Satış Vergisi Beyanı: Yazılım mı, Dış Kaynak mı, Kendi Başına mı?

Satış vergisini kendim mi yürütmeliyim, yazılım mı kullanmalıyım, yoksa bir profesyonele mi devretmeliyim?

Kurulumu, kaç eyalette beyanname verdiğinize, ürünlerinizin vergilendirme durumunun ne kadar net olduğuna ve her beyannameyi defterlere kimin bağladığına göre seçin. Yazılım ödeme sırasında vergiyi hesaplayabilir. Nerede vergi borcunuz olduğuna veya bir beyannamenin defterlerinizle uyuşup uyuşmadığına karar vermez; yanlış kuralla kurulmuş bir ürün, sizi vergiyi ödemek ya da sağlayıcınıza geri ödeme yapmak zorunda bırakabilir.

Beyannamelerin sayısı bir kişinin her ay mutabakat yapabileceğinden fazlasına çıktığında veya kimsenin yanıtlayamadığı bir eyalet yazısı geldiğinde kendi bünyenizde beyan vermek işlemez hale gelebilir. Yardım almanın maliyetini belirleyen şeyler şunlardır: yılda kaç beyanname verdiğiniz (eyalet sayısı çarpı her eyaletin istediği sıklık), kaç kaydın hâlâ yapılması gerektiği ve önce ne kadar satış verisinin düzeltilmesi gerektiği.

Birkaç eyalette kayıtlıysanız veya kayıt olmak üzereyseniz, bir ürünün vergilendirme durumu belirsizse (yazılım abonelikleri yaygın örnektir), beyannameler atlandıysa veya bir beyanname defterlerle uyuşmuyorsa durum basit değildir. İzin listesiyle, eyalete ve aya göre satışlarla ve son beyannamelerle başlayın; tam liste sonda.

Satış vergisi uyum yazılımı neyi hesaplayıp verebilir?

Satış vergisi uyumu altı iştir: kayıt yaptırmak, ürünün vergilendirme durumunu belirlemek, hesaplamak, beyan verip ödemek, defterlerle mutabakat yapmak ve bildirimleri yanıtlamak. Sertifikalı bir sağlayıcı bunların çoğunu Streamlined üyesi eyaletlerde üstlenir; yalnızca hesaplama yapan yazılım ise hesaplamayı üstlenir. Gerisi bir kişide kalır.

Satış vergisi beyanları gerçekten otomatik hale getirilebilir mi?

Kısmen. Hesaplama otomatikleştirilebilir ve Streamlined üyesi eyaletlerde sertifikalı bir sağlayıcı beyanname verip ödeme yapabilir. Bunların dışında beyannameler, her eyaletin kendi sisteminde, siz veya o eyaletin yoluyla yetkilendirdiğiniz biri tarafından verilir. Araçlar hangi eyaletlerde beyanname verdikleri ve neleri kontrol ettikleri bakımından farklıdır; bu yüzden aracın hangi eyaletlerde beyanname verdiğini, sıfır beyanname verip vermediğini ve her eyalet hesabında kimin adının geçtiğini sorun. Mutabakatı yapılmamış veriden beyanname veren bir araç, veriyi olduğu gibi verir.

Üç tuzak tekrar eder:

