إيقاف QuickBooks Self-Employed: نقل دفاتر Schedule C

إذا أُوقف QuickBooks Self-Employed، فماذا أحفظ الآن؟

احفظ نسخة كاملة من سجلاتك خارج التطبيق الآن، أيًّا كانت التواريخ التي تذكرها الشركة المصنّعة. فاللائحة تضع الواجب على من تسري عليه الضريبة: أن يحتفظ بدفاتر أو سجلات تكفي لإثبات إجمالي الدخل والخصومات، وأن يحتفظ بها ما دامت قد تهم إدارة الضرائب (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). وتحدد الشركة المصنّعة للبرنامج مواعيد الإيقاف وأدوات التصدير وخطط الاستبدال، وقد تغيّرها. اقرأ الإشعار الحالي في حسابك.

حالتك ليست بسيطة إذا:

• كانت سنة أو أشهر من سنة مفقودة من ملف التصدير.
• كانت المشتريات الشخصية والتجارية مختلطة.
• لم يوجد سجل أميال خارج التطبيق.
• كانت مجاميع النماذج 1099 لا تطابق الدفاتر.
• كانت سنة لم يُقدَّم عنها إقرار.

هذه الحالات تحتاج عادةً إلى إعادة البناء من مصادر خارجية، لا إلى النسخ. انظر «هل حالتك مختلفة؟» أدناه.

اجمع ما يلي قبل أن ينتهي الوصول:

• كل سنة من المعاملات يمكنك تصديرها بالتفصيل (التاريخ والمستفيد والمبلغ والفئة)، وليس التقارير الملخصة فقط.
• الأرباح والخسائر لكل سنة بحسب الفئة.
• صور الإيصالات والمرفقات.
• سجل الأميال: صف لكل رحلة مع التاريخ والوجهة والغرض التجاري والأميال، إضافة إلى إجمالي أميال السنة موزعًا بين النشاط والتنقل إلى العمل وغيرهما. وأضف تاريخ أول استخدام للمركبة في النشاط، وهل تملكها أم تستأجرها، والطريقة المتبعة كل سنة: سعر الأميال القياسي أو النفقات الفعلية. يشمل السعر القياسي الإهلاك أصلًا، وقد يحدّ اختيار سابق من الطريقة التي يجوز لك استخدامها لاحقًا (الأميال القياسية أم النفقات الفعلية).
• فواتير شراء المعدات، مع التاريخ والتكلفة وأي إهلاك أو خصم بموجب المادة 179 أُخذ بالفعل.
• كل نموذج 1099 تلقيته (⁦1099-NEC⁩ و⁦1099-K⁩ و⁦1099-MISC⁩) وآخر إقرار قدّمته.
• كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة استُخدم للنشاط، وإثبات كل دفعة ضريبة تقديرية.

تصلح أي أداة تجتاز الفحوص الواردة تحت «ماذا أفحص في الأداة الجديدة قبل أن أثق بها؟». ولاختيار أداة، انظر أي تطبيق يناسب Schedule C وبرامج يدعمها محاسبك.

أين ذهبت بيانات QuickBooks Self-Employed الخاصة بي؟

النسخة التي حفظتها وحدها مضمونة. أما المدة التي تحتفظ فيها الشركة المصنّعة ببياناتك فهي قرارها، وتحددها في إشعارها وشروطها. وإذا لم تستطع تسجيل الدخول، فاسأل دعمها عن التصدير المتاح وما زال، واحتفظ بنسخة مؤرّخة من الرد.

وإذا لم تحفظ سجلاتك، فأعد بناءها من مصادر لا تتحكم فيها الشركة المصنّعة: كشوف الحساب المصرفي والبطاقات، والنماذج 1099 (يسرد حسابك الإلكتروني لدى IRS الإقرارات المعلوماتية المتاحة، ومنها بعض النماذج 1099)، والفواتير، وتقارير منصات الدفع، والإيصالات في بريدك الإلكتروني. انظر إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي.

