Paiements à des pigistes étrangers : registres pour la déduction

Embaucher des entrepreneurs à l'étranger est-il déductible d'impôt?

Souvent oui. Une entreprise peut déduire les dépenses ordinaires et nécessaires qu'elle paie ou engage pour exploiter son entreprise ou son commerce, y compris une rémunération raisonnable pour des services personnels réellement rendus (26 USC 162). Cette règle ne dépend pas du lieu de résidence du travailleur, sauf pour l'exception ci-dessous. Certains coûts sont inscrits à l'actif au lieu d'être déduits quand ils sont payés : le travail qui crée ou améliore un actif de l'entreprise (26 USC 263) et les coûts payés avant l'ouverture de l'entreprise (26 USC 195). Une dépense ordinaire est courante et acceptée dans votre domaine; une dépense nécessaire est utile et appropriée (Publication 583).

L'exception est la recherche effectuée hors des États-Unis, qui comprend le développement de logiciels. Ces coûts sont inscrits à l'actif et déduits de façon linéaire sur 15 ans, à partir du milieu de l'année d'imposition où ils sont payés ou engagés, au lieu d'être déduits d'un seul coup (26 USC 174). Les directives provisoires de l'IRS, que des règlements pourraient remplacer, tiennent compte du lieu où le travail est effectué et considèrent Porto Rico et les possessions des États-Unis comme faisant partie des États-Unis (Notice 2023-63). Une facture bien documentée pour du nouveau code écrit à l'étranger n'est donc pas déductible en entier au moment du paiement. Consultez déduire le développement de logiciels effectué à l'étranger.

La déduction exige quand même une preuve. Appuyer ce qu'une déclaration demande s'appelle le fardeau de la preuve, et il incombe au contribuable (IRS : tenue de registres). Les déclarations de renseignements et les retenues sont une obligation distincte, avec ses propres règles : consultez payer des entrepreneurs à l'étranger.

Le dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• des paiements ont duré des années sans contrat, sans facture ni relevé;
• une plateforme a transféré l'argent, de sorte que votre relevé bancaire nomme la plateforme, pas la personne qui a fait le travail;
• l'argent est sorti en espèces, d'un compte personnel ou par une application de paiement, ou le travailleur est un proche ou une société que vous détenez;
• aucun formulaire fiscal n'a été recueilli ni produit pour les personnes payées à l'étranger;
• un entrepreneur travaille comme un employé;
• le travail est du développement de logiciels effectué hors des États-Unis;
• une lettre de l'IRS demande déjà des pièces justificatives;
• la personne ou le lieu pourrait être visé par des sanctions américaines.

À rassembler d'abord : contrats ou énoncés de travaux écrits, factures et exportations de plateforme, relevés bancaires, de virement et de carte, le travail livré et les courriels qui l'entourent, et une note du lieu où chaque personne a travaillé.

Quels documents prouvent la dépense en cas de vérification?

Des livres qui consignent le paiement, appuyés par des documents qui montrent le montant payé et que celui-ci visait l'entreprise. Les règles fédérales exigent des registres suffisants pour établir vos déductions (26 CFR 1.6001-1), et la loi n'exige aucun type particulier de registre, sauf dans quelques cas (IRS : tenue de registres). La Publication 583 précise que les documents d'une dépense devraient montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise. Elle énumère les factures, les relevés de compte et les chèques annulés, et elle dit que la preuve de paiement seule n'établit pas la déduction (Publication 583).

Gardez un dossier par entrepreneur pour que chaque point ait un document :

Pour un virement électronique, la Publication 583 précise que le relevé doit montrer le montant, le nom du bénéficiaire et la date à laquelle le virement a été inscrit. La durée de conservation du dossier est expliquée dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Dois-je conserver la facture et le relevé de la plateforme ou la facture du pigiste?

Conservez les deux quand vous les avez. L'IRS ne nomme aucun document unique obligatoire (Publication 583); conservez donc ce que la plateforme ou le pigiste vous a réellement remis, avec le relevé de paiement qui y correspond. Le document qui pèse le plus dépend de la personne avec qui vous avez conclu le contrat. Lisez les conditions de la plateforme ou de l'agence pour le savoir.

Votre relevé bancaire ou de carte nomme la plateforme comme bénéficiaire, pas le pigiste. Il prouve le paiement, mais pas qui a fait le travail. Téléchargez chaque mois les factures et les relevés de la plateforme : les registres qui ne se trouvent que dans un compte peuvent être perdus si le compte est fermé ou si l'accès prend fin.

