해외 계약자 대금 지급: 공제를 입증하는 기록

해외 계약자를 고용하면 세금 공제가 되나요?

대체로 공제됩니다. 사업체는 사업 운영을 위해 지급하거나 발생시킨 통상적이고 필요한 비용을 공제할 수 있으며, 실제로 제공된 개인 용역에 대한 합리적인 보수도 포함됩니다(26 USC 162). 아래의 한 가지 예외를 제외하면 이 규칙은 일하는 사람이 어디에 사는지와 무관합니다. 일부 비용은 지급할 때 공제하지 않고 자본화합니다. 사업 자산을 만들거나 개선하는 일(26 USC 263)과 사업을 시작하기 전에 지급한 비용(26 USC 195)이 그렇습니다. 통상적인 비용은 해당 업계에서 흔하고 받아들여지는 비용이고, 필요한 비용은 도움이 되고 적절한 비용입니다(Publication 583).

예외는 소프트웨어 개발을 포함해 미국 밖에서 수행한 연구입니다. 이런 비용은 한꺼번에 공제하지 않고 자본화한 뒤 지급하거나 발생한 과세연도의 중간 시점부터 15년에 걸쳐 균등하게 공제합니다(26 USC 174). 규정으로 대체될 수 있는 IRS의 임시 지침은 작업을 수행한 장소를 기준으로 하며, 푸에르토리코와 미국령은 미국 안으로 봅니다(Notice 2023-63). 그래서 해외에서 새 코드를 작성한 데 대해 청구서를 잘 갖춰 놓았더라도 지급할 때 전액 공제되지 않습니다. 해외에서 한 소프트웨어 개발 비용 공제를 참고하세요.

공제에는 여전히 증빙이 필요합니다. 신고서에서 청구한 내용을 입증하는 일을 입증 책임(burden of proof)이라고 하며, 이는 납세자에게 있습니다(IRS: Recordkeeping). 정보 신고서와 원천징수는 별도의 의무이며 규칙도 따로 있습니다. 해외 계약자에게 대금 지급을 참고하세요.

다음 경우에는 사안이 간단하지 않습니다.

• 계약서, 청구서, 명세서 없이 수년간 대금이 나갔습니다.
• 플랫폼이 돈을 옮겨서 은행 명세서에는 일한 사람이 아니라 플랫폼 이름이 나옵니다.
• 돈이 현금으로, 개인 계좌에서 또는 결제 앱으로 나갔거나, 일한 사람이 친척이거나 본인이 소유한 회사입니다.
• 해외에서 대금을 받은 사람에 대한 세금 서식을 받지도 제출하지도 않았습니다.
• 한 계약자가 직원처럼 일합니다.
• 작업이 미국 밖에서 수행한 소프트웨어 개발입니다.
• IRS 서신이 이미 증빙을 요구하고 있습니다.
• 대상자나 지역이 미국 제재 대상일 수 있습니다.

먼저 준비할 자료: 계약서 또는 서면 업무 범위, 청구서와 플랫폼 내보내기 파일, 은행·송금·카드 명세서, 납품된 결과물과 그 전후의 이메일, 각자 일한 장소를 적은 메모.

세무조사를 받으면 어떤 서류로 비용을 입증하나요?

지급을 기록한 장부와, 지급 금액 및 사업용이라는 점을 보여 주는 서류입니다. 연방 규정은 공제를 입증하기에 충분한 기록을 요구하며(26 CFR 1.6001-1), 법은 몇몇 경우를 제외하면 특별한 종류의 기록을 요구하지 않습니다(IRS: Recordkeeping). Publication 583은 비용 서류가 지급 금액과 사업 비용이라는 점을 보여 줘야 한다고 설명합니다. 청구서, 계좌 명세서, 취소된 수표를 서류로 들고, 결제 증빙만으로는 공제가 성립하지 않는다고 밝힙니다(Publication 583).

계약자마다 파일을 하나씩 두어 모든 항목에 서류가 있게 하세요.

