bakiyesi özkaynağı.

İlk beyannameden önce her hissedarın hisse sayısını netleştirin. Gelir, her gün elde tutulan hisselere göre paylaştırılır ve tüm hisselerin dağıtım ve tasfiye gelirleri üzerinde aynı haklara sahip olması gerekir. Her hissedarın fiilen aldığı dağıtımı ayrı satıra kaydedin; zamanlaması veya tutarı farklı ödemelere aynı yönetmelik uyarınca “uygun vergi etkisi” verilir ve bir hazırlayıcının incelemesi gerekir. Ayrıntılar için dağıtımların kaydı ve LLC özkaynak hesapları rehberlerine bakın.

Hangi açılış bakiyeleri devredilir ve ilk Form 1120-S neleri bekler?

Kesim gününün sonundaki her bakiye devredilir, çünkü şirket LLC'nin sahip olduğu varlıklar ve borçlarla başlar. Hazırlayıcının şunlara ihtiyacı vardır:

• Mutabakatı yapılmış banka ve kart bakiyeleri
• Alacaklar, borçlar ve peşin ödenen giderler
• Sabit kıymetler: maliyet, kullanıma alınma tarihi ve bugüne kadarki amortisman (eski beyannameden)
• İşletme kredileri; sahiplerle LLC arasındaki kredilerden ayrı tutulur
• Kesim noktasında her varlığın vergi maliyet esası ve gerçeğe uygun piyasa değeri: devir 351. madde kapsamında geçerliyse, bunları listeleyen bir beyan sahibin Form 1040'ına veya ortaklığın son Form 1065'ine ve şirketin ilk Form 1120-S'ine eklenir

İlk Form 1120-S, şirketin vergi yılının bitiminden sonraki 3. ayın 15. gününe kadar verilir (talimatlar).

Bordroda ne değişir?

Geçerlilik tarihinden itibaren, işletmede çalışan ve bunun karşılığında ödeme alan ya da almaya hakkı olan bir sahip, şirketin çalışanıdır ve bu ödeme ücrettir. Publication 15, şirketleşmiş bir işletmede çalışan şirket yöneticilerini çalışan sayar; IRS de hissedar olsalar bile yöneticilerin hizmet karşılığı ödemelerinin ücret olduğunu belirtir.

Geçerlilik tarihinden önce alınan çekimler çekim olarak kalır.

Şirketin artık yürüttükleri:

• Şirketin EIN'i altında bordro; seçimde kullanılan numara da aynıdır. Tek üyeli bir LLC zaten istihdam vergisi için kendi EIN'ini kullanır.
• Gelir vergisi ile Sosyal Güvenlik ve Medicare stopajı, Form 941 ve Form 940 ile (IRS), sahip için de Form W-2 (ABD işveren ücret belgesi) (Publication 15).
• Bu vergileri kasıtlı olarak kesmeyen veya aktarmayan, şirket yöneticisi gibi sorumlu bir kişi ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı tutarında kişisel olarak sorumlu olabilir.
• Ücret dışı dağıtımlardan önce makul ücret. IRS, hissedar-çalışana yapılan ödemeleri ücret olarak yeniden sınıflandırabilir.
• Şirketin, payı %2 oranını aşan bir sahip için ödediği sağlık sigortası, sahibin Form W-2'sinde ücret olarak bildirilir; bkz. sahipler için sağlık sigortası.
• Eyaletiniz gerektiriyorsa eyalet bordro hesapları. Publication 15, çoğu işverenin hem federal hem eyalet işsizlik vergisi ödediğini belirtir; ilk bordrodan önce eyalet vergi idarenizi kontrol edin.

Ne kadar ücretin makul olduğu için: S şirketi sahip maaşı. Kurulum için: bordroyu kendiniz çalıştırma. Seçim yürürlükte ama bordro çalıştırılmadıysa: S şirketi bordrosunun hiç çalıştırılmaması.

Seçimden sonra sahibin parasını nasıl kaydederim?

Her transferi bankanın adlandırmasına göre değil, gerçekte ne olduğuna göre kaydedin. Form 1120-S talimatları, bir yöneticiye yapılan ödemeleri makul ücret oldukları ölçüde ücret sayar; IRS ayrıca çalışan sahiplere kredi veya dağıtım adıyla yapılan ödemelerin ücret sayıldığı mahkeme davalarını listeler.

