Yurt Dışı Yüklenici Ödemeleri: İndirimi Kanıtlayan Kayıtlar

Yurt dışından yüklenici çalıştırmak vergiden indirilebilir mi?

Çoğunlukla evet. Bir işletme, ticari veya mesleki faaliyetini yürütmek için ödediği veya katlandığı olağan ve gerekli giderleri, gerçekten yapılan kişisel hizmetler için makul ücret dahil, indirebilir (26 USC 162). Bu kural, aşağıdaki tek istisna dışında, çalışanın nerede yaşadığına bağlı değildir. Bazı maliyetler ödendiğinde indirilmek yerine aktifleştirilir: bir işletme varlığı yaratan veya iyileştiren işler (26 USC 263) ve işletme açılmadan önce ödenen maliyetler (26 USC 195). Olağan bir gider alanınızda yaygın ve kabul görendir; gerekli olan ise yararlı ve uygun olandır (Publication 583).

İstisna, yazılım geliştirmeyi de içeren, ABD dışında yapılan araştırmadır. Bu maliyetler aktifleştirilir ve hepsi bir anda değil, ödendikleri veya katlanıldıkları vergi yılının ortasından başlayarak 15 yıl boyunca eşit olarak indirilir (26 USC 174). IRS'nin düzenlemelerle değiştirilebilecek geçici rehberi, işin yapıldığı yere bakar ve Puerto Riko ile ABD'ye bağlı bölgeleri ABD içinde sayar (Notice 2023-63). Yurt dışında yazılan yeni kod için iyi belgelenmiş bir fatura bu nedenle ödendiğinde tam olarak indirilemez. Bkz. yurt dışında yapılan yazılım geliştirmenin indirilmesi.

İndirim yine de kanıt ister. Bir beyannamenin talep ettiği şeyi belgelemeye ispat yükü denir ve bu yük mükellefe aittir (IRS: Kayıt tutma). Bilgi beyannameleri ve stopaj ayrı bir yükümlülüktür ve kendi kuralları vardır: bkz. yurt dışındaki yüklenicilere ödeme.

Şu hallerde durum basit değildir:

• ödemeler yıllarca sözleşme, fatura veya ekstre olmadan sürdüyse;
• parayı bir platform taşıdıysa, bu yüzden banka ekstreniz işi yapan kişiyi değil platformu gösteriyorsa;
• para nakit olarak, kişisel bir hesaptan veya bir ödeme uygulaması aracılığıyla çıktıysa ya da çalışan bir akraba veya sahibi olduğunuz bir şirketse;
• yurt dışında ödeme yapılan kişiler için hiçbir vergi formu toplanmadıysa veya verilmediyse;
• bir yüklenici personel gibi çalışıyorsa;
• iş, ABD dışında yapılan yazılım geliştirmeyse;
• bir IRS yazısı zaten destek istiyorsa;
• kişi veya yer ABD yaptırımları kapsamında olabilirse.

Önce toplayın: sözleşmeler veya yazılı iş kapsamları, faturalar ve platform dışa aktarımları, banka, havale ve kart ekstreleri, teslim edilen iş ve çevresindeki e-postalar ve her kişinin nerede çalıştığını gösteren bir not.

Denetlenirsem gideri hangi belgeler kanıtlar?

Ödemeyi kaydeden muhasebe kayıtları ve ödenen tutarı ile işletme için olduğunu gösteren belgeler. Federal kurallar indirimlerinizi ortaya koymaya yeterli kayıt ister (26 CFR 1.6001-1); ve kanun, birkaç durum dışında özel bir kayıt türü zorunlu kılmaz (IRS: Kayıt tutma). Publication 583, bir giderin belgelerinin ödenen tutarı ve bunun bir iş gideri olduğunu göstermesi gerektiğini söyler. Faturaları, hesap ekstrelerini ve iptal edilmiş çekleri sayar ve ödeme kanıtının tek başına indirimi doğrulamadığını belirtir (Publication 583).

