تسوية ضريبة مبيعات المطعم: تقرير POS والسداد التلقائي

كيف أطابق نظام POS وسحوبات السداد التلقائي والإقرار والدفاتر؟

طابِق أربعة سجلات للفترة نفسها والفرع نفسه، بهذا الترتيب: تقرير مبيعات POS وضريبته، ثم الإقرار المقدَّم، ثم السحوبات المصرفية، ثم الدفاتر. يجب أن يتطابق كل رابط مع الذي يليه، إلا في قائمة قصيرة من الفروق المعروفة. إذا لم يكن الفرق في هذه القائمة، فابحث عن الأسطر الخاضعة للضريبة وراءه، ولا تعدّل الضريبة المستحقة لتجعلها تتطابق.

إذا كانت خدمة السداد التلقائي تقدّم الإقرار من بيانات POS، فسيساوي الإقرار عادةً تقرير POS، ولذلك فهذا التطابق لا يثبت الكثير: إعداد خاطئ لصنف أو نسبة خاطئة ينتقل إلى الاثنين معًا. اختبر نظام POS على قواعد ولايتك.

يُبلغ النموذج ⁦1099-K⁩ عن إجماليات البطاقات وتطبيقات الدفع شهريًا، قبل الرسوم والمبالغ المستردة والخصومات، ويعرضها كمبلغ المعاملة الكامل، ولذلك فهو ليس رقم المبيعات الخاضعة للضريبة. إذا لم يتطابق معك، فراجع تسوية المبيعات والدفعات المحوّلة.

ضريبة المبيعات ضريبة على مستوى الولاية والمستوى المحلي، فقد يكون إعداد POS واحد صحيحًا في ولاية وخاطئًا في أخرى. تستخدم هذه الصفحة كاليفورنيا وبنسلفانيا وتكساس كأمثلة. أما في ولاية أخرى، فابحث عن إرشادات إدارة الإيرادات فيها للمطاعم وأجب عن الأسئلة نفسها. تأكد من قاعدة ولايتك قبل تغيير أي إعداد.

الحالة ليست بسيطة إذا اختلفت السحوبات وإجماليات POS والإقرارات بأكثر من التقريب في فترتين أو أكثر، أو كانت هناك عدة فروع، أو منصات توصيل أو طلبات إلكترونية، أو رسوم خدمة إلزامية، أو وصلك إشعار من الولاية. اجمع ملخصات المبيعات والضريبة من POS، وكل إقرار مقدَّم مع تأكيد دفعه، وكشوف الحساب المصرفي، وكشوف المنصات، وأي إشعارات من الولاية. وإذا كانت خدمة تقدّم الإقرارات عنك، فاطلب منها نسخة من كل إقرار مقدَّم وتأكيد دفعه، وقارنها بحسابك الإلكتروني لدى الولاية إن وُجد.

أي تقرير في POS يُظهر ضريبة المبيعات التي حصّلتها؟

استخرج تقرير المبيعات والضريبة من POS لفترة الإقرار نفسها بالضبط، بأول يوم وآخر يوم نفسيهما، ولنفس الفرع. تختلف أسماء التقارير بين أنظمة POS (ملخص المبيعات، تقرير الضريبة)، وقد تحتاج إلى تقريرين لترى كل الأسطر أدناه.

لائحة بنسلفانيا تنص على أن سجلات كل متجر يجب أن تُظهر إجمالي المبيعات لكل يوم ولكل فترة إقرار، مقسّمة إلى مبيعات خاضعة للضريبة وغير خاضعة، إضافة إلى الضريبة المحصّلة. ويجب أيضًا تقسيم إجمالي المبيعات إلى نقدي وبطاقات. وتضيف إرشادات الإدارة للمطاعم أن الضريبة يجب أن تظهر منفصلة عن إجمالي المبيعات.

في يوم تقديم الإقرار، هل أجمع كل المبيعات الإجمالية وأطرح نسبة الضريبة؟

لا. ابدأ من سطر المبيعات الخاضعة للضريبة في POS للفترة، ثم اختبر هذا السطر على قواعد ولايتك، لأنه صحيح بقدر صحة إعدادات الأصناف. وطرح النسبة من إجمالي المبيعات يخطئ لعدة أسباب.