Seçim LLC'nin kendisini, eyalet kaydını veya eyalet vergilerini değiştirir mi?

LLC, LLC olarak kalır. Form 2553 federal bir vergi seçimidir; IRS, LLC'yi eyalet hukukunun yarattığı ve kendisinin ayrıca sınıflandırdığı bir yapı olarak tanımlar. Eyalet vergisi ayrı bir sorudur ve eyaletler farklıdır. New York bir örnektir:

• New York State, kanun zorunlu kılmadıkça federal S şirketini otomatik olarak New York S şirketi saymaz; şirket seçim için Form CT-6 verir (New York).
• New York City'de S şirketi seçimi yoktur ve eyaletin seçimi tanınmaz; şehirde faaliyet gösteren bir federal S şirketi genellikle şehrin genel şirket vergisine tabidir (NYC Finance).

İlk eyalet beyannamesinden önce ve LLC'nin mevcut eyalet başvurularının sona ereceğini varsaymadan önce eyaletinizin uygulamasını kontrol edin. Eyaletler için bkz. S şirketleri nasıl vergilendirilir.

Seçim geç yapıldıysa veya hiç kabul edilmediyse ne olur?

IRS seçimi kabul edene kadar geçerlilik tarihi kesinleşmez, dolayısıyla kesim noktası da kesinleşmez. Farazi şirket sınıflandırması zamanında yapılan bir S seçimi için geçerlidir; geç yapılan seçim için af gerekir. IRS istediğinizden daha geç bir tarihi kabul ettiyse, CP261 bildirimi Form 2553'ün istenen tarih için zamanında verilmediğini ve Revenue Procedure 2013-30 kapsamında af mümkün olabileceğini söyler. Bu arada:

• Tarih kesinleşene kadar temkinli bir yol: sahip ücretini, dağıtımları ve kredileri ayrı hesaplarda tutun ve eski özkaynak hesaplarını açık bırakın.
• Seçimin kapsamadığı bir dönem için, sonradan af verilmedikçe eski beyan statüsü ve sahip ücretinin eski muamelesi genellikle devam eder. O dönemin beyannamesinin son tarihinden önce beyan durumunuzu netleştirin: şirket statüsüne de ihtiyaç duyan bir LLC için af, gereken her beyannamenin zamanında ve S statüsüyle tutarlı verilmiş olmasına ya da ilk yılın beyannamesinin son tarihinin henüz gelmemiş olmasına bağlıdır (talimatlar; Rev. Proc. 2013-30, bölüm 5.03). Eski yöntemle verilmiş bir beyanname afı engelleyebilir; bu yüzden beyanname vermeden önce bir uzmana danışın.

IRS'nin formu kabul edip etmediğini nasıl anlayacağınız ve afın nasıl işlediği için: geç S şirketi seçimi affı. Seçim kabul edildi ama işletme Schedule C vermeye devam ettiyse bkz. Schedule C'de beyan edilen S şirketi.

Geçişten önce eski dosyayı ne zaman düzeltmeliyim?

Açılış bakiyeleri kesinleşmeden önce eski dosyayı düzeltin. Schedule L zorunlu olduğunda ilk Form 1120-S bilançosu kayıtlarla uyumlu olmalıdır; zorunlu olmasa da eski dosyada kalan bir hata açılış özkaynağına hata olarak geçer. Bu sıra bir IRS kuralı değil, muhasebe uygulamasının önerisidir:

1. Her banka ve kart hesabının mutabakatını kesim noktasına kadar yapın.
2. Kişisel harcamaları çıkarın; bkz. karışmış işletme ve kişisel paralar.
3. Sahip çekimlerini, katkılarını ve kredilerini kendi hesaplarına koyun.
4. Kesim noktasındaki alacakları, borçları ve peşin ödenen giderleri listeleyin ve Opening Balance Equity hesabını temizleyin.
5. Son Schedule C veya Form 1065 için eski dosyanın raporlarını kesim noktası itibarıyla kaydedin.

Sonra nasıl devam edeceğinize karar verin. IRS ikisini de öngörmez.

Tam karşılaştırma için temizlik mi, sıfırdan başlama mı ve temizlik kontrol listesi rehberlerine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları cinsindendir.