Comment inscrire les paiements faits par une plateforme de pigistes, et dois-je indiquer le nom des personnes qui sont payées au bout du compte?

Inscrivez le paiement comme le coût du travail qu'il a acheté, par pigiste ou par mandat, et non comme une dépense globale de plateforme, et gardez le nom de chaque pigiste sur la ligne. Payer par une plateforme change la personne qui paraît sur le relevé bancaire, pas la nature du coût.

1. Rattachez le débit de votre relevé bancaire ou de carte au relevé de la plateforme pour la même période. Les totaux devraient concorder.
2. Répartissez le débit en une ligne par pigiste ou par contrat, plus une ligne distincte pour les frais de la plateforme. Des frais sont le coût d'utilisation de la plateforme, pas une rémunération pour le travail.
3. Inscrivez chaque ligne de rémunération selon le type de travail (section suivante). Consignez le nom, le pays et le contrat du pigiste dans la note ou la fiche du fournisseur.
4. Classez le relevé et les factures de la plateforme avec le relevé bancaire.

Gardez le nom de chaque personne sur la ligne : il répond à la question de savoir qui a fait le travail si quelqu'un la pose. Savoir si un formulaire doit être remis à cette personne dépend de la façon dont la plateforme paie et du lieu où le travail a été fait : consultez quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal et payer des entrepreneurs à l'étranger.

Où vont les paiements à des entrepreneurs étrangers : main-d'œuvre contractuelle, honoraires professionnels ou coût des marchandises vendues?

Selon le type de travail. Le pays du bénéficiaire ne compte que pour le développement de logiciels et les autres travaux de recherche, dans la dernière ligne. Quatre catégories couvrent la plupart des cas, et les trois premières supposent du travail d'exploitation courant, pas de la recherche ni des travaux en capital. Une facture peut les mélanger : séparez les tâches et les montants.

La ligne 11 de l'annexe C vise les paiements à des personnes que vous ne traitez pas comme des employés pour des services rendus à votre entreprise. Elle exclut la main-d'œuvre contractuelle déduite ailleurs, de sorte que chaque paiement n'est compté qu'une fois (instructions de l'annexe C). La ligne 17 vise les honoraires facturés par des comptables et des avocats qui se rapportent directement à l'exploitation de l'entreprise; les honoraires juridiques pour acquérir un actif de l'entreprise ne sont généralement pas déduits, mais ajoutés à son coût de base (Publication 334). Hors de la dernière ligne, un développeur ou un concepteur est généralement de la main-d'œuvre contractuelle, même si les livres nomment le compte « honoraires professionnels ».

Les formulaires 1120, 1120-S et 1065 n'ont pas de ligne de main-d'œuvre contractuelle. Leurs instructions disent de joindre un état qui énumère, par type et par montant, chaque déduction admissible non demandée ailleurs (formulaire 1120; formulaire 1120-S; formulaire 1065). Gardez la main-d'œuvre contractuelle dans son propre compte dans les livres pour que l'état puisse la montrer.

Le coût des marchandises vendues est plus étroit. La Publication 334 précise que les coûts de main-d'œuvre ne font habituellement partie du coût des marchandises vendues que dans une entreprise de fabrication ou d'extraction minière (Publication 334). Les sociétés et les sociétés de personnes joignent le formulaire 1125-A quand elles demandent cette déduction (formulaire 1125-A). Pour une entreprise de services, consultez le coût des marchandises vendues pour une entreprise de services.

Que dois-je consigner sur le lieu et la façon dont le travail a été fait?

Le pays, la ville ou la région et les dates où chaque personne a travaillé, la tâche et la personne qui l'a dirigée. Chaque inscription répond à une question qui se posera plus tard.

Tenez le journal au fil du travail, sous forme de note mensuelle dans le dossier de l'entrepreneur.

Comment inscrire un paiement envoyé dans une autre devise?

En dollars américains. Les déclarations sont en dollars, et pour la plupart des entreprises américaines, chaque élément en devise est converti au taux de change en vigueur au moment où il est payé ou couru (IRS : devises et taux de change).

Si la facture est en dollars, inscrivez ce montant. Pour une facture dans une autre devise, convertissez-la au taux du jour où vous la payez, ou du jour où vous la comptabilisez si vous inscrivez les factures avant de les payer. Une différence avec ce que la banque a facturé constitue des frais bancaires ou de change ou, pour une facture comptabilisée d'abord, un gain ou une perte de change (26 USC 988). Sur la ligne, gardez le montant et la devise de la facture, le taux et sa provenance, et le montant en dollars. Les frais bancaires d'un virement sont des frais de banque, pas une rémunération de l'entrepreneur. La source de taux à utiliser et l'écriture sont expliquées dans dépenses payées en devises.