• Mutabakatı yapılmamış satışlardan beyanname vermek. Siparişlere, iadelere ve pazaryeri raporlarına bağlanmamış satış verisinden oluşturulan bir beyanname zamanında verilip yine de yanlış olabilir; örneğin bir pazaryeri satışı hem mağazanızın toplamlarında hem de pazaryerinin tahsilat raporunda sayıldığında. Bkz. Satışlar ve ödemelerin mutabakatı.
• Vergi borcu olmayan yerde kayıt yaptırmak. Kayıt, beyan yükümlülüğünü başlatır: satıcı, kayıt tarihinden itibaren vergiyi toplamaktan ve ödemekten sorumludur ve Streamlined sistemi üzerinden (üye eyaletlerin yürüttüğü ortak kayıt) kayıt yaptırmak, af sunan eyaletler dışında önceki satışlardaki vergiyi silmez (Streamlined kaydı). Kayıt yaptırmadan önce eyaletin ölçütünün karşılandığını doğrulayın.
• Atlanan sıfır beyannameler. Streamlined üyesi eyaletlerde, California'da ve New York'ta satış olmasa bile beyanname verilmelidir (Streamlined kaydı; California; New York). Yalnızca vergi borcu olduğunda beyanname verecek şekilde ayarlanmış bir araç bunları kaçırabilir. Son tarihler, cezalar ve verilmemiş beyannameler için bkz. Satış vergisi beyannamesi verme.

Hangi aracı seçersem seçeyim, hangi işler yine de bir kişi gerektirir?

Bir araç hesaplamayı veya beyanı yapsa bile bunların çoğu bir kişide kalır.

• Nerede vergi borcunuz olduğu. Fiziksel veya ekonomik nexus ölçütünü (orada mağaza, personel veya stok gibi bir bağlantı ya da eşiği aşan satışlar) ya da başka bir şartı karşıladığınız her eyalette kayıt gerekir (Streamlined kaydı). Bkz. Satış vergisini ne zaman toplamanız gerekir.
• Ürünün vergilendirme durumu. Sertifikalı bir sağlayıcı vergilendirme durumunu her ürünün nasıl eşlendiğine göre belirler ve eyaletin veri affı yanlış eşlemeyi kapsamaz. Bir planın, hizmetin veya paketin bir eyalette vergiye tabi olup olmadığı ayrı bir sorudur; bkz. SaaS ve yazılımda satış vergisi.
• Muafiyet belgeleri. California, vergi uzmanlarına müşterilerin vergiden muaf satışları destekleyen belgeleri saklaması gerektiğini söyler (CDTFA). Bkz. Müşterilerden muafiyet belgeleri.
• Sağlayıcının kapsamı dışındaki bildirimler ve denetimler. Bir sağlayıcıya hesabınız için ücret ödenmedikçe eyalet genellikle sizinle doğrudan iletişime geçer ve sağlayıcı yine de sizden kayıt isteyebilir (CSP SSS). Bkz. Satış vergisi denetimi.
• Geçmiş dönemler. Hiç vergilendirilmemiş satışlar için ayrı bir plan gerekir. Bkz. Tahsil edilmemiş satış vergisine yetişmek.
• Defterler. Beyannameden farklı çıkan bir borç bakiyesini bir kişinin izlemesi gerekir. Bkz. Ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor.

Sertifikalı hizmet sağlayıcı nedir ve hangi satıcılar hizmetini ücretsiz alır?

Sertifikalı hizmet sağlayıcı (CSP), satıcının kendi alımları üzerindeki vergi dışında kalan satış ve kullanım vergisi işlevlerini yürütmek üzere Streamlined Sales and Use Tax Agreement kapsamında sertifikalandırılmış bir temsilcidir. Streamlined üyesi eyaletler, aşağıdaki testleri karşılayan satıcılar için sağlayıcıya ödeme yapar; bu yüzden bu satıcılar kapsanan hizmetler için sağlayıcıya hiçbir şey ödemez (CSP nedir). Bir eyalet bu satıcıların tahsilat ödeneğini (collection allowance) saklamasına izin verebilir veya vermeyebilir; bu yüzden her eyalete sorun (CSP SSS).

Bir eyalette ücretsiz hizmet almak için satıcı, o eyalete Streamlined Sales Tax Registration System üzerinden kayıt yaptırmalı, bir sağlayıcıyla sözleşme yapmalı ve orada kayıt yaptırmadan önceki 12 ayda şunların hepsini karşılamalıdır (Ücretsiz hizmetler):

• eyalette 30 günden uzun süre sabit bir iş yerinin olmaması;
• eyalette $50.000 altında mülk ve $50.000 altında bordro bulunması;
• toplam mülkünün veya toplam bordrosunun %25 altının eyalette bulunması;
• satıcının veya bir iştirakinin o eyalete tedarikçi olmasının koşulu olarak eyaletin vergisini toplamıyor olması.

