תשלומים לקבלנים בחו״ל: רישומים שמוכיחים את הניכוי

האם העסקת קבלנים בחו״ל ניתנת לניכוי מס?

לעיתים קרובות כן. עסק רשאי לנכות הוצאות רגילות ונחוצות ששילם או שנצברו לו בניהול המסחר או העסק, כולל שכר סביר עבור שירותים אישיים שניתנו בפועל (⁦26 USC 162⁩). הכלל הזה אינו תלוי במקום מגוריו של העובד, בחריג אחד שמופיע בהמשך. עלויות מסוימות מהוונות במקום להיות מנוכות כשהן משולמות: עבודה שיוצרת או משפרת נכס עסקי (⁦26 USC 263⁩) ועלויות ששולמו לפני פתיחת העסק (⁦26 USC 195⁩). הוצאה רגילה היא נפוצה ומקובלת בתחום שלכם; הוצאה נחוצה היא מועילה ומתאימה (פרסום 583).

החריג הוא מחקר שמבוצע מחוץ לארה״ב, שכולל פיתוח תוכנה. עלויות כאלה מהוונות ומנוכות באופן שווה על פני 15 שנים, החל מאמצע שנת המס שבה שולמו או נצברו, במקום בבת אחת (⁦26 USC 174⁩). ההנחיות הזמניות של IRS, שתקנות עשויות להחליף, בוחנות איפה בוצעה העבודה וסופרות את פוארטו ריקו ואת שטחי ארה״ב (US possessions) כחלק מארה״ב (Notice 2023-63). לכן חשבונית מתועדת היטב על קוד חדש שנכתב בחו״ל אינה מנוכה במלואה כשהיא משולמת. ראו ניכוי פיתוח תוכנה שמבוצע בחו״ל.

הניכוי עדיין דורש הוכחה. הוכחת מה שהדוח תובע נקראת נטל ההוכחה, והוא מוטל על הנישום (IRS: ניהול רישומים). דוחות מידע וניכוי מס במקור הם חובה נפרדת עם כללים משלה: ראו תשלום לקבלנים בחו״ל.

המקרה אינו פשוט אם:

• תשלומים נמשכו שנים בלי חוזה, חשבונית או דף חשבון;
• פלטפורמה העבירה את הכסף, ולכן דף חשבון הבנק מציין את הפלטפורמה, לא את מי שביצע את העבודה;
• הכסף יצא במזומן, מחשבון אישי או דרך אפליקציית תשלומים, או שהעובד הוא קרוב משפחה או חברה שבבעלותכם;
• לא נאסף ולא הוגש טופס מס לגבי האנשים שקיבלו תשלום בחו״ל;
• קבלן אחד עובד כמו עובד קבוע;
• העבודה היא פיתוח תוכנה שמבוצע מחוץ לארה״ב;
• מכתב מ-⁠IRS כבר מבקש תימוכין;
• האדם או המקום עשויים להיות מכוסים בסנקציות של ארה״ב.

אספו קודם: חוזים או הגדרות עבודה בכתב, חשבוניות וייצואים מהפלטפורמה, דפי חשבון בנק, העברות בנקאיות וכרטיסי אשראי, העבודה שנמסרה והדוא״ל שסביבה, ורישום של המקום שבו כל אדם עבד.

אילו מסמכים מוכיחים את ההוצאה אם עורכים לי ביקורת?

ספרים שרושמים את התשלום, ומגובים במסמכים שמראים את הסכום ששולם ושהוא היה לצורכי העסק. הכללים הפדרליים דורשים רישומים מספיקים כדי לבסס את הניכויים שלכם (⁦26 CFR 1.6001-1⁩), והחוק אינו דורש סוג רישום מיוחד אלא במקרים מעטים (IRS: ניהול רישומים). פרסום 583 אומר שמסמכים להוצאה צריכים להראות את הסכום ששולם ושזו הוצאה עסקית. הוא מונה חשבוניות, דפי חשבון ושיקים שבוטלו, ואומר שהוכחת תשלום לבדה אינה מבססת את הניכוי (פרסום 583).

