Đối chiếu thuế bán hàng nhà hàng: POS, tự động nộp, tờ khai

Làm sao đối chiếu POS, các khoản trừ tiền tự động, tờ khai và sổ sách?

Hãy đối chiếu bốn loại hồ sơ của cùng một kỳ và cùng một địa điểm, theo thứ tự này: báo cáo doanh thu và thuế của POS, tờ khai đã nộp, các khoản trừ tiền ở ngân hàng, rồi đến sổ sách. Các mắt xích này phải khớp nhau, trừ một danh sách ngắn các chênh lệch đã biết. Nếu chênh lệch không nằm trong danh sách đó, hãy tìm các dòng đã bị tính thuế phía sau nó; đừng chỉnh khoản thuế phải nộp cho khớp.

Nếu dịch vụ tự động nộp thuế khai từ dữ liệu POS của bạn, tờ khai thường sẽ bằng báo cáo POS, nên việc hai số này khớp chưa chứng minh được nhiều: một mục cài đặt sai hoặc một thuế suất sai sẽ đi vào cả hai. Hãy kiểm tra POS theo quy định của tiểu bang bạn.

Form 1099-K báo cáo tổng số tiền thanh toán bằng thẻ và ứng dụng thanh toán theo từng tháng, trước khi trừ phí, hoàn tiền và giảm giá, tính theo toàn bộ số tiền giao dịch, nên đây không phải con số doanh thu chịu thuế. Nếu số này không khớp, xem đối chiếu doanh thu và tiền chi trả.

Thuế bán hàng là thuế của tiểu bang và địa phương, nên cùng một cách cài POS có thể đúng ở tiểu bang này nhưng sai ở tiểu bang khác. Trang này lấy California, Pennsylvania và Texas làm ví dụ. Với tiểu bang khác, hãy tìm hướng dẫn dành cho nhà hàng của cơ quan thuế tiểu bang đó và trả lời cùng những câu hỏi này. Hãy xác nhận quy định của tiểu bang bạn trước khi đổi bất kỳ cài đặt nào.

Trường hợp không đơn giản là khi các khoản trừ tiền, tổng số POS và tờ khai lệch nhau nhiều hơn mức làm tròn trong hai kỳ trở lên, khi có nhiều địa điểm, nền tảng giao hàng hoặc đặt món trực tuyến, hoặc phí dịch vụ bắt buộc, hoặc khi đã nhận thông báo của tiểu bang. Hãy gom báo cáo tổng hợp doanh thu và thuế của POS, từng tờ khai đã nộp kèm xác nhận thanh toán, sao kê ngân hàng, sao kê của các nền tảng và mọi thông báo của tiểu bang. Nếu có dịch vụ khai thuế thay bạn, hãy xin bản sao từng tờ khai đã nộp và xác nhận thanh toán, rồi so với tài khoản trực tuyến của tiểu bang nếu có.

Báo cáo nào của POS cho biết số thuế bán hàng tôi đã thu?

Hãy lấy báo cáo doanh thu và thuế của POS đúng kỳ khai, với cùng ngày đầu, ngày cuối và địa điểm. Tên báo cáo khác nhau tùy POS (tổng hợp doanh thu, báo cáo thuế), và bạn có thể cần hai báo cáo để thấy đủ các dòng bên dưới.

Quy định của Pennsylvania yêu cầu hồ sơ của từng cửa hàng ghi tổng doanh thu mỗi ngày và mỗi kỳ khai, chia thành doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, cùng số thuế đã thu. Tổng doanh thu cũng phải chia thành tiền mặt và thẻ tín dụng. Hướng dẫn dành cho nhà hàng của cơ quan thuế Pennsylvania bổ sung rằng số thuế phải được ghi tách riêng khỏi tổng doanh thu.

Đến ngày nộp tờ khai, tôi có thể cộng tổng doanh thu rồi trừ đi tỷ lệ thuế không?

Không. Hãy bắt đầu từ dòng doanh thu chịu thuế của POS trong kỳ đó, rồi kiểm tra dòng này theo quy định của tiểu bang bạn, vì dòng này chỉ đúng khi cài đặt từng mặt hàng đúng. Lấy tổng doanh thu trừ đi tỷ lệ thuế sẽ sai vì nhiều lý do.