Bu testlerde mülk, satıcının sahip olduğu veya kiraladığı gayrimenkul ve maddi mülktür: sahip olunan mülk orijinal maliyetiyle, kiralanan mülk net yıllık kirasının sekiz katıyla, 12 ayın başı ve sonu üzerinden ortalaması alınarak hesaplanır. Bordro, sözleşmenin konum kurallarına göre bir eyalete atanan çalışan ödemeleridir (sağlayıcı sözleşmesi).

Bir eyalette yalnızca eyaletin ekonomik nexus eşiğini aştığı için vergi toplaması gereken uzaktaki bir satıcı orada hak kazanır. Internal Revenue Code section 267(b) veya 707(b) uyarınca, o eyalette bu testleri karşılamayan bir kuruluşla ilişkili olan satıcı, o kuruluş satıcı adına ürünlerini teslim etme, beyannamelerini alma veya müşteri şikâyetlerini ele alma gibi hizmetler veriyorsa ya da ikisi satıcının şimdi hak kazanması için 21 Haziran 2018 tarihinde veya sonrasında yapılandırıldıysa veya yeniden yapılandırıldıysa hak kazanmaz. Bu dışlama, 1 Eylül 2020'den önce Streamlined sistemi üzerinden CSP tarafından ücretlendirilen satıcı olarak usulüne uygun kayıt yaptırmış bir satıcıya, 21 Haziran 2018'den beri yapılandırılmadıkça veya yeniden yapılandırılmadıkça uygulanmaz (sağlayıcı sözleşmesi). Satıcı bir eyalette kayıt yaptırmak zorundaysa ve tüm testleri karşılamayı bırakırsa orada ücretsiz statü sona erer. Bu testler Streamlined Governing Board ile sağlayıcılar arasındaki sağlayıcı sözleşmesinden gelir; bu yüzden kayıt yaptırırken geçerli şartlar için Ücretsiz hizmetler sayfasına bakın. “Compensated seller” (ücretli satıcı) etiketi yalnızca sağlayıcıya kimin ödeme yaptığını belirler; vergiyi toplamanız gerekip gerekmediğini belirlemez (CSP SSS).

Bir sağlayıcı; hak kazanmadığınız eyaletler, Streamlined sistemi yerine doğrudan kayıtlı olduğunuz eyaletler, Streamlined üyesi olmayan eyaletler, muhasebe veya danışmanlık gibi ek hizmetler ve bir eyaletin yıllık işlemlerinin %30 üzerindeki vergiden muaf işlemlerin işlenmesi için ücret alabilir. Streamlined'in kayıt sayfası üye eyaletleri listeler. California, New York ve Texas o listede yoktur; bu yüzden o eyaletlerin beyannameleri doğrudan eyalete, satıcı veya profesyoneli tarafından verilir.

Streamlined üyesi eyaletler yalnızca hesaplama yapan yazılımı da sertifikalandırır. Bunu kullanan satıcı beyanı ve ödemeyi kendisi yapar ve eyalet bir denetimde satıcıyla doğrudan iletişime geçer (CSP SSS).

Yazılım veya sağlayıcı hata yaparsa vergiyi kim öder?

Araca bağlıdır. Yalnızca hesaplama yapan yazılımda satıcı, vergiyi bildirmek ve ödemek bakımından eyalete karşı sorumlu kalır; yazılımın sağlayıcısı ise yazılımın çalışma biçimindeki hatalardan kaynaklanan eksik ödemelerden eyalete karşı sorumludur. Sertifikalı bir sağlayıcıda sağlayıcı, işlediği işlemlerin vergisinden eyalete karşı sorumludur; satıcı sattığı şeyi yanlış beyan etmediyse veya hile yapmadıysa. Streamlined sisteminin dışında kayıtlı satıcı, o eyaletin af kuralı geçerli olmadıkça genellikle vergiyi öder.

