Pagamentos a prestadores no exterior: registros para a dedução

Contratar prestadores de serviços estrangeiros é dedutível?

Em geral, sim. Uma empresa pode deduzir as despesas comuns e necessárias que paga ou incorre para exercer a sua atividade, inclusive uma remuneração razoável por serviços pessoais de fato prestados (26 USC 162). Essa regra não depende de onde o trabalhador mora, com uma exceção, abaixo. Alguns custos são capitalizados em vez de deduzidos quando pagos: o trabalho que cria ou melhora um bem do negócio (26 USC 263) e os custos pagos antes de o negócio abrir (26 USC 195). Uma despesa comum é a que é usual e aceita no seu setor; uma despesa necessária é a que é útil e apropriada (Publication 583).

A exceção é a pesquisa feita fora dos EUA, que inclui o desenvolvimento de software. Esses custos são capitalizados e deduzidos de forma linear ao longo de 15 anos, a partir do ponto médio do ano fiscal em que são pagos ou incorridos, em vez de todos de uma vez (26 USC 174). A orientação provisória do IRS, que regulamentos podem substituir, considera o local onde o trabalho é feito e conta Porto Rico e as possessões dos EUA como dentro dos EUA (Notice 2023-63). Uma fatura bem documentada por um código novo escrito no exterior, portanto, não é dedutível por inteiro quando paga. Veja como deduzir o desenvolvimento de software feito no exterior.

A dedução ainda precisa de prova. Comprovar o que a declaração deduz é o chamado ônus da prova, e ele recai sobre o contribuinte (IRS: Recordkeeping). Declarações informativas e retenção na fonte são outra obrigação, com regras próprias: veja como pagar prestadores de serviços no exterior.

O caso deixa de ser simples se:

• os pagamentos correram por anos sem contrato, fatura nem extrato;
• uma plataforma movimentou o dinheiro, de modo que o seu extrato bancário traz o nome da plataforma, não o de quem fez o trabalho;
• o dinheiro saiu em espécie, de uma conta pessoal ou por um app de pagamento, ou o trabalhador é um parente ou uma empresa sua;
• nenhum formulário fiscal foi colhido nem entregue para as pessoas pagas no exterior;
• um prestador de serviços trabalha como se fosse da equipe;
• o trabalho é desenvolvimento de software feito fora dos EUA;
• uma carta do IRS já pede comprovação;
• a pessoa ou o lugar pode estar sujeito a sanções dos EUA.

Separe primeiro: contratos ou escopos por escrito, faturas e exportações da plataforma, extratos de banco, de transferência e de cartão, o trabalho entregue e os e-mails sobre ele, e uma anotação de onde cada pessoa trabalhou.

Que documentos provam a despesa se eu for auditado?

Uma escrituração que registra o pagamento, apoiada em documentos que mostram o valor pago e que ele foi para o negócio. As regras federais exigem registros suficientes para estabelecer as suas deduções (26 CFR 1.6001-1), e a lei não exige nenhum tipo especial de registro, salvo em poucos casos (IRS: Recordkeeping). A Publication 583 diz que os documentos de uma despesa devem mostrar o valor pago e que ela foi uma despesa do negócio. Ela lista faturas, extratos de conta e cheques compensados, e diz que a prova de pagamento, sozinha, não comprova a dedução (Publication 583).

Mantenha uma pasta por prestador, para que cada ponto tenha um documento:

Para uma transferência eletrônica, a Publication 583 diz que o extrato deve mostrar o valor, o nome do beneficiário e a data em que a transferência foi lançada. Por quanto tempo guardar a pasta está em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Guardo a fatura e o extrato da plataforma ou a fatura do próprio freelancer?

Guarde os dois, quando tiver os dois. O IRS não indica um único documento obrigatório (Publication 583), então guarde o que a plataforma ou o freelancer de fato emitiu para você, com o registro de pagamento que corresponde a ele. Qual dos dois tem mais peso depende de com quem é o seu contrato. Leia os termos da plataforma ou da agência para ver.

O seu extrato de banco ou de cartão traz a plataforma como beneficiária, não o freelancer. Ele prova o pagamento, mas não quem fez o trabalho. Baixe as faturas e os extratos da plataforma todo mês: registros que ficam só dentro de uma conta podem se perder se a conta for encerrada ou o acesso acabar.