Her noktanın bir belgesi olsun diye yüklenici başına tek bir dosya tutun:

Elektronik transfer için Publication 583, ekstrenin tutarı, alıcının adını ve transferin işlendiği tarihi göstermesi gerektiğini söyler. Dosyanın ne kadar süre saklanacağı iş kayıtları ne kadar süre saklanır rehberinde anlatılır.

Platformun faturasını ve ekstresini mi saklarım, yoksa serbest çalışanın kendi faturasını mı?

İkisi de elinizdeyse ikisini de saklayın. IRS tek bir zorunlu belge belirtmez (Publication 583); bu yüzden platformun veya serbest çalışanın size gerçekten verdiğini, onunla eşleşen ödeme kaydıyla birlikte saklayın. Hangisinin ağırlık taşıyacağı sözleşmenizin kiminle olduğuna bağlıdır. Anlamak için platformun veya ajansın şartlarını okuyun.

Banka veya kart ekstreniz, serbest çalışanı değil platformu alıcı olarak gösterir. Bu ödemeyi kanıtlar ama işi kimin yaptığını kanıtlamaz. Platform faturalarını ve ekstrelerini her ay indirin: yalnızca bir hesabın içinde duran kayıtlar hesap kapanırsa veya erişim sona ererse kaybolabilir.

Serbest çalışan platformu üzerinden yapılan ödemeleri nasıl kaydederim ve nihai alıcıların adlarını yazar mıyım?

Ödemeyi, tek bir toplu platform gideri olarak değil, satın aldığı işin maliyeti olarak serbest çalışan veya iş bazında kaydedin ve her serbest çalışanın adını satırda tutun. Bir platform üzerinden ödeme yapmak, banka ekstresinde kimin göründüğünü değiştirir; maliyetin ne olduğunu değiştirmez.

1. Banka veya kart ekstrenizdeki tahsilatı aynı dönemin platform ekstresiyle eşleştirin. Toplamlar tutmalıdır.
2. Tahsilatı serbest çalışan veya sözleşme başına bir satıra ve platform ücretleri için ayrı bir satıra bölün. Ücret, platformu kullanmanın maliyetidir; iş karşılığı ödeme değildir.
3. Her ödeme satırını işin türüne göre kaydedin (sonraki bölüm). Serbest çalışanın adını, ülkesini ve sözleşmesini açıklama alanına veya tedarikçi kaydına yazın.
4. Platform ekstresini ve faturalarını banka kaydıyla birlikte dosyalayın.

Her kişinin adını satırda tutun: biri sorarsa işi kimin yaptığını yanıtlar. Bu kişiye bir form gidip gitmeyeceği platformun nasıl ödeme yaptığına ve işin nerede yapıldığına bağlıdır: bkz. hangi yüklenicilere vergi formu verilir ve yurt dışındaki yüklenicilere ödeme.

Yurt dışı yüklenici ödemeleri nereye gider: sözleşmeli işçilik, mesleki ücretler mi, yoksa satılan malın maliyeti mi?

İşin türüne göre. Alıcının ülkesi yalnızca yazılım geliştirme ve diğer araştırma için, yani son satırda önemlidir. Dört kategori çoğu durumu kapsar ve ilk üçü araştırma veya sermaye işi değil, olağan işletme işlerini varsayar. Bir fatura bunları karıştırabilir: görevleri ve tutarları ayrı tutun.

Schedule C 11. satır, işletmeniz için yapılan hizmetler karşılığında çalışan olarak görmediğiniz kişilere yapılan ödemeleri kapsar. Başka yerde indirilen sözleşmeli işçiliği dışarıda bırakır; böylece her ödeme bir kez sayılır (Schedule C talimatları). 17. satır, muhasebecilerin ve avukatların işletmenin yürütülmesiyle doğrudan ilgili ücretleri içindir; bir işletme varlığını edinmek için ödenen hukuki ücretler genellikle indirilmez, varlığın maliyet esasına eklenir (Publication 334). Son satır dışında, muhasebe kayıtlarındaki hesabın adı “mesleki ücretler” olsa bile bir geliştirici veya tasarımcı genellikle sözleşmeli işçiliktir.