• قد يشمل الرقم الضريبة أصلًا. عندها تكون المبيعات الخاضعة للضريبة هي الإجمالي مقسومًا على واحد زائد النسبة، لا الإجمالي مطروحًا منه النسبة. تأكد من أن الضريبة مشمولة فعلًا: تشترط تكساس أن تُذكر منفصلة ما لم تقل لافتة وبيان مكتوب غير ذلك، وتعدّ كاليفورنيا سعر المشروب شاملًا للضريبة عند وضع إشعار بذلك.
• الإجمالي يشمل أشياء ليست مبيعات خاضعة للضريبة، مثل الإكراميات الاختيارية والأصناف المعفاة ومبيعات بطاقات الهدايا.
• قد يترك إجمالي المبيعات رسم خدمة تفرض الولاية عليه الضريبة.
• الخصومات والأصناف المقدمة مجانًا تغيّر المبلغ الذي تُفرض عليه الضريبة.
• النسب تختلف حسب الفرع.

دليل تصريح البائع في كاليفورنيا يوضح الترتيب: تبدأ السجلات من الإيرادات الإجمالية على كل المبيعات، ثم تدعم كل خصم يطلبه الإقرار. وتتبع معظم إقرارات الولايات الترتيب نفسه، فراجع نموذج ولايتك: إجمالي المبيعات مطروحًا منه ما لا تفرض الولاية عليه ضريبة يساوي المبيعات الخاضعة للضريبة؛ والضريبة هي المبيعات الخاضعة للضريبة مضروبة في النسبة المجمّعة (نسبة الولاية زائد النسبة المحلية).

ما الأصناف التي تغيّر المبيعات الخاضعة للضريبة: الإكراميات ورسوم الخدمة والخصومات والأصناف المجانية وبطاقات الهدايا؟

خمسة أصناف تسبب معظم الفروق. وتعاملها الولايات بطرق مختلفة.

تأتي بيانات كاليفورنيا من المنشور 22 (من الإكراميات إلى الأصناف المجانية) والمنشور 73 (قسائم الهدايا). وتأتي بيانات تكساس من منشور المطاعم لدى مراقب الحسابات، وهو أقدم، فتأكد من القاعدة الحالية.

لمعرفة مكان الإكراميات ورسوم الخدمة في الدفاتر، راجع إكراميات البطاقات: إيراد أم التزام.

لماذا تختلف الضريبة التي حصّلها POS عن الضريبة المحسوبة على المبيعات الخاضعة للضريبة؟

ضريبة POS هي مجموع الضريبة المفروضة على كل فاتورة. أما الضريبة المحسوبة على المبيعات الخاضعة للضريبة فتطبّق نسبة واحدة على إجمالي الفترة. ويختلفان عندما يكون هناك إعداد أو افتراض خاطئ. اكتب الأسطر الخاضعة للضريبة قبل أن تغيّر أي شيء.

الضريبة الزائدة أو الناقصة لا تختفي. في كاليفورنيا، يجب إعادة الضريبة المحصّلة فوق المستحق إلى الزبون أو دفعها إلى الولاية والإبلاغ عنها في الإقرار. وفي بنسلفانيا، تُلزم اللائحة البائع بأن يسدّد الأكبر بين الضريبة المستحقة والضريبة المحصّلة، ما لم تُرَدّ الزيادة إلى الزبون، ويبقى على البائع الذي حصّل أقل من اللازم أن يدفع المبلغ الصحيح. لذلك احسم كل فرق وفق قاعدة الولاية، ثم صحّح إعداد POS للمستقبل. والإقرار المقدَّم أصلًا يُصحَّح عبر إجراء تعديل الإقرار في ولايتك، فأخبر الخدمة التي تقدّمه؛ وراجع الضريبة المستحقة التي لا تطابق الإقرار لمعرفة متى يجب التعديل.

أي سحب مصرفي يطابق أي إقرار؟

طابِق حسب الفترة، لا حسب التاريخ. السحب القريب من موعد الاستحقاق (الـ20 في بنسلفانيا وتكساس، وآخر يوم من الشهر في كاليفورنيا، والـ24 للدفعة المسبقة في كاليفورنيا) يسدّد عادةً آخر فترة انتهت، أو دفعة مسبقة لفترة لا تزال جارية. فترة الإقرار هي التي تحدد المبيعات التي يغطيها المبلغ؛ أما تاريخ السحب فيُظهر فقط متى دفعت الخدمة.