• Con số có thể đã gồm thuế. Khi đó doanh thu chịu thuế bằng tổng số chia cho một cộng thuế suất, không phải tổng số trừ đi tiền thuế. Hãy kiểm tra xem thuế có thật sự đã nằm trong giá không: Texas yêu cầu thuế ghi riêng, trừ khi có biển báo và văn bản nêu khác, còn California coi giá đồ uống là đã gồm thuế khi có niêm yết thông báo.
• Tổng doanh thu gồm cả những khoản không phải doanh thu chịu thuế, như tiền boa tự nguyện, mặt hàng được miễn thuế và tiền bán thẻ quà tặng.
• Tổng doanh thu có thể chưa gồm phí dịch vụ mà tiểu bang đánh thuế.
• Giảm giá và món tặng (comp) làm thay đổi số tiền bị tính thuế.
• Thuế suất khác nhau theo địa điểm.

Hướng dẫn về giấy phép người bán của California cho thấy thứ tự: hồ sơ bắt đầu từ tổng doanh thu của mọi giao dịch bán, rồi chứng minh từng khoản trừ mà tờ khai yêu cầu. Hầu hết tờ khai của các tiểu bang theo cùng thứ tự này, nên hãy xem biểu mẫu của tiểu bang bạn: tổng doanh thu, trừ phần tiểu bang không đánh thuế, bằng doanh thu chịu thuế; thuế bằng doanh thu chịu thuế nhân với thuế suất kết hợp (tiểu bang cộng địa phương).

Những mục nào làm thay đổi doanh thu chịu thuế: tiền boa, phí dịch vụ, giảm giá, món tặng, thẻ quà tặng?

Năm mục gây ra phần lớn các chênh lệch. Mỗi tiểu bang xử lý chúng khác nhau.

Các mục của California lấy từ Publication 22 (từ tiền boa đến món tặng) và Publication 73 (phiếu quà tặng). Các mục của Texas lấy từ ấn phẩm về nhà hàng của Comptroller, vốn đã cũ hơn, nên hãy xác nhận quy tắc hiện hành.

Về nơi ghi tiền boa và phí dịch vụ trong sổ sách, xem tiền boa thẻ: doanh thu hay khoản phải trả.

Vì sao thuế POS thu được khác với thuế tính từ doanh thu chịu thuế?

Thuế của POS là tổng số thuế tính theo từng hóa đơn. Thuế tính từ doanh thu chịu thuế là áp một thuế suất lên tổng của cả kỳ. Hai số này lệch nhau khi một cài đặt hoặc một giả định bị sai. Hãy liệt kê các dòng bị tính thuế trước khi thay đổi bất cứ điều gì.

Phần thuế thừa hoặc thiếu không tự biến mất. Ở California, thuế đã thu vượt mức phải nộp phải được trả lại cho khách hoặc nộp cho tiểu bang và khai trên tờ khai. Ở Pennsylvania, quy định yêu cầu người bán nộp số lớn hơn giữa thuế phải nộp và thuế đã thu, trừ khi khoản tính thừa đã được hoàn lại cho khách, và người bán tính thiếu thuế vẫn nợ đúng số thuế phải nộp. Vì vậy hãy quyết định từng chênh lệch theo quy định của tiểu bang, rồi sửa cài đặt POS từ nay về sau. Tờ khai đã nộp được sửa qua quy trình nộp tờ khai điều chỉnh của tiểu bang bạn, nên hãy báo cho đơn vị khai thuế thay bạn; xem khoản thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai để biết khi nào cần khai điều chỉnh.

Khoản trừ tiền nào ở ngân hàng khớp với tờ khai nào?

Hãy đối chiếu theo kỳ, không theo ngày. Khoản trừ tiền gần hạn nộp (ngày 20 ở Pennsylvania và Texas, ngày cuối tháng ở California, ngày 24 đối với khoản nộp trước của California) thường trả cho kỳ vừa kết thúc, hoặc là khoản nộp trước cho kỳ đang diễn ra. Kỳ của tờ khai quyết định số tiền đó trả cho doanh thu nào; ngày trừ tiền chỉ cho biết dịch vụ nộp thuế vào lúc nào.

