Ödenmeyen Faturayı Silme: Nakit mi, Tahakkuk mu Esası?

Müşterinin hiç ödemediği faturayı vergide gider yazabilir miyim?

ABD'de bir işletme, ödenmeyen müşteri faturasını ancak fatura tutarı zaten gelirine dahil edilmişse tahsil edilemeyen alacak (bad debt) olarak indirebilir (IRS Topic 453; Publication 334). Tahakkuk esasındaki işletme faturayı kazandığı anda gelire saymıştır; bu yüzden alacak değersiz hale gelince (tahsil edilemez olunca) ödenmeyen kısmı indirebilir. Nakit esasındaki işletme faturayı hiç gelire saymamıştır; bu yüzden genellikle indirecek bir şeyi yoktur.

Üç durum dosyayı basit olmaktan çıkarır. Birincisi, indirimi yazılımın raporundaki nakit veya tahakkuk ayarı değil, verilmiş beyannamedeki yöntem belirler. Son beyannamedeki muhasebe yöntemi kutusuna bakın: Schedule C F satırı, Form 1120 Schedule K 1. satır, Form 1120-S Schedule B 1. satır veya Form 1065 H maddesi. Defterleriniz ve beyannameniz farklı yöntemler kullanıyorsa, ödenmeyen fatura beyannameye hiç girmemiş olabilir. İkincisi, büyük, eski veya iflasa bağlı bir fatura kanıt ve doğru yıl gerektirir. Üçüncüsü, defterler geride kalmışsa veya birkaç beyanname verilmemişse, fatura yanlış yılda olabilir ya da eksik olabilir; önceki bir yılda değersiz hale gelmiş bir alacak da şimdi süreye bağlı bir iade talebi olabilir.

Tahakkuk esasındaki bir hizmet işletmesi, tahsil edemeyeceğini düşündüğü ücretleri tahakkuk ettirmeme hakkına da sahip olabilir; bu, cevabı değiştirir. Aşağıdaki karşılık bölümüne bakın.

Faturaları, vade analiz raporunu (ödenmemiş faturalarınızın vadesine göre listesi), yapılan her tahsilat girişimini, varsa iflas veya kapanış bildirimini ve son beyannamedeki yöntemi toplayın.

Nakit esasındaki işletme ödenmeyen faturayı neden indiremez?

Nakit esasındaki işletme gelirini yalnızca ödemeyi aldığında beyan eder; bu yüzden ödenmeyen fatura beyannameye hiç girmemiştir ve tahsil edilemeyen alacak indirimi yalnızca zaten beyan edilmiş gelir için vardır. Publication 538 uyarınca nakit esasında gelir alındığında sayılır; Publication 334 ise hiç gelire dahil edilmemiş ödenmeyen tutarlar için indirim yapılamayacağını söyler. Düzenleme örnek olarak ödenmeyen ücretleri, maaşları, bedelleri ve kiraları sayar (26 CFR 1.166-1(e)).

Kaybedilen ödeme ikinci kez indirilmez: vergilendirilebilir geliri hiç artırmamıştır ve nakit esasındaki işletme, işi yapmak için ödediklerini, yani malzemeyi, taşeronları ve ücretleri, genellikle ödediği yılda indirir (Publication 538).

Stok tutan bir işletme bazı faturaları gelire saymış, bazılarını saymamış olabilir. Stok tutması gereken ve küçük işletme mükellefi olmayan bir işletme, mal alım ve satımlarında tahakkuk esasını kullanır, diğer kalemlerde genellikle nakit esasını kullanabilir (Publication 538, karma yöntem). Her faturayı beyannameyle karşılaştırın. Hangi yöntemin geçerli olduğu küçük işletmede nakit mi tahakkuk mu rehberindedir.

Tahakkuk esasında ödenmeyen fatura ne zaman tahsil edilemeyen alacak olur?

Tahakkuk esasındaki bir fatura, değersiz hale geldiği yılda, yani olaylar geri ödeme beklentisinin makul olmadığını gösterdiği yılda indirilebilir tahsil edilemeyen alacak olur (Topic 453). Kaynaklar vadesi geçmiş gün sayısı belirlemez. Bu, olaylara göre bir takdir meselesidir.