전자 송금의 경우 Publication 583은 명세서에 금액, 수취인 이름, 송금이 처리된 날짜가 나와야 한다고 설명합니다. 파일 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에서 다룹니다.

플랫폼의 청구서와 명세서, 프리랜서가 직접 보낸 청구서 중 무엇을 보관하나요?

둘 다 있다면 둘 다 보관하세요. IRS는 필수 서류를 하나로 정해 두지 않으므로(Publication 583), 플랫폼이나 프리랜서가 실제로 내게 발행한 서류를 그에 맞는 지급 기록과 함께 보관하세요. 어느 쪽이 더 중요한지는 누구와 계약했는지에 달려 있습니다. 플랫폼이나 에이전시의 약관을 읽고 확인하세요.

은행이나 카드 명세서에는 프리랜서가 아니라 플랫폼이 수취인으로 나옵니다. 이는 지급은 입증하지만 누가 일했는지는 입증하지 못합니다. 플랫폼 청구서와 명세서는 매달 내려받으세요. 계정 안에만 있는 기록은 계정이 닫히거나 접근 권한이 끝나면 사라질 수 있습니다.

프리랜서 플랫폼으로 낸 대금은 어떻게 기록하고, 최종 수취인의 이름도 적어야 하나요?

대금은 플랫폼 비용 한 덩어리가 아니라 그 대금으로 산 일의 비용으로, 프리랜서나 계약 단위로 기록하고 각 줄에 프리랜서 이름을 남기세요. 플랫폼으로 결제하면 은행 명세서에 나오는 이름이 바뀔 뿐 비용의 성격은 바뀌지 않습니다.

1. 은행 또는 카드 명세서의 청구 금액을 같은 기간의 플랫폼 명세서와 맞추세요. 합계가 일치해야 합니다.
2. 청구 금액을 프리랜서 또는 계약별로 한 줄씩, 그리고 플랫폼 수수료는 별도 한 줄로 나누세요. 수수료는 플랫폼 이용 비용이지 일에 대한 보수가 아닙니다.
3. 각 보수 줄을 일의 종류별로 기록하세요(다음 절). 프리랜서 이름, 국가, 계약을 메모나 거래처 기록에 적으세요.
4. 플랫폼 명세서와 청구서를 은행 기록과 함께 보관하세요.

각 사람의 이름을 줄에 남겨 두세요. 누가 일했는지 누가 물어도 답할 수 있습니다. 그 사람에게 서식을 보내야 하는지는 플랫폼의 지급 방식과 작업 장소에 달려 있습니다. 계약자 세금 서식 대상과 해외 계약자에게 대금 지급을 참고하세요.

해외 계약자 대금은 계약 인건비, 전문가 수수료, 매출원가 중 어디에 넣나요?

일의 종류에 따라 정합니다. 수취인의 국가가 의미를 갖는 것은 소프트웨어 개발 등 연구의 경우뿐이며, 이는 표의 마지막 행입니다. 대부분은 네 가지 범주로 나뉘고, 처음 세 가지는 연구나 자본적 작업이 아닌 통상적인 운영 업무를 전제로 합니다. 한 청구서에 여러 범주가 섞여 있을 수 있으므로 업무와 금액을 나눠서 보관하세요.

Schedule C 11번 줄은 직원으로 보지 않는 사람이 사업을 위해 수행한 용역에 대한 지급액을 다룹니다. 다른 곳에서 공제하는 계약 인건비는 제외하므로 각 지급액이 한 번만 계산됩니다(Schedule C 작성 안내). 17번 줄은 사업 운영과 직접 관련된 회계사와 변호사의 수수료를 위한 줄입니다. 사업 자산을 취득하기 위한 법률 수수료는 보통 공제하지 않고 그 자산의 취득가액(basis)에 더합니다(Publication 334). 마지막 행을 제외하면, 장부에서 계정 이름을 "전문가 수수료"라고 붙였더라도 개발자나 디자이너는 일반적으로 계약 인건비입니다.

