Contratistas en el extranjero: registros que prueban la deducción

¿Es deducible contratar a contratistas en el extranjero?

Con frecuencia, sí. Un negocio puede deducir los gastos ordinarios y necesarios que paga o en que incurre para operar su negocio, incluido el pago razonable por servicios personales realmente prestados (26 USC 162). Esa regla no depende de dónde vive el trabajador, con una excepción que se explica abajo. Algunos costos se capitalizan en lugar de deducirse cuando se pagan: el trabajo que crea o mejora un activo del negocio (26 USC 263) y los costos pagados antes de que abra el negocio (26 USC 195). Un gasto ordinario es común y aceptado en su campo; uno necesario es útil y apropiado (Publication 583).

La excepción es la investigación hecha fuera de EE. UU., que incluye el desarrollo de software. Esos costos se capitalizan y se deducen en partes iguales durante 15 años, a partir del punto medio del año fiscal en que se pagan o se incurren, en lugar de todo a la vez (26 USC 174). La guía provisional del IRS, que los reglamentos pueden reemplazar, atiende al lugar donde se realiza el trabajo y cuenta a Puerto Rico y a los territorios de EE. UU. como dentro de EE. UU. (Notice 2023-63). Por eso, una factura bien documentada por código nuevo escrito en el extranjero no es deducible por completo cuando se paga. Vea cómo deducir el desarrollo de software hecho en el extranjero.

La deducción igualmente necesita pruebas. Comprobar lo que reclama una declaración se llama carga de la prueba, y recae en el contribuyente (IRS: registros). Las declaraciones informativas y la retención son un deber aparte con sus propias reglas: vea cómo pagar a contratistas en el extranjero.

El caso deja de ser sencillo si:

• los pagos se hicieron durante años sin contrato, factura ni estado de cuenta;
• una plataforma movió el dinero, así que su estado de cuenta bancario nombra a la plataforma y no a la persona que hizo el trabajo;
• el dinero salió en efectivo, desde una cuenta personal o por una aplicación de pagos, o el trabajador es un familiar o una empresa suya;
• no se obtuvo ni se presentó ningún formulario tributario por las personas pagadas en el extranjero;
• un contratista trabaja como si fuera parte del personal;
• el trabajo es desarrollo de software hecho fuera de EE. UU.;
• una carta del IRS ya pide respaldo;
• la persona o el lugar pueden estar cubiertos por sanciones de EE. UU.

Reúna primero: contratos o descripciones escritas del trabajo, facturas y exportaciones de la plataforma, estados de cuenta bancarios, de transferencias y de tarjeta, el trabajo entregado y los correos relacionados, y una nota de dónde trabajó cada persona.

¿Qué documentos prueban el gasto si me auditan?

Una contabilidad que registre el pago, respaldada por documentos que muestren el monto pagado y que fue para el negocio. Las reglas federales exigen registros suficientes para establecer sus deducciones (26 CFR 1.6001-1), y la ley no exige ningún tipo especial de registro, salvo en unos pocos casos (IRS: registros). La Publication 583 dice que los documentos de un gasto deben mostrar el monto pagado y que fue un gasto del negocio. Enumera facturas, estados de cuenta y cheques cancelados, y dice que el comprobante de pago por sí solo no establece la deducción (Publication 583).

Lleve un expediente por contratista para que cada punto tenga un documento:

Para una transferencia electrónica, la Publication 583 dice que el estado de cuenta debe mostrar el monto, el nombre del beneficiario y la fecha en que se registró la transferencia. Cuánto tiempo guardar el expediente se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Guardo la factura y el estado de cuenta de la plataforma, o la factura del propio freelancer?

Guarde ambos cuando tenga ambos. El IRS no nombra un único documento obligatorio (Publication 583), así que guarde lo que la plataforma o el freelancer realmente le emitió, junto con el registro de pago que le corresponde. Cuál pesa más depende de con quién es su contrato. Lea los términos de la plataforma o de la agencia para saberlo.

Su estado de cuenta bancario o de tarjeta nombra a la plataforma como beneficiaria, no al freelancer. Prueba el pago, pero no quién hizo el trabajo. Descargue cada mes las facturas y los estados de cuenta de la plataforma: los registros que solo están dentro de una cuenta pueden perderse si la cuenta se cierra o se pierde el acceso.

