مدفوعات المقاولين في الخارج: السجلات التي تثبت الخصم

هل توظيف مقاولين أجانب قابل للخصم ضريبيًا؟

غالبًا نعم. يجوز للنشاط التجاري خصم المصروفات العادية والضرورية التي يدفعها أو يتكبدها لإدارة نشاطه، ومنها الأجر المعقول للخدمات الشخصية التي أُنجزت فعلًا (⁦26 USC 162⁩). ولا تتوقف هذه القاعدة على مكان إقامة العامل، إلا في استثناء واحد أدناه. وتُرسمل بعض التكاليف بدلًا من خصمها عند دفعها: العمل الذي ينشئ أصلًا تجاريًا أو يحسّنه (⁦26 USC 263⁩)، والتكاليف المدفوعة قبل افتتاح النشاط (⁦26 USC 195⁩). والمصروف العادي هو الشائع والمقبول في مجالك، والضروري هو المفيد والملائم (المنشور 583).

الاستثناء هو البحث الذي يُنفَّذ خارج الولايات المتحدة، ومنه تطوير البرمجيات. تُرسمل هذه التكاليف وتُخصم بالتساوي على 15 سنة، بدءًا من منتصف السنة الضريبية التي دُفعت أو تكبدت فيها، بدلًا من خصمها دفعة واحدة (⁦26 USC 174⁩). وتنظر إرشادات IRS المؤقتة، التي قد تحل محلها لوائح، إلى مكان تنفيذ العمل، وتعد بورتوريكو والأقاليم التابعة للولايات المتحدة داخل الولايات المتحدة (Notice 2023-63). لذلك فالفاتورة الموثقة جيدًا لبرمجة جديدة كُتبت في الخارج لا تُخصم كاملة عند دفعها. راجع خصم تطوير البرمجيات المنفَّذ في الخارج.

يبقى الخصم بحاجة إلى إثبات. وإثبات ما يطالب به الإقرار يسمى عبء الإثبات، ويقع على دافع الضرائب (IRS: حفظ السجلات). أما نماذج المعلومات والاستقطاع فواجب مستقل له قواعده: راجع الدفع لمقاولين في الخارج.

تصبح الحالة غير بسيطة إذا:

• استمرت المدفوعات سنوات دون عقد أو فاتورة أو كشف؛
• نقلت منصة المال، فيذكر كشف حسابك المنصة لا الشخص الذي أنجز العمل؛
• خرج المال نقدًا، أو من حساب شخصي، أو عبر تطبيق دفع، أو كان العامل قريبًا أو شركة تملكها؛
• لم يُجمع أو يُقدَّم نموذج ضريبي للأشخاص الذين دُفع لهم في الخارج؛
• يعمل مقاول واحد كأنه موظف؛
• العمل تطوير برمجيات يُنفَّذ خارج الولايات المتحدة؛
• طلب خطاب من IRS إثباتًا بالفعل؛
• قد يكون الشخص أو المكان مشمولًا بالعقوبات الأمريكية.

اجمع أولًا: العقود أو نطاقات العمل المكتوبة، والفواتير وملفات التصدير من المنصات، وكشوف البنك والتحويلات والبطاقات، والعمل المسلَّم والرسائل المتعلقة به، وملاحظة بمكان عمل كل شخص.

ما المستندات التي تثبت المصروف إذا خضعت للتدقيق؟

دفاتر تسجّل الدفعة، مدعومة بمستندات تُظهر المبلغ المدفوع وأنه كان للنشاط التجاري. تشترط القواعد الفيدرالية سجلات تكفي لإثبات خصوماتك (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)، ولا يشترط القانون نوعًا خاصًا من السجلات إلا في حالات قليلة (IRS: حفظ السجلات). ويقول المنشور 583 إن مستندات المصروف يجب أن تُظهر المبلغ المدفوع وأنه مصروف تجاري. ويعدّد الفواتير وكشوف الحساب والشيكات الملغاة، ويقول إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم (المنشور 583).