Como lanço os pagamentos feitos por uma plataforma de freelancers, e preciso listar os nomes de quem recebe no final?

Lance o pagamento como o custo do trabalho que ele comprou, por freelancer ou contratação, e não como uma despesa única de plataforma, e mantenha o nome de cada freelancer na linha. Pagar por uma plataforma muda quem aparece no extrato bancário, não qual é o custo.

1. Associe a cobrança no seu extrato de banco ou de cartão ao extrato da plataforma do mesmo período. Os totais devem bater.
2. Divida a cobrança em uma linha por freelancer ou contrato, mais uma linha separada para qualquer taxa da plataforma. A taxa é o custo de usar a plataforma, não pagamento pelo trabalho.
3. Lance cada linha de pagamento pelo tipo de trabalho (próxima seção). Registre o nome, o país e o contrato do freelancer na observação ou no cadastro do fornecedor.
4. Arquive o extrato e as faturas da plataforma junto com o registro do banco.

Mantenha o nome de cada pessoa na linha: ele responde quem fez o trabalho, se alguém perguntar. Se um formulário vai para essa pessoa depende de como a plataforma paga e de onde o trabalho foi feito: veja quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal e como pagar prestadores de serviços no exterior.

Onde entram os pagamentos a prestadores estrangeiros: mão de obra contratada, honorários profissionais ou custo das mercadorias vendidas?

Pelo tipo de trabalho. O país do beneficiário só importa para desenvolvimento de software e outras pesquisas, na última linha. Quatro categorias cobrem a maioria dos casos, e as três primeiras supõem trabalho operacional de rotina, não pesquisa nem trabalho de capital. Uma fatura pode misturá-las: mantenha as tarefas e os valores separados.

A linha 11 do Schedule C cobre pagamentos a pessoas que você não trata como empregados por serviços prestados ao seu negócio. Ela deixa de fora a mão de obra contratada deduzida em outro lugar, para que cada pagamento seja contado uma vez (instruções do Schedule C). A linha 17 é para honorários cobrados por contadores e advogados diretamente ligados ao funcionamento do negócio; honorários jurídicos para adquirir um bem do negócio, em geral, não são deduzidos, mas somados ao custo-base (basis) dele (Publication 334). Fora da última linha, um desenvolvedor ou designer geralmente é mão de obra contratada, ainda que a escrituração dê à conta o nome de “honorários profissionais”.

Os Forms 1120, 1120-S e 1065 não têm linha de mão de obra contratada. As instruções deles mandam anexar um demonstrativo que liste, por tipo e valor, cada dedução permitida não declarada em outro lugar (Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). Mantenha a mão de obra contratada como uma conta própria na escrituração, para que o demonstrativo possa mostrá-la.

O custo das mercadorias vendidas é mais restrito. A Publication 334 diz que os custos de mão de obra geralmente fazem parte do custo das mercadorias vendidas só em um negócio de fabricação ou de mineração (Publication 334). Corporações e sociedades de pessoas anexam o Form 1125-A quando o declaram (Form 1125-A). Para um negócio de serviços, veja custo das mercadorias vendidas em um negócio de serviços.

O que registro sobre onde e como o trabalho foi feito?

O país, a cidade ou região e as datas em que cada pessoa trabalhou, a tarefa e quem a dirigiu. Cada item responde a uma pergunta que surge depois.

Mantenha o registro enquanto o trabalho acontece, como uma anotação mensal na pasta do prestador.

Como lanço um pagamento enviado em outra moeda?

Em dólares americanos. As declarações são feitas em dólares e, para a maioria das empresas dos EUA, cada item em moeda estrangeira é convertido pela taxa de câmbio vigente quando é pago ou incorrido (IRS: moeda estrangeira e taxas de câmbio).

