Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland: Nachweise für den Abzug

Sind Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland steuerlich abziehbar?

Oft ja. Ein Unternehmen darf die üblichen und notwendigen Aufwendungen abziehen, die es zur Führung seines Geschäfts zahlt oder trägt, einschließlich einer angemessenen Vergütung für tatsächlich erbrachte persönliche Dienstleistungen (26 USC 162). Diese Regel hängt nicht davon ab, wo der Arbeitende lebt, mit einer Ausnahme weiter unten. Manche Kosten werden stattdessen aktiviert, statt bei Zahlung abgezogen zu werden: Arbeiten, die einen Vermögenswert des Unternehmens schaffen oder verbessern (26 USC 263), und Kosten, die vor der Eröffnung des Unternehmens anfallen (26 USC 195). Ein üblicher Aufwand ist in Ihrer Branche gängig und anerkannt; ein notwendiger ist hilfreich und angemessen (Publication 583).

Die Ausnahme ist Forschung außerhalb der USA, wozu auch Softwareentwicklung zählt. Diese Kosten werden aktiviert und gleichmäßig über 15 Jahre abgezogen, beginnend zur Mitte des Steuerjahres, in dem sie gezahlt werden oder anfallen, statt auf einmal (26 USC 174). Die vorläufigen Hinweise des IRS, die durch Vorschriften ersetzt werden können, stellen darauf ab, wo die Arbeit ausgeführt wird, und zählen Puerto Rico und die US-Besitzungen als Teil der USA (Notice 2023-63). Eine gut belegte Rechnung für neuen Code, der im Ausland geschrieben wurde, ist daher bei Zahlung nicht voll abziehbar. Lesen Sie im Ausland durchgeführte Softwareentwicklung abziehen.

Der Abzug braucht trotzdem einen Nachweis. Die Pflicht, zu belegen, was eine Steuererklärung geltend macht, heißt Beweislast (Burden of Proof), und sie liegt beim Steuerpflichtigen (IRS: Aufzeichnungspflichten). Informationserklärungen und Einbehalt sind eine eigene Pflicht mit eigenen Regeln: Lesen Sie Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Zahlungen jahrelang ohne Vertrag, Rechnung oder Abrechnung liefen;
• eine Plattform das Geld bewegt hat, sodass Ihr Kontoauszug die Plattform nennt, nicht die Person, die die Arbeit gemacht hat;
• das Geld bar, von einem privaten Konto oder über eine Zahlungs-App abgeflossen ist oder der Arbeitende ein Verwandter oder ein Unternehmen ist, das Ihnen gehört;
• für die im Ausland bezahlten Personen kein Steuerformular eingeholt oder eingereicht wurde;
• ein Auftragnehmer wie Personal arbeitet;
• die Arbeit Softwareentwicklung außerhalb der USA ist;
• ein IRS-Schreiben bereits Nachweise verlangt;
• die Person oder der Ort möglicherweise unter US-Sanktionen fällt.

Sammeln Sie zuerst: Verträge oder schriftliche Leistungsbeschreibungen, Rechnungen und Plattform-Exporte, Konto-, Überweisungs- und Kartenauszüge, die gelieferte Arbeit und die E-Mails dazu sowie eine Notiz, wo jede Person gearbeitet hat.

Welche Unterlagen belegen die Ausgabe bei einer Prüfung?

Eine Buchhaltung, die die Zahlung erfasst, gestützt auf Unterlagen, die den gezahlten Betrag und den betrieblichen Zweck zeigen. Die Bundesvorschriften verlangen Aufzeichnungen, die ausreichen, um Ihre Abzüge zu belegen (26 CFR 1.6001-1), und das Gesetz verlangt außer in wenigen Fällen keine bestimmte Art von Aufzeichnung (IRS: Aufzeichnungspflichten). Publication 583 sagt, dass Unterlagen zu einem Aufwand den gezahlten Betrag und die betriebliche Natur des Aufwands zeigen sollten. Sie nennt Rechnungen, Kontoauszüge und eingelöste Schecks und sagt, dass ein Zahlungsnachweis allein den Abzug nicht begründet (Publication 583).