Nguồn: California Publication 73, Pennsylvania REV-717, Texas Comptroller và giải đáp về khoản nộp trước của cơ quan này. California cũng cho phép doanh nghiệp hẹn ngày trừ tiền ở ngân hàng vào bất kỳ ngày làm việc nào cho đến hạn nộp, nên dịch vụ có thể trừ tiền sớm hơn hạn nộp. Nhà hàng ở Texas có giấy phép đồ uống pha chế còn nộp hai báo cáo đồ uống pha chế hằng tháng riêng, nên cũng hãy đối chiếu các báo cáo đó và khoản thanh toán của chúng.

Với mỗi tờ khai, hãy cộng mọi khoản trừ tiền đã trả cho tờ khai đó (khoản nộp trước cộng phần còn lại) và so tổng với số tiền phải nộp sau khi trừ chiết khấu. Sau đó kiểm tra chiều ngược lại: mỗi khoản trừ tiền phải có một tờ khai đã nộp, và mỗi tờ khai phải có một khoản trừ tiền. Tờ khai không có thanh toán, thanh toán không có tờ khai, khoản trừ tiền bị trả lại hoặc trùng lặp, và khoản thanh toán bị gán nhầm kỳ là những nguyên nhân thường gặp của chênh lệch. Nếu khoản trừ tiền có cả phí của dịch vụ, phí đó là chi phí, không phải tiền thuế.

Chiết khấu khi nộp đúng hạn có làm thay đổi số tiền tôi đối chiếu không?

Ở tiểu bang có chiết khấu thì có. Thuế của POS và thuế trên tờ khai khớp nhau trước khi trừ chiết khấu. Khoản trừ tiền bằng thuế trên tờ khai trừ đi chiết khấu. Ở đó, khoản trừ tiền thấp hơn đúng bằng số chiết khấu là điều bình thường.

Không phải tiểu bang nào cũng có chiết khấu; ấn phẩm về giấy phép người bán của California không nêu khoản nào. Với người nộp trước ở Texas, khoản được tính cho phần đã nộp trước trên tờ khai lớn hơn số tiền mặt đã nộp trước, vì khoản này cộng lại chiết khấu nộp trước, và chiết khấu nộp đúng hạn 0,5% chỉ áp dụng cho phần còn lại sau khoản đó (hướng dẫn Form 01-922). Vì vậy khoản nộp trước cộng phần còn lại bằng số thuế phải nộp trừ cả hai chiết khấu. Nộp trễ có thể làm thay đổi khoản trừ tiền, không chỉ phát sinh tiền phạt. Chiết khấu nằm ở đâu trong sổ cái được giải thích trong thuế bán hàng đã thu và đã nộp.

Doanh thu giao hàng và đặt món trực tuyến thuộc về tờ khai như thế nào?

Điều này tùy ai là người bán bữa ăn, do thỏa thuận với nền tảng và quy định của tiểu bang quyết định. Khi bạn là nhà bán lẻ, tiền nền tảng chi trả cho bạn không phải con số doanh thu chịu thuế, vì đó là số tiền sau khi trừ hoa hồng.

• Bạn tự giao hàng, tự bán qua website hoặc dùng tài xế riêng: bạn thu và khai thuế. Pennsylvania đánh thuế món ăn và mọi phí giao hàng, phí dịch vụ liên quan.
• Nền tảng là đại lý của bạn: ở California, nhà hàng là nhà bán lẻ và phải nộp thuế trên toàn bộ giá bán, không được trừ hoa hồng. Nếu thỏa thuận không biến nền tảng thành đại lý, nền tảng là nhà bán lẻ có giấy phép riêng, và nhà hàng phải lấy giấy chứng nhận bán lại từ nền tảng (bằng chứng nền tảng mua bữa ăn để bán lại). Một công ty giao hàng cũng có thể chọn được coi là bên vận hành sàn thương mại (marketplace facilitator); khi lựa chọn đó còn hiệu lực, chính công ty đó, không phải nhà hàng, là nhà bán lẻ phải nộp thuế trên các đơn hàng mà công ty xử lý (Regulation 1684.5). Hãy hỏi từng ứng dụng xem họ đã chọn chưa.
• Nền tảng ký hợp đồng với bạn và tự thu thuế: ở Pennsylvania, nền tảng thu và nộp thuế trên món ăn và các khoản phí của mình. Nhà hàng coi việc bán cho nền tảng là bán lại được miễn thuế, và khoản hoa hồng nền tảng tính bạn không bị đánh thuế. Làm bằng chứng, hãy giữ giấy chứng nhận miễn thuế chung của nền tảng (cơ quan thuế nêu tên Form REV-1220) hoặc điều khoản hợp đồng nói rằng nền tảng thu thuế. Nếu không có hợp đồng, nền tảng trả cho bạn thuế bán hàng trên món ăn, nên những đơn hàng đó vẫn nằm trong doanh thu chịu thuế của bạn.
• Texas: Comptroller cho biết bên cung cấp sàn thương mại xử lý giao dịch bán hoặc thanh toán cho người bán bên thứ ba phải thu và nộp thuế bán hàng cho các giao dịch đó. Comptroller không nói ứng dụng giao hàng có phải là bên như vậy đối với bữa ăn nhà hàng hay không, nên hãy hỏi nền tảng đơn hàng nào đã được tính thuế.

