QuickBooks Online'ı İptal Etmeden Önce Dışa Aktarılacak Kayıtlar

QuickBooks Online'ı (QBO) iptal etmeden önce neleri saklamam gerekir?

İptal etmeden önce dosyadaki her yıl için şunları dışa aktarın: gelir tablosu, bilanço, genel defter, mizan, banka ve kart mutabakatları, ekler, bordro ve 1099 raporları ile sabit kıymet listesi. Yalnızca son yılın beyannameleri, bordro bildirimleri ve yıl sonu düzeltmeleri verildikten ve saklandıktan sonra iptal edin; içinde bulunduğunuz yılı da bugüne kadar dışa aktarın, çünkü bu yılın kayıtları sonraki beyannameyi destekler. Sonra kopyaların yazılım olmadan açıldığını test edin.

Defterlerinizi ve arkasındaki belgeleri saklamak zorundasınız; aboneliği iptal etmek bu yükümlülüğü başkasına devretmez. Federal yönetmelikler, brüt geliri, indirimleri ve kredileri ortaya koymaya yetecek kalıcı defterler veya kayıtlar tutulmasını ve içerikleri herhangi bir federal vergi kanunu bakımından önem taşıyabildiği sürece saklanmasını şart koşar. IRS, mükelleflerin kendi defter ve kayıtlarını tutmaktan sorumlu olduğunu söyler.

Defterlerinizi yazılımda tutuyorsanız IRS bu veriyi asıl kayıt defteri sayar. IRS, mükellefin muhasebe yazılımı kullandığı durumların çoğunda denetçilerin yedek dosyayı istediğini belirtir. İptalden sonra neyin ne kadar süre erişilebilir kalacağını IRS değil, Intuit'in güncel şartları belirler. Önce onları okuyun ve iptalden sonra değil, önce dışa aktarın.

İptal, tek bir işletmenin birkaç yıllık verisi varsa, her hesap ekstrelerine göre mutabık yapılmışsa ve bordro yoksa basittir. Şu hallerde basit olmaktan çıkar:

• Yıllara ait makbuzlar ve faturalar yalnızca dosyanın içinde ek olarak duruyor.
• İşletme ve kişisel paralar karışmış veya hesaplar hiç mutabık yapılmamış.
• Bordro dosya üzerinden çalışıyor.
• Bir satış, kapanış veya kredi veren kuruluştan talep yaklaşıyor.
• Açık bir bildirim veya denetim var ya da bir yılın beyannamesi hiç verilmemiş.

Başlamadan önce şunları toplayın:

• Dosyadaki her yıl için verilmiş beyanname.
• Dosyaya yönetici erişimi ve hangi planı ve eklentileri kullandığınızın notu. Dosyayı bir muhasebe sorumlusu veya muhasebeci kurduysa yöneticinin kim olduğunu doğrulamasını veya dışa aktarmayı iptalden önce yapmasını isteyin.
• Kurumlardan alınan banka ve kart hesap özetleri.
• Bordro, üç aylık beyanname ve Form 1099 kopyaları.
• Satın alınan ekipman ve mülk faturaları.

Kayıtları ne kadar saklarım: 3 yıl mı, daha uzun mu?

IRS'nin varsayılan süresi 3 yıl ve bazı durumlarda süre daha uzundur. Süre, her beyannamenin verilmesinden itibaren işler; son tarihten önce verilen beyanname, son tarihte verilmiş sayılır (IRS).

İşletmeler için brüt gelir burada, satılan malın maliyeti düşülmeden önceki hasılat demektir (26 U.S.C. 6501(e)). Ortaklık veya S şirketinde 3 yıl, yalnızca kuruluşun kendi beyannamesinin değil, her ortağın veya hissedarın beyannamesinin son tarihinden veya verilme tarihinden hangisi daha geçse, ondan itibaren işler (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları). Sigortacılar veya alacaklılar IRS'den daha uzun süreyle kayıt isteyebilir, eyaletler de isteyebilir: California'nın gelir vergisi süresi genellikle 4 yıl (Franchise Tax Board). Süre kayda göre değiştiği ve varlık kayıtları diğerlerinden uzun yaşayabildiği için, yalnızca son üç yılı değil, dosyadaki her yılı dışa aktarın. Refund talepleri, tahsil edilemeyen alacaklar ve satış veya kapanıştan sonrası dahil her sürenin tamamı için: işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Her yıl için hangi raporları dışa aktarmalıyım?