Führen Sie je Auftragnehmer eine Akte, damit jeder Punkt ein Dokument hat:

Bei einer elektronischen Überweisung muss der Auszug nach Publication 583 den Betrag, den Namen des Empfängers und das Buchungsdatum der Überweisung zeigen. Wie lange Sie die Akte aufbewahren, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Bewahre ich die Rechnung und Abrechnung der Plattform oder die eigene Rechnung des Freiberuflers auf?

Bewahren Sie beide auf, wenn Sie beide haben. Der IRS nennt kein einzelnes vorgeschriebenes Dokument (Publication 583), bewahren Sie also auf, was die Plattform oder der Freiberufler Ihnen tatsächlich ausgestellt hat, mit dem dazu passenden Zahlungsnachweis. Welches Dokument das Gewicht trägt, hängt davon ab, mit wem Ihr Vertrag besteht. Lesen Sie dazu die Bedingungen der Plattform oder Agentur.

Ihr Konto- oder Kartenauszug nennt die Plattform als Zahlungsempfänger, nicht den Freiberufler. Er belegt die Zahlung, aber nicht, wer die Arbeit gemacht hat. Laden Sie Rechnungen und Abrechnungen der Plattform jeden Monat herunter: Unterlagen, die nur in einem Konto liegen, können verloren gehen, wenn das Konto geschlossen wird oder der Zugang endet.

Wie buche ich Zahlungen über eine Freelance-Plattform, und führe ich die Namen derjenigen auf, die letztlich bezahlt werden?

Buchen Sie die Zahlung als Kosten der Arbeit, die sie erkauft hat, nach Freiberufler oder Auftrag, nicht als einen Sammelposten für die Plattform, und lassen Sie den Namen jedes Freiberuflers auf der Zeile stehen. Die Zahlung über eine Plattform ändert, wer auf dem Kontoauszug erscheint, nicht, was die Kosten sind.

1. Ordnen Sie die Belastung auf Ihrem Konto- oder Kartenauszug der Plattformabrechnung für denselben Zeitraum zu. Die Summen sollten übereinstimmen.
2. Teilen Sie die Belastung in eine Zeile je Freiberufler oder Vertrag auf, plus eine eigene Zeile für jede Plattformgebühr. Eine Gebühr sind die Kosten der Plattformnutzung, keine Vergütung für die Arbeit.
3. Buchen Sie jede Vergütungszeile nach Art der Arbeit (nächster Abschnitt). Halten Sie Namen, Land und Vertrag des Freiberuflers im Buchungstext oder im Lieferantenstamm fest.
4. Legen Sie die Plattformabrechnung und die Rechnungen zum Bankbeleg ab.

Lassen Sie den Namen jeder Person auf der Zeile stehen: Er beantwortet, wer die Arbeit gemacht hat, falls jemand fragt. Ob ein Formular an diese Person geht, hängt davon ab, wie die Plattform zahlt und wo die Arbeit gemacht wurde: Lesen Sie welche Auftragnehmer ein Steuerformular bekommen und Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland.

Wohin gehören Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland: Auftragnehmerleistungen, Fachhonorare oder Wareneinsatz?

Nach der Art der Arbeit. Das Land des Zahlungsempfängers spielt nur bei Softwareentwicklung und anderer Forschung eine Rolle, der letzten Zeile. Vier Kategorien decken die meisten Fälle ab, und die ersten drei setzen laufende Betriebsarbeit voraus, keine Forschung und keine Investitionen. Eine Rechnung kann sie mischen: Halten Sie die Aufgaben und Beträge getrennt.

Zeile 11 in Schedule C umfasst Zahlungen an Personen, die Sie nicht als Arbeitnehmer behandeln, für Leistungen für Ihr Unternehmen. Sie lässt Auftragnehmerleistungen aus, die an anderer Stelle abgezogen werden, damit jede Zahlung nur einmal zählt (Anleitung zu Schedule C). Zeile 17 ist für Gebühren von Buchhaltungsexperten und Anwälten, die unmittelbar mit dem Betrieb des Unternehmens zusammenhängen; Anwaltskosten für den Erwerb eines Vermögenswerts werden in der Regel nicht abgezogen, sondern seinen Anschaffungskosten zugeschlagen (Publication 334). Außerhalb der letzten Zeile sind ein Entwickler oder Designer in der Regel Auftragnehmerleistungen, auch wenn die Buchhaltung das Konto „Fachhonorare“ nennt.

