Trả tiền cho nhà thầu nước ngoài: hồ sơ chứng minh khoản khấu trừ

Thuê nhà thầu nước ngoài có được khấu trừ thuế không?

Thường là có. Doanh nghiệp có thể khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết mà mình trả hoặc phát sinh để điều hành hoạt động kinh doanh, kể cả thù lao hợp lý cho dịch vụ cá nhân thực sự đã được thực hiện (26 USC 162). Quy tắc này không phụ thuộc vào nơi người làm việc sinh sống, với một ngoại lệ ở dưới. Một số chi phí phải vốn hóa thay vì khấu trừ khi trả: công việc tạo ra hoặc cải thiện tài sản kinh doanh (26 USC 263) và chi phí trả trước khi doanh nghiệp mở cửa (26 USC 195). Chi phí thông thường là chi phí phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn; chi phí cần thiết là chi phí hữu ích và phù hợp (Publication 583).

Ngoại lệ là nghiên cứu thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ, trong đó có phát triển phần mềm. Các chi phí đó phải vốn hóa và khấu trừ đều trong 15 năm, bắt đầu từ giữa năm thuế mà chúng được trả hoặc phát sinh, thay vì khấu trừ một lần (26 USC 174). Hướng dẫn tạm thời của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS), có thể được quy định thay thế, xét theo nơi công việc được thực hiện và coi Puerto Rico và các lãnh thổ của Hoa Kỳ là nằm trong Hoa Kỳ (Notice 2023-63). Vì vậy, một hóa đơn đầy đủ hồ sơ cho phần mã mới viết ở nước ngoài không được khấu trừ toàn bộ khi trả. Xem khấu trừ phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.

Khoản khấu trừ vẫn cần bằng chứng. Việc chứng minh những gì tờ khai khai được gọi là nghĩa vụ chứng minh (burden of proof), và nó thuộc về người nộp thuế (IRS: Lưu giữ hồ sơ). Tờ khai thông tin và khấu trừ thuế là nghĩa vụ riêng với quy tắc riêng: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.

Trường hợp không đơn giản nếu:

• các khoản thanh toán diễn ra nhiều năm mà không có hợp đồng, hóa đơn hay bảng kê;
• một nền tảng chuyển tiền, nên sao kê ngân hàng của bạn ghi tên nền tảng chứ không phải người làm việc;
• tiền được chi bằng tiền mặt, từ tài khoản cá nhân hoặc qua ứng dụng thanh toán, hoặc người làm việc là người thân hoặc công ty do bạn sở hữu;
• không thu thập hoặc nộp mẫu thuế nào cho những người được trả ở nước ngoài;
• một nhà thầu làm việc như nhân viên;
• công việc là phát triển phần mềm thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ;
• một thư của IRS đã yêu cầu bằng chứng hỗ trợ;
• người hoặc nơi đó có thể thuộc diện lệnh trừng phạt của Hoa Kỳ.

Hãy gom trước: hợp đồng hoặc phạm vi công việc bằng văn bản, hóa đơn và dữ liệu xuất từ nền tảng, sao kê ngân hàng, chuyển khoản và thẻ, sản phẩm đã giao và các email liên quan, và ghi chú nơi mỗi người làm việc.

Nếu bị kiểm tra, những chứng từ nào chứng minh khoản chi?

Sổ sách ghi khoản thanh toán, kèm chứng từ cho thấy số tiền đã trả và khoản đó dành cho hoạt động kinh doanh. Quy định liên bang đòi hồ sơ đủ để xác lập các khoản khấu trừ của bạn (26 CFR 1.6001-1), và luật không đòi loại hồ sơ đặc biệt nào, trừ vài trường hợp (IRS: Lưu giữ hồ sơ). Publication 583 nói chứng từ cho một khoản chi nên cho thấy số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh. Ấn phẩm này liệt kê hóa đơn, sao kê tài khoản và séc đã hủy, và nói chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa chứng minh được khoản khấu trừ (Publication 583).