• Tek bir yılda indirin. İndirim, alacağın değersiz hale geldiği yıla aittir. İşletmenin faturanın vadesinin gelmesini beklemesi gerekmez (Topic 453).
• Her fatura ayrı ayrı. İşletme, tüm alacaklar üzerinden bir tahmin değil, tahsil edilemez hale gelen belirli alacakları indirir (Publication 334).

Tamamen değersiz hale gelen bir alacak, sonraki bir yılda değil, değersiz hale geldiği yılda indirilmelidir. O yıl geçtiyse, sınırlı bir süre boyunca bir iade talebi hâlâ açık olabilir; bkz. önceki bir yılda değersiz hale gelmiş alacak bölümü. Müşteriye kredili satıştan doğan alacak bir işletme alacağıdır; borç para vermek ise farklı bir alacak türüdür; bkz. borç verme ve arkadaşa veya akrabaya verilen para bölümü.

Faturanın gerçekten ödenmediğini ve değersiz olduğunu nasıl kanıtlarım?

Tahsil etmek için makul adımlar attığınızı ve tüm olaylara göre artık hiçbir şeyin tahsil edilemeyeceğini gösterin (Topic 453). Düzenleme, teminatın değeri ve borçlunun mali durumu dahil, ilgili tüm delilleri dikkate alır (26 CFR 1.166-2(a)). Olaylar dava açmanın büyük olasılıkla bir hükmün tahsiline yol açmayacağını gösteriyorsa dava şart değildir (26 CFR 1.166-2(b)).

İflas, genellikle teminatsız ve imtiyazsız bir alacağın en azından kısmen değersiz olduğunun işaretidir. Bir alacak dava sonuçlanmadan önce veya ancak sonuçlandığında değersiz hale gelebilir. Olaylar alacağın daha önce zaten değersiz olduğunu gösteriyorsa, davanın sonraki bir yılda bitmesi indirimi o sonraki yıla taşımaz (26 CFR 1.166-2(c)).

Defterlerdeki bir silme kaydı tek başına değersizliğin kanıtı değildir. Düzenleme ayrıca, tahsil edilemeyen alacak indirimini destekleyen olayları açıklayan bir beyanın beyannameye eklenmesini ister (26 CFR 1.166-1(b)). Yalnızca yanıt vermeyi bırakmış bir müşterinin belirli bir yılda değersiz hale gelip gelmediği, IRS'nin sorgulayabileceği bir takdir meselesidir.

Faturanın bir kısmını silebilir miyim?

Evet; zaten gelire sayılmış ve yalnızca kısmen tahsil edilebilir bir işletme alacağı için mümkündür, ancak indirim, o yıl defterlerde silinen tutarla sınırlıdır (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). İşletme, ne kadarının değersiz olduğunu ve ne kadarının silindiğini gösterebilmelidir.

Müşteri bir kısmını ödediyse ve geri kalanı hiç gelmeyecekse, ödenmeyen bakiye kısmen değil, tamamen değersiz bir alacaktır. Tamamen değersiz bir alacak için indirim bir defter kaydına bağlı değildir; ama yine de kayıt yapın: IRS sonradan alacağı yalnızca kısmen değersiz sayarsa, o yıl silinmeyen tutar indirilemez (Publication 334).

Kısmen değersiz bir alacak sonraki bir yılda silinebilir, ancak alacağın tamamen değersiz hale geldiği yıldan sonra hiçbir kısmı indirilemez (Publication 334). İşletme dışı bir alacak ise kısmen hiç indirilemez (Topic 453).

Müşteri sonradan öderse ne olur?

Tahakkuk esasındaki işletme alacağı indirdiyse ve sonradan bir kısmını veya tamamını tahsil ederse, tahsilat, indirilen tutara kadar gelirdir; indirimin vergiyi düşürmeyen kısmı hariç (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Diğer gelir olarak beyan edilir. Süresi dolmamış net faaliyet zararı devrini artıran bir indirim, vergiyi düşürmüş sayılır (Publication 334).

Nakit esasındaki işletme hiçbir şey indirmediği için geç gelen ödeme, geldiği yılda olağan gelirdir (Publication 538).

Silme kaydını ve tahsil edilemeyen alacak giderini defterlerime nasıl kaydederim?