في الفحص، تقول IRS إن دافعي الضرائب يحتفظون بدفاترهم وسجلاتهم بأنفسهم. وإذا امتنع دافع الضريبة عن تقديم السجلات المطلوبة، تقول إنها تستطيع استدعاءها أو رفض البنود المصرّح بها لعدم الإثبات. وتقول الأسئلة الشائعة نفسها إن ملف النسخ الاحتياطي يتيح لـ IRS اختبار السجلات الأصلية، وهو ما لا تستطيع فعله بدرجة كافية مع تصدير جدول بيانات، وإن الملف المعاد بناؤه بإعادة إدخال المعاملات ليس نسخة من السجلات الأصلية. وإذا كان التطبيق القديم لا يوفر ملف نسخ احتياطي، فاحتفظ بأكمل تصدير يتيحه.

ما السجلات التي يحتاجها Schedule C؟

يصلح أي نظام يُظهر دخلك ونفقاتك بوضوح. وتقول IRS إن القانون لا يشترط عمومًا نوعًا خاصًا من السجلات. ويطلب المنشور 583 أمرين: دفاتر تلخّص معاملاتك، والمستندات الداعمة وراءها.

إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم. ويقول المنشور 583 أن تحتفظ أيضًا بالإيصال أو الفاتورة التي تُظهر التكلفة. وللأميال، انظر ما يجب أن يُظهره سجل الأميال. وللعادات اليومية، انظر مسك السجلات للعاملين لحسابهم الخاص.

أي بنود في Schedule C كانت تغذيها فئاتي القديمة، وماذا يجب أن تنتج الأداة الجديدة؟

يجب أن تعطي الأداة الجديدة إجماليًا لكل سطر في Schedule C، أو خريطة واضحة من فئاتك إلى تلك الأسطر. افتح قائمة فئاتك القديمة بجانب النموذج. وأرقام الأسطر تتبع أحدث نموذج منشور وقد تتغير.

تقول التعليمات أن تُبلغ عن الدخل من جميع المصادر، وألا تخصم ضرائب الدخل الفيدرالية، ومنها ضريبة العمل الحر. كذلك لا ينتمي سحب المالك، ولا التحويلات بين حساباتك، ولا الإنفاق الشخصي، إلى أي سطر نفقات. قسّم أي فئة تمتد على سطرين. انظر دليل الحسابات لـ Schedule C.

هل تشترط IRS تطبيقًا بعينه للانتقال إليه، وهل تتغير طريقتي المحاسبية؟

لا تشترط IRS تطبيقًا بعينه، وتغيير البرنامج لا يغيّر وحده طريقتك المحاسبية. ويجب أن ينتج النظام المحوسب سجلات مقروءة تتطابق مع دفاترك وإقرارك (المنشور 583). ويجب أن تستخدم الطريقة نفسها لاحتساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك دفاترك. ويسأل السطر F في Schedule C هل هي نقدية أم استحقاق أم طريقة أخرى.

أما تغيير الطريقة نفسها، كالانتقال من النقدي إلى الاستحقاق، فخطوة منفصلة تحتاج عمومًا إلى موافقة IRS، تُطلب بالنموذج 3115 (المنشور 583؛ تعليمات Schedule C). انظر التحول من الأساس النقدي إلى الاستحقاق.

لذلك تحقق من الأساس الذي تقوم عليه تقارير الأداة الجديدة. فبموجب الأساس النقدي تُبلغ عن الدخل عند استلامه وتخصم النفقات عند دفعها. والأداة التي تحتسب الدخل بتاريخ الفاتورة لن تطابق إقرارًا على الأساس النقدي. وإذا كانت تقاريرك القديمة وإقرارك المقدَّم قد استخدما أساسين مختلفين، فاطلب من معدّ الإقرارات أن ينظر في الأمر قبل الانتقال: فإجماليات الأداة الجديدة لا تستطيع أن تطابق الاثنين. وللبرامج المحاسبية عبر الإنترنت، انظر مقارنة برامج المحاسبة عبر الإنترنت.