المصادر: المنشور 73 في كاليفورنيا، و⁦REV-717⁩ في بنسلفانيا، ومراقب حسابات تكساس وإجاباته عن الدفعات المسبقة. كما تتيح كاليفورنيا للنشاط التجاري جدولة الدفع المصرفي في أي يوم عمل مصرفي حتى موعد الاستحقاق، فقد تسحب الخدمة قبل موعد الاستحقاق. ويقدّم مطعم تكساس الحاصل على تصريح المشروبات المخلوطة أيضًا تقريرين منفصلين شهريين عن المشروبات المخلوطة، فطابق هذه التقارير ودفعاتها أيضًا.

لكل إقرار، اجمع كل سحب سدّده (الدفعة المسبقة زائد الرصيد) وقارن المجموع بالمبلغ المستحق بعد أي خصم. ثم افحص الاتجاه الآخر: كل سحب يحتاج إلى إقرار مقدَّم، وكل إقرار يحتاج إلى سحب. وأسباب عدم التطابق المعتادة هي إقرار بلا دفعة، ودفعة بلا إقرار، وسحب مرتجع أو مكرر، ودفعة طُبّقت على فترة خاطئة. وإذا شمل السحب رسم الخدمة نفسها، فهذا مصروف وليس ضريبة.

هل يغيّر خصم التقديم في الموعد المبلغ الذي أطابقه؟

في الولاية التي تمنحه، نعم. ضريبة POS وضريبة الإقرار تتطابقان قبل الخصم. والسحب يساوي ضريبة الإقرار مطروحًا منها الخصم. فالسحب الأقل بمقدار الخصم تمامًا أمر متوقع هناك.

ليست كل ولاية تمنح خصمًا؛ ومنشور تصريح البائع في كاليفورنيا لا يصف أيًا منها. وبالنسبة لمن يدفع مسبقًا في تكساس، فإن رصيد الدفعة المسبقة في الإقرار أكبر من النقد المدفوع مسبقًا، لأنه يضيف خصم الدفع المسبق، ولا يُطبَّق خصم الـ⁦0.5%⁩ للتقديم في الموعد إلا على الرصيد المتبقي بعد ذلك (تعليمات النموذج ⁦01-922⁩). فالدفعة المسبقة والرصيد معًا يساويان الضريبة المستحقة مطروحًا منها الخصمان. وقد يغيّر التأخر في التقديم السحب إضافة إلى الغرامة. أما مكان الخصم في دفتر الأستاذ فتجده في ضريبة المبيعات المحصّلة والمدفوعة.

كيف تظهر مبيعات التوصيل والطلب عبر الإنترنت في الإقرار؟

يعتمد ذلك على من يبيع الوجبة، وهو ما تحدده اتفاقية المنصة والولاية. عندما تكون أنت البائع بالتجزئة، فإن ما تحوّله المنصة إليك ليس رقم المبيعات الخاضعة للضريبة، لأنه صافٍ بعد العمولة.

• توصيلك الخاص أو موقعك أو سائقوك: أنت تحصّل وتُبلغ. وتفرض بنسلفانيا الضريبة على الطعام وعلى أي رسوم توصيل وخدمة مرتبطة به.
• منصة تعمل وكيلًا عنك: في كاليفورنيا، المطعم هو البائع بالتجزئة وتستحق عليه الضريبة على سعر البيع الكامل، دون خصم العمولة. وإذا لم تجعل الاتفاقية المنصة وكيلًا، فالمنصة بائع بالتجزئة لديه تصريحه الخاص، ويجب على المطعم أن يحصل منها على شهادة إعادة بيع (إثبات المنصة بأنها تشتري الوجبة لتعيد بيعها). ويمكن لشركة التوصيل أيضًا أن تختار معاملتها كمزوّد منصة؛ وما دام اختيارها ساريًا، فهي لا المطعم البائع بالتجزئة المستحقة عليه الضريبة على الطلبات التي تتولاها (اللائحة 1684.5). اسأل كل تطبيق إن كان قد اختار ذلك.
• منصة تتعاقد معك وتحصّل الضريبة: في بنسلفانيا، تحصّل المنصة الضريبة على الطعام ورسومها وتسدّدها. ويعامل المطعم البيع إليها كإعادة بيع معفاة، والعمولة التي تفرضها المنصة عليك غير خاضعة للضريبة. وكإثبات، احتفظ بشهادة الإعفاء الشاملة من المنصة (تسمي الإدارة النموذج ⁦REV-1220⁩) أو ببند العقد الذي يقول إنها تحصّل الضريبة. وبلا عقد، تدفع لك المنصة ضريبة المبيعات على الطعام، فتبقى هذه الطلبات ضمن مبيعاتك الخاضعة للضريبة.
• تكساس: يقول مراقب الحسابات إن مزوّد المنصة الذي يعالج المبيعات أو المدفوعات لبائعين من أطراف ثالثة يجب أن يحصّل ضريبة المبيعات على تلك المبيعات ويسدّدها. ولا يقول إن كان تطبيق التوصيل منهم في حالة وجبات المطاعم، فاسأل المنصة أي الطلبات فرضت عليها الضريبة.