Tahakkuk esasındaki defterlerde yevmiye kaydı, tahsil edilemeyen alacak giderine borç ve alacak hesaplarına (accounts receivable) alacak yazılır ve alacağın değersiz hale geldiği yılın tarihiyle yapılır. Silmek, faturayı alacak hesaplarından (müşterilerin size borcu) çıkarıp tahsil edilemeyen alacak gideri olarak kaydetmek demektir. Muhasebede bu yönteme doğrudan silme yöntemi denir. Nakit esasındaki defterlerde kaydedilecek bir gider yoktur.

Tutarın beyannameye kadar izlenebilmesi için ayrı bir tahsil edilemeyen alacak gider hesabı kullanın. Her kayıtla birlikte müşteri adını, fatura numarasını, tarihi ve kanıtı saklayın. Fatura satış vergisini içeriyorsa, kayıttan önce fiyatı ve vergiyi ayırın ve kaydı dengeli yapın. Alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip eyalete aktardığınız satış vergisi sizin geliriniz değildir; bu yüzden tahsil edilemeyen alacak indiriminin dışında kalır (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). Satıcı olarak size yüklenen vergi brüt hasılatın parçasıdır ve faturayı izler. Vergi kısmının nasıl kapatılacağı ve eyaletin bunu geri almanıza izin verip vermediği eyalet kurallarına bağlıdır; bkz. ödenecek satış vergisi ve beyanname ve satış vergisi beyannamelerini verme. Müşteri iadesi veya alacak dekontu tahsil edilemeyen alacak değildir; bkz. iadelerin defterlere kaydı. Defterler ve beyanname farklı yöntemler kullanıyorsa bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi. Bir faturayı silmek Form 1099-C gerektirmez: bu formu kredi verenler ve benzer alacaklılar verir; veresiye satış yapan olağan bir işletme vermez (Form 1099-A ve Form 1099-C Talimatları).

Şüpheli alacaklar için karşılık indirebilir miyim?

Genellikle hayır. İşletme genellikle belirli silme yöntemini kullanmalı, her alacağı tahsil edilemez hale geldikçe indirmelidir (Publication 334). Kongre, 166. maddedeki genel tahsil edilemeyen alacak karşılığını kaldırmıştır (26 U.S.C. 166); bankaların kendi kuralları vardır.

Defterlerdeki karşılık bir tahmindir. Onu oluşturmak için kaydedilen gider vergi indirimi değildir; bu yüzden beyannameyi hazırlayan kişi için farkı bir notla saklayın. İndirim daha sonra, fatura fatura gelir.

Hizmet sağlayıcılar için farklı bir kural vardır. Tahakkuk esasındaki işletme; sağlık, hukuk, mühendislik, mimarlık, muhasebe, aktüerya, sahne sanatları veya danışmanlık alanında çalışıyorsa ya da önceki tüm yıllar için 448(c) maddesindeki küçük işletme brüt hasılat testini karşılıyorsa, kendi deneyimine göre tahsil edemeyeceği hizmet ücretlerini tahakkuk ettirmek zorunda değildir. Bu, birçok küçük hizmet işletmesini kapsar. Kural, faiz veya gecikme cezası taşıyan tutara uygulanmaz (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). Bu şekilde tahakkuk ettirilmeyen ücretler hiç gelir olmamıştır; bu yüzden sonradan tahsil edilemeyen alacak olarak indirilmez. Bu, koşulları olan bir muhasebe yöntemi sorusudur, karşılık indirimi değildir: defterlerinizin hangi yöntemi izlediğini beyannameyi hazırlayan kişiye sorun.

Tahsil edilemeyen alacak beyannamede nereye yazılır ve kayıtları ne kadar saklarım?

İşletme alacağı, işletmenin kendi beyannamesine yazılır ve tahsilat diğer gelir satırına yazılır. Aşağıdaki satır numaraları yayımlanmış en güncel formlardandır; verdiğiniz formda teyit edin.

Kaynaklar: Schedule C, Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatları. Nakit esasındaki bir şirket veya ortaklık, tutar daha önce gelire dahil edilmedikçe tahsil edilemeyen alacak indiremez; ortaklık ve S şirketi satırları yalnızca işletme alacaklarını kapsar.

Tahsil edilemeyen alacak indirimini destekleyen kayıtları, Publication 583'ün bu tür talepler için verdiği süre olan 7 yıl boyunca saklayın; bu süre, alacağın değersiz hale geldiği yılın beyannamesinin son tarihinden başlar (26 U.S.C. 6511(d)(1)). Bu, çoğu kaydın gerektirdiğinden uzundur. Diğer kayıt süreleri için iş kayıtları ne kadar saklanır rehberine bakın.