Die Formulare 1120, 1120-S und 1065 haben keine Zeile für Auftragnehmerleistungen. Ihre Anleitungen sagen, dass eine Aufstellung beizufügen ist, die jeden zulässigen Abzug, der nicht anderswo geltend gemacht wird, nach Art und Betrag auflistet (Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). Führen Sie Auftragnehmerleistungen in der Buchhaltung als eigenes Konto, damit die Aufstellung sie zeigen kann.

Der Wareneinsatz ist enger gefasst. Publication 334 sagt, dass Arbeitskosten in der Regel nur in einem Herstellungs- oder Bergbaubetrieb zum Wareneinsatz gehören (Publication 334). Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften fügen Form 1125-A bei, wenn sie ihn geltend machen (Form 1125-A). Für einen Dienstleistungsbetrieb lesen Sie Wareneinsatz bei einem Dienstleistungsbetrieb.

Was halte ich dazu fest, wo und wie die Arbeit gemacht wurde?

Land, Stadt oder Region und die Daten, an denen jede Person gearbeitet hat, die Aufgabe und wer sie angeleitet hat. Jeder Eintrag beantwortet eine Frage, die später aufkommt.

Führen Sie das Protokoll, während die Arbeit stattfindet, als monatliche Notiz in der Akte des Auftragnehmers.

Wie buche ich eine Zahlung in einer anderen Währung?

In US-Dollar. Steuererklärungen werden in Dollar erstellt, und für die meisten US-Unternehmen wird jeder Posten in Fremdwährung zum Wechselkurs umgerechnet, der bei Zahlung oder Entstehung gilt (IRS: Fremdwährung und Wechselkurse).

Lautet die Rechnung auf Dollar, buchen Sie diesen Betrag. Bei einer Rechnung in anderer Währung rechnen Sie zum Kurs des Zahlungstags um, oder zum Kurs des Tages, an dem Sie die Verbindlichkeit erfassen, wenn Sie Rechnungen vor der Zahlung buchen. Eine Differenz zu dem, was die Bank berechnet hat, ist eine Bank- oder Umtauschgebühr oder, bei einer zuerst erfassten Rechnung, ein Währungsgewinn oder -verlust (26 USC 988). Halten Sie auf der Zeile den Rechnungsbetrag und die Währung, den Kurs und seine Quelle sowie den Dollarbetrag fest. Bankgebühren auf einer Überweisung sind Bankkosten, keine Vergütung des Auftragnehmers. Welche Kursquelle Sie verwenden und wie Sie buchen, steht in in Fremdwährung gezahlte Ausgaben.

Was ist, wenn der Auftragnehmer nie eine Rechnung geschickt hat?

Sie können die Zahlung trotzdem belegen, aber bauen Sie die Akte jetzt auf. Eine Rechnung ist nicht der einzige Nachweis: Das Gesetz verlangt keine bestimmte Art von Aufzeichnung, und maßgeblich ist, ob Unterlagen den gezahlten Betrag und den betrieblichen Zweck zeigen (Publication 583).

1. Bitten Sie den Auftragnehmer um eine Rechnung, die die Arbeit und die Daten beschreibt. Bewahren Sie die Anfrage und die Antwort auf und halten Sie das Datum des Eingangs fest. Datieren Sie sie nie früher.
2. Besorgen Sie den Zahlungsnachweis: die Überweisungsbestätigung oder Auszugszeile mit Name des Empfängers, Betrag und Datum.
3. Bewahren Sie die gelieferte Arbeit und die E-Mails auf, die sie veranlasst und abgenommen haben.
4. Kommt keine Rechnung, schreiben Sie eine datierte Notiz: wer, welche Arbeit, wann, wie viel, wie bezahlt und wo der Nachweis liegt. Kennzeichnen Sie sie als später von Ihnen verfasst.

Zahlungen, bei denen jahrelang nichts davon vorliegt, stehen unten unter „Anders in Ihrem Fall?“. Ein verlorener Beleg ist in verlorene Belege für Betriebsausgaben behandelt.

Wann wirkt ein langjähriger Freiberufler in meinen Unterlagen wie ein Arbeitnehmer?