احتفظ بملف واحد لكل مقاول ليكون لكل نقطة مستند:

في التحويل الإلكتروني، يقول المنشور 583 إن الكشف يجب أن يُظهر المبلغ واسم المستفيد وتاريخ ترحيل التحويل. ومدة حفظ الملف في مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

هل أحتفظ بفاتورة المنصة وكشفها أم بفاتورة المستقل نفسه؟

احتفظ بالاثنين إن وُجدا. لا تحدد IRS مستندًا واحدًا مطلوبًا (المنشور 583)، فاحتفظ بما أصدرته لك المنصة أو المستقل فعلًا، مع سجل الدفع المطابق له. وأيهما يحمل الثقل يتوقف على الطرف الذي تتعاقد معه. اقرأ شروط المنصة أو الوكالة لتعرف.

يذكر كشف بنكك أو بطاقتك المنصة مستفيدًا، لا المستقل. وهو يثبت الدفع لكنه لا يثبت من أنجز العمل. نزِّل فواتير المنصة وكشوفها كل شهر: فالسجلات التي تبقى داخل حساب فقط قد تضيع إذا أُغلق الحساب أو انتهى الوصول إليه.

كيف أسجّل المدفوعات عبر منصة عمل حر، وهل أدرج أسماء من يُدفع لهم في النهاية؟

سجّل الدفعة تكلفةً للعمل الذي اشترته، بحسب المستقل أو التكليف، لا مصروفًا واحدًا مجمعًا للمنصة، وأبقِ اسم كل مستقل على السطر. فالدفع عبر منصة يغيّر من يظهر في كشف البنك، لا ما هي التكلفة.

1. اربط الخصم في كشف بنكك أو بطاقتك بكشف المنصة للفترة نفسها. يجب أن يتطابق المجموعان.
2. قسّم الخصم إلى سطر لكل مستقل أو عقد، مع سطر منفصل لأي رسم للمنصة. فالرسم تكلفة استخدام المنصة لا أجرًا على العمل.
3. صنّف كل سطر أجر بحسب نوع العمل (القسم التالي). وسجّل اسم المستقل وبلده وعقده في الملاحظة أو في سجل المورّد.
4. احفظ كشف المنصة وفواتيرها مع سجل البنك.

أبقِ اسم كل شخص على السطر: فهو يجيب عمّن أنجز العمل إن سأل أحد. وهل يُرسل نموذج إلى ذلك الشخص يتوقف على طريقة دفع المنصة ومكان تنفيذ العمل: راجع أي المقاولين يتلقى نموذجًا ضريبيًا والدفع لمقاولين في الخارج.

أين تذهب مدفوعات المقاولين الأجانب: أجور المقاولين أم الأتعاب المهنية أم تكلفة البضاعة المباعة؟

بحسب نوع العمل. ولا يهم بلد المستفيد إلا في تطوير البرمجيات وغيره من البحث، وهو الصف الأخير. وأربع فئات تغطي أغلب الحالات، وتفترض الثلاث الأولى عملًا تشغيليًا اعتياديًا لا بحثًا ولا عملًا رأسماليًا. وقد تجمع الفاتورة بينها: أبقِ المهام والمبالغ منفصلة.

يغطي السطر 11 في Schedule C المدفوعات لأشخاص لا تعاملهم موظفين مقابل خدمات أُنجزت لنشاطك. ويستثني أجور المقاولين المخصومة في موضع آخر، فتُحتسب كل دفعة مرة واحدة (تعليمات Schedule C). والسطر 17 للأتعاب التي يتقاضاها المحاسبون والمحامون المتصلة مباشرة بإدارة النشاط؛ أما الأتعاب القانونية لاقتناء أصل تجاري فلا تُخصم عادة بل تُضاف إلى أساسه الضريبي (المنشور 334). وخارج الصف الأخير، يُعد المطوّر أو المصمم عمومًا مقاولًا حتى لو سمّى الدفتر الحساب «أتعاب مهنية».