Alacak önceki bir yılda değersiz hale geldiyse ve hiç indirmediysem ne olur?

İşletme veya sahipleri, ilk yılda indirmek yerine iade talebinde bulunabilir. Son tarih, satırdaki iki tarihten daha geç olanıdır (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

Aktarmalı vergilendirilen kuruluşun düzeltmesi sahiplerinin gelirini değiştirir; bu yüzden sahipler genellikle iadeyi talep etmek için kendi beyannamelerini de düzeltir, bireyler Form 1040-X ile. AAR, ortaklık beyannamesinin verilme tarihinin veya uzatmasız son tarihinin hangisi sonra ise ondan sonra 3 yıl içinde verilmelidir ve bir idari işlem bildirimi postalandıktan sonra hiçbir zaman verilemez (26 U.S.C. 6227; Form 1065-X Talimatları). Yukarıdaki daha uzun süreler bunu uzatmaz; ortaklık veya S şirketi için bunlara güvenmeden önce bir hazırlayıcıya sorun.

Talep, aynı değersizlik kanıtını ve değersizliğin gerçekleştiği yılı gerektirir; kısmen değersiz bir alacakta ise yalnızca o yıl defterlerde silinen kısmı kapsar (Publication 334, Tablo 8-1; 26 CFR 1.166-3). Her yılın kendi süresi vardır; bu yüzden en eski yıllar önce kapanır.

Ödenmeyen tutar bir satış değil de borç verme, arkadaş veya akraba ile ilgiliyse ne olur?

Borç para vermek ayrı bir alacak türüdür. Yalnızca bir müşteriye, tedarikçiye, çalışana veya distribütöre verilen borç gibi iş nedeniyle verilmişse işletme alacağı olur (Publication 334).

Alacak ayrıca gerçek (bona fide) olmalıdır: belirli veya belirlenebilir bir tutarı ödemeye ilişkin geçerli, uygulanabilir bir yükümlülük (26 CFR 1.166-1(c)). Nakit olarak verilen borç sayılır; bu yüzden nakit esasındaki işletmenin bunu gelir olarak beyan etmiş olması gerekmez (Topic 453). C şirketi işletme dışı kuralların dışındadır; bu yüzden tahsil edilemez hale gelmiş bir borç, gerçek alacak ve hediye koşulları dahil olağan tahsil edilemeyen alacak kurallarına göre sınanır (26 U.S.C. 166(d)(1)).

Bir sahibin veya sahibin kontrol ettiği başka bir şirketin ödenmeyen bakiyesi, müşteri faturası değil, hissedar veya üye kredisi olabilir; bkz. bilançoda hissedarlara verilen krediler. Bunun yerine bir akraba işletmeye borç verdiyse bkz. işletmenize aile kredisi.

Yıl sonunda eski faturaları ve alacak hesaplarını nasıl düzeltirim?

Açık her faturayı bir kanıta bağlayın, sonra yalnızca değersiz olanları silin. Aşağıdaki sıra, defterlerle beyannameyi uyumlu tutar.

1. Verilmiş beyannamedeki yöntemi doğrulayın (Schedule C, Form 1120, Form 1120-S veya Form 1065'teki muhasebe yöntemi kutusu).
2. Bir vade analiz raporu çıkarın ve toplamını bilançodaki alacak hesapları bakiyesiyle eşleştirin.
3. Her eski faturayı sınıflandırın: hâlâ tahsil edilebilir, ihtilaflı (alacak dekontu veya iade), kısmen ödenmiş veya değersiz.
4. Her değersiz fatura için faturayı, tahsilat kaydını ve varsa iflas ya da kapanış bildirimini toplayın ve değersiz hale geldiği tarihi not edin.
5. Tahakkuk esasındaki defterlerde, değersiz hale geldiği yılda her değersiz faturayı veya tahsil edilemeyen kısmını silin. Nakit esasındaki defterlerde, hiç ödenmeyecek faturaları iptal edin.
6. Ödemeleri doğru faturalara uygulayın ve Ocak'ta alınan ama Aralık'a ait olan parayı kontrol edin (ertesi vergi yılında ödenen fatura).
7. Hazırlayıcıya her silmenin listesini verin: müşteri, tutar, fatura tarihi, değersiz hale geldiği tarih ve kanıt.