Form 1120, 1120-S, 1065에는 계약 인건비 줄이 없습니다. 지침은 다른 곳에서 청구하지 않은 공제 대상 항목을 유형별로 금액과 함께 적은 명세서를 첨부하라고 안내합니다(Form 1120; Form 1120-S; Form 1065). 명세서에 나타낼 수 있도록 장부에서 계약 인건비를 별도 계정으로 유지하세요.

매출원가는 범위가 더 좁습니다. Publication 334는 노무비가 보통 제조업이나 광업에서만 매출원가에 들어간다고 설명합니다(Publication 334). 법인과 파트너십은 매출원가를 청구할 때 Form 1125-A를 첨부합니다(Form 1125-A). 서비스업은 서비스업의 매출원가를 참고하세요.

작업을 어디서 어떻게 했는지 무엇을 기록하나요?

각 사람이 일한 국가, 도시나 지역과 날짜, 업무, 그리고 작업을 지시한 사람입니다. 항목마다 나중에 나올 질문에 대한 답이 됩니다.

작업을 하는 동안 계약자 파일에 월별 메모로 기록을 남기세요.

다른 통화로 보낸 대금은 어떻게 기록하나요?

미국 달러로 기록합니다. 신고서는 달러로 작성하며, 대부분의 미국 사업체는 외화 항목을 지급하거나 발생한 시점의 환율로 환산합니다(IRS: Foreign currency and currency exchange rates).

청구서가 달러라면 그 금액을 기록합니다. 다른 통화의 청구서는 지급한 날의 환율로 환산하고, 지급 전에 청구서를 먼저 장부에 올린다면 발생한 날의 환율로 환산합니다. 은행이 실제로 청구한 금액과 차이가 나면 은행 수수료나 환전 수수료이고, 먼저 발생으로 올렸던 청구서라면 환차손익입니다(26 USC 988). 줄에는 청구서 금액과 통화, 환율과 환율 출처, 달러 금액을 남기세요. 송금 은행 수수료는 계약자 보수가 아니라 은행 수수료입니다. 어떤 환율 출처를 쓰고 어떻게 분개하는지는 외화로 지급한 비용에 있습니다.

계약자가 청구서를 보내지 않았다면 어떻게 하나요?

그래도 지급을 입증할 수 있지만 지금 파일을 만들어야 합니다. 청구서가 유일한 증빙은 아닙니다. 법은 특별한 종류의 기록을 요구하지 않으며, 기준은 서류가 지급 금액과 사업용이라는 점을 보여 주는지입니다(Publication 583).

1. 계약자에게 일과 날짜를 설명하는 청구서를 요청하세요. 요청과 답변을 보관하고 받은 날짜를 기록하세요. 날짜를 앞당겨 적지 마세요.
2. 지급 기록을 모으세요. 수취인 이름, 금액, 날짜가 나온 송금 확인서나 명세서 줄입니다.
3. 납품된 결과물과 업무를 정하고 수락한 이메일을 보관하세요.
4. 청구서가 끝내 오지 않으면 날짜가 있는 메모를 작성하세요. 누가, 어떤 일을, 언제, 얼마에, 어떻게 지급했는지와 증빙이 어디에 있는지를 적습니다. 나중에 본인이 쓴 메모임을 표시하세요.

이런 자료가 전혀 없이 수년간 지급한 경우는 아래 "상황이 다르다면?"에 있습니다. 분실한 영수증은 분실한 사업 비용 영수증에서 다룹니다.

장기 프리랜서가 내 기록상 직원처럼 보이는 것은 언제인가요?