Hãy giữ một hồ sơ cho mỗi nhà thầu để mọi điểm đều có chứng từ:

Với chuyển khoản điện tử, Publication 583 nói sao kê phải cho thấy số tiền, tên người nhận và ngày chuyển được ghi nhận. Giữ hồ sơ bao lâu có trong thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.

Tôi giữ hóa đơn và bảng kê của nền tảng hay hóa đơn của chính freelancer?

Hãy giữ cả hai nếu bạn có cả hai. IRS không nêu một chứng từ bắt buộc duy nhất (Publication 583), nên hãy giữ những gì nền tảng hoặc freelancer thực sự đã phát hành cho bạn, kèm hồ sơ thanh toán khớp với nó. Chứng từ nào có giá trị hơn tùy vào việc hợp đồng của bạn là với ai. Hãy đọc điều khoản của nền tảng hoặc công ty dịch vụ để biết.

Sao kê ngân hàng hoặc thẻ của bạn ghi nền tảng là người nhận, không phải freelancer. Nó chứng minh khoản thanh toán nhưng không chứng minh ai đã làm việc. Hãy tải hóa đơn và bảng kê của nền tảng mỗi tháng: hồ sơ chỉ nằm trong tài khoản có thể mất nếu tài khoản bị đóng hoặc không còn quyền truy cập.

Làm sao ghi các khoản thanh toán qua nền tảng freelance, và tôi có liệt kê tên những người được trả cuối cùng không?

Hãy ghi khoản thanh toán là chi phí của công việc mà nó mua, theo từng freelancer hoặc từng hợp đồng, không phải một khoản chi phí nền tảng gộp, và giữ tên từng freelancer trên dòng đó. Trả qua nền tảng chỉ thay đổi ai hiện trên sao kê ngân hàng, không thay đổi chi phí là gì.

1. Hãy khớp khoản tính tiền trên sao kê ngân hàng hoặc thẻ với bảng kê của nền tảng cùng kỳ. Hai tổng phải bằng nhau.
2. Tách khoản tính tiền thành một dòng cho mỗi freelancer hoặc hợp đồng, cộng một dòng riêng cho phí nền tảng. Phí là chi phí dùng nền tảng, không phải tiền công cho công việc.
3. Ghi từng dòng tiền công theo loại công việc (phần kế tiếp). Ghi tên, quốc gia và hợp đồng của freelancer vào phần ghi chú hoặc hồ sơ nhà cung cấp.
4. Lưu bảng kê và hóa đơn của nền tảng cùng với dòng ngân hàng.

Hãy giữ tên từng người trên dòng: nó trả lời ai đã làm việc nếu có người hỏi. Có phải gửi mẫu cho người đó hay không tùy vào cách nền tảng trả tiền và nơi công việc được thực hiện: xem nhà thầu nào nhận mẫu thuế và trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.

Các khoản trả cho nhà thầu nước ngoài ghi vào đâu: chi phí lao động theo hợp đồng, phí chuyên môn hay giá vốn hàng bán?

Theo loại công việc. Quốc gia của người nhận chỉ quan trọng với phát triển phần mềm và các nghiên cứu khác, dòng cuối. Bốn nhóm bao quát phần lớn trường hợp, và ba nhóm đầu giả định công việc vận hành thông thường, không phải nghiên cứu hay công việc vốn hóa. Một hóa đơn có thể trộn các loại: hãy giữ các công việc và số tiền tách riêng.

Schedule C line 11 bao gồm các khoản trả cho người mà bạn không coi là nhân viên, cho dịch vụ thực hiện cho doanh nghiệp của bạn. Nó loại trừ contract labor đã khấu trừ ở chỗ khác, để mỗi khoản thanh toán chỉ được tính một lần (hướng dẫn khai Schedule C). Line 17 dành cho phí do kế toán viên và luật sư tính, liên quan trực tiếp đến việc điều hành doanh nghiệp; phí pháp lý để có được một tài sản kinh doanh thường không được khấu trừ mà được cộng vào giá gốc của nó (Publication 334). Ngoài dòng cuối, một lập trình viên hoặc nhà thiết kế nhìn chung là contract labor, dù sổ sách đặt tên tài khoản là "phí chuyên môn".