¿Cómo registro los pagos hechos por una plataforma de freelancers, y debo anotar los nombres de quienes cobran al final?

Registre el pago como el costo del trabajo que compró, por freelancer o por contrato, no como un gasto global de la plataforma, y deje el nombre de cada freelancer en la línea. Pagar a través de una plataforma cambia quién aparece en el estado de cuenta bancario, no cuál es el costo.

1. Relacione el cargo de su estado de cuenta bancario o de tarjeta con el estado de cuenta de la plataforma del mismo período. Los totales deben coincidir.
2. Divida el cargo en una línea por freelancer o contrato, más una línea aparte para cualquier comisión de la plataforma. La comisión es el costo de usar la plataforma, no pago por el trabajo.
3. Registre cada línea de pago por tipo de trabajo (siguiente sección). Anote el nombre, el país y el contrato del freelancer en la nota o en el registro del proveedor.
4. Archive el estado de cuenta y las facturas de la plataforma junto con el registro bancario.

Deje el nombre de cada persona en la línea: responde quién hizo el trabajo si alguien lo pregunta. Si se envía un formulario a esa persona depende de cómo paga la plataforma y de dónde se hizo el trabajo: vea qué contratistas reciben un formulario tributario y cómo pagar a contratistas en el extranjero.

¿Dónde van los pagos a contratistas extranjeros: mano de obra contratada, honorarios profesionales o costo de los bienes vendidos?

Según el tipo de trabajo. El país del beneficiario importa solo para el desarrollo de software y otra investigación, la última fila. Cuatro categorías cubren la mayoría de los casos, y las tres primeras suponen trabajo operativo rutinario, no investigación ni trabajo de capital. Una factura puede mezclarlos: mantenga separadas las tareas y los montos.

La línea 11 del Schedule C cubre los pagos a personas a quienes usted no trata como empleados por servicios prestados a su negocio. Excluye la mano de obra contratada que se deduce en otra parte, para que cada pago se cuente una sola vez (instrucciones del Schedule C). La línea 17 es para los honorarios de contadores y abogados directamente relacionados con la operación del negocio; los honorarios legales para adquirir un activo del negocio normalmente no se deducen, sino que se suman a su base (Publication 334). Fuera de la última fila, un programador o diseñador es en general mano de obra contratada aunque en la contabilidad la cuenta se llame “honorarios profesionales”.

Los Forms 1120, 1120-S y 1065 no tienen una línea de mano de obra contratada. Sus instrucciones indican adjuntar un anexo que enumere, por tipo y monto, cada deducción permitida que no se reclame en otra parte (Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). Mantenga la mano de obra contratada como una cuenta propia en la contabilidad para que el anexo pueda mostrarla.

El costo de los bienes vendidos es más limitado. La Publication 334 dice que los costos de mano de obra normalmente forman parte del costo de los bienes vendidos solo en un negocio de manufactura o de minería (Publication 334). Las corporaciones y las sociedades adjuntan el Form 1125-A cuando lo reclaman (Form 1125-A). Para un negocio de servicios, vea costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios.

¿Qué registro sobre dónde y cómo se hizo el trabajo?

El país, la ciudad o región y las fechas en que trabajó cada persona, la tarea y quién la dirigió. Cada dato responde una pregunta que surge más tarde.

Lleve el registro a medida que se hace el trabajo, como una nota mensual en el expediente del contratista.

¿Cómo registro un pago enviado en otra moneda?

En dólares estadounidenses. Las declaraciones se presentan en dólares y, para la mayoría de los negocios de EE. UU., cada partida en moneda extranjera se convierte al tipo de cambio vigente cuando se paga o se acumula (IRS: moneda extranjera y tipos de cambio).

Si la factura está en dólares, registre ese monto. Si está en otra moneda, conviértala al tipo de cambio del día en que la paga, o del día en que la acumula si registra las facturas antes de pagarlas. Una diferencia con lo que cobró el banco es una comisión bancaria o cambiaria o, si primero acumuló la factura, una ganancia o pérdida cambiaria (26 USC 988). En la línea, anote el monto y la moneda de la factura, el tipo de cambio y de dónde lo obtuvo, y el monto en dólares. Las comisiones bancarias de una transferencia son cargos bancarios, no pago al contratista. Qué fuente de tipo de cambio usar y el asiento están en gastos pagados en moneda extranjera.