Kapanışın geri kalanı yıl sonu kapanış kontrol listesi rehberindedir.

Örnek

Tüm rakamlar açıklayıcıdır ve ABD dolarıdır.

Nakit esasındaki danışmana hiç ödeme yapılmıyor

Nakit esasındaki şahıs işletmesi sahibi bir danışman, mart ayında $5.000 fatura keser ve müşteri hiç ödemez. Fatura hiçbir zaman gelir olarak beyan edilmemiştir; bu yüzden tahsil edilemeyen alacak indirimi yoktur. Schedule C kârı hiçbir zaman $5.000'ı içermemiştir. Defterlerde açık fatura iptal edilir. Müşteri sonraki bir yılda öderse, $5.000 alındığında gelirdir.

Tahakkuk esasındaki firma ve iflas

1. yılda, tahakkuk esasındaki bir tasarım firması $12.000 tutarında fatura keser ve gelir olarak beyan eder. 2. yılda müşteri iflas ister ve firma, alacaklılara ödenecek varlık görmez. Firma alacağın o yıl değersiz hale geldiği sonucuna varır, mahkeme bildirimini ve tahsilat kaydını saklar ve 2. yıl için defterlerinde ve beyannamesinde $12.000 tutarını siler. 3. yılda yönetici bir varlık bulur ve $2.000 öder. 2. yıldaki indirim firmanın vergisini düşürdüyse, $2.000, 3. yılda gelirdir ve diğer gelir olarak beyan edilir.

Bir arkadaşa verilen $3.000'lık iyilik

Bir sahip arkadaşına $3.000 verir ve sonra bunu ödenmeyen fatura diye adlandırır. İş nedeni olmayan gerçek bir borçsa, işletme dışı bir alacaktır: yalnızca tamamen değersiz hale geldiği yılda izin verilen, beyan eklenmiş kısa vadeli sermaye zararı. İki taraf da arkadaşın geri ödemeyebileceğini biliyorsa, bu bir hediyeydi ve hiçbir şey indirilemez. Bir müşteriye veya tedarikçiye verilen gibi iş nedeniyle verilen borç ve veresiye gerçek bir hizmet satışı yukarıdaki işletme kurallarını izler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Alacaklar büyük veya eski, ya da beyannamelerinizin hangi yöntemi kullandığını bilmiyorsunuz: herhangi bir şey silinmeden önce yöntemin, hiç gelire sayılmış faturaların ve her silmenin ait olduğu yılın netleşmesi gerekir. Alacakları beyannamelerle mutabık hale getirmek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Defterleriniz tahakkuk esasında ama beyannameniz nakit esasında: ödenmeyen faturalar beyannameye hiç girmemiş olabilir. Bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir müşteri iflas istedi: değersizleşme yılı, davanın kapandığı yıldan farklı olabilir. O yılın defterleri kapanmadan önce bildirimi ve faturaları muhasebe kayıtları desteği için getirin.
• Birkaç yılın beyannamesi verilmedi veya defterler geride: o yıllara ait alacaklar yanlış yılda olabilir ya da eksik olabilir. Bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.
• Nakit esasından tahakkuk esasına geçmeniz gerekiyor veya geçmek istiyorsunuz: geçiş, hangi faturaların gelir sayılacağını değiştirir ve önceki yılın sonunda zaten değersiz hale gelmiş alacaklar düzeltmenin dışında bırakılır (Rev. Proc. 2025-23, 15.01(3)(a) bölümü). Bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• İşletmeyi sattınız veya kapattınız ve alacakları elinizde tuttunuz: sonradan tahsil edilemez hale gelirlerse işletme alacağı olarak kalırlar (Publication 334); bu yüzden defterler kapandıktan sonra da kanıtları saklayın. Faturaları muhasebe kayıtları desteği için getirin.
• Ödenmeyen satış için satış vergisi zaten ödendi: neyi geri alabileceğinizi eyalet kanunu belirler. Bkz. satış vergisi beyannamelerini verme.
• Parayı işletme dışında kendiniz borç verdiniz: zararın hangi beyannamede yer alacağı, borcu kimin verdiğine bağlıdır. Bkz. bireysel vergi desteği.
• Kanada'dasınız: bkz. Kanada'da ödenmeyen müşteri faturalarını silme.