Form 1120, Form 1120-S và Form 1065 không có dòng contract labor. Hướng dẫn của chúng nói hãy đính kèm một bảng kê liệt kê theo loại và số tiền mỗi khoản khấu trừ được phép chưa khai ở chỗ khác (Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). Hãy giữ contract labor là một tài khoản riêng trong sổ sách để bảng kê có thể hiển thị nó.

Giá vốn hàng bán hẹp hơn. Publication 334 nói chi phí lao động thường chỉ là một phần của giá vốn hàng bán trong doanh nghiệp sản xuất hoặc khai thác mỏ (Publication 334). Công ty và hợp danh đính kèm Form 1125-A khi khai khoản này (Form 1125-A). Với doanh nghiệp dịch vụ, xem giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ.

Tôi ghi gì về nơi và cách công việc được thực hiện?

Quốc gia, thành phố hoặc vùng và ngày mỗi người làm việc, công việc, và ai chỉ đạo. Mỗi mục trả lời một câu hỏi sẽ xuất hiện về sau.

Hãy ghi nhật ký khi công việc đang diễn ra, như một ghi chú hằng tháng trong hồ sơ của nhà thầu.

Làm sao ghi khoản thanh toán gửi bằng ngoại tệ?

Bằng đô la Hoa Kỳ. Tờ khai tính bằng đô la, và với đa số doanh nghiệp Hoa Kỳ, mỗi khoản ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hối đoái hiện hành khi được trả hoặc dồn tích (IRS: Ngoại tệ và tỷ giá hối đoái).

Nếu hóa đơn bằng đô la, hãy ghi số đó. Với hóa đơn bằng tiền khác, hãy quy đổi theo tỷ giá vào ngày bạn trả, hoặc vào ngày bạn dồn tích nếu bạn ghi hóa đơn trước khi trả. Chênh lệch so với số ngân hàng tính là phí ngân hàng hoặc phí đổi tiền, hoặc, với hóa đơn bạn đã dồn tích trước, là lãi hoặc lỗ tỷ giá (26 USC 988). Trên dòng đó, hãy giữ số tiền và loại tiền của hóa đơn, tỷ giá và nguồn lấy tỷ giá, và số tiền đô la. Phí ngân hàng trên chuyển khoản là chi phí ngân hàng, không phải tiền công cho nhà thầu. Dùng nguồn tỷ giá nào và bút toán ra sao có trong chi phí trả bằng ngoại tệ.

Nếu nhà thầu không bao giờ gửi hóa đơn thì sao?

Bạn vẫn có thể chứng minh khoản thanh toán, nhưng hãy lập hồ sơ ngay bây giờ. Hóa đơn không phải bằng chứng duy nhất: luật không đòi loại hồ sơ đặc biệt nào, và tiêu chuẩn là chứng từ có cho thấy số tiền đã trả và khoản đó dành cho hoạt động kinh doanh hay không (Publication 583).

1. Hãy yêu cầu nhà thầu gửi hóa đơn mô tả công việc và các ngày. Giữ yêu cầu và phản hồi, và ghi ngày bạn nhận được. Không bao giờ ghi ngày sớm hơn.
2. Lấy hồ sơ thanh toán: xác nhận chuyển khoản hoặc dòng sao kê có tên người nhận, số tiền và ngày.
3. Giữ sản phẩm đã giao và các email đã thiết lập và nghiệm thu công việc.
4. Nếu không có hóa đơn nào gửi đến, hãy viết một bản ghi nhớ có ngày: ai, công việc gì, khi nào, bao nhiêu tiền, trả bằng cách nào, và bằng chứng ở đâu. Ghi rõ là do bạn viết về sau.

Những khoản thanh toán không có gì trong số này suốt nhiều năm nằm trong phần "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới. Biên lai bị mất được nói trong biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Khi nào freelancer làm lâu dài trông giống nhân viên trong hồ sơ của tôi?