Dosyadaki her yıl için gelir tablosunu, bilançoyu, genel defteri, mizanı ve mutabakatları dışa aktarın. IRS bir rapor listesi belirtmez. Bu liste, Publication 583'ün bilgisayarlı kayıtlardan istediği şeylere dayanır: kayıtlar defterlerinizle ve beyannamenizle mutabık olmalı ve kaynak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntıyı taşımalıdır.

Yalnızca gelir tablosu bir özettir. IRS, denetçilerin raporlardan altta yatan veri ve belgelere inerek çalıştığını söyler; basılı bir özetin izi sürülemez. Genel defteri yıl yıl değil, tüm tarihler için çalıştırın: IRS, gelir ve giderlerin doğru yıla yazıldığını kontrol etmek için denetlenen yılın bir ay öncesini ve bir ay sonrasını isteyebilir. Raporları, beyannamenin kullandığı muhasebe yöntemiyle çalıştırın.

Hangi makbuz, fatura ve hesap özetleri yalnızca yazılımda bulunuyor?

Bir işleme eklenmiş her belge ve dosyaya yüklenen veya e-postayla gönderilen her şey başka hiçbir yerde bulunmayabilir. Publication 583, alımların, satışların ve bordronun fatura, makbuz, ödenmiş fatura ve para yatırma belgesi gibi destekleyici belgeler doğurduğunu ve bunların defterlerinizdeki ve beyannamenizdeki kayıtları desteklediğini söyler.

• Faturalardaki, giderlerdeki ve satış faturalarındaki ekleri indirin. Veri dışa aktarımının bunları içerdiğini varsaymayın: dışa aktarımı açıp kontrol edin.
• Faturaları müşterilerinizin aldığı haliyle ve tüm ödeme makbuzlarıyla birlikte kaydedin.
• Banka ve kart hesap özetlerini yazılımdan değil, kurumdan alın. Publication 583, ödenmiş çek yoksa bir mali kurumun hazırladığı hesap özetlerinin, tutarı, alıcıyı ve işlendiği veya borçlandırıldığı tarihi (çek için çek numarasını da) gösterdiğinde ödemeyi kanıtlayabileceğini söyler.
• Aldığınız Form 1099'ları saklayın. Publication 583, Form 1099-MISC ve 1099-NEC'yi brüt hasılat belgeleri arasında sayar.

Ödeme kanıtı tek başına bir indirimi desteklemez. Publication 583, gideri yaptığınızı gösteren faturayı veya satış fişini saklamanızı söyler. Fotoğraflar ve taramalar için: kâğıt yerine taranmış makbuzlar.

Hangi bordro ve istihdam vergisi kayıtlarını saklamalıyım?

Tüm istihdam vergisi kayıtlarını, verginin ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten, hangisi daha geçse, en az dört yıl saklayın. IRS'nin istihdam vergisi sayfası başlangıç noktasını dördüncü çeyrek beyannamesinin verilmesinden sonrası olarak yazar; ikisi farklı olduğunda daha geç tarih daha uzun süre verir (Publication 583; IRS istihdam vergisi kayıtları).

Dosyadaki her yıl için çalışan ve ödeme tarihi bazında bordro kaydını, vergi yükümlülüğü ve yatırma geçmişini, verdiğiniz istihdam vergisi beyannamelerini ve Form W-4'leri dışa aktarın. Bordro ayrı bir hizmet veya eklenti üzerinden çalıştıysa oradan da dışa aktarın, çünkü muhasebe dosyası tam geçmişi tutmayabilir. IRS'nin saydıkları, kredi ücreti kayıtları için daha uzun süre, ücret-saat ve Form I-9 süreleri ile eyalet kuralları: bordro kayıtlarının saklanması.

Hangi varlık kayıtlarını, ne zamana kadar saklamalıyım?