ليس في النماذج 1120 و⁦1120-S⁩ و1065 سطر لأجور المقاولين. وتقول تعليماتها أن يُرفق بيان يدرج بالنوع والمبلغ كل خصم مسموح لم يُطالب به في موضع آخر (النموذج 1120; النموذج ⁦1120-S⁩; النموذج 1065). أبقِ أجور المقاولين حسابًا مستقلًا في الدفاتر ليُظهرها البيان.

تكلفة البضاعة المباعة أضيق. يقول المنشور 334 إن تكاليف العمالة تكون عادة جزءًا من تكلفة البضاعة المباعة في نشاط التصنيع أو التعدين فقط (المنشور 334). وترفق الشركات والشراكات النموذج ⁦1125-A⁩ حين تطالب بها (النموذج ⁦1125-A⁩). ولنشاط الخدمات، راجع تكلفة البضاعة المباعة لنشاط خدمات.

ماذا أسجّل عن مكان تنفيذ العمل وكيفيته؟

البلد والمدينة أو المنطقة وتواريخ عمل كل شخص، والمهمة، ومن وجّهها. وكل بند يجيب عن سؤال يظهر لاحقًا.

احتفظ بالسجل أثناء تنفيذ العمل، ملاحظة شهرية في ملف المقاول.

كيف أسجّل دفعة أُرسلت بعملة أخرى؟

بالدولار الأمريكي. فالإقرارات بالدولار، ويُحوَّل كل بند بعملة أجنبية في أغلب الأنشطة الأمريكية بسعر الصرف السائد عند دفعه أو استحقاقه (IRS: العملات الأجنبية وأسعار الصرف).

إذا كانت الفاتورة بالدولار، فسجّل ذلك المبلغ. وإذا كانت بعملة أخرى، فحوّلها بسعر يوم الدفع، أو يوم الاستحقاق إن سجّلت الفواتير قبل دفعها. والفرق عمّا خصمه البنك رسم بنكي أو رسم صرف، أو ربح أو خسارة عملة في الفاتورة التي سُجلت مستحقة أولًا (⁦26 USC 988⁩). وأبقِ على السطر مبلغ الفاتورة وعملتها، والسعر ومصدره، والمبلغ بالدولار. ورسوم البنك على التحويل مصروفات بنكية لا أجر مقاول. ومصدر السعر الذي تعتمده والقيد في مصروفات مدفوعة بعملة أجنبية.

ماذا لو لم يرسل المقاول فاتورة قط؟

لا يزال بإمكانك دعم الدفعة، لكن ابنِ الملف الآن. والفاتورة ليست الدليل الوحيد: فالقانون لا يشترط نوعًا خاصًا من السجلات، والاختبار هو هل تُظهر المستندات المبلغ المدفوع وأنه كان للنشاط (المنشور 583).

1. اطلب من المقاول فاتورة تصف العمل وتواريخه. احتفظ بالطلب والرد، وسجّل تاريخ استلامها. ولا تؤرّخها بتاريخ سابق أبدًا.
2. استخرج سجل الدفع: تأكيد التحويل أو سطر الكشف الذي فيه اسم المستفيد والمبلغ والتاريخ.
3. احتفظ بالعمل المسلَّم والرسائل التي رتبته وقبلته.
4. إذا لم تصل فاتورة، فاكتب مذكرة مؤرخة: من، وأي عمل، ومتى، وكم، وكيف دُفع، وأين الدليل. واذكر فيها أنك كتبتها لاحقًا.

الدفعات التي بلا أي من هذا لسنوات مذكورة في «هل وضعك مختلف؟» أدناه. وإيصال مفقود تغطيه الإيصالات المفقودة لمصروفات الأعمال.

متى يبدو المستقل طويل الأمد موظفًا في سجلاتي؟

حين تُظهر السجلات أنك تتحكم في ما يفعله الشخص وكيف، وتدفع له بنمط ثابت، وتكون العلاقة مفتوحة المدة ومحورية للنشاط. وتزن IRS ثلاث مجموعات من الوقائع: سلوكية ومالية ونوع العلاقة، ولا يحسم عامل واحد. ويُعد من يعمل عن بُعد موظفًا بموجب قواعد القانون العام (اختبار IRS المعتاد) إذا كنت تتحكم في ما يُنجز وكيف، ولو اختار العامل العمل عن بُعد (IRS: مقاول مستقل أم موظف).