기록에서 일의 내용과 방식을 내가 통제하고, 보수가 일정한 패턴으로 나가며, 관계가 기한 없이 이어지고 사업의 핵심일 때입니다. IRS는 행동, 재정, 관계 유형의 세 가지 사실 집단을 평가하며 어느 한 요소가 결정하지는 않습니다. 일하는 사람이 원격으로 일하기를 선택하더라도, 내가 무엇을 어떻게 할지 통제할 수 있다면 그 사람은 관습법 규칙(IRS의 일반적인 기준)상 직원입니다(IRS: 독립 계약자인가, 직원인가).

직원을 계약자로 취급하면서 합리적인 근거가 없다면 그 근로자에 대한 고용세 책임을 질 수 있습니다. 합리적인 근거가 있더라도 구제를 받으려면 그 근로자를 취급한 방식과 일관되게 필요한 정보 신고서를 제출했어야 합니다(IRS: 독립 계약자인가, 직원인가). 미국 사회보장세와 메디케어세는 미국 안에서 수행한 일에 적용되고, 해외에서는 미국 시민권자나 거주자가 미국 고용주를 위해 한 일에만 적용됩니다(26 USC 3121(b)). 일하는 사람이 사는 국가의 법은 별개의 문제입니다. 직원일 수 있는 계약자와 미국 스타트업의 해외 직원 채용을 참고하세요.

해외에 대금을 지급하기 전에 제재 대상 여부를 확인해야 하나요?

네, 모범 사례로 권합니다. 첫 지급 전에 확인하고 이후에도 가끔 다시 확인하세요. 그 바탕에는 법적 의무가 있습니다. 미국 제재는 미국에서 설립된 사업체와 해외 지점을 포함한 모든 미국인(US person)에게 적용됩니다(OFAC FAQ 11).

두 가지 규칙이 중요합니다. 일부 프로그램은 특정 국가나 지역과 관련된 대부분의 거래를 폭넓게 금지합니다. 다른 프로그램은 OFAC(미국 재무부 해외자산통제국)의 특별지정 제재 대상자 및 차단 대상자 명단(SDN List)에 오른 개인과 회사를 차단하며, 미국인은 이들이 어디에 있든 거래할 수 없습니다(OFAC FAQs). 차단된 사람이 직간접적으로 합계 50% 이상 소유한 회사는 이름이 명단에 없어도 그 자체로 차단됩니다(OFAC FAQ 401).

1. 계약자의 이름과, 회사가 있다면 회사 이름을 OFAC의 Sanctions List Search tool에서 검색하세요.
2. 계약자가 일하는 장소를 도시나 지역 단위까지 OFAC의 제재 프로그램 목록과 대조하세요. 일부 프로그램은 한 국가 안의 특정 지역을 대상으로 하므로 국가 이름만으로는 충분하지 않을 수 있습니다.
3. 검색 결과의 날짜가 있는 사본을 계약자 파일에 보관하세요. OFAC는 제재 프로그램이 자주 바뀔 수 있으며 웹사이트를 정기적으로 확인하는 것이 중요하다고 밝히므로, 나중에 다시 검색하세요.
4. 이름이나 장소가 일치하면 일치 여부가 해소될 때까지 지급하지 마세요. 검색 도구는 유사 일치(fuzzy matching)를 쓰므로 검색 결과가 잘못된 일치일 수 있지만, 차단된 사람의 재산을 거래하는 것은 금지됩니다. 제재 관련 자문을 받거나 OFAC에 문의하세요.

예시

이 예시는 설명용이며 미국 달러를 사용합니다.

플랫폼을 통해 대금을 받은 프리랜서 세 명

한 개인사업자가 필리핀, 우크라이나, 브라질의 프리랜서 세 명에게 프리랜서 플랫폼으로 한 해 동안 총 US$18,000을 지급합니다. 각각 US$8,000, US$6,000, US$4,000입니다. 카드 명세서에는 플랫폼 이름만 나옵니다. 소유주는 매달 카드 청구액을 플랫폼 명세서와 맞추고 프리랜서별로 한 줄씩 나눕니다. 그해 플랫폼 수수료 US$600은 따로 기록합니다. 프리랜서마다 파일에 계약서, 플랫폼 청구서, 납품 파일이 있습니다. 세 사람 모두 통상적인 용역을 하며 연구, 소프트웨어, 자본적 작업은 없으므로 US$18,000은 Schedule C 11번 줄의 계약 인건비로 들어갑니다.