Form 1120, 1120-S ve 1065'te sözleşmeli işçilik satırı yoktur. Talimatları, başka yerde talep edilmeyen her izin verilen indirimi tür ve tutar olarak listeleyen bir beyan eklemenizi söyler (Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). Beyan gösterebilsin diye sözleşmeli işçiliği muhasebe kayıtlarında kendi hesabı olarak tutun.

Satılan malın maliyeti daha dardır. Publication 334, işçilik maliyetlerinin genellikle yalnızca imalat veya madencilik işletmesinde satılan malın maliyetinin parçası olduğunu söyler (Publication 334). Şirketler ve ortaklıklar bunu talep ederken Form 1125-A eklerler (Form 1125-A). Hizmet işletmesi için bkz. hizmet işletmesinde satılan malın maliyeti.

İşin nerede ve nasıl yapıldığı hakkında ne kaydederim?

Her kişinin çalıştığı ülke, şehir veya bölge ve tarihler, görev ve işi kimin yönlendirdiği. Her giriş, daha sonra gündeme gelen bir soruyu yanıtlar.

Kaydı iş yapıldıkça, yüklenicinin dosyasında aylık bir not olarak tutun.

Başka bir para biriminde gönderilen ödemeyi nasıl kaydederim?

ABD doları olarak. Beyannameler dolar cinsindendir ve çoğu ABD işletmesinde her yabancı para kalemi, ödendiği veya tahakkuk ettiği sırada geçerli olan döviz kuruyla çevrilir (IRS: Yabancı para birimi ve döviz kurları).

Fatura dolar cinsindense o tutarı kaydedin. Başka bir para birimindeki fatura için onu ödediğiniz günün kuruyla, faturaları ödemeden önce kaydediyorsanız tahakkuk ettirdiğiniz günün kuruyla çevirin. Bankanın tahsil ettiğinden fark, banka veya kur ücretidir; önce tahakkuk ettirdiğiniz bir fatura içinse kur kazancı veya zararıdır (26 USC 988). Satırda fatura tutarını ve para birimini, kuru ve nereden aldığınızı ve dolar tutarını saklayın. Bir havaleye ait banka ücretleri banka giderleridir, yüklenici ödemesi değildir. Hangi kur kaynağının kullanılacağı ve kayıt, yabancı para birimiyle ödenen giderler rehberindedir.

Yüklenici hiç fatura göndermediyse ne olur?

Ödemeyi yine de destekleyebilirsiniz, ama dosyayı şimdi kurun. Fatura tek kanıt değildir: kanun özel bir kayıt türü zorunlu kılmaz ve sınav, belgelerin ödenen tutarı ve bunun işletme için olduğunu gösterip göstermediğidir (Publication 583).

1. Yükleniciden işi ve tarihleri anlatan bir fatura isteyin. Talebi ve yanıtı saklayın ve aldığınız tarihi kaydedin. Hiçbir zaman daha erken bir tarih atmayın.
2. Ödeme kaydını çıkarın: alıcının adı, tutar ve tarihi olan havale onayı veya ekstre satırı.
3. Teslim edilen işi ve onu kuran ve kabul eden e-postaları saklayın.
4. Fatura gelmezse tarihli bir not yazın: kim, hangi iş, ne zaman, ne kadar, nasıl ödendi ve kanıt nerede. Bunu sonradan sizin tarafınızdan yazıldığı şeklinde işaretleyin.

Yıllarca bunların hiçbiri olmadan yapılan ödemeler aşağıdaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümündedir. Kaybolan bir makbuz iş giderleri için kaybolan makbuzlar rehberinde ele alınır.

Uzun süreli bir serbest çalışan kayıtlarımda ne zaman çalışana benzer?

Kayıtlar, kişinin ne yaptığını ve nasıl yaptığını sizin denetlediğinizi, ödemenin sabit bir düzenle yapıldığını ve ilişkinin süresiz ve işletme için merkezi olduğunu gösterdiğinde. IRS üç grup olguyu tartar: davranışsal, finansal ve ilişkinin türü; hiçbir tek etken belirleyici değildir. Uzaktan çalışan bir kişi, işçi uzaktan çalışmayı kendisi seçse bile, ne yapıldığını ve nasıl yapıldığını denetleyebiliyorsanız örf ve âdet hukuku kurallarına (IRS'nin olağan sınaması) göre çalışandır (IRS: Bağımsız yüklenici mi, çalışan mı?).