Hãy đọc từng thỏa thuận với nền tảng, chia đơn hàng theo bên thu thuế, và đối chiếu dòng thuế trên từng sao kê với POS. Về tiền gửi vào đã trừ hoa hồng, phí và tiền boa, xem tiền chi trả từ đơn vị xử lý thanh toán.

Ai chịu trách nhiệm khi dịch vụ tự động nộp thuế khai thay tôi?

Ở California, Pennsylvania và Texas, đó là doanh nghiệp giữ giấy phép thuế bán hàng. California cho biết người bán chịu trách nhiệm nộp đúng số tiền và cho phép kế toán viên khai thuế dưới hồ sơ trực tuyến riêng của kế toán viên. Pennsylvania cho biết người bán chịu trách nhiệm khai và nộp, và quy định của tiểu bang này coi thuế đã thu là tiền ủy thác (trust fund), tức là tiền bạn giữ hộ tiểu bang. Texas cho biết bạn chịu trách nhiệm thu và nộp đúng số tiền.

Những người đứng sau doanh nghiệp cũng có thể phải nộp thuế. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ thuế trực tiếp. Ở California, sau khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, cán bộ điều hành, thành viên, người quản lý, thành viên hợp danh hoặc người khác chịu trách nhiệm về các tờ khai hay khoản thanh toán của doanh nghiệp có thể phải nộp phần thuế chưa nộp mà doanh nghiệp đã tính với khách, nếu việc không nộp là cố ý, đối với các kỳ họ giữ vai trò đó. Tiểu bang phải gửi thông báo trong vòng 3 năm kể từ khi biết doanh nghiệp đã chấm dứt hoặc 8 năm sau khi doanh nghiệp chấm dứt, tùy mốc nào đến trước (section 6829). Hãy kiểm tra quy định của Pennsylvania và Texas về chủ sở hữu và cán bộ điều hành.

Không nguồn nào của California, Pennsylvania hay Texas nói rằng dịch vụ khai thuế gánh trách nhiệm của người bán. Các tiểu bang tham gia Streamlined Sales Tax xử lý nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận (certified service provider) theo cách khác; xem thuê ngoài việc khai thuế bán hàng để biết điều đó và ai nên khai thuế. Dịch vụ phải bồi thường gì cho bạn về lỗi của chính họ tùy thuộc vào hợp đồng giữa bạn và họ. Vì tờ khai là của bạn, hãy đối chiếu từng tờ khai đã nộp với báo cáo POS.

Tôi phải giữ báo cáo POS bao lâu, và các tiểu bang mong đợi chúng cho thấy gì?

Hãy giữ trong thời hạn tiểu bang quy định, và lâu hơn khi cuộc kiểm tra thuế hoặc tranh chấp còn mở. Pennsylvania yêu cầu giữ hồ sơ của từng cửa hàng cho năm hiện tại và 3 năm dương lịch trước đó, bằng giấy hoặc điện tử (cơ quan thuế). California cho biết nên giữ hồ sơ thuế bán hàng và thuế sử dụng ít nhất 4 năm (Publication 73), còn Texas cho biết ít nhất 4 năm (Comptroller).

Ấn phẩm về nhà hàng của California cũng yêu cầu giữ bản ghi bằng văn bản về các món tặng. Hãy giữ báo cáo POS đúng như khi in ra, vì bản đã sửa không cho thấy điều đã khai. Về quy định liên bang, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Tháng 3: một quán cà phê mà mọi thứ đều khớp

Quán cà phê ở một tiểu bang có thuế suất kết hợp 7% và chiết khấu nộp đúng hạn giống Pennsylvania: 1% số thuế, tối đa $25 đối với người khai theo tháng. Doanh thu chịu thuế tháng 3 là $50.000, nên thuế là $3.500. POS cho thấy đã thu $53.500 gồm cả thuế.