Tek sahipli bir danışmanlık LLC'si 1 Temmuz'da seçim yapıyor

Sahibin hem muhasebe kayıtlarında hem Schedule C'de tahakkuk esasını kullandığını ve kayıtlarla vergi arasında fark olmadığını varsayın. LLC yıla özkaynaksız başlıyor. Ocak–Haziran arasında US$60.000 kâr elde ediyor; bu kâr sahibin Schedule C'sinde serbest çalışma vergisiyle bildiriliyor ve sahip bu kârdan US$15.000 çekiyor. 30 Haziran'da kayıtlar US$40.000 nakit, US$10.000 alacak ve US$5.000 borç gösteriyor; böylece özkaynak US$45.000 oluyor.

1 Temmuz'da sahibin US$45.000 özkaynağı sermaye (capital stock) ve ek ödenmiş sermaye olarak açılır ve çekimler sona erer. Müşterilerin borçlu olduğu US$10.000 zaten Schedule C kârının içindedir; bu yüzden Temmuz'da tahsil edilmesi yalnızca alacaktan nakde geçiştir. Nakit esasında bu tutar henüz o kârın içinde olmazdı ve hangi beyannamenin bildireceğini devir kuralları belirlerdi. Temmuz–Aralık kârı şirketindir; Form 1120-S ile bildirilir ve sahibin ücreti bordroda yer alır.

İki ortaklı bir tasarım LLC'si 1 Ocak'ta seçim yapıyor

Üyelerin sermaye hesapları US$60.000 ve US$40.000'dir ve %60 ile %40 paya sahip hissedar olurlar. Ortaklığın son Form 1065'i, 31 Aralık'ta biten önceki yılı kapsar. 1 Ocak'ta kayıtlar US$100.000 sermaye (capital stock) ve ek ödenmiş sermaye gösterir; her hissedar için bir kayıt vardır. Bu oranlarda ödenen US$20.000 tutarındaki dağıtım, fiili ödemelerle eşleşecek şekilde hissedar başına birer kayıtla US$12.000 ve US$8.000 olarak kaydedilir.

Çekimler ücret ve dağıtım olur

Seçimden önce sahip ayda US$4.000 çekim yapıyordu. Seçimden sonra bordronun ayda US$2.500 brüt ücret kaydettiğini ve bu tutardan gelir vergisi ile Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisinin çalışan payını kestiğini varsayalım; işveren payı ise şirketin ayrı bir maliyetidir. Kalan US$1.500 özkaynakta kaydedilen bir dağıtımdır. Ücret yalnızca örnek içindir: makul ücret yapılan işe bağlıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Seçim verildi ama geçerlilik tarihi, açılış bakiyeleri veya ücret-dağıtım ayrımınız belirsiz; bir ortaklık dönüşüyor ya da seçimin kapsamasını istediğiniz bir dönem için beyanname zaten eski yöntemle verilmiş: kesim noktası ve açılış özkaynağı ile bordronun ve ilk Form 1120-S'in mevcut kayıtlardan hazırlanıp hazırlanamayacağı belgelerinize bağlıdır, pratik bir kurala değil. Bordro veya beyanname bunların üzerine kurulmadan önce muhasebe desteği alın.
• Hâlâ seçim yapıp yapmayacağınıza karar veriyorsunuz: bkz. S şirketi statüsü seçmeli misiniz.
• Form 2553 geç verildi, reddedildi veya hiç onaylanmadı: bkz. geç S şirketi seçimi affı.
• Bir sahip mukim olmayan yabancı veya bir sahibin ABD vergi mukimliğinden emin değilsiniz: kimlerin seçim yapabileceği için bkz. S şirketi statüsü seçmeli misiniz ve sınır ötesi vergi desteği.
• LLC zaten şirket olarak vergilendirilmeyi seçti (Form 8832): bkz. C şirketinden S şirketine geçiş.
• S şirketinin tüm hesaplarını ve kayıtlarını istiyorsunuz: bkz. S şirketi muhasebe kayıtları; beyanname için S şirketleri nasıl vergilendirilir.
• Muhasebe kayıtları aylarca gecikmiş veya kişisel harcamalarla karışmış: bkz. S şirketi gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe desteği.
• Birden fazla LLC'niz var: bkz. birden fazla şirket için muhasebe kayıtları.
• Seçimden önce tek üyeli bir LLC'den kendinize W-2 ücreti ödediniz: bkz. kendi tek üyeli LLC'nizden ücret.