Bir çalışanı yüklenici gibi işleyip buna makul bir dayanağınız yoksa o çalışan için istihdam vergilerinden sorumlu olabilirsiniz. Makul bir dayanak varsa rahatlama ayrıca gerekli bilgi beyannamelerini çalışana yaklaşımınızla tutarlı biçimde vermiş olmanızı ister (IRS: Bağımsız yüklenici mi, çalışan mı?). ABD sosyal güvenlik ve Medicare vergisi ABD'de yapılan işi kapsar; yurt dışında ise yalnızca bir ABD vatandaşı veya mukiminin bir Amerikan işveren için yaptığı işi kapsar (26 USC 3121(b)). Çalışanın ülkesinin hukuku ayrı bir sorudur. Bkz. çalışan olabilecek yükleniciler ve ABD girişimi için yurt dışında çalışan istihdamı.

Yurt dışında birine ödeme yapmadan önce yaptırımları kontrol etmeli miyim?

Evet, iyi uygulama olarak: ilk ödemeden önce ve zaman zaman yeniden. Bunun arkasındaki yükümlülük kanundur: ABD yaptırımları, ABD'de kurulmuş işletmeler ve yabancı şubeleri dahil her ABD kişisi için geçerlidir (OFAC FAQ 11).

İki tür kural önemlidir. Bazı programlar bir ülke veya bölgeyi ilgilendiren işlemlerin çoğunu geniş biçimde yasaklar. Diğerleri OFAC'ın Specially Designated Nationals and Blocked Persons Listesi'nde (SDN Listesi) adı geçen kişi ve şirketleri bloke eder ve ABD kişileri, nerede olurlarsa olsunlar, onlarla işlem yapamaz (OFAC FAQs). Bloke edilmiş kişilerin doğrudan veya dolaylı olarak toplamda %50 veya daha fazlasına sahip olduğu bir şirket, adı listede olmasa bile kendisi bloke edilmiştir (OFAC FAQ 401).

1. Yüklenicinin adını ve varsa şirket adını OFAC'ın Yaptırım Listesi Arama aracında arayın.
2. Yüklenicinin çalıştığı yeri, şehir veya bölgeye kadar, OFAC'ın yaptırım programları listesiyle karşılaştırın. Bazı programlar bir ülkenin içindeki bir bölgeyi kapsar; bu yüzden tek başına ülke adı yeterli olmayabilir.
3. Sonucun tarihli bir kopyasını yüklenicinin dosyasında saklayın. OFAC, yaptırım programlarının sık değişebileceğini ve web sitesini düzenli olarak kontrol etmenin önemli olduğunu söyler; bu yüzden aramayı daha sonra tekrarlayın.
4. Bir ad veya yer eşleşirse eşleşme netleşene kadar ödeme yapmayın. Arama aracı bulanık eşleştirme kullanır, bu yüzden bir sonuç yanlış eşleşme olabilir; ancak bloke edilmiş bir kişinin mülküyle işlem yapmak yasaktır. Yaptırım danışmanlığı alın veya OFAC'a sorun.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Bir platform üzerinden üç serbest çalışan

Bir şahıs işletmesi sahibi, Filipinler, Ukrayna ve Brezilya'daki üç serbest çalışana yıl boyunca bir serbest çalışan platformu üzerinden toplam US$18.000 ödüyor: US$8.000, US$6.000 ve US$4.000. Kart ekstresi yalnızca platformu gösteriyor. Sahip her ay kart tahsilatını platform ekstresiyle eşleştiriyor ve serbest çalışan başına bir satıra bölüyor. Yıllık US$600 platform ücreti ayrı kaydediliyor. Her serbest çalışanın dosyasında sözleşme, platform faturaları ve teslim edilen dosyalar var. Üçü de araştırma, yazılım veya sermaye işi içermeyen olağan hizmetler yaptığı için US$18.000, Schedule C 11. satırdaki sözleşmeli işçiliğe gidiyor.