Se a fatura está em dólares, lance esse valor. Para uma fatura em outra moeda, converta pela taxa do dia em que você paga, ou do dia em que a reconhece, se você lança faturas antes de pagá-las. Uma diferença em relação ao que o banco cobrou é tarifa bancária ou cambial ou, para uma fatura reconhecida antes, ganho ou perda cambial (26 USC 988). Na linha, guarde o valor e a moeda da fatura, a taxa e onde você a obteve, e o valor em dólares. As tarifas bancárias de uma transferência são despesas bancárias, não pagamento ao prestador. Qual fonte de taxa usar e o lançamento estão em despesas pagas em moeda estrangeira.

E se o prestador nunca enviou uma fatura?

Você ainda pode sustentar o pagamento, mas monte a pasta agora. A fatura não é a única prova: a lei não exige nenhum tipo especial de registro, e o teste é se os documentos mostram o valor pago e que ele foi para o negócio (Publication 583).

1. Peça ao prestador uma fatura que descreva o trabalho e as datas. Guarde o pedido e a resposta, e anote a data em que a recebeu. Nunca a date antes.
2. Reúna o registro do pagamento: a confirmação da transferência ou a linha do extrato com o nome do beneficiário, o valor e a data.
3. Guarde o trabalho entregue e os e-mails que o combinaram e o aceitaram.
4. Se nenhuma fatura chegar, escreva uma nota com data: quem, que trabalho, quando, quanto, como foi pago e onde está a prova. Marque que ela foi escrita depois, por você.

Pagamentos sem nada disso por anos estão em “E no seu caso?”, abaixo. Um recibo perdido é tratado em recibos perdidos de despesas do negócio.

Quando um freelancer de longo prazo parece um empregado nos meus registros?

Quando os registros mostram que você controla o que a pessoa faz e como, paga em um padrão fixo, e a relação não tem prazo e é central para o negócio. O IRS pesa três grupos de fatos, comportamental, financeiro e tipo de relação, e nenhum fator decide sozinho. Uma pessoa que trabalha remotamente é empregado pelas regras do direito comum (common-law, o teste usual do IRS) se você pode controlar o que é feito e como, mesmo que o trabalhador escolha trabalhar remotamente (IRS: prestador de serviços independente ou empregado).

Se você trata um empregado como prestador de serviços independente sem uma base razoável, pode responder pelos impostos sobre o emprego desse trabalhador. Com uma base razoável, o alívio também exige que você tenha entregado as declarações informativas exigidas de forma coerente com o tratamento que deu ao trabalhador (IRS: prestador de serviços independente ou empregado). O imposto de Social Security e Medicare dos EUA cobre o trabalho feito nos EUA e, no exterior, apenas o trabalho de um cidadão ou residente dos EUA para um empregador americano (26 USC 3121(b)). A lei do país do trabalhador é outra questão. Veja prestadores de serviços que podem ser empregados e como contratar empregados no exterior para uma startup dos EUA.

Devo checar as sanções antes de pagar alguém no exterior?

Sim, como boa prática: antes do primeiro pagamento e de novo de tempos em tempos. A obrigação por trás disso é a lei: as sanções dos EUA valem para toda pessoa dos EUA (US person), inclusive empresas constituídas nos EUA e suas filiais no exterior (OFAC FAQ 11).

Dois tipos de regra importam. Alguns programas proíbem de forma ampla a maioria das transações com um país ou região. Outros bloqueiam pessoas e empresas nomeadas na lista de Specially Designated Nationals and Blocked Persons da OFAC (a SDN List), e pessoas dos EUA não podem negociar com elas onde quer que estejam (OFAC FAQs). Uma empresa de propriedade de pessoas bloqueadas em 50% ou mais, direta ou indiretamente e no total, é ela mesma bloqueada, mesmo que o nome dela não esteja na lista (OFAC FAQ 401).