إذا عاملت موظفًا على أنه مقاول وليس لك أساس معقول لذلك، فقد تكون مسؤولًا عن ضرائب التوظيف لهذا العامل. ومع أساس معقول، يشترط الإعفاء أيضًا أنك قدّمت نماذج المعلومات المطلوبة بما يتسق مع معاملتك للعامل (IRS: مقاول مستقل أم موظف). وتغطي ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare الأمريكية العمل المنفَّذ في الولايات المتحدة، وفي الخارج عمل المواطن أو المقيم الأمريكي لدى صاحب عمل أمريكي فقط (⁦26 USC 3121(b)⁩). وقانون بلد العامل مسألة مستقلة. راجع مقاولون قد يكونون موظفين وتوظيف موظفين في الخارج لشركة ناشئة أمريكية.

هل أفحص العقوبات قبل الدفع لشخص في الخارج؟

نعم، ممارسة سليمة: قبل أول دفعة، ثم من حين إلى آخر. والواجب وراء ذلك هو القانون: العقوبات الأمريكية تنطبق على كل شخص أمريكي، ومنهم الأنشطة المؤسسة في الولايات المتحدة وفروعها الأجنبية (OFAC FAQ 11)، وOFAC هو مكتب مراقبة الأصول الأجنبية في وزارة الخزانة الأمريكية.

نوعان من القواعد يهمان. بعض البرامج تحظر عمومًا أغلب المعاملات المتعلقة ببلد أو منطقة. وأخرى تحجز أشخاصًا وشركات مسماة في قائمة OFAC للمواطنين المحددين خصيصًا والأشخاص المحظورين (قائمة SDN)، ولا يجوز للأشخاص الأمريكيين التعامل معهم أينما كانوا (OFAC FAQs). والشركة التي يملك ⁦50%⁩ أو أكثر منها، مباشرة أو غير مباشرة وبالمجموع، أشخاص محظورون هي نفسها محظورة، ولو لم يرد اسمها في القائمة (OFAC FAQ 401).

1. ابحث عن اسم المقاول، واسم الشركة إن وُجد، في أداة البحث في قوائم العقوبات لدى OFAC.
2. قارن مكان عمل المقاول، حتى المدينة أو المنطقة، مع قائمة برامج العقوبات لدى OFAC. وبعض البرامج تغطي منطقة داخل بلد، فقد لا يكفي اسم البلد وحده.
3. احفظ نسخة مؤرخة من النتيجة في ملف المقاول. وتقول OFAC إن برامج العقوبات قد تتغير كثيرًا وإن من المهم مراجعة موقعها بانتظام، فكرر البحث لاحقًا.
4. إذا تطابق اسم أو مكان، فلا تدفع حتى يُحسم التطابق. وأداة البحث تستخدم مطابقة تقريبية، فقد يكون التطابق خاطئًا، لكن التعامل مع ممتلكات شخص محظور ممنوع. احصل على مشورة في العقوبات أو اسأل OFAC.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وتستخدم الدولار الأمريكي.

ثلاثة مستقلين عبر منصة

يدفع صاحب منشأة فردية لثلاثة مستقلين في الفلبين وأوكرانيا والبرازيل 18,000 دولار أمريكي في السنة عبر منصة عمل حر: 8,000 دولار أمريكي و6,000 دولار أمريكي و4,000 دولار أمريكي. ولا يذكر كشف البطاقة إلا المنصة. وفي كل شهر يطابق المالك خصم البطاقة مع كشف المنصة ويقسمه إلى سطر لكل مستقل. وتُسجَّل رسوم المنصة للسنة البالغة 600 دولار أمريكي على حدة. ويحتوي ملف كل مستقل على العقد وفواتير المنصة والملفات المسلَّمة. وكلهم يؤدون خدمات اعتيادية، بلا بحث أو برمجيات أو عمل رأسمالي، فتذهب الـ18,000 دولار أمريكي إلى أجور المقاولين في Schedule C، السطر 11.