Streamlined anlaşmasını uygulayan Washington kanunu bunu açıkça söyler (RCW 82.58.080); kendi eyaletinizin kanununa bakın. İki sınır var: satıcı, sağlayıcının işlemediği işlemler üzerinden denetlenebilir ve beyannamenin son tarihine kadar sağlayıcıya göndermediği vergiyi yine öder (sağlayıcı sözleşmesi, Section E.2).

Streamlined üyesi eyaletler, sertifikalı sağlayıcı veya sertifikalı hesaplama yazılımı kullanan satıcıyı bazı hatalardan doğan sorumluluktan da kurtarır (CSP SSS):

Yanlış eşleme eyalet verisinde bir hata değildir; bu yüzden eyalet affı uygulanmaz. Sağlayıcı sözleşmesine göre sağlayıcı, eşlemeyi kim yapmış olursa olsun, vergisiz kalan eşleme hataları için eyalete karşı sorumludur; satıcıyla kendi sözleşmesi, hataya satıcının eylemi veya eylemsizliği yol açtıysa satıcının kendisine geri ödeme yapmasını şart koşabilir (sağlayıcı sözleşmesi, Section E.3(c); CSP SSS). Sağlayıcının sözleşmesi başlayana kadar satıcı beyanı ve ödemeyi kendisi yapar. Diğer eyaletler kendi af kurallarını belirler; eyaletin kendi rehberine bakın.

Bir muhasebe sorumlusu veya CPA tutmak işi kimin yaptığını değiştirir, hesabın kimin olduğunu değil. Profesyonel, satıcının yetkilendirmesiyle satıcı adına hareket eder ve New York'un yetkilendirme formunda mükellef, bildirilen bilgileri incelemeyi ve doğru, eksiksiz ve gerçek olduklarını doğrulamayı kabul eder (Form TR-2000).

Bir kuruluşun arkasındaki kişiler de vergiyi şahsen borçlanabilir; şahıs işletmesi sahibi doğrudan borçlanır. California'da, bir işletme sona erdikten sonra, kuruluşu kontrol eden veya beyannamelerinden ya da vergi ödemelerinden sorumlu tutulan bir yönetici, üye, müdür, ortak veya başka bir kişi, müşterilerden aldığı ödenmemiş satış vergisini (veya belirtilen kullanım vergisini), kasten ödemediyse faiz ve cezalarla birlikte şahsen borçlanabilir. Bu yalnızca bu sorumluluğa sahip oldukları dönemleri ve süre sınırları içinde kapsar (Revenue and Taxation Code section 6829). Diğer eyaletlerin kendi kuralları vardır; bkz. Satış vergisi beyannamesi verme.

Bir muhasebe sorumlusu veya CPA yazılımın yapmadığı neyi yapar ve nasıl erişim alır?

Bir muhasebe sorumlusu veya CPA, bir aracın yapamadığı kısımları üstlenir: nerede kayıt gerektiğini belirlemek, ürünlerin nasıl eşlendiğini kontrol etmek, her beyannameyi defterlere bağlamak, sağlayıcının dışındaki eyaletlerde beyanname vermek ve eyalet yazılarını yanıtlamak. Bir eyalette hareket edebilmesi için profesyonelin satıcının yetkilendirmesine ihtiyacı vardır.

Eyaletler bunu iki izne böler: biri çevrimiçi beyan verip ödeme yapmak için, diğeri bildirimlerde ve denetimlerde sizin adınıza konuşmak için. Kurallar eyaletten eyalete değişir; bu ikisi düzeni gösterir.