נהלו תיק אחד לכל קבלן, כך שלכל נקודה יש מסמך:

בהעברה אלקטרונית, פרסום 583 אומר שהדף חייב להראות את הסכום, את שם מקבל התשלום ואת התאריך שבו ההעברה נרשמה. כמה זמן לשמור את התיק מוסבר בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

האם לשמור את החשבונית ואת דף החשבון של הפלטפורמה או את החשבונית של הפרילנסר עצמו?

שמרו את שניהם כשיש לכם שניהם. IRS אינו מציין מסמך חובה יחיד (פרסום 583), ולכן שמרו את מה שהפלטפורמה או הפרילנסר באמת הוציאו לכם, יחד עם רישום התשלום שמתאים לו. איזה מהם נושא את המשקל תלוי במי החוזה שלכם. קראו את תנאי הפלטפורמה או הסוכנות כדי לראות.

דף חשבון הבנק או הכרטיס שלכם מציין את הפלטפורמה כמקבלת התשלום, לא את הפרילנסר. הוא מוכיח את התשלום אבל לא מי ביצע את העבודה. הורידו חשבוניות ודפי חשבון של הפלטפורמה בכל חודש: רישומים שנמצאים רק בתוך חשבון עלולים ללכת לאיבוד אם החשבון נסגר או שהגישה נפסקת.

איך רושמים תשלומים שבוצעו דרך פלטפורמת פרילנסרים, והאם רושמים את שמות מי שקיבלו את הכסף בסופו של דבר?

רשמו את התשלום כעלות העבודה שהוא קנה, לפי פרילנסר או לפי התקשרות, ולא כהוצאה אחת מרוכזת על הפלטפורמה, ושמרו את שם כל פרילנסר בשורה. תשלום דרך פלטפורמה משנה מי מופיע בדף חשבון הבנק, לא מהי העלות.

1. התאימו את החיוב בדף חשבון הבנק או הכרטיס לדף החשבון של הפלטפורמה לאותה תקופה. הסכומים אמורים להיות זהים.
2. פצלו את החיוב לשורה אחת לכל פרילנסר או חוזה, בתוספת שורה נפרדת לכל עמלת פלטפורמה. עמלה היא העלות של השימוש בפלטפורמה, לא תשלום על העבודה.
3. רשמו כל שורת תשלום לפי סוג העבודה (בסעיף הבא). רשמו את שם הפרילנסר, המדינה והחוזה בהערה או ברשומת הספק.
4. תייקו את דף החשבון והחשבוניות של הפלטפורמה יחד עם רישום הבנק.

שמרו את שמו של כל אדם בשורה: זה עונה על השאלה מי ביצע את העבודה אם מישהו שואל. אם טופס נשלח לאדם הזה תלוי באופן שבו הפלטפורמה משלמת ובמקום שבו בוצעה העבודה: ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס ותשלום לקבלנים בחו״ל.

לאן הולכים תשלומים לקבלנים בחו״ל: עבודת קבלנים, שכר טרחה מקצועי או עלות המכר?

לפי סוג העבודה. מדינת מקבל התשלום חשובה רק לפיתוח תוכנה ולמחקר אחר, בשורה האחרונה. ארבע קטגוריות מכסות את רוב המקרים, ושלוש הראשונות מניחות עבודה שוטפת של הפעלה, לא מחקר או עבודה הונית. חשבונית יכולה לערבב ביניהן: הפרידו בין המשימות והסכומים.

Schedule C שורה 11 מכסה תשלומים לאנשים שאינכם מתייחסים אליהם כעובדים, בעד שירותים שניתנו לעסק שלכם. היא מוציאה עבודת קבלנים שנוכתה במקום אחר, כך שכל תשלום נספר פעם אחת (הוראות Schedule C). שורה 17 מיועדת לשכר טרחה של רואי חשבון ועורכי דין הקשור ישירות לניהול העסק; שכר טרחה משפטי לרכישת נכס עסקי בדרך כלל אינו מנוכה אלא מתווסף לבסיס העלות שלו (פרסום 334). מחוץ לשורה האחרונה, מפתח או מעצב הם בדרך כלל עבודת קבלנים גם אם הספרים קוראים לחשבון “שכר טרחה מקצועי”.