ما السجلات الكافية لسجل الأميال والإيصالات؟

بالنسبة إلى نفقات السفر والهدايا والسيارة، تقبل IRS دفتر حسابات أو مذكرة يومية أو سجلًا أو بيان نفقات أو ورقة رحلة أو سجلًا مماثلًا، وتقول إن السجل المعد على الحاسوب كافٍ. وتحتاج عمومًا إلى دليل مستندي أيضًا، مثل الإيصالات أو الشيكات الملغاة أو الفواتير، مع استثناءات قليلة، مثل نفقة نقل يتعذر فيها الحصول على إيصال بسهولة. ولا يجوز خصم مبالغ السفر أو الهدايا أو السيارة التي تقرّبها أو تقدّرها (المنشور 463، الموضوع 510). وتتبع تكاليف النشاط الأخرى القاعدة العامة أعلاه: دفاتر إضافة إلى مستندات داعمة.

وبالنسبة إلى المركبة، يبيّن السجل تاريخ كل استخدام ووجهته وغرضه التجاري، وأميال كل استخدام للنشاط، وإجمالي أميال السنة. سجّله وقت الاستخدام أو قريبًا منه. والسجل الذي يُحفظ أسبوعيًا يُعدّ في الوقت المناسب.

قد يكون سجل التطبيق مقبولًا، لكن فقط ما دمت تستطيع استرجاعه وإعادة إنتاجه. وتسمح تعليمات Schedule C في السطر 47 بحفظ الأدلة المكتوبة لنفقات السيارة في نظام تخزين إلكتروني يستوفي شروطًا معيّنة. ويقول المنشور 583 إن هذا النظام يجب أن يفهرس السجلات ويخزّنها ويحفظها ويسترجعها ويعيد إنتاجها بصورة مقروءة، ومتاحة لـ IRS. ولا تقول IRS هل يستوفي تطبيق معيّن هذا المعيار. وسجل التطبيق الذي لم يعد بالإمكان استرجاعه قد لا يستوفيه، لذلك احتفظ بنسخة تستطيع إعادة إنتاجها.

إذا كانت السجلات ناقصة، يسمح المنشور 463 ببيان منك مع أدلة داعمة أخرى. ويسمح بإعادة بناء السجلات التالفة لأسباب خارجة عن إرادتك، وأمثلته الحريق والفيضان وغيرهما من الخسائر العارضة. ولا يذكر تطبيقًا أُوقف، فلا تعتمد عليه. انظر إعادة بناء سجل الأميال والإيصالات المفقودة.

كم أحتفظ بسجلاتي بعد الانتقال؟

احتفظ بالسجلات إلى أن تنتهي مدة التقادم لكل إقرار، وهي عمومًا ثلاث سنوات من تاريخ التقديم (IRS). وهذه المدة هي الوقت الذي تستطيع فيه تعديل الإقرار أو تقدير IRS ضريبة إضافية. ولا يقصّر تغيير البرنامج هذه المدة ولا يعيد احتسابها من جديد.

احتفظ بنسخ الإقرارات المقدَّمة أيضًا. وإذا لم يُقدَّم إقرار عن سنة، فلا حد زمنيًا، فاحتفظ بكل شيء عنها. والحالات الأخرى، مثل مطالبات الاسترداد والديون المعدومة وضرائب التوظيف، في المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط.

ماذا أنقل من تتبع التطبيق للضريبة التقديرية الربع سنوية؟

انقل ما دفعته فعلًا، لا تقديرات التطبيق. فالضريبة التقديرية تغطي ضريبة الدخل وضريبة العمل الحر، وقد يجلب القسط المتأخر أو الناقص غرامة حتى لو كان هناك مبلغ مسترد مستحق.