California'da vekâletname tek başına çevrimiçi beyan erişimi vermez: çevrimiçi işlem yapmak isteyen bir temsilcinin ayrıca Third Party Access'e ihtiyacı vardır (CDTFA). CDTFA-392, vekil başına CPA, baro, PTIN veya enrolled agent numarası gibi tek bir tanımlayıcı ister; yani vekilin CPA olması gerekmez (CDTFA-392). Her eyaletin formunda hangi kişinin adının geçeceğini ve beyannameyi kimin imzalayacağını sorun. Diğer eyaletlerin kendi formları, girişleri ve sıklıkları vardır; bu iki eyaletin adımlarının geçerli olduğunu varsaymadan önce eyalet gelir idaresinin kendi sitesine bakın. Son tarihler ve satış olmadığında beyan için bkz. Satış vergisi beyannamesi verme.

Pazaryeri satışları kendi verdiğim beyanı değiştirir mi?

Bu satışları nasıl bildireceğinizi ve bunlar üzerinden neyi borçlanacağınızı değiştirir. Yine de izin ve beyanname gerekip gerekmediği eyalete bağlıdır. Kayıtlı bir satıcı beyanname vermeye devam eder, pazaryeri satışlarını eyaletin yönlendirdiği biçimde bildirir ve pazaryerinin vergiyi topladığının kanıtını saklar. Kendi sitenizdeki veya doğrudan faturayla yapılan satışlar sizin kalır.

• California. Maddi mallarını yalnızca kayıtlı pazaryeri aracıları üzerinden satan bir satıcının genellikle kayıt yaptırması gerekmez; kendi sitesindeki doğrudan satışlar yine de kayıt yükümlülüğü doğurabilir. Kayıtlı bir satıcı, aracının sözleşmesini veya kayıtlı olduğunu gösteren başka bir kanıtı ve kendi izin numarasını saklar (CDTFA).
• New York. Merkezi New York'ta olan ve yalnızca bir pazaryeri sağlayıcısı üzerinden satan bir satıcı yine kayıt yaptırır ve beyanname verir; eyalet dışındaki bazı satıcıların kayıt yaptırması gerekmez. Kayıtlı bir satıcı, sağlayıcının Certificate of Collection belgesini veya sağlayıcının herkese açık sözleşmesini saklar (New York).

Her iki kural da maddi mallarla ilgilidir. Bir platform üzerinden yapılan yazılım veya hizmet satışı farklı bir sorudur; bkz. SaaS satış vergisinde merchant of record. Pazaryeri satışlarının beyannamede nasıl göründüğü için bkz. Satış vergisi beyannamesi verme. Platformu siz işletiyorsanız bkz. Girişimler için marketplace facilitator kuralları.

Başlamak için neyi teslim etmeliyim?

Kişiye veya sağlayıcıya her beyannameyi aracın toplamlarından değil, kayıtlardan yeniden oluşturabileceği kadar bilgi verin.

• Eyalete göre izin listesi: izin numarası, beyan sıklığı, son tarihler ve her girişi kimin elinde tuttuğu.
• Son verilen beyannameler, ödeme onayları ve eyalet yazıları.
• Eyalete ve aya göre satışlar: brüt satışlar, pazaryeri satışları, doğrudan satışlar, iadeler.
• Ürünleriniz ve her birinin her eyalette nasıl vergilendirildiği veya eşlendiği.
• Muafiyet ve yeniden satış belgeleri ile pazaryeri sözleşmeleri veya tahsilat raporları.
• Ödeme işlemcilerinizden ve pazaryerlerinden ödeme raporları.
• Defterlerinizdeki satış vergisi borç hesabı.
• EIN, eyalet yetkilendirmelerini imzalayabilen sahip, yönetici veya ortak ve eyalet yazılarının gittiği her eyalet hesabındaki posta adresi ve e-posta.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Bazı eyaletlerde izni olan bir çevrimiçi mağaza