مطوّر يُدفع له بتحويل بلا فاتورة

تحوّل شركة 5,000 دولار أمريكي إلى مطوّر في بولندا. ولا توجد فاتورة. يطلب المالك فاتورة تصف العمل وتواريخه، ويحفظها مع تاريخ الاستلام، ويحتفظ بتأكيد التحويل والشيفرة المسلَّمة ورسائل تحديد النطاق. ويسجّل المالك البلد والتواريخ، ويفحص اسم المطوّر في أداة البحث لدى OFAC ويحفظ النتيجة. ولأن المطوّر يكتب شيفرة جديدة خارج الولايات المتحدة، فقد تنطبق المادة 174: فتُرسمل التكلفة وتُطفأ على 15 سنة بدلًا من تسجيلها أجور مقاول. وإلا فهي أجور مقاول، مدرجة بالنوع والمبلغ في بيان الخصومات الأخرى.

مسؤول دفاتر في الخارج يعمل كأنه موظف

تدفع شركة لمسؤول مسك الدفاتر في كينيا 5,000 دولار أمريكي شهريًا، أي 60,000 دولار أمريكي سنويًا، لمدة 3 سنوات. ويُظهر الملف ساعات أسبوعية ثابتة، وحسابات بريد وبرمجيات تابعة للشركة، والمبلغ نفسه كل شهر، ولا فواتير. وتشير هذه السجلات إلى التوظيف بحسب مجموعات IRS أعلاه، في كل سنة من هذه السنوات. ويراجع المالك التصنيف الآن. وإذا لم يكن مسؤول مسك الدفاتر مواطنًا أو مقيمًا أمريكيًا، فلا تنطبق ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare الأمريكية على عمل نُفّذ في كينيا، وقواعد كينيا مسألة مستقلة.

هل وضعك مختلف؟

• استمرت المدفوعات في الخارج سنوات بلا عقود أو فواتير أو كشوف: ما السجلات التي يمكن إعادة بنائها وكيف تُصنَّف السنوات السابقة مسائل تقدير. ابدأ بـإعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك واحصل على مساعدة في إعادة بناء السجلات.
• دفعت نقدًا، أو من حساب شخصي، أو عبر تطبيق دفع، أو دفعت لقريب: يصعب إثبات سجل الدفع وإثبات العمل الحقيقي معًا. اقرأ الدفع نقدًا للمقاولين من الباطن وأحضر ما هو موجود إلى ترتيب السجلات.
• خطاب من IRS أو تدقيق يطلب إثباتًا: تاريخ الرد المذكور في الخطاب هو المعتمد. اقرأ تدقيق IRS لنشاط صغير واحصل على مساعدة في تجميع الملف.
• يعمل مقاول واحد كأنه موظف: راجع مقاولون قد يكونون موظفين وأحضر العقد وسجل الدفعات وسجل العمل إلى مراجعة السجلات.
• فاتتك نماذج لسنوات سابقة: راجع نماذج ضريبية متأخرة للمقاولين والموظفين، وأحضر سجل الدفعات إلى مساعدة في مسك الدفاتر.
• تدفع لمطورين أو باحثين في الخارج: سجل مكان تنفيذ كل مهمة هو ما تقوم عليه قاعدة الـ15 سنة، وكيفية معاملة السنوات السابقة مسألة إقرار. اقرأ خصم تطوير البرمجيات المنفَّذ في الخارج وأحضر العقود وسجل العمل إلى تنظيم التكاليف بحسب المهمة والمكان.
• تحتاج جواب ⁦W-8⁩ أو 1099 أو الاستقطاع: اقرأ الدفع لمقاولين في الخارج.
• الإيصالات أو الفواتير مفقودة: راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات الأعمال.
• يُظهر البحث تطابقًا محتملًا مع العقوبات: أوقف الدفعة. وهل هو تطابق حقيقي مسألة عقوبات لا مسك دفاتر؛ وابدأ من صفحة برامج العقوبات لدى OFAC.