İşletme mal varlığına ait kayıtları, vergiye tabi bir elden çıkarmayla elden çıkardığınız yıl için sınırlama süresi bitene kadar saklayın (IRS). Bu kayıtlar abonelikten yıllarca uzun yaşayabilir.

Publication 583, kayıtların şunları göstermesi gerektiğini söyler:

• Varlığı ne zaman ve nasıl edindiğiniz ve satın alma bedeli.
• Yapılan iyileştirmelerin maliyeti.
• Uygulanan section 179 indirimi ve amortisman ile indirilen tüm kaza zararı.
• Varlığı nasıl kullandığınız.
• Varlığı ne zaman ve nasıl elden çıkardığınız, satış bedeli ve satış giderleri.

Sabit kıymet listesini ve amortisman çizelgesini dışa aktarın; bunları destekleyen satın alma faturalarını, gayrimenkul kapanış belgelerini ve iyileştirme faturalarını kaydedin. Vergiye tabi olmayan bir mübadelede mal aldıysanız hem eski hem yeni mala ait kayıtları saklayın.

Ortaklıklar ve S şirketleri: ayrıca sermaye, katkı, dağıtım ve sahip kredisi hesaplarını da dışa aktarın. Ortaklık talimatları, her ortağın kâr, zarar ve sermaye payını destekleyen kayıtların saklanmasını söyler (Form 1065 talimatları). Sahibin maliyet esası kayıtları işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberinde ele alınır.

Satış vergisi, 1099 ve verilen diğer formların kayıtları ne olacak?

Verdiğiniz Form 1099 ve diğer bilgi beyannamelerinin kopyalarını beyanname son tarihinden itibaren en az 3 yıl saklayın veya verileri yeniden oluşturabilir durumda olun. Yedek stopaj uygulandıysa süre 4 yıl; Form 1099-C'nin kendine ait daha uzun bir süresi vardır (IRS).

Satış vergisi kayıt kurallarını her eyalet belirler; kayıtlı olduğunuz her eyaletin vergi idaresine bakın. California, PDF dosyalarını elektronik kayıt saymaz ve geri çağırıp dönüştürebileceği işlem düzeyinde ayrıntı ister; bu yüzden orada satış yapan, yalnızca PDF değil, hesap tablosu dışa aktarımını veya tam kopyayı saklar (Regulation 1698). Yazılımdan, işlem ayrıntılarıyla birlikte yıl sonu 1099 tedarikçi raporunu ve satış vergisi yükümlülüğü ile ödeme raporlarını dışa aktarın. Müşterilerin yeniden satış ve muafiyet belgeleri yalnızca ek olarak durabilir: bunları saklayın, çünkü Texas'ta bu belgeler olmadan yapılan satışlar denetimde vergiye tabi sayılır (Texas Comptroller). Tedarikçilerden topladığınız Form W-9'ları da, elektronik olarak alınanlar dahil kaydedin: IRS basılı kopya isteyebilir (Form W-9 talimatları).

Dışa aktarımı hangi biçimde indirmeliyim ve nasıl test ederim?

Üç katman kaydedin: raporların PDF'leri, ayrıntının hesap tablosu olarak dışa aktarımları ve yazılım sunuyorsa şirket verilerinin tam kopyası.

IRS'nin sık sorulan sorular sayfası, yedek dosyanın kayıt defterlerinin birebir kopyası olduğunu ve denetçilerin yönetici girişini isteyebileceğini söyler. Bu sayfa yedek dosyaları anlatır; barındırılan bir hizmetten alınan dışa aktarımın bu kopya sayılıp sayılmadığını söylemez. Elinizde yalnızca IRS'nin okuyamadığı bir dosya varsa nasıl ilerleneceğine denetçi karar verir. Bu yüzden tam kopyayı ve PDF'leri birlikte saklayın; bir denetim talebi gelirse bir uzmana danışın.

Veriyi kaydetmeden önce özetlemeyin, silmeyin veya yeniden girmeyin. IRS, işlemleri yeniden girerek oluşturulan yeni bir dosyanın asıl kayıt defterlerinin kopyası olmadığını ve özetlenmiş verinin, önceden bilemeyeceğiniz denetlenen yıllar için kabul edilmediğini söyler.