Bir çevrimiçi mağaza 12 eyaletteki alıcılara gönderim yapar ve 6 eyalette izne sahiptir; yıllık satışı US$400.000'dır ve bunun US$100.000'ı bir pazaryeri üzerindendir. Hesaplama yazılımı, 6 izinli eyalette ödeme sırasında her satışın kaynak olarak atandığı yerin oranını uygular. Her ay biri, eyaletlere göre satışları 6 beyannameye ve pazaryerinin tahsilat raporlarına bağlar. Diğer 6 eyalet, her eyaletin eşiğine göre kontrol edilir; bkz. Eyaletlere göre satış vergisi ekonomik nexus eşikleri.

Bir planı yanlış eşleştirilmiş yazılım şirketi

Bir yazılım şirketinin yıllık abonelikleri US$800.000'dır ve 4 eyalette izni vardır. Bunlardan birinde, ürünü vergilendiren bir Streamlined üyesi eyalette, sertifikalı bir sağlayıcı kullanır ancak bir planı vergiden muaf olarak eşlemiştir. Eyalet affı yanlış oran, sınır veya vergilendirme durumu kütüphanesi verisini kapsar; yanlış ürün eşlemesini kapsamaz. O planın US$60.000'lık satışı, örnek olarak %6 oranıyla vergilendirilmediyse, faiz veya ceza hesaba katılmadan US$3.600 vergi tahsil edilmemiş olur. Sağlayıcı bundan eyalete karşı sorumludur; ancak şirketle sözleşmesi, eşlemeyi şirket yaptığı için şirketin kendisine geri ödeme yapmasını şart koşabilir. Bir eşleme hatası, planın satıldığı her eyalette tekrarlanabilir.

California'da CPA'sine erişim veren satıcı

California izni olan bir satıcı, CPA'sinin aylık beyanname vermesini ve bir eyalet yazısını yanıtlamasını ister. Satıcı, CPA'nin beyan verip ödeme yapabilmesi için Third Party Access'i onaylar ve bildirimler ile denetimler için kurumu değil CPA'yi kişisel olarak adlandıran bir vekâletname imzalar. İzin satıcının adına kalır ve satıcı rakamları verilmeden önce yine inceler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birkaç eyalette kayıtlısınız veya kayıt olmak üzeresiniz, ürünün vergilendirme durumu belirsiz ya da beyannameler ile defterler uyuşmuyor: hangi beyanların yazılımda kalacağına, hangilerinin bir kişi gerektirdiğine ve neyin yetkilendirileceğine karar vermek, gerçek kayıtlarınızın ve belgelerinizin incelenmesini gerektirir; muhasebe kayıtları desteği alın.
• Hangi eyaletlere borcunuz olduğundan emin değilsiniz: bkz. Satış vergisini ne zaman toplamanız gerekir.
• Siz veya işletme ABD dışında yerleşiksiniz: bkz. Yabancı satıcılar ve satış vergisi ve Kanada'dan satılan yazılımda ABD satış vergisi.
• Vergiye tabi ürünleri vergi toplamadan sattınız: bkz. Tahsil edilmemiş satış vergisine yetişmek.
• Bir mağaza platformu üzerinden satıyorsunuz ve hangi eyaletleri açacağınızı bilmeniz gerekiyor: bkz. Eyaletlere göre Shopify satış vergisi.
• Sizin adınıza satan bir platform üzerinden yazılım satıyorsunuz: bkz. SaaS satış vergisinde merchant of record.
• Bir eyalet denetim bildirimi veya bilgi talebi gönderdi: bkz. Satış vergisi denetimi.
• Borç raporunuz verilen beyannameyle uyuşmuyor: bkz. Ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor.
• Beyannameleri kaçırdınız veya son tarihlere ihtiyacınız var: bkz. Satış vergisi beyannamesi verme.
• Birkaç yıllık defter geride: bkz. Gecikmiş defterlere yetişmek.