Fatura olmadan havaleyle ödenen bir geliştirici

Bir şirket Polonya'daki bir geliştiriciye US$5.000 havale ediyor. Fatura yok. Sahip, işi ve tarihlerini anlatan bir fatura istiyor, alındığı tarihle dosyalıyor ve havale onayını, teslim edilen kodu ve kapsam yazışmalarını saklıyor. Sahip ülkeyi ve tarihleri kaydediyor, geliştiricinin adını OFAC arama aracında arıyor ve sonucu saklıyor. Geliştirici ABD dışında yeni kod yazdığı için 174. madde uygulanabilir: maliyet o zaman sözleşmeli işçilik olarak kaydedilmek yerine aktifleştirilir ve 15 yılda itfa edilir. Aksi halde sözleşmeli işçiliktir ve diğer indirimler beyanında tür ve tutar olarak listelenir.

Personel gibi çalışan, yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusu

Bir şirket, Kenya'daki bir muhasebe sorumlusuna üç yıl boyunca ayda US$5.000, yılda US$60.000 ödüyor. Dosyada sabit haftalık saatler, şirket e-postası ve yazılım hesapları, her ay aynı tutar ve fatura yok. Bu kayıtlar, yukarıdaki IRS gruplarına göre üç yılın her birinde istihdama işaret ediyor. Sahip sınıflandırmayı şimdi gözden geçiriyor. Muhasebe sorumlusu bir ABD vatandaşı veya mukimi değilse ABD sosyal güvenlik ve Medicare vergisi Kenya'da yapılan işe uygulanmaz; Kenya'nın kuralları ayrı bir sorudur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yurt dışındaki ödemeler yıllarca sözleşme, fatura veya ekstre olmadan sürdü: hangi kayıtların yeniden oluşturulabileceği ve önceki yılların nasıl kategorileneceği muhakeme gerektirir. Banka ekstrelerinden muhasebe kayıtlarını yeniden oluşturma ile başlayın ve kayıtları yeniden oluşturmak için yardım alın.
• Nakit, kişisel hesap veya ödeme uygulamasıyla ödeme yaptınız ya da bir akrabaya ödediniz: hem ödeme kaydını hem de gerçek işin kanıtını göstermek daha zordur. Taşeronlara nakit ödeme rehberini okuyun ve var olanları kayıtları düzene sokmak için getirin.
• Bir IRS yazısı veya denetimi destek istiyor: yazıdaki yanıt tarihi belirleyicidir. Küçük işletmenin IRS denetimi rehberini okuyun ve dosyayı hazırlamak için yardım alın.
• Bir yüklenici personel gibi çalışıyor: çalışan olabilecek yükleniciler rehberine bakın ve sözleşmeyi, ödeme geçmişini ve iş kaydını kayıtları gözden geçirtmek için getirin.
• Önceki yıllar için formlar atlandı: bkz. gecikmiş yüklenici ve çalışan vergi formları ve ödeme geçmişini muhasebe kayıtları desteğine getirin.
• Yurt dışındaki geliştiricilere veya araştırmacılara ödeme yapıyorsunuz: 15 yıllık kuralın dayandığı şey, her görevin nerede yapıldığına dair kayıttır; önceki yılların nasıl ele alındığı ise bir beyanname sorusudur. Yurt dışında yapılan yazılım geliştirmenin indirilmesi rehberini okuyun ve sözleşmeleri ile iş kaydını maliyetleri görev ve yere göre düzenlemek için getirin.
• W-8, 1099 veya stopaj yanıtına ihtiyacınız var: yurt dışındaki yüklenicilere ödeme rehberini okuyun.
• Makbuzlar veya faturalar kayboldu: bkz. iş giderleri için kaybolan makbuzlar.
• Bir arama olası bir yaptırım eşleşmesi gösteriyor: ödemeyi durdurun. Gerçek bir eşleşme olup olmadığı bir muhasebe değil, yaptırım sorusudur; OFAC'ın yaptırım programları sayfasından başlayın.