Khi hồ sơ cho thấy bạn kiểm soát việc người đó làm gì và làm thế nào, trả tiền theo một mẫu cố định, và quan hệ không có thời hạn và là trung tâm của doanh nghiệp. IRS xét ba nhóm sự kiện: hành vi, tài chính và loại quan hệ, và không yếu tố đơn lẻ nào quyết định. Một người làm việc từ xa là nhân viên theo các quy tắc thông luật (common-law, phép thử thường dùng của IRS) nếu bạn có thể kiểm soát việc gì được làm và làm thế nào, dù người làm việc chọn làm từ xa (IRS: Nhà thầu độc lập hay nhân viên).

Nếu bạn coi một nhân viên là nhà thầu và không có cơ sở hợp lý, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về thuế lao động cho người đó. Khi có cơ sở hợp lý, việc được giảm nhẹ còn đòi hỏi bạn đã nộp các tờ khai thông tin theo yêu cầu, nhất quán với cách bạn coi người làm việc (IRS: Nhà thầu độc lập hay nhân viên). Thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ áp dụng cho công việc làm tại Hoa Kỳ và, ở nước ngoài, chỉ cho công việc của công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ (26 USC 3121(b)). Luật của nước nơi người làm việc ở là một câu hỏi riêng. Xem nhà thầu có thể là nhân viên và thuê nhân viên ở nước ngoài cho startup Hoa Kỳ.

Tôi có nên kiểm tra lệnh trừng phạt trước khi trả tiền cho người ở nước ngoài không?

Có, như một thực hành tốt: trước khoản thanh toán đầu tiên và thỉnh thoảng làm lại sau đó. Nghĩa vụ đứng sau là luật: lệnh trừng phạt của Hoa Kỳ áp dụng cho mọi người Hoa Kỳ (US person), kể cả doanh nghiệp thành lập tại Hoa Kỳ và chi nhánh nước ngoài của họ (OFAC FAQ 11).

Có hai loại quy tắc quan trọng. Một số chương trình cấm rộng rãi hầu hết giao dịch liên quan đến một quốc gia hoặc vùng. Những chương trình khác phong tỏa các cá nhân và công ty có tên trong Danh sách Công dân Được chỉ định Đặc biệt và Người bị Phong tỏa (SDN List) của OFAC, và người Hoa Kỳ không được giao dịch với họ dù họ ở đâu (OFAC FAQs). Một công ty bị những người bị phong tỏa sở hữu 50% trở lên, trực tiếp hoặc gián tiếp và tính tổng, tự nó bị phong tỏa, dù tên không có trong danh sách (OFAC FAQ 401).

1. Hãy tra tên nhà thầu, và tên công ty nếu có, trong công cụ tra cứu danh sách trừng phạt của OFAC.
2. Hãy đối chiếu nơi nhà thầu làm việc, đến cấp thành phố hoặc vùng, với danh sách các chương trình trừng phạt của OFAC. Một số chương trình bao gồm một vùng bên trong một quốc gia, nên chỉ tên quốc gia có thể không đủ.
3. Lưu một bản kết quả có ghi ngày vào hồ sơ của nhà thầu. OFAC nói các chương trình trừng phạt có thể thay đổi thường xuyên và việc kiểm tra trang web của họ thường xuyên là quan trọng, nên hãy tra cứu lại về sau.
4. Nếu tên hoặc nơi ở trùng khớp, đừng trả tiền cho đến khi sự trùng khớp được làm rõ. Công cụ tra cứu dùng đối sánh gần đúng, nên một kết quả có thể là trùng sai, nhưng giao dịch với tài sản của người bị phong tỏa là bị cấm. Hãy xin tư vấn về lệnh trừng phạt hoặc hỏi OFAC.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Ba freelancer qua nền tảng

Một chủ doanh nghiệp một chủ trả cho ba freelancer ở Philippines, Ukraine và Brazil US$18.000 trong năm qua một nền tảng freelance: US$8.000, US$6.000 và US$4.000. Sao kê thẻ chỉ ghi tên nền tảng. Mỗi tháng, chủ doanh nghiệp khớp khoản tính tiền trên thẻ với bảng kê của nền tảng và tách thành một dòng cho mỗi freelancer. US$600 phí nền tảng trong năm được ghi riêng. Hồ sơ của mỗi freelancer có hợp đồng, hóa đơn của nền tảng và các tệp đã giao. Cả ba làm dịch vụ thông thường, không có nghiên cứu, phần mềm hay công việc vốn hóa, nên US$18.000 được ghi vào contract labor trên Schedule C, line 11.