Wenn die Unterlagen zeigen, dass Sie kontrollieren, was die Person tut und wie, nach festem Muster zahlen und die Beziehung unbefristet und zentral für das Unternehmen ist. Der IRS gewichtet drei Gruppen von Tatsachen: Verhalten, Finanzielles und Art der Beziehung; kein einzelner Faktor entscheidet. Eine Person, die aus der Ferne arbeitet, ist nach dem Common Law (dem üblichen Test des IRS) ein Arbeitnehmer, wenn Sie kontrollieren können, was getan wird und wie, auch wenn der Arbeitende selbst wählt, aus der Ferne zu arbeiten (IRS: Selbstständiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer).

Behandeln Sie einen Arbeitnehmer als Auftragnehmer und haben dafür keine vernünftige Grundlage, haften Sie womöglich für die Lohnsteuern für diese Person. Mit vernünftiger Grundlage setzt eine Entlastung außerdem voraus, dass Sie die erforderlichen Informationserklärungen im Einklang mit Ihrer Behandlung der Person eingereicht haben (IRS: Selbstständiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer). Die US-Steuer für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) erfasst Arbeit in den USA und im Ausland nur die Arbeit eines US-Staatsbürgers oder in den USA Ansässigen für einen amerikanischen Arbeitgeber (26 USC 3121(b)). Das Recht des Landes des Arbeitenden ist eine getrennte Frage. Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten und Arbeitnehmer im Ausland für ein US-Startup einstellen.

Soll ich Sanktionen prüfen, bevor ich jemanden im Ausland bezahle?

Ja, als gute Praxis: vor der ersten Zahlung und danach von Zeit zu Zeit. Die Pflicht dahinter ist das Gesetz: Die US-Sanktionen der OFAC (Office of Foreign Assets Control, US-Sanktionsbehörde) gelten für jede US-Person, einschließlich in den USA gegründeter Unternehmen und ihrer ausländischen Niederlassungen (OFAC FAQ 11).

Zwei Arten von Regeln sind wichtig. Manche Programme verbieten die meisten Geschäfte mit einem Land oder einer Region umfassend. Andere sperren namentlich genannte Personen und Unternehmen auf der Liste der Specially Designated Nationals and Blocked Persons der OFAC (SDN-Liste), und US-Personen dürfen mit ihnen überall auf der Welt keine Geschäfte machen (OFAC FAQs). Ein Unternehmen, das zu 50 % oder mehr, direkt oder indirekt und insgesamt, im Eigentum gesperrter Personen steht, ist selbst gesperrt, auch wenn sein Name nicht auf der Liste steht (OFAC FAQ 401).

1. Suchen Sie den Namen des Auftragnehmers und, falls vorhanden, den Firmennamen im Sanctions List Search Tool der OFAC.
2. Prüfen Sie, wo der Auftragnehmer arbeitet, bis auf die Ebene von Stadt oder Region, anhand der Liste der Sanktionsprogramme der OFAC. Manche Programme betreffen eine Region innerhalb eines Landes, daher reicht ein Ländername allein womöglich nicht.
3. Speichern Sie eine datierte Kopie des Ergebnisses in der Akte des Auftragnehmers. Die OFAC sagt, dass sich Sanktionsprogramme häufig ändern können und dass es wichtig ist, ihre Website regelmäßig zu prüfen, wiederholen Sie die Suche also später.
4. Passt ein Name oder Ort, zahlen Sie nicht, bevor der Treffer geklärt ist. Das Suchwerkzeug arbeitet mit unscharfer Suche, ein Treffer kann also ein Fehltreffer sein, aber Geschäfte mit dem Vermögen einer gesperrten Person sind verboten. Holen Sie Rat zu Sanktionen ein oder fragen Sie die OFAC.

Beispiel

Diese Beispiele sind veranschaulichend und verwenden US-Dollar.

Drei Freiberufler über eine Plattform

Ein Einzelunternehmer zahlt drei Freiberuflern auf den Philippinen, in der Ukraine und in Brasilien über eine Freelance-Plattform im Jahr US$18.000: US$8.000, US$6.000 und US$4.000. Auf dem Kartenauszug steht nur die Plattform. Jeden Monat ordnet der Eigentümer die Kartenbelastung der Plattformabrechnung zu und teilt sie in eine Zeile je Freiberufler auf. Die US$600 Plattformgebühren des Jahres werden gesondert gebucht. Die Akte jedes Freiberuflers enthält den Vertrag, die Plattformrechnungen und die gelieferten Dateien. Alle drei leisten laufende Dienste, ohne Forschung, Software oder Investitionen, daher gehen die US$18.000 in Schedule C, Zeile 11, als Auftragnehmerleistungen.