Et si l'entrepreneur n'a jamais envoyé de facture?

Vous pouvez quand même appuyer le paiement, mais montez le dossier dès maintenant. Une facture n'est pas la seule preuve : la loi n'exige aucun type particulier de registre, et le critère est de savoir si des documents montrent le montant payé et que celui-ci visait l'entreprise (Publication 583).

1. Demandez à l'entrepreneur une facture qui décrit le travail et les dates. Conservez la demande et la réponse, et notez la date de réception. Ne la datez jamais plus tôt.
2. Obtenez le relevé du paiement : la confirmation de virement ou la ligne du relevé avec le nom du bénéficiaire, le montant et la date.
3. Conservez le travail livré et les courriels qui l'ont commandé et accepté.
4. Si aucune facture n'arrive, rédigez une note datée : qui, quel travail, quand, combien, comment le paiement a été fait, et où se trouve la preuve. Indiquez qu'elle a été rédigée plus tard par vous.

Les paiements sans rien de cela pendant des années figurent plus bas dans « Votre situation est différente? ». Un reçu perdu est traité dans les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Quand un pigiste de longue date ressemble-t-il à un employé dans mes registres?

Quand les registres montrent que vous contrôlez ce que la personne fait et comment, que la rémunération suit un rythme fixe, et que la relation est sans durée déterminée et centrale pour l'entreprise. L'IRS pèse trois groupes de faits, le comportement, les aspects financiers et le type de relation, et aucun facteur ne décide à lui seul. Une personne qui travaille à distance est un employé selon les règles de common law (le critère habituel de l'IRS) si vous pouvez contrôler ce qui est fait et comment, même si le travailleur choisit de travailler à distance (IRS : entrepreneur indépendant ou employé).

Si vous traitez un employé comme un entrepreneur sans avoir de motif raisonnable de le faire, vous pouvez être responsable des impôts sur l'emploi pour ce travailleur. Avec un motif raisonnable, l'allègement exige aussi que vous ayez produit les déclarations de renseignements requises de façon cohérente avec votre traitement du travailleur (IRS : entrepreneur indépendant ou employé). Les cotisations américaines de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare visent le travail effectué aux États-Unis et, à l'étranger, seulement le travail d'un citoyen ou d'un résident américain pour un employeur américain (26 USC 3121(b)). Le droit du pays du travailleur est une question distincte. Consultez les entrepreneurs qui pourraient être des employés et embaucher des employés à l'étranger pour une startup américaine.

Dois-je vérifier les sanctions avant de payer quelqu'un à l'étranger?

Oui, par bonne pratique : avant le premier paiement et de nouveau de temps à autre. L'obligation sous-jacente est celle de la loi : les sanctions américaines s'appliquent à toute personne américaine, y compris les entreprises constituées aux États-Unis et leurs succursales étrangères (OFAC FAQ 11).

Deux types de règles comptent. Certains programmes interdisent largement la plupart des opérations qui touchent un pays ou une région. D'autres bloquent des personnes et des sociétés nommées sur la liste des ressortissants spécifiquement désignés et des personnes bloquées (Specially Designated Nationals and Blocked Persons List, ou liste SDN) de l'OFAC, l'Office of Foreign Assets Control du Trésor américain, et les personnes américaines ne peuvent pas traiter avec elles, où qu'elles soient (OFAC FAQs). Une société détenue à 50 % ou plus, directement ou indirectement et au total, par des personnes bloquées est elle-même bloquée, même si son nom ne figure pas sur la liste (OFAC FAQ 401).

1. Cherchez le nom de l'entrepreneur, et celui de la société s'il y en a une, dans l'outil de recherche dans la liste des sanctions de l'OFAC.
2. Vérifiez le lieu de travail de l'entrepreneur, jusqu'à la ville ou la région, dans la liste des programmes de sanctions de l'OFAC. Certains programmes visent une région à l'intérieur d'un pays; le nom du pays seul peut donc ne pas suffire.
3. Conservez dans le dossier de l'entrepreneur une copie datée du résultat. L'OFAC précise que les programmes de sanctions peuvent changer fréquemment et qu'il est important de consulter régulièrement son site Web; répétez donc la recherche plus tard.
4. Si un nom ou un lieu correspond, ne payez pas tant que la correspondance n'est pas écartée. L'outil de recherche utilise une correspondance approximative; un résultat peut donc être une fausse correspondance, mais il est interdit de traiter avec les biens d'une personne bloquée. Obtenez un avis sur les sanctions ou posez la question à l'OFAC.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Trois pigistes par une plateforme