¿Qué pasa si el contratista nunca envió una factura?

Aun así puede respaldar el pago, pero arme el expediente ahora. La factura no es la única prueba: la ley no exige ningún tipo especial de registro, y la prueba es si los documentos muestran el monto pagado y que fue para el negocio (Publication 583).

1. Pida al contratista una factura que describa el trabajo y las fechas. Guarde la solicitud y la respuesta, y anote la fecha en que la recibió. Nunca le ponga una fecha anterior.
2. Obtenga el registro del pago: la confirmación de la transferencia o la línea del estado de cuenta con el nombre del beneficiario, el monto y la fecha.
3. Guarde el trabajo entregado y los correos que lo encargaron y lo aceptaron.
4. Si no llega ninguna factura, redacte una nota con fecha: quién, qué trabajo, cuándo, cuánto, cómo se pagó y dónde está la prueba. Indique que la escribió usted después.

Los pagos sin nada de esto durante años están en “¿Es distinto en su caso?”, más abajo. Un recibo perdido se explica en recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Cuándo un freelancer de largo plazo parece un empleado en mis registros?

Cuando los registros muestran que usted controla qué hace la persona y cómo, le paga con un patrón fijo, y la relación es abierta y central para el negocio. El IRS pondera tres grupos de hechos: de comportamiento, financieros y del tipo de relación, y ningún factor decide por sí solo. Una persona que trabaja a distancia es un empleado según las reglas del derecho común (la prueba habitual del IRS) si usted puede controlar qué se hace y cómo, aunque el trabajador elija trabajar a distancia (IRS: contratista independiente o empleado).

Si trata a un empleado como contratista y no tiene una base razonable para hacerlo, puede ser responsable de los impuestos de nómina de ese trabajador. Con una base razonable, el alivio también exige que haya presentado las declaraciones informativas requeridas de manera coherente con el trato que dio al trabajador (IRS: contratista independiente o empleado). El impuesto del Seguro Social y de Medicare de EE. UU. cubre el trabajo hecho en EE. UU. y, en el extranjero, solo el trabajo de un ciudadano o residente de EE. UU. para un empleador estadounidense (26 USC 3121(b)). La ley del país del trabajador es otra cuestión. Vea contratistas que podrían ser empleados y cómo contratar empleados en el extranjero para una startup de EE. UU..

¿Debo revisar las sanciones antes de pagar a alguien en el extranjero?

Sí, como buena práctica: antes del primer pago y de nuevo de vez en cuando. El deber que lo respalda es la ley: las sanciones de EE. UU. se aplican a toda persona de EE. UU., incluidos los negocios constituidos en EE. UU. y sus sucursales en el extranjero (OFAC FAQ 11).

Importan dos tipos de regla. Algunos programas prohíben de manera amplia la mayoría de las transacciones con un país o región. Otros bloquean a personas y empresas con nombre en la lista de Specially Designated Nationals and Blocked Persons de la OFAC (la lista SDN), y las personas de EE. UU. no pueden hacer negocios con ellas dondequiera que estén (OFAC FAQs). Una empresa de la que personas bloqueadas son dueñas, directa o indirectamente y en total, de 50% o más queda bloqueada ella misma, aunque su nombre no esté en la lista (OFAC FAQ 401).

1. Busque el nombre del contratista, y el de la empresa si la hay, en la herramienta de búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC.
2. Compare el lugar donde trabaja el contratista, hasta la ciudad o región, con la lista de programas de sanciones de la OFAC. Algunos programas cubren una región dentro de un país, así que el nombre del país por sí solo puede no bastar.
3. Guarde una copia con fecha del resultado en el expediente del contratista. La OFAC dice que los programas de sanciones pueden cambiar con frecuencia y que es importante revisar su sitio web con regularidad, así que repita la búsqueda más adelante.
4. Si un nombre o un lugar coincide, no pague hasta que se aclare la coincidencia. La herramienta de búsqueda usa coincidencia aproximada, así que un resultado puede ser una falsa coincidencia, pero está prohibido operar con los bienes de una persona bloqueada. Consiga asesoría sobre sanciones o consulte a la OFAC.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Tres freelancers a través de una plataforma