• تاريخ كل دفعة فيدرالية ومبلغها عن السنة الضريبية. خذها من بنكك أو من تأكيدات الدفع أو من حسابك الإلكتروني لدى IRS، الذي يعرض سجل المدفوعات لما يصل إلى خمس سنوات، ومنها الدفعات التقديرية.
• أي دفعة زائدة من السنة السابقة طُبقت على هذه السنة. في النموذج 1040 لعام 2025، يجمعها السطر 26 مع الدفعات التقديرية؛ فتحقق من النموذج الحالي.
• دفعات الولاية، منفصلة عن الدفعات الفيدرالية.
• الضريبة المتوقعة من التطبيق كمرجع فقط. أعد الحساب بورقة عمل النموذج ⁦1040-ES⁩.

قواعد الغرامات ومواعيد الاستحقاق في دفعات الضريبة التقديرية الربع سنوية.

هل أنتقل الآن أم في بداية السنة القادمة؟

يصلح أي منهما إذا فصل تاريخ واحد السجلات فصلًا نظيفًا واحتُسب الدخل مرة واحدة. والبدء في أول يوم من السنة الضريبية يُبقي كل سنة في أداة واحدة. أما الانتقال في منتصف السنة فيبني Schedule C واحدًا من أداتين: القديمة حتى تاريخ الفصل، والجديدة بعده. وإذا أنهى إشعار الشركة المصنّعة الوصول أولًا، فهو الذي يحدد تاريخك، لذلك صدّر السنة حتى تاريخه قبل ذلك.

لتجنب احتساب الدخل مرتين:

1. اختر تاريخ فصل يطابق تاريخ كشف حساب مصرفي، في شهر سبق أن سوّيته.
2. سوِّ كل حساب مصرفي وبطاقة حتى تاريخ الفصل، وأدخل رصيد الدفاتر المسوّى رصيدًا افتتاحيًا. وقد يختلف رصيد الكشف: فـالإيداعات التي لم تُقيَّد بعد والشيكات التي لم تُصرف بعد موجودة في دفاترك وليست في الكشف.
3. حمّل المعاملات المؤرّخة بعد تاريخ الفصل. واذكر الشيكات والإيداعات غير المسوّاة على حدة وطابقها عند تسويتها، بدلًا من تسجيلها مرة أخرى. وأبقِ التفاصيل الأقدم في التصدير القديم.
4. الأساس النقدي: يُحتسب الدخل عمومًا عند استلامه، لذلك سجّل الفاتورة غير المدفوعة عند تاريخ الفصل حين تصل الدفعة. أساس الاستحقاق: انقلها ذمةً مدينة مفتوحة، لا دخلًا جديدًا.
5. احتفظ بالتصدير القديم للسنة الضريبية كاملة مع شهر على كل جانب. فقد يطلب الفاحص الشهر السابق والتالي للسنة ليختبر فصل الدخل والنفقات بين الفترات.

انظر تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة والدخل المحتسب مرتين.

ماذا أفحص في الأداة الجديدة قبل أن أثق بها؟

اختبرها بسجلات لم تنشئها الأداة. أجرِ هذه الفحوص لكل سنة تحمّلها.

إذا كان السطر 1 أقل من الإجمالي في الخانة 1 من نماذج ⁦1099-NEC⁩ لديك، فتقول تعليمات Schedule C أن تُرفق بيانًا يشرح الفرق. ويقول المنشور 583 أن تسوّي حسابك الجاري كل شهر وأن تُبقي حساب نشاطك منفصلًا عن حسابك الشخصي.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وتستخدم الدولار الأمريكي.

مصممة مستقلة دخلها من النموذج ⁦1099-NEC⁩ هو 60,000 دولار

يحوي التطبيق سجلها الوحيد لـ 8,000 ميل للنشاط. فتصدّر كل رحلة بتاريخها ومكانها وغرضها وأميالها، إضافة إلى إجمالي أميال السنة، وتحفظها مع سجلاتها الضريبية. تطلب IRS سجلات كافية وليس التطبيق. ويجب أن يتضمن السطر 1 في أداتها الجديدة مبلغ 60,000 دولار وأي دخل للنشاط لم يبلّغ عنه أي عميل في نموذج 1099.