בטפסים 1120, ⁦1120-S⁩ ו-⁠1065 אין שורת עבודת קבלנים. ההוראות שלהם קובעות לצרף הצהרה שמפרטת לפי סוג וסכום כל ניכוי מותר שלא נתבע במקום אחר (טופס 1120; טופס ⁦1120-S⁩; טופס 1065). נהלו עבודת קבלנים כחשבון נפרד בספרים כדי שההצהרה תוכל להציג אותה.

עלות המכר צרה יותר. פרסום 334 אומר שעלויות עבודה הן בדרך כלל חלק מעלות המכר רק בעסק ייצור או כרייה (פרסום 334). חברות ושותפויות מצרפות את טופס ⁦1125-A⁩ כשהן תובעות אותה (טופס ⁦1125-A⁩). לעסק שירותים, ראו עלות המכר בעסק שירותים.

מה רושמים על המקום והאופן שבהם בוצעה העבודה?

המדינה, העיר או האזור והתאריכים שבהם כל אדם עבד, המשימה ומי הנחה אותה. כל רישום עונה על שאלה שתעלה בהמשך.

נהלו את הרישום תוך כדי העבודה, כהערה חודשית בתיק הקבלן.

איך רושמים תשלום שנשלח במטבע אחר?

בדולרים אמריקאיים. הדוחות הם בדולרים, וברוב העסקים בארה״ב כל פריט במטבע זר מתורגם לפי שער החליפין הנוהג ביום התשלום או הצבירה (IRS: מטבע זר ושערי חליפין).

אם החשבונית בדולרים, רשמו את הסכום הזה. לחשבונית במטבע אחר, המירו אותה לפי השער ביום שבו שילמתם, או ביום שבו צברתם אם אתם רושמים חשבוניות לפני התשלום. הפרש מהסכום שהבנק גבה הוא עמלת בנק או המרה, או, לגבי חשבונית שנצברה קודם, רווח או הפסד מטבע (⁦26 USC 988⁩). בשורה, שמרו את סכום החשבונית והמטבע, את השער ומאיפה לקחתם אותו, ואת הסכום בדולרים. עמלות בנק על העברה בנקאית הן חיובי בנק, לא תשלום לקבלן. באיזה מקור שער להשתמש ואיך לרשום מוסבר בהוצאות ששולמו במטבע זר.

מה אם הקבלן מעולם לא שלח חשבונית?

אפשר עדיין לתמוך בתשלום, אבל בנו את התיק עכשיו. חשבונית אינה ההוכחה היחידה: החוק אינו דורש סוג רישום מיוחד, והמבחן הוא אם המסמכים מראים את הסכום ששולם ושהוא היה לצורכי העסק (פרסום 583).

1. בקשו מהקבלן חשבונית שמתארת את העבודה ואת התאריכים. שמרו את הבקשה ואת התשובה, ורשמו את התאריך שבו קיבלתם אותה. לעולם אל תתארכו אותה בתאריך מוקדם.
2. הוציאו את רישום התשלום: אישור ההעברה או שורת דף החשבון עם שם מקבל התשלום, הסכום והתאריך.
3. שמרו את העבודה שנמסרה ואת הדוא״ל שהגדיר אותה ואישר אותה.
4. אם חשבונית לא מגיעה, כתבו תזכיר מתוארך: מי, איזו עבודה, מתי, כמה, איך שולם ואיפה ההוכחה. סמנו שנכתב מאוחר יותר על ידכם.

תשלומים בלי אף אחד מאלה במשך שנים נמצאים ב“המצב שלכם שונה?” בהמשך. קבלה שאבדה מכוסה בקבלות אבודות להוצאות עסקיות.

מתי פרילנסר ותיק נראה כמו עובד ברישומים שלי?

כשהרישומים מראים שאתם שולטים במה שהאדם עושה ובאיך, משלמים בדפוס קבוע, והיחסים פתוחים בזמן ומרכזיים לעסק. IRS שוקל שלוש קבוצות של עובדות, התנהגותיות, כלכליות וסוג היחסים, ושום גורם יחיד אינו מכריע. אדם שעובד מרחוק הוא עובד לפי כללי המשפט המקובל (common law), המבחן הרגיל של IRS, אם אפשר לשלוט במה שנעשה ובאיך, גם אם העובד בוחר לעבוד מרחוק (IRS: קבלן עצמאי או עובד).