Lấy 7% ra khỏi $53.500 còn $49.755, thiếu $245 so với $50.000 thực và cho ra thuế khoảng $3.483, không phải $3.500. Chia cho 1,07 ra $50.000, và dòng doanh thu chịu thuế của POS cũng cho kết quả này.

Tờ khai cho thấy thuế $3.500. Chiết khấu là số nhỏ hơn giữa $35 và $25, tức $25. Dịch vụ tự động nộp thuế trừ $3.475 vào ngày 20 tháng 4. Thuế POS ($3.500) bằng thuế trên tờ khai ($3.500), và khoản trừ tiền ($3.475) bằng tờ khai trừ đi chiết khấu $25.

Tháng 4: POS thu nhiều hơn tờ khai $210

Tờ khai tháng 4 cho thấy doanh thu chịu thuế $50.000 và thuế $3.500. Báo cáo thuế của POS cho thấy $3.710. Khi liệt kê các dòng bị tính thuế, thấy có $3.000 phí dịch vụ bắt buộc, nằm ngoài $50.000, mà POS đã tính thuế 7%: $210.

Nếu tiểu bang đánh thuế khoản phí đó, tờ khai đã thiếu $210 và kỳ này có thể cần được sửa. Nếu không, cài đặt của POS sai và $210 là thuế thu thừa, xử lý theo quy định của tiểu bang. Dù thế nào, câu trả lời nằm ở các dòng bị tính thuế, không phải ở việc sửa khoản thuế phải nộp.

Ứng dụng giao hàng giữ lại hoa hồng

Một nhà hàng gửi $10.000 đơn hàng qua một ứng dụng giao hàng, ứng dụng giữ lại $2.000 làm hoa hồng. Nếu ứng dụng là đại lý của nhà hàng, như California coi khi thỏa thuận xác lập quan hệ đại lý, tờ khai bắt đầu từ đủ $10.000, không phải $8.000 mà ứng dụng chi trả, trừ khi ứng dụng đã chọn làm nhà bán lẻ và tự nợ thuế. Ở tiểu bang như Pennsylvania, nơi ứng dụng thu và nộp thuế theo hợp đồng, nhà hàng coi việc bán cho ứng dụng là bán lại được miễn thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản trừ tiền, tổng số POS và tờ khai đã nộp lệch nhau nhiều hơn mức làm tròn trong hai kỳ trở lên, bạn có nhiều địa điểm hoặc ứng dụng giao hàng, hoặc đã nhận thông báo của tiểu bang: số nào đúng cho từng kỳ, các tờ khai trước có cần sửa không, và cài đặt thuế của POS cùng dịch vụ tự động nộp thuế nên chạy thế nào từ nay là những quyết định cần phán đoán. Hãy mang báo cáo thuế POS, tờ khai, các khoản trừ tiền và sao kê nền tảng đến dịch vụ ghi sổ kế toán của chúng tôi, và xem hướng dẫn về kiểm tra thuế bán hàng của tiểu bang nếu đã nhận thông báo.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng nên không có gì để đối chiếu với tờ khai: xem theo kịp sổ sách quá hạn.
• Khoản thuế bán hàng phải nộp trong sổ sách không khớp với tờ khai đã nộp: xem khoản thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai.
• Bạn bỏ lỡ tờ khai, nhận khoản thuế do cơ quan thuế ước tính, hoặc chủ sở hữu có thể phải nộp cá nhân khoản thuế đã thu: xem khai thuế bán hàng.
• Bạn cần ghi doanh thu POS, tiền boa và phí thẻ trong ngày vào sổ: xem ghi doanh thu POS hằng ngày.
• Phần lớn doanh thu của bạn là tiền mặt: xem hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp thu tiền mặt.
• Tiền boa, quỹ chia tiền boa hoặc phí dịch vụ bị lẫn lộn: xem tiền boa thẻ: doanh thu hay khoản phải trả.
• Bạn muốn xem giá vốn thực phẩm, nhân công và doanh thu trên cùng một báo cáo: xem báo cáo kết quả kinh doanh của nhà hàng.