بائع على منصة تجارية مبيعاته 30,000 دولار وإيداعاته 24,000 دولار

فرق 6,000 دولار هو رسوم ومبالغ مستردة خُصمت قبل الدفع. وتسجّل الأداة الجديدة 30,000 دولار مبيعات، ورسوم المنصة نفقة، وأي مبالغ مستردة للعملاء مرتجعات وخصومات في السطر 2، فيبدأ السطر 1 عند 30,000 دولار ويتطابق مع النموذج ⁦1099-K⁩، إن صدر، الذي يُظهر المبلغ الإجمالي. أما الأداة التي تسجّل إيداعات 24,000 دولار فقط فتقلل السطر 1 بمقدار 6,000 دولار.

صاحبة منشأة فردية تنتقل في 1 يوليو

تستخدم الأساس النقدي. تحوي الأداة القديمة دخلًا قدره 30,000 دولار من يناير إلى يونيو، والأداة الجديدة 35,000 دولار من يوليو فصاعدًا، فيكون السطر 1 هو 65,000 دولار. تضع تاريخ الفصل في 30 يونيو وتفتح الأداة الجديدة بأرصدتها المسوّاة في 30 يونيو، مع ذكر أي شيكات وإيداعات لم تُسوَّ. وفاتورة بقيمة 5,000 دولار أُرسلت في 20 يونيو ودُفعت في 8 يوليو هي، بموجب الأساس النقدي، دخل يوليو عمومًا. فتسجّلها مرة واحدة، عند وصول الإيداع، وليس أيضًا فاتورة.

هل حالتك مختلفة؟

• أشهر أو سنوات كاملة مفقودة من ملف التصدير: يجب إعادة بناء الدفاتر من الكشوف قبل الإقرار. انظر إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• سنوات من الدخل لم يُقدَّم عنها إقرار: لا حد زمنيًا لسجلات السنة غير المقدَّمة. انظر نفقات Schedule C للسنوات غير المقدَّمة واحصل على مساعدة في الضرائب الفردية.
• المشتريات الشخصية والتجارية مختلطة: افصلها قبل إعداد Schedule C. انظر معالجة اختلاط الأموال واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• مجاميع النماذج ⁦1099-NEC⁩ أكبر من الدخل في دفاترك: تطلب تعليمات Schedule C بيانًا يشرح الفرق، لذلك السبب مهم. وإذا بقي دون تفسير، فانظر مساعدة في الضرائب الفردية. وإذا كان السبب تكرارًا، فانظر الدخل المحتسب مرتين.
• يدفع العملاء من خارج الولايات المتحدة أو بعملة أخرى: قد لا يصل نموذج 1099، فيقوم السطر 1 على سجلاتك أنت. انظر لا نموذج 1099 من عميل أجنبي، ولمعرفة ما يجب الإبلاغ عنه، مساعدة في الضرائب الفردية.
• لا يوجد سجل أميال أو إيصالات خارج التطبيق: انظر إعادة بناء سجل الأميال وما يجب أن يُظهره سجل الأميال والإيصالات المفقودة، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر إذا كانت الفجوات واسعة.
• إشعار أو فحص من IRS مفتوح: تقول الأسئلة الشائعة لدى IRS إن الملف المعاد بناؤه أو المختصر لا يلبّي طلب السنوات قيد الفحص، لذلك ما يُسلَّم سؤال لـمساعدة في الضرائب الفردية. انظر تدقيق IRS لشركة صغيرة.
• انضم شريك، أو صار النشاط يقدّم إقرارًا كشركة: Schedule C خاص بالمنشأة الفردية، فقد لا تنتقل الدفاتر القديمة كما هي. انظر الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• تغلق ملف QuickBooks Online بدلًا من ذلك: انظر السجلات التي يجب الاحتفاظ بها عند إلغاء QuickBooks.