אם אתם מתייחסים לעובד כאל קבלן ואין לכם בסיס סביר לכך, ייתכן שתהיו חייבים במסי העסקה על אותו עובד. עם בסיס סביר, ההקלה דורשת גם שהגשתם את דוחות המידע הנדרשים בהתאם לאופן שבו התייחסתם לעובד (IRS: קבלן עצמאי או עובד). מס ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) של ארה״ב חל על עבודה שבוצעה בארה״ב, ובחו״ל רק על עבודה של אזרח או תושב אמריקאי אצל מעסיק אמריקאי (⁦26 USC 3121(b)⁩). דיני מדינת העובד הם שאלה נפרדת. ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים והעסקת עובדים בחו״ל בסטארט-אפ אמריקאי.

האם לבדוק סנקציות לפני שמשלמים למישהו בחו״ל?

כן, כנוהג מומלץ: לפני התשלום הראשון ושוב מדי פעם. החובה שמאחוריו היא חוק: סנקציות ארה״ב חלות על כל אדם אמריקאי (US person), כולל עסקים שהתאגדו בארה״ב והסניפים הזרים שלהם (OFAC FAQ 11).

שני סוגי כללים חשובים. חלק מהתוכניות אוסרות באופן רחב את רוב העסקאות שקשורות למדינה או לאזור. אחרות חוסמות אנשים וחברות בשמם ברשימה של OFAC (משרד בקרת הנכסים הזרים של משרד האוצר האמריקאי) בשם Specially Designated Nationals and Blocked Persons (רשימת SDN), ואנשים אמריקאיים אינם רשאים לעשות איתם עסקים בכל מקום שבו הם נמצאים (OFAC FAQs). חברה שבבעלות ⁦50%⁩ או יותר, ישירה או עקיפה ובסך הכול, של אנשים חסומים היא עצמה חסומה, גם אם שמה אינו ברשימה (OFAC FAQ 401).

1. חפשו את שם הקבלן, ואת שם החברה אם יש, בכלי החיפוש ברשימת הסנקציות של OFAC.
2. בדקו את המקום שבו הקבלן עובד, עד רמת העיר או האזור, מול רשימת תוכניות הסנקציות של OFAC. חלק מהתוכניות מכסות אזור בתוך מדינה, ולכן שם המדינה לבדו עשוי לא להספיק.
3. שמרו עותק מתוארך של התוצאה בתיק הקבלן. OFAC אומר שתוכניות סנקציות עשויות להשתנות לעיתים קרובות ושחשוב לבדוק את האתר שלו באופן קבוע, ולכן חזרו על החיפוש מאוחר יותר.
4. אם שם או מקום תואמים, אל תשלמו עד שההתאמה תתברר. כלי החיפוש משתמש בהתאמה מקורבת (fuzzy matching), ולכן תוצאה עשויה להיות התאמה שגויה, אבל טיפול בנכס של אדם חסום אסור. קבלו ייעוץ בנושא סנקציות או פנו ל-⁠OFAC.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

שלושה פרילנסרים דרך פלטפורמה

בעל עסק יחידני משלם לשלושה פרילנסרים בפיליפינים, באוקראינה ובברזיל ⁦US$18,000⁩ לשנה דרך פלטפורמת פרילנסרים: ⁦US$8,000⁩, ⁦US$6,000⁩ ו-⁦US$4,000⁩. דף חשבון הכרטיס מציין רק את הפלטפורמה. בכל חודש הבעלים מתאים את חיוב הכרטיס לדף החשבון של הפלטפורמה ומפצל אותו לשורה אחת לכל פרילנסר. ⁦US$600⁩ עמלות הפלטפורמה לשנה נרשמים בנפרד. בתיק של כל פרילנסר יש את החוזה, את חשבוניות הפלטפורמה ואת הקבצים שנמסרו. כל השלושה נותנים שירותים שוטפים, בלי מחקר, תוכנה או עבודה הונית, ולכן ⁦US$18,000⁩ נרשמים כעבודת קבלנים ב-⁠Schedule C, שורה 11.