1. Busque o nome do prestador, e o nome da empresa, se houver, na ferramenta de busca na lista de sanções da OFAC.
2. Confira onde o prestador trabalha, até o nível de cidade ou região, na lista de programas de sanções da OFAC. Alguns programas cobrem uma região dentro de um país, então o nome do país sozinho pode não bastar.
3. Salve uma cópia do resultado, com data, na pasta do prestador. A OFAC diz que os programas de sanções podem mudar com frequência e que é importante consultar o site dela regularmente, então repita a busca depois.
4. Se um nome ou lugar coincidir, não pague até que a coincidência seja esclarecida. A ferramenta de busca usa correspondência aproximada, então um resultado pode ser falso, mas negociar com os bens de uma pessoa bloqueada é proibido. Busque aconselhamento sobre sanções ou consulte a OFAC.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Três freelancers por uma plataforma

Um empresário individual paga a três freelancers nas Filipinas, na Ucrânia e no Brasil US$18.000 no ano por uma plataforma de freelancers: US$8.000, US$6.000 e US$4.000. O extrato do cartão traz só o nome da plataforma. Todo mês o proprietário associa a cobrança do cartão ao extrato da plataforma e a divide em uma linha por freelancer. Os US$600 de taxas da plataforma no ano são lançados à parte. A pasta de cada freelancer tem o contrato, as faturas da plataforma e os arquivos entregues. Os três fazem serviços de rotina, sem pesquisa, software nem trabalho de capital, então os US$18.000 vão para mão de obra contratada, na linha 11 do Schedule C.

Um desenvolvedor pago por transferência, sem fatura

Uma corporação transfere US$5.000 a um desenvolvedor na Polônia. Não há fatura. O proprietário pede uma que descreva o trabalho e as datas, arquiva-a com a data de recebimento e guarda a confirmação da transferência, o código entregue e os e-mails de escopo. O proprietário registra o país e as datas, passa o nome do desenvolvedor pela ferramenta de busca da OFAC e salva o resultado. Como o desenvolvedor está escrevendo código novo fora dos EUA, a seção 174 pode se aplicar: o custo seria então capitalizado e amortizado em 15 anos, em vez de lançado como mão de obra contratada. Caso contrário, é mão de obra contratada, listada por tipo e valor no demonstrativo de outras deduções.

Um responsável contábil no exterior que trabalha como se fosse da equipe

Uma corporação paga a um responsável contábil no Quênia US$5.000 por mês, US$60.000 por ano, durante três anos. A pasta mostra horas semanais fixas, contas de e-mail e de software da empresa, o mesmo valor todo mês e nenhuma fatura. Esses registros apontam para emprego pelos grupos do IRS acima, em cada um dos três anos. O proprietário revisa agora a classificação. Se o responsável contábil não é cidadão nem residente dos EUA, o imposto de Social Security e Medicare dos EUA não se aplica ao trabalho feito no Quênia, e as regras do Quênia são outra questão.

E no seu caso?

• Os pagamentos no exterior correram por anos sem contratos, faturas nem extratos: que registros podem ser refeitos, e como os anos anteriores devem ser classificados, são questões de julgamento. Comece por como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários e procure ajuda para refazer os registros.
• Você pagou em espécie, de uma conta pessoal ou por um app de pagamento, ou pagou um parente: o registro do pagamento e a prova do trabalho real são mais difíceis de mostrar. Leia como pagar subcontratados em espécie e leve o que existir para colocar os registros em ordem.
• Uma carta ou auditoria do IRS pede comprovação: vale a data de resposta da carta. Leia auditoria do IRS em uma pequena empresa e procure ajuda para montar a pasta.
• Um prestador de serviços trabalha como se fosse da equipe: veja prestadores de serviços que podem ser empregados e leve o contrato, o histórico de pagamentos e o registro de trabalho para revisar os registros.
• Formulários de anos anteriores não foram entregues: veja formulários fiscais atrasados de prestadores de serviços e empregados e leve o histórico de pagamentos para a ajuda com a escrituração contábil.
• Você paga desenvolvedores ou pesquisadores no exterior: o registro de onde cada tarefa foi feita é o que decide a regra de 15 anos, e como os anos anteriores foram tratados é uma questão de declaração. Leia como deduzir o desenvolvimento de software feito no exterior e leve os contratos e o registro de trabalho para organizar os custos por tarefa e por lugar.
• Você precisa da resposta sobre W-8, 1099 ou retenção na fonte: leia como pagar prestadores de serviços no exterior.
• Recibos ou faturas foram perdidos: veja recibos perdidos de despesas do negócio.
• Uma busca mostra uma possível coincidência de sanções: pause o pagamento. Saber se a coincidência é real é uma questão de sanções, não de escrituração; comece pela página de programas de sanções da OFAC.