Lập trình viên được trả bằng chuyển khoản, không có hóa đơn

Một công ty chuyển US$5.000 cho một lập trình viên ở Ba Lan. Không có hóa đơn. Chủ doanh nghiệp yêu cầu một hóa đơn mô tả công việc và các ngày, lưu nó cùng ngày nhận, và giữ xác nhận chuyển khoản, mã đã giao và các email về phạm vi công việc. Chủ doanh nghiệp ghi quốc gia và các ngày, chạy tên lập trình viên qua công cụ tra cứu của OFAC và lưu kết quả. Vì lập trình viên viết mã mới bên ngoài Hoa Kỳ, section 174 có thể áp dụng: khi đó chi phí sẽ được vốn hóa và phân bổ dần trong 15 năm thay vì ghi là contract labor. Nếu không, nó là contract labor, liệt kê theo loại và số tiền trong bảng kê các khoản khấu trừ khác.

Một người làm sổ sách ở nước ngoài làm việc như nhân viên

Một công ty trả cho một người làm sổ sách ở Kenya US$5.000 mỗi tháng, US$60.000 mỗi năm, trong ba năm. Hồ sơ cho thấy giờ làm cố định mỗi tuần, tài khoản email và phần mềm của công ty, cùng một số tiền mỗi tháng và không có hóa đơn. Những hồ sơ này nghiêng về quan hệ nhân viên theo các nhóm của IRS ở trên, trong cả ba năm. Chủ doanh nghiệp xem xét lại cách phân loại ngay bây giờ. Nếu người làm sổ sách không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ không áp dụng cho công việc làm tại Kenya, và quy tắc của Kenya là một câu hỏi riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản thanh toán ở nước ngoài diễn ra nhiều năm không có hợp đồng, hóa đơn hay bảng kê: hồ sơ nào dựng lại được, và các năm trước nên phân loại thế nào, là những quyết định cần phán đoán. Hãy bắt đầu với dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và nhờ dựng lại hồ sơ.
• Bạn đã trả bằng tiền mặt, từ tài khoản cá nhân hoặc qua ứng dụng thanh toán, hoặc trả cho người thân: cả hồ sơ thanh toán lẫn bằng chứng công việc thật đều khó chứng minh hơn. Hãy đọc trả tiền mặt cho nhà thầu phụ và mang những gì có đến sắp xếp lại hồ sơ.
• Thư hoặc cuộc kiểm tra của IRS đòi bằng chứng hỗ trợ: ngày phải trả lời ghi trên thư là ngày quyết định. Hãy đọc IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ và nhờ tập hợp hồ sơ.
• Một nhà thầu làm việc như nhân viên: xem nhà thầu có thể là nhân viên và mang hợp đồng, lịch sử thanh toán và nhật ký công việc đến nhờ xem lại hồ sơ.
• Bạn bỏ sót mẫu của những năm trước: xem mẫu thuế nộp trễ cho nhà thầu và nhân viên, và mang lịch sử thanh toán đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn trả tiền cho lập trình viên hoặc nhà nghiên cứu ở nước ngoài: nhật ký về nơi mỗi công việc được thực hiện là điều quy tắc 15 năm dựa vào, và các năm trước được xử lý thế nào là câu hỏi về tờ khai. Hãy đọc khấu trừ phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài và mang hợp đồng cùng nhật ký công việc đến sắp xếp chi phí theo công việc và nơi làm.
• Bạn cần câu trả lời về W-8, 1099 hoặc khấu trừ thuế: hãy đọc trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Biên lai hoặc hóa đơn bị mất: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.
• Kết quả tra cứu cho thấy có thể trùng khớp với lệnh trừng phạt: hãy tạm dừng khoản thanh toán. Có phải trùng khớp thật hay không là câu hỏi về lệnh trừng phạt, không phải câu hỏi ghi sổ; hãy bắt đầu từ trang các chương trình trừng phạt của OFAC.