מפתח ששולם בהעברה בנקאית בלי חשבונית

חברה מעבירה ⁦US$5,000⁩ בהעברה בנקאית למפתח בפולין. אין חשבונית. הבעלים מבקש חשבונית שמתארת את העבודה ואת תאריכיה, מתייק אותה עם תאריך הקבלה, ושומר את אישור ההעברה, את הקוד שנמסר ואת הדוא״ל של הגדרת העבודה. הבעלים רושם את המדינה והתאריכים, מריץ את שם המפתח בכלי החיפוש של OFAC ושומר את התוצאה. מכיוון שהמפתח כותב קוד חדש מחוץ לארה״ב, סעיף 174 עשוי לחול: העלות תהוון ותופחת על פני 15 שנים במקום להירשם כעבודת קבלנים. אחרת היא עבודת קבלנים, ומפורטת לפי סוג וסכום בהצהרה על ניכויים אחרים.

איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל שעובד כמו עובד קבוע

חברה משלמת לאיש מקצוע להנהלת חשבונות בקניה ⁦US$5,000⁩ בחודש, ⁦US$60,000⁩ בשנה, במשך שלוש שנים. בתיק מופיעים שעות שבועיות קבועות, חשבונות דוא״ל ותוכנה של החברה, אותו סכום בכל חודש ואין חשבוניות. הרישומים האלה מצביעים על העסקה לפי הקבוצות של IRS שלמעלה, בכל אחת משלוש השנים. הבעלים בוחן את הסיווג עכשיו. אם איש המקצוע אינו אזרח או תושב אמריקאי, מס הביטוח הלאומי ומדיקר של ארה״ב אינו חל על עבודה שבוצעה בקניה, וכללי קניה הם שאלה נפרדת.

המצב שלכם שונה?

• תשלומים בחו״ל נמשכו שנים בלי חוזים, חשבוניות או דפי חשבון: אילו רישומים אפשר לשחזר ואיך לסווג שנים קודמות הם עניינים של שיקול דעת. התחילו בבנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק וקבלו עזרה בשחזור הרישומים.
• שילמתם במזומן, מחשבון אישי או דרך אפליקציית תשלומים, או שילמתם לקרוב משפחה: קשה יותר להראות גם את רישום התשלום וגם את ההוכחה לעבודה אמיתית. קראו תשלום לקבלני משנה במזומן והביאו את מה שקיים כדי לסדר את הרישומים.
• מכתב מ-⁠IRS או ביקורת מבקשים תימוכין: המועד לתשובה שבמכתב הוא הקובע. קראו ביקורת של IRS בעסק קטן וקבלו עזרה בהרכבת התיק.
• קבלן אחד עובד כמו עובד קבוע: ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים והביאו את החוזה, את היסטוריית התשלומים ואת רישום העבודה כדי לבדוק את הרישומים.
• טפסים לשנים קודמות לא הוגשו: ראו טפסי מס באיחור לקבלנים ולעובדים, והביאו את היסטוריית התשלומים לעזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם משלמים למפתחים או לחוקרים בחו״ל: רישום המקום שבו כל משימה בוצעה הוא מה שכלל ה-⁠15 שנים תלוי בו, ואופן הטיפול בשנים קודמות הוא שאלה של הדוח. קראו ניכוי פיתוח תוכנה שמבוצע בחו״ל והביאו את החוזים ואת רישום העבודה כדי לארגן את העלויות לפי משימה ומקום.
• אתם צריכים תשובה על ⁦W-8⁩, על טופס 1099 או על ניכוי במקור: קראו תשלום לקבלנים בחו״ל.
• קבלות או חשבוניות אבדו: ראו קבלות אבודות להוצאות עסקיות.
• חיפוש מראה התאמה אפשרית לסנקציות: עצרו את התשלום. אם זו התאמה אמיתית היא שאלה של סנקציות, לא של הנהלת חשבונות; התחילו מדף תוכניות הסנקציות של OFAC.