Ein Entwickler, per Überweisung bezahlt, ohne Rechnung

Eine Kapitalgesellschaft überweist US$5.000 an einen Entwickler in Polen. Es gibt keine Rechnung. Der Eigentümer bittet um eine, die die Arbeit und ihre Daten beschreibt, legt sie mit dem Eingangsdatum ab und bewahrt die Überweisungsbestätigung, den gelieferten Code und die E-Mails zur Leistungsbeschreibung auf. Der Eigentümer protokolliert Land und Daten, lässt den Namen des Entwicklers durch das Suchwerkzeug der OFAC laufen und speichert das Ergebnis. Weil der Entwickler neuen Code außerhalb der USA schreibt, kann Section 174 gelten: Die Kosten würden dann aktiviert und über 15 Jahre abgeschrieben, statt als Auftragnehmerleistungen gebucht zu werden. Andernfalls sind es Auftragnehmerleistungen, die nach Art und Betrag in der Aufstellung der sonstigen Abzüge aufgeführt werden.

Ein Buchhalter im Ausland, der wie Personal arbeitet

Eine Kapitalgesellschaft zahlt einem Buchhalter in Kenia drei Jahre lang US$5.000 im Monat, US$60.000 im Jahr. Die Akte zeigt feste Wochenarbeitszeiten, Firmen-E-Mail- und Softwarekonten, jeden Monat denselben Betrag und keine Rechnungen. Diese Unterlagen sprechen nach den obigen IRS-Gruppen in jedem der drei Jahre für ein Arbeitsverhältnis. Der Eigentümer prüft die Einstufung jetzt. Ist der Buchhalter kein US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässig, gilt die US-Steuer für Social Security und Medicare nicht für Arbeit in Kenia, und die Regeln Kenias sind eine getrennte Frage.

Anders in Ihrem Fall?

• Zahlungen ins Ausland liefen jahrelang ohne Verträge, Rechnungen oder Abrechnungen: Welche Unterlagen sich rekonstruieren lassen und wie frühere Jahre kategorisiert werden sollten, sind Ermessensfragen. Beginnen Sie mit Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen und holen Sie sich Hilfe, um die Unterlagen wiederherzustellen.
• Sie haben bar, von einem privaten Konto, über eine Zahlungs-App oder an einen Verwandten gezahlt: Der Zahlungsnachweis und der Beleg für echte Arbeit sind beide schwerer zu erbringen. Lesen Sie Subunternehmer bar bezahlen und bringen Sie vorhandene Unterlagen mit, um die Unterlagen ordnen zu lassen.
• Ein IRS-Schreiben oder eine Prüfung verlangt Nachweise: Das Antwortdatum im Schreiben ist maßgeblich. Lesen Sie IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen und holen Sie sich Hilfe, um die Akte zusammenzustellen.
• Ein Auftragnehmer arbeitet wie Personal: Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten und bringen Sie Vertrag, Zahlungsverlauf und Arbeitsprotokoll mit, um die Unterlagen prüfen zu lassen.
• Formulare für frühere Jahre wurden versäumt: Lesen Sie verspätete Steuerformulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer und bringen Sie den Zahlungsverlauf zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie bezahlen Entwickler oder Forscher im Ausland: Das Protokoll, wo jede Aufgabe erledigt wurde, ist der Dreh- und Angelpunkt der 15-Jahres-Regel, und wie frühere Jahre behandelt wurden, ist eine Frage der Steuererklärung. Lesen Sie im Ausland durchgeführte Softwareentwicklung abziehen und bringen Sie Verträge und Arbeitsprotokoll mit, um die Kosten nach Aufgabe und Ort ordnen zu lassen.
• Sie brauchen die Antwort zu W-8, 1099 oder Einbehalt: Lesen Sie Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland.
• Belege oder Rechnungen sind verloren: Lesen Sie verlorene Belege für Betriebsausgaben.
• Eine Suche zeigt einen möglichen Sanktionstreffer: Halten Sie die Zahlung an. Ob es ein echter Treffer ist, ist eine Sanktionsfrage, keine Buchhaltungsfrage; beginnen Sie auf der Seite zu den Sanktionsprogrammen der OFAC.