QuickBooks Self-Employed ngừng: chuyển sổ sách Schedule C

Nếu QuickBooks Self-Employed ngừng hoạt động, tôi cần lưu gì ngay bây giờ?

Hãy lưu ngay một bản sao đầy đủ hồ sơ của bạn ra ngoài ứng dụng, dù nhà sản xuất nêu ngày nào. Quy định đặt nghĩa vụ lên người chịu thuế: phải giữ sổ sách hoặc hồ sơ đủ để xác định tổng thu nhập và các khoản khấu trừ, và giữ chúng chừng nào chúng còn có thể liên quan đến việc quản lý thuế (26 CFR 1.6001-1). Nhà sản xuất phần mềm tự đặt ngày ngừng hoạt động, công cụ xuất dữ liệu và kế hoạch thay thế, và có thể thay đổi. Hãy đọc thông báo mới nhất trong tài khoản của bạn.

Trường hợp của bạn không còn đơn giản nếu:

• Bản xuất thiếu một năm, hoặc thiếu một số tháng của một năm.
• Chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh bị trộn lẫn.
• Không có nhật ký số dặm nào ngoài ứng dụng.
• Tổng số trên Form 1099 của bạn không khớp với sổ sách.
• Có một năm chưa từng nộp tờ khai.

Những trường hợp đó thường cần dựng lại từ nguồn bên ngoài, không phải sao chép. Xem "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới.

Hãy gom trước khi hết quyền truy cập:

• Mọi năm giao dịch bạn có thể xuất, kèm chi tiết (ngày, người nhận tiền, số tiền, danh mục), không chỉ báo cáo tóm tắt.
• Báo cáo kết quả kinh doanh của từng năm theo danh mục.
• Hình ảnh biên lai và tệp đính kèm.
• Nhật ký số dặm: mỗi chuyến đi một dòng, gồm ngày, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm, cùng tổng số dặm trong năm chia thành dặm kinh doanh, dặm đi lại giữa nhà và nơi làm việc, và dặm khác. Thêm ngày đầu tiên dùng xe cho kinh doanh, bạn sở hữu hay thuê xe, và phương pháp của từng năm, mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí thực tế. Mức tiêu chuẩn đã gồm khấu hao, và lựa chọn trước đó có thể giới hạn phương pháp bạn được dùng tiếp theo (mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế).
• Hóa đơn mua thiết bị, kèm ngày, chi phí và khoản khấu hao hoặc section 179 đã khấu trừ.
• Mọi Form 1099 bạn đã nhận (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC) và tờ khai đã nộp gần nhất.
• Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ dùng cho kinh doanh, và bằng chứng của từng khoản thuế nộp tạm tính.

Công cụ nào qua được các kiểm tra trong phần "Tôi cần kiểm tra gì ở công cụ mới trước khi tin dùng?" đều dùng được. Để chọn, xem ứng dụng nào phù hợp với Schedule C và phần mềm mà kế toán viên của bạn hỗ trợ.

Dữ liệu QuickBooks Self-Employed của tôi đi đâu?

Chỉ bản sao bạn đã lưu là chắc chắn. Nhà sản xuất giữ dữ liệu của bạn bao lâu là quyết định của họ, nêu trong thông báo và điều khoản. Nếu bạn không đăng nhập được, hãy hỏi bộ phận hỗ trợ của họ còn cách xuất dữ liệu nào và giữ một bản trả lời có ghi ngày.

Nếu chưa lưu hồ sơ, hãy dựng lại từ các nguồn mà nhà sản xuất không kiểm soát: sao kê ngân hàng và thẻ, Form 1099 (tài khoản trực tuyến của bạn trên IRS liệt kê các tờ khai thông tin có sẵn, kể cả một số Form 1099), hóa đơn, báo cáo của nền tảng thanh toán và biên lai trong email. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Khi kiểm tra thuế, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) nói người nộp thuế tự duy trì sổ sách và hồ sơ của mình. Nếu người nộp thuế từ chối cung cấp hồ sơ được yêu cầu, IRS nói có thể triệu tập hồ sơ hoặc từ chối các khoản mục đã khai vì thiếu chứng minh. Cùng trang câu hỏi thường gặp đó nói tệp sao lưu cho phép IRS kiểm tra hồ sơ gốc, điều mà IRS không làm được đầy đủ với bản xuất ra bảng tính, và một tệp được dựng lại bằng cách nhập lại giao dịch không phải là bản sao của hồ sơ gốc. Nếu ứng dụng cũ không có tệp sao lưu, hãy giữ bản xuất đầy đủ nhất mà nó cung cấp.

Schedule C cần những hồ sơ nào?

Hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí của bạn cũng dùng được. IRS nói luật nhìn chung không yêu cầu loại hồ sơ đặc biệt nào. Publication 583 yêu cầu hai thứ: sổ sách tóm tắt các giao dịch của bạn, và các chứng từ hỗ trợ đứng sau chúng.

Chỉ có bằng chứng đã thanh toán thì chưa xác lập được khoản khấu trừ. Publication 583 nói hãy giữ cả biên lai hoặc hóa đơn cho thấy chi phí. Về số dặm, xem nhật ký số dặm phải cho thấy những gì. Về thói quen hằng ngày, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Các dòng Schedule C nào đã nhận dữ liệu từ danh mục cũ của tôi, và công cụ mới phải tạo ra gì?

Công cụ mới phải cho ra tổng của từng dòng trên Schedule C, hoặc một bản ánh xạ rõ ràng từ danh mục của bạn sang các dòng đó. Hãy mở danh sách danh mục cũ bên cạnh biểu mẫu. Số dòng theo biểu mẫu mới nhất đã công bố và có thể thay đổi.

Hướng dẫn nói hãy khai thu nhập từ mọi nguồn, và không khấu trừ thuế thu nhập liên bang, kể cả thuế tự kinh doanh. Khoản rút tiền của chủ sở hữu, chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn và chi tiêu cá nhân cũng không thuộc dòng chi phí nào. Hãy tách mọi danh mục trải trên hai dòng. Xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.

IRS có yêu cầu một ứng dụng cụ thể để chuyển sang không, và phương pháp kế toán của tôi có thay đổi không?

IRS không yêu cầu ứng dụng cụ thể nào, và việc đổi phần mềm tự nó không làm đổi phương pháp kế toán của bạn. Hệ thống trên máy tính phải tạo ra hồ sơ dễ đọc, khớp với sổ sách và tờ khai của bạn (Publication 583). Bạn phải dùng cùng một phương pháp để tính thu nhập chịu thuế và để ghi sổ. Schedule C line F hỏi đó là phương pháp tiền mặt (cash), dồn tích (accrual) hay phương pháp khác.

Bản thân việc đổi phương pháp, chẳng hạn từ tiền mặt sang dồn tích, là một bước riêng và nhìn chung cần IRS chấp thuận, yêu cầu bằng Form 3115 (Publication 583; hướng dẫn Schedule C). Xem chuyển từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích.

Vì vậy hãy kiểm tra cơ sở của các báo cáo trong công cụ mới. Theo phương pháp tiền mặt, bạn khai thu nhập khi nhận được và khấu trừ chi phí khi trả. Công cụ tính thu nhập theo ngày hóa đơn sẽ không khớp với tờ khai theo phương pháp tiền mặt. Nếu báo cáo cũ và tờ khai đã nộp của bạn dùng cơ sở khác nhau, hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem trước khi chuyển: tổng số của công cụ mới không thể khớp với cả hai. Về phần mềm kế toán trực tuyến, xem so sánh phần mềm kế toán trực tuyến.

Hồ sơ thế nào được coi là đủ cho nhật ký số dặm và biên lai của tôi?

Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, IRS chấp nhận sổ ghi chép, nhật ký, bản kê chi phí, phiếu hành trình hoặc hồ sơ tương tự, và nói hồ sơ lập trên máy tính là đủ. Nhìn chung bạn cũng cần bằng chứng bằng giấy tờ, như biên lai, séc đã thanh toán hoặc hóa đơn, với một vài ngoại lệ, chẳng hạn chi phí phương tiện đi lại mà chưa thể có biên lai ngay. Bạn không thể khấu trừ số tiền đi lại, quà tặng hay xe mà bạn ước chừng hoặc ước tính (Publication 463, Topic 510). Các chi phí kinh doanh khác theo quy tắc chung ở trên: sổ sách cùng chứng từ hỗ trợ.

Với xe, hồ sơ cho thấy ngày, điểm đến và mục đích kinh doanh của mỗi lần dùng, số dặm của mỗi lần dùng cho kinh doanh, và tổng số dặm trong năm. Hãy ghi vào lúc đó hoặc gần đó. Nhật ký ghi hằng tuần được coi là kịp thời.

Nhật ký trên ứng dụng có thể đạt, nhưng chỉ khi bạn còn truy xuất và tái tạo được. Hướng dẫn Schedule C cho line 47 cho phép lưu bằng chứng bằng văn bản về chi phí xe trong hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng một số yêu cầu. Publication 583 nói hệ thống đó phải lập chỉ mục, lưu trữ, bảo quản, truy xuất và tái tạo hồ sơ ở dạng đọc được, có thể truy cập đối với IRS. IRS không nói một ứng dụng cụ thể có đạt chuẩn đó hay không. Nhật ký trên ứng dụng không còn truy xuất được thì có thể không đạt, nên hãy giữ một bản sao bạn tái tạo được.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, Publication 463 cho phép dùng lời khai của chính bạn cùng bằng chứng hỗ trợ khác. Ấn phẩm này cũng cho phép dựng lại hồ sơ bị hủy hoại vì lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn, với ví dụ là hỏa hoạn, lũ lụt và các tổn thất rủi ro khác. Ấn phẩm không nêu ứng dụng bị ngừng, nên đừng trông cậy vào đó. Xem dựng lại nhật ký số dặm và biên lai bị mất.