اقرأ كل اتفاقية منصة، وقسّم الطلبات حسب من حصّل الضريبة، وطابق سطر الضريبة في كل كشف مع POS. وللإيداعات الصافية بعد العمولة والرسوم والإكراميات، راجع إيداعات معالج الدفع.

من المسؤول عندما تقدّم خدمة السداد التلقائي الإقرار عني؟

في كاليفورنيا وبنسلفانيا وتكساس، النشاط التجاري الذي يحمل تصريح ضريبة المبيعات. تقول كاليفورنيا إن البائع مسؤول عن دفع المبلغ الصحيح، وتتيح للمحاسب أن يقدّم الإقرار من ملفه الإلكتروني الخاص. وتقول بنسلفانيا إن البائع مسؤول عن الإبلاغ والسداد، وتعدّ لائحتها الضريبة المحصّلة أمانة لدى البائع، أي مالًا تحتفظ به للولاية. وتقول تكساس إن المسؤولية عليك عن تحصيل المبلغ الصحيح ودفعه.

وقد يدين الأشخاص وراء النشاط التجاري بالضريبة أيضًا. فصاحب المنشأة الفردية يدين بها مباشرة. وفي كاليفورنيا، بعد انتهاء النشاط التجاري، قد يدين المسؤول التنفيذي أو العضو أو المدير أو الشريك أو أي شخص آخر مسؤول عن إقراراته أو دفعاته بالضريبة غير المسدَّدة التي حصّلها النشاط من الزبائن إذا كان التقصير متعمدًا، عن الفترات التي شغل فيها ذلك الدور. ويجب أن تبلّغ الولاية إشعارها خلال 3 سنوات من علمها بانتهاء النشاط أو 8 سنوات بعد انتهائه، أيهما أبكر (المادة 6829). راجع قواعد بنسلفانيا وتكساس بشأن المالكين والمسؤولين التنفيذيين.

لا يقول أي مصدر من كاليفورنيا أو بنسلفانيا أو تكساس إن خدمة التقديم تتحمل مسؤولية البائع. وتعامل الولايات الأعضاء في اتفاقية ضريبة المبيعات المبسطة (Streamlined Sales Tax) مزوّد الخدمة المعتمد معاملة مختلفة؛ وراجع إسناد تقديم ضريبة المبيعات إلى جهة خارجية لذلك ولمن ينبغي أن يقدّم الإقرار. وما تدين به الخدمة لك عن أخطائها يعتمد على اتفاقيتك معها. ولأن الإقرار إقرارك، فقارن كل إقرار مقدَّم بتقرير POS.

كم أحتفظ بتقارير POS، وماذا تتوقع الولايات أن تُظهر؟

احتفظ بها للمدة التي تحددها ولايتك، ولمدة أطول ما دام هناك تدقيق أو نزاع مفتوح. تطلب بنسلفانيا سجلات كل متجر للسنة الحالية و3 سنوات تقويمية سابقة، ورقية أو إلكترونية (الإدارة). وتقول كاليفورنيا أن تحتفظ بسجلات ضريبة المبيعات والاستخدام 4 سنوات على الأقل (المنشور 73)، وتقول تكساس 4 سنوات على الأقل (مراقب الحسابات).

ويقول منشور كاليفورنيا عن المطاعم أيضًا أن تحتفظ بـسجل مكتوب للأصناف المقدمة مجانًا. احتفظ بتقارير POS كما طُبعت، لأن النسخة المصحَّحة لا تُظهر ما أُبلغ عنه. وللقاعدة الفيدرالية، راجع كم تحتفظ بسجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. المبالغ بالدولار الأمريكي.

مارس: مقهى يتطابق فيه كل شيء

المقهى في ولاية نسبتها المجمّعة ⁦7%⁩ وفيها خصم للتقديم في الموعد مثل بنسلفانيا: ⁦1%⁩ من الضريبة، بحد أقصى 25 دولارًا للمقدم الشهري. في مارس بلغت المبيعات الخاضعة للضريبة 50,000 دولار، فالضريبة 3,500 دولار. ويُظهر POS تحصيل 53,500 دولار شاملةً الضريبة.