Dışa aktarımı test etmek için:

1. Her PDF'i ve hesap tablosunu yazılıma giriş yapmadan başka bir cihazda açın. Tam veri kopyası için okunması neye ihtiyaç duyuyorsa not edin.
2. Her yılın raporlarının tüm tarih aralığını ve tüm hesapları kapsadığını kontrol edin.
3. Her yılın gelir tablosunu verilmiş beyannameyle karşılaştırın. Farklar, açıklayabileceğiniz farklar olmalıdır.
4. Farklı yıllardan on işlem seçin ve her birine ekli belgeyi açın.
5. Dosyanın nasıl tutulduğunu anlatan tek sayfalık bir açıklama yazın: yazılım ve plan, kapsanan yıllar, yönetici erişimi olanlar, banka bağlantılarının nasıl çalıştığı ve eklerin nerede durduğu. Publication 583, sisteminizin bilgisayarlı kısmının açıklamasını saklamanızı ister.
6. İki kopyayı ayrı yerlerde saklayın ve parolaları not edin.

İşletmeyi kapatıyorsam veya satıyorsam ne değişir?

Kapatma veya satış tek başına süreyi kısaltmaz: yukarıdaki IRS süreleri her beyannameden itibaren işler. Kapanışa iyi niyetle başlayıp tamamlayan bir şirket, beyanname verildikten sonra IRS'den yazılı olarak, talebinden itibaren 18 ay içinde tarhiyat yapmasını isteyebilir. 6 yıllık ve süresiz haller yine geçerlidir (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810). Kapanan veya satış yapan bir işveren, son Form 941'ine, bordro kayıtlarını kimin ve nerede saklayacağını belirten bir beyan ekler (Form 941 talimatları). Kapanan bir şirketin mallarını devralanlardan, şirketin ödenmemiş vergisi genellikle şirketin kendi süresi bittikten sonra bir yıl boyunca tarh edilebilir (26 U.S.C. 6901(c)); bu yüzden birinin defterleri saklaması gerekir.

Satıştan veya kapanıştan önce, yönetici erişiminiz varken defterlerin tam dışa aktarımını alın ve alıcıya bir kopya gitmeden önce kendi kopyanızı saklayın. Satış şartlarında defterleri sonradan kimin tutacağını belirleyin. Şirketi kapatmak için: şirket kapatma. Satıştan sonraki tüm süreler için: işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Muhasebecimin veya sonraki yazılımın dışa aktarımdan neye ihtiyacı var?

Muhasebecinin yıllık raporlara, genel defterlere ve eklere ihtiyacı vardır; yeni yazılımın tek bir geçiş tarihi itibarıyla bakiyelere ve listelere.

• Muhasebeciniz veya hazırlayıcınız: verilmiş beyannameler, yıllık raporlar ve genel defter, yıl sonu düzeltmeleri, amortisman çizelgesi, bordro ve 1099 raporları ile hiç mutabık yapılmamış yılların listesi.
• Sonraki yazılım: neyi getireceğiniz geçiş tarihine bağlıdır: yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirme.

Muhasebecinizde zaten bir kopya olduğunu varsaymayın. Hangi yılları ve biçimleri sakladıklarını yazılı olarak sorun, çünkü yükümlülük sizindir. Açılış bakiyeleri için: muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır, ABD doları kullanır ve beyannamelerin son tarihlerinde verildiğini varsayar.

6 yıl sonra iptal eden şahıs işletmesi sahibi

Serbest çalışan bir tasarımcı yılda yaklaşık US$90.000 brüt gelir bildiriyor ve 6. yıl beyannamesini verdikten sonra 7. yılın Mayıs ayında iptal ediyor. Tüm altı yıl için ve 7. yılda iptal tarihine kadar genel defteri ve gelir tablosunu dışa aktarıyor, giderlere ekli makbuzları indiriyor. 3 yıllık varsayılan süre 1. ila 3. yıllar için bitmiştir. Bir beyanname brüt gelirin %25'inden fazlasını beyan dışı bıraktıysa süre 6 yıl olur ve 8., 9. ve 10. yılların Nisan ayına kadar sürer; varlık kayıtları veya bir eyalet süresi bunları daha da uzatabilir. Bu yüzden varsayılana güvenmek yerine altı yılın tamamını dışa aktarıyor.