Tôi giữ hồ sơ bao lâu sau khi chuyển?

Hãy giữ hồ sơ cho đến khi hết thời hiệu của từng tờ khai, nhìn chung là ba năm kể từ ngày nộp (IRS). Thời hiệu đó là khoảng thời gian bạn có thể điều chỉnh tờ khai hoặc IRS có thể ấn định thêm thuế. Việc chuyển phần mềm không rút ngắn cũng không tính lại thời hiệu đó.

Hãy giữ cả bản sao các tờ khai đã nộp. Nếu một năm chưa từng nộp tờ khai thì không có giới hạn, nên hãy giữ mọi thứ của năm đó. Các trường hợp khác, như yêu cầu hoàn thuế, nợ xấu và thuế lương, có trong thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.

Tôi chuyển sang công cụ mới những gì từ phần theo dõi thuế nộp tạm tính hằng quý của ứng dụng?

Hãy chuyển những gì bạn thực sự đã trả, không phải số ước tính của ứng dụng. Thuế nộp tạm tính gồm thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh, và một đợt nộp trễ hoặc thiếu có thể bị phạt dù bạn được hoàn thuế.

• Ngày và số tiền của từng khoản nộp liên bang trong năm thuế. Lấy từ ngân hàng, xác nhận thanh toán, hoặc tài khoản trực tuyến IRS của bạn, nơi cho thấy lịch sử thanh toán đến năm năm, kể cả các khoản nộp tạm tính.
• Khoản nộp thừa của năm trước được chuyển sang năm này. Trên Form 1040 năm 2025, line 26 gộp khoản này với các khoản nộp tạm tính; hãy kiểm tra biểu mẫu hiện hành.
• Các khoản nộp cho tiểu bang, giữ riêng khỏi khoản nộp liên bang.
• Số thuế dự kiến của ứng dụng chỉ để tham khảo. Hãy tính lại bằng bảng tính của Form 1040-ES.

Quy tắc phạt và hạn nộp có trong các khoản nộp thuế tạm tính hằng quý.

Tôi nên chuyển ngay bây giờ hay vào đầu năm sau?

Cách nào cũng được nếu một ngày chốt tách hồ sơ gọn gàng và thu nhập chỉ được tính một lần. Bắt đầu vào ngày đầu tiên của năm thuế giữ mỗi năm trong một công cụ. Chuyển giữa năm làm một Schedule C từ hai công cụ: công cụ cũ đến ngày chốt, công cụ mới sau đó. Nếu thông báo của nhà sản xuất chấm dứt quyền truy cập sớm hơn, thì ngày đó quyết định ngày của bạn, nên hãy xuất dữ liệu của năm từ đầu đến nay trước khi đó.

Để tránh tính thu nhập hai lần:

1. Chọn ngày chốt trùng với ngày trên sao kê ngân hàng, trong một tháng bạn đã đối chiếu.
2. Đối chiếu từng tài khoản ngân hàng và thẻ đến ngày chốt và nhập số dư sổ sách đã đối chiếu làm số dư đầu kỳ. Số dư trên sao kê có thể khác: khoản gửi chưa được ghi có và séc chưa được thanh toán có trong sổ sách của bạn nhưng không có trên sao kê.
3. Nhập các giao dịch có ngày sau ngày chốt. Liệt kê riêng các séc và khoản gửi chưa được thanh toán đó và khớp chúng khi chúng được thanh toán, thay vì ghi lại lần nữa. Giữ chi tiết trước đó trong bản xuất cũ.
4. Phương pháp tiền mặt: thu nhập nhìn chung được tính khi bạn nhận được, nên hãy ghi một hóa đơn chưa thanh toán tại ngày chốt khi khoản tiền về. Phương pháp dồn tích: chuyển nó sang như một khoản phải thu đang mở, không phải thu nhập mới.
5. Giữ bản xuất cũ cho cả năm thuế cộng thêm một tháng mỗi bên. Kiểm tra viên có thể yêu cầu tháng trước và tháng sau năm đó để kiểm tra việc chốt thu nhập và chi phí.

Xem đổi phần mềm kế toán giữa năm và thu nhập bị tính hai lần.

Tôi cần kiểm tra gì ở công cụ mới trước khi tin dùng?