청구서 없이 송금으로 대금을 지급한 개발자

한 법인이 폴란드의 개발자에게 US$5,000을 송금합니다. 청구서는 없습니다. 소유주는 일과 날짜를 설명하는 청구서를 요청해 받은 날짜와 함께 보관하고, 송금 확인서, 납품된 코드, 범위를 정한 이메일을 보관합니다. 또 국가와 날짜를 기록하고 개발자의 이름을 OFAC 검색 도구로 확인해 결과를 저장합니다. 개발자가 미국 밖에서 새 코드를 작성하므로 section 174가 적용될 수 있습니다. 그렇다면 이 비용은 계약 인건비로 처리하지 않고 자본화한 뒤 15년에 걸쳐 상각합니다. 그렇지 않다면 계약 인건비이며 기타 공제 명세서에 유형과 금액으로 적습니다.

직원처럼 일하는 해외 장부 담당자

한 법인이 케냐의 장부 담당자에게 3년 동안 매달 US$5,000, 연 US$60,000을 지급합니다. 파일에는 고정된 주간 근무 시간, 회사 이메일과 소프트웨어 계정, 매달 같은 금액, 청구서 없음이 나옵니다. 위의 IRS 분류에 따르면 이 기록은 세 해 모두 직원임을 시사합니다. 소유주는 지금 분류를 검토합니다. 장부 담당자가 미국 시민권자나 거주자가 아니라면 케냐에서 한 일에는 미국 사회보장세와 메디케어세가 적용되지 않으며, 케냐의 규정은 별개의 문제입니다.

상황이 다르다면?

• 해외 대금이 계약서, 청구서, 명세서 없이 수년간 나갔습니다: 어떤 기록을 복원할 수 있는지, 이전 연도를 어떻게 분류할지는 판단이 필요한 문제입니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기부터 보고 기록 복원을 도움받으세요.
• 현금이나 개인 계좌, 결제 앱으로 지급했거나 친척에게 지급했습니다: 지급 기록과 실제로 일했다는 증빙을 보이기가 둘 다 더 어렵습니다. 하도급업자에게 현금 지급하기를 읽고, 남아 있는 자료를 가져와 기록을 정리하세요.
• IRS 서신이나 세무조사에서 증빙을 요구합니다: 서신에 적힌 답변 기한이 우선합니다. 소규모 사업의 IRS 세무조사를 읽고 서류 준비를 도움받으세요.
• 한 계약자가 직원처럼 일합니다: 직원일 수 있는 계약자를 보고, 계약서, 지급 내역, 작업 기록을 가져와 기록을 검토받으세요.
• 이전 연도의 서식을 놓쳤습니다: 늦은 계약자·직원 세금 서식을 보고, 지급 내역을 장부 관리 지원에 가져오세요.
• 해외 개발자나 연구자에게 대금을 지급합니다: 15년 공제 규칙은 각 작업을 어디서 했는지 기록에 달려 있고, 이전 연도를 어떻게 처리했는지는 신고서 문제입니다. 해외에서 한 소프트웨어 개발 비용 공제를 읽고, 계약서와 작업 기록을 가져와 작업별·장소별로 비용을 정리하세요.
• W-8, 1099, 원천징수에 대한 답이 필요합니다: 해외 계약자에게 대금 지급을 읽어 보세요.
• 영수증이나 청구서를 잃어버렸습니다: 분실한 사업 비용 영수증을 보세요.
• 검색 결과 제재 대상일 가능성이 있는 일치가 나왔습니다: 지급을 멈추세요. 실제 일치인지는 장부 관리가 아니라 제재 관련 문제입니다. OFAC의 제재 프로그램 페이지에서 시작하세요.