Un propietario único paga a tres freelancers en Filipinas, Ucrania y Brasil US$18,000 en el año a través de una plataforma de freelancers: US$8,000, US$6,000 y US$4,000. El estado de cuenta de la tarjeta nombra solo a la plataforma. Cada mes, el propietario relaciona el cargo de la tarjeta con el estado de cuenta de la plataforma y lo divide en una línea por freelancer. Los US$600 de comisiones de la plataforma del año se registran aparte. El expediente de cada freelancer contiene el contrato, las facturas de la plataforma y los archivos entregados. Los tres hacen servicios rutinarios, sin investigación, software ni trabajo de capital, así que los US$18,000 van a mano de obra contratada en el Schedule C, línea 11.

Un programador pagado por transferencia sin factura

Una corporación transfiere US$5,000 a un programador en Polonia. No hay factura. El propietario pide una que describa el trabajo y sus fechas, la archiva con la fecha de recepción, y guarda la confirmación de la transferencia, el código entregado y los correos del alcance del trabajo. El propietario anota el país y las fechas, busca el nombre del programador en la herramienta de la OFAC y guarda el resultado. Como el programador escribe código nuevo fuera de EE. UU., puede aplicar la sección 174: el costo se capitalizaría y se amortizaría en 15 años en lugar de registrarse como mano de obra contratada. De lo contrario, es mano de obra contratada, detallada por tipo y monto en el anexo de otras deducciones.

Un contador en el extranjero que trabaja como parte del personal

Una corporación paga a un contador en Kenia US$5,000 al mes, US$60,000 al año, durante tres años. El expediente muestra horarios semanales fijos, cuentas de correo y de software de la empresa, el mismo monto cada mes y ninguna factura. Estos registros apuntan a una relación laboral según los grupos del IRS descritos arriba, en cada uno de los tres años. El propietario revisa ahora la clasificación. Si el contador no es ciudadano ni residente de EE. UU., el impuesto del Seguro Social y de Medicare de EE. UU. no se aplica al trabajo hecho en Kenia, y las reglas de Kenia son otra cuestión.

¿Es distinto en su caso?

• Los pagos en el extranjero se hicieron durante años sin contratos, facturas ni estados de cuenta: qué registros se pueden reconstruir y cómo clasificar los años anteriores son decisiones de criterio. Empiece con cómo reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y pida ayuda para reconstruir los registros.
• Pagó en efectivo, desde una cuenta personal o por una aplicación de pagos, o pagó a un familiar: tanto el registro del pago como la prueba del trabajo real son más difíciles de mostrar. Lea cómo pagar a subcontratistas en efectivo y lleve lo que exista para ordenar los registros.
• Una carta o una auditoría del IRS pide respaldo: manda la fecha de respuesta de la carta. Lea auditoría del IRS a un negocio pequeño y pida ayuda para armar el expediente.
• Un contratista trabaja como parte del personal: vea contratistas que podrían ser empleados y lleve el contrato, el historial de pagos y el registro de trabajo para que revisen los registros.
• Se omitieron formularios de años anteriores: vea formularios tardíos de contratistas y empleados y lleve el historial de pagos a ayuda con la contabilidad.
• Paga a programadores o investigadores en el extranjero: el registro de dónde se hizo cada tarea es de lo que depende la regla de 15 años, y cómo se trataron los años anteriores es una cuestión de la declaración. Lea cómo deducir el desarrollo de software hecho en el extranjero y lleve los contratos y el registro de trabajo para que organicen los costos por tarea y lugar.
• Necesita la respuesta sobre el W-8, el 1099 o la retención: lea cómo pagar a contratistas en el extranjero.
• Se perdieron recibos o facturas: vea recibos perdidos de gastos del negocio.
• Una búsqueda muestra una posible coincidencia de sanciones: pause el pago. Si es una coincidencia real es una cuestión de sanciones, no de contabilidad; empiece por la página de programas de sanciones de la OFAC.