Un entrepreneur individuel paie trois pigistes des Philippines, d'Ukraine et du Brésil 18 000 $ US pour l'année par une plateforme de pigistes : 8 000 $ US, 6 000 $ US et 4 000 $ US. Le relevé de carte ne nomme que la plateforme. Chaque mois, le propriétaire rapproche le débit de carte du relevé de la plateforme et le répartit en une ligne par pigiste. Les 600 $ US de frais de plateforme de l'année sont inscrits séparément. Le dossier de chaque pigiste contient le contrat, les factures de la plateforme et les fichiers livrés. Tous les trois font des services courants, sans recherche, sans logiciel ni travaux en capital; les 18 000 $ US vont donc à la main-d'œuvre contractuelle, à la ligne 11 de l'annexe C.

Un développeur payé par virement sans facture

Une société fait un virement de 5 000 $ US à un développeur en Pologne. Il n'y a pas de facture. Le propriétaire en demande une qui décrit le travail et ses dates, la classe avec la date de réception, et conserve la confirmation du virement, le code livré et les courriels de cadrage. Le propriétaire consigne le pays et les dates, passe le nom du développeur dans l'outil de recherche de l'OFAC et enregistre le résultat. Comme le développeur écrit du nouveau code hors des États-Unis, l'article 174 peut s'appliquer : le coût serait alors inscrit à l'actif et amorti sur 15 ans au lieu d'être inscrit comme de la main-d'œuvre contractuelle. Sinon, c'est de la main-d'œuvre contractuelle, énumérée par type et par montant dans l'état des autres déductions.

Un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger qui travaille comme un employé

Une société paie un spécialiste de la tenue de livres au Kenya 5 000 $ US par mois, soit 60 000 $ US par année, pendant trois ans. Le dossier montre des heures hebdomadaires fixes, des comptes de courriel et de logiciels de l'entreprise, le même montant chaque mois et aucune facture. Ces registres indiquent un emploi selon les groupes de l'IRS ci-dessus, pour chacune des trois années. Le propriétaire examine dès maintenant la classification. Si ce spécialiste n'est ni citoyen ni résident américain, les cotisations américaines de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare ne s'appliquent pas au travail effectué au Kenya, et les règles du Kenya sont une question distincte.

Votre situation est différente?

• Des paiements à l'étranger ont duré des années sans contrats, factures ni relevés : déterminer quels registres peuvent être reconstitués et comment classer les années antérieures relève du jugement. Commencez par reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et obtenez de l'aide pour reconstituer les registres.
• Vous avez payé en espèces, d'un compte personnel ou par une application de paiement, ou vous avez payé un proche : le relevé du paiement et la preuve d'un travail réel sont tous deux plus difficiles à montrer. Lisez payer des sous-traitants en espèces et apportez ce qui existe pour mettre les registres en ordre.
• Une lettre ou une vérification de l'IRS demande des pièces justificatives : la date de réponse indiquée dans la lettre fait foi. Lisez la vérification de l'IRS d'une petite entreprise et obtenez de l'aide pour monter le dossier.
• Un entrepreneur travaille comme un employé : consultez les entrepreneurs qui pourraient être des employés et apportez le contrat, l'historique des paiements et le journal de travail pour faire examiner les registres.
• Des formulaires d'années antérieures ont été omis : consultez les formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés, et apportez l'historique des paiements à de l'aide en tenue de livres.
• Vous payez des développeurs ou des chercheurs à l'étranger : le journal du lieu où chaque tâche a été effectuée est ce sur quoi repose la règle des 15 ans, et le traitement des années antérieures est une question de déclaration. Lisez déduire le développement de logiciels effectué à l'étranger et apportez les contrats et le journal de travail pour faire organiser les coûts par tâche et par lieu.
• Vous avez besoin de la réponse sur le W-8, le 1099 ou les retenues : lisez payer des entrepreneurs à l'étranger.
• Des reçus ou des factures sont perdus : consultez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.
• Une recherche montre une possible correspondance avec les sanctions : suspendez le paiement. Savoir s'il s'agit d'une vraie correspondance est une question de sanctions, pas de tenue de livres; partez de la page des programmes de sanctions de l'OFAC.