US$300.000 bordrosu olan bir S şirketi

Bir S şirketi 1., 2. ve 3. yılların her birinde US$100.000 ücret ödüyor ve 3. yıl beyannamelerini verdikten sonra 4. yılın Mayıs ayında iptal ediyor. 1. yılda ödenen ücretler, 2. yılın başında verilen beyannamelerle kapsandığı için bu kayıtlar en az 6. yılın başına kadar, yani abonelik bittikten yaklaşık iki yıl sonrasına kadar saklanır. 3. yıl kayıtları 8. yılın başına, 4. yıl kayıtları 9. yılın başına kadar sürer. 1–3. yıllar ve 4. yılın bugüne kadarki kısmı için bordro kayıtlarını, yatırma onaylarını, W-4 formlarını ve verilmiş üç aylık beyannameleri dışa aktarıyor.

US$250.000'lık bir mülk satan kiralık mülk sahibi

Bir kiralık mülk sahibi 1. yılda US$250.000'lık bir kiralık bina satın alıyor, 4. yılda çatı için US$20.000 ödüyor ve 5. yılda iptal ediyor. Bina 9. yılda satılıyor ve o beyanname 10. yılın Nisan ayında veriliyor; bu yüzden kayıtlar en az 13. yılın Nisan ayına kadar, yani iptalden yaklaşık sekiz yıl sonrasına kadar saklanmalıdır. O beyanname binanın maliyet esasını brüt gelirin %25'inden fazla abartmışsa süre 6 yıl olur ve 16. yılın Nisan ayına kadar sürer. Satın alma faturası, kapanış belgesi, çatı faturası ve amortisman çizelgesi iptalden önce dışa aktarılır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıllara yayılan ekler, bordro ya da karışık veya mutabık yapılmamış hesaplarınız varsa ve neyin saklanacak kadar tam olduğundan emin değilseniz: hangi yılların dışa aktarılacağı, defterlerin arşivlenmeden önce onarım gerektirip gerektirmediği ve kopyayı kimin tutacağı değerlendirme gerektirir. Bunları iptalden önce muhasebe kayıtları desteğiyle netleştirin.
• Defterler çok geride veya bir yılın beyannamesi hiç verilmediyse: arşivden önce onarım gelir, çünkü mutabık olmayan defterlerin arşivi sorunu da saklar. Bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve verilmemiş işletme beyannamelerinin tamamlanması; ya da iptalden önce gecikmiş kayıtların tamamlanmasını yaptırın.
• Açık bir bildirim veya denetim varsa: dosyayı özetlemeyin, silmeyin veya yeniden girmeyin; IRS'ye gitmeden önce her dışa aktarımı bir uzmana inceletin. Bkz. küçük işletmenin IRS denetimi.
• Yeni yazılıma geçiyorsanız: bkz. yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirme ve muhasebecinizin desteklediği yazılımlar.
• QuickBooks Self-Employed veya Desktop kullanıyorsanız: bkz. QuickBooks Self-Employed'ın kapatılması ve QuickBooks Desktop'ın kapatılması.
• Desktop'tan Online'a geçişte bakiyeler bozulduysa: bkz. Desktop'tan Online'a geçişte bakiyeler tutmuyor ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir muhasebe sorumlusunun dışa aktarmayı bitirmek için erişime ihtiyacı varsa: bkz. muhasebe sorumlusuna erişim verme.
• İşletmeyi kapatıyor veya satıyorsanız ya da bir kredi veren kuruluş veya yatırımcı defterleri inceleyecekse: son dışa aktarım, hızlı tarhiyat talebi ve defterleri kimin tutacağı, son beyannameden önce bir uzmanla netleştirmeye değer. Bkz. şirket kapatma ve yatırımcıların istediği mali kayıtlar.