طرح ⁦7%⁩ من 53,500 دولار يترك 49,755 دولارًا، أي أقل بـ245 دولارًا من الرقم الصحيح 50,000 دولار، ويعطي ضريبة نحو 3,483 دولارًا لا 3,500 دولار. أما القسمة على 1.07 فتعطي 50,000 دولار، وكذلك سطر المبيعات الخاضعة للضريبة في POS.

يُظهر الإقرار ضريبة 3,500 دولار. والخصم هو الأقل بين 35 دولارًا و25 دولارًا، أي 25 دولارًا. ويسحب السداد التلقائي 3,475 دولارًا في 20 أبريل. ضريبة POS (3,500 دولار) تساوي ضريبة الإقرار (3,500 دولار)، والسحب (3,475 دولارًا) يساوي الإقرار مطروحًا منه خصم 25 دولارًا.

أبريل: حصّل POS مبلغًا أكثر من الإقرار بـ210 دولارات

يُظهر إقرار أبريل مبيعات خاضعة للضريبة 50,000 دولار وضريبة 3,500 دولار. ويُظهر تقرير الضريبة في POS مبلغ 3,710 دولارات. وبكتابة الأسطر الخاضعة للضريبة يتبيّن أن هناك 3,000 دولار من رسوم الخدمة الإلزامية، خارج الـ50,000 دولار، احتسب عليها POS ضريبة ⁦7%⁩: أي 210 دولارات.

إذا كانت الولاية تفرض الضريبة على هذا الرسم، فقد كان الإقرار ناقصًا بـ210 دولارات وقد تحتاج الفترة إلى تصحيح. وإذا لم تفرضها، فإعداد POS خاطئ و210 دولارات ضريبة زائدة تُعالَج وفق قاعدة الولاية. وفي الحالتين، تُعرف الإجابة من الأسطر الخاضعة للضريبة، لا من تغيير الضريبة المستحقة.

تطبيق توصيل يحتفظ بعمولة

يرسل مطعم طلبات بقيمة 10,000 دولار عبر تطبيق توصيل يحتفظ بـ2,000 دولار كعمولة. إذا كان التطبيق وكيلًا عن المطعم، كما تعامله كاليفورنيا حين تثبت الاتفاقية الوكالة، فإن الإقرار يبدأ من 10,000 دولار كاملة، لا من 8,000 دولار التي يحوّلها التطبيق، ما لم يكن التطبيق قد اختار أن يكون البائع بالتجزئة وأن تستحق عليه الضريبة بنفسه. وفي ولاية مثل بنسلفانيا، حيث يحصّل التطبيق الضريبة ويسدّدها بموجب عقد، يعامل المطعم البيع إلى التطبيق كإعادة بيع معفاة.

هل وضعك مختلف؟

• السحوبات وإجماليات POS والإقرارات المقدَّمة تختلف بأكثر من التقريب في فترتين أو أكثر، أو لديك عدة فروع أو تطبيقات توصيل، أو وصلك إشعار من الولاية: تحديد الرقم الصحيح لكل فترة، وهل تحتاج الإقرارات السابقة إلى تصحيح، وكيف يجب أن تعمل إعدادات ضريبة POS والسداد التلقائي من الآن فصاعدًا، كلها أمور تحتاج إلى حكم مهني. أحضر تقارير ضريبة POS والإقرارات والسحوبات وكشوف المنصات إلى خدمة مسك الدفاتر، وراجع دليل تدقيق الولاية إذا وصل إشعار.
• دفاترك متأخرة بأشهر، فلا يوجد ما تطابق الإقرارات معه: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• ضريبة المبيعات المستحقة في دفاترك لا تطابق الإقرار المقدَّم: راجع الضريبة المستحقة التي لا تطابق الإقرار.
• فاتتك إقرارات، أو وصلتك فاتورة تقديرية، أو قد يدين مالك بالضريبة المحصّلة شخصيًا: راجع تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.
• تحتاج إلى تسجيل مبيعات POS اليومية والإكراميات ورسوم البطاقات: راجع تسجيل مبيعات POS اليومية.
• جزء كبير من مبيعاتك نقدي: راجع سجلات مبيعات الأعمال النقدية.
• الإكراميات أو مجمعات الإكراميات أو رسوم الخدمة مختلطة: راجع إكراميات البطاقات: إيراد أم التزام.
• تريد تكلفة الطعام والعمالة والمبيعات في كشف واحد: راجع قائمة الأرباح والخسائر للمطعم.