Hãy thử nó so với hồ sơ mà công cụ không tạo ra. Chạy các kiểm tra này cho mọi năm bạn nạp vào.

Nếu line 1 nhỏ hơn tổng ở box 1 của các Form 1099-NEC của bạn, hướng dẫn Schedule C nói hãy đính kèm một bản giải trình về khoản chênh lệch. Publication 583 nói hãy đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng và giữ tài khoản kinh doanh tách khỏi tài khoản cá nhân.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thiết kế tự do có US$60.000 thu nhập 1099-NEC

Ứng dụng giữ bản ghi duy nhất của cô về 8.000 dặm kinh doanh. Cô xuất từng chuyến đi kèm ngày, địa điểm, mục đích và số dặm, cùng tổng số dặm trong năm, và lưu cùng hồ sơ thuế của mình. IRS đòi hồ sơ đầy đủ, không đòi ứng dụng. Line 1 của công cụ mới của cô phải gồm US$60.000 và mọi thu nhập kinh doanh mà khách hàng nào cũng không khai trên Form 1099.

Người bán trên sàn có US$30.000 doanh số và US$24.000 tiền gửi vào

Khoản chênh US$6.000 là phí và tiền hoàn lại bị trừ trước khi chi trả. Công cụ mới ghi US$30.000 là doanh số, phí nền tảng là chi phí và mọi khoản hoàn tiền cho khách là hàng trả lại và giảm giá ở line 2, nên line 1 bắt đầu từ US$30.000 và khớp với Form 1099-K, nếu có phát hành, vì form đó cho thấy số tiền gộp. Công cụ chỉ ghi US$24.000 tiền gửi vào sẽ làm line 1 bị thiếu US$6.000.

Chủ doanh nghiệp một chủ chuyển vào ngày 1 tháng 7

Cô dùng phương pháp tiền mặt. Công cụ cũ giữ US$30.000 thu nhập từ tháng 1 đến tháng 6, và công cụ mới giữ US$35.000 từ tháng 7 trở đi, nên line 1 là US$65.000. Cô đặt ngày chốt là ngày 30 tháng 6 và mở công cụ mới với số dư ngày 30 tháng 6 đã đối chiếu, liệt kê các séc và khoản gửi chưa được thanh toán. Hóa đơn US$5.000 gửi ngày 20 tháng 6 và được trả ngày 8 tháng 7, theo phương pháp tiền mặt, nhìn chung là thu nhập tháng 7. Cô nhập nó một lần, khi tiền gửi về, không nhập thêm như một hóa đơn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thiếu vài tháng hoặc cả năm trong bản xuất: sổ sách phải được dựng lại từ sao kê trước khi lập tờ khai. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và nhờ hỗ trợ ghi sổ.
• Có những năm thu nhập chưa từng nộp tờ khai: hồ sơ của năm chưa nộp tờ khai không có giới hạn thời gian. Xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Chi tiêu cá nhân và kinh doanh bị trộn lẫn: hãy tách chúng ra trước khi lập Schedule C. Xem sửa việc trộn lẫn tiền và nhờ hỗ trợ ghi sổ.
• Tổng Form 1099-NEC của bạn lớn hơn thu nhập trong sổ sách: hướng dẫn Schedule C yêu cầu một bản giải trình về chênh lệch, nên nguyên nhân rất quan trọng. Nếu vẫn không giải thích được, xem hỗ trợ thuế cá nhân. Nếu nguyên nhân là trùng lặp, xem thu nhập bị tính hai lần.
• Khách hàng trả từ ngoài Hoa Kỳ, hoặc bằng ngoại tệ: có thể không có Form 1099, nên line 1 dựa vào hồ sơ của chính bạn. Xem không có Form 1099 từ khách hàng nước ngoài, và về những gì cần khai, xem hỗ trợ thuế cá nhân.
• Không có nhật ký số dặm hoặc biên lai nào ngoài ứng dụng: xem dựng lại nhật ký số dặm, nhật ký số dặm phải cho thấy những gì và biên lai bị mất, và nhờ hỗ trợ ghi sổ nếu khoảng trống lớn.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra của IRS: trang câu hỏi thường gặp của IRS nói tệp được dựng lại hoặc rút gọn không đáp ứng yêu cầu cho các năm đang bị kiểm tra, nên việc nên giao những gì là câu hỏi dành cho hỗ trợ thuế cá nhân. Xem IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ.
• Có thêm một thành viên hợp danh, hoặc doanh nghiệp nay nộp tờ khai như một công ty: Schedule C dành cho doanh nghiệp một chủ, nên sổ sách cũ có thể không dùng nguyên được. Xem sổ sách sau khi chọn tư cách S corporation và nhờ hỗ trợ ghi sổ.
• Bạn đang đóng một tệp QuickBooks Online: xem hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks.